четверг, 3 сентября 2020 г.

Документы - мы храним их ради хранения или же для использования?


Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 14 августа 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Полагаю, что вопрос, вынесенный в заголовок, является ключевым по важности, но не очевидным для управления документами.

Как мне кажется, мы большую часть времени сосредотачиваем внимание на технических тонкостях нашей профессии – в итоге мы приходим к тому, что храним для последующего уничтожения, постоянного хранения или же для того, чтобы иметь возможность дать документ кому-то другому (архив).

Но как насчет использования? И пользователей?

Большинство проблем, с которыми я сталкиваюсь, связано с тем, чтобы заставить людей использовать систему. При этом у нас нет проблем с тем, чтобы заставить людей хранить документы - они хранят их на файловых серверах, в почтовом ящике, в ноутбуках, в Dropbox и еще в 20 других местах.

Единственное, что объединяет все эти системы, - это то, что пользователям нужно  как-то организовать и систематизировать свой контент для использования. Здесь не используется подход «функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» (function-activity-transaction, FAT), систематизация идёт по принципу «электронные письма от такого-то клиента».

Что, если бы мы начали с обсуждения вопроса «Какими, скорее всего, будут Ваши потребности в информации в будущем, и как мы можем способствовать их удовлетворению?»

Даст ли это нам лучшие результаты при взаимодействии с пользователями, чем попытки ответить на вопрос «Как нам обеспечить соблюдение всех соответствующих законодательно-нормативных требований, стандартов ISO 15489, ISO 16175 и местных стандартов метаданных?»

Это разница между системой, которая хранит пять документов на большом удалении друг от друга, в то время, как они часто используются совместно, - и другой системой, которая говорит: «Вот пять документов, которые Вы регулярно используете вместе, удобно сохранённые в одном месте».

Проблема с этой идеей заключается в том, чтобы она работала, требуется иные методы ввода и вывода, которые не так-то легко уложить в голове и непросто спроектировать.

Соответствующие функциональные возможности для реализации такого подхода имеются в большинстве документных систем: в решении TRIM это пользовательские метки, в решении Objective это папка быстрого доступа со ссылками на документы (handy), в проводнике - ярлыки и панель быстрого доступа.

Проблема с этими функциональными возможностями заключается в том, что для их эффективного использования нужно, чтобы пользователь думал как специалист по классификации и заранее разрабатывал классификационную схему для своей работы, а затем создавал структуру, помогающую ему выполнять свою работу - чего пользователи, вполне вероятно, пока что в полной мере не понимают.

Обычные люди не только не понимают, что это нужно делать, но и не привыкли разрабатывать классификационные схемы и таксономии. Они не осмысливают сразу свою работу таким образом, чтобы раскрывались их потребности в информации в хорошо структурированном виде. Что они обычно делают, так это хранят свои материалы на настольном компьютере, несколько раз упорядочивают их и в конечном итоге останавливаются на том, что им нравится - порядок возникает по ходу дела.

Для меня внимание к интересам пользователей - это ещё одна возможность немного сдвинуть стрелку эмоционального компаса в пользу службы управления документами. Это возможность показать людям, что мы помогаем им в их работе, - а не создаём систему, которая нравится нам самим, при этом навязывая им порядок работы, пользу от которого они не ощущают.

В этом случае нам действительно приходится взаимодействовать с сотрудниками один на один (или, по крайней мере, один на вид деятельности), и тратить время на то, чтобы выяснить информационные потребности людей, чью деятельность мы ежедневно поддерживаем. Однако в конечном итоге, если мы сможем разобраться, как структурирована их деятельность, и предложить структуры, обеспечивающие легкий и удобный доступ к информации, которая им чаще всего требуется, - тогда документная система действительно будет использоваться, потому что она будет полезной и станет кратчайшим путём к нужной сотрудникам информации.

Все, что от нас требуется - это задуматься над тем, как хранить информацию таким образом, чтобы её было удобно использовать. На деле это означает, что мы храним информацию на основе потребностей других людей, и я считаю, что, когда они будут знать, что мы стремимся им помочь, они в свою очередь подумают о том, как помочь нам.

Я знаю, что многие коллеги уже так поступают - некоторые из моих ранних приятных моментов на поприще управления документами были связаны с людьми, которые помогали мне именно в этом. Для всех остальных коллег освоение подобного подхода повлияет на то, как на них смотрят в организации, в результате чего усилия на работу с документами будут рассматриваться уже не как неоправданная трата времени, а как дающие полезную отдачу.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/08/14/records-are-we-storing-for-storage-or-storing-for-usage/

Комментариев нет:

Отправка комментария