В области управления документами (по крайней мере, в Австралазии) мы склонны зацикливаться на идее агрегирования т.е. на идее о том, что документация о транзакции не будет полной, пока мы не получим всю информацию, созданную или используемую в ходе транзакции.
500 лет назад Лука Пачоли (Luca Pacioli – на рис. справа) написал свой трактат о венецианском методе бухгалтерского учета (то, что мы сейчас называем «двойной записью») - и для него основное значение имел совершенно иной тип агрегирования (или то, что мы могли бы, большей точности ради, назвать «мета-агрегированием»), осуществляемого с совершенно другой целью.
До появления «двойной записи» у торговцев не было возможности понять, являются ли они платежеспособными – достаточно ли у них денег (и/или долговых расписок и вещей, которые они могли бы продать), чтобы исполнить все принятые ими на себя обязательства по оплате (т. е. кредиты, купленные, но не оплаченные товары и т. д.). Затем появилась двойная запись – и внезапно торговцы, которые её использовали, получили возможность в любой момент могли узнать, жизнеспособен ли их бизнес.
Мой комментарий: Ах эти бедные бизнесмены древних времен, долгими тысячелетиями они, видимо, занимались деловой деятельностью наугад! :) Ну а если серьёзно, то, конечно же, печально наблюдать такое упрощённое понимание истории образованным современным человеком …
Причина, по которой они теперь это знали, заключалась в простой, но блестящей идее: если они просуммируют все имеющиеся у них активы, а затем просуммируют все обязательства и проделают некоторые простые математические вычисления (вычтут стоимость обязательств из стоимости активов), то узнают, превышают ли их активы их обязательства, и есть ли у них деньги на расходы или же нет.
Представьте себе, что Вы ведёте коммерческую деятельность и пытаетесь принять решение о покупке чего-то, на самом деле не зная, есть ли у Вас на это деньги. Как бы Вы на такое отреагировали?
Этот следующий уровень агрегирования документов позволил коммерсантам тратить деньги с уверенностью, поскольку они знали, где находится их бизнес, - а поскольку они знали это, они могли принимать хорошие стратегические и оперативные решения о том, куда им следует направить средства.
Об этом стоит задуматься сегодня.
Когда принимаются стратегические решения, какой объем информации на самом деле используют принимающие эти решения лица? Какая часть информации, которую они могли бы использовать, оказывается заблокированной в документной системе и не используется из-за того, что они не могут агрегировать её осмысленным образом?
Наша одержимость помещением объектов в хранилище и отсутствие внимания к формированию значимых агрегаций с целью принятия более эффективных деловых решений одновременно расстраивала и удивляла меня на протяжении всей моей карьеры в области управления документами.
ИТ-специалисты и специалисты по данным понимают это - именно поэтому они так активно использую решения вроде Power BI (комплексное программное обеспечение для бизнес-анализа компании Microsoft – Н.Х.) и Tableau (программное обеспечение для интерактивной визуализации данных и бизнес-аналитики, разработанное одноименной американской компанией – Н.Х.), и 40 других продуктов, и отдают предпочтение структурированным данным. Они знают, что структурированные данные делают жизнеспособными значимые агрегации, охватывающие ряд вопросов.
Лука Пачоли и вся бухгалтерская профессия поняли это 500 лет назад. ИТ-специалисты поняли это 50 лет назад. И, похоже, у них нет проблем с финансированием.
Давая общую оценку, я полагаю, что область управления документами в настоящее время испытывает трудности с финансированием.
В данный момент я пытаюсь разобраться, является ли подобное положение дел нормальным - всегда ли будет существовать с одной стороны группа управления основной массой низкоуровневых документов, делающая это на уровне «корзин» (т.е. агрегаций, преимущественно объединяющих документы одного срока хранения – Н.Х.), а с другой - более специализированные группы, которые управляют более значимыми мета-агрегациями? Или это просто проявление неспособности области управления документами адаптировать свои практики к меняющимся возможностям и технологиям?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/meaningful-meta-aggregations-of-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий