Правильное использование терминологии – важный фактор для того, чтобы к Вам серьёзно относились в профессиональной среде. Те, кто толком не знают, что они делают, как правило, выдают себя тем, как они используют терминологию.
Идея управления информационными активами (Information Asset Management) заключается в том, чтобы взять кое-что из языка и практики управления финансами и активами, и перенести всё это в сферу управления информацией, документами и данными. Предполагается, что это поможет нашей организации осознать, что то, чем мы управляем, даёт организации финансовую отдачу.
Подразумевается, что если люди это поймут, то они начнут относиться к своей информации столь же ответственно, как к деньгам, машинам и оборудованию - и будут активно управлять ею.
Проблема в том, что мы заимствуем термины из финансовой области ради того, чтобы люди воспринимали нам серьёзно, когда они думают о финансовой стороне деятельности.
Если мы хотим, чтобы к нам действительно относились серьезно, мы должны позаботиться о том, чтобы при заимствовании терминов мы делали это с полным пониманием того, что те означают.
Возьмем, к примеру, термин «актив» (asset). Я регулярно сталкиваюсь с реестрами информационных активов, в которых всё на свете перечисляется как активы.
Мне никогда не доводилось беседовать с кем-либо, кто рассматривал бы вопрос об управлении пассивами (liability) в качестве элемента своей программы управления информационными активами.
В финансовой сфере актив - это нечто, от чего Вы ожидаете получить в будущем положительный денежный поток, т.е. Вы ожидаете, что деньги придут в Ваш «карман».
Понятие «актива» гармонично сочетается с понятием «пассива» – это нечто такое, что, как Вы ожидаете, вызовет в будущем отрицательный денежный поток, т.е. Вам придется кому-то заплатить.
Отнесение того, с чем Вы имеете дело, к одной из этих категорий означает, что Вам нужно знать, будет ли это «нечто» стоить Вам денег, или оно позволит Вам зарабатывать/сэкономить деньги в будущем.
В контексте информации это означает, что у Вас должна быть модель оценки Вашей информации, которая «знает», для чего информация будет использоваться - и как в результате будет получена отдача. Такая модель должна учитывать затраты на управление информацией на протяжении всего её жизненного цикла.
Когда у Вас есть такая модель, Вы можете принять решение о том, является ли Ваша информация активом или пассивом – а до этого Вы понятия не имеете, как её классифицировать.
Кстати, Вы, возможно, уже знаете, как мы поступаем с пассивами – используя процессы уничтожения / передачи.
Если Вы действительно хотите, чтобы к вашей программе управления информационными активами относились серьёзно, сделайте две вещи:
- Не называйте что-либо активом до тех пор, пока не будете уверены, что оно таковым является;
- Попросите Вашего финансового директора согласовать модель оценки (или, может быть, набор таких моделей).
Нас бесит, когда люди не воспринимают управление документами всерьез. Мы знаем об этом, поскольку видим, что они неправильно используют нашу терминологию. Мы мгновенно теряем доверие к ним, и сразу же чувствуем, что нам незачем их слушать, поскольку что они явно не понимают то, о чём рассуждают.
Так давайте не сами не попадаться в такую же ловушку!
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-have-your-information-asset
Комментариев нет:
Отправить комментарий