«Хватит жить среди разрозненных фрагментов»: Смелые идеи Карен Триветт по упорядочению архивных документов, часть 2

(Окончание, http://rusrim.blogspot.com/2025/12/1.html )

На пути к стандартизированному методу: Основа для разработки международного стандарта

Если стандарт архивного описания ISAD(G) дал нам грамматику описания, то метод Триветт даёт нам синтаксис упорядочивания.

Возможно, наиболее значимым для практики результатом работы Триветт является её призыв к разработке стандартизированного метода упорядочивания архивов, который мог бы послужить основой для международного стандарта. Она явным образом формулирует предлагаемый ею метод как пригодный для универсального использования архивистами, подобно существующим международно признанным стандартам архивного описания (таким, например, ISAD(G) или DACS). 

Это смелое предложение: по сути, она говорит, что настало время архивному сообществу разработать единый, глобальный подход к классификации и упорядочению архивных документов. В диссертации приводятся убедительные аргументы в пользу того, что такая стандартизация необходима и достижима. Посредством сохранения «структуру, содержание и контекст» документов в контролируемой среде, её метод обеспечивает упорядочение архивных документов одного учреждения на основе той же базовой логики, что и упорядочение архивных документов других учреждений. Его внедрение повлекло бы за собой огромные последствия в плане согласованности и интероперабельности архивных хранилищ. Применение подобного подхода могло бы резко повысить удобство работы пользователей: исследователям больше не пришлось бы заново изучать «характерную для данной организации логику» каждого посещаемого ими архива, поскольку в таком случае коллекции основывались бы на одной и той же философии упорядочивания. Триветт даже сравнивает потенциальное воздействие с последствиями внедрения библиотечных систем классификации: стандартизированный подход к упорядочиванию мог бы помочь архивистам размещать документы «там, где им место» относительно других документов, будь то на физических полках или в электронных директориях.

Благодаря правильному сочетанию традиций и инноваций, данная диссертация закладывает основу для глобального стандарта.

Эмпирическая часть диссертации подтверждает этот тезис. Триветт провела опросы архивистов и пользователей архивов из различных стран мира, и полученные результаты убедительно подтверждают желательность стандартной модели. Подавляющее большинство (95%) принявших участие в опросе специалистов архивного дела сообщили, что им была бы полезна «практичная, применимая на практике модель» упорядочения и классификации. Аналогичным образом, 96% исследователей ответили, что им было бы легче находить материалы, если бы упорядочение архивов в разных хранилищах было более однотипным. Эти данные придают вес утверждению Триветт о том, что настало время для появления стандартизированного метода упорядочивания, и что сообщество жаждет этого. Таким образом, её диссертация не просто предлагает теоретическую модель «в вакууме»; она подкрепляет её свидетельствами того, что такая модель может удовлетворить реальную, ощутимую потребность в сфере архивного дела.

Практическая демонстрация на примере архивов Технологического института моды государственного университета штата Нью-Йорк (FIT-SUNY)

Особую ценность предложенной Триветт методологии «Запроектированное обозначение» (Designation by Design) придаёт то, что автор не ограничивается абстрактными рекомендациями. Триветт демонстрирует практическое применение своего метода, используя материалы Технологического института моды (Fashion Institute of Technology) при государственном университете штата Нью-Йорк (SUNY), где она работала архивистом. 

Этот пример из практики вплетён в диссертацию в качестве подтверждения работоспособности концепции, и является наиболее интересных аспектов для читающих её специалистов-практиков. Триветт методично применяет свою стандартизированную схему упорядочения к архивным документам колледжа FIT-SUNY, показывая, как она работает на практике. 

Она начинает с формирования для колледжа системы классификации групп документов, пронумерованных от 0 до 15 (похоже на формирование индексов в российской номенклатуре дел, не правда ли? – Н.Х.). Каждая из групп которых представляет собой крупное административное или функциональное подразделение учреждения. Например, группа документов 1 охватывает документы Совета попечителей (высшего принимающего решения органа), группа 2 – это документы Администрации президента колледжа, группа 3 – документы управления по вопросам учебной и научной работы, и так далее, вплоть до ключевых служб, таких как служба поддержки студентов, финансовая и ИТ-службы, и даже музея кампуса. Эта иерархия не является произвольной; она сознательно упорядочена в соответствии с тем, что Триветт называет «эмпирической значимостью их [подразделений и служб – Н.Х.] деловой деятельности» для функционирования колледжа. Иными словами, такая структура отражает реальную значимость и взаимосвязи создателей документов – это элегантный способ сохранить контекст и донести его до пользователей.

Мой комментарий: Почувствовали ли Вы гордость за нашу номенклатуру дел, которая, вообще говоря, была изобретена ещё во времена Российской Империи? :) Ну что же, не так уж редко в науке и практике новое – это хорошо забытое старое!

Наконец-то появился подход, позволяющий документам самостоятельно определять свой контекст, не заставляя архивистов догадываться о нём.

Начиная ос этих групп документов верхнего уровня, Триветт показывает, как её система переходит к более детальным уровням организации и упорядочивания. Она приводит примеры иерархий из нескольких «поколений»: например, в рамках документов по вопросам учебной и научной работы (группа 3) существует серия 3.7 для документов института искусств и дизайна (School of Art and Design), которая, в свою очередь, содержит подсерию 3.7.9 для факультета дизайна одежды - в свою очередь, содержащую под- подсерии для конкретных программ, и так далее. 

Одним из показательных конечных пунктов этой цепочки является подсерия 6 уровня 3.7.9.2.6.1 – документы о показе мод журнала «Fashion Forecast» 2006 года. Этот пример демонстрирует глубину охвата контекста (от колледжа до института, факультета, программы – и до конкретного мероприятия). 

Важно отметить, что Триветт не просто навязывает эту структуру; она также связывает её с реальными результатами. Диссертация включает фотографии и рисунки маркированных в соответствии с этой схемой коробов и папок, а также пошаговое описание процесса упорядочивания, которому может следовать любой архивист. 

Например, один из этапов предполагает изучение веб-сайта или карты сайта учреждения для понимания организационной структуры (умное использование информационной архитектуры для управления физическим упорядочиванием). На другом этапе рекомендуется изучить сами документы, чтобы дать этим документам возможность «сами подтвердить свой контекст», тем самым обеспечивая, что упорядочивание отражает внутренние связи между материалами. 

Делясь этими практическими деталями, Триветт фактически превращает свою диссертацию в своего рода руководство. Коллеги-архивисты могут почерпнуть вдохновение (пусть даже и не точный план действий) из её опыта работы в FIT-SUNY и адаптировать предлагаемый метод к особенностям своих хранилищ.

Оригинальность работы и её полезность для архивного сообщества

Мы больше не хотим жить среди разрозненных фрагментов? Благодаря методу Триветт мы, возможно, находимся на верном пути.

Подводя итог, можно сказать, что «Запроектированное обозначение» (Designation by Design) Карен Триветт – это диссертация, полная оригинальных идей и полезная для архивного сообщества. Ей удаётся сохранять теоретический характер работы, основывая свой подход на принципах архивного дела и даже более широкой теории дизайна/проектирования, не упуская при этом из виду практическое применение. Работа опирается на многолетний опыт архивной мысли, но автор не боится оспаривать старые предположения и предлагать новые пути. 

Тон всей работы конструктивный и коллегиальный; Триветт пишет как профессионал для других профессионалов, признавая наличие общих проблем, с которыми мы сталкиваемся (массивы необработанных документов, непоследовательные практики работы, экспоненциальный рост объёмов электронных документов) и предлагая обоснованное решение. В её написанной доступным языком работе прослеживается ненавязчивый оптимизм; а также видна заразительная вера в то, что да, мы можем улучшить наши методы и больше «не жить среди разрозненных фрагментов», говоря словами английского писателя Эдварда Мограна Форстера (Edward Morgan Forster), которого она цитирует. Проводя аналогии с архитектурой и информационным дизайном, она также делает тему увлекательной и понятной. Кто бы мог подумать, что Витрувий и дизайн веб-сайта для удобства пользователей могут пролить свет на упорядочение архивных документов?

Для архивистов и специалистов по работе с информацией эта диссертация – настоящая сокровищница. В ней приводятся убедительные аргументы в пользу того, что внедрение стандартизированного сохраняющего контекст метода упорядочивания не только облегчит нашу жизнь (благодаря лучшему контролю и уменьшению хаоса), но и значительно повысит эффективность поиска информации исследователями. Практичность модели Триветт означает возможность постепенно её тестировать и внедрять, а описание практики использования модели в FIT-SUNY служит обнадёживающим примером. Более того, вдохновляет вытекающая из этой работы идея разработки международного стандарта архивного упорядочивания. Это видение будущего, в котором у нас могут быть всемирно признанные руководства и рекомендации по упорядочиванию архивных документов – своего рода Розеттский камень для упорядочивания архивов, дополняющий наши стандарты архивного описания. Учитывая, насколько убедительно Триветт аргументирует свою позицию, легко представить, что её метод станет основой для дальнейшего профессионального обсуждения, и, возможно, даже для создания рабочей группы или пилотных проектов под эгидой таких организаций, как Международный совет архивов (МСА) или Международная организация по стандартизации (ИСО).

В заключение следует отметить, что работа «Запроектированное обозначение» (Designation by Design) полезна, оригинальна и прогрессивна. Она побуждает нас рассматривать упорядочивание не как рутинную работу, а как продуманную деятельность, связывающую документы, контекст и пользователей. Характерное для Триветт сочетание архивной строгости, исторической точки зрения и ориентированного на проектирование творчества делает эту диссертацию обязательной к прочтению для всех, кто заинтересован в совершенствовании архивной практики. Эта работа принадлежит к числу тех, что не только развивают архивную теорию, но и дают практикам конкретную информацию для размышления (и применения). Не удивляйтесь, если, читая её, вы будете кивать головой и даже улыбаться некоторым аналогиям, - и, что ещё важнее, не удивляйтесь, если через несколько лет мы все будем говорить об упорядочивании архивов в новых терминах, предложенных Карен Триветт. Данная диссертация действительно перекидывает мостик между архивными традициями и инновациями, и делает это крайне полезным для всего архивного сообщества образом.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Мой комментарий: Полагаю, Эндрю Поттер написал этот пост на основе своего отзыва на диссертацию Триветт, в котором, на мой вкус, наблюдается некоторый избыток «сахара» :) Что касается инновационности работы, то, возможно, она действительно таковая для США – а вот в контексте Европы ситуация может быть иной.

Главное возражение у меня, однако, вызывает идея о стандартизации архивного упорядочивания. Не стоит забывать, что упорядочивание в первую очередь должно соответствовать интересам организации-владельца архивов – и то, что хорошо для государственных архивов, комплектуемых документами государственных органов и учреждений, может не подходить архивам коммерческих и негосударственных организаций и учреждений. 

Кроме того, предложенный подход на самом деле не учитывает многие особенности современной электронной среды, такие, например, как коллективная работа над документами, как частое перемещение больших групп документов из одного структурного подразделения или даже организации в другие, как возможность размещения одних и тех же дел и документов (причём без избыточности) в разных частях схемы классификации … А ещё есть особенности, накладываемые средой хранения (например, в облаке) или особенностями деловых информационных систем, имеющих ограниченные функциональные возможности для упорядочения документов (кто возьмётся за переупорядочивание этих документов, например, электронной почты?).

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/living-in-fragments-no-longer 

«Хватит жить среди разрозненных фрагментов»: Смелые идеи Карен Триветт по упорядочению архивных документов, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 31 июля 2025 года в социальной сети Substack.

Диссертация Карен Триветт «Запроектированное обозначение: Разработка сохраняющего контекст стандартизированного метода упорядочения физических и электронных архивных документов» является долгожданным новаторским вкладом в архивное дело. 

Карен Триветт (на обработанной под рисунок фотографии показан именно она – Н.Х.), которая вскоре официально будет признана почётным членом Общества американских архивистов (SAA) на его ежегодном собрании в августе 2025 года, проявляет как научную глубину, так и профессиональный авторитет при решении давно существующей в архивной практике проблемы, заключающейся в отсутствии стандартизированного подхода к организации упорядочению архивных документов. Её работа проливает свет на эту часто недооцениваемую функцию, поднимая упорядочение на тот же уровень важности, что и архивное описание. 

Тон диссертации с самого начала одновременно профессиональный и проникновенный; Триветт пишет с ясностью опытного архивиста и с энтузиазмом глубоко преданного делу развитию профессии человека. Результатом стала диссертация, которая одновременно является теоретической и практической, и в этом обзоре будут отмечены её ключевые результаты.

Мой комментарий: В данном посте речь идёт о работе Карен Джеймисон Триветт (Karen Jamison Trivette) «Запроектированное обозначение: Разработка сохраняющего контекст стандартизированного метода упорядочения физических и электронных архивных документов» (Designation by design : developing a context-preserving standardized method for physical and digital archives arrangement), диссертация на соискание учёной степени кандидата наук в области архивной науки, университет Alma Mater Europaea (город Марибор (Maribor), Словения), декабрь 2024 г., 200 стр., https://revis.openscience.si/Dokument.php?id=13488&lang=eng . 

Научный руководитель работы – известный румынский архивист Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici).

Карен Триветт – совсем не новичок в архивной отрасли (скорее, наоборот); в частности, она избрана почётным членом Общества американских архивистов (SAA).

Содержание диссертации следующее:

Аннотация
1. Введение
2. Определения, анализ исторических и современных исследований, а также несогласных с ними голосов/мнений
3. Эмпирическая часть
4. Предположения, пределы и ограничения обсуждаемой проблемы
5. Обсуждение
6. Дальнейшие исследования и выводы
7. Литература
Приложения

Развитие теории, касающейся архивной классификации

Триветт предлагает как раз то, чего нам не хватало: аналог системы десятичной классификации Дьюи (Dewey Decimal Classification, DDC - система классификации книг, разработанная в XIX веке американским библиотекарем Мелвилом Дьюи – Н.Х.) для архивов, который действительно учитывает контекст.

Одним из основных теоретических достижений работы «Запроектированное обозначение» является разработка архивной теории, касающейся концепции классификации при архивном упорядочивании организации (classification in arrangement). Триветт напрямую рассматривает вопрос, который известный архивист Шелленберг (T. R. Schellenberg) несколько десятилетий назад обозначил как недостающий элемент в нашей сфере деятельности: это «системе архивной классификации, подобная [библиотечной – Н.Х.] системе Дьюи». У библиотекарей есть индексы Дьюи и Библиотеки Конгресса, а вот архивистам, как отмечает Триветт, давно не хватает сравнительно формализованного, стандартизированного подхода к организации и упорядочению документов. Диссертация Триветт даёт ответ на этот вызов и предлагает метод, позволяющий заполнить этот пробел. В ней предлагается стандартизированную схему упорядочения, которая во многом похожа на систему классификации, - своего рода «десятичную систему Дьюи» для архивов, позволяющую контролировать и понимать документы в контексте. 

Это не классификация в узком «библиотечном» смысле предметных указателей, а, скорее, целостная концептуальная структура, устанавливать связи между документами и сохранять контекст их создания. Выдвигая классификацию на первый план, Триветт выстраивает новую архивную теорию, которая рассматривает упорядочение как целенаправленное интеллектуальное усилие, а не просто механическую задачу. Тем самым она следует архивной традиции (уважая происхождение и первоначальный порядок), одновременно расширяя её новыми идеями. Триветт подчёркивает, что сохраняющее контекст, стандартизированное упорядочивание необходимо осуществлять ещё до того, как мы приступим к архивному описанию, и задаётся вопросом: как можно осмысленно описывать документы, не учитывая их место в более крупной структуре? Эта теоретическая позиция служит убедительным напоминанием о том, что упорядочивание лежит в основе поиска; в конце концов, архивисты создают «поисковые» средства (научно-справочный аппарат), помогающие пользователям находить нужные материалы.

Упорядочивание - не просто первая задача архивиста, это также та задача, которая придает смысл всем остальным.

Использование архивных традиций (и их оспаривание)

Работа Карен Триветт имеет глубокие корни в архивной традиции, и в ней она критически анализирует устоявшиеся принципы и дискуссии в нашей области. Она заново рассматривает такие авторитетные концепции, как уважение фондов (respect des fonds) и первоначального порядка, признавая их центральное место в упорядочении архивных документов. В то же время она исследует, как эти принципы интерпретировались (в том числе некорректно) с течением времени. Интересным аспектом диссертации является данный в ней обзор исторических и альтернативных взглядов на упорядочение документов. 

В работе Триветт приведен обширный обзор литературы, охватывающий работы как теоретиков архивного дела начала XX века, так и современных исследователей. Например, автор обращает внимание на сделанное в 1912 году Уолдо Гиффордом Леландом (Waldo Gifford Leland – американский историк и архивист – Н.Х.) раннее предупреждение о том, что никакая десятичная или алфавитная система, принятая в библиотеках, не может быть успешно применена к архивам. Леланд настаивал на том, что административная единица (источник/создатель) должна быть отправной точкой для организации и упорядочения документов, и Триветт полностью разделяет эту точку зрения. В диссертации также обсуждается знаменитая критика концепции групп документов (record group), высказанная в 1960-х годах американскими архивистами Фрэнком Эвансом (Frank Evans), Марио Феньо (Mario Fenyo) и Питером Скоттом (Peter Scott). Эти «диссидентские голоса» ставили под сомнение рациональность ограничений, налагаемых жёсткими группами документов, и призывали к созданию схем, в большей степени способных учитывать различные нюансы. 

Триветт не уходит от этой критики, - вместо этого она использует её для усиления своей собственной модели. Предложенный ею метод модифицирует концепцию групп документов, принимая во внимание происходящие с течением времени изменения в бюрократических структурах. Иными словами, она вносит гибкость в свой подход к классификации: архивное упорядочение должно отражать эволюцию иерархических структур в организациях, тем самым динамически сохраняя контекст. Это критическое обращение к традиции показывает, что используемый Триветт подход является уважительным к традиции, но не освящающим её; она чтит основные принципы архивного дела, одновременно адаптируя их к современным потребностям (что особенно важно в цифровую эпоху).

Аналогии с архитектурой и информационным дизайном

Думайте в понятиях архитектуры, а не алхимии — Триветт строит систему упорядочения на принципах проектирования, которые столь же элегантны, сколь и практичны.

Одним из самых инновационных и увлекательных аспектов диссертации Триветт является использование ею аналогий из архитектуры и информационного дизайна для переосмысления архивного упорядочения. Она проводит неожиданные параллели между созданием архива и строительством здания. В главе 5, соответствующе названной «Аналогия формирования архивного контекста строительству архитектурного сооружения» (Building archival context as analogous to building an architectural structure), Триветт исследует, как принципы архитектурного проектирования могут быть использованы для целей упорядочение архивов. Например, она обращается к трудам античного архитектора Витрувия (Vitruvius) и историка искусства эпохи Возрождения Вазари (Vasari), отмечая, например, изречение Вазари о необходимости сохранять чёткие границы между архитектурными ордерами (т.е. стилями - дорическим, ионическим и т. д.), что соответствует потребности архивиста в поддержании чётких границ между массивами документов. Идея «создавать архитектуру - значит наводить порядок» (как сказал Ле Корбюзье (Le Corbusier) в своём знаменитом изречении) проходит красной нитью сквозь всю диссертационную работу.

Триветт не ограничивается аналогиями с традиционной «физической» архитектурой, используя в качестве наводящих на размышления метафор веб-дизайн и информационную архитектуру. Подобно тому, как хорошо спроектированный веб-сайт имеет чёткую информационную архитектуру (с иерархическими меню, путями навигации и логическим группированием), - архив также может выиграть от аналогичной структуризации. Триветт ссылается на современных мыслителей в сфере удобства работы пользователей (User eXperience, UX) и дизайна, – это работы Стива Круга (Steve Krug) «Не заставляйте меня думать» (Don’t Make Me Think), Кристины Водтке (Christina Wodtke) «Информационная архитектура: Чертежи для Паутины» (Information Architecture: Blueprints for the Web), Эбби Коверт (Abby Covert) «Как разобраться в любом беспорядке» (How to Make Sense of Any Mess), – извлекая уроки, касающиеся обеспечения удобства использования и структуры. 

Данный междисциплинарный подход освежающе оригинален. Это выглядит практически как заимствование архивистами идеологии архитектурных чертежей и карт сайтов веб-дизайнеров. Результатом же является метод упорядочения, который Триветт описывает как «естественный, органичный и соответствующий успешно показавшим себя принципам проектирования», будь то в проектировании зданий или в веб-дизайне. Подобные аналогии не только делают её теоретическую концепцию более наглядной, но и подчёркивают ключевую тему: упорядочение архивов – это одновременно искусство и наука. 

Размывая границы между искусством, архитектурой и архивной наукой, Триветт предлагает нам новый взгляд на старую проблему. Для практиков такой междисциплинарный подход не просто любопытен, но и действительно полезен. Он помогает нам объяснять другим людям (да и себе самим) принципы упорядочивания более наглядным и понятным образом, проводя аналогии с тем, как архитектор проектирует пространство, или дизайнер организует информацию для интуитивной навигации в ней.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/2.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/living-in-fragments-no-longer 

Архивный шифр документа

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 22 апреля 2023 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Когда мне поручили разработать, в контексте компьютеризации документов, способ формирования уникального архивного шифра (cotă arhivistică) для материалов фонда, я попытался создать логически стройную систему.

В конечном счете, как нам также говорит международный стандарт архивного описания ISAD(G), мы идём от общего к частному, и у нас есть классификация и ранжирование структурных элементов фонда. Таким образом, мы считали, что ссылкой, например, на дело, например, является сочетание идентификатора фонда, идентификатора субфонда, идентификатора серии и идентификатора дела (в противовес традиционной структуре фонд-опись-дело – Н.Х.); эта ссылка построена логично, сверху вниз, начиная с основной единицы архивного учёта - фонда. Добавляя к этой ссылке впереди «RO-AN» (т.е. Румыния – Национальные Архивы – Н.Х.), мы практически получаем глобально-уникальный UUID-идентификатор во всей его красе.

Здесь, однако, возникает проблема, заключающаяся в том, что путь поиска архивной единицы (unitate arhivistică, u.a.) не всегда задается тем, каким должен быть архивный порядок (т.е. структурными частями фонда). Во многих случаях агрегация архивных единиц хранения более высокого уровня - это на самом деле группа, сформированная архивистом для удобства поиска архивных материалов или их целевой обработки. Правильно ли это с профессиональной точки зрения? - очевидно, что нет, когда речь идёт об упорядочении архивных материалов, но это реальность, которая станет видна всем, как только весь научно-справочный аппарат (evidențele) Национальных Архивов будет выложен в Интернете, ближе к концу этого года.
 
Примечание автора: Такая ситуация возникла как по объективным причинам, таким, как отсутствие ресурсов, так и по субъективным – когда решения выбирались во многих случаях исходя из минимизации усилий, в ущерб профессиональной строгости.

И научно-справочный аппарат (архивные описи) отражает в подавляющем большинстве случаев именно эту структуру, используемую для управления архивом, а не, как это принято, структуру архивно-упорядоченного фонда [2].

Примечание автора: Этим объясняется, почему в нашей стране архивное упорядочение часто становится синонимом упорядочения документов на полках по шифрам, тогда как в других странах архивное упорядочение предстаёт как глубоко интеллектуальная деятельность.

Имея в виду это реальное положение дел, ряд коллег выразил своё неудовольствие по поводу того, почему шифр не представлена в форме идентификатор фонда – идентификатор описи – идентификатор архивной единицы, которая лучше отражала бы реальность (то есть ряд румынских специалистов-практиков выступал за сохранение традиционной для нас структуры фонд-опись-дело – Н.Х.). Я выступал против этой точки зрения по нескольким причинам.

Прежде всего, это было возражение с точки зрения логичности. Если бы у нас в рамках фонда были пронумерованные описи, то такой подход имел бы определённый смысл. Но поскольку согласованной нумерации описей нет, то, как мне кажется, что здесь нет никакой логической схемы, а просто используется случайным образом выбранный идентификатор, который не позволяет Вам, исходя из архивных шифров, воссоздать структуру фонда, которая могла (или должна) была бы определить документальный контекст для конкретной архивной единицы (контекст происхождения, а не управленческий контекст).

Второй мой аргумент заключался в том, что описи со временем могут изменяться, что приведёт к изменению всех шифров – и это будет неудачная практика. Мы не должны менять шифры снова и снова; нам следует обеспечить постоянство идентификаторов, особенно в современном глобальном мире.

Третий аргумент исходит из того факта, что я могу описать в системе архивную единицу, не имея описи. Таким образом, естественная логика присвоения шифров материалам фонда должна следовать из архивных материалов, из фонда, а не приходить извне, из созданного архивистом инструмента.

Однако с этим третьим аргументом взаимосвязан другой, ему противоположный. Ясно, что в тот момент, когда я смогу взять на себя управление архивными единицами, приняв их у электронного создателя, ещё не будет шифра, соответствующего моей системе упорядочения, - но я буду формировать идентификаторы по мере их поступления. Я здесь имею в виду номер партии; тогда архивным шифром станет сочетание номера партии принятых на хранение документов с другими идентификационными элементами, вплоть до уровня архивной единицы. И это будет не номер по описи, потому что опись в любом случае является продуктом, находящимся вне архивного материала и зависящим от обстоятельств.

Так как лучше поступать?

Откровенно говоря, я пока ещё обдумываю этот вопрос… Весьма вероятно, что со временем от амбиций формирования последовательного и логичного человеко-читаемого идентификатора придётся отказаться, и нам придётся ограничиться использованием случайного или полуслучайного идентификатора, связанного с процессом управления (скорее, с поиском/вводом в систему). А архивный порядок, который придавал бы согласованность упорядочению и позволял обнаружить документальный контекст, должен был бы задаваться вспомогательным элементом, а не играть, как сейчас, главную роль в схеме упорядочения. Здесь бы мог помочь новый международный стандарт архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC) Международного совета архивов.

Забавно то, что сторонники формирования шифра на основе описей наверняка будут первыми протестовать против предлагаемого мной подхода, говоря, что он нелогичен и неподконтролен архивисту, - хотя система на основе описей не менее субъективна. специфична и не интегрирована в единую общую логику архивного материала.

В связи с этой системой я опасаюсь того, что из-за «усилий» по разработке индикатора упорядоченности усилится идея устранения архивного упорядочения, потому что многие архивисты все равно считают его бесполезным, сосредотачивая своё внимание исключительно на информационном контенте (и не обращая внимание на тот факт, что ценность информации заключается не только в том, что сказано, но и в том, кто это говорит) и придерживаясь идеи - ложной до тех пор, пока искусственный интеллект не сумеет как-то решить данную задачу - что если есть возможность полнотекстового поиска, то Вам больше не нужна навигация по структуре фонда для того, чтобы найти информацию.

Но я полагаю, что многие вещи навязываются / проверяются только реальной практикой, особенно там, где упражнение в абстракции - редкий цветок...

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2023/04/22/cota-unui-document-intr-o-arhiva/

Методы упорядочения и хранения документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 5 декабря 2022 года на сайте компании Lucidea.

В число задач управления документами входит организация, упорядочение и хранение документов, а также определение того, какие документы следует сохранять и в течение каких сроков.

Текущие. Активно используемые документы должны быть упорядочены так, чтобы обеспечить эффективный поиск. Процесс принятие решения о том, как размещать документы, может быть достаточно простым и прямолинейным; он начинается с тщательного изучения используемых в настоящее время документов:

• Организованы ли документы таким образом, чтобы обеспечить быстрый доступ к ним?
  
  
• Является ли существующая система логичной, последовательной и удобной?
  
  
• Способен ли новый сотрудник истолковать и понять эту систему?

Если ответ положительный, то нет необходимости менять систему. Существующую систему, которая, с точки зрения организации, работает хорошо (или, откровенно говоря, более-менее хорошо), не нужно трогать. С другой стороны, если существующая система является громоздкой, весьма своеобразной или если её вообще нет, то для организации и упорядочения документов требуется иная система.

Способы размещения документов

Первым шагом в создании нового порядка для текущих документов является фокусирование внимания на ежедневных потребностях оперативной деятельности организации. Существует три основных метода организации документов: по структурным подразделениям или функциям, по тематике и хронологический. Организация может выбрать один из этих методов организации или, что более вероятно, скомбинировать два или все три метода. Большинство документов могут размещаться в соответствии с создавшим их подразделением, и подразделяться по темам, вопросам или по времени.

Организация документов по подразделениям или функциям (отмечу, что здесь соединены как широко распространённый в России структурный подход, так и редко используемый у нас, но популярный в англосаксонском мире функциональных подход – Н.Х.) обычно является наиболее успешным методом упорядочивания. Его преимущество состоит в том, что он четко отражает виды деятельности, функции и структуру организации, поэтому он является предпочтительным вариантом упорядочивания архивных документов. Кроме того, данный метод объединяет вместе все документы, которые документируют конкретный вид деятельность в организации.

Организация с менее формализованной структурой может упорядочивать свои документы, используя отражающими её работу тематические заголовки. Такое упорядочение создаёт проблемы, поскольку темы могут перекрываться или пересекаться, а список тем может стать громоздким и трудно управляемым. Однако это система может оказаться эффективной, если количество тем ограничена, а сами темы чётко определены и отличны друг от друга.

Небольшая узкоспециализированная организация может хранить свои документы в хронологическом порядке. Этот метод не подходит для крупных, диверсифицированных и сложных организаций. Однако он может быть адекватен для удовлетворения потребностей учреждений, которые в основном занимаются одним вопросом, темой или проектом, и у которых объёмы документов невелики.

Вопросы, которые следует задать

При разработке стандартизированных схем размещения документов в дела (file plans – близким отечественным аналогом являются номенклатуры дел – Н.Х.) также очень важно принять во внимание все документы, ежедневно создаваемые в организации – например, ответить на вопросы:

• Как хранятся важные файлы: на отдельных компьютерах или на общих серверах?
  
  
• Используются ли стандартизированные имена файлов?
  
  
• Как идентифицируются копии и версии документа?

Единая стандартизированная политика в организации повысит её способность находить важные дела и документы. Кроме того, наличие политики повышает способность организации удовлетворять свои деловые, финансовые и юридические потребности и позволяет улучшить доступность архивных документов.

Выбор системы организации документов

Поскольку у каждого метода организации документов есть свои преимущества и недостатки, при выборе подходящей системы анализируются особенности практики управления документами в организации.

Во-первых, следует изучить, как документы используются и запрашиваются. Характер документов и то, как они будут запрашиваться, должны стать первым определяющим фактором при выборе Вашей системы.

Далее, выясните объёмы хранимых документов и размер организации. Размер организации обычно определяет количество лиц, ответственных за размещение документов в дела, и лиц, имеющих право доступа к делам. Как правило, чем больше численность персонала в подразделении, тем больше сотрудников будет обрабатывать и использовать документы.

Наконец, подумайте о том, кто использует документы. Выбранная система должна подходить для использующих документы сотрудников. Например, система тематической классификации может лучше всего подойти для документов, посвящённых чётко определенным, специализированным темам. Напротив, документы, попадающие в легко идентифицируемые группы и доступные многим сотрудникам, лучше упорядочивать с использованием других методов.

Независимо от того, какая система организации документов выбрана, организациям следует установить согласованную систему разделов (категорий), в которых размещаются документы, созданные и хранящиеся в различных бумажных и электронных форматах.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/record-filing-methods-and-maintenance/

Принципы архивного упорядочивания

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 21 ноября 2022 года на сайте компании Lucidea.

Архивисты вносят ясность в архивные коллекции. Они помогают пользователям разобраться в документах, имеющие непреходящую ценность: что это такое, кто их создал и какие события они отражают.

Для этого архивисты выделяют группы документов. Затем они объясняют агрегацию документов посредством экспертизы ценности, обработки и описания. В ходе архивного процесса архивисты преобразуют сложные группы первоисточников в краткую полезную информацию посредством проведения упорядочения и описания.

Взаимосвязь между создателями документов (в российской традиции используется термин «фондообразователи» - Н.Х.) и их деятельностью раскрывается через то, как создатели вели документацию. При выявлении групп взаимосвязанных документов, их следует сохранять - в противном случае может быть потеряна информация о том, как документы были созданы. Стандартные методы агрегирования начинаются с общих группировок, после чего осуществляется дальнейшая детализация.

Первоначальный порядок

Какой бы метод ни использовали создатели документов для организации своих документов, это упорядочивание должно быть сохранено в архивах. Архивисты исправляют ошибки в размещении документов и восстанавливают порядок в разделах, которые со временем стали неорганизованными. В то же время реструктуризация фондов не нужна и нецелесообразна. Архивисты предпочитают хранить документы в их первоначальном порядке, поскольку этот порядок определяет интерпретацию и понимание документов, выявление событий, процессов и других органичных действий. Архивисты сохраняют эти свидетельства для будущих пользователей.

Мой комментарий: Прежде, когда порядок определялся физическим размещением документов, он был единственным. В настоящее время при ведении электронного учёта архивных документов появляется возможность одновременно поддерживать несколько вариантов упорядочивания, представляющих интерес для различных групп пользователей, что открывает ряд новых интересных возможностей как для архивистов, таки для пользователей архивных документов.

Происхождение и уважение к фондам (respect des fonds)

Ещё один архивный принцип, связанный с первоначальным порядком, - это принцип происхождения, также известный как «уважение к фондам». Принцип происхождения требует, чтобы упорядочение документов отражало структуру создавшей их организации. Документы организуются таким образом, который раскрывает иерархию создателя документов. Соблюдение данного принципа позволяет сохранить доказательную силу документов как свидетельства структуры и функций организации.

Уважение к фондам (respect des fonds) - это французский термин, обозначающий тот же принцип, который запрещает смешение документов разных создателей. Таким образом, принцип происхождения препятствует массовой реорганизации архивных фондов. Вместо этого архивисты могут выделять информацию по взаимосвязанным вопросам и темам, не теряя при этом из виду основную задачу архивов, которая заключается в документировании учреждения, его структуры и деятельности.

Хранение документов одного создателя отдельно от документов других создателей - физически и интеллектуально (через описание) - обеспечивает сохранение контекста создания и хранения документов.

Группы документов

Применение принципа происхождения облегчает создание групп документов - «строительных блоков» архивного упорядочивания. Группа документов (record group) представляет собой набор материалов, связанных с определенными видами деятельности или создателями. Например, в организации может быть группа документов, включающая материалы, созданные советом директоров.

Подгруппы

Подгруппы являются следующим уровнем архивной иерархии. В рамках группы документов имеются подгруппы для каждого функционального направления деятельности. Например, в группе документов совета директоров существуют подгруппы для контролируемых советом направлений деятельности, таких как комитеты, сбор средств или важные проекты.

Серии и подсерии

В рамках группы документов и подгрупп документов, серии представляют собой следующий подчиненный уровень группировки документов, где документы сгруппированные на основе особенностей их создания, вида деятельности, использования или формы. Серии в группе документов совета директоров могут включать годовые отчеты, протоколы заседаний и переписку. При необходимости серии могут подразделяться на подсерии. Например, серия переписки может разделяться на подсерии для входящей и исходящей корреспонденции.

Мой комментарий: В российской практике делопроизводства ближайшим аналогом серии являются дела, относящиеся к одной позиции в номенклатуре дел.

Единица хранения (уровень короба или папки)

Для серий и подсерий архивисты могут иметь описания, содержащие сведения о коробах или папках. Это единицы, в которые элементы сгруппированы для хранения. В случае бумажных документов, папки могут содержать несколько документов или объектов. Например, единицей хранения (filing unit) для документов совета директоров может быть папка с перепиской за определённый год.

Мой комментарий: В глоссарии Общества американских архивистов (SAA) термин «единица хранения» (filing unit) определяется как «группа взаимосвязанных документов, рассматриваемых как единый объект для целей классификации, хранения и извлечения».

Отдельный документальный материал (уровень отдельного объекта)

Документальный материал (document) представляет собой отдельный объект, такой как фотография, меморандум или годовой отчет.

Архивисты редко уделяют большое внимание материалам на уровне отдельных объектов, если только те не имеют особой важности. Одним из примеров может быть учредительный документ совета директоров, который будет иметь значительную историческую ценность для организации.

Уровни упорядочения позволяют архивистам создавать физический и интеллектуальный порядок в коллекциях. Применение архивных принципов и уровней упорядочения сохраняет контекст коллекций и представляет документы во времени так, как их понимает архивист.

Марго Ноут (Margot Note)

Мой комментарий: Зарубежные подходы к архивному упорядочению имеют отличия от российской традиции, отраженной в формуле «фонд – опись – дело». Этот опыт может оказаться полезным для российских коллег в ходе неизбежного пересмотра принципов и методов отечественного архивного дела :)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-arrangement-principles/