Федеральные органы исполнительной власти в своих планах управления документами должны принимать во внимание новые формы электронных документов (такие, например, как записи встреч в Zoom).
За последние два года способы общения между людьми сильно эволюционировали и стали более разнообразными. Прошли те времена, когда электронная почта и телефонные звонки были для многих основными формами общения. Как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности люди всё больше полагаются на приложения для обмена сообщениями, социальные сети и видеоконференции.
Между тем, многие федеральные органы только начинают заниматься оцифровкой своих бумажных документов. Меморандум M-19-21 (см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf ) обязывает все федеральные органы исполнительной власти полностью перейти на работу с электронными документами к декабрю 2022 года. К проблемам федеральных органов, связанным с управлением их фондами бумажных документов, добавились этим новые нарождающиеся источники данных, что привело к серьезным последствиям. Например, многие федеральные органы исполнительной власти запаздывают ( https://fcw.com/digital-government/2022/03/lawmakers-want-answers-foia-backlogs/363314/ ) с ответами на запросы на основании Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA), и Конгресс будет применять санкции в отношении некоторые из этих органов власти за их неспособность своевременно ответить на эти базовые запросы.
В моих данных есть данные!
В то время, как многие федеральные органы исполнительной власти только сейчас начинают решать свои проблемы с бумажными документами, ландшафт данных быстро смещается в сторону новых носителей информации и форматов - от мгновенных сообщений и протоколов Zoom-совещаний до средств видеонаблюдения и видео с носимых видеокамер – что ещё больше усложняет положение дел на переднем крае цифровых данных. Федеральные органы обязаны захватывать, управлять и анализировать информацию из этих новых источников, одновременно «откапываясь» из-под десятилетних «отложений» бумажных документов. Это тяжкая задача, однако её выполнение необходимо для того, чтобы справляться с потоками FOIA-запросов, соответствовать требованиям Конгресса как надзорного органа и эффективно действовать в случае судебных разбирательств.
Облачные решения обеспечивают необходимые для выполнения этого гибкость и масштабируемость, давая федеральным органам возможность в полной мере использовать такие инструменты, как искусственный интеллект, которые могут помочь с осмыслением их данных и эффективным использованием средств налогоплательщиков. Так каким же образом федеральные органы власти могут подойти к решению вопроса о том, как им извлекать ценную информации как из бумажных, так и из электронных ресурсов, чтобы выполнять свои обязательства?
С чего начинать?
Искусственный интеллект может упростить управление бумажными документами и дать ценную аналитическую информацию, - в том числе определить, какие документы следует сохранить, а что можно выбросить, - а также помочь с осмыслением данных в электронных документах. Однако технология искусственного интеллекта лишь настолько хороша, насколько она была обучена. Для эффективной работы ей требуется участие человека. Федеральные органы должны выявить, где находятся соответствующие данные, выбрать подходящую технологию искусственного интеллекта, способную работать с различными типами данных, обучить инструмент на правильных данных, а затем проверить качество получаемых результатов. Даже самые мощные ИИ-инструменты, существующие на сегодняшний день, требуют тщательного управления для обеспечения их корректной работы.
Этот процесс может включать пересмотр требований и стратегий органа власти по сбору документов и информации, с тем, чтобы принять во внимание новые типы данных. Например, федеральным органам следует разработать план хранения данных для электронных документов, основываясь на политиках управления информацией, политиках в отношении отдельных устройств, а на законодательстве. Это помогает обеспечить сохранность надлежащих документов таким образом, чтобы технологии вроде ИИ могли их использовать для получения аналитических выводов.
Обратитесь за помощью к другим органам власти и организациям
Одним из решений этой большой и сложной задачи может стать поиск технологического или консультирующего партнёра (или даже сотрудничество с другим федеральным органом), имеющего опыт внедрения эффективных ИИ-решений для управления данными. Процесс закупок и внедрения ИИ может быть очень непростым, и многие федеральные органы вместе решают эту проблему. Они могут обращаться друг к другу за поддержкой и обучением
Партнеры должны быть в состоянии идти в ногу с потребностями органа власти и снабжать его пригодными для работы в определённой временной перспективе решениями, с тем, чтобы органы власти могли избежать повторного прохождения циклов закупок, перехода и освоения. Одним из полезных шагов будет разработка на этапе изучения рынка критериев оценки, используемых для выбора поставщиков, которые отдают приоритет инновациям и интеграции и имеют в прошлом хорошие показатели по сравнению с другими поставщиками. Поскольку процесс закупок в федеральном секторе, как правило, тянется довольно долго, важно всё продумать в долгосрочной перспективе и найти партнёра, который сможет в предстоящие годы обеспечить масштабирование решений в соответствии с ростом потребностей органа власти.
«Бантики и рюшечки» должны рассматриваться в последнюю очередь
После того, как федеральный орган пройдёт эти первые два этапа, он может начать миграцию бумажных и изначально-электронных документов в озеро данных, в котором те можно будет хранить, сортировать и вести по ним поиск единым образом. На этом этапе органы власти должны приступить к оценке инструментов и процессов, которые сделают процесс поиска и извлечения простым и точным. Метаданные являются ключевым по важности фактором, который делает эту информацию доступной для поиска. Например, в PDF-файлах, содержащих отсканированные графические образы, нет легко сортируемых метаданных, поэтому поиск по ним столь же медленный и неэффективный, как и поиск по бумажным документам.
После того, как данные будут картографированы и сохранены, федеральные органы могут начать применять инструменты ИИ, чтобы извлекать из них аналитические выводы и отвечать на запросы на основе Закона о свободе доступа к государственной информации, реагировать на надзор Конгресса и на судебные процессы. Вот как могут сыграть некоторые ключевые ИИ-инструменты:
- Визуализация данных - это взгляд с высоты птичьего полета на всё озеро данных. Инструменты, поддерживающие интерактивное визуальное отображение, могут помочь быстро отсортировать огромные объёмы данных и быстро выдать аналитические результаты, касающиеся таких вещей, как типы дел, ответственные хранители, стороны диалога, и многое другое.
- «Предсказательное кодирования» (predictive coding) позволяет сортировать и маркировать документы намного быстрее, чем это может сделать человек. Технология предсказательного кодирования расширяет возможности органа власти, извлекая уроки из решений, которые люди принимали для выделения относящихся к рассматриваемому вопросу данных, и не требуя постоянных затрат ресурсов на ручной анализ.
- Кластеризация группирует документы по концептуальному сходству и позволяет получать аналитические выводы без участия пользователя. Например, запросы на основе Закона о свободе доступа к государственной информации, подаваемые в Иммиграционную и таможенную службу (Immigration and Customs Enforcement, ICE), как правило, касаются близких тем (пересечение границы, задержание на границе и т.д.). Идентификация кластеров данных об этих ключевых словах уменьшает количество документов, которые ICE необходимо будет просмотреть при подготовке ответа на запрос, а также гарантирует, что орган власти не упустят никакой относящейся к вопросу информации.
Передовой край данных может показаться пугающим, но если федеральные органы будут продвигаться вперёд шаг за шагом, станет возможным работоспособное на перспективу управление данными. Преимущества этого многочисленны: они помогают государственным органам соответствовать законодательно-нормативным требованиям, более эффективно использовать деньги налогоплательщиков и выполнять свои обязанности по обслуживанию граждан.
Анджела Ковач (Angela Kovach)
Источник: сайт FCW.com
https://fcw.com/comment/2022/08/how-federal-agencies-can-integrate-artificial-intelligence-records-management/375012/
Комментариев нет:
Отправить комментарий