Правила хранения МФЦ представленных заявителем документов на бумажном носителе

Правительство РФ постановлением от 06 мая 2022 года №818 утвердило «Правила хранения многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг представленных заявителем в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии документов на бумажном носителе после их преобразования в форму электронных образов документов»

В многофункциональных центрах (далее МФЦ) подлежат хранению заявления о государственном кадастровом учете и/или государственной регистрации прав на недвижимое имущество и прилагаемые к ним документы, представленные заявителями на бумажном носителе, после их преобразования в форму электронных образов до момента выдачи заявителям (их представителям) документов, направленных органом регистрации прав в многофункциональный центр по результатам предоставления государственной услуги (п.2).

В многофункциональных центрах не подлежат хранению и передаются в орган регистрации прав закладные (п.3).

При организации хранения документов МФЦ обеспечивает их надлежащую сохранность, включая сохранность информации, сведений и персональных данных, содержащихся в них, исключающую их утрату, порчу или хищение, а также доступ к ним посторонних лиц (п.4).

Хранение документов осуществляется в помещениях МФЦ в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации (п.5).

Хранение МФЦ не востребованных заявителем документов, представленных на бумажном носителе, осуществляется в течение 45 календарных дней со дня поступления в многофункциональный центр по результатам государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав (п.6).

По истечении указанного срока многофункциональный центр в течение 30 календарных дней осуществляет передачу таких документов на бумажном носителе в соответствии с соглашением о взаимодействии, предусмотренным частью 18 статьи 18 Федерального закона.

Для справки:

Федеральный закон от 13.07.2015 №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»

Статья 18. Представление заявления об осуществлении государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов

18. Порядок и сроки передачи многофункциональным центром принятых им заявлений и иных необходимых для государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав документов в орган регистрации прав определяются соглашением о взаимодействии, заключенным ими в установленном Правительством Российской Федерации порядке. При этом сроки передачи многофункциональным центром принятых им заявлений и иных необходимых для государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав документов в орган регистрации прав не должны превышать один рабочий день.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=416549

Правила проставления МФЦ отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями

Правительство РФ постановлением от 06 мая 2022 года №818 утвердило «Правила проставления многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями»

При получении заявления о государственном кадастровом учете и/или государственной регистрации прав на недвижимое имущество (далее - заявление) и прилагаемых к нему документов на бумажном носителе работником МФЦ на полученных от заявителя копиях, прилагаемых к заявлению, проставляется отметка «Копия».

В случае, если копия документа представлена

• На одной странице одного листа - на свободном месте вверху или внизу страницы, содержащей текст документа, при отсутствии свободного места вверху или внизу страницы - на обороте листа;
  
  
• На обеих страницах одного листа - единоразово на свободном месте вверху или внизу страницы, содержащей сведения о дате выдачи документа, копия которого представлена, или ином свободном месте;
  
  
• На нескольких листах и не прошита, прошита и не содержит отметку о заверении (печать органа (организации) и/или подпись должностного лица органа (организации), выдавших такой документ) - на каждом листе на свободном месте вверху или внизу страницы, содержащей текст документа;
  
  
• На нескольких листах, прошита и содержит отметку о заверении (печать органа (организации) и/или подпись должностного лица органа (организации), выдавших такой документ) - единоразово на листе вверху или внизу страницы, содержащей отметку о заверении;
  
  
• На обеих страницах одного листа, на которых вверху или внизу страниц отсутствует свободное место - единоразово на отдельном листе, который должен быть пронумерован, сшит, на оборотной стороне этого листа должны быть проставлены дата, подпись уполномоченного сотрудника МФЦ и печать многофункционального центра.

Отметка «Копия» проставляется работником МФЦ при приеме заявления и прилагаемых к нему документов (п.3):

• При отсутствии оснований для отказа в приеме заявления и прилагаемых к нему документов;
  
  
• До проставления на представленных заявителем на бумажном носителе документах отметки о создании электронных образов таких документов;
  
  
• До осуществления работником МФЦ преобразования заявления и прилагаемых к нему документов, представленных заявителем на бумажном носителе, путем сканирования в электронные образы таких документов и заверения электронных образов документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

При проставлении отметки «Копия» в виде оттиска штампа синего цвета (размер 25 x 13 мм), указывается дата проставления такой отметки чернилами синего или черного цвета (п.4).

Отметка «Копия» не проставляется работником МФЦ на представленных заявителем копиях документов в случае:

• Представления заявителем совместно с копиями подлинных экземпляров документов;
  
  
• Представления заявителем нотариально удостоверенных копий документов, а также иных копий, заверенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке (в том числе копий актов органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных органов, заверенных такими органами).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=416549

Правила проставления МФЦ отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании электронных образов таких документов

Правительство РФ постановлением от 06 мая 2022 года №818 утвердило «Правила проставления многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании электронных образов таких документов».

При получении заявления о государственном кадастровом учете и/или государственной регистрации прав на недвижимое имущество (заявление) и прилагаемых к нему документов на бумажном носителе работником МФЦ на полученных от заявителя заявлении и прилагаемых к нему подлинниках и копиях проставляется отметка о создании электронных образов документов.

Если документ составлен:

• На одной странице одного листа, - на свободном месте вверху или внизу страницы, содержащей текст документа, при отсутствии свободного места вверху или внизу страницы - на обороте листа;
  
  
• На обеих страницах одного листа - единоразово на свободном месте вверху или внизу страницы, содержащей сведения о дате выдачи такого документа, или ином свободном месте;
  
  
• На нескольких листах и не прошит, прошит и не содержит отметку о заверении (печать органа (организации) и/или подпись должностного лица органа (организации), выдавших такой документ) - на каждом листе на свободном месте вверху или внизу страницы, содержащей текст документа;
  
  
• На нескольких листах, прошит и содержит отметку о заверении (печать органа (организации) и/или подпись должностного лица органа (организации), выдавших такой документ) - единоразово вверху или внизу страницы, содержащей отметку о заверении;
  
  
• По формам, утвержденным нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего в том числе выработку государственной политики и нормативно-правовое регулирование в отнесенных к его ведению сферах деятельности, и содержит поле для проставления отметки о создании электронных образов документов - в соответствующем поле;
  
  
• На обеих страницах одного листа, на которых вверху или внизу страниц отсутствует свободное место - единоразово на отдельном листе, который должен быть пронумерован, сшит, на оборотной стороне этого листа должны быть проставлены дата, подпись уполномоченного сотрудника многофункционального центра и печать многофункционального центра.

Отметка о создании электронного образа документа проставляется работником МФЦ при приеме заявления и прилагаемых к нему документов, в том числе при наличии ранее проставленных работником МФЦ отметок о создании электронного образа документов (п.3):

• При отсутствии оснований для отказа в приеме заявления и прилагаемых к нему документов;
  
  
• После проставления на копиях документов отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями;
  
  
• До осуществления работником МФЦ преобразования заявления и прилагаемых к нему документов, представленных на бумажном носителе, путем сканирования в электронные образы и их заверения усиленной квалифицированной электронной подписью.

При проставлении отметки о создании электронных образов документов в виде оттиска штампа синего цвета (размер 70 x 25 мм) по форме в верхней части штампа указывается краткое официальное наименование и фактический адрес МФЦ, работник которого осуществил проставление такой отметки (п.4).

Графы «Ф.И.О.», «Подпись», «Дата» в формате заполняются работником МФЦ собственноручно.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=416549

Правила проставления многофункциональными центрами отметок на документах, представленных на бумажном носителе

Правительство РФ постановлением от 06 мая 2022 года №818 утвердило:

• Правила проставления многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании их электронных образов;
  
  
• Правила проставления многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями;
  
  
• Правила хранения многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг, представленных заявителем в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии документов на бумажном носителе после их преобразования в форму электронных образов документов;
  
  
• Форму отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании электронных образов таких документов;
  
  
• Форму отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями.

Одновременно высшим исполнительным органам государственной власти субъектов РФ рекомендовано принять меры по обеспечению в многофункциональных центрах по предоставлению государственных и муниципальных услуг проставления отметок на документах, представленных на бумажном носителе (о создании их электронных образов, о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями), а также по обеспечению хранения представленных заявителем в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии документов на бумажном носителе после их преобразования в форму электронных образов в соответствии с формами и правилами.

Постановление вступает в силу с 29 июня 2022 года.

Я планирую подготовить отдельные посты по каждому из правил.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=416549

Ответ на вопрос коллеги: Технология двух подлинников на разных носителях

Пост «Ответ на вопрос коллеги: Правомочность подписания законов субъекта РФ электронной подписью», выложенный у меня на блоге 7 сентября 2020 года, (см. https://rusrim.blogspot.com/2020/09/blog-post_88.html ) прокомментировали несколько коллег. Ответ на один из этих комментариев получился большим, поэтому я решила опубликовать его отдельным постом.

Вопрос: Если я правильно понял Вашу рекомендацию №2, Вы предлагаете подписывать электронный документ, а затем выводить его на печать в бумажном виде. Прошу уточнить, с применением какой техники и на каких основаниях бумажному экземпляру документа можно придать статус подлинника?

Такая практика реально существует, и многие организации её используют. Здесь важно чётко определить, чем, с точки зрения права, является бумажный документ – подлинником, повторным подлинником (дубликатом), копией или выпиской.

Моя позиция следующая: если электронный и бумажный документы

• имеют одно и то же содержание,
  
  
• не нарушают существующих законодательно-нормативных требований,
  
  
• подписаны одними и теми же лицами-авторами документа подлинными подписями, и
  
  
• созданы практически одновременно с точки зрения соответствующей деловой деятельности,

– то и тот, и другой являются оригиналами (подлинниками). Если же один из документов при прочих равных условиях создан существенно позднее (опять-таки, с учётом обстоятельств деловой деятельности – например, до его создания первоначально созданный экземпляр подлинника уже успел пойти в работу, был разослан внешним сторонам и т.п.) – это дубликат. В прочих случаях мы имеем дело с заверенными либо незаверенными копиями (если содержание полностью соответствует оригиналу) либо выписками.

В российском законодательстве есть примеры прямой регламентации такого рода действий:

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации

Статья 13. Обязательность судебных постановлений

1. Суды принимают судебные постановления в форме судебных приказов, решений суда, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции.
(в ред. Федерального закона от 28.07.2004 N 94-ФЗ)

Судебное постановление, за исключением постановления, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, может быть выполнено в форме электронного документа, который подписывается судьей усиленной квалифицированной электронной подписью. В случае, если постановление принято судом коллегиально, оно подписывается всеми судьями, рассматривавшими дело, усиленной квалифицированной электронной подписью.

При выполнении судебного постановления в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного судебного постановления на бумажном носителе.

Статья 197. Изложение решения суда

1. Решение суда излагается в письменной форме председательствующим или одним из судей.

Решение суда может быть выполнено в форме электронного документа. При выполнении решения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного решения на бумажном носителе.

Статья 224. Порядок вынесения определений суда

4. Определение суда может быть выполнено в форме электронного документа. При выполнении определения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного определения на бумажном носителе.

В 2017 году Пленум Верховного Суда разъяснил свою позицию по этому вопросу:

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57

Выполнение судебных актов в форме электронного документа

26. Судебные акты, в том числе заочное решение, особое мнение судьи, за исключением судебных актов, содержащих сведения, составляющие охраняемую законом тайну, а также иных судебных актов, указанных в части 2 статьи 474.1 УПК РФ, могут быть выполнены (изготовлены) в форме электронного документа, который подписывается судьей (судьями) усиленной квалифицированной электронной подписью (часть 1 статьи 13 ГПК РФ, часть 5 статьи 15 АПК РФ, часть 1.1 статьи 16 КАС РФ, часть 2 статьи 474.1 УПК РФ).

По просьбе (ходатайству) взыскателя при наличии технической возможности судебный приказ может быть выполнен и направлен судом общей юрисдикции в форме электронного документа, подписанного судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (часть 1 статьи 130 ГПК РФ, часть 1 статьи 123.8 КАС РФ).

Если судебный акт выполняется в форме электронного документа, наряду с таким документом изготавливается экземпляр на бумажном носителе, подписанный собственноручно судьей (судьями) (часть 1 статьи 13 ГПК РФ, часть 5 статьи 15 АПК РФ, часть 1.1 статьи 16 КАС РФ, часть 2 статьи 474.1 УПК РФ, пункт 4 статьи 12 Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти").

Экземпляр судебного акта, выполненный в форме электронного документа, и экземпляр судебного акта, выполненный на бумажном носителе, имеют равную юридическую силу.

Экземпляр судебного акта на бумажном носителе приобщается к материалам судебного дела. Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в системе автоматизации судопроизводства.

В последнем примере суды создают два экземпляра подлинника – один электронный, другой бумажный. Можно устроить дебаты о том, как их называть, - но главное в том, что они имеют равную юридическую силу. И вообще, если мы можем создавать несколько экземпляров подлинника на бумажном носителе, то почему мы не можем создать их на разных носителях?

Представляется, что данная технология будет применяться в органах государственной власти до тех пор, поскольку пока мы работаем в условиях смешанного документооборота. В то же время предпринимаемые сейчас Правительством усилия могут привести к тому, что органы государственной власти массово перейдут исключительно на использование электронных документов, - причем не «бумагоподобных», о которых сейчас чаще всего идёт речь, а таких, как, например, базы данных, реестры и регистры, в которых будет создаваться, вноситься и использоваться юридически значимая информация.

Вопрос: Правильно ли я понимаю, что в данном случае следует использовать подход, аналогичный п.3.67 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива № 44: «После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом: экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату; копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.»

Примерная инструкция в принципе не допускает нескольких равноценных подлинников, поэтому она не может считаться подходящим примером для ситуации двух подлинников. Её рекомендация напоминает ситуацию, когда организация создает подлинник (он может быть электронным) на одном носителе, и копию – на другом, для решения другого круга задач.

Вопрос: Если так, то какие основания применять для госорганов и органов местного самоуправления, ведь в Правилах делопроизводства, утвержденных приказом Росархива №71 такого или аналогичного положения нет.

Правила делопроизводства, с моей точки зрения, не отражают практику работы с документами ни в одном из федеральных ведомств – и это проблема самих Правил и их разработчиков, а не федеральных ведомств. В Правилах ещё много чего не отражено, что необходимо в работе уже сейчас. Иными словами, это документ морально устарел. Ну а с точки зрения права, в случае конфликта Правила стоят ниже законов и ведомственных нормативных актов. Поэтому сегодня отсутствие какой-либо технологии в Правилах - не аргумент; аргументом может служить только прямой запрет законодательства! :)

Методы государственного управления в нашей стране стремительно меняются, а косметические изменения в Правила с трудом вносятся раз в пять лет, да еще с отставанием от реальной практики лет на пять-десять. Никто не собирается ждать, когда Росархив выйдет из летаргического сна, поэтому вопросы управления документами начинают регламентировать на ином, часто более высоком уровне – в федеральных законах, ведомственных нормативных актах, в административных регламентах и т.д..

Так, ЦИК России в августе 2020 года в «Инструкции по составлению, уточнению и использованию списков избирателей на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам» предусмотрела ведения списков избирателей в двух экземплярах:

Постановление ЦИК России от 07.08.2020 N 263/1940-7 «О внесении изменения в Инструкцию по составлению, уточнению и использованию списков избирателей на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам»

2.1.2. Список избирателей составляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр списка избирателей изготавливается на бумажном носителе в машинописном виде.

Второй экземпляр списка избирателей изготавливается в машиночитаемом виде и хранится в территориальной комиссии, а часть списка, содержащая сведения об избирателях, представляемые командиром воинской части, - у соответствующего командира воинской части.

Кстати говоря, в осеннюю сессию 2020 года Государственная Дума должна принять целый массив изменений в законодательство, которые по целому ряду направлений предусмотрят переход на изначально электронные документы без какого-либо их дублирования на бумажных носителях.

Судебная практика: Учет бумажных ветеринарных сопроводительных документов в информационной системе не является их повторным оформлением

Расширение сферы применения электронных документов в системе государственного управления идет одновременно с усилением централизации информации о них, которая размещается в федеральных государственных информационных системах (ФГИС). Как правило это приводит к тому, что при смешанном документообороте даже тогда, когда документ создается на бумажном носителе, информацию о нём необходимо внести во ФГИС - при этом требуется включить во ФГИС как все реквизиты и информацию, содержащуюся в документе, так и дополнительные сведения. В ряде случаев это приводит к тому, что при создании и учете документа его реквизиты приходится вручную вводить дважды.

Верховный Суд Российской Федерации в апреле 2018 года вынес решение № АКПИ18-128 по административному исковому заявлению государственного бюджетного учреждения Ленинградской области «Станция по борьбе с болезнями животных Лужского района» о признании недействующими пункта 12 «Ветеринарных правил организации работы по оформлению ветеринарных сопроводительных документов» и пункта 59 «Порядка оформления ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме», утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. № 589.

Позиция Верховного суда РФ

Государственное бюджетное учреждение Ленинградской области «Станция по борьбе с болезнями животных Лужского района» обратилось в Верховный Суд РФ с административным исковым заявлением о признании недействующими пункта 12 Правил и пункта 59 Порядка, ссылаясь на их противоречие статье 4 федерального закона от 13 июля 2015 г. № 243-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О ветеринарии» и отдельные законодательные акты РФ». По мнению административного истца, оспариваемые нормативные положения нарушают его охраняемые законом интересы, так как незаконно возлагают на него обязанность по повторному оформлению ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме после их оформления на бумажном носителе. Неисполнение этого требования повлекло привлечение станции к административной ответственности.

Для справки: Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. № 589 были утверждены «Ветеринарные правила организации работы по оформлению ветеринарных сопроводительных документов» и «Порядок оформления ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме». Нормативный правовой акт был зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 30 декабря 2016 года и опубликован на «Официальном интернет-портале правовой информации» ( www.pravo.gov.ru ) 30 декабря 2016 года.

Согласно пункту 12 Правил, оформленные на бумажном носителе ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) подлежат учету в федеральной государственной информационной системе (ФГИС) в соответствии с Порядком оформления ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме.

Пунктом 59 Порядка установлено, что учет оформленного на бумажном носителе ВСД осуществляется путем ввода данных о нём во ФГИС оформившим его лицом в течение 1 месяца с момента оформления, за исключением ряда случаев.

В случае, если ВСД оформлен уполномоченным лицом органа или учреждения, входящего в систему Государственной ветеринарной службы РФ, учет ВСД во ФГИС может производиться иным уполномоченным лицом этого органа или учреждения.

Как следует из содержания административного иска и объяснений представителя станции, отмеченные пункты оспариваются фактически в части содержащихся в них положений об учете оформленных на бумажном носителе ВСД в ФГИС путем ввода данных лицом, его оформившим.

Суд отметил, что частью 2 статьи 4 федерального закона от 13 июля 2015 г. № 243-ФЗ (в редакции федерального закона от 28 декабря 2017 г. № 431-ФЗ) предусмотрено, что с 1 июля 2018 г. оформление ветеринарных сопроводительных документов производится в электронной форме в соответствии со статьей 2.3 Закона Российской Федерации «О ветеринарии», за исключением ряда случаев.

Законом установлено, что до 1 июля 2018 г. оформление ветеринарных сопроводительных документов на подконтрольные товары производится на бумажном носителе или в электронной форме по желанию собственника этих подконтрольных товаров (часть 4 статьи 4).  Исключительные случаи, когда с 1 июля 2018 г. допускается оформление ветеринарных сопроводительных документов на бумажном носителе, определены в части 2.1 статьи 4 названного закона.

По мнению суда, предусмотренный оспариваемыми нормативными положениями учет оформленных на бумажном носителе ветеринарных сопроводительных документов в федеральной государственной информационной системе не является их повторным оформлением в электронной форме. Такое предписание соответствует действующему правовому регулированию.

Согласно пункту 1 статьи 4.1 закона РФ «О ветеринарии», создана федеральная государственная информационная система в области ветеринарии, в том числе в целях обеспечения прослеживаемости подконтрольных товаров, оформления и выдачи ветеринарных сопроводительных документов. Кроме прочего, во ФГИС содержится информация об их оформлении и о выдаче. Размещение подобной информации во ФГИС предусмотрено и пунктом 5 Правил создания, развития и эксплуатации ФГИС в области ветеринарии, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 7 ноября 2016 г. № 1140.

Суд подчеркнул, что, вводя регулирование относительно оформления ВСД на бумажном носителе или в электронной форме, федеральный законодатель установил общее для обоих случаев предписание о том, что информация об оформлении и о выдаче ВСД должна содержаться в ФГИС. Во исполнение такого установления и Правительство РФ приняло соответствующие правила.

Оспариваемое содержание пункта 12 Правил и пункта 59 Порядка не имеет предписаний об одновременном и обязательном, как полагает станция, оформлении ВСД на бумажном носителе и в электронной форме.

Необходимый для целей закона «О ветеринарии» учет оформленных на бумажном носителе ВСД в ФГИС ошибочно толкуется административным истцом как повторное бесплатное оформление ВСД в электронной форме.

Различие этих процедур следует и из содержания Правил и Порядка.

Так, Правила предусматривают, что ВСД оформляются и (или) выдаются в течение 1 рабочего дня при отсутствии необходимости проведения лабораторных исследований, осмотра, ветеринарно-санитарной экспертизы подконтрольных товаров, а при наличии необходимости в их проведении - в течение 1 рабочего дня после получения результатов лабораторных исследований, осмотра, ветеринарно-санитарной экспертизы подконтрольных товаров уполномоченным на оформление ВСД лицом (абзац первый пункта 6).

Оспариваемый учет оформленного на бумажном носителе ВСД согласно пункту 59 Порядка, как правило, осуществляется в течение 1 месяца с момента его оформления.

Нормативного правового акта большей юридической силы и устанавливающего иное регулирование не имеется.

Доводы станции о правовых и фактических основаниях использования в его работе технических и программных средств ФГИС, ее компонентов, включая ФГИС «Меркурий», относятся к оценке содержания других нормативных правовых и иных актов Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, которые не являются предметом административного иска по настоящему делу.

Верховный Суд Российской Федерации отказал в удовлетворении административного искового заявления «Станции по борьбе с болезнями животных Лужского района» о признании недействующими пункта 12 Ветеринарных правил организации работы по оформлению ветеринарных сопроводительных документов и пункта 59 Порядка оформления ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме, утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. № 589.

Апелляционная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в июле 2018 года (апелляционное определение № АПЛ18-272) оставила без изменения решение Верховного Суда Российской Федерации от 16 апреля 2018 г., а апелляционную жалобу государственного бюджетного учреждения Ленинградской области «Станция по борьбе с болезнями животных Лужского района» - без удовлетворения.

Мой комментарий: Думаю, что никому не понравится необходимость дважды вводить в информационные системы данные о документе. Это повышает трудозатраты на его создание и оформление.

Чтобы не заставлять людей заниматься подобной ерундой, стоит заранее продумывать такую методику работы, когда при любых обстоятельствах вводить информацию нужно только один раз.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=298221

Уточнен порядок смешанного документооборота при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств

Приказом Минфина России от 20 апреля 2018 года № 86н в Административный регламент предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, утвержденного Приказ Минфина России от 30 сентября 2016 года № 169н, внесены изменения.

Для справки: Федеральный закон от 30 октября 2017 г. № 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" в части взаимодействия регистрирующего органа с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» уточнил порядок представления документов при государственной регистрации, в том числе в электронном виде (ст. 9)  (см.: http://rusrim.blogspot.com/2017/11/blog-post_24.html ).

Результат предоставления государственной услуги оформляется в форме электронных документов (п15).

В случае направления документов в инспекцию почтовым отправлением, представления непосредственно, направления в форме электронных документов, подписанных заявителем, и при наличии в инспекции запроса заявителя о предоставлении результата оказания государственной услуги на бумажном носителе инспекцией составляются на бумажном носителе документы, подтверждающие содержание электронных документов.

Мой комментарий: Интересная формулировка! Понятно, что ФНС постаралась уйти от изготовления подлинника на бумажном носителе, в результате появилась «новая сущность».

В пункте 37 уточнено, что документы, необходимые для предоставления государственной услуги при направлении в форме электронных документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее вид электронной подписи не был определен Н.Х.).

Направление в инспекцию электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью:

• Заявителя, осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, включая Единый портал государственных и муниципальных услуг;


• Нотариуса, осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, либо единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Представленные в многофункциональный центр документы направляются в инспекцию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.72).

При направлении всех электронных документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Электронные документы направляются инспекцией по включенному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) адресу электронной почты юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также по адресу электронной почты, указанному заявителем при представлении документов в инспекцию (п.100).

При непосредственном обращении в инспекцию по запросу заявителя ему выдаются составленных на бумажном носителе документы, подтверждающих содержание электронных документов.

В случае представления документов в инспекцию через многофункциональный центр или нотариусом, электронные документы, подписанных УКЭП, направляются инспекцией:

• по включенному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) адресу электронной почты юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также по адресу электронной почты, указанному заявителем при представлении документов в инспекцию;


• в многофункциональный центр или нотариусу.

По запросу заявителя:

• Многофункциональный центр выдает ему составленные многофункциональным центром на бумажном носителе документы, подтверждающие содержание электронных документов, связанных с государственной регистрацией, полученных многофункциональным центром от инспекции.


• Нотариус выдает полученные от инспекции документы, связанные с государственной регистрацией, в форме документа на бумажном носителе на основании удостоверения его равнозначности электронному документу в соответствии с законодательством о нотариате.

Мой комментарий: Несмотря на то, что налоговые органы последовательно продвигаются в сторону максимального использования электронных документов, им приходится учитывать, что организации и граждане пока не готовы полностью перейди на электронные технологии. Именно поэтому приходится в нормативно-правовых актах учитывать использование смешанного документооборота.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=300716

Электронные специальные журналы регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ

Постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2017 года № 1353 внесены изменения в «Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ», утвержденные постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644. Теперь журналы могут вестись «на бумажном носителе или в электронной форме» (п.3).

Листы журналов регистрации, заполняемых в электронной форме, ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, ответственным за их ведение и хранение, и брошюруются по наименованию наркотического средства или психотропного вещества, дозировке, лекарственной форме (п.6).

По истечении календарного года сброшюрованные помесячно листы журнала оформляются в журнал регистрации, опечатываются с указанием количества листов и заверяются подписью лица, ответственного за ведение и хранение журнала, руководителя юридического лица и печатью юридического лица (при наличии печати).

Уточнено, что запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью, в том числе усиленной квалифицированной электронной подписью, лица, ответственного за их ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов (п.12).

Мой комментарий: Разработчики новых норм, похоже, не понимают, что заверение документа УКЭП серьезно отличается от заверения документа на бумажном носителе. Без дополнительных усилий по визуализации электронной подписи никто рядом с записью в электронном журнале никаких фамилий и инициалов не увидит :) Кроме того, в данном случае подписанные УКЭП записи в электронном журнале являются подлинниками, а распечатанный журнал – заверенной копией!

Доступ к информационной системе, с помощью которой осуществляется ведение журнала регистрации в электронной форме, имеют лица, ответственные за ведение и хранение журнала регистрации (п.15).

Мой комментарий: Пока ведение журналов переведено на смешанный документооборот, но, по крайней мере, теперь их не придется заполнять вручную шариковой ручкой.

Источник Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=282667

Будущее будет гибридным: Гибридный архивист

Заметка Стефани Тейлор (Stephanie Taylor – на фото) была опубликована 5 июля 2017 года на блоге CoSector Университета Лондона (University of London).

Прилагательное «гибридный» чаще всего используется для описания библиотечной или архивной коллекции, представляющей собой смесь электронного и аналогового контента. Первоначально «гибридная» стадия казалась переходным этапом, и предполагалось, что в один прекрасный день весь контент будет электронным. Недавно я выступала с докладом на конференции по электронной сохранности в сфере искусств, социальных и гуманитарных наук (Digital Preservation for the Arts, Social Sciences and Humanities, DPASSH, http://dpassh.org/ ), и там я высказала мысль о том, что гибридные коллекции стали стандартными, типовыми для повседневной деловой деятельности многих архивов.

По мере того, как электронный контент становится все более привычным и распространенным, становится также более ясно и то, что в будущем не весь контент будет создаваться в электронном виде, и что, по целому ряду причин, не все аналоговые материалы будут оцифрованы.

Гибридный архивист

В моём докладе объяснялась идея о том, что нам нужен «гибридный архивист» для курирования и управления гибридными коллекциями. Как и сами коллекции, гибридный архивист соединяет в себе традиционные и новые архивные навыки и знания. Моя собственная карьера была главным образом сфокусирована на работе с электронными материалами, сначала в библиотеках, а теперь в сфере электронной сохранности. В своей нынешней роли, я обучаю архивистов, библиотекарей, специалистов по управлению документами и представителей других профессий тому, как обеспечивать долговременную сохранность электронного контента. Как в учебной программе, так и в рамках нашей консультационной работы моя команда ставит своей целью не только обучить людей использованию новейших технологий и инструментов, но и научить их, как в дальнейшем продолжать своё обучение самостоятельно; а также подготовить их к поддержанию партнерских отношений с техническим персоналом. Мы хотим, чтобы они чувствовали себя комфортно и уверенно, имея дело с новыми технологиями.

Мое внимание ко всему новому одновременно позволило мне осознать ценность традиционных архивных знаний и навыков. Благодаря людям, с которыми мы работаем, я  вижу, что существующая солидная база архивной профессии является фантастической основой для дальнейшего развития и формирования расширенного набора знаний и навыков. Назову некоторые традиционные навыки, которые, с моей точки зрения. являются наиболее важными.

Отбор и экспертиза ценности

Люди, сталкиваясь с большими объёмами электронного контента, часто склонны впадать в одну из двух крайностей: либо они либо думают, что следует сохранять абсолютно всё, либо полагают, что нам вообще не следует прилагать какие-либо усилия для обеспечения долговременной сохранности, поскольку контент, если он электронный, каким-то волшебным образом сумеет сам о себе позаботится. Конечно, как то, так и другое неправильно. Нам нужно то, что было нужно всегда – навыки и знания архивиста, который может отобрать контент, провести экспертизу его ценности и принять обоснованные решения о том, что следует хранить в течение длительных сроков или постоянно.

Понимание долгосрочной перспективы

Осознание того, что подразумевает «долгосрочная перспектива», является ещё одной невероятно ценной часть знаний архивиста. Даже сегодня электронный контент часто рассматривается исключительно с точки зрения ИТ-специалистов. Технологии, как и те люди, которые создают и управляют ими «на передовой», имеют сравнительно короткие характерные времена жизненного цикла: два года могут показаться очень долгим временем; семь лет тому назад – это уже доисторическая эпоха. Однако в случаях, когда  создается ценный электронный контент, нам следует задуматься о его долговременной сохранности и доступности, как это понимает архивист - на протяжении десятилетий, столетий, даже тысячелетий. Проблема обеспечения долговременной сохранности электронных материалов пока далека от решения, но нам нужен архивный взгляд на долгосрочную перспективу, с тем, чтобы наметить цели и понять, к чему мы стремимся.

Электронные технологии – это всего лишь ещё один вид носителей информации

Архивисты коллективно, как представители профессии, существуют и работают в течение очень длительного периода времени, и им удалось справиться с переходом от глиняных табличек к пергаменту, а затем к бумаге, пройдя на этом пути и через множество иных видов носителей. Они изучили различные способы создания контента, различные использовавшиеся на практике носители, а также выяснили, как их сохранять в длительной перспективе. Поэтому, с точки зрения архивиста, электронные технологии – это всего лишь ещё один вид носителей информации, у которого есть свои уникальные особенности и проблемы, который требует использования новых инструментов и некоторых новых методов - но так уже бывало и раньше. Со временем, когда электронный контент и меры по обеспечению его долговременной сохранности станут более интегрированными в наш мир, электронная сохранность перестанет быть отдельно стоящим видом деятельности и превратится в ещё одно «ответвление» архивного опыта.

Обмен информацией, обучение и тренировка

Архивисты всегда работали в тесном контакте с людьми, которые используют их архивные коллекции. С появлением электронного контента действительно открываются захватывающие возможности для обмена информацией с более широкой аудиторией и открытия архивов разными способами и для разных целей. В то же время остаются востребованными базовые навыки распространения и предоставления доступа к архивным материалам, обучения людей использованию этого контента, и, свою очередь, учёбы у пользователей с целью повышения качества работы архивов и её нацеленности.

На недавнем мероприятии в Национальных Архивах Великобритании я подслушала, как  почтенная высокопоставленная представительница архивной профессии объясняла, какую она видела ценность в предоставлении ясной онлайн-информации и рекомендаций по вопросам доступа и использования коллекций. «Я бы не исходила из предположения, что пользователи лучше поймут все нюансы нашей электронной коллекции, чем если бы я просто бросила им средневековый свиток и ожидала, что они разберутся, что с ним делать, без каких-либо объяснений!», - заявила она. И я думаю, что она была права. Знание того, как применять некоторые технологии, не делает нас экспертами по всему на свете.

Я предвижу впереди как проблемы, так и множество восхитительного и воодушевляющего. Надеюсь, мы все сможем внести вклад в развитии навыков «гибридного архивиста», и признание ценности и значения традиционных архивных навыков и знаний в формировании этого нового профессионала - это очень важный первый шаг в будущее.

Стефани Тейлор (Stephanie Taylor)

Дополнительная информация: Слайды к докладу Стефании Тейлор «Будущее будет гибридным» на конференции DPASSH доступны по адресу https://www.slideshare.net/DanielBoonstra/the-future-is-hybrid-steph-taylor-dpaash-2017

Мой комментарий: С моей точки зрения, «гибридных архивистов» (как особой когорты, отличающейся от «просто» архивистов) всё-таки не будет, поскольку через два-три десятилетия хорошие навыки работы с электронными технологиями станут столь же обязательными для архивистов, как и для представителей любых других профессий.

Поскольку бумажных документов и унаследовано немало, и создается и передается на архивное хранение не меньше, а даже больше, чем раньше, то и в будущем архивисты будут уметь работать с «бумагой», - однако внутренний бумажный документооборот архивов, различные рукописные журналы учёта отомрут, и вспоминать о них будут, как о  кошмарном сне.

В общем, более правильно, как мне кажется, говорить о том, что пошёл процесс вымирания чисто бумажных архивистов и специалистов по управлению документами, которые, если где и уцелеют, то лишь в очень специфических нишах, таких, как архивы древних актов – и то лишь как отдельные уникальные носители древнего знания.

Хочу отдельно остановиться на вопросе о понимании длительной перспективы. На самом деле архивисты склонны в этом плане к самообольщению. За постоянными сроками хранения, однако, скрывается куда более суровая реальность: оценивая те технологии и методы, которые архивисты сегодня применяют (или не применяют) в отношении обычных офисных документов государственных органов (качество полочного оборудования, микроклимат, меры по предотвращению ветшания далеко не идеальной офисной бумаги, опадения краски и т.д.), равно как и изменение во времени критериев ценности (и, как следствие, регулярные «макулатурные кампании» - теперь уже в виде уничтожения оригиналов после оцифровки), основная их масса вряд ли перешагнет 300-летний рубеж. Тем временем в таких отраслях, как атомная, многим документам устанавливаются временные сроки хранения длительностью в тысячелетия, и принимаются весьма затратные меры для того, чтобы документы не только реально выдержали столь долгое хранение, но и могли быть поняты потомками. Так что в вопросе тоже есть место сотрудничеству представителей ряда специальностей.

Источник: блог CoSector
https://blog.cosector.com/the-future-is-hybrid-the-hybrid-archivist

МСА: Семинар по управлению гибридными документами в Танзании

Вопросам единого управления «гибридными» (бумажными и электронными) делами и документами, как мне кажется, сегодня уделяется незаслуженно мало внимания ввиду всеобщего увлечения электронными документами. Тем временем объёмы производства бумажных документов не снижаются, а доля тех из них, что подлежат постоянному хранению, увеличивается. По-прежнему приходится хранить колоссальные объёмы унаследованных ценных неэлектронных документов. Однако бумажное делопроизводство и архивное дело отнюдь не застыли во времени (как у нас), и в этой нише очень активно используются новые технологии обеспечения безопасности и сохранности, учёта и т.д.

Радует, что Международный совет архива (МСА) не забросил эту тематику, и в рамках конференции секции МСА для международных организаций (Section of International Organizations, SIO), проходившей с 8 по 10 мая 2017 года в городе Аруша (Arusha), Танзания, на базе «Международного остаточного механизма ООН для уголовных трибуналов» (United Nations Mechanism for International Criminal Tribunals, UN-MICT,  о котором см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Международный_остаточный_механизм_для_уголовных_трибуналов ) состоялся семинар на тему «Гибридное делопроизводство: Различные подходы к сложной реальности» (Hybrid recordkeeping: Different approaches to a complex reality).

Председатель секции SIO Густаво Кастанер (Gustavo Castaner) выложил в Твиттере ряд фотографий с этого мероприятия (использовался хештег #sioarusha2017).

Монсеррат Канела (Montserrat Canela) из Управления Верховного комиссара ООН по делам беженцев (УВКБ ООН – UNHCR) докладывает о системах управления гибридными документами. По её словам, «Самым сложным в управлении гибридными документами является поддержание взаимосвязей между электронными и бумажными документами»

Готовы ли мы управлять гибридными документами? Замечательный доклад на эту тему сделали представители Всемирного банка Боб Малой  (Bob Malloy – на фото) и Эйприл Миллер.

Эйприл Миллер (April Miller) рассказывает о том, так организовано управление аналоговыми документами во Всемирном банке.

Реми Дюбиссон (Remi Dubuisson) представил доклад об архивах НАТО и об управлении гибридными документами

Даниэль (Danielle – слева) и Ишмаэль (Ishumael) представили превосходный доклад о гибридном делопроизводстве в UN-MICT

Источники: Твиттер / сайт МСА
https://twitter.com/GustavoCastaner
https://twitter.com/rocketeer2

Порядок представления в орган государственного надзора сведений о внесении информации в реестр членов саморегулируемой организации кадастровых инженеров

Поскольку работа как организаций, так и органов государственной власти ведется с использованием смешанного документооборота, то при нормативном регулировании вопросов предоставления информации в органы государственной власти в нормативно-правовые акты включаются положения, регламентирующие работу как с бумажными, так и с электронными документами.

Приказом Минэкономразвития России от 30 июня 2016 года № 419 утвержден «Порядок представления в орган государственного надзора сведений о внесении в реестр членов саморегулируемой организации кадастровых инженеров сведений о физическом лице, принятом в члены саморегулируемой организации кадастровых инженеров, а также объем, сроки и порядок представления в орган государственного надзора информации о внесении изменений в реестр членов саморегулируемой организаций кадастровых инженеров и об основаниях внесения таких изменений».

Согласно порядку, в Росреестр предоставляются как уведомления, содержащие сведения о кадастровом инженере (п.1), так и документы, заверенные саморегулируемой организацией (п.2)

Уведомления представляются в форме документа на бумажном носителе при личном обращении или посредством почтового отправления с уведомлением о вручении и описью вложения либо в форме электронного документа посредством заполнения формы уведомления, размещенной на официальном сайте Росреестра (п.5).

Заверенные копии представляются в форме документа на бумажном носителе при личном обращении или посредством почтового отправления с уведомлением о вручении и описью вложения либо в форме электронного документа (электронных образов таких документов) посредством их прикрепления к заполненной форме уведомления, размещенной на официальном сайте (п.6).

Представляемые уведомления и копии документов на бумажном носителе должны быть заверены печатью саморегулируемой организации и подписью (с указанием фамилии, инициалов и должности) уполномоченного лица, в форме электронного документа - должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (п.7).

Электронные документы (электронные образы) направляются в виде файлов в форматах: PDF, XLS. Качество электронных документов (электронных образов) в формате PDF должно позволять в полном объеме прочесть текст документа и распознать его реквизиты (п.8).

Совместимость представляемых саморегулируемой организацией электронных документов с государственным реестром кадастровых инженеров обеспечивается за счет соблюдения (п.9):

• Унификации данных, представляемых для включения в государственный реестр кадастровых инженеров и внесения в него изменений, на основе применения единых форматов и справочников;


• Применения средств электронной подписи, подтверждающих отсутствие искажений в документах на электронном носителе.

Мой комментарий: Хотя ведомства идут все примерно в одном направлении, но все-таки полного единообразия требований не наблюдается, что потенциально может создать проблемы как для подконтрольных организаций  так и для органов государственной власти.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=205581

Порядок ведения реестра членов саморегулируемой организацией кадастровых инженеров

Приказом Минэкономразвития России от 30 июня 2016 года № 419 утвержден «Порядок ведения саморегулируемой организацией кадастровых инженеров реестра членов саморегулируемой организации кадастровых инженеров и размещения содержащихся в таком реестре сведений на официальном сайте саморегулируемой организации кадастровых инженеров в информационно-телекоммуникационной сети Интернет».

Реестр ведется на электронном носителе и содержит систематизированные сведения о кадастровых инженерах - членах саморегулируемой организации, а также информацию о лицах, прекративших в ней членство (п.2).

Предоставление доступа заинтересованным лицам к сведениям, содержащимся в реестре, осуществляется посредством официального сайта (п.3).

Реестр состоит из последовательно заполняемых разделов, каждый из которых идентифицируется уникальным реестровым номером, который содержит сведения об одном кадастровом инженере (п.4).

Каждая запись, внесенная в реестр, заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного саморегулируемой организацией лица и содержит дату и основание ее совершения (реквизиты документа, на основании которого вносится запись) (п.5). При внесении изменений в раздел реестра, предыдущие записи о нем сохраняются  со статусом «архивные» (п.6).

Мой комментарий: Интересно, что в документе ни слово не сказано о том, каким образом пользователи реестра смогут проверить подлинность подписи под записью в реестре.

При исключении сведений о кадастровом инженере из реестра соответствующий раздел, закрывается, а его уникальный реестровый номер сохраняется (п.7).

Документы, на основании которых сведения внесены в реестр, являются его составной частью. Документы на бумажном носителе помещаются в соответствующее личное дело кадастрового инженера и хранятся саморегулируемой организацией в течение срока его членства, а также в течение трех лет после прекращения его членства (п.8).

Мой комментарий: Отмечу, что документы могут быть представлены и в электронном виде, и из правил не ясно, где же они должны храниться, и каков срок их хранения. Также не совсем ясно, как долго требуется хранить исключенный из реестра раздел с данными о конкретном кадастровом инженере. Поскольку бумажные документы, являющиеся составной частью реестра, должны храниться только три года после прекращения членства, то и электронные документы, да и сами разделы реестра вряд ли нужно хранить дольше.

Документы, содержащие сведения, которые подлежат внесению в реестр, представляются на бумажном носителе при личном обращении или посредством почтового отправления либо путем направления в форме электронных документов (электронных образов таких документов) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (п.20).

Документы и их копии, представленные на бумажном носителе, должны быть оформлены и заверены в установленном законодательством РФ порядке, а представленные в форме электронных документов (электронных образов) должны быть заверены электронной подписью лица, их представляющего.

Мой комментарий: Нормативным актом не определено, какой вид подписи необходимо использовать при представлении документов. Саморегулируемую организацию в каких-то случаях могут устроить и простые электронные подписи.

Мой комментарий: К сожалению, очередной раз в нормативном документе вопросы управления документами урегулированы таким образом, что могут возникнуть проблемы для тех, кто будет вести реестр. Особенно не повезло электронным документам: с одной стороны, они могут использоваться, но вот что с ними делать дальше - «покрыто» законодательно-нормативной тайной.

Что касается ведения личных дел кадастровых инженеров, то, с моей точки зрения, в корне неправильно не задуматься о том, как создать полное личное дело при ведении смешанного (бумажного и электронного) документооборота.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=205581

Использование смешанного документооборота при регистрации актов гражданского состояния

Темпы расширения сферы применения электронных документов в государственном управлении лично меня начинают пугать :) Сосем недавно, в апреле 2015 года, вступили в силу новые положения, введенные федеральным законом от 31 декабря 2014 № 517-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»», которые предоставили возможность гражданам подавать заявления в органы ЗАГС в электронной форме через единый портал государственных и муниципальных услуг, а также составлять акты гражданского состояния в форме электронного документа (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/blog-post_34.html ).

И вот теперь федеральный закон от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»» полностью меняет правила работы органов ЗАГС. С 1 января 2018 года в силу вступят новые положения, предусматривающие:

• Использование смешанного документооборота при регистрации актов;


• Освобождение субъектов РФ от обязанности хранить записи актов гражданского состояния в форме электронных документов (ст.4 п.2) и регулировать этот вопрос региональным законом;


• Создание Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (по этому вопросу будет отдельный пост – Н.Х);


• Изменение порядка хранения книг государственной регистрации актов и перевода их в электронную форму (об этом я также планирую написать отдельно – Н.Х).

Ключевым является изменение порядка государственной регистрации актов гражданского состояния (ст.6).

Статья 6. Государственная регистрация актов гражданского состояния

Было: 2. Государственная регистрация акта гражданского состояния производится органом записи актов гражданского состояния посредством составления соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Стало: 2. Государственная регистрация акта гражданского состояния производится органом записи актов гражданского состояния посредством составления в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Мой комментарий: Таким образом, именно внесение записи в Единый государственный реестр ЗАГС будет считаться основным юридически значимым действием.

Одновременно закреплено право органов ЗАГС на получение необходимой для предоставления государственных услуг информации в государственных органах и организациях:

Статья 6. Государственная регистрация актов гражданского состояния

9. Органы записи актов гражданского состояния вправе получать от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций сведения, необходимые для предоставления государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния. Получение таких сведений органами записи актов гражданского состояния осуществляется в рамках межведомственного информационного взаимодействия. В случае осуществления указанного взаимодействия в электронной форме используются единая система межведомственного электронного взаимодействия и подключаемые к ней региональные системы межведомственного электронного взаимодействия …

В статье 7 «Запись акта гражданского состояния» теперь предусмотрено использование смешанного документооборота вместо чисто бумажного.

Было: 2. Запись акта гражданского состояния составляется в двух идентичных экземплярах на бумажном носителе.

Стало: 2. Запись акта гражданского состояния составляется на русском языке в форме электронного документа и на бумажном носителе.

Соответственно, это сразу приводит к тому, что в законе регламентируется порядок составления записей как на бумажных носителях, так и в электронном виде, - но порядок их подписания различается. Если на бумажном документе требуется наличие двух подписей, включая подпись заявителя, то в электронном виде собираются обойтись одной усиленной квалифицированной подписью руководителя органа ЗАГС.

Запись акта гражданского состояния (п.3 ст. 7)
На бумажном носителе	В форме электронного документа
Прочитывается и подписывается заявителем и руководителем органа записи актов гражданского состояния или уполномоченным им работником органа ЗАГС, скреплена печатью органа записи актов гражданского состояния	Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа ЗАГСили уполномоченного им работника органа записи актов гражданского состояния

Мой комментарий: С моей точки зрения, в данном случае эти два документа не равнозначны, поскольку на электронном документе отсутствует документальное подтверждение волеизъявления гражданина.

Записи актов гражданского состояния на бумажных носителях будут оформляться в одном экземпляре (п.2,4 ст.7). В случае утраты, порчи, в других случаях отсутствия возможности использования свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (п.1 ст.9) орган ЗАГС по месту жительства или пребывания заявителя выдаст ему повторное свидетельство на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре ЗАГС.

Источник: Консультант плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=200018

Порядок ведения реестровых дел при государственном кадастровом учете

Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 23 декабря 2015 г. № П/666 утвержден «Порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость»,  установивший порядок формирования и оформления реестровых дел.

Реестровое дело открывается на каждый объект недвижимого имущества и объект реестра границ (п.28) и состоит из томов, в каждый из которых помещаются документы, относящиеся к одному учетно-регистрационному действию или действию, связанному с внесением сведений в реестр границ (п.29).

Тома дела хранятся в хронологическом порядке поступления документов для осуществления государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав, внесения сведений в реестр границ (п.29).

Том дела формируется в электронном виде (п.31), а также в бумажном, если заявления и документы оформлены и представлены заявителем в простой письменной форме на бумажном носителе, при условии, что их оригиналы отсутствуют в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах (п.32). Бумажный том является дополнительным к основному тому дела. Тома дела, формируемые в бумажном виде, прошиваются (п.35).

Бумажные документы для включения их в реестровые дела переводятся органом регистрации прав в форму электронного документа или электронного образа документа, подписанного УКЭП уполномоченного должностного лица органа регистрации прав (часть 3 статьи 11 Закона).

Мой комментарий: Таким образом, полное дело формируемся в электронном виде, а бумажное служит лишь для хранения бумажных подлинников ряда документов. При этом информация о наличии бумажного подлинника включается в электронную опись.

Каждый том дела (бумажный и электронный) содержит опись хранящихся в нем документов (п.36). В электронной описи содержится информация и о бумажных документах (проставляется отметка «хранится в форме бумажного документа»).

Электронная опись дела заверяется УКЭП работника органа регистрации прав, сформировавшего ее. Опись бумажного тома заверяется подписью работника органа регистрации прав, сформировавшего ее, с указанием его должности.

Закрытым делам присваивается статус «архивное» (п.38).

Документы бумажного дела прошиваются прочными нитками с учетом возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к прошивке металлические предметы из документов удаляются. В конце дела помещается лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Закрытые реестровые дела должны быть доступны для работы в целях их просмотра, предоставления сведений на основании содержащихся в них документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.

В отдельных разделах описаны особенности ведение реестровых дел объектов недвижимости (VI) и реестровых дел объектов реестра границ (VII).

Мой комментарий: Использование смешанного документооборота и ведение как электронного, так и бумажного реестрового дела создаст проблемы при передаче дел на архивное хранение, поскольку потребует, с моей точки зрения, несколько отличной от традиционной организации данной работы.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=194816

Управление физическим контентом (PCM) - забытая компонента ECM?

Статья директора Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) Рейнольда Леминга (Reynold Leming – на фото), являющегося также владельцем фирмы Informu Solutions – разработчика программного обеспечения по учету информационных активов, была опубликована в социальной сети LinkedIn 23 февраля 2016 года.

Под аббревиатурой PCM я понимаю «управление физическим контентом» (Physical Content Management) - регистрацию, управление и отслеживание местоположения и перемещения неэлектронных материалов.

Определения термина «управление электронным контентом» (Enterprise Content Management, ECM) охватывают целый набор компонентов, таких, как управление графическими образами (imaging), управление информационными объектами (document management), поддержку коллективной работы и работы в социальных сетях, управление документами, управление бизнес-процессами и потоками работ (workflow), управление электронными формами, электронными активами, веб-контентом, архивацию, поддержку мобильной работы и контент-аналитику.

С моей точки зрения, попытки «втиснуть» управление делами, коробами, физическими объектами и вещественными доказательствами в другие функциональные области - например, путем добавления в системах управления документами и контентом (EDRM) «маркеров», позволяющих устанавливать сроки хранения физических объектов – являются недостаточными. В равной степени недостаточно полагается на данные в информационной системе компании, оказывающей услуги внеофисного хранения, поскольку они создаются лишь тогда, когда объекты принимаются ею на хранение.

Мне до сих пор встречается множество ситуаций, в которых бумажные дела используются изо дня в день, - это, например, практика юридических фирм и отделов, медицинские документы, научные и опытно-конструкторские проекты развития, работа отделов кадров, управление контрактами и т.д. Хотя документацию, конечно же, можно оцифровать, есть процессы, в которых оригиналы играют важную роль для поддержки деловой деятельности, и, конечно же, существуют тесно связанные с соответствующим процессом физические объекты, - такие, как образцы, прототипы, оборудование, вещественные доказательства - которые не могут быть оцифрованы.

Недавние работы в рамках нескольких проектов для наших клиентов наглядно продемонстрировали мне ценность специализированного PCM-решения, поддерживающего следующие функциональные возможности, которые со временем развивались и совершенствовались:

• Регистрация дел с момента их создания, включая специальные возможности для управления взаимосвязанными томами;


• Приспособленные под особенности физических объектов метаданные, позволяющие как описывать их, так и документировать историю связанных с ними действий, таких, как процедура закрытия дел;


• Поддержка использования штрих-кодов / RFID-радиометок для отслеживания местоположения и перемещения физических объектов как в пределах офиса клиента, так и при передаче вовлеченным в бизнес-процесс внешним третьим сторонам или же при перемещении на внеофисное хранение, с возможностью контроля движения этих объектов от стола к столу, от офиса к офису, от здания к зданию, от пользователя к пользователю;


• Ведение корпоративного инвентарного реестра активно используемых и «архивных» физических активов (в том числе взаимосвязей между делами и коробами), интегрированного с системами складского учета поставщиков услуг внеофисного хранения, с целью обеспечения беспрепятственно управления заказом / доставкой сдаваемых и получаемых материалов, сканированием по требованию и т.д.;


• Применение политик безопасности, соответствующих специфических требованиям к работе пользователей с делами, коробами и физическими объектами на различных этапах их жизненного цикла;


• Установление сроков хранения и документирование решений и действий, связанных с уничтожением/передачей материалов по их истечении;


• Средства для создания этикеток;


• «Коробочная» интеграция с читающими и печатающими устройствами ведущих изготовителей.

В соответствующих бизнес-процессах PCM-решение может также выполнять функции интегрированного пользовательского интерфейса для совместного «гибридного» управления бумажными делами и электронными документами, поддерживая согласованное управление метаданными, правами доступа и сроками хранения как физическими документами, так и их электронными собратьями.

Суммируя сказанное, если у организации имеется большой объем физических дел и иных объектов, поддерживающих её бизнес-процессы, то специализированное PCM-решение может оказаться полезным.

В плане числа поставщиков, это сокращающийся рынок, но радует то, что всё ещё есть поставщики, предлагающие специализированные функциональные возможности, которые по-прежнему востребованы в определенных деловых ситуациях. Буду рад подсказать, к кому обратиться, если это Вас заинтересует.

Спасибо, что прочитали эту заметку! :-)

Рейнольд Леминг (Reynold Leming)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/pcm-forgotten-component-ecm-reynold-leming

Архивы австралийского штата Квинсленд ищут поставщиков архивной информационной системы, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html )

Приложение 4 «Целевое состояние системы электронной архивации»  (Digital Archiving Target State) описывает функциональную модель электронного архива (см. рис.3). Модель, предложенная Архивами Квинсленда, представляет собой хорошо известную модель OAIS, расширенную путем добавления функционального модуля «Управление деятельностью архива» (Archival Management).

Рис.3. Функциональная модель электронного архива. Её основные модули – «Ввод» (Ingest), «Действия по обеспечению долговременной сохранности» (Preservation treatments) и «Хранение» (Storage), «Управление деятельностью архива» (Archival Management, AMS) и «Предоставление доступа» (Access).

У Архивов Квинсленда в настоящее время имеются следующие дополнительные «архивные» функциональные возможности, выходящие за рамки модели OAIS, которые Архивы желают сохранить и которые, соответственно, будут включены в техническое задание на систему электронной архивации. Это:

• Документирование истории государственных органов.


• Управление местоположением и местами хранения аналоговых документов;


• Документирование решений, принимаемых по итогам экспертизы ценности;


• Планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности аналоговых документов;


• Управление доступом к аналоговым документам, включая сведения о выдаче дел, запросы на выдачу документов в читальном зале, информацию о выдаче документов во временное пользование (для организуемых штатом выставок) и запросы на изготовление копий.

Приложение 2 «Функции управления деятельностью архива» (Archival Management Functions) разъясняет потенциальным поставщикам специфику архивной деятельности, отличия архивных информационных систем от СЭД/ECM-систем, а также особенности австралийской архивной практики. Содержание этого документа следующее:

1. Функции управления деятельностью архива

2. Что такое архивы и в чём их особенности?

• Документы и их происхождение (provenance)
• Упорядочение и описание документов
• Архивные фонды (fonds), группы документов (record groups) и австралийская система серий документов
• Экспертиза ценности документов

3. Каковы особенности систем управления архивными документами (Archival Management Systems, AMS)?

• Управление физическими и электронными архивными документами
• Текущее положение дел в Архивах Квинсленда
• Ожидаемые результаты
• Высокоуровневая диаграмма сущность-связь для функций управления деятельностью архива

Ниже приведен перевод отдельных положений данного документа:

3. Каковы особенности систем управления архивными документами?

Системы управления архивными документами представляют собой программные системы, обеспечивающие интеллектуальный контроль над документами (любого вида) путем описания документов и их происхождения. Современные системы такого рода часто включают интегрированную поддержку архивных рабочих процессов, в том числе экспертизу ценности, приём на хранение, упорядочение, архивное описание, действия по обеспечению долговременной сохранности, отслеживание физического местоположения и управление коллекциями. Они часто содержат функциональные возможности для поиска, выявления, формирования отчетов, запроса и извлечения физических документов и просмотра электронных документов. Реализация множества функций в рамках монолитной системы не является идеальным подходом и часто приводит к проблемам при адаптации этих систем к новым бизнес-моделям и требованиями. В этой связи более подходящим может быть модульный подход.

Системы управления архивными документами от систем управления контентом, электронными активами и библиотеками отличает то, что в процессе упорядочения и описания государственных архивных документов они должны поддерживать документирование сложных отношений происхождения документов. Архивные системы, разработанные для европейского или американского рынков на основе концепций «фондов» или «групп документов», возможно, потребуется доработать или переделать с тем, чтобы они могли поддерживать более гибкую и сложную австралийскую систему серий.

3.3 Текущее положение дел в Архивах Квинсленда (QSA):

• Имеющаяся у Архивов Квинсленда система управления архивными документами (Archives One) управляет физическими архивными документами. Он создана на основе технологий, которые скоро перестанут поддерживаться, и не в состоянии адекватно управлять изначально-электронными документами. В кратко- или среднесрочной перспективе Архивы Квинсленда намерены заменить это решение, с тем, чтобы обеспечения непрерывность деловой деятельности и повысить качество предоставляемых услуг.


• Функциональные возможности поиска, имеющиеся в решении Archives One (как в публичной веб-версии «Архивного поиска» (Archives Search), так и в версии для внутреннего использования персоналом Архивов) являются недостаточно интуитивными и выдают неполные результаты (иметься ограничение в 1000 результатов). Пользователи, привыкшие к современным средствам поиска типа Google и к средствам фасетного поиска, ждут от новой системы расширенных возможностей.

3.4 Ожидаемые результаты

• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут в конечном итоге поддерживать передачу, упорядочение, описание, управление, контроль, обеспечение безопасности, распространение, обеспечение долговременной сохранности и непрерывного доступа к физическим и электронным (как оцифрованным, так и изначально-электронным) документам;


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут интегрированы с новым «слоем» поиска и предоставления доступа (или с публичным порталом для клиентов), обеспечивая интегрированный поиск физических, оцифрованных и изначально-электронных материалов.


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут интегрированы с новым порталом государственных органов штата, давая возможность эти органам управлять и представлять отчетность о своих документах, а также взаимодействовать с Архивами Квинсленда (в части передачи документов, экспертизы ценности и т.д.).


• Планирование проекта по очистке и реструктуризации имеющихся данных в рамках подготовки к миграции данных в новую систему пока находится на ранних этапах. Дорожная карта и методология перехода от нынешней архивной системы (включая очистку данных, их преобразование и импорт описательных метаданных и метаданных происхождения в новые модули системы управления архивными документами) станут предметом рассмотрения семинаров, посвященных проверке идеологии нового решения.


• Рабочие процессы для физических и электронных документов будут поддерживать «гибридную» передачу документов на архивное хранение (т.е. передачу физических и электронных документов в одной партии);


• Рабочие процессы для физических и электронных документов будут достаточно похожи, с тем чтобы персонал мог легко освоить обработку физических и электронных документов, и чтобы свести к минимуму требования к обучению.


• Уникальные для физических документов процессы будут проанализированы и реализованы или переработаны таким образом, чтобы стать частью, интегрироваться или работать бок о бок с новыми системами управления архивными документами, рабочими процессами и доступом.


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут включать полный и гибкий набор средств создания отчетов, удовлетворяющий потребностям внутренних и внешних пользователей.

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195

Архивы австралийского штата Квинсленд ищут поставщиков архивной информационной системы, часть 1

2 ноября 2015 года министерство науки, информационных технологий, инноваций и искусств (Department of Science, Information Technology, Innovation and the Arts) австралийского штата Квинсленд (Queensland) объявило на сайте государственных закупок штата QTender о сборе от потенциальных поставщиков заявок о заинтересованности (Expression of Interest, EOI) в участии в проекте «Проектирование, тестирование и подтверждение работоспособности решения для электронной архивации» (Digital Archiving Design, Test and Prove Project). Извещение DSITI151490b доступно по адресу https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details (к сожалению, конкурсная документация доступна только зарегистрированным пользователям).

Это уже второй этап взаимодействия с потенциальными поставщиками, который продлится до 28 января 2016 года. Перед этим 15 октября 2015 года была организована так называемая «сессия раннего вовлечения участников рынка» (Early Market Engagement Session, извещение DSITI151490a см. по адресу https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195 ),  где заинтересованным сторонам было рассказано о намеченном направлении при создании решения для электронной архивации.

Рис.1. Такой видят аналитики динамику создания электронных и аналоговых документов в среднесрочной перспективе

По итогам второго этапа заказчик оценит возможности участников рынка и сформирует «короткий список» тех, кому будет предложено участие в следующих этапах – семинаре и официальном запросе предложений (Invitation to Offer, ITO). В то же время Архивы Квинсленда резервируют за собой право прекратить процесс закупки, если выяснится, что отрасль не способна удовлетворить потребности архивной службы.

В выложенной на сайте информации отмечается следующее:

«Деятельность органов государственной власти штата Квинсленд в значительной степени опирается на использование электронных технологий, и в результате основные свидетельства этой деятельности создаются в виде электронных документов. Многие из этих изначально-электронных документов имеют ключевое значение и должны быть сохранены защищённым образом в пригодной для использования, доступной и аутентичной форме в течение длительных периодов времени, когда уже устареют использованные для их создания технологии.

В настоящее время в Квинсленде не имеется единого для всех органов власти штата подхода к обеспечению долговечности и постоянной пригодности к использованию постоянно растущих в объемах критически-важных электронных информационных активов штата. Архивы штата Квинсленд (Queensland State Archive), на которые законодательством возложена ответственность за сохранение государственных документов штата, в настоящее время не имеет возможности принять на ответственное хранение, обеспечить долговременную сохранность и доступ к электронным государственным документам, имеющим постоянную ценность. Из-за этого критически-важные электронные информационные активы и доказательная база системы государственного управления штата подвергаются риску утрат.

Министерство науки, информационных технологий и инноваций (DSITI) намеревается создать решение для электронной архивации, которое даст возможность вести регулярную деятельность по обеспечению сохранности и доступности электронных государственных документов постоянного срока хранения.»

Конечной целью проекта является повышение защищённости и целостности электронных архивных документов штата, а также обеспечения наличия и доступности на протяжении сотен лет аутентичных и заслуживающих доверия версий государственных электронных документов.

Компоненты, входящие в состав решения для электронной архивации, показаны на рис.2.

Рис.2. Компоненты решения и варианты предложений поставщиков

Респонденты в своих ответах могут выбрать один из следующих вариантов состава модулей в рамках решения (ср. также с рис.3):

• Вариант 1: Полное решение, объединяет варианты 2 и 3.


• Вариант 2: Частичное решение - модуль управления деятельностью архива (включая управление метаданными);


• Вариант 3:  Частичное решение – модули ввода, обеспечения долговременной сохранности, безопасности и хранения и доступа;


• Расширенные варианты 1, 2 и 3 – добавляются сервисы управления проектами, внедрения и консалтинга и управления изменениями.

Решение для электронной архивации должно предусматривать:

• Разработку и развёртывание масштабируемой архитектуры и взаимосвязанных систем, необходимых для поддержки архивации электронных и аналоговых документов – как в настоящее время, так и в будущем;


• Оказание технической поддержки и предоставление технического обслуживания в отношении всех аспектов решения для электронной архивации;


• Развертывание структур менеджмента, необходимых для обеспечения надлежащего управления и контроля над всей инфраструктурой, программным обеспечением и сервисами;


• Проектирование, развертывание и управление необходимыми мерами и системами безопасности;


• Сервисы управления хранением данных, управления метаданными и поиска и извлечения, необходимые для поддержки процесса передачи на архивное хранение в Архивы Квинсленда электронных и аналоговых документов;


• Предоставление сервисов преобразования и выполнения миграции имеющихся данных и метаданных в планируемое новое решение для электронной архивации, а также всех сервисов, необходимых для осуществления и управления изменениями в будущем;


• Предоставление специализированных подрядных ИКТ-услуг в области электронной архивации, позволяющих Архивам Квинсленда предоставлять пользователям защищённые, легкодоступные и читаемые документы; и


• Предоставление услуг по обучению, помогающих использовать решение для электронной архивации, а также дополнительных услуг поддержки, оказываемых назначенным подрядчиком.

К извещению прилагается очень интересный и содержательный пакет документов:

• Приложение 1 «Соответствующие стандарты» (Relevant Standards). В документе перечислены 33 стандарта (среди которых есть федеральные австралийские стандарты, стандарты штата, международные стандарты и даже отдельные стандарты других стран). Почти все они для поставщика решения будут обязательными.


• Приложение 3 «Проект спецификаций информационного пакета» (Draft Information Package Specification). Идеология решения в целом основана на стандарте OAIS, который предусматривает прием-передачу электронных документов в архив в виде сдаточных информационных пакетов. Это, можно сказать, те самые «контейнеры», о которых наши Росархив и ВНИИДАД «слышали, но не видели». Австралийские же коллеги уже на предварительном этапе стремятся детализировать и стандартизовать структуру информационных пакетов.
  
  Документ описывает набор необходимых метаданных. Он также включает (приложение 1) «Руководство по форматам, рекомендуемым для передачи на архивное хранение» (Recommended Transfer Formats Guideline), в котором известные форматы распространенных видов электронных документов разделены на 4 категории: «предпочтительные», «допустимые», «не рекомендуемые» и «нежелательные».
  
  Кроме того, в приложении 2 «Пути обеспечения сохранности и доступности общеупотребительных форматов» (Preservation and Access Pathways for Common Formats) описано, в какие форматы и с помощью каких инструментов следует мигрировать электронные документы изначально созданные в неподходящих для длительного хранения форматах.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2.html )

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195