(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2024/10/1.html )
(c) Программа Capstone («Верхушка пирамиды»)
Мой комментарий: Метод «Верхушки пирамиды» предполагает, взамен проведения полистной экспертизы ценности электронной переписки, отбор на постоянное хранение всего содержимого почтовых ящиков немногочисленных ключевых руководителей и должностных лиц; при этом переписка прочих сотрудников может храниться в течение достаточно коротких сроков и по их истечении уничтожаться.
Всякое должностное лицо Корпуса морской пехоты, чья электронная переписка подлежит сохранению в соответствии с политикой программы Capstone, несёт ответственность за то, чтобы электронные письма (передаваемые как с использованием незащищенного маршрутизатора интернет-протокола (NIPR), так и защищенного маршрутизатора интернет-протокола (SIPR)), имеющие отношения к деятельности, политикам и программам, к связанным с выполнением мисси Корпуса операциям и подлежащие постоянному хранению, - были выявлены, захвачены и переданы на архивное хранение в Национальные Архивы в соответствие с Типовым перечнем 6.1 (General Records Schedule (GRS) 6.1 – Это перечень «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach) – Н.Х.).
Перечень всех должностных лиц, охваченных программой Capstone, фиксируется в форме NA-1005 «Проверка соблюдения перечня GRS 6.1» (Verification for Implementing GRS 6.1). Эта форма ведется службой управления документами штаб-квартиры Корпуса морской пехоты (HQMC ARDB Records) и согласовывается с Национальными Архивами. Агентства обязаны повторно подавать форму NA-1005 каждые четыре года в соответствии с установленными требованиями.
Служба управления документами ежеквартально, а также по мере необходимости проводит аудит указанных в форме NA-1005 сведений о должностных лицах, чтобы обеспечить их точность. Процедуры аудита включают обращение к командованиям, в которых служат охваченные программой Capstone должностные лица, и запрос информации об этих лицах.
Перечень по форме NA-1005 всех должностных лиц Корпуса морской пехоты, охваченных программой Capstone, был недавно обновлён и опубликован. Командования, в которых служат охваченные программой Capstone должностные лица, обязаны своевременно обновлять свои учетные записи на сайте CROSS, с тем, чтобы в них были отражены имена таких должностных лиц.
(d) Форма NAVMC 10030, «Соглашение о признании командиром своих обязанностей по управлению документами» (Commander’s Record Management Acknowledgement Agreement).
Командиры должны подтвердить понимание своих обязанностей и ответственности в рамках Программы управления документами Корпуса морской пехоты и общекорпоративного перехода к управлению электронными документами. Все командиры рангов O-5 и выше должны заполнить и подписать форму NAVMC 10030 в течение 30 дней с момента вступления в командование. После заполнения формы командиры должны обеспечить надлежащее её хранение в электронном хранилище документов командования. Копия формы должна быть загружена на страницу командования на сайте CROSS.
... (f) Мобильные устройства и документированные текстовые сообщения.
При выполнении государственных задач пользователи принадлежащих государству мобильных устройств обязаны использовать групповой чат в Microsoft Teams в качестве официального приложения для обмена мгновенными сообщениями, предназначенного для всего персонала Министерства обороны (DoD) ...
1. Решение Microsoft Teams доступно на настольных компьютерах, ноутбуках и правильно настроенных предоставляемых государством (Government Furnished Equipment, GFE) мобильных вычислительных устройствах с операционными системами Android и iOS.
2. Не разрешается использовать ни личные, ни GFE-приложения для обмена текстовыми сообщениями для хранения или передачи документов Корпуса морской пехоты.
3. Если решение Microsoft Teams недоступно для деловых коммуникаций, персоналу следует вести информационный обмен через официальные учетные записи электронной почты сотрудников правительства США.
4. Если документы были непреднамеренно созданы на личном мобильном устройстве, пользователи должны сделать снимки экрана их содержимого и как можно скорее переслать их в виде вложения на свою официальную учетную запись государственной электронной почты с темой: «Официальный документ текстовых сообщений» (Official Record of Text Messages). Это действие приведёт к созданию документа и его сохранению в учетной записи электронной почтовой системы.
Источник: сайт Корпуса морской пехоты США
https://www.marines.mil/News/Publications/MCPEL/Electronic-Library-Display/Article/3076195/
вторник, 8 октября 2024 г.
США: Бюллетень Корпуса морской пехоты о переходе на электронный документооборот, часть 2
понедельник, 7 октября 2024 г.
США: Бюллетень Корпуса морской пехоты о переходе на электронный документооборот, часть 1
Данная новость была опубликована 12 февраля 2024 года на сайте Корпуса морской пехоты США.
Мой комментарий: Американские военные традиционно, ещё с рубежа 20-21 веков, играют активную роль в продвижении современных технологий в сфере управления документами, и порой публикуют весьма интересные документы.
Федеральное правительство признает необходимость повышения эффективности, результативности и более быстрого реагирования федеральных органов исполнительной власти на запросы граждан посредством преобразования бумажных процессов в электронные рабочие процессы, расширения спектра онлайн-услуг и улучшения управления государственными документами, данными и информацией.
Начиная с 30 июня 2024 года Национальные Архивы США (NARA) и федеральные центры хранения документации (Federal Records Center, FRC) больше не будут принимать бумажные документы на архивное и внеофисное хранение. Министерство военно-морского флота (Department of the Navy, DoN) и Корпус морской пехоты (Marine Corps) перейдут на управление электронными документами (ERM), чтобы соответствовать нормативным требованиям.
В настоящем Бюллетене (который является ведомственным нормативным документом – Н.Х.) излагается ряд изменений в политике и в Программе управления документами корпуса морской пехоты, направленных на достижение полного соответствия Корпуса морской пехоты требованиям к переходу на управление электронными документами.
Мой комментарий: Полный текст 10-страничного Бюллетеня доступен по адресу https://www.marines.mil/Portals/1/Publications/MCBul%205210%20DTD%2012%20FEB%202024%20(SECURED).pdf .
Ниже приведен перевод самого интересного, с моей точки зрения, раздела этого документа:
4. Исполнение
a. Намерения Командующего и концепция операций
(1) Намерения командующего. Организации Корпуса морской пехоты находятся на разных стадиях соответствия требованиям к управлению документами. Для оптимизации процессов и процедур управления документами организации обязаны завершить внедрение Сайта оперативной поддержки документов командования (Command Records Operational Support Site, CROSS) и всех прочих обновлений программы управления документами, описанных в настоящем документе.
Все командующие, командиры, директора и гражданские руководители приравненных к командованиям руководители структур штаб-квартиры Корпуса морской пехоты (HQMC) и вспомогательных структур, сил морской пехоты флота и вспомогательных учреждений несут ответственность за административную готовность, положение дел и соответствие требованиям своих организаций.
(2) Концепция операций
(a) Фазы перехода к управлению электронными документами (Electronic Records Management, ERM). Описанный ниже трехэтапный подход, направленный на достижение соответствия требованиям к управлению электронными документами всеми структурами Корпуса морской пехоты, был ранее опубликован в Бюллетене Корпуса морской пехоты MCBul 5210 от 5 марта 2021 года.
В связи со смягчающими обстоятельствами выполнение этапа 2 «Развёртывание в Корпусе морской пехоты инструментария для управления жизненным циклом информации (Marine Corps Tool for Information Lifecycle Management, MCTILM)» было прекращено. Командования, которые в настоящее время управляют документами в MCTILM, продолжат это делать, и до них будет доведен план миграции, который будет реализовываться с момента официального объявления о вводе в эксплуатацию на этапе 3 рассчитанного на долгосрочное использование корпоративного решения для управления документами для всего Корпуса морской пехоты.
Пересмотренный процесс перехода к управлению электронными документами будет происходить в три этапа:
1. Этап 1: Реализация Сайта оперативной поддержки документов командования (Command Records Operational Support Site, CROSS). Сайт CROSS - это программный инструмент на основе SharePoint, который облегчает стратегическое управление программой управления документами организации, стандартизирует структуру программ управления документами в масштабе всего Корпуса морской пехоты и избавляет организации от необходимости создавать папки для документов.
Этап 1 должен быть завершён, прежде чем можно будет приступить к реализации Этапа 2.
Регистрация, обучение и руководства для конечных пользователей доступны на веб-сайте отдела управления издательской деятельностью и логистикой Административно-ресурсного управления (Administration and Resource Management Division, ARDIV) в разделе «Управление документами, отчётами, директивами и формами», см. https://usmc.sharepoint-mil.us/sites/AR_RecordsMangement .
После того, как организация полностью сформирует программу в CROSS, ей следует сообщить об этом электронным письмом по адресу smb_hqmc_rmoutreach@usmc.mil .
2. Этап 2: SharePoint Online (SPO). Поддержка решения MCTILM прекращена; в его отсутствие командованиям рекомендуется внедрять упреждающие меры управления электронными документами, такие как использование SharePoint для хранения документов.
Командования обязаны применять меры и средства защиты для защиты документов, содержащих персональные данные (PII) или иную контролируемую несекретную информацию (Controlled Unclassified Information, CUI) - и, если эти документы поддерживаются в SharePoint, проверять элементы управления доступом сразу после планового или любого иного технического обслуживания.
Были подготовлены руководства пользователя по хранению документов в SharePoint для оказания помощи ответственным в командованиях за управление документами (Command Designated Records Managers, CDRM) в создании условий для хранения документов в SharePoint до тех пор, пока в будущем на этапе 3 не будет введено в эксплуатацию решение для управления электронными документами. После завершения этапа 1 пользователи смогут получить доступ к руководствам в разделе «Статьи и документы CROSS» на главной странице своего командования на сайте CROSS.
Примечание: Документы, уже находящиеся в одобренных документных системах, должны и дальше оставаться в соответствующих системах.
3. Этап 3: Внедрение решения для управления электронными документами Министерства ВМФ и Корпуса морской пехоты. Долгосрочное решение ещё предстоит определить; дополнительные указания будут опубликованы позже.
(b) Запросы на разрешение использовать бумажные документы в виде исключения
1. Возможны обстоятельства, при которых потребуется управление бумажными документами, а создание аналогичной электронной документации окажется невозможным ввиду особых требований, связанных, например, с судебными разбирательствами, приостановкой процесса уничтожения документов и т.д.
В случае, если имеется потребность в ведении бумажных документов, необходимо отправить форму NAVMC 10030/1 «Запросы на разрешение использовать бумажные документы в виде исключения» (Records Management Paper Waiver Request) для рассмотрения на адрес электронной почты smb_hqmc_rmoutreach@usmc.mil ; также может потребоваться согласование запроса с Национальными Архивами США.
2. Обоснование запросов на использование бумажные документы в виде исключения должно включать соответствующую политику, с указанием конкретных пунктов, в которых содержится требование хранить документы в бумажном формате. Все остальные запросы на исключения должны содержать комментарии или пояснения.
3. Если запрос отклонен, форма будет включать резюме с описанием причины отказа. Если запрос одобрен, форма будет содержать дату, с которой запрашивающее подразделение должно будет перейти на управление электронными документами.
4. Копии всех запросов, одобренных и отклоненных, должны быть выложены на странице запрашивающего подразделения на сайте CROSS.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/2.html )
Источник: сайт Корпуса морской пехоты США
https://www.marines.mil/News/Publications/MCPEL/Electronic-Library-Display/Article/3076195/
суббота, 25 ноября 2023 г.
Военно-историческая служба министерства обороны Франции торжественно открыла новое архивохранилище в Шательро
Данная заметка Бруно Тексье (Bruno Texier) была опубликована 26 октября 2023 года на сайте французского журнала Archimag.
Новое архивохранилище увеличивает располагаемые Военно-исторической службой министерства обороны Франции (Service historique de la Défense, SHD) площади хранения со 120 до 200 погонных километров.
Статс-секретарь министерства обороны Патрисия Мираллес (Patricia Miralles) 16 октября 2023 года торжественно открыла новый корпус архива Военно-исторической службы министерства обороны Франции (SHD). В архивном центре, расположенном в местечке Шательро (Châtellerault), хранятся архивы всего гражданского персонала Министерства обороны (ministère des Armées), Национальной жандармерии и Генерального управления вооружений (Direction générale de l’armement, DGA).
Облицованный красным кирпичом внушительный новый корпус общей площадью 8000 кв. м. значительно увеличивает, со 120 до 200 погонных километров, располагаемые Военно-исторической службой площади хранения документов. В результате архивный центр в Шательро становится вторым по величине архивным центром Министерства обороны Франции после крупнейшей библиотеки военной истории в Европе в Венсенском замке (château de Vincennes) и её 450 погонных км. архивных документов. В целом же центр в Шательро хранит архивные документы, отражающие почти два столетия военной истории страны.
Патрисия Мираллес торжественно открывает новое здание
Цена вопроса: 21 миллион евро
В построенном четырехэтажном здании имеется 33 помещения, 27 из которых отведены под хранилища архивных коробов. В шести других помещениях будут храниться свернутые в тубусы карты и чертежи, аудиовизуальные документы (при температуре не выше 4 градусов) и фотодокументы (при температуре порядка 12 градусов). Для посетителей имеется читальный зал на 16 мест; им также доступен конференционно-выставочный зал.
Расширение архивного центра обошлось в 21 миллион евро и было полностью профинансировано министерством обороны Франции.
Бруно Тексье (Bruno Texier)
Источник: журнал Archimag
https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2023/10/26/service-historique-defense-inaugure-nouveau-batiment-archives
https://www.defense.gouv.fr/sga/actualites/chatellerault-inauguration-dun-nouvel-edifice-dedie-aux-archives
вторник, 17 октября 2023 г.
Новая стратегия управления документами Министерства обороны США, часть 2
(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/1.html )
Стратегия устанавливает стремление Минобороны к тому, чтобы иметь хорошо управляемые документы, которые предоставляют принимающим решения лицам контекст, позволяющий действовать на основе заслуживающей доверия информации, исторической согласованности и аналитической строгости. Мы называем это «преимуществом при принятии решений» (decision advantage).
Работающему с информацией персоналу Минобороны необходимо будет продолжать эволюционировать, чтобы соответствовать эволюции той цифровой информации, которой эти люди должны управлять.
В стратегии, однако, нет уклона в сторону идеи о том, что «каждый сотрудник является делопроизводителем»; и она признаёт, что работники умственного труда (или «пользователи, обеспечивающие производительность» (productivity users), обладатели специальных знаний (functional experts), исполнители (action officers) - как бы Вы их ни называли) имеют знания и опыт в предметной области, которые являются их главной компетенцией. Этим людям необходимо в первую очередь сосредоточить внимание на своей основной работе, а автоматизация должна выполнять за них управление документами.
Вместо распределения ответственности по управлению документами среди всего персонала, эта ответственность будет возложена на небольшую по численности группу штатных специалистов-профессионалов, обладающую (вероятно, как группа в целом, члены которой будут действовать совместно, исполняя конкретные роли) необходимым сочетанием знаний, навыков и компетенций.
Мы считаем, что состав группы по управлению документами можно представить в виде приведенного на рисунке «цветка»:
Мой комментарий: На диаграмме из Стратегии (рис.9) «лепестки» вокруг сердцевины, обозначающей «Группу управления документами», начиная с верхнего и далее по часовой стрелке, следующие: «Лидеры и их персонал», «ИТ-руководитель», «Куратор данных», «Специалисты по закупкам», «Обладатели специальных знаний».
На приведенном ниже рисунке представлена эволюция рабочей силы: показаны нынешнее и будущее состояние; доля нагрузки, связанной с управлением документами; и отражено то, что знания и навыки, необходимые для управления информацией, все больше концентрируются в руках штатных специалистов-профессионалов:
Стратегия Минобороны в области управления документами теперь включена в состав общей библиотеки стратегических документов Министерства обороны США ( https://dodcio.defense.gov/Library/ ), и тем самым признаётся, что управление документами не просто обеспечивает исполнение законодательно-нормативных требований, а поддерживает выполнение основной миссии, и является критически важным для выполнения миссии Министерства обороны в целом ( https://www.defense.gov/About/ ): обеспечить наличие вооруженных сил, необходимых для предотвращения войны и обеспечения безопасности нашей страны.
Мой комментарий: На диаграмме из Стратегии (рис.10) схематически показана численность персонала подразделений Миноьороны (числом фигурок) и загрузка основными обязанностями и обязанностями по управлению документами (синим и красным цветом соответственно), как в настоящее время (вверху), так и в будущем (внизу).
Есть ли аналогичная стратегия в Вашей организации? Можете ли Вы показать связь управления документами с эффективностью организации? Я был бы рад получить от Вас комментарии по этой стратегии, предложения или описания примеров решения этих вопросов там, где Вы работаете (смешные истории приветствуются!).
Познакомьтесь с текстом Стратегии для получения более подробной информации. Список руководителей служб управления документами в структурах Минобороны, которым предстоит вдохнуть жизнь в эту стратегию, можно найти здесь: https://www.archives.gov/records-mgmt/agency/departments/defense . Я горжусь тем, что служу и отстаиваю интересы этого сообщества профессионалов в области управления документами и информацией, а также их товарищей по работе, которые работают на благо нашей страны в Министерстве обороны.
Примечание: Все три рисунка в этом посте взяты из Стратегия Минобороны в области управления документами (DoD Records Strategy, https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ), которая была одобрена к открытой публикации 22 мая 2023 года экспертной комиссией (Defense Office of Prepublication and Security Review, регистрационный номер документа DOPSR 23-S-2095) Министерства обороны США.
Марк Патрик (Mark Patrick)
Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/aiim-blog/a-new-records-strategy-for-the-us-department-of-defense-1
понедельник, 16 октября 2023 г.
Новая стратегия управления документами Министерства обороны США, часть 1
Я приступил к работе в управлении директора по информационным технологиям Министерства обороны США 27 марта 2023 года. 13 апреля 2023 года ИТ-директор Минобороны достопочтенный Джон Шерман (John Sherman, о нём см. https://www.defense.gov/About/Biographies/Biography/Article/2881098/john-sherman/ ) официально назначил меня руководителем службы управления документами оборонного ведомства. 22 мая 2023 года заместитель министра обороны США подписал первую в истории министерства Стратегию в области управления документами (см. https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ). Последние несколько месяцев были бурными словно вихрь.
Техническое обслуживание самолёта F/A-18F Super Hornet в ангаре авианосца «Джеральд Форд». Фото: Aaron Arroyo
Заместитель министра обороны Кэтлин Хикс (Kathleen Hicks, о ней см. https://www.defense.gov/About/Biographies/Biography/Article/2523096/kathleen-h-hicks/ ) в предисловии к Стратегии (см. https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.com/2023/05/blog-post_705.html - Н.Х.) отметила следующее: «Документы являются ключевым инструментом принятия решений и основой подотчетности, прозрачности, обучения, роста и передачи корпоративных знаний тем, кто будет руководить Министерством обороны в будущем. Опыт прошлых операций может приниматься во внимание и способствовать улучшению текущего оперативного планирования и принятия решений, благодаря наличию хорошо поддерживаемой и доступной системы управления документами. Вот почему хорошее управление документами так важно для успеха нашей миссии. Использование долгосрочного потенциала информации требует инвестиций в возможности для управления документами и в кадры, обладающие знаниями и компетенциями, необходимыми для того, чтобы в полной мере использовать эти возможности.»
Стратегия Минобороны в области управления документами - это план модернизации способов и методов, используемых ведомством для управления своими документами. Чтобы реализовать изложенное в стратегии видение, министерству необходимо знать, какой информацией оно располагает, как получить доступ к этой информации и в течение каких сроков следует её хранить.
Стратегия преследует 3 цели:
- Курирование: Как показано на рисунке ниже, результаты процесса экспертизы ценности используются для составления ведомственного перечня видов документов с указанием сроков их хранения, который служит основой для текущего курирования и кодифицирует необходимые сроки хранения документов каждого вида, будь то документы оперативной деятельности, кадровые документы или переписка. Опираясь на эту основу, проводится выявление информации, имеющей статус документов, добавляется контекст, и документ захватывается для использования в рамках выполнения миссии министерства.
Мой комментарий: Приведенная в Стратегии (рис.3) схема показывает взаимосвязь между оперативной деятельностью (DoD Operations), управлением документами (DoD Records), Национальными Архивами США (National Archives), экспертизой ценности (Records Balue Assessment) и ведомтсвенным перечнем (DoD Records Shedule)
- Автоматизация: Используя технологии для автоматизации многих задач, связанных с управлением документами, Минобороны может высвободить время своих сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на поддержке основной миссии министерства. Это может привести к сокращению затрат и повышению производительности.
- Стратегическое управление: Ответственность за документ возлагается на весь срок его существования. Стратегическое управление обеспечивает доступность документов Минобороны для принимающих решения лиц, и поддерживает принятие руководством ведомства обоснованных решения и эффективное реагирование на текущие и будущие проблемы.
Стратегия рассчитана на реализацию в течение пяти лет. Это не изолированный документ, и предусматривается использование стратегии совместно с другими политиками и процедурами Минобороны, включая:
- Инструкцию Минобороны 5015.02 от 24 февраля 2015 года «Программа управления документами Министерства обороны США» (DoD Records Management Program, см. https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodi/501502p.pdf , которая в настоящее время пересматривается;
- Меморандум Минобороны DTM 22-001 от 3 марта 2022 года « Стандарты Министерства обороны США в отношении возможностей для управления документами в программах, предусматривающих использование информационных технологий» (DoD Standards for Records Management Capabilities in Programs Including Information Technology, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dtm/DTM-22-001.PDF?ver=TZGAkFg6RrjDM5l1-eBNRw%3D%3D ); и
- Стандарт Минобороны DoD 5015.02-STD «Требования к проектированию электронных систем управления документами» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/501502std.pdf ), который, как ожидается, будет заменён этим летом новым Руководством Минобороны DoDM 8180.01 «Планирование информационных технологий для управления электронными документами» (Information Technology Planning for Electronic Records Management, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/818001m.PDF ), которое на момент написания данной статьи прошло проверку на юридическую корректность, было одобрено к опубликования и ожидало подписи директора по информационным технологиям Министерства обороны США (Руководство DoDM 8180.01 было опубликовано 4 августа 2023 года, о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/dodm-818001-dod-50152.html - Н.Х.).
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/2.html )
Марк Патрик (Mark Patrick)
Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/aiim-blog/a-new-records-strategy-for-the-us-department-of-defense-1
понедельник, 18 сентября 2023 г.
Первые мысли о новом руководстве Минобороны США DoDM 8180.01 «Планирование информационных технологий для управления электронными документами»
Мой комментарий: О руководстве DoDM 8180.01 см. также мой пост на блоге: https://rusrim.blogspot.com/2023/08/dodm-818001-dod-50152.html . О стандарте DOD 5015.2 см. подборку постов https://rusrim.blogspot.com/search/label/DoD%205015.2
Процедуры, практики и вопросы управления чувствительными государственными документами, хотя традиционно и не находятся в центре внимания, всегда устанавливали ориентиры для стратегического управления документами.
Продвижение стратегического управления информацией (Information Governance, IG) и управления документами (Records Management, RM) является непростым делом; никто не хочет ни заниматься ими, ни платить за это. В лучшем случае они рассматриваются как необходимое зло, которым приходится заниматься, поскольку этого требует законодательство. Несмотря на это, стратегическое управление информацией и управление документами в течение последних нескольких лет были в центре общественного внимания, в первую очередь из-за истории о том, как бывший президент США (имеется в виду Дональд Трамп – Н.Х.) покинул свой пост, прихватив с собой несколько коробов с секретными документами - хотя это была лишь одна из многих проблем управления документами за период его пребывания в должности.
Мой комментарий: Алан Пельц-Шарп, как и другие ненавистники Трампа, оказался не в состоянии проявить здесь объективность. Все прегрешения, в которых обвиняют Трампа, совершали и его предшественники, представлявшие Демократическую партию :)
Поэтому, хотя публикация именно на прошлой неделе Руководства Министерства обороны США DoDM 8180.01 8180.01 «Планирование информационных технологий для управления электронными документами» (Information Technology Planning for Electronic Records Management, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/818001m.PDF ) является совпадением, выбрать для этого лучшее время было бы трудно.
Документы такого родя представляют собой увлекательное чтение для любого специалиста по стратегическому управлению информацией, и с ними просто обязаны познакомиться все специалисты в этой области и в области управления документами, а также поставщики, независимо от того, взаимодействуют ли они Министерством обороны или с любым другим государственным ведомством.
Я не буду пытаться резюмировать или анализировать весь этот 88-страничный документ. Хочу лишь привести несколько высокоуровневых наблюдений по вопросам, которые влияют на нашу отрасль.
Прежде всего, следует отметить, что DoDM 8180.01 резко контрастирует с известным стандартом DOD 5015.2, печально известным - поскольку он, по нашей оценке, стал чумой для сообщества специалистов по управлению документами.
Впервые опубликованный в 2007 году (это грубая фактическая ошибка автора - на самом деле DOD 5015.2 был опубликован в 1997 году, а вот в 2007 году вышла в свет его последняя, 3-я редакция – Н.Х.), стандарт DOD 5015.2 установил в мучительно детальной форме технические требования, которые должна соответствовать программная система для управления документами, чтобы её можно было использовать.
Мой комментарий: На практике сертификация на соответствие DOD 5015.2 была обязательна для систем подобного класса закупаемых Минобороны и некоторыми другими ведомствами; и такой подход долгое время официально продвигался и поддерживался Национальными Архивами США и американским сообществом специалистов по управлению документами. Автор поста не упоминает – и, возможно, не знает сам - о бесспорном позитивном влиянии, которое данный стандарт оказал в глобальном масштабе на протяжении первого десятилетия своего существования. Как тем, кто не знает, так и тем, кто позабыл, напомню, что в 1997 году электронные документы повсеместно даже не воспринимались как «настоящие» документы, и на них в лучшем случае смотрели как на копии бумажных документов, изготовленные для удобства использования – и DOD 5015.2 внёс немалый вклад в усилия по признанию электронных документов полноценными документами. И не вина самого этого стандарта в том, что даже тогда, когда спустя десятилетие он морально устарел, Министерство обороны и Национальные Архивы США продолжали его навязывать (не в последнюю очередь из коррупционных соображений: за сертификацию с поставщиков ПО брали хорошие деньги, при этом заставляя сертифицировать не продукт «вообще», а каждую его версию.
Для отечественных читателей приведу аналогию: Было бы несправедливо, оценивая Типовые перечни, Типовую инструкцию по делопроизводству или стандарты на организационно-распорядительную документацию и на терминологию делопроизводства и архивного дела, видеть лишь то, что на сегодняшний день они безнадёжно устарели и приносят больше вреда, чем пользы – забывая о том, что в 1980-е годы прошлого века это были подготовленные плеядой замечательных учёных и практиков идейно передовые документы, на основе которых была в дальнейшем выстроена единообразная эффективная система делопроизводства и архивного дела в масштабах всей страны.
Впоследствии поставщики технологических решений потратили года на перепроектирование, модификацию и построение систем, удовлетворяющих этим детальным требованиям в надежде получить соответствующую сертификацию и возможность принять участие в масштабных проектах внедрения систем управления документами по всему миру.
Здесь очень важно отметить, что теоретически DOD 5015.2 был стандартом для Министерства обороны и его структур; он также считался эталоном для управления документами во всем мире как в частном, так и в государственном секторах. Проблема этого стандарта заключалась в том, что в нём основное внимание было уделено технологии, а не на проблеме плохо управляемых документов. DoDM 8180.01, напротив, содержит практичные и в основном нетехническое указания и рекомендации - как и должно быть, поскольку дни централизованных систем управления документами / стратегического управления информацией сочтены.
Это приводит к наблюдению номер два о том, что DoDM 8180.01 обнажает реальность того, что чувствительная информация присутствует повсюду во многих формах. Данное руководство смещает акцент с «документов» на данные/информацию. В нём признаётся, что для управления ими не существует единой системы или места; и вместо этого DoDM 8180.01 даёт рекомендации о том, как справляться с проблемами реального мира, цитирую: «Такой план учитывает возможность существования и использование совместно используемых архивов, хранилищ документов и хранилищ данных, а также предоставляет информацию о стандартных и допустимых форматах». Это не что иное, как (извините за использование такого выражения) изменение парадигмы стратегического управления информацией.
В-третьих, важно отметить, что, хотя DoDM 8180.01 в целом представляет собой скорее набор процедур и практик, чем набор технологических требований, всё же его технологические элементы довольно основательны, и некоторые аспекты будет сложно (хотя и необходимо) реализовать. Например: «Для обеспечения безопасности требуется, чтобы информация была зашифрована как при хранении, так и во время её передачи, что обычно реализуется с использованием функциональных возможностей системы хранения и сети». Хотя, с одной стороны, шифрование как при хранении, так и при передаче звучит вполне логично, его сложно реализовать, поскольку зашифрованные файлы по определению не могут быть проанализированы.
Наконец, что наиболее важно, в руководстве DoDM 8180.01 четко сказано, что управление документами и стратегическое управление информацией – это не проблема одних лишь специалистов соответствующих профессий. Стратегическое управление информацией - это совместные усилия, в которых важную роль играет служба ИТ; и традиционные изолированные профессиональные границы должны быть преодолены или полностью разрушены.
Специалистам по стратегическому управлению информацией следует приветствовать это и поддерживать DoDM 8180.01 - но на практике некоторые этого не сделают, и этого следует ожидать. Однако, согласно проведенному нами анализу, все навыки, которыми обладают профессионалы в области стратегического управления документами - будь то понимание сроков хранения, законодательства, систем упорядочения дел и документов и т.д. - могут применяться гораздо шире и эффективнее, когда они совместно используются в рамках всей организации; и службы ИТ и информационной безопасности следует рассматривать как участников соответствующего разговора и работы. Такой подход значительно расширяет возможности сообщества специалистов по стратегическому управлению информацией, и, что более важно, ставит нас на путь более эффективного управления критически важными данными и информацией и их защиты на протяжении всего их жизненного цикла, где бы они ни находились.
Алан Пельц-Шарп (Alan Pelz-Sharpe)
Источник: сайт фирмы Deep Analysis / сайт LinkedIn
https://www.deep-analysis.net/dod-8180-01-a-big-shift-for-ig/
https://www.linkedin.com/posts/alan-pelz-sharpe-876b2_dod-818001-records-management-first-thoughts-activity-7095029775278223360-famP
понедельник, 14 августа 2023 г.
США: Опубликовано Руководство Минобороны DoDM 8180.01 «Планирование информационных технологий для управления электронными документами», призванное прийти на смену знаменитому стандарту DoD 5015.2
Как ветеран отрасли, я прекрасно помню, что на рубеже веков Министерство обороны США было мировым лидером и первопроходцем в вопросах внедрения электронных документов и систем для управления ими. Спустя четверть века эти лидирующие позиции оказались во многом утраченными – в какой-то степени Минобороны стало жертвой своих ранних успехов, потратив много усилий на поддержание технологий и идеологии «первого поколения» в то время, как конкуренты уходили в отрыв.
Похоже, что теперь американские военные решили вдохнуть новую жизнь в свои программы управления документами. В опубликованной в декабре 2022 года «Стратегии Министерства обороны США в области управления документами» (Department of Defense Records Strategy, https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ) на одном из рисунков были показаны планы обновления руководств по управлению электронными документами:
Назначение документа описано следующим образом:
«В соответствии с полномочиями, установленными директивой Минобороны США DoDD 5144.02 и инструкцией Минобороны США DoDI 5015.02, данный документ реализует политику, распределяет обязанности и описывает специфические для управления электронными документами процедуры, относящиеся к закупкам, настройке, реализации и поддержке информационных технологий Минобороны США, а также к поддержке и обслуживанию ИТ-систем и сервисов.»
Содержание документа следующее:
1: Общая информация о документе
2: Обязанности
3: Обзор
4. Планирование работ по установлению и отслеживанию сроков хранения
5: Метаданные
6: Захват
7: Хранение
8: Поиск и обновление
9: Уничтожение документов либо передача на архивное хранение
10: Поддержание
11: Управление доступом
12: Отчетность и метрики
13: Контрольный список результатов управления документами
14: Функциональные возможности, необходимые для надлежащего управления документами
Глоссарий
Рекомендации
Во вводной части документа также отмечается следующее:
1.2. ПОЛИТИКА
a. В соответствии с инструкцией Минобороны США DoDI 5015.02, при приобретении, разработке, усовершенствовании и выводе из эксплуатации ИТ-системы или услуги должны учитываться соображения управления документами и обеспечения их сохранности на протяжении всего срока их существования. Эти соображения включают выявление и поддержку взаимодействующих с документами пользователей – представителей как деловых подразделений, так и служб управления документами, а также планирование ИТ-потенциала и автоматизации.
b. Все документы, содержащиеся в ИТ-системе или сервисе, должны управляться в соответствии с указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, утвержденным Национальными Архивами США(NARA).
… 3.1. ВВЕДЕНИЕ
a. Обзор
Все системы, сервисы и иные ИТ-ресурсы, поддерживающие миссию Минобороны, создают, получают или иным образом управляют информацией и документами Минобороны США. Чтобы смягчить риск утраты или порчи документов и информации Минобороны США, при любом приобретении, разработке или обновлении ИТ необходимо учитывать соображения по управлению документами в соответствии с инструкцией DoDI 5015.02. Отдельный программный инструмент или компонент не может быть самодостаточным решением в ИТ-среде Минобороны; скорее, ИТ-решение должно принимать во внимание, как оно будет включать или интегрировать «строительные блоки» управления документами и информацией для обеспечения требуемых возможностей по управлению документами в федеративной корпоративной информационной инфраструктуре Минобороны США. Такой подход открывает путь к большей автоматизации и к снижению ложащегося на отдельных пользователей бремени по управлению документами, которые они создают и к которым получают доступ при выполнении своих обязанностей.
b. Корпоративная информационная инфраструктура Минобороны США
Все ИТ-системы и сервисы должны функционировать в рамках корпоративной информационной инфраструктуры Минобороны США (DoD IE), которая включает в себя как возможности, предоставляемые коммерческими организациями, так и собственные возможности Минобороны и соответствующие директиве DoD 8000.01 (см. https://www.esd.whs.mil/portals/54/documents/dd/issuances/dodd/800001p.pdf ). Инфраструктура DoD IE налагает ограничения, связанные с безопасностью, интероперабельностью и т.д. на те ИТ-системы и службы, которые могут повлиять на то, как поддерживается управление электронными документами. В настоящем документе основное внимание уделяется специфическим для управления электронными документами соображениям и зависимостям, которые влияют на усилия по планированию, необходимые для успешного управления электронными документами в рамках инфраструктуры DoD IE.
c. Согласование с руководящими принципами стратегии Минобороны США в отношении данных
Процедуры, описанные в данном документе, поддерживают преобразование Минобороны США в ориентированную на данные организацию, которая использует данные на больших скоростях и в больших масштабах. В частности, данная публикация документирует то, что необходимо для проектирования соответствующих установленным требованиям ИТ-систем и сервисов. Кроме того, включение процедур в данный документ:
(1) Поддерживает использование данных в качестве стратегического актива - особенно ценных документов, хранящихся в форме данных;
(2) Поддерживает доступ и доступность документов для проведения аналитики и получения оперативных преимуществ.
Источники: сайт Минобороны США / сайт LinkedIn
https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/818001m.PDF
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7093323006688514048
понедельник, 29 мая 2023 г.
Министерство обороны США стремится использовать искусственный интеллект и автоматизацию для управления документами
Согласно плану, опубликованному 22 мая 2023 года, Министерство обороны США хочет использовать возможности новых и нарождающихся технологий для снижения нагрузки на пользователей и улучшения процессов управления документами в масштабах предприятия
Министерство обороны США (Department of Defense, DoD) стремится использовать автоматизацию, искусственный интеллект и облачные сервисы в рамках общекорпоративных усилий по снижению административного бремени, связанного с управлением документами.
22 мая 2023 года Минобороны опубликовало свою новую стратегию в области управления документами ( https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ). Это 34-страничный документ, в котором описан ряд передовых практик управления документами в масштабах предприятия, включая автоматизированные процессы и чёткую подотчетность за стратегическое управление.
Заместитель министра обороны Кэтлин Хикс (Kathleen Hicks) в сопровождающем стратегию заявлении отмечает, что стратегия была разработана, чтобы помочь с созданием во всём министерстве среды, в которой документы «автоматически выявляются и фиксируются, надлежащим образом курируются и систематически управляются на стратегическом уровне».
Стратегия призывает Минобороны автоматизировать документные процессы для всех пользователей, отмечая, каким образом автоматизированное управление документами может оптимизировать и ещё более углубить интеграцию записи в повседневные операции, и подчёркивает, что автоматизация должна быть полностью интегрирована «в проектирование, разработку, усовершенствование и внедрение электронных информационных систем.»
Мой комментарий: Последнее – не что иное, как призыв к повсеместному использованию «запроектированного» управления документами (records management by design).
В стратегии также рекомендуется применение новых и нарождающихся технологий и коллективно используемых облачных сервисов для минимизации ложащегося на пользователей бремени по управлению, при этом отмечается, что «применение методов искусственного интеллекта и машинного обучения также может улучшить процессы курирования».
В ранее опубликованных отчётах отмечались проблемы, связанные с применяемыми Минобороны практиками управления документами, включая результаты проверок ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/dod-inspection-series-summary-report.pdf ), проведённых Национальными Архивами США (NARA) в период с 2017 по 2021 финансовый год, где сообщалось, что в ключевые сферы осуществляемой Минобороны деятельности не в полной мере был интегрирован надлежащий надзор и контроль над управлением документами.
Эти проверки также показали, что службам управления документами структур Минобороны недоставало ресурсов для управления столь крупными программами в рамках операций, осуществляемых министерством в США и за рубежом.
В стратегии изложены четыре ключевых фактора, способствующих достижению целей в сфере курирования, автоматизации и стратегического управления:
- внедрение и стратегическое использование ведомственного перечня видов документов с указанием сроков их хранения (DOD records schedule) для поддержки интероперабельности с «машиночитаемой дорожной картой» (machine-readable roadmap) цифровых активов Минобороны;
- обновление практик использования метаданных с целью упростить отыскание документов и обеспечить большее доверие к ним;
- предоставление руководств и рекомендаций по вопросам управления электронными документами; и
- повышение квалификации занимающегося управлением документами персонала, обеспечивая наличие у него необходимого для достижения изложенных в стратегии целей набора навыков и компетенций.
В соответствии со стратегией, директор по информационным технологиям (chief information officer, CIO) Министерства обороны обязан в течение 45 дней представить первоначальную информацию о прогрессе в пересмотре политики управления документами и в достижении целей стратегии в вопросах курирования, автоматизации и стратегического управления.
Крис Риотта (Chris Riotta)
Источник: сайт FCW
https://www.fcw.com/defense/2023/05/dod-aims-leverage-ai-and-automation-records-management/386702/
