Я приступил к работе в управлении директора по информационным технологиям Министерства обороны США 27 марта 2023 года. 13 апреля 2023 года ИТ-директор Минобороны достопочтенный Джон Шерман (John Sherman, о нём см. https://www.defense.gov/About/Biographies/Biography/Article/2881098/john-sherman/ ) официально назначил меня руководителем службы управления документами оборонного ведомства. 22 мая 2023 года заместитель министра обороны США подписал первую в истории министерства Стратегию в области управления документами (см. https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ). Последние несколько месяцев были бурными словно вихрь.
Техническое обслуживание самолёта F/A-18F Super Hornet в ангаре авианосца «Джеральд Форд». Фото: Aaron Arroyo
Заместитель министра обороны Кэтлин Хикс (Kathleen Hicks, о ней см. https://www.defense.gov/About/Biographies/Biography/Article/2523096/kathleen-h-hicks/ ) в предисловии к Стратегии (см. https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.com/2023/05/blog-post_705.html - Н.Х.) отметила следующее: «Документы являются ключевым инструментом принятия решений и основой подотчетности, прозрачности, обучения, роста и передачи корпоративных знаний тем, кто будет руководить Министерством обороны в будущем. Опыт прошлых операций может приниматься во внимание и способствовать улучшению текущего оперативного планирования и принятия решений, благодаря наличию хорошо поддерживаемой и доступной системы управления документами. Вот почему хорошее управление документами так важно для успеха нашей миссии. Использование долгосрочного потенциала информации требует инвестиций в возможности для управления документами и в кадры, обладающие знаниями и компетенциями, необходимыми для того, чтобы в полной мере использовать эти возможности.»
Стратегия Минобороны в области управления документами - это план модернизации способов и методов, используемых ведомством для управления своими документами. Чтобы реализовать изложенное в стратегии видение, министерству необходимо знать, какой информацией оно располагает, как получить доступ к этой информации и в течение каких сроков следует её хранить.
Стратегия преследует 3 цели:
- Курирование: Как показано на рисунке ниже, результаты процесса экспертизы ценности используются для составления ведомственного перечня видов документов с указанием сроков их хранения, который служит основой для текущего курирования и кодифицирует необходимые сроки хранения документов каждого вида, будь то документы оперативной деятельности, кадровые документы или переписка. Опираясь на эту основу, проводится выявление информации, имеющей статус документов, добавляется контекст, и документ захватывается для использования в рамках выполнения миссии министерства.
Мой комментарий: Приведенная в Стратегии (рис.3) схема показывает взаимосвязь между оперативной деятельностью (DoD Operations), управлением документами (DoD Records), Национальными Архивами США (National Archives), экспертизой ценности (Records Balue Assessment) и ведомтсвенным перечнем (DoD Records Shedule)
- Автоматизация: Используя технологии для автоматизации многих задач, связанных с управлением документами, Минобороны может высвободить время своих сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на поддержке основной миссии министерства. Это может привести к сокращению затрат и повышению производительности.
- Стратегическое управление: Ответственность за документ возлагается на весь срок его существования. Стратегическое управление обеспечивает доступность документов Минобороны для принимающих решения лиц, и поддерживает принятие руководством ведомства обоснованных решения и эффективное реагирование на текущие и будущие проблемы.
Стратегия рассчитана на реализацию в течение пяти лет. Это не изолированный документ, и предусматривается использование стратегии совместно с другими политиками и процедурами Минобороны, включая:
- Инструкцию Минобороны 5015.02 от 24 февраля 2015 года «Программа управления документами Министерства обороны США» (DoD Records Management Program, см. https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodi/501502p.pdf , которая в настоящее время пересматривается;
- Меморандум Минобороны DTM 22-001 от 3 марта 2022 года « Стандарты Министерства обороны США в отношении возможностей для управления документами в программах, предусматривающих использование информационных технологий» (DoD Standards for Records Management Capabilities in Programs Including Information Technology, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dtm/DTM-22-001.PDF?ver=TZGAkFg6RrjDM5l1-eBNRw%3D%3D ); и
- Стандарт Минобороны DoD 5015.02-STD «Требования к проектированию электронных систем управления документами» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/501502std.pdf ), который, как ожидается, будет заменён этим летом новым Руководством Минобороны DoDM 8180.01 «Планирование информационных технологий для управления электронными документами» (Information Technology Planning for Electronic Records Management, https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/818001m.PDF ), которое на момент написания данной статьи прошло проверку на юридическую корректность, было одобрено к опубликования и ожидало подписи директора по информационным технологиям Министерства обороны США (Руководство DoDM 8180.01 было опубликовано 4 августа 2023 года, о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/dodm-818001-dod-50152.html - Н.Х.).
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/2.html )
Марк Патрик (Mark Patrick)
Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/aiim-blog/a-new-records-strategy-for-the-us-department-of-defense-1
Комментариев нет:
Отправить комментарий