Национальные Архивы США (NARA) приглашают заинтересованные стороны присылать свои замечания и предложению на проект Бюллетеня NARA «Расширение использования ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages), опубликованный на сайте Национальных Архивов по адресу https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02 .
Мой комментарий: Бюллетени NARA содержат принципиальные рекомендации для федеральных органов власти, которые затем должны самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций по управлению документами в своих деловых процессах, и определить конкретные меры, с помощью которых они будут выполнять свои обязанности, установленные Законом о федеральных документах (Federal Records Act).
Пожалуйста, присылайте свои комментарии или вопросы по адресу rmpolicy@nara.gov до 30 сентября 2022 года.
В данном бюллетене признаётся, что использование дополнительных видов обмена электронными сообщениями теперь часто заменяет общение, ранее осуществлявшееся по электронной почте. Ролевой подход к управлению документами в электронной почте, также известный как «метод вершины пирамиды» (Capstone), широко применяется значительной частью федеральных органов исполнительной власти. В связи с этим Национальные Архивы планируют расширить область применения метода Capstone, охватив, помимо электронной почты, другие виды электронных сообщений.
Мой комментарий: Метод Capstone – это подход к управлению электронной почтой, введённый Бюллетенем Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html ). перевод этого Бюллетеня на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html . Суть данного подхода в том, что на постоянное хранение отбирается содержимое почтовых ящиков представителей высшего руководства и ключевых сотрудников, а содержимое прочих почтовых ящиков рассматривается как документы сравнительно небольшого временного срока хранения. Метод Capstone принципиально противоречит традиционным правилам архивного дела и принципам проведения экспертизы ценности, и на практике он используется как аварийный подход в тех случаях, когда орган или организация не в состоянии обеспечить сколько-нибудь последовательное управление сообщениями электронной почты как документами с применением более традиционных подходов.
Исходный Бюллетень NARA 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» ( https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html ) останется в силе. Новый бюллетень не заменит его, а расширит сферу его применения.
В качестве поддержки данного нового Бюллетеня Национальные Архивы разрабатывают другие руководства, относящиеся к практической реализации метода Capstone. Мы расширяем GRS 6.1 (имеется в виду типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone» (Email Managed Under a Capstone Approach) – Н.Х.), чтобы включить в него текстовые сообщения, чаты и мгновенные сообщения. Кроме того, мы требуем от использующих метод Capstone федеральных органов исполнительной власти повторно представлять каждые четыре года соответствующие Capstone-формы (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2022/2022-02 ), начиная с января 2023 года.
Заранее благодарим Вас за то, что Вы найдёте время просмотреть данный проект Бюллетеня и представить свои замечания и предложения.
Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2022/09/07/opportunity-for-comment-draft-bulletin-on-expanding-capstone/
Комментариев нет:
Отправить комментарий