О чём при управлении документами обычно забывают, и что Вы, вероятно, забываете использовать в своей информационной архитектуре – это переходные состояния.
Разработка категорий (как бы Вы их ни применяли) всегда включает в себя аспект соответствия зрелости.
- Если Ваши сотрудники – инженеры, привыкшие мыслить с точки зрения единой практики, структурированными и точными способами, то Ваши категории должны это отражать, -потому что они повседневно используются этими людьми.
- Если же Вы попытаетесь ввести те же категории для не-инженеров, то обнаружите, что это не работает, потому что существует разрыв в зрелости. Эти люди не знают свода практики и, вероятно, не привыкли мыслить структурированно и точно.
Это проблема зрелости. В основном мы пытаемся решать проблемы зрелости с помощью обучения. Люди не привыкли думать определённым образом, поэтому мы обучаем их - и надеемся, что такого обучения будет достаточно для преодоления разрыва. Однако часто этого просто недостаточно.
Эта проблема не из тех, с которыми службы управления документами хорошо справлялся - и это одна из причин, по которой наши классификационные схемы и системы часто терпят неудачу.
Проблема здесь - проблема зрелости. Разрыв в зрелости слишком велик, чтобы преодолеть его одним прыжком. B тут на помощь приходят переходные состояния.
Архитектура системы, как я наблюдал на практике, обычно рассматривается в понятиях «текущего состояния» и «желаемого состояния», или состояний «как есть» и «как будет». Между ними, однако, может быть целый ряд переходных состояний.
Переходное состояние - это любая промежуточная остановка на пути, которая помогает Вам достичь желаемого состояния, но не рассматривается как конец пути.
Это возможность сказать: «данное состояние представляет собой существенное повышение уровня зрелости», сохраняя при этом конечную цель в центре внимания основных Ваших заинтересованных сторон, - и Ваши люди не убегут за дверь из-за всех тех изменений, которые они пытаются «переварить».
Очень много проектов по управлению документами терпят неудачу из-за того, что людей заставляют приспосабливаться ко слишком многим вещам одновременно - к изменению системы (как её использовать), к изменению места хранения (где находятся материалы) и к изменению идеологии, лежащей в основе того, как они классифицируют свои материалы.
Переходные состояния позволяют осуществлять небольшие изменения и смотреть, насколько успешно они работают. Если всё идёт хорошо, Вы продолжаете идти дальше. Если же дела идут не слишком хорошо, то, когда у Вас есть небольшое изменение, Вы можете либо откатить его назад, либо усилить давление на другие стороны.
Поскольку все мы пытаемся справляться с новыми системами (или пусть даже с одной), переходные состояния представляют собой полезный инструмент:
- Не можете добиться исполнения законодательно-нормативных требований? Почему бы тогда сначала не обеспечить, как минимум, контролируемость?
- Не можете захватить все нужные метаданные? Как насчет того, чтобы получить первый элемент, который Вам нужен?
- И так далее.
Это переходные состояния.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/something-records-managment-routinely
Комментариев нет:
Отправить комментарий