понедельник, 28 сентября 2020 г.

Ответ на вопрос коллеги: Технология двух подлинников на разных носителях

Пост «Ответ на вопрос коллеги: Правомочность подписания законов субъекта РФ электронной подписью», выложенный у меня на блоге 7 сентября 2020 года, (см. https://rusrim.blogspot.com/2020/09/blog-post_88.html ) прокомментировали несколько коллег. Ответ на один из этих комментариев получился большим, поэтому я решила опубликовать его отдельным постом.

Вопрос: Если я правильно понял Вашу рекомендацию №2, Вы предлагаете подписывать электронный документ, а затем выводить его на печать в бумажном виде. Прошу уточнить, с применением какой техники и на каких основаниях бумажному экземпляру документа можно придать статус подлинника?

Такая практика реально существует, и многие организации её используют. Здесь важно чётко определить, чем, с точки зрения права, является бумажный документ – подлинником, повторным подлинником (дубликатом), копией или выпиской.

Моя позиция следующая: если электронный и бумажный документы

  • имеют одно и то же содержание,

  • не нарушают существующих законодательно-нормативных требований,

  • подписаны одними и теми же лицами-авторами документа подлинными подписями, и

  • созданы практически одновременно с точки зрения соответствующей деловой деятельности,

– то и тот, и другой являются оригиналами (подлинниками). Если же один из документов при прочих равных условиях создан существенно позднее (опять-таки, с учётом обстоятельств деловой деятельности – например, до его создания первоначально созданный экземпляр подлинника уже успел пойти в работу, был разослан внешним сторонам и т.п.) – это дубликат. В прочих случаях мы имеем дело с заверенными либо незаверенными копиями (если содержание полностью соответствует оригиналу) либо выписками.

В российском законодательстве есть примеры прямой регламентации такого рода действий:

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации

Статья 13. Обязательность судебных постановлений

1. Суды принимают судебные постановления в форме судебных приказов, решений суда, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции.
(в ред. Федерального закона от 28.07.2004 N 94-ФЗ)

Судебное постановление, за исключением постановления, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, может быть выполнено в форме электронного документа, который подписывается судьей усиленной квалифицированной электронной подписью. В случае, если постановление принято судом коллегиально, оно подписывается всеми судьями, рассматривавшими дело, усиленной квалифицированной электронной подписью.

При выполнении судебного постановления в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного судебного постановления на бумажном носителе.

Статья 197. Изложение решения суда

1. Решение суда излагается в письменной форме председательствующим или одним из судей.

Решение суда может быть выполнено в форме электронного документа. При выполнении решения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного решения на бумажном носителе.

Статья 224. Порядок вынесения определений суда

4. Определение суда может быть выполнено в форме электронного документа. При выполнении определения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного определения на бумажном носителе.

В 2017 году Пленум Верховного Суда разъяснил свою позицию по этому вопросу:

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57

Выполнение судебных актов в форме электронного документа

26. Судебные акты, в том числе заочное решение, особое мнение судьи, за исключением судебных актов, содержащих сведения, составляющие охраняемую законом тайну, а также иных судебных актов, указанных в части 2 статьи 474.1 УПК РФ, могут быть выполнены (изготовлены) в форме электронного документа, который подписывается судьей (судьями) усиленной квалифицированной электронной подписью (часть 1 статьи 13 ГПК РФ, часть 5 статьи 15 АПК РФ, часть 1.1 статьи 16 КАС РФ, часть 2 статьи 474.1 УПК РФ).

По просьбе (ходатайству) взыскателя при наличии технической возможности судебный приказ может быть выполнен и направлен судом общей юрисдикции в форме электронного документа, подписанного судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (часть 1 статьи 130 ГПК РФ, часть 1 статьи 123.8 КАС РФ).

Если судебный акт выполняется в форме электронного документа, наряду с таким документом изготавливается экземпляр на бумажном носителе, подписанный собственноручно судьей (судьями) (часть 1 статьи 13 ГПК РФ, часть 5 статьи 15 АПК РФ, часть 1.1 статьи 16 КАС РФ, часть 2 статьи 474.1 УПК РФ, пункт 4 статьи 12 Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти").

Экземпляр судебного акта, выполненный в форме электронного документа, и экземпляр судебного акта, выполненный на бумажном носителе, имеют равную юридическую силу.

Экземпляр судебного акта на бумажном носителе приобщается к материалам судебного дела. Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в системе автоматизации судопроизводства.

В последнем примере суды создают два экземпляра подлинника – один электронный, другой бумажный. Можно устроить дебаты о том, как их называть, - но главное в том, что они имеют равную юридическую силу. И вообще, если мы можем создавать несколько экземпляров подлинника на бумажном носителе, то почему мы не можем создать их на разных носителях?

Представляется, что данная технология будет применяться в органах государственной власти до тех пор, поскольку пока мы работаем в условиях смешанного документооборота. В то же время предпринимаемые сейчас Правительством усилия могут привести к тому, что органы государственной власти массово перейдут исключительно на использование электронных документов, - причем не «бумагоподобных», о которых сейчас чаще всего идёт речь, а таких, как, например, базы данных, реестры и регистры, в которых будет создаваться, вноситься и использоваться юридически значимая информация.

Вопрос: Правильно ли я понимаю, что в данном случае следует использовать подход, аналогичный п.3.67 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива № 44: «После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом: экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату; копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.»

Примерная инструкция в принципе не допускает нескольких равноценных подлинников, поэтому она не может считаться подходящим примером для ситуации двух подлинников. Её рекомендация напоминает ситуацию, когда организация создает подлинник (он может быть электронным) на одном носителе, и копию – на другом, для решения другого круга задач.

Вопрос: Если так, то какие основания применять для госорганов и органов местного самоуправления, ведь в Правилах делопроизводства, утвержденных приказом Росархива №71 такого или аналогичного положения нет.


Правила делопроизводства, с моей точки зрения, не отражают практику работы с документами ни в одном из федеральных ведомств – и это проблема самих Правил и их разработчиков, а не федеральных ведомств. В Правилах ещё много чего не отражено, что необходимо в работе уже сейчас. Иными словами, это документ морально устарел. Ну а с точки зрения права, в случае конфликта Правила стоят ниже законов и ведомственных нормативных актов. Поэтому сегодня отсутствие какой-либо технологии в Правилах - не аргумент; аргументом может служить только прямой запрет законодательства! :)

Методы государственного управления в нашей стране стремительно меняются, а косметические изменения в Правила с трудом вносятся раз в пять лет, да еще с отставанием от реальной практики лет на пять-десять. Никто не собирается ждать, когда Росархив выйдет из летаргического сна, поэтому вопросы управления документами начинают регламентировать на ином, часто более высоком уровне – в федеральных законах, ведомственных нормативных актах, в административных регламентах и т.д..

Так, ЦИК России в августе 2020 года в «Инструкции по составлению, уточнению и использованию списков избирателей на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам» предусмотрела ведения списков избирателей в двух экземплярах:

Постановление ЦИК России от 07.08.2020 N 263/1940-7 «О внесении изменения в Инструкцию по составлению, уточнению и использованию списков избирателей на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам»

2.1.2. Список избирателей составляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр списка избирателей изготавливается на бумажном носителе в машинописном виде.

Второй экземпляр списка избирателей изготавливается в машиночитаемом виде и хранится в территориальной комиссии, а часть списка, содержащая сведения об избирателях, представляемые командиром воинской части, - у соответствующего командира воинской части.

Кстати говоря, в осеннюю сессию 2020 года Государственная Дума должна принять целый массив изменений в законодательство, которые по целому ряду направлений предусмотрят переход на изначально электронные документы без какого-либо их дублирования на бумажных носителях.

Комментариев нет:

Отправка комментария