Утверждены требования к организации системы учета документов, относящихся к ведению депозитарного учета, и к их хранению

Банком России 13 мая 2016 года утверждено «Положение о требованиях к осуществлению депозитарной деятельности при формировании записей на основании документов, относящихся к ведению депозитарного учета, а также документов, связанных с учетом и переходом прав на ценные бумаги, и при хранении указанных документов» № 542-П, которое вступит в силу 5 апреля 2017 года.

Депозитарий организует систему учета документов, которая должна обеспечивать возможность доступа к записям о документах, относящихся к ведению депозитарного учета, а также документах, связанных с учетом и переходом прав на ценные бумаги, которые были получены или направлены депозитарием (п.1.1).

Он осуществляет хранение и защиту записей, а также, по требованию Банка России или в иных случаях, предусмотренных депозитарным договором, обеспечивает возможность визуализации и представления содержащейся в них информации (в том числе в виде электронных таблиц), (п.1.9).

Депозитарий регистрирует в системе учета все поступающие к нему документы (п.2.1):

• На основании которых открываются или закрываются счета депо и иные счета, субсчета депо и разделы счета депо, совершаются операции по ним, вносятся записи о депоненте и о ценных бумагах, представляется информация о депонентах, а также об операциях по их счетам депо или о ценных бумагах на указанных счетах;


• Связанные с осуществлением прав по ценным бумагам, подлежащие передаче депонентам или организации, в которой депозитарию открыт лицевой счет номинального держателя или счет лица, действующего в интересах других лиц.

Регистрация документов осуществляется путем внесения записей о них в систему учета в день их поступления (п.2.2). Если запись внесена техническими средствами в автоматическом режиме, это должно быть указано (п.2.3).

В случае поступления депозитарию нескольких документов в виде одного отправления ( комплект входящих документов) его регистрация  может быть осуществлена по правилам регистрации одного документа (п.2.4).

Депозитарий также регистрирует в системе учета документов (п.2.5):

• Все формируемые отчеты об операциях и выписки по счетам депо;


• Уведомления об отказе во внесении записи по счету депо (иному счету), субсчету депо или разделу счета депо или во внесении записи об изменении сведений о депоненте;


• Поручения по открытым депозитарию счетам депозитария, а также


• Документы, связанные с осуществлением прав по ценным бумагам.

Система учета документов может включать в себя программно-аппаратные средства, предназначенные для формирования, отправления и получения электронных документов (п.2.9).

Записи по счетам, записи в учетных регистрах, записи в журнале операций, записи в системе учета документов и записи внутреннего учета должны содержаться и храниться в электронных базах данных (п.5.1).

В целях защиты и хранения учетных записей депозитарий должен принять все разумные меры, чтобы обеспечить (п.5.2):

• Защиту от несанкционированного доступа к учетным записям и/или от передачи информации, содержащейся в них, лицам, не имеющим права на доступ к указанной информации, а также постоянный контроль целостности информации;


• Своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к ним;


• Предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к учетным записям;


• Недопущение воздействия на технические средства обработки и хранения учетных записей, в результате которого нарушается работа таких технических средств;


• Возможность незамедлительного восстановления учетных записей; модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним либо вследствие сбоя в работе технических средств обработки и хранения учетных записей;


• Постоянный контроль за обеспечением защищенности учетных записей;


• Непрерывность работы технических средств обработки и хранения учетных записей в течение операционного дня.

Учетные записи должны быть доступными по состоянию на каждый операционный день (п.5.4).

В положении установлены сроки хранения для различных видов записей и документов (см. таблицу ниже).

Записи по счету депо или субсчету депо, содержащие сведения об остатке ценных бумаг на конец каждого операционного дня, подлежат обязательному хранению в течение не менее пяти лет со дня закрытия счета (субсчета) (п.5.4).

Депозитарий может хранить записи только на конец операционного дня, в который была совершена последняя операция по счету, если он обеспечил возможность расчета остатков ценных бумаг на конец каждого операционного дня с помощью технических средств обработки учетных записей и если такой способ внесения записей об остатках ценных бумаг предусмотрен внутренними документами, утвержденными депозитарием.

 

Виды записей и документов	Срок хранения
Записи по счету депо (иному счету) или субсчету депо
- сведения об остатке ценных бумаг на конец каждого операционного дня	не менее пяти лет со дня закрытия счета (субсчета)
- о списании и зачислении ценных бумаг	не менее пяти лет со дня закрытия счета депо или иного счета (субсчета).
Запись по счету депо, субсчету депо или разделу счета депо
- об ограничении распоряжения ценными бумагами, об обременении ценных бумаг	не менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо, субсчета депо или раздела счета депо.
- о новых условиях обременения ценных бумаг	не менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо, субсчета депо или раздела счета депо.
- о снятии ограничения распоряжения ценными бумагами или	в течение не менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо или иного счета (субсчета).
- о прекращении обременения ценных бумаг подлежит обязательному хранению	в течение не менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо или иного счета (субсчета)
Записи в учетных регистрах, содержащих сведения о депонентах	до дня закрытия соответствующего счета депо или субсчета депо, а также в течение не менее пяти лет со дня его закрытия
Записи в журнале операций	в течение срока хранения учетных записей, внесение которых зарегистрировано указанными записями в журнале операций
Записи в системе учета документов и подлежат обязательному хранению	в течение не менее десяти лет со дня их внесения в систему учета документов
Записи внутреннего учета	в течение не менее десяти лет со дня их внесения в систему внутреннего учета
Записи о документах, на основании которых осуществлена фиксация обременения ценных бумаг и (или) ограничения распоряжения ценными бумагами	не менее десяти лет со дня прекращения соответствующего обременения и (или) ограничения
Документы, зарегистрированные в системе учета документов, за исключением документов, переданных депонентам или организациям, в которых открыт счет депозитария	не менее пяти лет со дня их регистрации

Мой комментарий: Для большинства записей сроки хранения установлены условные, что, как обычно, создает трудности при проведении экспертизы ценности и отбора на уничтожение тех записей, сроки хранения которых истекли.

Способы хранения учетных записей, вносимых в электронные базы данных, должны обеспечивать возможность восстановления временной последовательности событий и действий работников депозитария по внесению изменений в электронные базы данных, а также возможность идентификации лиц или технических средств, которыми внесены данные изменения (п.5.5).

Депозитарий осуществляет ежедневное резервное копирование учетных записей на электронные, оптические или иные носители информации, на которые не оказывают воздействия нарушения работы технических средств обработки и хранения учетных записей. Технические средства резервного копирования учетных записей должны обеспечить возможность изъятия их копий без нарушения работы технических средств обработки и хранения и их резервного копирования (п.5.6).

Депозитарий хранит документы, зарегистрированные в системе учета документов, за исключением документов, переданных его депонентам или организациям, в которых ему открыт счет депозитария, не менее пяти лет со дня их регистрации (п. 5.7).

Технические средства обработки и хранения учетных записей, а также носители информации, используемые для резервного их копирования, должны располагаться на территории РФ (п.5.8).

Источник:  Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=200690

О виде электронной подписи при подписании документов, требующихся для открытия лицевого счета

Информационным письмом Банка России от 29 апреля 2016 года № ИН-06-54/29 до сведения управляющих компаний паевых инвестиционных фондов, юридических лиц, имеющих лицензию на осуществление деятельности по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг, и специализированных депозитариев, осуществляющих ведение реестра владельцев инвестиционных паев, доведена информация о виде электронной подписи при подписании документов, требующихся для открытия лицевого счета и совершения записей в реестре владельцев инвестиционных паев.

Банк России перечислили нормативные документы, которыми регулируется вопросы деятельности паевых инвестиционных фондов:

• В соответствии с пунктом 3 статьи 24 Федерального закона от 29.11.2001 № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах» правила доверительного управления паевым инвестиционным фондом могут предусматривать возможность подачи заявок на приобретение, погашение и обмен инвестиционных паев, в том числе посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить лицо, направившее заявку;


• Подпункт 2.4.3 пункта 2.4 Положения Банка России от 27.07.2015 № 481-П «О лицензионных требованиях и условиях осуществления профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, ограничениях на совмещение отдельных видов профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, а также о порядке и сроках представления в Банк России отчетов о прекращении обязательств, связанных с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, в случае аннулирования лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг» предусматривает, что одним из лицензионных требований и условий к деятельности регистратора является обмен электронными документами с электронной подписью, в том числе с усиленной электронной подписью, между регистратором и его обособленными подразделениями, между регистратором и номинальными держателями ценных бумаг, между регистратором и его трансфер-агентами, а также обеспечение регистратором возможности обмена электронными документами с зарегистрированными лицами путем предоставления электронных сервисов удаленного доступа к услугам регистратора;


• В соответствии с пунктом 2.9 «Порядка открытия и ведения держателями реестров владельцев ценных бумаг лицевых и иных счетов», утвержденного приказом ФСФР России от 30.07.2013 № 13-65/пз-н, лицевой счет открывается на основании заявления лица  при условии представления держателю реестра документов, определенных правилами ведения реестра;


• Согласно пункту 1.7 приложения к Порядку, для открытия лицевого счета в реестре владельцев инвестиционных паев анкета может быть представлена в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;


• Положения подпункта 1.4.1 пункта 1.4 «Положения о порядке ведения реестра владельцев инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов», утвержденного приказом ФСФР России от 15.04.2008 № 08-17/пз-н, также предусматривают, что регистратор должен осуществлять обмен документами, необходимыми для совершения операций в реестре владельцев инвестиционных паев, в электронно-цифровой форме с электронной подписью в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Банк России отметил, что указанные нормативные акты не содержат требования к виду электронной подписи, необходимой для совершения регистратором операций по лицевому счету в реестре владельцев инвестиционных паев. В связи с этим, по мнению Банка России, регистратор самостоятельно определяет вид электронной подписи, необходимой для подписания документов, требующихся для открытия лицевого счета и совершения записей в реестре владельцев инвестиционных паев.

Мой комментарий: Решение о виде подписи, которая будет использоваться, регистратор должен будет зафиксировать в своих внутренних нормативных документах.

Источник: Консультант Плюс 
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_197593/

Порядок регистрации регламента специализированного депозитария в Банке России

Центральный Банк РФ утвердил 8 декабря 2015 года Инструкцию № 172-И «О порядке регистрации регламента специализированного депозитария по осуществлению контроля за деятельностью по инвестированию средств пенсионных накоплений и вносимых в него изменений», которая вступила в силу 12 февраля 2016 года.

Для регистрации регламента в Банк России представляются документы на бумажном носителе в двух экземплярах или в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью на съемном электронном носителе (п.1-2).

Документы, содержащие более одного листа,  должны быть пронумерованы (п.5).

Документы на бумажных носителях, содержащие более одного листа, должны быть прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа печатью специализированного депозитария (при ее наличии) и заверительной надписью, подписанной составителем с указанием (цифрами и прописью) количества листов, названия должности составителя, его фамилии, имени, отчества и даты заверения.

Копии документов должны содержать слова «Копия верна», дату заверения, должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи и печать специализированного депозитария (при ее наличии) (п.6).

Мой комментарий: В этой связи хочу отметить, что сейчас завершается разработка новой редакции стандарта ГОСТ Р 6.30 по оформлению организационно-распорядительной документации. В нём при заверении документов по-прежнему предлагается использовать слово «Верно», а не «Копия верна» - то есть сохраняется разнобой. Поскольку вряд ли кто-то переубедит Банк России, возможно, стоило бы в применяемом на добровольной основе стандарте предусмотреть несколько допустимых вариантов, реально используемых на практике?

Проект стандарта «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

5.23 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную роспись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии.

Документы, представляемые на съемном электронном носителе, необходимо упаковывать с помощью программы-архиватора в формат ZIP (п.7). Каждый файл упаковывается отдельно, имя архивированного файла должно совпадать с именем исходного файла и иметь расширение "zip".

В качестве электронного носителя может быть использован CD-диск или flash-накопитель. Файлы должны находиться в корневой директории, при этом электронный носитель не должен содержать других директорий и файлов (что может быть проблематично для некоторых флеш-накопителей – Н.Х.) и должен быть защищен от последующей записи.

Электронные тексты документов предоставляются в виде файлов со следующими именами:

• Текст регламента - в виде файла с именем regulations_000.rtf;


• Изменения в регламент - в виде файла с именем regulations_ amendments_XXX.rtf, где XXX - порядковый номер изменений в регламент (редакции), начиная с "001";


• Перечень изменений - в виде файла с именем amendments_list_XXX.rtf, где XXX - порядковый номер перечня изменений, совпадающий с номером представляемых изменений в регламент.

Первой редакции регламента присваивается номер «000», а при каждом внесении изменений ему присваивается следующий порядковый номер редакции, начиная с номера «001».

Мой комментарий: Банк России установил единые требования к названию документов и их редакций, что позволяет исключить самодеятельность депозитариев в этом вопросе и позволяет более эффективно систематизировать эти документы в электронном виде.

Заявление о регистрации регламента или изменений  в него должно быть подписано лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа, или иным уполномоченным лицом специализированного депозитария и скреплено печатью организации (при ее наличии) (п.8).

Регламент и изменения в него утверждаются уполномоченным органом специализированного депозитария в соответствии с его уставом, и представляется на регистрацию не позднее 10 рабочих дней с даты их утверждения (п.9).

Решение Банка России о регистрации регламента оформляется в виде уведомления о регистрации, которое подписывается руководителем уполномоченного структурного подразделения или его заместителем (п.15). На уведомлении о регистрации проставляется печать Банка России.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=193223

Установлены сроки хранения документов для ряда участников финансового рынка

Банк России продолжает включать в законодательство требования к организации хранения документов финансовыми организациями. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. № 210-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» в статью 8.2 «Счета, открываемые депозитариями и держателями реестра» федерального закона от 22 апреля 1996 года № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» введены требования к хранению документов держателями реестра и депозитарием:

Федеральный закон от 22 апреля 1996 года № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»

Статья 8.2. Счета, открываемые депозитариями и держателями реестра

15. Держатель реестра и депозитарий обязаны хранить документы, относящиеся к ведению реестра владельцев ценных бумаг, или документы депозитарного учета соответственно, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги, не менее пяти лет с даты их поступления указанным лицам или совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения. Перечень таких документов и порядок их хранения определяются нормативными актами Банка России.

Центральный депозитарий обязали хранить информацию, полученную от эмитентов и связанную с осуществлением прав по ценным бумагам, в течение пяти лет со дня ее получения (п.5 ст. статья 30.3 «Информация о ценных бумагах, предоставляемая центральному депозитарию»).

Мой комментарий: Нужно будет дождаться подзаконного нормативно-правового акта, но у меня вызывают сомнения столь короткие сроки хранения документов, связанных с учетом и переходом прав на ценные бумаги.

Для справки: В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, установлены следующие сроки хранения:

Ст.159 Договоры о продаже-покупке акций – Постоянно

Ст.160 Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций - Постоянно

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=181911 

Требования к системе учета специализированного депозитария и порядку ее ведения

Банком России 10 июня 2015 года утверждено «Положение о деятельности специализированных депозитариев» № 474- П, которое вступило в силу 11 июля 2015 года.

Мой комментарий: Значительная часть требований связана с документированием деятельности депозитария.

Ведение системы учета осуществляется в форме электронной базы данных, которая позволят осуществлять сортировку, выборку и обобщение информации, необходимой для осуществления функций специализированного депозитария:

• Всех документов, включая изменения и дополнения к ним/копии документов;


• Сведений / информации.

Помимо документов, содержащихся в системе учета, специализированный депозитарий должен принимать и хранить подлинники документов в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ, и обладать документами, необходимыми для реализации своих функций (п.2.2).

Хранение находящихся в системе учета документов и сведений осуществляется в течение срока действия договора об оказании услуг специализированного депозитария и не менее трех лет со дня прекращения/расторжения договора либо не менее трех лет со дня, когда утрачена необходимость в указанных документах или сведениях для осуществления функций специализированного депозитария (п.2.5).

Мой комментарий: Ну вот и Банк России не смог удержаться и установил новый условный срок хранения для документов и информации! :)

Система учета должна обеспечивать формирование следующих отчетов (п.2.6):

• О входящих документах;


• О выдаваемых согласиях на распоряжение имуществом клиентов (за исключением страховщиков);


• О выдаваемых согласиях на распоряжение имуществом, передаваемым в оплату инвестиционных паев;


• Об операциях с имуществом клиентов (для страховщиков - по видам имущества, по которым возможно сформировать такой отчет);


• Об операциях с имуществом, передаваемым в оплату инвестиционных паев;


• О выявленных при осуществлении контрольных функций нарушениях (несоответствиях).

В положение установлены обязательные метаданные по каждому отчету.

Депозитарий должен поддерживать систему учета в актуальном состоянии, обеспечить, в том числе путем резервного копирования электронной базы данных и удаленного хранения резервных копий, возможность восстановления содержащейся в ней информации, а также предпринимать необходимые меры для обеспечения защиты информации (п.2.8).

Депозитарий должен обеспечивать:

• Беспрепятственный доступ к содержащимся в системе учета сведениям/информации для уполномоченных лиц;


• Возможность передачи всей информации системы учета, включая документы и сведения, в случаях, объеме и порядке, установленных нормативными правовыми актами РФ, нормативными актами Банка России (п.2.9).

Специализированный депозитарий при заключении с клиентами договора об оказании услуг устанавливает условия в отношении порядка документооборота сторон, в том числе формы применяемых сторонами документов (п.3.4).

Регламент депозитария должен описывать процедуру осуществления функций специализированного депозитария и содержать, в том числе порядок документооборота (п.4.1).

В случае передачи прав и обязанностей специализированного депозитария другому депозитарию, а также в случае прекращения договора клиента  и заключения договора с другим депозитарием последнему должны быть переданы все имеющиеся у прежнего депозитария документы/копии документов, подтверждающие размер неисполненных требований, входящих в состав имущества клиента, и незавершенных обязательств и другая информация (п.5.1).

Документы и сведения, имущество должны быть переданы в день вступления в силу договора клиентов с новым специализированным депозитарием (п.5.2).

Передача документов и сведений, имущества оформляется актом приема-передачи, который подписывается двумя депозитариями, а также клиентом.

Документы и сведения должны передаваться в форме и формате, которые могу обеспечить новому специализированному депозитарию беспрепятственное исполнение своих функций (п.5.3).

Мой комментарий: Очень спорное, с моей точки зрения, требование, прежде всего по отношению к электронным документам. Получается, что перед передачей     специализированный депозитарий должен провести миграцию электронных документов в те форматы, которые удобны новому депозитарию. Сразу могут возникнуть проблемы, поскольку организации  могут использовать разное программное обеспечение и разные форматы. Кроме того, могут возникнуть сложности при необходимости передачи документов, подписанных усиленными электронными подписями.

Положением также установлены требования к раскрытию информации о структуре и составе акционеров, конечных владельцах специализированного депозитария (глава 6) и обязанность обеспечить беспрепятственный доступ к этой информации на сайте депозитария, а также сообщать по требованию всех заинтересованных лиц адрес соответствующей страницы сайта.

Депозитарий раскрывает информацию о структуре и составе своих акционеров / участников, конечных владельцах в следующие сроки (п.6.3)

• Не позднее 30 дней от даты вступления в силу настоящего Положения по состоянию на дату его вступления;


• Не позднее 10 рабочих дней от даты изменения состава и/или структуры акционеров/участников, конечных владельцев.

Источник:  Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=181172

Федеральная служба по финансовым рынкам утвердила правила раскрытия информации центральным депозитарием

Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР) от 23 августа 2012 г. № 12-75/пз-н утверждены «Правила раскрытия информации центральным депозитарием».

Подлежащие раскрытию центральным депозитарием информация, сведения, отчетность и документы раскрываются путем их размещения (опубликования) на официальном сайте центрального депозитария в интернете, если иной порядок их раскрытия не установлен Правилами (п.1.3).

При обслуживании сайта центрального депозитария и обеспечении его функционирования используются технологические и программные средства, предусматривающие (п.1.5.) в том числе «хранение информации, опубликованной на сайте центрального депозитария, и обеспечение доступа пользователей к такой информации в течение сроков, установленных настоящими Правилами».

Раскрываемая информация опубликовывается на сайте центрального депозитария в хронологическом порядке в формате, обеспечивающем визуализацию раскрываемой информации (п. 1.6.).

При опубликовании раскрываемой информации на сайте центрального депозитария указываются вид раскрываемой информации, дата и время ее опубликования, а также срок доступа к такой информации (п. 1.7.)

Структура сайта центрального депозитария должна предусматривать доступ к странице (разделу) сайта центрального депозитария, содержащей раскрываемую информацию, с главной (начальной) страницы указанного сайта (п. 1.8).

В случае возникновения технических, программных неполадок или иных проблем, влекущих невозможность доступа к раскрытой информации на сайте центрального депозитария, центральный депозитарий предпринимает все возможные действия, направленные на возобновление доступа к указанной информации, и в срок, не превышающий 2 часов с момента возобновления доступа, размещает на сайте соответствующее объявление, которое должно содержать причину, дату и время прекращения доступа, а также дату и время возобновления доступа к указанной информации (п.1.9).

При невозможности возобновления в короткий срок доступа к раскрытой информации на сайте, центральный депозитарий направляет уведомление в ФСФР России о возникновении проблем, влекущих невозможность доступа к раскрытой информации, не позднее 1 рабочего дня с момента возникновения таких проблем.

Документ также содержит подробный перечень информации, которая должна быть размещении  на сайте депозитария.

Источник Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=136926