Национальные Архивы США: Опубликован новый Бюллетень о платформах для совместной работы, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/1_0851071837.html )

Ниже приведен полный перевод текста Бюллетеня NARA 2023-04 «Управление документами, созданными на платформах для совместной работы» (Managing Records Created on Collaboration Platforms, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-04 ).

1. Какова цель настоящего Бюллетеня?

В настоящем Бюллетене рассматривается управление федеральными документами (к числу которых относится практически вся информация, созданная или полученная органами федерального правительства в ходе ведения ими своей деятельности – Н.Х.), созданными при использовании федеральными органами исполнительной власти платформ для совместной работы. Для целей данного Бюллетеня под «платформой для совместной работы» (collaboration platform) понимается пространство для информационного обмена и создания рабочего продукта совместно с другими сторонами. Хотя платформы для совместной работы предоставляют возможности для обмена электронными сообщениями между отдельными лицами и группами, такое общение является лишь одним из компонентов совместной работы.

Национальные Архивы США (NARA) выпускают данный Бюллетень, чтобы решить вопросы, возникающие в связи с расширяющимся использованием федеральными органами исполнительной власти (далее – агентствами) для выполнения своих ключевых задач платформ для внутриведомственной и межведомственной совместной работы. Возможности платформ для совместной работы становятся всё более надежными и могут использоваться при работе из любого места. В рамках федерального правительства эти платформы обеспечивают среду, поддерживающую быстрое и эффективное сотрудничество. Они стали неотъемлемой частью культуры работы государственных органов.

Национальные Архивы США провели оценку использования агентствами платформ для совместной работы. Её результаты отражены в документе «Приложения для межведомственного сотрудничества» (Inter-Agency Collaboration Applications, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/collaborative-assessment-report-2022.pdf ), который послужил основой для разработки настоящего Бюллетеня. В этой оценке приняли участие шесть федеральных агентств, у каждого из которых имелись различные платформы, инструменты и потребности. Оценка показала, что агентства используют платформы для совместной работы в своей повседневной деятельности.

Данный Бюллетень опирается на рекомендации в Бюллетене Национальных Архивов 2009-02 от 18 июня 2009 года «Руководство по управлению документами в межведомственной среде» (Guidance Concerning Managing Records in Multi-agency Environments, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2009/2009-02.html - содержал рекомендации по управлению документами, создаваемыми в условиях коллективной работы государственных органов в среде, поддерживающей межведомственное взаимодействие – Н.Х.).

Настоящий бюллетень не содержит рекомендаций по захвату документов на каких-либо конкретных платформах для совместной работы.

2. Как обычно используются платформы для совместной работы?

Платформы для совместной работы дают возможность сотрудникам и/или организациям проводить видеоконференции, редактировать документы в режиме реального времени, обмениваться файлами, отправлять сообщения, делать заметки и планировать встречи. Это позволяет пользователям платформ совместной работы участвовать в работе из любого места в синхронном или асинхронном режиме. Кроме того, федеральные агентства используют такие платформы для работы с внутренним персоналом, с другими агентствами и с внешними группами в государственном и частном секторах. Созданный на платформах для совместной работы контент может быть доступен на устройствах многих типов.

Охват термина «платформа для совместной работы» является широким. В целях настоящего Бюллетеня, платформа для совместной работы может предоставлять / поддерживать:

• Пакеты программ для совместной работы: Google Workspace, Microsoft 365, Nextcloud, OpenPaaS, Zoho One;
  
  
• Совместную работу над документами: Box, Google Workspace, Huddle, Max.gov, Microsoft 365;
  
  
• Общий доступ к файлам: Box, DoD Secure Access File Exchange (SAFE), Google Drive, Huddle, Max.gov, Microsoft OneDrive, Nextcloud, Owncloud;
  
  
• Электронную почту: Gmail, Outlook, ProtonMail, Thunderbird, WorkMail, Zoho;
  
  
• Календари: Amelia, Calendly, Doodle, Google Calendar, Max.gov calendaring service, Nextcloud, Outlook, TeamUp, Thunderbird;
  
  
• Чаты: Discord, Facebook Workplace, Google Chat, HIVE, Jabber, Mattermost, Microsoft Teams chat, Zulip;
  
  
• Проведение видеоконференций: Adobe Connect, AWS Chime, Cisco Webex, Google Meet, Jitsi, Microsoft Teams, Verizon BlueJeans, Zoom, ZoomGov;
  
  
• Управление проектами: Atlassian Trello, Salesforce Slack.

3. Возможно ли создание на платформах для совместной работы федеральных документов?

Да, сотрудники федеральных органов исполнительной власти (агентств) создают федеральные документы, когда осуществляют деятельность своего ведомства, используя платформы для совместной работы. Это справедливо в отношении как федеральных служащих, так и лиц, работающих по контракту с агентством, волонтёров и внешних участников, действующих от имени агентства. Типичными документами, которые могут создаваться с использованием платформ для совместной работы, являются коллективно используемые документы, чаты и записи встреч и заседаний.

Федеральные агентства обязаны управлять документами на платформах для совместной работы так же, как и всеми другими федеральными документами, в соответствии с одобренными Национальными Архивами указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении и составленными из них перечнями. Указания по срокам хранения идентифицируют созданные или сохраняемые федеральным агентством документы и предоставляют необходимые полномочия для проведения уничтожения документов по истечении сроков хранения.

4. Должны ли все документы на платформе для совместной работы управляться в соответствии с одним и тем же перечнем видов документов с указанием сроков их хранения?

Нет, не обязательно. Например, один отдел агентства может использовать платформу для совместной работы для создания документации по программам этого ведомства, которая охватывается перечнем (или указаниями), относящимся к документам, связанным с выполнением основной миссии агентства. Другой отдел может использовать ту же платформу для коллективной работы над соглашениями о закупках или над контрактами, которые охватываются уже другим ведомственным перечнем или типовыми перечнями (General Records Schedule, GRS). Агентствам необходимо будет изучить, как их различные структурные подразделения используют платформы для совместной работы, чтобы иметь возможность определить, какие именно документы там создаются. Им придется рассмотреть вопрос о применимости существующих перечней (указаний), и о том, как их положения можно будет реализовать на практике.

Наибольшие проблемы связаны с применением перечней (указаний по срокам хранения) к электронным сообщениям на платформах для совместной работы. Бюллетень Национальных Архивов 2023-02 от 5 января 2023 года «Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages – о нём см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2023/01/capstone-1.html - Н.Х.) расширяет сферу применения ролевого подхода к управлению документами, охватывая также электронные сообщения (первоначально данный подход был разработан для электронной почты – Н.Х.).

Впоследствии Национальные Архивы обновили типовой перечень GRS 6.1, включив в него некоторые другие типы электронных сообщений. Ответ на вопрос 11 из числа часто задаваемых вопросов по перечню GRS 6.1 содержит неисчерпывающий список примеров материалов, которые охватываются или не охватываются этим перечнем. Федеральным агентствам следует определить, применим ли типовой перечень GRS 6.1 к электронным сообщениям на их платформах для совместной работы. Электронным сообщениям, которые не охватываются перечнем GRS 6.1, сроки хранения должны быть установлены в ведомственных перечнях – при этом это может быть как перечень, специально регламентирующий сроки хранения сообщений, так и перечень, также охватывающий другие виды документов.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/3.html )

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA / сайт NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/09/29/new-nara-bulletin-on-collaboration-platforms/
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-04