ИСО: Подготовлен аналитический отчёт целевой группы ISO/TC46/SC11/AHG7 об актуальности стандарта ISO 15489 с предложениями о его пересмотре

Международный стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en , - является общепризнанным основополагающим стандартом управления документами, сыгравшим и продолжающим играть ключевую роль в формировании единых для всего международного профессионального сообщества терминологии, принципов и подходов; а также во взаимодействии с представителями других профессий.

Данный стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .

Первоначально ISO 15489 был разработан на основе австралийского стандарта AS 4390 (в 6 частях), вышедшего в свет в 1996 году. Международный стандарт ISO 15489 впервые был опубликован в 2001 году (в двух частях), а впоследствии в 2016 году была выпущена новая редакция первой части, в которую были внесены сравнительно небольшие редакционные изменения. 

Тогда же в 2016 году была отменена вторая часть документа - технический отчет ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines) объёмом 39 страниц, см. https://www.iso.org/standard/35845.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:15489:-2:ed-1:v1:en . В этой части описывалась методология проектирования и внедрения документных систем (Design and Implementation of Records Systems, DIRS), являвшаяся адаптацией австралийской методологии «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems, DIRKS).

Стандарт ISO 15489 отражает хорошую практику конца 20-века (периода начала электронной эпохи), сложившуюся в государственных органах и учреждениях при управлении организационно-распорядительной документацией (ОРД). Благодаря тому, что разработчики как австралийского, так и международного стандартов стремились сделать эти документы высокоуровневыми и технологически-нейтральными, стандарт ISO 15489 и сегодня остается достаточно актуальным и полезным, особенно для тех стран, отраслей, организаций и пользователей, которые пока ещё не зашли слишком далеко по пути цифровизации. Тем не менее, всё сильнее ощущается необходимость учесть в стандарте серьёзные перемены, которые произошли за последнюю четверть века, а также согласовать его с вышедшими позднее стандартами как управления документами, так и стандартами других «информационных» дисциплин.

Для изучения вопроса о том, насколько стандарт сохраняет свою актуальность, и что именно в нём требует пересмотра, в 2024 году была создана целевая рабочая группа AHG7 технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами», о начале которой я рассказывала на блоге здесь: https://rusrim.blogspot.com/2024/03/iso-15489.html - в этом же посте был приведен перечень требующих устранения недочётов стандарта в современных условиях.

В апреле 2026 года целевая группа AHG7 выпустила заключительный «Отчёт о результатах анализа стандарта ISO 15489 на предмет его пересмотра» (Findings Report of the ISO 15489 Review Research) объёмом 145 страниц, который будет представлен на очередной июльской 2026 года пленарной встрече технического подкомитета TC46/SC11 в Милане (Италия).

Во вводной части отчёта отмечается:

«В настоящем отчёте представлены результаты проведенного целевой группой AHG7 исследования по вопросу необходимости пересмотра международного стандарта ISO 15489-1:2016. 

Цель данного исследования – проинформировать технический подкомитет TC46/SC11 о потенциальных направлениях пересмотра стандарта в 2026 году. Были предприняты усилия по выявлению тех изменений, которые необходимо внести в стандарт ISO 15489 в свете глобальных технологических изменений. Также стояла задача внести существенный вклад в продолжающийся диалог вокруг ISO 15489 посредством подготовки предложений о направлениях дальнейшего развития стандарта, с тем чтобы охватить передовые практики и предложить решения актуальных проблем.

Стандарт ISO 15489-1:2016 служит глобальным «краеугольным камнем» для практик управления документами, предоставляя организациям систематическую и эффективную концептуальную основу для управления документами. Стандарт заложил фундамент для эффективного управления документами; однако ландшафт управления информацией и документами постоянно эволюционирует. Быстрое развитие технологий, изменения в нормативно-правовом ландшафте и появление новых методов ведения деловой деятельности требуют обновления этого стандарта. Растёт осознание того, что, хотя стандарт ISO 15489 является эталоном в области управления документами, он не лишён пробелов, и ряд его разделов требует улучшения и расширения.

В рамках данного исследования были проведены:

• анализ соответствующих стандартов, 
  
  
• обзор ландшафта новых и нарождающихся технологий и практик,
  
  
• выявление ключевых проблем, формирующих управление документами, 
  
  
• анализ заинтересованных сторон, а также
  
  
• изучение ссылок на стандарт ISO 15489 в международных стандартах.

Полученные результаты не только отражают адекватность и недостатки стандарта ISO 15489, но и предлагают перспективные рекомендации, призванные направлять работу по пересмотру этого стандарта в 2026 году.»

В числе основных результатов исследования названы:

• Пришло время для обновлений понятий и определений в стандарте ISO 15489. В настоящее время ISO 15489 не в полной мере охватывает новые технологии и технологические среды, такие как, например, смарт-контракты, технологии блокчейна и распределенных реестров. Стандарт отстал от темпов расширения сферы охвата управления документами, поскольку эти (и многие другие) технологии стали неотъемлемой частью современных информационных систем. Для устранения этих пробелов крайне необходимо обновить и расширить используемые в ISO 15489 понятия и определения.
  
  
• Привычные положения сталкиваются с новыми проблемами и условиями. Как отмечается в техническом отчёте ISO/TR 8344:2024 «Информация и документация – Вопросы и соображения относительно управления документами в средах структурированных данных» (Information and documentation - Issues and considerations for managing records in structured data environments, см. https://www.iso.org/standard/83138.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:83138:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/isotr-8344.html - Н.Х.), применение ISO 15489 в средах структурированных данных сталкивается со значительными проблемами. Эти проблемы в первую очередь связаны с тем, что ISO 15489 изначально не был предназначен для решения сложных задач современных цифровых сред, характерных для систем структурированных данных. Существующие положения стандарта недостаточны для эффективного управления сложными структурами данных и технологическим контекстом этих систем.
  
  
• Неполнота требований к управлению документами. Действующие положения стандарта ISO 15489 по управлению документами не в полной мере удовлетворяют потребности в различных условиях ведения деятельности, и особенно в более сложных и динамичных контекстах. Как подчеркивается в техническом отчёте ISO/TR 24332:2025 «Информация и документация - Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров» (Information and documentation - Blockchain and distributed ledger technology (DLT) in relation to authoritative records, records systems and records management, см. https://www.iso.org/standard/78465.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78465:en ), такие вопросы, как захват документов, управление доступом, вопрос применимой юрисдикция, - не рассматриваются в ISO 15489 в полном объеме.
  
  
• Недостаточные взаимосвязи и согласованность с соответствующими стандартами. Стандарт ISO 15489 устанавливает понятия и принципы, применимые для управления любыми документами, документными системами и метаданными документов, включая ключевые принципы для обеспечения хорошего документирования результатов в программных приложениях. В то время, как ISO 15489 обеспечивает широкую концептуальную основу, другие соответствующие стандарты, как правило, регламентируют конкретные сценарии практического применения. В настоящее время, однако, наблюдается заметный дефицит корреляции и согласованности между этими стандартами, особенно в отношении терминологии и нормативного языка.

Рекомендации по пересмотру стандарт ISO 15489 включают:

• Обновление и добавление понятий и определений в ISO 15489,
  
  
• Расширение требований к управлению документами для охвата конкретных сценариев использования,
  
  
• Адаптация к переменам и пересмотр устаревших положений,
  
  
• Повышение согласованности и укрепление взаимосвязей между стандартами,
  
  
• Проведение анализа взаимосвязи стандартов.

Содержание отчёта следующее:

Введение

Часть I: Анализ стандартов
1.1. Данные и методология
1.2. Основные выводы
1.3. Рекомендации по пересмотру ISO 15489

Часть II: Анализ ландшафта

Часть III: Выявленные ключевые проблемы
3.1. Адаптивность к технологиям
3.2. Соответствие меняющимся законодательно-нормативным требованиям
3.3. Управление различными типами документов
3.4. Интероперабельность с другими стандартами
3.5. Регулярные обновления и пересмотр

Часть IV: Анализ заинтересованных сторон

Часть V: Заключение и рекомендации
5.1. Охват современных технологий
5.2. Повышение гибкости
5.3. Содействие интероперабельности
5.4. Усиление мер по обеспечению безопасности и защите персональных данных
5.5. Взаимосвязь между управлением документами и стратегическим управлением информацией
5.6. Учет меняющейся среды управления документами
5.7. Обеспечение инклюзивного вовлечения заинтересованных сторон

Приложение 1: Сведения о сопоставлении стандартов
Приложение 2: Основные принципы концепции управления документами, разработанной Управлением государственных документов (Public Record Office
Victoria, PROV) штата Виктория, Австралия
Приложение 3: Типичные законы, относящиеся безопасности и защите персональных данных
Приложение 4: Форма для подачи замечаний и предложений о пересмотре стандарта ISO 15489

Источник: сайт ИСО

От Дженкинсона до облачных вычислений: Непреходящие принципы, лежащие в основе стандарта ISO 15489 (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/iso-15489-1.html )

3. Системы контроля и управления

Задолго до появления SharePoint и M-Files Дженкинсон описал архивную взаимосвязь документов (archival bond) — внутреннюю связь между документами, созданными в рамках одного и того же процесса. Дженкинсон считал, что такие связи возникают естественным образом, но сегодня мы понимаем, что системы должны целенаправленно поддерживать эту взаимосвязь: посредством классификации, метаданных, контроля версий и журналов аудита.

Стандарт ISO 15489 определяет понятие «документная система» как систему, в которой имеются структурированные меры и средства для контроля и управления документами с течением времени. 

Мой комментарий: Слова о «структурированных» мерах не соответствуют действительности. В российской адаптации стандарта ISO 15489 данное определение звучит следующим образом:

3.16. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение определенного времени.

Примечание - Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано для управления документами либо для какой-либо другой коммерческой цели, а также нетехнических элементов, включая политику, процедуры, людей и других агентов, а также распределение обязанностей.

Буквальный перевод с английского звучит так:

3.16. Документная система (records system): Информационная система, которая захватывает документы, управляет ими и обеспечивает доступ к ним во времени.

Примечание: Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано как для управления документами, так и для иной деловой цели; а также из нетехнических элементов, включающих политику, процедуры, людей и иных агентов, и распределение обязанностей и ответственности.

В адаптации стандарта ISO 30300, ставшего сейчас основным международным терминологическим стандартом отрасли, это же определение переведено несколько иначе:

3.4.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.

Текущее (более адекватное, на мой взгляд) определение в ISO 30300:2020 звучит так:

3.6.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами во времени.

Ключевым здесь является тот аспект, что документной системой считается любая система, которая создает, получает, хранит и обрабатывает документы, то есть к числу «документных» относятся все работающие с документами деловые информационные системы, а не только специализированные системы для управления документами.

Именно здесь принципы находят своё отражение в инфраструктуре: в классификационной схеме дел и документов, мерах контроля и управления доступом, в правилах установления сроков хранения и в моделях метаданных. При этом сохраняются как архивная логика Дженкинсона, так и функциональный анализ Шелленберга.

Цифровая трансформация показала, насколько хрупкими могут быть эти меры управления. Неправильно сконфигурированная облачная папка или отсутствующий тег могут нарушить цепочку обеспечения доверия. Именно поэтому системный подход стандарта ISO 15489 является в настоящее время критически важным инструментом для специалистов по управлению документами, имеющих дело со сложными платформами и системами автоматизации.

4. Обязанности, ответственность и подотчётность

Дженкинсону, вероятно, не понравилась бы идея о том, что буквально все - деловые пользователи, а не только архивисты - должны создавать документы и управлять ими. Но стандарт ISO 15489 признаёт, что в современном мире ведение документов - это совместная зона ответственности.

Мой комментарий: Дженкинсон, однако, говорил в своей книге об архивных документах, а не о работе с документами в рамках оперативной деловой деятельности … Скорее, Дженкинсону бы крайне не понравилась идея о вмешательстве кого бы то ни было в корпус уже созданных и передаваемых на архивное хранение деловых документов, а также внешнее вмешательство в работу архивистов после приёма документов на архивное хранение.

Шелленберг, работая в условиях разросшегося федерального правительства США (я бы не сказала, что при Дженкинсоне правительство Великобритании периода Первой мировой войны было сколько-нибудь скромнее по масштабам, учитывая то, что оно управляло огромной империей в военное время – Н.Х.), уже понимал, что архивы не могут быть единственной «линией обороны». Его прагматичный подход к распределению ответственности – а именно, распределение ролей в управлении документами по всей организации - стал краеугольным камнем стратегического управления документами в цифровую эпоху.

Мой комментарий: Шелленберг говорил об управлении документами, а не об архивной работе, так что никакого противоречия здесь, с моей точки зрения, нет.

Стандарт ISO 15489 кодифицирует такой подход: высшее руководство должно оказывать поддержку документным системам, ИТ-служба должна обеспечивать техническую целостность, а сотрудники подразделений должны понимать свою роль в захвате и защите документов. Именно этот принцип позволяет осуществлять стратегическое управление документами в больших масштабах, особенно в ситуациях, когда документы создаются м использованием десятков приложений, устройств и платформ.

Долгий путь к цифровому доверию

Данные четыре принципа не были изобретены на пустом месте. Они эволюционировали на протяжении почти столетия профессиональной практики, дискуссий и совершенствования.

• Дженкинсон дал нам идеал документов как неприкосновенных доказательств, требующих обеспечения нейтральности и целостности;
  
  
• Шелленберг дал нам инструменты для стратегического управления документами, исходя из баланса между оперативным использованием и долговременной ценностью;
  
  
• Стандарт ISO 15489 снабдил нас универсальным языком для включения этих принципов в политики, системы и инициативы цифровой трансформации.

В то время, как организации спешат внедрить ИИ, перейти в облако и автоматизировать исполнение законодательно-нормативных требований, эти принципы остаются нашим компасом, поскольку без чёткого понимания того, что такое документ, почему он важен и как им следует управлять, никакие «цифровые чудеса» не создадут заслуживающие доверия системы.

Специалисты по документам являются «картографами подотчетности». Пусть ландшафт управления документами изменился от пергаментных документов до PDF-файлов, от реестровых дел и до указаний по срокам хранения и действиям по их истечении - однако ориентиры остаются неизменными.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-jenkinson-to-the-cloud-the-enduring 

От Дженкинсона до облачных вычислений: Непреходящие принципы, лежащие в основе стандарта ISO 15489 (1)

Разговор о том, как идеи различных поколений — до и после публикации стандарта ISO 15489 — продолжают формировать управление документами в цифровом мире

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 18 июля 2025 года в социальной сети Substack.

Мой комментарий: В посте идёт речь о стандарте ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en . Данный стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .

Ещё до того, как стандарт ISO 15489 обеспечил специалистам по управлению документами единую, признанную в международном масштабе терминологию; до того, как цифровым системам потребовались средства для назначения сроков хранения и журналы аудита; до того, как мы стали называть эту деятельность «стратегическим управлением информацией» (information governance), - уже существовали столпы, на которых держалась профессия [архивистов и специалистов по управлению документами – Н.Х.]. Некоторые из них были возведены в британских архивах, другие — в ведомствах американского федерального правительства. Их создали такие деятели, как Хилари Дженкинсон (Hilary Jenkinson) и Теодор Шелленберг (Theodore Schellenberg), чьи идеи - хотя и отличавшиеся - заложили фундамент того, что мы сейчас называем современным управлением документами.

Таким образом, стандарт ISO 15489, который был впервые опубликован в 2001 году (и пересмотрен в 2016 году) не создавался «с нуля». Он стал кульминацией долгой эволюции - от рассматриваемых в науке дипломатике реестров до платформ управления корпоративным контентом.

Давайте рассмотрим четыре основных принципа стандарта ISO 15489 и посмотрим, как происходило их формирование с течением времени.

1. Документы как доказательство и информация

Дженкинсон (1937, Великобритания) рассматривал документы как объективные доказательства, неизменные по своей природе. Для него авторитет документа исходил от его создателя, а роль архивиста заключалась в его ответственном хранении, а не во вмешательстве. Его взгляды до сих пор перекликаются с требованием ISO 15489 о том, чтобы документы были аутентичными, надёжными и неизменными – в таком случае документы рассматриваются как нейтральные свидетели действий.

Шелленберг (США), напротив, придерживался идеи о том, что архивисты должны оценивать документы на основе их информационной и доказательной ценности, особенно в условиях разрастающейся бюрократической системы. Эта двойственность - документы как информация и как доказательство - является ключевой для стандарта ISO 15489, который рассматривает оба аспекта как жизненно важные для деловой деятельности, государственного управления и для сохранения памяти.

Мой комментарий: Меня продолжает интриговать вопрос о том, почему всё время взгляды Дженкинсона противопоставляются взглядам Шелленберга? Это «противоречие» между ними кажется мне фикцией, родившейся по не относящимся к науке историческим причинам … не говоря уже о том, что большинство современных учёных и специалистов-практиков никогда в жизни не читали труды этих замечательных мыслителей, и постоянно неверно истолковывают их идеи :)

В цифровом контексте это означает, что документы не просто представляют собой хранимые данные, а являются доказательствами. Будь то подписанный договор, представленная форма или запись в базе данных, их доказательная сила зависит от целостности метаданных, фиксированности и контекста (как это удобно – все наиболее важные факторы упрятать в скромное слово «контекст»! – Н.Х.).

2. Экспертиза ценности и требования

Возможно, наибольшее влияние взгляды Шелленберга оказали именно в этом вопросе. Его системный подход к экспертизе ценности, при которой установление сроков хранения   основывалось на характере их использования, ценности и функциях, положил начало современной систему установления и отслеживания сроков хранения документов. Его идеи лежат в основе концепции стандарта ISO 15489, согласно которой организации должны устанавливать требования к документам, исходя из своих деловых потребностей, правовых обязательств и готовности к принятию рисков.

Дженкинсон счёл бы такой подход рискованным. Он опасался вмешательства человека в документацию (и для этого были веские основания; однако Дженкинсон не только никогда не подвергал сомнению необходимость своевременного уничтожения основной массы документов, но даже иногда был более радикален в этом вопросе – например, он считал, что для переписки в ряде случаев сведений в реестрах более чем достаточно и сами документы можно и не сохранять – Н.Х.). Стандарт ISO 15489 использует сбалансированный подход: экспертиза ценности необходима, но она должна проводиться в рамках, обеспечивающих прозрачность и подотчётность.

Сегодня цифровая трансформация делает экспертизу ценности одновременно более сложной и более насущной. Мы генерируем слишком много данных, чтобы хранить их вечно. Однако позволять системам автоматически удалять данные в отсутствие продуманной политики - это просто путь к цифровой амнезии. Подход ISO 15489, происходящий из идей Шелленберга об экспертизе ценности, предлагает нам основанный на принципах способ решать, что остаётся, а что удаляется и почему.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/iso-15489-2.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-jenkinson-to-the-cloud-the-enduring 

Интервью международного эксперта Карлоты Бустело испанскому журналу по стандартизации

Данное интервью известного международного эксперта Карлоты Бустело (Carlota Bustelo – на фото), координатора рабочей группы WG8 «Системы менеджмента документов» подкомитета TC46/SC11 «Управление документами», эксперта рабочей группы CEN 468/WG1 «Обеспечение сохранности электронной информации – Требования» европейского органа по стандартизации CEN,  ведущего консультанта компании Gabinete Umbus, - было опубликовано в № 83 за сентябрь 2025 года «Испанского журнала по стандартизации» (La revista de la normalización española), издаваемого национальным испанским органом по стандартизации UNE.

Растущий объем электронно-цифровой информации сделал управление документами стратегическим приоритетом для организаций всех секторов. Карлота Бустело анализирует, почему отсутствие глобального видения остается главным препятствием на пути к цифровой трансформации, и каким образом стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО) могут способствовать этому процессу.

Карлота Бустело. Фото: Daniel Aznar

Карлота стала свидетелем роста масштабов цифровизации и её последствий, как в плане деловой деятельности, так и в плане нормативно-правового регулирования, Именно благодаря усилиям Карлоты Бустело консалтинговая фирма Gabinete Umbus стала образцом оказания консультационной поддержки компаниям, стремящихся к полной и жизнеспособной цифровизации.

Вопрос: Как компания Gabinete Umbus решает проблемы в условиях экологической и цифровой трансформации?

Ответ: Gabinete Umbus - это консалтинговая фирма, специализирующаяся на управлении документами и обеспечении долговременной сохранности электронных материалов - в областях, в которых мы были пионерами. Мы выступали за полную цифровую трансформацию организаций, когда этого ещё не было в их планах. Вскоре мы поняли, что для эффективного консультирования наших клиентов, нам следует применять те же принципы в отношении нашей организации. Такой подход позволил нам стать полностью цифровой, работающей удалённо организацией из категории малых и средних предприятий. Каждый из наших консультантов работает из дома и, когда это необходимо, совершает физические визиты к клиентам, где бы те ни находились.

По нашему опыту - и это также является общим для всех наших клиентов - главная проблема цифровой трансформации в управлении информацией заключается в необходимости иметь стратегическое глобальное видение. Только так мы сможем преодолеть изолированные информационные ниши и индивидуализированные действия тех, кто считает себя их владельцами. Данное видение становится тем сложнее, чем крупнее организация. Включение долгосрочного видения в общую стратегию заложено в нашу ДНК, и мы помогаем нашим клиентам отбирать и обрабатывать цифровую информацию таким образом, чтобы обеспечить её долговременную сохранность и доступность до тех пор, пока сохраняется потребность в этой информации.

Вопрос: Что для Вас означает возглавлять рабочую группу ИСО по системам менеджмента документов?

Ответ: Я занимаюсь этим с 2009 года, - и всё это время это была сложная, но очень благодарная работа. Координаторы таких международных рабочих групп должны поощрять участие всех экспертов, уважать все мнения и обеспечивать их уважение. Каждый может внести определённый вклад в работу, хотя тем экспертам, что не владеют на достаточно высоком уровне английским языком, на котором мы общаемся и на котором пишутся стандарты, иногда приходится сложнее. Ввиду этого нам приходится искать разные способы для их участия.

За эти годы я многому научилась, встречаясь с людьми, представляющими разные культуры, языки и сектора, и мы сталкиваемся с общими трудностями при управлении электронной информацией и приходим к одним и тем же выводам. Наша цель заключается в том, чтобы разработать стандарты, полезные в любых ситуациях. В моём конкретном случае, разработка стандартов серии ISO 30300 для систем менеджмента документов потребовала взаимодействия и сотрудничества с другими комитетами ИСО, поддерживающими такие стандарты систем менеджмента, как ISO 9001 (система менеджмента качества – Н.Х.) и ISO 14001 (система менеджмента окружающей среды – Н.Х.), и такой опыт вдвойне вдохновляет.

«Наша цель заключается в том, чтобы разработать стандарты, полезные в любых ситуациях» - Карлота Бустело

Вопрос: Какие стандарты в этой области Вы бы выделили, и какой вклад они вносят в деятельность отрасли?

Ответ: Стандарты ИСО по управлению документами, разработанные в техническом подкомитете TC46/SC11 и начавшие публиковаться в 2001 году с выхода первой редакции стандарта ISO 15489, - сегодня представляют собой набор из примерно 25 стандартов, технических спецификаций и технических отчетов, предлагающих солидный набор требований, который является фундаментальной основой управления документами в цифровой среде. Среди них первостепенную роль играют:

• Стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en - стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 – Н.Х.),  и
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en (а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html - Н.Х.), - с поправкой Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes), см. https://www.iso.org/standard/88415.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88415:en (а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html - Н.Х.).
  
  Мой комментарий: Стандарт ISO 30301:2019 адаптирован в России дважды - как ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования». см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2018/03/iso-30301.html ); и ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2015/03/blog-post_98.html ).

Помимо них, существует еще один документ, очень важный в контексте обеспечения электронной сохранности: это стандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS)), см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en (а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html . В России стандарт не адаптировался. – Н.Х.).

Применение этой эталонной модели, разработанной техническим подкомитетом ИСО по системам передачи пространственных данных, выходит далеко за рамки аэрокосмической отрасли. По этой причине подкомитет испанского национального органа по стандартизации UNE/AENOR (от Asociación Española de Normalización y Certificación – Испанская ассоциация стандартизации и сертификации – Н.Х.), председателем которого я являюсь, с предварительного разрешения соответствующего комитета по аэрокосмическим вопросам, перевел и адаптировал этот и взаимосвязанные с ним международные стандарты.

Вопрос: Какую роль играет UNE в распространении мнения и влияния испанских экспертов на международных форумах по стандартизации?

Ответ: UNE – это тот канал, через который испанские эксперты могут влиять на международную стандартизацию, участвовать в ней и предлагать свои идеи. В своей работе я всегда получала от UNE полную поддержку и помощь. В тесном сотрудничестве с различными членами ассоциации, являвшимися лидерами в нашем подкомитете, а также с испанскими экспертами, которые вызвались участвовать в нём на добровольных началах, мы добились того, что наше участие как на европейском, так и на международном уровнях высоко ценится и признаётся. Более того, в нашем случае, мы обсуждаем различные предложения на национальном уровне с тем, чтобы эксперты ощущали поддержку при отстаивании определённых позиций.

После стольких лет участия в международной стандартизации, я настоятельно рекомендую другим испанским экспертам также включиться в международную работу, и рекомендую их организациям не только допускать это, но и поощрять.

Посетите веб-сайт Карлоты Бустело по адресу: http://www.carlotabustelo.com/

Интервью давала Карлота Бустело (Carlota Bustelo)

Источник: сайт UNE
https://revistanormalizacion.une.org/83/gabinete-umbus/ 

Видео: Альдо Моуджери и Стивен Кларк беседуют о стандарте ISO 15489 и об основанном на стандартах управлении документами

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 6 октября 2025 года в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

Выложена видеозапись новой беседы: Стандарт ISO 15489 и основы опирающегося на стандарты управления документами

В данной интервью Альдо Мауджери (Aldo Maugeri), координатор рабочей группы WG21 подкомитета SC11 «Управление документами» технического комитета Международной организации по стандартизации (ИСО) ТС46 «Информация и документация», беседует со Стивеном Кларком (Stephen Clarke), давним участником работ над международными стандартами и одним из ведущих экспертов, участвовавших в разработке основополагающего международного стандарта управления документами ISO 15489.

По ходу беседы эксперты прослеживают истоки и обсуждают сохраняющуюся актуальность стандарта ISO 15489, а также рассматривают, как сформулированные в нём принципы подотчётности, аутентичности и доверия повлияли на формирование мировой практики и по-прежнему сохраняют ключевое значение для современного стратегического правления информацией.

Эта беседа даёт ценное представление о непреходящем влиянии ISO 15489 и о роли этого стандарта в развитии управления документами в цифровую эпоху.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Мой комментарий: Видеозапись первой части беседы (на английском языке) Альдо Мауджери и Стивена Кларка продолжительностью 57 минут была выложена на сайте YouTube 6 октября 2025 года, см. https://www.youtube.com/watch?v=TiHHB5-qMUM (в России для доступа может потребоваться VPN/анонимайзер). Доступны субтитры и расшифровка бюеседы.

В аннотации на видеозапись, в частности, отмечается:

«В этой содержательной беседе Альдо и Стивен обсуждают, как стандарт ISO 15489 сформировал глобальное понимание документов и систем управления документами – начиная с момента его первой публикации и до его продолжающегося влияния на современные концепции стратегического управления информацией. Они обсуждают, каким образом принципы подотчётности, аутентичности и доверия поддерживают эффективное управление документам и остаются центральными для усилий в области цифровой трансформации в различных секторах.

Эта беседа предоставляет ценную контекстуальную информацию всем, кто работает в сфере архивного дела, управления документами и стратегического управления информацией и хочет понять, как международные стандарты продолжают развиваться, отвечая на вызовы цифровой эпохи.»

Источник: сайт LinkedIn / сайт YouTube
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7380987837514452992 
https://www.youtube.com/watch?v=TiHHB5-qMUM

Стандарты ISO 9001, ISO 30301 и ISO 15489 - союзники во Вселенной, движимой документацией, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/06/iso-9001-iso-30301-iso-15489-1.html )

На сцену выходят стандарты семейства ISO 30300: Гравитационное притяжение систем менеджмента

Если ISO 9001 и ISO 15489 – это, так сказать, соседние планеты, то стандарты серии ISO 30300 - это своего рода гравитационное поле, которое помогает согласовать их движение. Семейство ISO 30300, и в особенности стандарт ISO 30301, устанавливает требования к системам менеджмента документов (Management Systems for Records, MSR), используя ту же самую высокоуровневую структуру, что применяется в стандарте ISO 9001 системы менеджмента качества.  

Мой комментарий: Речь идёт о следующих стандартах:

• Стандарт ISO 30300:2020 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь» (Information and documentation — Records management — Core concepts and vocabulary), см. https://www.iso.org/standard/74291.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74291:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2020/05/iso-303002020.html . В России стандарт был адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30300-2015 (ISO 30300:2011) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=194658 и мой пост https://rusrim.blogspot.com/2016/03/30300-2015.html .
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html , - с поправкой Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes), см. https://www.iso.org/standard/88415.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88415:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html . Стандарт ISO 30301:2019 адаптирован в России дважды - как ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования». см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2018/03/iso-30301.html ); и ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007 и мой пост https://rusrim.blogspot.com/2015/03/blog-post_98.html .
  
  
• Стандарт ISO 30302:2022 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Руководство по внедрению» (Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation), см. https://www.iso.org/standard/81595.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:81595:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2022/05/iso-303022022.html , - с поправкой Amd 1:2025 «Поправка 1: Несоответствия, корректирующие действия и требования по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Non conformities, corrective actions and climate change requirements), см. https://www.iso.org/standard/87537.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87537:en . В России стандарт был адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30302-2022 (ISO 30302:2015) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению», см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=233571 , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2022/06/30302-2022.html .

Как ISO 9001, так и ISO 30301 требуют от организаций:

• Понимать условия, в которых они ведут свою деятельность (контекст),
  
  
• Формулировать политику и цели,
  
  
• Планировать с учётом рисков и возможностей,
  
  
• Управлять документированной информацией (документами),
  
  
• Измерять показатели эффективности и постоянно совершенствовать свою деятельность.

Хорошее управление документами, подкрепленное принципами стандартов серии ISO 30300, укрепляет деловую практику таким же образом, как стабильная орбита планеты способствует зарождению и развитию жизни – посредством формирования заслуживающей доверия, управляемой и жизнестойкой среды оперативной деятельности.

Если  ISO 9001 обеспечивает соответствие продуктов и услуг организации стандартам качества, то ISO 30301 обеспечивает надёжность и отыскиваемость доказательств и памяти организации. Вместе они способствуют достижению общей цели: обеспечения жизнеспособных, заслуживающих доверия и постоянно улучшающихся показателей  деятельности организации.

Вывод: Использование стандартов добровольное, но играет крайне важную роль

Ни один аудитор не потребует от Вас внедрения ISO 15489 или ISO 30301 для получения сертификации на соответствие стандарту ISO 9001. В то же время любой организации, желающей не просто пройти аудит, но и преуспеть в вопросах стратегического управления, управления рисками и жизнестойкости оперативной деятельности, было бы разумно интегрировать принципы управления документами в свою деятельность.

Во вселенной стандартов хорошее управление документами - это не просто какая-то далёкая луна, а стабилизирующая сила. По мере ускорения цифровой трансформации и усиления законодательно-нормативных требований создание «моста» между стандартами ISO 9001, ISO 15489 и ISO 30301 становится уже не просто хорошей практикой, а жизненной необходимостью при ведении интеллектуальной и жизнестойкой деловой деятельности.

Практический контрольный список: Использование ISO 15489 для повышения готовности к аудиту на соответствие ISO 9001

• Выявите всю документированную информацию, которая требуется согласно стандарту ISO 9001,
  
  
• Применяйте принципы стандарта ISO 15489 для обеспечения аутентичности, надёжности, пригодности для использования и доверенности всех документов и контента,
  
  
• Внедрите стандарты метаданных для поддержки прослеживаемости (речь идёт, например, о таких метаданных, как дата создания, автор, версия),
  
  
• Обеспечьте контролируемый доступ к документам с целью поддержания их целостности,
  
  
• Введите ясные политики хранения документов в течение установленных сроков и уничтожения/передачи по их истечении, соответствующие стандарту ISO 15489,
  
  
• Обучите персонал надлежащим практикам ведения документов,
  
  
• Периодически проводите аудит Вашей документированной информации на предмет наличия пробелов или рисков,
  
  
• Документируйте Ваши процедуры управления документами для внутренних и внешних аудиторов.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/162423413

Стандарты ISO 9001, ISO 30301 и ISO 15489 - союзники во Вселенной, движимой документацией, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 29 апреля 2025 года в социальной сети Substack.

В сфере стандартов и сертификации стандарты ISO 9001 и ISO 15489 часто ходят рядом, подобно двум планетам на одной орбите - близкие, взаимосвязанные, но разные. Для организаций, серьезно относящихся к менеджменту качества и к целостности своих информационных активов, крайне важно понимать, как эти стандарты взаимодействуют друг с другом.

Стандарт ISO 9001:2015 - основа менеджмента качества

Мой комментарий: Речь идёт о стандарте ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества – Требования» (Quality management systems – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/62085.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62085:en . Стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) «Системы менеджмента качества. Требования», см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=193694

Стандарт ISO 9001:2015 представляет собой глобальный образец для систем менеджмента качеством (СМК). Он требует, чтобы организации документировали свои процессы, сохраняли доказательства соответствия и постоянно совершенствовались. Ключевые требования к «документированной информации» (documented information) в пункте 7.5 включают (в русской версии стандарта номера пунктов те же – Н.Х.):

• Пункт 7.5.1 «Общие положения»: Организации должны определить, какая документированная информация требуется, и обеспечить ее адекватное ведение и хранение.
  
  
• Пункт 7.5.2 «Создание и актуализация»: Документированная информация должна быть надлежащим образом выявлена, проанализирована и одобрена для обеспечения её пригодности и адекватности.
  
  
• Пункт 7.5.3 «Управление документированной информацией»: Информация должна быть защищена от потери целостности и конфиденциальности; она должна быть доступной там и тогда, где и когда это необходимо.

Эти положения подталкивают организации к систематическому управлению созданием, утверждением, распространением и хранением в течение установленных сроков критически важных документов. Однако стандарт ISO 9001 сознательно не предписывает, как именно следует управлять документами, ограничиваясь лишь этими высокоуровневыми требованиями.

Мой комментарий: Строго говоря, данный стандарт регламентирует управление лишь теми документами, которые непосредственно относятся к созданию, сертификации и поддержанию самой системы менеджмента качества. Он напрямую не регламентирует управление какими-либо иными документами, - хотя службы СМК и органы по сертификации нередко проявляют самодеятельность и вмешиваются в вопросы управления иными деловыми документами.

Стандарт ISO 15489:2016 – основа управления документами

Мой комментарий: Речь идёт об основном международном стандарте по вопросам управления документами ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en . Стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .

Именно здесь на сцену выходит стандарт ISO 15489. Данный стандарт, в котором внимание сфокусировано исключительно на управлении документами, включает подробно описанные принципы и процессы для создания, захвата, хранения и уничтожения/передачи документов. Это «внутреннее руководство» [в том смысле, что оно адресовано специалистам по управлению документами и архивистам – Н.Х.], направленное на то, чтобы сделать документированную информацию надежной, аутентичной, пригодной для использования и заслуживающей доверия - во времени.

Поразительно, но ISO 9001:2015 нигде не ссылается на ISO 15489 - ни в основном тексте, ни в библиографии, ни в поддерживающих его вспомогательных руководствах [Ларчик на самом деле открывается просто - ISO 9001 был создан раньше, чем появился ISO 15489; а при выпуске новых редакций ISO 9001 библиография и ссылки редко обновляются – Н.Х.]. Эти два стандарта функционируют независимо друг от друга. ISO 9001 просто ожидает, что документированная информация будет существовать и контролироваться, предоставляя организациям свободу определять методы, которые лучше всего соответствуют условиям их деятельности.

Как эти стандарты работают совместно на практике

Если организация использует ISO 15489 в качестве основы для выполнения требований к документации, установленных в ISO 9001, преимущества от использования стандартов умножаются. Обеспечивается не только сохранение документов, но и их структурированность, наличие богатых метаданных и контекстуальных связей между документами, а также готовность к аудиту. По сути:

• ISO 9001 говорит: Вы должны управлять своими документами и контентом,
  
  
• ISO 15489 показывает: Вот как это следует делать наилучшим образом.

Стандарт ISO 15489 повышает степень соответствия требованиям пункта 7.5 стандарта ISO 9001, помогая реализовать на практике хорошее стратегическое управление информацией. Он привносит строгость в процессы создания, хранения и уничтожения/передачи документов, тем самым снижая риски и укрепляя доверие к документированной информации организации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/06/iso-9001-iso-30301-iso-15489-2.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/162423413

Австралия: Еще раз о методологии DIRKS

Данная статья Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon была выложена на сайте компании 12 марта 2024 года.

Это переработка статьи, впервые опубликованной в 2012 году, но она и сегодня сохраняет свою актуальность.

DIRKS – инструмент для достижения лучших деловых результатов

Мало кто за пределами сферы управления документами знаком с методологией DIRKS. Что такое DIRKS, спросите вы?

Аббревиатура DIRKS (от «design and implementation of recordkeeping systems») означает «проектирование и внедрение систем управления документами». DIRKS представляет собой методологию, которая соответствует стандарту управления документами ISO 15489–1:2001 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles) и расширяет его.

Мой комментарий: Даже австралийцы уже позабыли, что первоначально аббревиатура DIRKS расшифровывалась как «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems).

Стандарт ISO 15489 адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», см. https://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=128367 . В настоящее время действует редакция международного стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), непринципиально отличающаяся от редакции 2001 года.

В своё время методология DIRKS легла в основу ныне отменённой второй части ISO 15489 – технического отчёта ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines), где она была изменена на DIRS (Design and Implementation of Records Systems – «проектирование и внедрение документных систем»).

Методологию DIRKS можно найти в приложении А известного австралийского стандарта AS 4390.3-1996 – предшественника ISO 15489. Руководство по DIRKS, опубликованное архивной службой австралийского штата Новый Южный Уэльс, можно скачать по адресу  https://staterecords.nsw.gov.au/sites/default/files/Recordkeeping/DIRKS_Manual.pdf .

Методология DIRKS включает восемь этапов:

• предварительное обследование (шаг А);
  
  
• анализ деловой активности (шаг B);
  
  
• определение требований к управлению документами (шаг C);
  
  
• оценка существующих систем (шаг D);
  
  
• определение стратегий управления документами (шаг E);
  
  
• проектирование системы управления документами (шаг F);
  
  
• внедрение системы управления документами (шаг G); и
  
  
• анализ после внедрения (шаг H).

Методология DIRKS не является ни новой, ни революционной. Она основана на традиционных методологиях проектирования систем, которые были адаптированы для среды управления документами. Это интенсивный аналитический процесс, в котором изучаются все аспекты организации – её структура, условия деятельности, заинтересованные стороны, процессы и результаты. В ходе анализа собираются и сопоставляются все соответствующие источники информации.

Примерно к 2000 году методология DIRKS стала общепринятой среди органов исполнительной власти Австралии, которой должны были ей следовать при разработке своих инструментов для управления документами. Органы исполнительной власти Австралийского Содружества выполняли шаги A–C DIRKS с целью получить от Национальных Архивов Австралии (National Archives of Australia, NAA) одобрение подготовленной ими деловой классификационной схемы и взаимосвязанного с ней ведомственного перечня видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении.

Подход Национальных Архивов Австралии к продвижению DIRKS привел к негативной реакции на эту методологию, главным образом из-за масштабности и затратности процесса. Масштаб проектов на основе DIRKS был огромен, а необходимые навыки (исследования, развитие языков и анализ деловых процессов) были в дефиците. Ввиду этого значительная часть работ была передана консультантам.

Поскольку целью большинства проектов DIRKS являлось создание инструментов для управления документами, значение этих проектов не была известно более широкой аудитории в организации и не осознавалось ею. Однако полученные в ходе процесса DIRKS знания должны были использоваться как ценный актив организации, будь то государственная или частная, большая или маленькая организация.

Чтобы понять, какую пользу приносит DIRKS, давайте подробнее рассмотрим первые три шага этой методологии.

Шаг А: Предварительное обследование

Целью шага А является выявление и документирование деловых функций организации, её целей, структуры; деловой, нормативной и социально-политической среды, в условиях которой она работает; а также основных факторов, влияющих на практику управления информацией. Вся ключевая информация об организации воссоздается снова и снова для использования при подготовке таких публикаций, как:

• годовой отчет,
  
  
• корпоративный сайт – раздел «О нас»,
  
  
• ответы на тендеры,
  
  
• процессы в рамках проявления должной предусмотрительности.

Шаг B: Анализ деловой деятельности

Целью шага B является разработка модели того, что и как делает организация, посредством изучения её деловой деятельности и процессов.

Результатом шага B является деловая классификационная схема (Business Classification Scheme, BCS), которая описывает деловые процессы организации в виде иерархической структуры функций (functions), видов деятельности (activities) и транзакций (transactions), где:

• Функции представляют собой основные направления деятельности, за которые организация несёт ответственность и которыми она управляет для достижения своих целей. Они представляют собой высокоуровневые совокупности видов деятельности организации.
  
  
• Виды деятельности – это основные задачи, выполняемые организацией для реализации каждой из своих функций. Они образуют второй уровень деловой классификационной схемы. Пример: «Проведение тендеров».
  
  
• Транзакции - это наименьшая единица деловой активности. Они образуют третий уровень деловой классификационной схемы. Использование документов само по себе является транзакцией.

Пример:

Функция: «Строительство объектов недвижимости»

Вид деятельности: «Проведение тендеров»

Транзакции:

• подготовлены спецификации на работы и услуги.
• разосланы запросы котировок или приглашения к участию в тендерах,
• получены ответы от заинтересованных сторон.
• и т. д.

Деловая классификационная схема являются одной из основных таксономий, используемых организациями. Такие схемы очень стабильны, поскольку функции и виды деловой деятельности не сильно меняются с течением времени. Эта стабильность является одной из основных причин, по которой модель деловой классификационной схемы (BCS) была принята в качестве стандарта для классификации документов – схема остаётся неизменной, несмотря на постоянные организационные изменения.

Мой комментарий: Здесь важно подчеркнуть, что в отличие от отечественной практики, деловые классификационные схемы строятся по функциональному, а не по структурному признаку.

В качестве инструмента деловой деятельности, деловая классификационная схема обеспечивает основу анализа деловых процессов и развития организации:

• Описания должностных обязанностей (ролей) могут быть связаны с BCS-схемой,
  
  
• Права доступа и допуски по безопасности могут быть связаны с BCS-схемой,
  
  
• Анализ транзакций лежит в основе анализа рабочих процессов.

Использование BCS-схем для поддержки деловых структур и систем придает этим структурам внутреннюю стабильность. Поскольку функции и виды деятельности более или менее постоянны, изменения в организационной структуре будут оказывать меньшее влияние на ключевые по важности деловые системы.

Шаг C: Определение требований к управлению документами

Целью шага C является определение и документирование требований организации к управлению документами. Эти требования вытекают из анализа деловых потребностей, законодательно-нормативных требований и обязательств перед обществом. Эти требования касаются необходимости создания, захвата, защиты документов, предоставления доступа к ним и их уничтожения либо передачи на архивное хранение, - а также структуры управления, которую организации следует создать для того, чтобы иметь всю необходимую ей деловую информацию и управлять ею подотчётным образом.

Анализ рисков проводится для определения того, какому риску подвергнется организация, если эти требования к управлению документами не будут соблюдены.

Для специалистов по управлению документами основным результатом анализа является перечень видов документов с указанием сроков их хранения: документы с одинаковыми требованиями к управлению документами группируются вместе. Перечень используется для применения правил уничтожения/передачи в отношении дел и документов.

Что касается деловой деятельности, то многие результаты этого анализа могут удовлетворить целый спектр деловых потребностей:

• На основе документированных источников формируется перечень законодательно-нормативных требований, который передаётся группе по юридическим вопросам и обеспечению соответствия;
  
  
• Результаты анализа рисков, связанных с управлением документами, используются для целей общей стратегии управления рисками;
  
  
• Анализ требований к управлению документами полезен для ИТ-служб, помогая им определить стратегии обеспечения доступа и хранения электронных деловых документов;
  
  
• Наконец, анализ заинтересованных сторон предоставляет сотрудникам, занимающимся связями с общественностью и развитием бизнеса, ценную информацию о требованиях внешних заинтересованных сторон и об ожиданиях общественности.

Общие итоги

Во многих отношениях методология DIRKS - это изобретение заново колеса, которое постоянно вращается в организации. Многие деловые организации проводят функциональный анализ – проблема заключается в том, чтобы интегрировать процесс DIRKS с другими инициативами организации или с инициативами в области анализа процессов. Даже без интеграции существует возможность обмениваться информацией между различными проектами, что приводит к меньшему дублированию усилий и меньшим вариациям в результатах. Это даже могло бы привести к использованию общей терминологии. Вот это действительно радикальная мысль!

Литература

Руководство по DIRKS архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records NSW DIRKS Manual), см.
https://staterecords.nsw.gov.au/recordkeeping/strategies-documenting-government-business-the-dirks-manual

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: Сайт компании Synercon
https://synercon.co/a-rehash-on-dirks-methodology/

Чего недостает в самом популярном стандарте по управлению документами ISO 15489?

28 февраля 2024 года прошло очередное заседание целевой рабочей группы AHG7 технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11. Задача этой группы – проанализировать текущее состояние стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html ), который в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 , и подготовить предложения о том, как его можно было бы актуализировать.

Следует понимать, что данный стандарт был разработан на основе австралийского стандарта AS 4390 (в 6 частях), вышедшего в свет в 1996 году. Международный стандарт ISO 15489 впервые был опубликован в 2001 году (в двух частях), а впоследствии в 2016 году была выпущена новая редакция первой части, в которую были внесены сравнительно небольшие редакционные изменения.

Таким образом, стандарт до сих пор отражает хорошую практику конца 20-века (периода начала электронной эпохи), сложившуюся в государственных органах и учреждениях при управлении организационно-распорядительной документацией (ОРД). Благодаря тому, что разработчики как австралийского, так и международного стандартов стремились сделать эти документы высокоуровневыми и технологически-нейтральными, стандарт ISO 15489 и сегодня остается достаточно актуальным и полезным, особенно для тех пользователей, которые пока ещё не зашли слишком далеко по пути цифровизации.

Помимо прочего, международные эксперты обменялись мнениями о том, чего недостаёт действующей редакции стандарта ISO 15489. Были упомянуты следующие аспекты:

• Хотя в одном месте стандарт упоминает о том, что практика управления документами применима более широко – в отношении данных и информации, сколько-нибудь детально этот вопрос не раскрывается.
  
  
• Ничего не говорится об имевшем место в ряде стран сдвиге парадигмы управления документами.
  
  Если раньше эталоном было централизованное управление документами с использованием специализированной системы для управления документами, в которую предлагалось перемещать документы, созданные либо полученные деловыми приложениями – то теперь всё чаще говорят о том, чтобы использовать децентрализованное управление документами «по месту» - прямо в тех деловых информационных системах (нередко облачных), в которых они создаются (или поступают).
  
  Как следствие, упал интерес у мощным централизованным СЭД, EDRMS и ECM-системам, и к установлению на государственном уровне функциональных требований к таким системам.
  
  
• Стандарт основан на модели жизненного цикла документа, когда предполагается, что на протяжении своего существования документ проходит (обычно последовательно) ряд четко выделяемых этапов.
  
  Эта модель, как и любая другая, работала и работает там, где она соответствует реальности. К настоящему времени стало ясно, что довольно многие виды документов, а особенно информации и данных, в эту модель не вписываются. В частности, это большая часть научно-технической документации, базы данных и т.п.
  
  В своё время в Австралии была разработана альтернативная модель «континуума документов», признающая, что документ может одновременно проходить обработку, характерную для нескольких этапов. Обо всём этом в ISO 15489 не упоминается.
  
  
• В стандарте не упоминается важная для современного управления документами и его жизнеспособности роль по активной поддержке оперативной деловой деятельности организации, в дополнение к исполнению законодательно-нормативных требований и (пассивному) удовлетворению потребностей самой организации в информации и документах.
  
  
• В стандарте нет сравнительно недавно появившейся концепции «стратегического управления информацией», в которой по сути дела речь идёт об объединении усилий специалистов целого ряда профессий в интересах эффективного и соответствующего требованиям управления документами, данными и информацией.
  
  
• Не обсуждается вопрос о сбалансированном подходе к классификации и упорядочению документов и информации, когда частично вместо традиционных способов упорядочивания могут применяться средства поиска, в т.ч интеллектуального. Также следовала бы отметить возможность использования в электронной следе одновременно нескольких способов упорядочивания и представления одних и тех же документов.
  
  
• Ничего не сказано по поводу такой обсуждаемой тесы, как защита персональных данных.
  
  
• Ничего не говорится о важнейших документах, которые необходимы для поддержки непрерывности деловой деятельности и быстрого восстановление в случае чрезвычайных ситуаций и катастроф. Всплеск интереса к данной теме был в начале 2000 годов, однако она по-прежнему остается востребованной.
  
  
• Не рассматривается вопрос выявления и представления электронной информации в ходе судебных разбирательств и расследований (э-раскрытия), имеющий колоссальное значение для стран английского права и для тех организаций, которые работают в этих юрисдикциях.
  
  
• В ISO 15489 ничего не говорится об особенностях управления документами в случае использования аутсорсинга (который сегодня уже не ограничивается внеофисным хранением бумажных документов и часто включает хранение и обработку электронных документов и информации), а также при использовании облачных, периферийных и мобильных вычислений. Не упомянута также набирающая популярность в Европе концепция квалифицированных услуг электронной архивации.
  
  
• Ничего не сказано об особенностях коллективной работы с документами нескольких структурных подразделений, организаций и учреждений, обычно реализуем ой на основе облачных технологий. Такой метод работы с документами заставляет по-иному посмотреть на вопросы происхождения, аутентичности, прав интеллектуальной собственности, комплектования документальных и архивных фондов.
  
  
• В стандарте не рассматриваются особенности управления распространенными «трудными» видами документов, таких, как документы в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на веб сайтах и в социальных сетях.
  
  
• В стандарте не рассматриваются особенности управления структурированными документами, доля которых постоянно возрастает (документы в базах данных, XML-отчетность и т.п.).
  
  
• В стандарте не упомянуты находящиеся «на слуху» новые и нарождающиеся технологии (например, блокчейн, искусственный интеллект, виртуальная и дополненная реальность, периферийные вычисления и многое другое), из-за чего документ воспринимается как устаревший; и в нём также нет «политических» ключевых слов, таких как устойчивое развитие, многообразие, борьба с изменением климата (которые полезны, когда нужно в определенных местах продемонстрировать важность управления документами).
  
  
• Не упомянута идеология «запроектированного» (by design) и «по умолчанию» (by default) управления документами и реализации ряда соответствующих функциональных возможностей.
  
  
• Наконец, в стандарте нет ни слова о подготовке документов к архивному хранению и о передаче их на архивное хранение.

Можно назвать и целый ряд вопросов, которые, конечно же, невозможно раскрыть сколько-нибудь подробно – но можно хотя бы упомянуть и дать ссылки на соответствующую литературу. Это, например:

• Современная дипломатика и её влияние на архивную теорию и практику;
  
  
• Обеспечение допустимости электронных документов в качестве надлежащих доказательств в судах;
  
  
• Использование в управлении документами методов компьютерной криминалистики;
  
  
• Методы сохранения пригодности электронных документов к использованию в длительной перспективе (конверсия, миграция, эмуляция);
  
  
• Особенности использования электронных подписей, печатей и отметок времени, и способы подтверждения их верности в долговременной перспективе;
  
  
• Проведение замещающей оцифровки аналоговых документов с последующим удалением оригиналов;
  
  
• Управление документами, имеющими грифы секретности и конфиденциальности.

Радует, однако, то, что сформулированные в ISO 15489 основополагающие принципы вроде бы не устарели – так что, возможно, есть шанс на удачную переработку стандарта и на «подтягивание» его до потребностей сегодняшнего дня. Но, конечно, для получения такого результата потребуется нелёгкая длительная работа.

Касси Финдлей: Для чего полезны стандарты?

Данная заметка известного австралийского специалиста Касси Финдлей (Cassie Findlay – на фото) была опубликована 25 февраля 2021 года на сайте фирмы ElevenM.com

Эксперт консультационной фирмы по вопросам защиты персональных данных и кибербезопасности elevenM Касси Финдлей обсуждает вопрос о том, как получить максимальную отдачу от стандартов. Касси является действительным членом австралийского национального технического комитета по стандартам управления документами и бывший членом аналогичного технического комитета Международной организации по стандартизации (ИСО). Она была ведущим автором действующей редакции международного стандарта управления документами ISO 15489 (в России, это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – Н.Х.).

Зачем обращать внимание на национальные или международные стандарты? Разве стандарты не нужны лишь для того, чтобы убедиться, что железнодорожные пути в разных штатах имеют одинаковую колею? Какое отношение они имеют к управлению и защите информации и персональных данных? Нужны ли нам стандарты?

Полезность стандартов для промышленного производства или обеспечения безопасности продукции очевидна и понятна. Однако когда разговор идёт о таких областях деятельности, как защита неприкосновенности частной жизни (персональных данных), управление документами и информационная безопасность, со всеми их непредвиденными обстоятельствами, - возникают сомнения в том, как можно что-либо в них стандартизировать, если столь часто на вопросы о том, что делать, следует ответ: «это зависит от обстоятельств».

Ответ на это кроется в том, что именно Вы стремитесь стандартизировать и какие типы продуктов деятельности по стандартизации Вы намереваетесь создать.

Можно утверждать, что из всех областей, в которых действует консультационная фирма elevenM, наиболее понятные варианты использования для стандартизации существуют в сфере кибербезопасности и информационной безопасности. Серия стандартов ISO 27001 (см. https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html ) пользуется огромным авторитетом и широко используется, их положения включаются в контракты и требования к ведению деловой деятельности на международном уровне.

Исполняя требования, предъявляемые к надежной системе менеджмента информационной безопасности (СМИБ), организации могут продемонстрировать рынку и деловым партнерам зрелость своих возможностей по обеспечению безопасности. Однако в этой сфере стандарты сильно расплодились, особенно по вопросам кибербезопасности, что  послужило стимулом для деятельности Целевой группы по гармонизации стандартов кибербезопасности (Cyber Security Standards Harmonisation Taskforce, https://www.zdnet.com/article/nsw-taskforce-wants-australia-wide-cyber-standards-harmony/ ), спонсируемой правительством австралийского штата Новый Южный Уэльс. Работой группы руководят AustCyber (австралийская некоммерческая организация, финансируемая по грантам федерального правительства Австралии, ставящая своей задачей формирование сети центров компетенции по вопросам кибербезопасности – Н.Х.)  и «Стандарты Австралии» (Standards Australia – австралийский орган по стандартизации – Н.Х.), которые недавно выпустили отчет ( https://www.standards.org.au/getmedia/c634a11d-3336-401f-8742-f4b9671fa195/NSW-Cyber-Security-Standards-Harmonisation-Taskforce-Recommendations-Report.pdf.aspx , о нём см. https://www.bankinfosecurity.asia/cybersecurity-standards-meshing-different-requirements-a-15958 ), содержащий ряд рекомендаций по гармонизации и упрощению стандартов кибербезопасности.

В сфере управления информацией, и особенно в области управления документами, в течение последних двух десятилетий велась активная работа по кодификации и стандартизации подходов к созданию систем, инструментов и процессов управления документами, в виде международного стандарта ISO 15489 «Управление документами» ( https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/projects/published/iso-15489-records-management.html ) и его предшественников.

Разрабатывая данный стандарт, специалисты по управлению документами не пытались сформулировать какой-то минимальный набор подлежащих исполнению требований. Скорее, они стремились описать оптимальный подход к внедрению и поддержанию ключевых мер контроля и процессов управления документами, включая работу по определению того, какие документы следует создавать и хранить; а также к позиционированию управления документами в качестве инструмента поддержки деловой деятельности, - независимо от того, в какой сфере Вы ведёте свою деловую деятельность.

Данный стандарт использует подход, отдающий приоритет электронным технологиям, при этом он способствует усилиям по созданию хороших концепций управления документами вне независимости от вида носителя.

Дополняя ISO 15489, серия стандартов системы менеджмента документов ISO 30300 ( https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/projects/published/management-systems-for-records-i.html ) предлагает стандарты, ориентированные на исполнение существующих законодательно-нормативных и иных требований, позволяющие организациям создавать и поддерживать обеспечивающие хорошее управление документами системы менеджмента, аудит которых может проводиться третьими сторонами, такими как государственные регулирующие органы или независимые аудиторы.

В сфере защиты персональных данных обязательные для исполнения требования в большинстве юрисдикций прямо вытекают из соответствующего законодательства (в Европе это закон GDPR - см. https://gdpr.eu/ ; в Австралии - Закон Австралии о неприкосновенности частной жизни - Australia’s Privacy Act, https://www.oaic.gov.au/privacy/the-privacy-act/ ), - и специалисты-практики обычно основное внимание обращают именно на них, а не на поиск стандартов.

В Соединенных Штатах существует лоскутное одеяло из множество законодательно-нормативных требований, влияющих на защиту неприкосновенности частной жизни и персональных данных, в при этом в последнее время начал широко исполняться «Закон Калифорнии о неприкосновенности частной жизни потребителей в Калифорнии 2018 года» (California Consumer Privacy Act of 2018, CCPA, см. https://oag.ca.gov/privacy/ccpa - для доступа к сайту может потребоваться анонимайзер – Н.Х.), и примеру Калифорнии последовали другие штаты, принявшие аналогичные законы.

Американский национальный орган по стандартизации в этой сфере, Национальный институт стандартов и технологий (NIST), тем не менее, имеет большой опыт разработки стандартов по вопросам безопасности, а теперь и защиты неприкосновенности частной жизни, в форме своей «Концепции кибербезопасности» (Cybersecurity Framework, https://www.nist.gov/cyberframework ) и недавно опубликованной «Концепции защиты неприкосновенности частной жизни (Privacy Framework, https://www.nist.gov/privacy-framework ). Однако важно отметить, что это не стандарты, а добровольно применяемые инструменты, подготовленные NIST и помогающие организациям управлять связанными с персональными данными рисками.

Мой комментарий: Утверждение о том, что «это не стандарты», по-видимому, связано с тем, что в Австралии в сфере государственного управления стандарты по-старинке обязательны к применению. А так документы NIST ничем не отличаются от международных и национальных стандартов, применяемых – согласно требованиям ВТО – именно на добровольной основе.

В следующий раз, когда Ваша организация задумается о соответствии какому-либо стандарту, обязательно разберитесь, зачем это делается, и:

• Поможет ли Вам соответствие стандарту занять достойное место на рынке, например, благодаря внедрению стандартов серии ISO 27001;
  
  
• Собираются ли независимые аудиторы и другие третьи стороны использовать стандарт(ы) (например, стандарты серии ISO 30300) при проведении своих аудитов;
  
  
• Станет ли стандарт для Вашей организации полезным инструментом или основой для внедрения наилучшей практики, описание которой, например, можно найти в основополагающем для управления документами стандарте ISO 15489; и
  
  
• Существуют ли законодательно-нормативные или иные обязательные требования, имеющие большую силу, чем любой стандарт - и носят ли они сами по себе нормативный характер (например, посредством включения в Закон Австралии о неприкосновенности частной жизни и через руководства австралийского Управления уполномоченного по информации - Office of the Australian Information Commissioner, OAIC).

Шуточку о зубной щётке частенько можно услышать в среде разработчиков стандартов (например, в технических комитетах ИСО) и, возможно, её слышит ограниченная аудитория, но в ней правильно указывается на то, что стандарты являются - и должны быть - адаптированными к пользователям и вариантам использования. Однако они не избавляют от зубного налёта.

Мой комментарий: Трудно угадать, какая шутка здесь имеется в виду – наверное, неприличная :) Для интересующихся, коллекция английских шуточек о зубных щётках здесь: https://upjoke.com/toothbrush-jokes

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: сайт фирмы ElevenM
https://elevenm.com/2021/02/25/standards-huhh-what-are-they-good-for/