США: Меморандум OMB M-24-10 «Совершенствование стратегического управления, инноваций и управления рисками при использовании искусственного интеллекта федеральными органами исполнительной власти»

Данная новость была опубликована 28 марта 2024 года на сайте американского Белого Дома.

Мой комментарий: Речь идёт об опубликованным Административно-бюджетным управлением президентской администрации (Office of management and budget, OMB) меморандуме M-24-10 «Совершенствование стратегического управления, инноваций и управления рисками при использовании искусственного интеллекта федеральными органами исполнительной власти» (Advancing Governance, Innovation, and Risk Management for Agency Use of Artificial Intelligence) объёмом 34 страницы, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2024/03/M-24-10-Advancing-Governance-Innovation-and-Risk-Management-for-Agency-Use-of-Artificial-Intelligence.pdf  

В то время, как применение искусственного интеллекта (ИИ) улучшает оперативную деятельность и оказание услуг в масштабах всего федерального правительства США, федеральным органам исполнительной власти (агентствам) необходимо эффективно управлять его использованием.

Данный меморандум устанавливает новые требования и рекомендации для федеральных органов исполнительной власти по управлению ИИ, инновациям и управлению рисками, в том числе посредством применения специфических практик управления с минимальным риском в ситуациях, когда использование ИИ может повлиять на права и безопасность граждан.

Укрепление стратегического управления искусственным интеллектом. Управление рисками ИИ и продвижение связанных с ИИ инноваций требует эффективного стратегического управления ИИ.

В соответствии с требованиями Исполнительного приказа Президента США №14110 о безопасных, надежных и заслуживающих доверия разработке и использовании искусственного интеллекта (Executive Order on the Safe, Secure, and Trustworthy Development and Use of Artificial Intelligence, EO 14110) от 30 октября 2023 года (о нём см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2023/11/blog-post_449.html - Н.Х.), в течение 60 дней с даты издания настоящего меморандума каждое ведомство должно назначить уполномоченного по искусственному интеллекту (Chief AI Officer, CAIO).

В данном меморандуме описаны роли, обязанности, старшинство, должностное положение и структура подотчетности для уполномоченных по ИИ (CAIO) федеральных органов исполнительной власти, включая расширенную отчетность посредством ведения реестра вариантов использования ИИ ведомством (AI use case inventory).

Поскольку ИИ глубоко взаимосвязан с другими техническими областями и политиками, касающимися данных, информационных технологий (ИТ), безопасности, защиты персональных данных, гражданских прав и свобод, качества обслуживания клиентов и управления кадрами, уполномоченные по ИИ должны работать в тесной координации с существующими в их ведомствах ответственными должностными лицами и организациями.

Мой комментарий: У нас в России, когда непонятно, что делать – мы создаём какой-нибудь комитет (а лучше несколько). В США в таких случаях назначают уполномоченного или директора по соответствующему вопросу, что часто оказывается даже более неудачным вариантом – если, как это часто делается, вводится новая должность, то возникает новая бюрократическая «прокладка», пытающаяся присвоить себе все полномочия и заслуги, и мешающая оперативному взаимодействию заинтересованных сторон (в первую очередь с высшим руководством ведомства). К тому же за последние годы уполномоченных развелось столько, что теперь они редко получают какой-то особый статус в своём ведомстве.

Продвижение ответственных инноваций в области ИИ. При наличии соответствующих защитных мер, ИИ может быть полезным инструментом модернизации деятельности федеральных органов исполнительной власти и улучшения обслуживания населения органами федерального правительства. С этой целью федеральные органы исполнительной власти должны повысить свои возможности по ответственному внедрению ИИ, включая порождающий (генеративный) ИИ, и предпринять шаги, создающие условия для совместного использования и повторного использования ИИ-моделей, кода и данных.

Данный меморандум требует, чтобы каждый федеральный орган исполнительной власти, названный в Законе о финансовых директорах (Chief Financial Officers Act, CFO Act), разработал корпоративную стратегию того, как он будет продвигать ответственное использование ИИ. В данном меморандуме также содержатся рекомендации о том, как федеральным органам следует снижать препятствия на пути ответственного использования ИИ, включая те, что связаны с ИТ-инфраструктурой, данными, кибербезопасностью, рабочей силой и специфическими проблемами порождающего ИИ.

Управление рисками, связанными с использованием ИИ. Хотя федеральные органы исполнительной власти получат значительные выгоды от ИИ, им также придётся управлять целым рядом рисков, связанных с использованием ИИ. На федеральные органы распространяются существующие требования по управлению связанными с ИИ рисками, и настоящий меморандум не заменяет и не отменяет эти требования. Вместо этого меморандум устанавливает новые требования и рекомендации, которые независимо и коллективно смягчают конкретные риски, связанные с использованием ИИ для обоснования или выполнения принимаемых ведомством решений и действий, особенно когда такое применение ИИ влияет на права и безопасность граждан.

Для устранения этих рисков настоящий меморандум требует от федеральных органов исполнительной власти следовать определённым минимальным практикам при таких видах использования ИИ, которые способны повлиять на безопасность и права граждан, - а также перечисляет конкретные категории ИИ, которые предположительно влияют на права и безопасность. Наконец, данный меморандум также даёт ряд рекомендаций по управлению рисками ИИ в контексте федеральных закупок.

Источник: сайт Белого Дома США
https://www.whitehouse.gov/omb/information-for-agencies/memoranda/
https://www.fedweek.com/federal-managers-daily-report/omb-issues-guidance-on-use-risk-management-and-other-ai-issues/
https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2024/03/M-24-10-Advancing-Governance-Innovation-and-Risk-Management-for-Agency-Use-of-Artificial-Intelligence.pdf 

США: Официально сдвинуты сроки окончательного отказа федеральных органов исполнительной власти от бумажных документов

Предельно короткий пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh) был опубликован 24 декабря 2022 года в социальной сети LinkedIn. В нём говорится:

 

 Уважаемые коллеги из органов федерального правительства США,

Административно-бюджетное управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) совместно выпустили меморандум М-23-07 от 23 декабря 2022 года, изменив крайние сроки, ранее установленные меморандумом М-19-21, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf

Счастливых праздников!

Речь идёт о меморандуме OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/06/M-19-21.pdf , а также пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html ). В частности, данный меморандум устанавливал, что:

1.2. К концу 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате и с соответствующими метаданными. (Иными словами, прекращается не только распечатывание электронных документов постоянного срока хранения согласно п.1.1, но и вообще изготовление этих документов в неэлектронном виде – Н.Х.).

1.3. К концу 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми документами временного срока хранения в электронном формате либо хранить их в коммерческих центрах хранения.

Но, как говорится, «не шмогла» :) Да и наивно было бы ожидать иного исхода с учётом того, что поставленные перед федеральными органами исполнительной власти задачи не были подкреплены соответствующим финансированием, кадровыми и материальными ресурсами. Теперь – поскольку ранее установленные сроки очевидно провалены практически всеми государственными органами – решено дать им ещё полтора года. Думаю, это неплохой рождественский подарок американским коллегам по профессии!

Всё это сильно напоминает то, что происходит у нас – например, с внедрением обновлённого закона об электронной подписи :)

В меморандуме М-23-07 сказано следующее:

«Хорошо налаженное управление документами необходимо для обеспечения прозрачности и подотчетности, и оно лежит в основе нашей демократии. Переход федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) в электронную - или «безбумажную» - среду является приоритетной задачей, поскольку это делает возможным либо расширяет возможности общественности взаимодействовать с государственными органами с использованием новых, более эффективных и действенных способов. Крайне важно, чтобы федеральные органы вышли за рамки бумажных процессов и начали использовать имеющиеся возможности, для улучшения работы правительства посредством полного перехода в электронную среду.

Меморандум M-19-21 «Переход к электронным документам», выпущенный совместно Административно-бюджетным управлением (OMB) и Национальными Архивами США (NARA), установил ряд требований в отношении перевода федеральных органов в полностью электронную среду, где это уместно. Пандемия COVID-19, похоже, задержала процесс перехода федеральных органов на использование электронных документов. Настоящий меморандум усиливает требования, установленные в меморандуме М-19-21, подтверждает основную цель перехода к электронным документам и обновляет ранее установленные в меморандуме М-19-21контрольные сроки. В данном меморандуме также описаны планы Национальных Архивов по выпуску, по мере необходимости, обновленных руководств.

1.1. К 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны управлять всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате.

Не позднее 30 июня 2024 года все документы постоянного срока хранения в федеральных органах исполнительной власти должны в максимально возможной степени управляться в электронном виде, с целью их передачи в конечном итоге на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы. Как и в предыдущей политике, не требуется управлять в электронном виде документами постоянного срока хранения, которые будут переданы на хранение в Национальные Архивы либо в федеральные центры хранения документации до 30 июня 2024 года.

1.2. После 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны преобразовать все свои документы постоянного срока хранения в электронный формат, снабдив их соответствующими метаданными.

После 30 июня 2024 года все федеральные органы исполнительной власти обязаны будут передавать документы постоянного срока хранения в Национальные Архивы в электронном формате вместе с соответствующими метаданными, в соответствии с нормативными документами Национальных Архивов и руководством по приёму/передаче документов на архивное хранение.

Федеральные органы могут запросить для себя у Национальных Архивов ограниченное исключение из этого требования в обстоятельствах, когда замена определенных аналоговых документов на электронные системы (так в оригинале – Н.Х.) окажется обременительной для общественности, расходы будут превышать ожидаемую отдачу, законодательно-нормативные барьеры будут препятствовать выполнению требования и/или у документов в оригинальном формате будет иметься исключительная внутренне присущая ценность.

1.3. К 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны управлять всеми документами временного срока хранения в электронном формате и/или хранить их в коммерческих центрах хранения.

К 30 июня 2024 года управление всеми документами временного срока хранения федеральных органов исполнительной власти должно стать в максимально возможной степени электронным. Федеральные органы могут продолжить создание и хранение определенных документов в аналоговых форматах, если они получат у Национальных Архивов ограниченное исключение по одной из причин, указанных в пункте 1.2, -  но все прочие неактивные документы, подлежащие передаче (имеются в виду неактивные документы временного, в первую очередь длительного срока хранения, прежде передававшиеся на хранение в ведомственные центры хранения документации или архивы – Н.Х.) после 30 июня 2024 года, должны храниться в коммерческих центрах хранения. Это не относится к документам временного срока хранения, переданным на временное хранение в федеральные центры хранения документации до 30 июня 2024 года.

К 30 июня 2024 года все федеральные органы должны закрыть управляемые ими центры хранения документации и передать неактивные документы временного срока хранения в федеральные центры хранения документации либо в коммерческие центры хранения. Аналоговые документы временного срока хранения, подлежащие передаче после 30 июня 2024 года, должны быть переданы в коммерческие центры хранения, соответствующие требованиям Национальных Архивов к хранению документов.

1.4. После 30 июня 2024 года Национальные Архивы перестанут принимать на хранение партии документов как постоянного, так и временного срока хранения в аналоговых форматах, и будут принимать только документы в электронном формате и с соответствующими метаданными.

После 30 июня 2024 года Национальные Архивы больше не будет принимать новые партии документов как постоянного, так и временного срока хранения в аналоговых форматах, если только ими не будет предоставлено ограниченное исключение в соответствии с пунктами 1.2 и 1.3.

NARA продолжит хранить и обслуживать все аналоговые документы, переданные в федеральные центры хранения документации до 30 июня 2024 года, вплоть до установленной даты их уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение. Как только для этих документов наступит время уничтожения/передачи, Национальные Архивы примут на хранение документы постоянного срока хранения в их исходном аналоговом формате, и надлежащим образом проведут уничтожение документов временного срока хранения.

Во всех прочих случаях передача документов и юридической ответственности за них в Национальные Архивы должна проводиться в электронном формате, независимо от того, были ли документы изначально созданы в электронных форматах.

Начиная с 1 июля 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны будут оцифровывать созданные в аналоговых форматах документы постоянного срока хранения перед их передачей в Национальные Архивы. Оцифровка и передача должны осуществляться в соответствии с нормативными документами Национальных Архивов и руководством по приёму/передаче документов на архивное хранение, включая требования к метаданным.»

Источник: сайт LinkedIn / сайт Белого дома
https://www.linkedin.com/posts/adravan_m-23-07-activity-7012090523687526400-21gR  
https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf

NARA взвешивает возможность продления крайнего срока перехода на электронные документы и достижения цели «нулевого клика»

Данная статья Сары Сайберт (Sarah Sybert – на фото) была опубликована 24 авгучта 2022 года на сайте издания Government CIO – Media and Research («ИТ-директор государственного органа – Материалы СМИ и результаты исследований».

Директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) требует большего внимания к управлению электронными документами в условиях приближающегося крайнего срока.

Совместный меморандум Национальных Архивов США (NARA - на фото) и Административно-бюджетного управления президентской администрации (OMB) требует от федеральных органов исполнительной власти перейти к концу 2022 года «безбумажному правительству» (см. https://governmentciomedia.com/federal-agencies-transitioning-electronic-records-what-expect-2022 ); однако непредвиденные проблемы, вызванные пандемией COVID-19, задержали этот процесс и привели к обсуждению федеральными органами власти возможности продления быстро приближающегося крайнего срока, который наступает в декабре 2022 года.

«Декабрь 2022 года - это не конец света. Нас в Национальных Архивах всегда больше всего волновал прогресс в этом отношении», - отметил 23 августа 2022 года в ходе конференции 930gov (см. http://www.930gov.com/ ), организованной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute), директор по управлению документами в федеральном правительстве США Лоуренс Брюер. «Мы попросили федеральные органы исполнительной власти создать модели зрелости. Мы хотим увидеть, что федеральные органы совершенствуют свою деятельность, решают проблемы, снижают риски и достигают более высокого уровня зрелости. Мы собираемся продолжить усилия в области управления электронными документами и попытки создать среду, в которой мы будем полностью электронными и реализуем концепцию управления документами «нулевого клика» (zero click – это стратегия, в рамках которой решения по управлению документами «встроены» в системы, поддерживающие деятельность по выполнению миссии соответствующего органа или учреждения – Н.Х.).

Пандемия COVID-19 поставила новые проблемы (см. https://governmentciomedia.com/nara-previews-next-few-years-records-digitization ) на пути Национальных Архивов к цифровому правительству, включая препятствия для проведения оцифровки, закрытие центров хранения документации и передачу бумажных документов с ограниченной их обработкой, что замедлило выполнение план-графика трансформации, установленного в меморандуме M-19-21.

Хотя Национальные Архивы США не могут самостоятельно изменить контрольные даты, архивное ведомство сотрудничает с Административно-бюджетным управлением (OMB) при разработке следующих шагов и рассмотрении возможных продлений сроков.

«Это тот аргумент, который мы стремились донести в моих беседах и обсуждениях с представителями OMB - что именно мы слышим, с какими сложностями и проблемами сталкиваются федеральные органы исполнительной власти – с тем, чтобы попытаться оправдать продление целевых сроков, которое даст федеральным органам некоторое время на то, чтобы вернуться в свои здания, нарастить темпы преобразований и действительно начать концентрировать внимание на целях», - сказал Брюер. «Тем не менее, я не могу сказать Вам, какими будут новые цели. Этот вопрос всё еще находится в стадии рассмотрения.»

Помимо пандемии, федеральные органы также столкнулись с проблемами, связанными с ресурсами, включая бюджет, кадровое обеспечение, технологии и стратегическое управление, мешающими эффективному внедрению электронного управления документами. Национальные Архивы сотрудничают с промышленностью для того, чтобы помочь с получением федеральными органами новых инструментов, обеспечивающих поддержку и управление эволюционирующими видами документов, такими, например,  как текстовые сообщения.

Национальные Архивы  планируют сотрудничать с Департаментом по управлению персоналом органов федерального правительства США (Office of Personnel Management, OPM) при формировании набора навыков для управления документами и повышении квалификации персонала, с тем, чтобы следующее поколение специалистов по управлению документами и архивистов было готово к успешной работе в новых условиях. Менеджмент изменений (change management – см. https://governmentciomedia.com/change-management-key-transforming-federal-workforce ) также будет играть ключевую роль во внедрении цифрового правительства, уделяя особое внимание культуре существующей рабочей силы.

«Все, что связано с менеджментом изменений, это как разворот линкора на 180 градусов -  всё это требует времени. Мы отчётливо и ясно видим и слышим, что федеральные органы и их специалисты по управлению документами делают всё, что в их силах, чтобы продвигаться туда, где нам нужно быть в связи с этой трансформацией, - но всё ещё есть сопротивление, с которым многие федеральные органы сталкиваются», - сказал Брюер.

Национальные Архивы (NARA) и Административно-бюджетное управление (OMB) продолжают оценивать успешность исполнения меморандум, и, как отметил Брюер, необходим баланс между политикой и технологиями. Двигаясь вперед, NARA и OMB продолжат развивать идеи меморандума M-19-21 таким образом, чтобы предвосхищать изменения в среде ведения документации, уделяя особое внимание прозрачности и минимальному вмешательству в будущем конечного пользователя в управление документами.

«Руководства могут выпускаться и эволюционировать только такими темпами, которые способны поддерживать технологии», - отметил Брюер. «Мы всегда внимательно смотрим на нарождающиеся технологии. Как нам достичь цели «нулевого клика»? Как нам использовать нарождающиеся технологии вроде искусственного интеллекта? И мы хотели бы написать руководство, которое поможет федеральным органам добиться этого, но мы также должны иметь представление о технологиях и инструментах, которые имеются в распоряжении федеральных органов, чтобы быть уверенными в их способности эффективно реализовать положения подобного руководства».

Глядя в будущее, Национальные Архивы планируют разработать и обновить свои стратегии, включив в них дополнительные факторы, такие как стандарты оцифровки (см.  https://governmentciomedia.com/digitalization-efforts-help-irs-va-curb-costs ) и прозрачность данных.

«Всё это касается управления электронными документами, и, в конечном счете, существуют стратегии, призванные приблизить нас к реализации видения «нулевого клика» и прозрачного управления документами», - подчеркнул Брюер. «Есть вопросы, связанные с веб-сайтами, документами в социальных сетях, платформами для совместной работы… на которых мы хотим сосредоточиться в плане подготовки руководств, и мы хотели бы найти баланс между подготовкой руководств, исполнение которых технологии способны поддержать и тем, что в состоянии реализовать на практике федеральные органы исполнительной власти».

Сара Сайберт (Sarah Sybert)

Мой комментарий: Не скажу, что считаю деятельность Национальных Архивов США каким-то идеалом, но есть пара вещей, которые американцы понимают и до которых пока ещё не доросли наши органы управления архивным делом и делопроизводством – например, следующие:

• Мало подготовить приличную нормативно-правовую базу, нужно позаботиться и о том, чтобы государственные органы и учреждения действительно были в состоянии выполнить эти требования (так, архивная система России на данный момент совершенно не готова работать с электронными документами, и хотя силой можно заставить архивы принимать электронные материалы на хранение, однако при этом неизбежно будут масштабные архивные катастрофы и инциденты безопасности. Конечно, у нас развитие частенько идёт через катастрофы, но лучше всё-таки было бы их избегать!);
  
  
• Разово проблема не решается – придётся всё время осваивать новые технологии, переобучать кадры и приводить в соответствие с практикой нормативную базу;
  
  
• Любые перемены требуют переработки нормативной базы, выделения финансов и других ресурсов, привлечения дополнительных и/или переобучения существующих специалистов по работе с документами и конечных пользователей деловых информационных систем.

Источник: сайт GovernmentCIO Media & Research
https://governmentciomedia.com/nara-weighs-records-digitization-deadline-extension-toward-zero-click-goal

США: Долгая дорога к электронному управлению документами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/1_22.html )

Исполнение законодательно-нормативных требований как побочный результат

Дискуссионная группа предупредила о том, что большой риск того, что постоянно придётся навёрстывать упущенное, вместо того, чтобы интегрироваться в проект с самого начала, - может привести к тому, что управление электронными документами будет восприниматься как плохо продуманное бремя, налагаемое на обычных пользователей. По словам одного руководителя, слишком часто ИТ-службы «похоже, не заботятся об удобстве работы пользователей».

Ещё один коллега согласился с тем, что руководители служб управления документами должны восполнить этот пробел, отметив: «ИТ-службы действительно хороши в плане предоставлении инструментов и технологий нашим сотрудникам, но они не очень-то хороши, когда нужно объяснить им, как всё это использовать. Поэтому мы сейчас позиционируем себя в организации как службу поддержки - не в связи с какими-либо технологиями, с которыми мы не можем разобраться, а в связи с нашим интересом, который перекликается с интересом наших коллег, а именно: «Можете ли Вы найти свою информацию?»».

Помимо этого, несколько участников отметило, что организация своих усилий с упором на исполнение требований к электронному управлению документами - это быстрый путь к окопной войне с руководством среднего звена ведомства. По словам одного из коллег, тема исполнения нормативных требований «занимает весьма скромное место среди приоритетов высшего руководства в нашем органе исполнительной власти». «Вам в таком случае придётся иметь дело только с людьми более низкого ранга».

«Мы пытаемся заставить руководство увидеть, что их проблемы будут решены с помощью решения для управления информацией и данными», - сказал другой коллега. «И при этом, кстати говоря, мы получим исполнение нормативных требований как побочный результат».

Это не означает, что сроки и требования меморандума M-19-21 не используются в качестве рычага давления. «Я использую этот крайний срок, чтобы подстёгивать наше руководство, напоминая им, что мы должны исполнять требования OMB, - и это привлекает их внимание», - отметил один из участников. «Я вижу много закатанных глаз и терпеливых лиц, но мы также знаем, что это единственный способ изменить культуру, которая меняться не желает, при которой всё распечатывается и считается, что именно находящиеся у сотрудников бумажные экземпляры как раз и являются документами».

Тем не менее, другой коллега сказал: «Важно осознавать, что исполнение установленных требований – мера реагирования (в отличие от профилактических действий «на опережение» – Н.Х.), и что мы часто теряемся в проектах и усилиях по обеспечению исполнения законодательно-нормативных и иных требований, и упускаем из виду более крупную миссию, которая является критически-важной. У Вас вообще не будет никаких документов, если мы не выполним нашу миссию».

Кто несёт ответственность за миссию по управлению электронными документами?

Требования меморандума M-19-21; упор на основанное на данных государственное управление, которое было закреплено в «Законе об основах разработки политик, опирающихся на доказательства» (Foundations for Evidence-Based Policymaking Act, FEBP – см. https://www.congress.gov/bill/115th-congress/house-bill/4174/text - Н.Х.), появившемся в начале 2019 года; а также более широкие усилия в плане цифровой трансформации, в совокупности привели к тому, что «на кухне управления информацией собралось множество поваров». Дискуссионная группа отметила, что в настоящее время существует больше возможностей позиционировать управление электронными документами в качестве центрального элемента миссий ведомств, но при этом также повышается риск конкуренции приоритетов. В этой связи, как сказал один из участников, особенно важно «выделить и разграничить роли и обязанности с учетом усиления внимания к стратегическому управлению данными».

Этот же коллега добавил, что Закон о доказательствах (Evidence Act) «очень неоднозначен в некоторых отношениях. Мы прорабатываем, кто и что должен делать, и у кого есть для этого полномочия. Мы фактически разрабатываем общий язык с тем, чтобы технические специалисты и люди, занимающиеся метаданными, могли общаться со специалистами по управлению документами, и все действительно понимали, о чём мы говорим.»

«У нас целая куча начальников в офисе директора по информационным технологиям», - сказал другой руководитель, - «и никто не знает, кто чем занимается и как все они связаны друг с другом, -  и, что более важно, как нам взаимодействовать с ними по вопросам управления документами.»

Пандемия коронавируса как катализатор

Уже почти год усилий, направленных на максимальное использование дистанционной работы, а также новые приоритеты, ставшие следствием Covid-19, затормозили ряд усилий по выполнению меморандума M-19-21, особенно в тех федеральных органах исполнительной власти, которые работают над оцифровкой огромных архивов бумажных документов на местах. Однако большинство участников дискуссионной группы отметило, что пандемия ускорила освоение ведомствами цифровых инструментов, которые упростят управление электронными документами.

Один руководитель подчеркнул, что органы исполнительной власти уже не вернутся к бумажным процессам, в то время как другой отметил, что «с марта люди перестали просить бумагу. Я предполагаю, что они по-прежнему выполняют ту же работу, просто они находят информацию в других местах».

Обратной стороной медали может быть стремительный рост количества электронных документов. Один из участников отметил, что инструменты для коллективной работы, которые тестировались в небольших пилотных проектах или всё ещё находились на стадии разработки, теперь используются постоянно. «В результате формируется совершенно новый источник информации – вроде протокола нашего круглого стола».

По крайней мере один из коллег скептически отнёсся к мысли о том, что ведомства просто не вернутся к старым методам, даже когда это станет возможным ввиду ослабления мер предосторожности, связанных с обеспечением общественного здравоохранения. «Не думаю, что мы можем говорить здесь об успехе до тех пор, пока не вернемся назад, не встретимся снова лицом к лицу и не увидим, что сохранилось от старой культуры», - сказал этот человек.

Ещё один участник дискуссии выразил обеспокоенность тем, что бюджеты будут ещё больше урезаны вину связанных с пандемией новых приоритетов, что может сделать невозможным соблюдение сроков, установленных меморандумом M-19-21.

«Я действительно считаю, что сроки нужно переносить», но не из-за Covid-19, - сказал этот руководитель. «Перенос сроков нужен из-за того, что мы всё больше и больше понимаем все сложности движения вперёд».

Трой Шнайдер (Troy K. Schneider),
главный редактор изданий «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW) и «Государственные компьютерные новости» (Government Computer News, GCN)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2021/02/16/fcw-perspectives-erm-long-road.aspx

США: Долгая дорога к электронному управлению документами, часть 1

Статья Троя Шнайдера (Troy K. Schneider – на фото) была опубликована 16 февраля 2021 года на сайте американского издания «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW, http://fcw.com/ ).

Приближается крайний срок для перехода органов государственной власти США полностью на электронные документы, однако пандемия коронавируса и другие события создают новые проблемы.

Меморандум M-19-21 Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/08/M-19-21-new-2.pdf ) требует от всех федеральных органов исполнительной власти перейти к полностью электронному управлению документами к концу 2022 года. Это документ, изданный в июне 2019 года, также предписывает Национальным Архивам США (NARA) прекратить приём на хранение бумажных документов после 31 декабря следующего года – что для государственных органов является дополнительным стимулом уложиться в срок.

В тот момент, когда федеральные органы исполнительной власти прошли примерно половину дороги на пути к воистину электронным документам, «Федеральный компьютерный еженедельник» (FCW) собрал группу, включающую руководителей служб управления документами и другие заинтересованные стороны, чтобы посмотреть, как продвигаются усилия этих органов. Обсуждение протоколировалось, но без указания, кому принадлежали конкретные высказывания; а цитаты были отредактированы для большей краткости и ясности. Итак, вот что сказала группа.

Достигнутый прогресс и остающиеся проблемы

Каждый из участников отметил, что её / его ведомство делает успехи в деле перехода на управление электронными документами (electronic records management, ERM), хотя степень этих успехов сильно различалась. По их словам, пандемия Covid-19 и вызванное ею рассредоточение рабочей силы повлияли на усилия, направленные на исполнение меморандума M-19-21, - но традиционные проблемы, стоящие перед органами государственной власти, оказали куда большее влияние.

«Самый главный вопрос заключается в том, что на деле отсутствует целевое финансирование, предназначенное для выполнения каких-либо операций по управлению документами в министерстве», - сказал один чиновник. «Таким образом, мы вынуждены использовать ресурсы других программ».

Другой участник отметил, что 2022 финансовый год станет первым годом, когда для ответственных за исполнение ведомствами своих миссий (владельцев миссий) станут ясны бюджетные последствия, добавив: «Я подозреваю, что это повлияет на процесс балансирования рисков, который нам предстоит. В худшем случае мы сохраним всё как есть и попытаемся разобраться со всем этим в следующий раз».

В одном из ведомств реорганизация привела к смене подчинённости группы управления документами и вынудила повторно провести длительные обсуждения, чтобы заручиться поддержкой руководства. «Мы стали чем-то вроде рыжего пасынка для службы комплайнса», - сказал соответствующий руководитель. «Каждый раз, когда нас переподчиняют в её структуре, мы теряем год или два».

Несколько участников сообщило о том, что главным приоритетом в 2021 году стало стремление к более качественным метаданным. Меморандум M-19-21 поручил федеральным органам исполнительной власти «в максимально возможной степени» перевести свои документы в электронную форму к концу 2019 года, в то время, как 2022 год является крайним сроком для управления «всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате и с соответствующими метаданными».

«За последние пару месяцев я потратил массу времени на изучение наших фондов с тем, чтобы разобраться, что нужно оцифровать, и где нам нужно больше метаданных», - рассказал один из руководителей. «Речь идет о различных, специфических для конкретных миссий метатегах, а также обо всех атрибутах, которые интересуют Национальные Архивы США».

Специфической проблемой, с которой столкнулся ещё один руководитель, стало внедрение управления документами в системах, построенных вокруг наборов данных, а не документов. «Информация, которая раньше собиралась в виде заполняемых форм, теперь помещается в базы данных и реконфигурируется для целей отчетности, отслеживания тенденций, утверждения решений и всего прочего», - отметил он. «Чтобы решить эти проблемы, нам нужно на ещё более ранних этапах подумать не только о том, какие данные захватываются в эти системы, но и о том, кто разрабатывает эти системы. И это подталкивает специалистов по управлению документами в область стратегического управления информацией, когда ставится вопрос: Зачем мы это проектируем?»

Это втягивает управление электронными документами (ERM) в ту сферу, которой обычно занимались ИТ-директора (CIO), директора по технологиям (CTO), а теперь ещё и директора по данным, - добавил этот руководитель. «Так что нам сейчас приходится работать с ними в рамках их ИТ-процессов. Но мне комфортно в текущей ситуации».

В группе сложился общий консенсус относительно хорошей оценки («comfortable») достигнутого к настоящему времени прогресса, хотя никто не ожидает, что сумеет обеспечить 100% -е соответствие требованиям к моменту истечения крайнего срока, установленного меморандумом M-19-21. «К концу 2022 года мы не сможем стать полностью электронными», - сказал один из участников, - «но мы основательно продвинемся на этом пути».

Максимальное эффективное использование существующих строительных блоков

Большинство федеральных органов исполнительной власти стремились избавиться от использования «бумаги» в своих деятельности задолго до того, как этого потребовал меморандум M-19-21, поэтому во многих случаях ключевые инструменты уже развёрнуты. В частности, широкое внедрение в органах федерального правительства решения Microsoft Office 365 - и быстрое развертывание Microsoft Teams после начала пандемии - открыли новые возможности для вплетения управления электронными документами в повседневные операции. В то же время участники встречи указали на осложнения, которые необходимо устранить.

Office 365 предлагает «значительную гибкость с точки зрения адаптации к различным масштабам и миссиям министерства», - отметил один из участников, но «не существует универсального, пригодного на все случаи жизни приложения для управления документами, которое бы удовлетворяло все эти потребности.»

Другой коллега отметил, что способность государственного органа эффективно использовать определённый инструмент зависит от его конкретного лицензионного соглашения, и многие технологии, разработанные для ИТ-сред частного сектора, «должны были быть доработаны до готовности, чтобы их развернуть».

Кроме того, стремление к расширению масштабов виртуальной коллективной работы добавило новые проблемы для управления электронными документами. «У нас было запланировано хорошо продуманное пошаговое внедрение Teams, и управление документами было встроено в весь этот процесс», - сказал один из руководителей. «Внезапно все эти планы были выброшены в корзину, поскольку решение Teams были немедленно установлено всем сотрудникам, когда их отправили домой на удаленную работу в марте 2021 года».

Этим комментариям вторило мнение ещё одного коллеги, который отметил: «Развертывание нами Teams было быстрым и не очень хорошо спланированным. Таким образом пробел вроде бы был заполнен, но с самого начала было заявлено, что это не платформа для документирования, - соответственно, все использующие эту платформу сотрудники ведомства вынуждены перемещать в свои собственные системы имеющие ценность материалы, которые они хотят сохранить в качестве документов».

Первый из этих двух руководителей предсказал, что быстрые развёртывания станут нормой. «Управление документами будет присутствовать там как часть этого развертывания, но нам придется выявлять пробелы и устранять их по мере продвижения по пути развертывания этих решений».

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/2_23.html )

Трой Шнайдер (Troy K. Schneider),
главный редактор изданий «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW) и «Государственные компьютерные новости» (Government Computer News, GCN)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2021/02/16/fcw-perspectives-erm-long-road.aspx

По мнению Счётной Палаты США, Административно-бюджетное управление президентской администрации отстаёт с подготовкой руководств по открытым данным

Данная заметка Джоша Майо (Josh Mayo) была опубликована на сайт MeriTalk 8 октября 2020 года.

Согласно отчету, опубликованному 8 октября 2020 года Счетной палатой правительства (GAO), федеральные органы исполнительной власти добились значительного прогресса в области открытых данных, однако Административно-бюджетное управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) так и не выпустило ни руководство по внедрению, ни отчёты об исполнении, предусмотренные Законом об открытых, публичных, электронных и необходимых (Open, Public, Electronic, and Necessary, OPEN – об этом законе см мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/06/open-government-data-act.html - Н.Х.),

 
Мой комментарий: Открытые данные были «фишкой» администрации президента Обамы, и с её лёгкой руки по всему миру была поднята в своё время большая шумиха, соизмеримая с нынешней шумихой вокруг блокчейна и искусственного интеллекта. Правда, ещё при Обаме стало ясно, что достоинства открытых данных сильно преувеличены, - ну а при президенте Трампе об этом проекте конкурирующей партии, как это нередко бывает в США, предпочли забыть. Но вот если на выборах в ноябре 2020 года выиграет Байден, то меня не удивит реанимация этой программы :)

В отчёте Счётной Палаты (см. https://www.gao.gov/assets/720/710068.pdf ) главное внимание уделено административным требованиям закона OPEN о государственных открытых данных - с упором не на внедрение их в федеральных органах, а на соответствующее руководства и на обязанности, делегированные OMB, Управлению общих служб правительства США (GSA) и Национальным Архивам (NARA). Счётная Палата установила, что, хотя сами эти ведомства успешно внедрили федеральный каталог данных и онлайн-репозиторий, тем не менее, Административно-бюджетное управление не выполнило все возложенные на него данным законом обязанности.

Мой комментарий: Речь идёт об отчёте GAO-21-29 «Открытые данные – Федеральным органам исполнительной власти требуется руководство для того, чтобы создать всесторонние реестры данных; сведения об их прогрессе в этой области являются ограниченными» (Open Data - Agencies Need Guidance to Establish Comprehensive Data Inventories; Information on Their Progress is Limited), октябрь 2020 года, объёмом 35 страниц.

Хотя закон требовал подготовить руководство по внедрению к июлю 2019 года, на август 2020 года оно всё ещё оставалось на стадии проекта. В качестве причины задержки Административно-бюджетное управление указало на необходимость дальнейшего взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти, одновременно дав этим органам указание следовать пока что ранее выпущенным рекомендациям по открытым государственным данным. Счётная Палата, однако, считает, что это не покрывает в полной мере требований Закона об открытых государственных данных.

«Выполнение этого требования закона имеет решающее значение для полноценного исполнения и соблюдения требований закона агентствами. В отсутствие такого руководства агентства, - особенно те, что ранее не были охвачены политикой открытых данных, - могут отстать в плане соблюдения установленных законом сроков создания всесторонних реестров данных», - говорится в отчёте.

Счётная палата рекомендовало опубликовать руководство по внедрению, при этом OMB отказалось комментировать эту рекомендацию.

В отчете также высказана претензия к Административно-бюджетному управлению о том, что то не опубликовало подлежащий подготовке раз в два года отчет о соблюдении ведомством требований закона и о показателях своей деятельности по исполнению новых требований к открытым данным, - это отчёт следовало выпустить в январе 2020 года. Сотрудники OMB сообщили Счётной Палате, что они всё ещё принимают решение о формате отчета, и не смогли сказать, когда же отчёт будет закончен.

«В отсутствие отчёта OMB… Конгрессу и общественности недостаёт ключевой информации о том, в какой степени федеральные органы исполнительной власти выполняют свои требования в соответствии с законом», - заявила Счётная Палата.

Не имея на руках отчёта OMB, Счётная Палата попыталась самостоятельно проанализировать достигнутый федеральными органами прогресс, но столкнулась с трудностями, связанными с многочисленными форматами и неровным качеством данных у различных ведомств. В отчете Счётной Палаты также обращено внимание на Контрольную панель по основным этапам Закона о доказательствах (Evidence Act Milestones dashboard)  - которая контролируется OMB и поддерживается GSA, - и на отсутствие в ней как регулярно исполняемой операции сканирования на предмет наличия ошибок в данных. счётная Палата рекомендовала, чтобы для Контрольной панели была внедрена политика регулярной проверки на наличие ошибок, - с чем GSA согласилось, в то время как OMB отказалось давать комментарии.

Джош Майо (Josh Mayo)

Источник: сайт MeriTalk
https://www.meritalk.com/articles/gao-omb-lagging-on-open-data-guidance/

США: Административно-бюджетное управление администрации включило предложения ассоциации ARMA International по вопросам управления документами и информацией в новые федеральные политики в области информационных технологий

Данный пресс-релиз международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International был выложен на новостном сайте Prweb.com 2 августа 2016 года.

ARMA International, некоммерческая профессиональная ассоциация, представляющая специалистов по управлению документами и информацией, похвалила сегодня внесенные Административно-бюджетным управлением администрации США (U.S. Office of Management and Budget, OMB) изменения в политики федерального правительства, регламентирующие использование информационных ресурсов известные как «Циркуляр A-130» (см. также http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/arma-international_26.html ). В числе этих изменений – большее признание роли служб управления документами в закупке информационных ресурсов и управлении ими.

«Хотя мы считаем, что OMB могло бы пойти и дальше в плане учета проблем управления документами и информацией в процессе управления ИТ, новые политики помогут руководителям государственных органов избежать такого рода системных сбоев в управлении документами, которые имели место в ряде органов исполнительной власти в течение последних пары лет», - заявила директор ARMA по взаимодействую с государственными органами и международным программам Лиз Айсногл (Liz Icenogle – на фото). «Они облегчат решение огромной по сложности задачи по внедрению интегрированного подхода к обеспечению исполнения законодательно-нормативных требований при управлении документами в более чем 250 министерствах и ведомствах».

19 ноября 2015 года, комментируя письмо OMB о первоначальном проекте изменений, предлагаемых в циркуляр A-130, ARMA International сформулировала ряд рекомендаций по укреплению дисциплины в управлении документами и информацией для информационных ресурсов федеральных органов исполнительной власти, в целях обеспечения прозрачности, подотчетности и доступности важнейших документов и, в конечном итоге, сохранения государственных документов как части нашего национального культурно-исторического наследия. Окончательная редакция внесенных в политики изменений включает рекомендованные ассоциацией ARMA International положения о том, чтобы службы управления документами, а также требования к срокам хранения и действиям по их истечении в полной мере были интегрированы в жизненный цикл и этапы ИТ-ресурсов. Это новое требование поможет решить постоянно усложняющуюся проблему управления данными, обеспечив, что информационные активы не будут неумышленно утрачены и не станут недоступными по мере развития технологий и систем.

«Данные изменения политики обеспечат принятие во внимание требований к управлению документами и информацией на протяжении всего жизненного цикла разработки, создания и эксплуатации ИТ-систем, в том числе в случае их вывода из эксплуатации, модернизации или замены», - отметила Айсногл. «Выявление недостатков в работе с документами на ранних стадиях развития системы, а также решение делопроизводческих проблем ещё до вывода старых систем из эксплуатации могут значительно снизить затраты на исполнение требований в отношении сроков хранения документов и обеспечить сохранность документов, находящихся в устаревших системах».

Новая редакция циркуляра A-130 также включает требования, содержащиеся в Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.), которая предписывает федеральным органам обеспечить к концу 2016 года электронное управление всеми документами в электронной почте, а к концу 2019 года – управление всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате (т.е. в дальнейшем будет запрещено эти документы распечатывать и хранить в бумажном виде, как это достаточно многие до сих пор делают – Н.Х.). Служба управления документами теперь позиционируется как одно из основных заинтересованных лиц и как ключевой участник бизнес-процесса управления информацией, посредством повышения роли высшего должностного лица государственного органа по вопросам управление документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM). Кроме того, циркуляр интегрирует законодательно-нормативные требования и требования по безопасности к документационно-информационным активам путем включения этих требований в более широкую практику управления деловой деятельностью и информационными технологиями.

«Слишком долго в деятельности деловых подразделений слишком многих федеральных органов исполнительной власти на их обязанности в части управления документами не обращалось должного внимания, что в ряде случаев имело катастрофическими последствия для выполнения ведомствами своей миссии, для их эффективности и доверия к ним», - сказала Айсногл. «Новая редакция циркуляра A-130 сделала важные шаги, способствующее лучшей интеграции решений и политики управления документами в процессы планирования, бюджетирования и стратегического управления ведомств в отношении информационных технологий».

«Надеюсь,» - сказала она в заключение, - «что это позволит органам федерального правительства стать более хорошим примером лидерства в области управления документами и информацией».

Источник: сайт Prweb.com
http://www.prweb.com/releases/2016/08/prweb13589392.htm

США: Административно-бюджетное управление объявило о требованиях, которые будут включены в новую политику управления информацией

Данная заметка была опубликована 12 ноября 2015 года на сайте ассоциации ARMA International в новостном бюллетене Washington Policy Brief («Сводка новостей законодательства из Вашингтона»).

20 октября 2015 года Административно-бюджетное управление Администрации Президента США (The U.S. Office of Management and Budget, OMB) опубликовало предложения о внесении изменений в правила, регламентирующие управление информационными ресурсами в органах федерального правительства (см. https://a130.cio.gov/a130/ ).

Впервые за 15 лет предлагается обновить циркуляр A-130 «Управление информацией как стратегическим ресурсом» (Managing Information as a Strategic Resource). Изменения охватывают широкий спектр вопросов данной политики, связанных с закупками технологий, управлением документами, полномасштабным управлением информацией, обеспечением неприкосновенности частной жизни и безопасности данных.

Как отметили в извещающем об этих изменениях посте на блоге ( https://www.whitehouse.gov/blog/2015/10/20/modernizing-federal-information-policy ) директор по закупкам (Chief Acquisition Officer) Энн Ранг (Anne Rung),  ИТ-директор Тони Скотт (Tony Scott) и руководитель Управления по вопросам информации и нормативного регулирования (Office of Information and Regulatory Affairs) Говард Шелански (Howard Shelanski),  «Предлагаемая редакция Циркуляра отражает особенности быстро развивающейся цифровой экономики, в рамках которой более чем когда-либо отдельные лица, группы и организации полагаются на информационные технологии при выполнении широкого спектра задач и деловых функций». По их мнению, «Данное обновление учитывает темпы изменений и потребность в расширении возможностей, предоставляемых технологиями 21-го века, признавая в то же время необходимость эффективного управления и защиты созданных на деньги налогоплательщиков активов и информации.»

Обновленный циркуляр требует от федеральных органов исполнительной власти разработать всеохватывающие подходы по совершенствованию процессов закупки информационных ресурсов и управления ими. Циркуляр содержит раздел об управлении документами, требующий от государственных органов назначить одного из представителей высшего руководства ответственным в целом за управление документами в масштабах соответствующего органа.

Этот раздел также требует от федеральных органов исполнительной власти позаботиться о том, чтобы их программы управления документами обеспечивали адекватное и надлежащее документирование их деятельности, и чтобы у этих органов была возможность получать доступ, извлекать и управлять документами на протяжении всего жизненного цикла, вне независимости от их формы и носителя.

Архивист США должен своевременно утверждать указания по срокам хранения федеральных документов и действиям по их истечении, а государственные органы должны обеспечить надлежащее и своевременное уничтожение либо передачу на архивное хранение федеральных документов в соответствии с этими указаниями. Кроме того, руководители, сотрудники и подрядчики государственных органов должны пройти обучение по вопросам, касающихся их обязанностей по управлению федеральными документами.

«Нас воодушевляет то, что OMB включила в циркуляр новые нормативные требования и указания Национальных Архивов в отношении политики управления документами», - говорит Лиз Айсногл (Liz Icenogle), директор по взаимодействую с государственными органами ассоциации ARMA International. «Реальная проблема заключается в том, чтобы дать профессионалам в области управления документами и информацией достаточные полномочия и ресурсы для того, чтобы обеспечить последовательное исполнение этих требований в масштабах программ, министерств и ведомств».

Айсногл отметила, что ARMA хотела бы видеть больший акцент на поощрение государственных органов к тому, чтобы решать задачу исполнения законодательно-нормативных и связанных с безопасностью требований к управлению документами уже с ранних стадий разработки ИТ-систем.

«Мы призываем OMB продвигать наилучшие практики частного сектора и внедрять их в деловые процессы государственных органов по управлению информацией путем позиционирования службы управления документами как одной из основных заинтересованных сторон»,- подчеркнула она. «Для достижения цели по построению более открытого, прозрачного и подотчетного правительства потребуется, чтобы специалисты по управлению документами принимали участие на каждом этапе создания ИТ-систем».

Согласно уведомлению OMB, подаваемые в рамках публичного обсуждения замечания в отношении предлагаемого руководства следует присылать до 30 ноября 2015 года по адресу a130@omb.eop.gov .

Источник: сайт ассоциации ARMA International
http://www.arma.org/r1/news/washington-policy-brief/2015/11/12/omb-announces-new-information-management-policy-requirements

США: Начиная с 2012 года, Национальные Архивы приостановят развитие «Электронного архива документов» ERA

Данный материал Джейсона Миллера (Jason Miller) под названием «NARA to suspend development of ERA starting in 2012» был выпущен в эфир и опубликован на сайте Радио федеральных новостей (Federal News Radio) 17 декабря 2010 года.

Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) в сентябре следующего года завершают фазу создания и развития «Электронного архива документов» (Electronic Records Archive, ERA).

Директор проекта ERA по связям с общественностью Дэвид Лейк (David Lake) сообщил, что по итогам отчета на заседании группы TechStat Административно-бюджетного управления администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB), занимающейся оценкой состояния ИТ-программ,  NARA and OMB решили досрочно завершить эту фазу контракта с компанией Lockheed Martin, и сосредоточить свои усилия на том, чтобы федеральные органы власти начали использовать уже имеющиеся возможности системы, - прежде чем добавлять новые функциональные возможности.

 «Мы заканчиваем в сентябре 2011 года, и это будет последний, пятый этап развертывания системы, предусмотренный текущим контрактом по созданию ERA», сообщил Лейк. «После этого мы будем обеспечивать эксплуатацию и техническое обслуживание системы. Как это будет происходить в плане контрактов, определится позднее». У NARA есть опциональная возможность, в рамках сделки с Lockheed Martin на эксплуатацию и техническое обслуживание системы, на дополнительный шестой год техобслуживания, однако неясно, воспользуется ли им агентство.

Лейк не стал комментировать планы NARA относительно будущего системы, но сказал, что в ближайшие месяцы будет принято решение о том, как продвигаться вперед в вопросе обеспечения непрерывной работоспособности системы. «Принято решение завершить работы примерно на год раньше, чем первоначально планировалось», отметил Лейк. «Оно принято в рамках процесса оценки TechStat, который OMB по существу сделало обязательным в 2011 году. Мы следуем всем этим решениям. Есть и другие этапы процесса TechStat, через которые нас попросили пройти, такие, как планирование улучшения программы. Мы продолжаем совместную работу с ними и информируем их о достигнутом прогрессе».

Пресс-секретарь компании Lockheed Martin Шейла Коллинз (Sheila Collins) заявила, что компания тесно сотрудничает с NARA в последний год развития функциональности системы ERA. «В соответствии с контрактом, Lockheed Martin будет продолжать работать в тесном партнерстве с NARA, чтобы завершить комплексную поставку решения ERA в рамках системного поэтапного подхода, предусматривающего пять этапов развёртывания», сказала Коллинз. «В настоящее время мы начинаем работы финального, пятого этапа развития функциональности системы, который планируется завершить к 30 сентября 2011 года. Наш контракт с NARA дает правительству опциональную возможность привлечь нас ещё на год для эксплуатации и технической поддержки системы ERA». Коллинс добавила, что система ERA уже сейчас помогает NARA в обеспечении долговременной сохранности и доступа к электронным документам.

Лейк сообщил, что NARA может возобновить развитие системы ERA в 2014 году, после того, как всех крупные федеральные ведомства начнут ею пользоваться.

NARA ведёт лоббирование в Конгрессе, с тем, чтобы обеспечить возможность дальнейшего развития ERA в будущем. В проходящем в данное время через Конгресс проекте бюджета на 2011 финансовый год Сенат предложил выделить Национальным Архивам на программу ERA 72 миллиона долларов. По словам Лейка, если законодатели одобрят выделение этих средств, то NARA их использует для дальнейшего развития, эксплуатации и технического обслуживания системы, а также, возможно, для перехода к другому подрядчику.

В 2005 году NARA подписала с Lockheed Martin 308-миллионный контракт на создание системы ERA. Lockheed и NARA рассчитывали на первичную готовность системы к эксплуатации к 2007 году, и полномасштабный ввод в эксплуатацию в 2011 году.

Однако в июне текущего года Счётная Палата США (Government Accountability Office, GAO) установила, что сметная стоимость системы ERA увеличилось, а процесс её создания отстает от графика (на самом деле, Счетная Палата регулярно сообщала по ходу всего проекта о существующих проблемах – Н.Х.). За последние три года, сметная стоимость увеличилась примерно на семь процентов, с 531 до 567 миллионов долларов, по состоянию на февраль 2010 года. Счетная Палата сообщила, что дополнительные расходы включают не только затраты в рамках контракта на создание системы, но и, среди прочего, расходы на управление программой, научные исследования и разработки, и на содержание группы управления программой.

Кроме того, аудиторы установили, что планируемые даты завершения двух выполняемых в настоящее время этапов развёртывания примерно на год отстают от плановых сроков (они бы отставали существенно больше, однако некоторое время назад Национальные Архивы, ради выдерживания сроков, пошли на уменьшение требований к функциональным возможностям и/или на перенос сроков реализации ряда функциональных возможностей на более поздние этапы развёртывания – Н.Х.).

В октябре 2010 года Счетная Палата установила, что NARA отстает от первоначального графика. Аудиторы сообщили, что в первоначальную эксплуатацию приняты только два этапа развёртывания, и что Национальные Архивы рассчитывают в ходе дальнейших усилий полностью ввести систему в эксплуатацию к 2012 году.

В июньском 2010 года отчёте Конгрессу аудиторы отметили, что «выявленных недостатки в управлении Национальными Архивами проектом ERA делают маловероятной возможность того, что удастся избежать дополнительного увеличения расходов и отставания от графика. …В результате, становится все более маловероятным, что NARA сможет завершить создание системы ERA со всеми первоначально предусмотренными функциональными возможностями к плановой дате - 2012 году,  и что агентство сможет эффективно использовать систему для удовлетворения потребностей своих пользователей, поддерживая тем самым выполнение миссии Национальных Архивов».

Вивек Кундра (Vivek Kundra), директор по информационным технологиям федерального правительства, назвал программу ERA одним из примеров того, как агентства продолжают проекты, несмотря на то, что те не соответствуют ожиданиям. «Система ERA создавалась в течение пяти лет, и её использование весьма ограничено», отметил Кундра на прошедшей в начале в этого месяце пресс-конференции по итогам итогов TechStat-оценки 16 наиболее рискованных проектов. «Мы сократили бюджет проекта на 215,5 миллионов долларов, и собираемся реализовать функциональные возможности быстрее, увеличить объёмы использования системы с 80 терабайт в настоящее время до 122 терабайт, а также перейти к модульному принципу развития. Новые функциональные возможности будут теперь добавляться через каждые несколько кварталов. И все федеральные ведомства будут использовать систему к концу следующего года».

Лейк сообщил, что в 2011 году каждый квартал в систему ERA будет вводиться 10 терабайт данных, и к концу 2012 года использование системы станет обязательным для всех федеральных агентств.

 «Мы ожидаем ряд крупных поступлений в архив», сказал он. «По мере затихания войны в Ираке, мы планируем получить документы Центрального командования (CentCom), которые, естественно, секретные; ещё мы планируем получить 500 терабайт данных переписи населения 2010 года, которые будут закрыты для доступа в течение 72 лет. Часть возможностей, реализуемых на пятом этапе развёртывания, предназначены для управления процессом передачи этих материалов и обеспечения их последующего хранения (в первую очередь, речь здесь идёт о средствах, обеспечивающих работу с секретными электронными документами – Н.Х.). Объём в 10 терабайт в квартал по существу составят новые электронные документы, поступающие от федеральных ведомств».

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Источник: FederalNewsRadio.com
http://www.federalnewsradio.com/?sid=2204570&nid=35

США: Директива об «открытом правительстве»

В соответствии с указаниями президента США, содержащимися в «Меморандуме о прозрачности и открытом правительстве», опубликованном 21 января 2009 года, директор административно-бюджетного управления администрации президента (Office of Management and Budget, OMB) 8 декабря 2009 года издал «Директиву об «открытом правительстве»» (Open Government Directive).

Директива предписывает федеральным органам исполнительной власти предпринять ряд действий по внедрению сформулированным в президентском меморандуме основных принципов открытого правительства. В директиве учтены рекомендации руководителя, отвечающего в ИТ-службе федерального правительства за вопросы технологий (Federal Chief Technology Officer) [исправлено 10.02.2010 - спасибо Al_Bert'у].

Идея открытого правительства опирается на три основных принципа – прозрачности, вовлечения общественности и сотрудничества. Прозрачность способствует подотчетности государственной власти путем предоставления общественности информации о деятельности правительства. Вовлечение общественности, использование её идей и опыта позволяет правительству формулировать политику, с пользой применяя широко рассеянную в обществе информацию. Сотрудничество, включающее партнерство и кооперацию внутри федерального правительства, между различными уровнями государственной власти, и между государством и частными организациями, позволяет повысить эффективность государственного управления.

Директива устанавливает крайние сроки для выполнения ведомствами ряда требований, и поощряет государственные органы выполнять эти требования досрочно.

В первую очередь, государственные органы должны принять надлежащие меры к расширению доступа к информации, делая её доступной он-лайн в открытых форматах. Открытыми считаются платформенно-независимые машиночитаемые форматы, доступные для публики без каких-либо ограничений, способных помешать повторному использованию информации. Ключевым элементом прозрачности считается своевременная публикация информации.

Агентствам предписывается, по мере имеющихся технических возможностей, самостоятельно распространять информацию, не дожидаясь поступления запросов в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации.

В течение 45 дней, каждое агентство должно выявить у себя и опубликовать он-лайн в открытом формате по меньшей мере три набора данных, представляющих большой интерес для общественности, и зарегистрировать их на федеральном портале Data.gov . Во избежание «мелких хитростей» оговаривается, что ранее доступные он-лайн или для скачивания наборы данных не считаются.

В течение 60 дней, все федеральные органы должны создать на своём сайте веб-страницу со стандартизованным адресом, посвященную открытому правительству. На ней должна отражаться деятельность государственного органа по выполнению программы открытого правительства.

В течение 120 дней каждое агентство должно разработать и опубликовать  на упомянутой выше странице собственный план по реализации открытого правительства, в котором должно быть описано, как именно агентство собирается улучшить прозрачность, и интегрировать в свои деятельность вовлечение общественности и сотрудничество.

Директива содержит целый список других требований, которые должны быть выполнены в сжатые сроки.

К директиве приложена инструкция по подготовке плана государственного органа по реализации открытого правительства.

Источник: сайт OMB
http://www.whitehouse.gov/omb/assets/memoranda_2010/m10-06.pdf

Добавлено 10.02.2010: Интересный пост на эту же тему см. на блоге А.Бертякова, http://ecm-discovery.blogspot.com/2010/02/1.html

США: Сайт Data.gov откроет беспрецедентные возможности доступа к государственной информации

Административно-бюджетное управление Белого Дома (Office of Management and Budget, OMB) открыло Data.gov – сайт, предназначенный для предоставления «нефильтрованного» доступа к потокам государственных данных в машиночитаемых форматах.

По словам Директора OMB Питера Орсага (Peter Orszag), «Сайт Data.gov сделает более открытой деятельность правительства за счет доступности на одном веб-сайте экономической, медицинской, экологической и иной государственной информации. Общественность получает доступ к необработанным данным,  которые она сможет, при желании, инновационным образом трансформировать. Data.gov станет «единым окном» для бесплатного доступа к данным, создаваемым всеми федеральными ведомствами. По мере своего развития, данный сайт предоставит американскому народу возможность находить, использовать и преобразовывать созданные и сохраняемые государством данные, в результате чего, как мы надеемся, заработает канал «обратной связи» с гражданами и будут возникать новые идеи».

Как правило, федеральные данные хранятся на различных сайтах и в различных форматах, что затрудняет их поиск, и в ещё большей степени – доступ к ним. Сайт Data.gov отличается наличием каталогов, снабженных средствами поиска; на данный момент доступны 46 баз первичных данных и 27 инструментов для работы с информацией. Каталог инструментов содержит ссылки на сайты, на которых можно найти средства и виждеты для переработки данных (data mining). Поиск баз данных и инструментов можно вести по категориям, по ведомствам, по ключевым словам и / или форматам данных.

Создание сайта Data.gov является частью инициативы «Открытое государство» (Open Government) президента Барака Обамы.

Источник: Вашингтонское политическое обозрение за июнь 2009 года, подготовленное  международной ассоциацией ARMA International
http://www.arma.org/news/policybrief/index.cfm?BriefID=3629&Type=W

Административно-бюджетное управление при Президенте США выпустило указания по управлению документами и их архивному хранению

Карен Эванс (Karen S. Evans - на фото), руководитель отдела по вопросам электронного правительства и информационных технологий Административно-бюджетного управления администрации Президента США (Office of Management and Budget, OMB), 31 марта 2008 года подписала меморандум, разосланный руководителям ИТ-служб федеральных агентств.

В меморандуме говорится:

«Для обеспечения доступности, как сейчас, так и будущем, информации, собираемой и создаваемой федеральным правительством, необходимо систематическим образом управлять федеральными документами. Экономически эффективные программы управления информационными ресурсами способствуют созданию ориентированного на граждан государства, за счет предоставления доступа к государственной информации на протяжении всего её жизненного цикла.

При планировании и приобретении информационных систем и услуг, агентства должны включать в планы проектирования, разработки и внедрения информационных систем функциональные возможности по управлению документами и их архивному хранению, в том числе – расходы на реализацию и техническую поддержку этих функциональных возможностей»

В меморандуме перечисленные некоторые возможности и ресурсы, которые могут помочь агентствам в следующих областях:

• Обеспечение экономически-эффективного постоянного доступа к государственной информации, и её распространение;
  
  
• Включение вопросов управления документами в процессы финансового планирования и контроля над инвестициями;
  
  
• Упрощение действий, систем и процессов создания, поддержания и использования документов; и
  
  
• Планирование жизненного цикла информации, включаю передачу документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы (NARA).

В частности, меморандум намекает на желательность закупки соответствующего программного обеспечения через осуществляемую Управлением общих услуг Администрации программу SmartBUY. Журналисты тут же не без яда отметили, что на настоящий момент в этой программе участвует только один продукт, поддерживающий управление документами, разработанный компанией Meridio (которая сейчас принадлежит фирме Autonomy); и нет ни одного продукта, решающего вопросы архивного хранения документов.

В меморандуме подчеркивается, что «OMB ожидает от агентств применения существующих требований при приобретении и внедрении информационных систем и услуг. OMB, совместно с Национальными Архивами США, будет контролировать исполнение агентствами этой политики, как элемент общего надзора за программами агентств в области управления информационными ресурсами».

Агентствам предлагается использовать в качестве руководств следующие публикации и ресурсы:

• Программа "Управление документами в рамках электронного правительства" (E-Government Electronic Records Management Initiative), веб-сайт программы: http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-overview.html
  
  В рамках данной программы разрабатываются руководства, которыми агенства могут воспользоваться при управлении своими электронными документами. Руководства и своды хорошей практики по управлению электронными документами, созданные в рамках этого проекта Национальными Архивами, Министерством обороны и Агентством по защите окружающей среды, помогают агентствам передавать электронные документы на постоянное хранение в Национальные Архивы, с использованием различных типов данных и форматов. Руководства доступны по адресу: http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-products.html
  
  
• Стандарт требований Министерства обороны США к программным приложениям, используемым для управления электронными документами DOD 5015.2-STD 2-й версии, http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html  
  
  Данный стандарт Министерства обороны одобрен Национальными Архивами. Он устанавливает обязательные требования и перечисляет желательные возможности для программного обеспечения, используемого для управления документами. NARA рекомендует использовать стандарт DOD 5015.2 и сертифицированные по нему продукты в качестве основы при выборе агентствами систем электронного документооборота. Третья версия данного стандарта в настоящее время проходит согласование в Национальных Архивах, от которых ожидается её официальное одобрение.
  
  
• "Корпоративная архитектура федерального правительства. Управление документами" (Federal Enterprise Architecture - Records Management Profile), версия 1.0, NARA/OMB/Комитет по архитектуре и инфраструктуре Совета руководителей ИТ-служб федеральных агентств, декабрь 2005, http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf
  
  Данный документ содержит общие направления интеграции общепринятых согласованных процедур и практики управления документами в деловые процессы агентств, с тем, чтобы помочь им обеспечить экономически-эффективный доступ к информации. Агентствам следует использовать данное руководство для выявления проблем в области управления документами, рисков, выгод и препятствий в процессе планирования инвестиций в деловые процессы и информационные технологии. Кроме того, Национальные Архивы опубликовали контрольные листы для агентств, которые те могут использовать при достижении целей, поставленных данным руководством (их можно найти по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-guidance.html ).
  
  
• "Практическое руководство по корпоративной архитектуре федерального правительства" ("Value to the Mission" - The Federal Enterprise Architecture Practice Guidance), OMB, декабрь 2006 г., http://www.whitehouse.gov/omb/egov/documents/FEA_Practice_Guidance.pdf 
  
  Данное практическое руководство описывает важные концепции, которые архитекторы могут предложить заинтересованным сторонам, с тем, чтобы положительно повлиять на деловую деятельность и улучшить показатели агентства по основным направлениям деятельности. руководство фокусирует внимание на архитектуре отдельных сегментов, и создает основу для применения соответствующего руководства по управлению документами, чтобы отразить в этих сегментах требования по управлению документами.
  
  
• Рекомендации Национальных Архивов по реализации ст.207(e) "Закона об электронном правительстве" (бюллетень NARA 2006-02 от 15 декабря 2005),http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2006/2006-02.html
  
  В данном документе подчеркивается ответственность агентств за выявление имеющихся у них электронных документов, установление им сроков хранения, а также за передачу в Национальные Архивы электронных документов постоянного срока хранения. Область ответственности агентств за выявление электронных документов и назначение им сроков хранения можно разделить на две подобласти: разработку перечней с указанием сроков хранения для всех документов в существующих электронных информационных системах; и внедрение процедур, обеспечивающих исполнение требований в отношении  управления документами (включая требования к сохранению, уничтожению и передаче), - до принятия решений о создании новых информационных систем либо расширении существующих систем.
  
  
• Меморандум OMB 06-02, "Улучшение публичного доступа к государственной информации и её распространения; и использование базовой модели Корпоративной архитектуры федерального правительства" (Improving Public Access to and Dissemination of Government Information and Using the Federal Enterprise Architecture Data Reference Model), декабрь 2005 г., http://www.whitehouse.gov/omb/memoranda/fy2006/m06-02.pdf 
  
  Программы управления информационными ресурсами агентств уже должны обеспечивать доступ к документам, независимо от их формы и вида носителя. Перечисленные в данном меморандуме процедуры организации и категоризации информации, обеспечения возможности ее поиска сразу во всех агентствах, следует использовать для улучшения публичного доступа к государственной информации и её распространения, в качестве составной части управления государственной информацией на всем протяжении её жизненного цикла. В целях экономически-эффективной реализации этих процедур, агентствам следует напрямую публиковать свою информацию в Интернете.

Большая часть упомянутых руководств, а также ряд дополнительных ресурсов, разработанных Национальными Архивами и другими агентствами, входят в состав распространяемого Национальными Архивами «Инструментального набора для управления электронными документами»,  который можно найти по адресу:  http://toolkit.archives.gov

Текст меморандума доступен по адресу:
http://www.whitehouse.gov/omb/memoranda/fy2008/m08-15.pdf

Источник:  Government Computer News
http://www.gcn.com:80/blogs/tech/46123.html