Создание архивной службы (программы) требует знаний и навыков. Чтобы добиться успеха, архивистам также необходимо использовать свою политическую смекалку и пропагандировать свою деятельность в организации. Для укрепления поддержки деятельности по управлению архивными документами и архивами требуется, чтобы в ней были заинтересованы как руководители, так и сотрудники организации.
Создание заинтересованности
Первым шагом при создании архивной службы или подразделения является выявление внутренних заинтересованных сторон, которые получат отдачу от архивов - таких, как представители высшего руководства, члены Совета директоров и сотрудники; а также внешних заинтересованных сторон, таких как исследователи и студенты. Архивистам также следует привлечь создателей документов, которые организуют, поддерживают и документируют институциональную деятельность. Для многих сотрудников сохранение истории не является насущной необходимостью. Сотрудники могут быть перегружены своей работой, не уделяя особого внимания и не принимая решений о том, как защитить плоды своей работы в будущем.
Учреждения формируют свое наследие, используя заявления о миссии, публикации и веб-сайты. В идеале эта история должна фиксироваться в форме письменных или устных документов, а не просто пребывать в институциональной памяти, хранящейся в головах давно работающих сотрудников. Даже у самой молодой организации есть своя история: видение её основателей и причины осуществления программ и проектов, которые могут помочь определить состав архивной коллекции и установить политики отбора материалов на хранение. История должна включать хронологию компании и учитывать существенные изменения в управлении ею и в её миссии.
Архивисты должны сформулировать, каким образом деятельность архивной службы соотносится с видением организации, и как архивы будут поддерживать повседневную оперативную деятельность. Архивирование следует рассматривать не как деятельность, которой можно будет заняться как-нибудь при случае, а как усилия, непосредственно связанные с получаемой организацией отдачей, с культурой и историей организации.
Формирование руководящего комитета
Архивистам следует привлечь в руководящий комитет представителей высшего руководства и заинтересованных членов Совета директоров, с тем, чтобы те помогли подготовить заявление о миссии архивной службы (программы). Миссия архивов должна быть связана с видением организации и иметь чёткую цель. Направлять ресурсы на будущую архивную деятельность будет легче, если лидеры будут лично заинтересованы в её успехе и примут участие в инициировании архивной программы.
После того, как руководящий комитет обсудит и подготовит проект заявления о миссии архива, заинтересованные стороны должны внести свой вклад в разработку проекта, поскольку архивы должны отражать деятельность организации. Решающее значение имеет разъяснение того, как архивный проект будет служить интересам каждой заинтересованной стороны. Например, члены Совета директоров могут быть заинтересованы в долгосрочном влиянии организации. Директоров может больше волновать сохранение памяти о выполненной работе и о людях, которые её проделали. Руководителей среднего звена может больше всего интересовать вопрос о том, как архивный проект поможет повысить производительность труда и экономическую эффективность. Для отдела маркетинга могут быть полезны истории, которыми он может поделиться с сообществом. Менеджер объекта может захотеть расчистить площади и высвободить больше места для других видов деятельности.
Взаимодействие на 360°
Стратегии успешности «сверху вниз» могут включать предоставление отчетности об архивной деятельности непосредственно генеральному директору, участие в заседаниях Совета директоров и формирование комитета при Совете директоров, что помогает обеспечить постоянное соответствие архивной программы целям организации. Подумайте о годовых операционных и проектных бюджета архивов. Независимо от масштаба архивов, внешнее финансирование и поддержку легче привлечь, когда архивы включены в осуществляемое организацией планирование. Умеренное, но стабильное финансирование архивной программы по выделенной статье бюджета является лучшим показателем долгосрочной жизнеспособности, чем масштабный проект создания архивов, который теряет импульс после своего начала.
Архивистам, возможно, потребуется использовать стратегии «снизу вверх» для того, чтобы заручиться поддержкой тех заинтересованных сторон, что выполняют повседневную работу. Например, архивы могут обслуживать специалистов по маркетингу и развитию, предлагая им доступ к исторической информации, документам и артефактам, поддерживающим используемую организацией трактовку исторических событий. Ключевые архивы организаций предоставляют исследовательские услуги пользователям внутри организации, обеспечивая тем лёгкий доступ к материалам. Сотрудникам следует продемонстрировать, как взаимодействие с архивами может сэкономить им время, оптимизировать потоки работ, задокументировать рабочие процессы и сохранить документальную историю организации.
Независимо от вида архивной программы, архивистам следует с самого начала узнать мнения всех возможных заинтересованных сторон с тем, чтобы заложить фундамент для долгосрочного успеха.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/building-support-for-archival-programs/
Комментариев нет:
Отправить комментарий