(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/1.html )
Стратегия устанавливает стремление Минобороны к тому, чтобы иметь хорошо управляемые документы, которые предоставляют принимающим решения лицам контекст, позволяющий действовать на основе заслуживающей доверия информации, исторической согласованности и аналитической строгости. Мы называем это «преимуществом при принятии решений» (decision advantage).
Работающему с информацией персоналу Минобороны необходимо будет продолжать эволюционировать, чтобы соответствовать эволюции той цифровой информации, которой эти люди должны управлять.
В стратегии, однако, нет уклона в сторону идеи о том, что «каждый сотрудник является делопроизводителем»; и она признаёт, что работники умственного труда (или «пользователи, обеспечивающие производительность» (productivity users), обладатели специальных знаний (functional experts), исполнители (action officers) - как бы Вы их ни называли) имеют знания и опыт в предметной области, которые являются их главной компетенцией. Этим людям необходимо в первую очередь сосредоточить внимание на своей основной работе, а автоматизация должна выполнять за них управление документами.
Вместо распределения ответственности по управлению документами среди всего персонала, эта ответственность будет возложена на небольшую по численности группу штатных специалистов-профессионалов, обладающую (вероятно, как группа в целом, члены которой будут действовать совместно, исполняя конкретные роли) необходимым сочетанием знаний, навыков и компетенций.
Мы считаем, что состав группы по управлению документами можно представить в виде приведенного на рисунке «цветка»:
Мой комментарий: На диаграмме из Стратегии (рис.9) «лепестки» вокруг сердцевины, обозначающей «Группу управления документами», начиная с верхнего и далее по часовой стрелке, следующие: «Лидеры и их персонал», «ИТ-руководитель», «Куратор данных», «Специалисты по закупкам», «Обладатели специальных знаний».
На приведенном ниже рисунке представлена эволюция рабочей силы: показаны нынешнее и будущее состояние; доля нагрузки, связанной с управлением документами; и отражено то, что знания и навыки, необходимые для управления информацией, все больше концентрируются в руках штатных специалистов-профессионалов:
Стратегия Минобороны в области управления документами теперь включена в состав общей библиотеки стратегических документов Министерства обороны США ( https://dodcio.defense.gov/Library/ ), и тем самым признаётся, что управление документами не просто обеспечивает исполнение законодательно-нормативных требований, а поддерживает выполнение основной миссии, и является критически важным для выполнения миссии Министерства обороны в целом ( https://www.defense.gov/About/ ): обеспечить наличие вооруженных сил, необходимых для предотвращения войны и обеспечения безопасности нашей страны.
Мой комментарий: На диаграмме из Стратегии (рис.10) схематически показана численность персонала подразделений Миноьороны (числом фигурок) и загрузка основными обязанностями и обязанностями по управлению документами (синим и красным цветом соответственно), как в настоящее время (вверху), так и в будущем (внизу).
Есть ли аналогичная стратегия в Вашей организации? Можете ли Вы показать связь управления документами с эффективностью организации? Я был бы рад получить от Вас комментарии по этой стратегии, предложения или описания примеров решения этих вопросов там, где Вы работаете (смешные истории приветствуются!).
Познакомьтесь с текстом Стратегии для получения более подробной информации. Список руководителей служб управления документами в структурах Минобороны, которым предстоит вдохнуть жизнь в эту стратегию, можно найти здесь: https://www.archives.gov/records-mgmt/agency/departments/defense . Я горжусь тем, что служу и отстаиваю интересы этого сообщества профессионалов в области управления документами и информацией, а также их товарищей по работе, которые работают на благо нашей страны в Министерстве обороны.
Примечание: Все три рисунка в этом посте взяты из Стратегия Минобороны в области управления документами (DoD Records Strategy, https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ), которая была одобрена к открытой публикации 22 мая 2023 года экспертной комиссией (Defense Office of Prepublication and Security Review, регистрационный номер документа DOPSR 23-S-2095) Министерства обороны США.
Марк Патрик (Mark Patrick)
Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/aiim-blog/a-new-records-strategy-for-the-us-department-of-defense-1
Комментариев нет:
Отправить комментарий