воскресенье, 28 февраля 2021 г.

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, часть 11

Мы продолжаем разговор о китайских стандартах в области управления документами, архивного дела и смежных дисциплин (предыдущий пост см. здесь https://rusrim.blogspot.com/2020/10/10.html ), и сегодня речь пойдёт о сравнительно небольшой классификационной группе L76 «Электронные компоненты и информационные технологии - Технология обработки информации - Подготовка и обмен текстовой информацией», см. http://www.csres.com/sort/Chtype/L76_1.html .

В этой группе недавно появился новый стандарт GB/T 39362-2020 «Требования к архивации электронных официальных документов партийных и государственных органов» (党政机关电子公文归档规范 , самоназвание на английском языке: Archiving specification for electronic official document of party and government organs) объёмом 28 страниц. Документ опубликован 19 ноября 2020 года и вступает в силу 1 июня 2021 года, см.  http://www.csres.com/detail/355018.html

Назначение стандарта следующее:

«Настоящий стандарт устанавливает общие правила, процесс архивации, метаданные для архивации, организацию архивных данных и требования к архивным форматам для архивирования электронных официальных документов партийных и государственных учреждений.

Данный стандарт применяется в отношении приёма на хранение и обработки электронных официальных документов, созданных системами управления электронными официальными документами партийных и государственных органов всех уровней. Он также может использоваться при приёме и обработке электронных официальных документов иных органов и предприятий.»

Содержание стандарта следующее:

Введение

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Сокращения

5. Общие положения

6. Процесс архивации электронных документов

6.1. Обзор процесса в целом
6.2. Сбор документов
6.3. Организация документов
6.4. Передача документов
6.5. Приём документов

7. Требования к метаданным для электронной архивации документов

7.1. Обзор
7.2. Базовый набор метаданных

8. Организация данных при архивации электронных документов.

8.1. Структура архивного информационного пакета
8.2. Документация
8.3. Электронная папка с документами

9. Требования к файловым форматам электронных официальных документов

Приложения

  • Приложение А (нормативное): Функциональные требования к системе архивации электронных документов

  • Приложение B (нормативное): Требования к интерфейсу для архивации  электронных официальных документов

  • Приложение C (нормативное): Перечень элементов базового набора метаданных электронного архива

  • Приложение D (справочное): Таблица сопоставления базового набора метаданных электронного файла (определенные в настоящем стандарте метаданные сравниваются со схемами метаданных в стандартах GB/T 33480-2016 «Спецификации метаданных для официальных электронных документов партийных и государственных органов» (党政机关电子公文元数据规范 , самоназвание на английском языке: Metadata specification for electronic official document of Party and government organs), см. http://www.csres.com/detail/293681.html ; и DA/T 46-2009 «Стандарт метаданных для административных электронных документов» (文书类电子文件元数据方案  , самоназвание на английском языке: Metadata Standard for Administrative Electronic Records), см. https://www.doc88.com/p-89516909504377.html - Н.Х.)

  • Приложение E (справочное): Представление отдельного электронного файла в формате OFD

Библиография

Источники: сайт Госархива КНР / портал китайского органа по стандартизации
http://www.naa.gov.cn/


Украина: Новый законопроект должен изменить подходы в работе всей архивной сферы

Данная новость была опубликована 18 февраля 2021 года на сайте новостного агентства «Укринформ», в том числе в переводе на русский язык.

Новый законопроект, который изменит подходы в работе архивной сферы, подготовленный Госархивом, планируется внести на рассмотрение Верховной Рады летом этого года.

Об этом сообщил во время презентации публичного отчета в Укринформе глава Государственной архивной службы Анатолий Хромов.

 
Глава Укргосархива Анатолий Хромов

Мой комментарий: 52-минутная видеозапись выступления А.Хромова доступна по адресу https://www.youtube.com/watch?v=ajOJo0sSyJo


«В течение 2020 года Укргосархивом разработаны 18 проектов нормативно-правовых актов. Среди них один - совершенно новый, комплексный законопроект, имеющий целью изменить подходы в работе государственных архивов. В нем будут внедрены новые дефиниции, новые категории, которые будут использоваться в деятельности архивных учреждений Украины. И ключевое то, что мы пытаемся ввести новые подходы», - рассказал Хромов.

Он добавил, что, в частности, будет введено изменение основного понятия «документ» на понятие «национальные архивные информационные ресурсы».

«Именно информационная составляющая и составляющая ресурса - то есть источника, который постоянно может обновляться и заново использоваться, - будет положена в новую законодательную архивную базу Украины», - отметил председатель Госархива.

По его словам, в этом законопроекте имплементированы многие лучшие практики и политики архивной сферы, которые уже работают в Европейском Союзе.

«Законопроект внесен на обработку в Министерство юстиции и, по планам правительства, будет подан на рассмотрение в Верховную Раду летом 2021 года», - добавил Хромов. Он уточнил, что в целом национальный архивный фонд насчитывает 82,7 млн единиц хранения - это различные документы на различных носителях, в большей степени на бумажных. И по этому критерию Украина является одной из крупнейших в архивном плане стран Европы.

«Государственной архивной службе удалось за год существенно уменьшить или вообще ликвидировать большинство кризисных явлений, которые существуют в нашей сфере. А также создать предпосылки для дальнейшего всестороннего развития архивного дела в Украине», - резюмировал глава Госархива, подводя итоги работы ведомства в 2020 году.

Источник: сайт Укринформ
https://www.ukrinform.ua/rubric-society/3192732-golova-derzarhivu-novij-zakonoproekt-mae-zminiti-pidhodi-v-roboti-vsiei-sferi.html
https://www.ukrinform.ru/rubric-society/3192733-glava-gosarhiva-novyj-zakonoproekt-dolzen-izmenit-podhody-v-rabote-vsej-sfery.html

суббота, 27 февраля 2021 г.

Росстандарт: Опубликован ГОСТ Р 59277-2020 «Системы искусственного интеллекта. Классификация систем искусственного интеллекта»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в январском 2021 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=1&year=2021 ) выложен стандарт ГОСТ Р 59277-2020 «Системы искусственного интеллекта. Классификация систем искусственного интеллекта» объёмом 16 страниц, вступающий в силу с 01.03.2021 года, см.
http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=229236 .

Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (АО «ВНИИС») и обществом ООО «ТВпортал», внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 164 «Искусственный интеллект».

Во вводной части документа отмечается:

«Целью указанного стандарта является установление принципов классификации систем искусственного интеллекта (ССИ). Внедрение данного стандарта необходимо для повышения эффективности использования систем искусственного интеллекта при решении прикладных задач.

Установление классификации систем искусственного интеллекта позволит сравнивать различные решения по таким параметрам как вид деятельности, структура знаний, функции контура управления, безопасность, конфиденциальность, степень автоматизации, методы обработки информации, иитеграция/интероперабельность, комплексность системы, архитектура, специализация.

Применение данного стандарта обеспечит повышение эффективности использования систем искусственного интеллекта для решения прикладных задач как автономного характера, так и во взаимодействии с человеком оператором.

Это позволит заинтересованным сторонам выбирать надлежащие решения для их приложений и сравнивать качество доступных решений.

...Настоящий стандарт устанавливает классификацию систем искусственного интеллекта (ССИ).

Настоящий стандарт предназначен для применения в сфере теоретической и практической деятельности по классификации систем искусственного интеллекта, при выполнении работ по:

  • развитию классификации систем ИИ;

  • отнесению конкретных систем ИИ к определенным классам;

  • применению классификации систем ИИ в сфере стандартизации.

В настоящем стандарте установлена схема классификации, отражающая основные особенности СИИ для решения прикладных задач, помогающая определить направления их стандартизации.»

Содержание стандарта следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Принципы классификации систем искусственного интеллекта
6. Схема классификации систем искусственного интеллекта
Библиография

Мой комментарий: В стандарте предлагается очень «ветвистая» схема классификации, в которой 12 одних только основных признаков («оснований для классификации»). Думаю, что с академической точки зрения всё это интересно, но на практике бесполезно. Рискну утверждать, что в будущем абсолютно любая информационная система будет иметь те или иные элементы ИИ – а мы ведь как-то ухитряемся жить, не имея детально разработанной схемы классификации информационных систем «вообще»!

Источник: сайт Росстандарта
http://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=239563

Судебная практика: Электронная почта в трудовых отношениях

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда в октябре 2018 года рассмотрела дело (апелляционное определение №33-21143/2018), в котором сотрудник, исполнявший свои обязанности дистанционно, оспаривал правомочность своего увольнения по основаниям непрохождения испытательного срока.

Мой комментарий: Обратите внимание на то, как грамотно были проработаны локальные нормативные акты организации, регламентирующие порядок взаимодействия работодателя и удаленного работника, и как тщательно была задокументирована вся электронная переписка с сотрудником. Ну а использование геолокации для контроля исполнения им поручений работодателя – вообще «высший пилотаж»... При этом обратите внимание на то, что сотрудник был об этом предупреждён.

Суть спора


В августе 2017 года между сторонами был заключен трудовой договор о дистанционной работе, и гражданин был принят на работу в общество ООО «Медком-МП» на должность старшего менеджера по продажам в отдел продаж, в обособленное подразделение в Санкт-Петербурге, с выполнением трудовых функций дистанционно. Договор был заключен на неопределенный срок с испытательным сроком три месяца.

В ноябре 2017 года он был уволен на основании ч.1 ст.71 Трудового кодекса РФ по основаниям непрохождения испытательного срока.

Гражданин обратился в суд с иском к обществу ООО «Медком-МП», в котором просил признать незаконным и отменить приказ об его увольнении, изменить формулировку основания увольнения на п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ, признать запись в трудовой книжке о прекращении трудового договора на основании приказа об увольнении недействительной, взыскать средний заработок за время вынужденного прогула в размере 160 тысяч руб., компенсацию морального вреда в размере 50 тысяч руб., а также взыскать с ответчика судебные расходы на оплату юридических услуг в размере 35 тысяч руб.

Решением Невского районного суда Санкт-Петербурга в апреле 2018 года по гражданскому делу №2-1753/2018 в удовлетворении иска об отмене приказа об увольнении, изменении формулировки увольнения, взыскании среднего заработка, компенсации морального вреда было отказано.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда

Суд отметил, что в трудовом договоре, а также в «Инструкции по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе» был определен порядок обмена электронными документами между сторонами.

В соответствии с п.6.2 трудового договора, каждая сторона была обязана направлять электронный документ с использованием параметров электронного сообщения с «запросом уведомления о доставке сообщения» и «с запросом уведомления о прочтении».

Согласно п.11.6 трудового договора, стороны договорились, что любые скриншоты электронных почты сторон, скриншоты любых папок электронной почты, скриншоты корреспонденции, иные скриншоты, другая корреспонденция, размещенная в электронной почте сторон, признаются действительными и имеющим и полную юридическую силу, в том числе при разрешении споров между сторонами в суде.

Согласно п.6.11 трудового договора, стороны условились, что для исполнения должностных обязанностей и с целью взаимодействия сторон посредством использования электронной связи работнику предоставляется адрес электронной почты и адрес электронной почты непосредственного руководителя работника.

Согласно п.3.3 Инструкции по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе, работник не должен использовать иные почтовые ящики для взаимодействия с работодателем и для переписки, связанной с исполнением своих должностных, обязанностей. Работодатель имеет право контроля всей информации, содержащейся в исходящей и/или входящей почте корпоративного электронного почтового ящика работника.

Данные условия трудового договора были согласованы сторонами, гражданин был с ними ознакомлен и согласен.

Согласно п.11.3 трудового договора, в течение трёх календарных дней с момента его заключения работодатель должен был направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением его экземпляр договора на бумажном носителе. В течение трёх календарных дней с момента его получения работник должен был выслать работодателю подписанный им экземпляр договора на бумажном носителе по почте.

Работодатель пояснил, что сотрудник получил один экземпляр (экземпляр работника) подписанного с двух сторон трудового договора в количестве 8 листов. В качестве доказательств было представлено уведомление о почтовом отправлении с описью от 9 августа 2017 года и электронная переписка сторон.

При заключении трудового договора по соглашению сторон был предусмотрен испытательный срок 3 месяца в целях проверки соответствия работника поручаемой работе, о чем сотрудник был уведомлен при его подписании и ознакомлении с приказом о приеме на работу.

При приеме на работу он был ознакомлен с локальными нормативными актами компании, в том числе с должностной инструкцией старшего менеджера по продажам, Инструкцией по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе, о чем был представлен лист ознакомления с локальными нормативными актами ООО «Медком-МП».

Согласно представленным работодателем сведениям (планы выполненных продаж за август - октябрь 2017 г.), в период испытательного срока сотрудник неоднократно не выполнял должностные обязанности: план продаж за август выполнил на 17,6%; план продаж за сентябрь выполнил на 13,1%; план продаж за октябрь выполнил на 9,6%.

Работодатель устанавливал личный план продаж ежемесячно совместно с его непосредственным руководителем, предоставлял планы продаж с личной подписью в отсканированном виде посредством электронной связи с использованием корпоративной электронной почты.

По результатам анализа выполнения плановых показателей, которые имели динамику к ухудшению, от сотрудника в ноябре 2017 года были запрошены письменные объяснения.
03.11.2017 истцом представлена объяснительная, из которой следовало, что план за октябрь 2017 года был представлен непосредственным руководителем в директивной форме 09.10.2017, после начала планового периода, был выставлен некорректно и необоснованно завышен; общество ООО «Медком-МП» не соблюдало коммерческие условия, у него отсутствовали достаточные финансовые возможности для работы на приемлемых для клиентов условиях, а также в регионе имелись более конкурентоспособные продавцы аналогичных товаров.

Работодатель также сообщил, что согласно полученному производственному заданию, изложенному в электронном сообщении от 31.10.2017, сотрудник был обязан лично посетить 1-2 ноября 2017 года 30 торговых точек: 10 аптек, 10 АЗС и 10 магазинов, подготовить отчет и предоставить его непосредственному руководителю 03.11.2017 для консолидации общего отчета в срок до 12:00. В производственном задании было указано, что для контроля достоверности предоставляемой информации, данные о геолокации должны соответствовать предоставляемому работником отчету.

Контроль геолокации был произведён ПАО «Мобильные ТелеСистемы» с помощью мобильного приложения «МТС-Координатор» по номеру телефона, который был получен сотрудницей от работодателя по акту приема-передачи основных средств. Контроль геолокации производился на основании договора об оказании услуг, заключенного между работодателем и ПАО «Мобильные ТелеСистемы».

Работник направил отчет в виде электронного сообщения от 3.11.2017 в 12:20, нарушив сроки выполнения задания. По данным мониторинга геолокации, он не посещал торговые точки, поскольку находился у себя дома, - тем самым он предоставил недостоверную информацию о ходе выполнения порученной ему работы.

Сотрудник был предупрежден в письменной форме о неудовлетворительном результате испытания с указанием причин и расторжении с ним трудового договора. Уведомление было направлено ему посредством электронной связи 2 ноября 2017 года, то есть за три дня до планируемой даты увольнения; факт получения уведомления также подтверждается электронной перепиской сторон.

Оригинал уведомления на бумажном носителе был отправлен работнику 2 ноября 2017 года посредством почтовой связи службой экспресс-доставки «Мейджор Экспресс» в соответствии с п.1.8 трудового договора.

Первая попытка доставки была произведена 03.11.2017 года, письмо не было вручено по причине его отсутствия по указанному адресу. Работник получил письмо в результате повторной доставки 8 ноября 2017 года.

Документы об увольнении (приказ о прекращении трудового договора) были направлены работнику в день увольнения, о чем свидетельствуют электронная переписка сторон.

Почтовой связью документы об увольнении были направлены 7 ноября и получены истцом 17 ноября 2017 года. С сотрудником был произведен полный расчет, трудовая книжка была отправлена посредством почтовой связи по указанному в трудовом договоре адресу.

По мнению суда, основанием для увольнения гражданина послужило неисполнение им обязанностей, предусмотренных должной инструкцией в период испытательного срока.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Невского районного суда Санкт-Петербурга, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.
 
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SARB;n=132840


пятница, 26 февраля 2021 г.

Богдан-Флорин Поповичи: Об архивистах, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/2_25.html )

По моему опыту, есть два типа - как сегодня говорят – «токсичных» архивистов.

Архивист-«мебель». Я так их называю, потому что, если вы поставите на их место предмет мебели и позволите ему изучить законы и инструкции, она (т.е. мебель) будет столь же компетентна, как подобный архивист. Такой человек знает всего 3 строчки, но убежден, что превзошёл все премудрости архивного дела - и с этой позиции он диктует, знает, навязывает и требует, чтобы его компетентность уважалась.

Не совсем ясно, какой уровень образования потребуется для получения такого навыка. Очевидно, такой человек боится того, что любые изменения в правилах сделают его некомпетентным. Итак, если мы ничего не меняем, то всё замечательно, а все проблемы, очевидно, вина тех, кто не выполняет правильно то, что сказано в нормативных актах.

И нет, он не «архивный полицейский», потому что полицейский применяет закон, и даже в праве существует более широкая доктрина, из которой вытекают положения закона. А от «мебели» нельзя получить ничего.

Архивист-«сам себе хозяин». Это тип архивиста, который находит практические решения, основываясь на критериях, совершенно чуждых нашей профессии.

Документ не очень хорошо читается? Подчеркните что-нибудь пером, «чтобы было виднее».

Дело несшитое и листы разлетаются? Натяните на документы шнурок / носок / резинку – и порядок.

То, что бумаги запылены, не имеет значения - это проблема будущего, которую он решит в подходящее время. А может, её решит кто-то ещё.

Для него подходящим хранилищем является такое, где все короба расставлены и выровнены.

Как правило, он ничего не читает, потому что лучшими всегда являются «решения на основе здравого смысла» (а он, само собой, является носителем чистейшего здравого смысла).

Если происходит что-то такое, что противоречит его решениям, он анализирует случившееся с точки зрения бытовых критериев (эстетика, эффективность достижения ближайшей цели) - и, очевидно, его решения лучше, потому что он решает быстрее и выглядит лучше.

Порой он отказывается от простых решений проблем, и готов понапрасну перемещать десятки погонных метров архивных документов просто для того, чтобы физически сгруппировать документы фонда вместе, - или же готов переупаковать все материалы, потому что его раздражает многочисленность типов коробов: «Это некрасиво смотрится».

Перемены его не беспокоят, он с ними справится. Он не задает экзистенциальных вопросов, и импровизирует «по месту». Он ненавидит любого - теоретика, методолога, - который ставит перед ним цели, более близкие к текущей задаче.

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2021/01/31/despre-arhivist-2/

Ответ на вопрос коллеги: Работа депутатов с обращениями граждан в условиях пандемии

Вопрос: Заявитель пишет бумажное обращение депутату. Возможны два варианта:

  • Депутат работает удалённо; он пишет ответ на компьютере, подписывает электронной подписью, отправляет в электронном виде по электронной почте в наше регистрирующее подразделение, а те его распечатывают и отправляют заявителю почтой в конверте; или

  • Депутат удалённо работает в СЭД, там подписывает документ. Опять-таки наши делопроизводители распечатывают документ из СЭД - даже с отметкой, что тот усиленной электронной подписью,- и также отправляют почтой в конверте.

Может ли в этих случаях ответ считаться юридически значимым? Если да, то на основе каких нормативных актов?

Ответ: Действительно, с 2017 года в закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» были внесены изменения, посредством которых попытались «намертво» связать друг с другом электронное обращение гражданина и электронный ответ органа государственной власти. Ответ на электронное обращение направляется только по адресу электронной почты, указанному в обращении; а на письменное обращение ответ дается только на бумажном носителе:

Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Статья 7. Требования к письменному обращению

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Статья 10. Рассмотрение обращения

4. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме.

С моей точки зрения, это решение весьма спорное и, как показывает практика, государственные органы, реагируя на электронное обращение, конечно, отправляют ответ на электронный адрес - но достаточно часто дублируют полностью оформленный ответ и на бумаге.

Совершенно понятно, что в условиях пандемии привычный порядок работы сложно соблюдать, с учетом того, что многие сейчас вынуждены работать удалённо.

То, что распечатывается делопроизводителями – это копии электронных документов на бумажных носителях, заверенные надлежащим (или ненадлежащим) образом. Чтобы придать таким копиям бóльшую юридическую силу, необходимо, как мне кажется, внести изменения в установленный порядок работы с обращениями. Название такого нормативного документа может звучать по-разному, - например, так: «О временном порядке организации работы с обращениями граждан в (название органа власти) в целях реализации мер по профилактике и снижению рисков распространения новой коронавирусной инфекции COVID-19». В этом документе можно описать, каким образом депутат готовит ответ на обращение, и каким образом из электронного подлинника создается заверенная копия на бумажном носителе.

Кстати, когда есть возможность отправить заявителю также и электронный подлинник ответа – почему бы это не сделать (естественно, задокументировав данный факт)?

Вопрос: Насколько я понимаю, согласно ст.6 ФЗ-63, юридически значимым может быть или бумажный документ с живой подписью или электронный документ подписанный УЭП - а распечатанная копия без живой подписи ни тем, ни доугим не является.

Ответ: Да, распечатанная копия - это просто копия, но, как показывает практика, если принятое при рассмотрении обращения решение заявителей устраивает, то они на такую «мелочь» не обращают внимания. А вот если гражданин ответом недоволен, то он с большой вероятностью будет при малейшей возможности предъявлять претензии, и в том числе по части соблюдения порядка оформления и направления ответа.

Распечатанную копию, кстати говоря, несложно хоть как-нибудь, да заверить – пусть даже закорючкой делопроизводителя и (распечатанным или «синим») штампиком «копия верна» (а ещё лучше поставить синюю гербовую печать – пожилые люди их обожают). Даже такая простейшая мера способна сократить число жалобщиков :)

Вопрос: Также, когда присылают ответ заявителю в виде просто отсканированного документа, не подписанного УЭП -  насколько он юридически правилен?

Ответ: Отсканированный документ – это тоже незаверенная копия. Опять же, если его направление позволяет более оперативно известить гражданина о результатах рассмотрения обращения, это можно лишь приветствовать.

Кстати говоря, в условиях пандемии приходится считаться с тем, что короновирус на бумаге сохраняется неделю и более. Бумажные письма могут стать разносчиками инфекции – и, при использовании электронного оповещения гражданина, этот факт можно подчеркнуть в письме.

Вопрос: У нас часто заявители подают жалобы и в прокуратуру, и в суды, поэтому важна четкая юридическая позиция. Понятно, что во многих организациях могут придерживаться какого-то не совсем юридически «выверенного» порядка.

Отвтет: Суды и прокуратура, как и все мы, прекрасно понимают сложившуюся ситуацию и риски, - и в разумной степени готовы допускать отклонения от традиционных правил.

С моей точки зрения, новые методы работы с обращениями в любом случае желательно закрепить во временном регламенте, что создаст определенную «правовую подушку безопасности».  Суды и прокуратура гораздо снисходительнее относятся к работе строго в соответствии с (пусть даже не совсем, с их точки зрения, корректной) нормативной базой, чем к самовольным действиям, идущим вразрез с существующим законодательством и внутренней нормативной базой.

Для справки:

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ARB;n=646586

четверг, 25 февраля 2021 г.

Богдан-Флорин Поповичи: Об архивистах, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/1_24.html )

Организация архива

Архивист:

  • Использует специализированные компьютерные системы для управления архивными документами, в зависимости от этапа их жизненного цикла.

  • Обеспечивает единообразную последовательную идентификацию документальных материалов (как отдельных, так и сгруппированных  в физические или виртуальные дела), их консервацию и обеспечение сохранности в соответствии с соответствующими правилами и профессиональными стандартами (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

  • Обеспечивает документирование и понимание истории создателя документа на организационном и функциональном уровне, а также общих условий его деятельности, с целью реконструкции / сохранения контекста создания документального материала.

  • Координирует или осуществляет архивную деятельность на различных уровнях (архив, фонд, группа документальных материалов), уважая общепринятые профессиональные принципы, поддерживая и обеспечивая контекстуализацию информации и её аутентичность (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

  • Управляет или участвует в управлении электронными архивами (неструктурированных документов или баз данных), используя новейшие технологии управления и хранения (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

Хранение / миграция

Архивист:

  • Координирует, планирует и осуществляет передачу документальных материалов под свой контроль / от себя.

  • Координирует / подготавливает инструменты подтверждения на уровне архивных хранилищ.

  • Координирует или осуществляет мероприятия по организации архивного хранилища.

  • Готовит планы по предотвращению рисков деградации / разрушения архивных материалов.

  • Обеспечивает выполнение процессов архивного описания (описи, архивные описания, индексация и т.д.) документальных материалов, отобранных для передачи на архивное хранение, и, где это необходимо, проверку / совершенствование этих описаний, независимо от среды их создания (аналоговой или цифровой).

  • Обеспечивает систематизацию (физическое упорядочение) материалов в системах хранения).

  • Координирует / внедряет / участвует во внедрении и развитии процессов резервного копирования (микрофильмирование, оцифровка) и миграции / конверсии электронных документальных материалов в новые форматы, в том числе путем разработки соответствующих критериев и планов (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

  • Обеспечивает долговременную сохранность и хранение архивных материалов в надлежащих условиях, независимо от среды, в которой они были созданы (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

  • Выявляет факторы деградации и предлагает решения для противодействия им.

  • Готовит и обеспечивает согласование планов (или их разделов) действий в условиях чрезвычайных ситуаций и планов эвакуации в отношении архива.

  • Участвует в разработке планов обеспечения непрерывности деловой деятельности, выявляя документальные материалы, необходимый для функционирования организации и для её целей.

Доступ

Архивист:

  • Выявляет потребности в защите информации, содержащейся в архивных материалах.

  • Внедряет / участвует в выборе и внедрении механизмов контроля доступа к документальным материалам независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой), а также мер киберзащиты электронного архива.

  • Разрабатывает формы протоколирования / документирования для обеспечения мониторингв доступа и использования.

  • Обеспечивает использование документальных материалов для информационных, документационных, правовых или культурных целей в соответствии с общим законодательством и специфическим нормативным регулированием.

  • Участвует в реализации и обеспечивает внедрение, там, где это уместно, мер по защите персональных данных, секретных документов и других документальных материалов, содержащих информацию с ограничениями доступа или воспроизведения.

Уничтожение (отбор/передача) документов

Архивист:

  • Следит за истечением сроков хранения документальных материалов и инициирует процесс отбора на уничтожение/передачу на постоянное архивное хранение.

  • Готовит отчет об отборе и помогает отборочной (у нас «экспертной» – Н.Х.) комиссии с обоснованием решений.

  • Проверяет корректность процесса отбора и соответствующей документации, предлагая подходы и решения.

  • Отслеживает и осуществляет уничтожение документальных материалов с истекшими сроками хранения.

  • Обеспечивает обновление научно-справочного аппарата после окончательного уничтожения/передачи документальных материалов.

  • В процессе отбора, отслеживает изменения сроков хранения, установленных в архивной номенклатуре, особенно для документов постоянного срока хранения.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/3.html )

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2021/01/31/despre-arhivist-1/

Эксперимент по переводу документов личного хранения граждан в электронный вид

На совещании Президента РФ с членами правительства 13 января 2021 года обсуждался один интересный вопрос, а именно, перевод документов личного хранения граждан в электронный вид.

Дмитрий Чернышенко, заместитель председателя правительства РФ по вопросам цифровой экономики и инновациям, связи, СМИ, а также культуры, туризма и спорта, в своем докладе сообщил, что в этом году хочет «провести эксперимент и запустить в тестовом режиме мобильное приложение, в котором будут так называемые цифровые двойники часто используемых документов. У человека появится возможность хранить в своём мобильном телефоне удостоверение личности, водительское удостоверение, ПТС, справку о регистрации по месту жительства. Всё в электронном виде, очень удобно для гражданина». Он просил Президента поддержать эту инициативу.

Эта инициатива нашла поддержку в поручении Президента (Пр-215, п.1 в):

в) обеспечить при участии ФСБ России проведение эксперимента по использованию (в том числе с применением мобильных приложений) электронных дубликатов документов, выдаваемых государственными органами, а также определить в целях проведения этого эксперимента перечень документов, хранение, предъявление и использование электронных дубликатов которых допустимо, перечень случаев, в которых допустимо использование таких дубликатов, и необходимые меры безопасности, в том числе меры по защите граждан от неправомерного использования электронных дубликатов документов.

Эксперимент нужно будет провести в срок до декабря 2021 года. Отвечать за это будет Михаил Владимирович Мишустин.

Мой комментарий: То, что в поручении упоминается участие в эксперименте ФСБ, говорит о том, что президентская команда понимает риски, которая несёт такая инициатива, если не будут тщательно продуманы надлежащие меры по защите ключевой для граждан информации.

С другой стороны, учитывая создание в стране целого комплекса общегосударственных реестров, регистров и кадастров, в которых имеется практически вся информация (часто – в статусе «источника истины»), идея электронных дубликатов документов личного хранения выглядит опоздавшей на 20 лет и особого смысла не имеющей …

Источник: Официальный сайт Президента РФ
http://www.kremlin.ru/events/president/news/64886
http://www.kremlin.ru/acts/assignments/orders/65001

среда, 24 февраля 2021 г.

Богдан-Флорин Поповичи: Об архивистах, часть 1

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 31 января 2021 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Сегодня я написал две заметки об архивистах.

Мой комментарий: У меня на блоге первая заметка разделена на два поста, так что в общей сложности получается три поста.

В первой из них речь пойдёт о том, какими я вижу компетенции архивиста. То, что я собираюсь сказать, может быть структурировано не так, как должен выглядеть список компетенций, - но суть поста не в этом.

Начну я с двух фундаментальных принципов, которые когда-то были ключевыми для наших архивов и архивистов. Я говорю «когда-то были», потому что сегодня я в этом не совсем уверен, - во всяком случае, никто не может с уверенностью сказать, так это сейчас или нет.

  • Один и тот же архивный документ проходит различные стадии жизненного цикла, с момента регистрации документа до его постоянного хранения в историческом архивном учреждении. Как следствие, архивист должен иметь представление и уметь работать как в оперативном, так и в историческом архиве. Да, специализации могут быть различными (кто-то становится специалистом по научно-технической документации, кто-то - по архивным документам XVIII века, и ему в связи с этим требуются знания в области палеографии), но, по сути дела, базовая совокупность знаний должна позволять специалисту выполнять почетную обязанность по управлению архивными материалами. Если угодно, это универсальные знания.

  • Свойства архивного документа не зависят от носителя информации / особенностей его создания. Архивисты также могут иметь свои специализации (будь то архивист-палеограф или электронный архивист), но они также должны быть в состоянии обеспечить управление архивными документами при любых условиях.

Общая политика

Архивист:

  • Обеспечивает управление архивами организаций (см. https://ec.europa.eu/esco/... ), а также историческими архивами, путем создания, упорядочения и обеспечения сохранности документальных материалов, независимо от среды их создания (аналоговой или цифровой).

  • Может самостоятельно или в составе группы выполнять проектирование, внедрение и обслуживание систем менеджмента, с целью регламентации и выполнения в организации архивных процессов, таких, как делопроизводство; классификация, упорядочение, хранение, доступ, отбор и уничтожение документов, вне зависимости от среды их создания (аналоговой или цифровой).

  • Может самостоятельно или в составе группы разрабатывать внутренние нормативные документы (политики, процедуры или их разделы), относящиеся к архивным процессам в организации.

  • Обеспечивает мониторинг и оценку архивных систем, процедур и процессов, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).

  • Предоставляет профессиональную поддержку и проводит обучение других сотрудников в части их обязанностей по внедрению и надлежащему выполнению архивных процессов, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).

  • Координирует / выполняет деятельность по архивной обработке документальных материалов в архиве, находящемся под его ответственностью, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).

  • Разрабатывает / участвует в подготовке требований в отношении приобретения услуг, связанных с архивными процессами в организации.

  • Проверяет правильность составления по существу и по форме архивной номенклатуры, с целью охвата всех создающих архивные документы структурных подразделений и всех категорий созданных документов; а также обоснования и согласованности соответствующих сроков хранения - особенно для категорий документальных материалов постоянного хранения, предлагая соответствующие решения и инструменты.

  • Продвигает и аргументирует важность надлежащего архивного управления документами и архивами, подчеркивая важность этой деятельности для организаций-создателей документов и для общества.

Оценка потребностей

Архивист:

  • Выявляет требования и условия для создания / обновления, регистрации и архивного управления документами в организации, независимо от среды их создания (аналоговой или цифровой), путем анализа производящих документы рабочих процессов.

Риски

Архивист:

  • Выявляет риски, связанные с созданием, регистрацией и архивным управлением документов в организации.

Индивидуальное обучение и повышение квалификации

Архивист:

  • Постоянно совершенствует свои знания и навыки и регулярно участвует в программах повышения квалификации.

Инструменты контроля и управления

Архивист:

  • Координирует внедрение / разработку; самостоятельно или в составе группы разрабатывает инструменты архивного контроля, предусмотренных законодательством или необходимые для деловой деятельности, такие, как архивная номенклатура, инструменты отслеживания движения документальных материалов (внутреннее распространение, управление документами), ведёт документацию по контролю доступа к документальным материалам, их передаче, отбору, уничтожению по истечении срока хранения, - независимо от среды создания документа (аналоговой или цифровой)

  • Обеспечивает разработку, внедрение и использование схем метаданных, связанных с архивными процессами, самостоятельно или в сотрудничестве со специалистами других профессий (компьютерные специалисты, юристы и т.д.), независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).

  • Ведёт мониторинг и обеспечивает адекватность структурирования по категориям создаваемого документального материала, а также включение документов всех структурных подразделений организации в архивную номенклатуру, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой) (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

  • Обеспечивает / координирует документирование обоснований и согласованности сроков хранения, установленных конкретным категориям документального материала из номенклатуры.

  • Обеспечивает выявление и идентификацию документальных материалов, имеющих постоянную ценность, стремясь учитывать при этом интересы организации-создателя документов, а также потребности более широкой общественности и научной среды (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/2_25.html )

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2021/01/31/despre-arhivist-1/

Порядок создания и проверки метки доверенного времени

Приказом Минцифры России от 06 ноября 2020 года №580 утвержден «Порядок создания и проверки метки доверенного времени».

Для справки: Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

19) метка доверенного времени - достоверная информация в электронной форме о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью, создаваемая и проверяемая доверенной третьей стороной, удостоверяющим центром или оператором информационной системы и полученная в момент подписания электронного документа электронной подписью в установленном уполномоченным федеральным органом порядке с использованием программных и/или аппаратных средств, прошедших процедуру подтверждения соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Метка доверенного времени создается доверенной третьей стороной, удостоверяющим центром или оператором информационной системы (служба меток доверенного времени) с использованием программных и/или аппаратных средств, прошедших процедуру подтверждения соответствия требованиям.

Создание метки осуществляется службой по запросу участников электронного взаимодействия путем подписания электронной подписью службы меток доверенного времени текущего достоверного значения времени в соответствии с требованиями к структуре метки доверенного времени (п.3).

С целью обеспечения достоверной информации о моменте подписания электронного документа метка может быть присоединена к подписываемому документу или связана с подписываемым документом иным способом (п.4).

Службы меток доверенного времени, создаваемые доверенной третьей стороной или удостоверяющим центром, при создании метки должны получать информацию (п.6):

  • О точном значении времени с учетом часового пояса и календарной даты от технических средств передачи эталонных сигналов времени и частоты;

  • О точном значении времени и календарной дате (технические средства передачи эталонных сигналов времени), функционирующих в соответствии с «Положением о Государственной службе времени, частоты и определения параметров вращения Земли», утвержденным постановлением Правительства РФ от 23 марта 2001 г. №225.

В метку времени заносятся значения о точном значении времени в соответствии со всемирным координированным временем (UTC).

Службы меток доверенного времени, создаваемые операторами информационных систем, получают информацию о дате и времени (п.7):

  • От технических средств передачи эталонных сигналов времени или

  • От службы меток доверенного времени, создаваемых доверенной третьей стороной или удостоверяющим центром, посредством информационно-телекоммуникационных сетей при условии обеспечения целостности передаваемой информации с использованием средств криптографической защиты информации, имеющих подтверждение соответствия требованиям.

Проверка метки осуществляется службой при проверке действительности электронной подписи с использованием средств, прошедших процедуру подтверждения соответствия требованиям в следующем порядке (п.8):

Служба меток доверенного времени:

  • Проверяет математическую корректность электронной подписи (далее ЭП);

  • Проверяет применимость метки к электронной подписи, для которой данная метка создана;

  • Осуществляет сравнение даты и времени, указанных в полученной для ЭП метке времени, со сроками действия сертификата ключа проверки ЭП, соответствующего проверяемой ЭП. Дата и время должны находиться в пределах срока действия данного сертификата;

  • Получает сведения об аннулировании сертификата ключа проверки ЭП на момент выдачи метки доверенного времени для данной ЭП. Дата и время аннулирования данного сертификата ключа проверки ЭП должны быть позже даты и времени, указанных в полученной для ЭП метке доверенного времени.

Создание метки доверенного времени осуществляется в соответствии с установленными требованиями (п.9).

Мой комментарий: Метка доверенного времени - это новая сущность в системе электронных подписей, так что только время покажет, насколько предложенный вариант её создания и проверки будет работоспособным. Как мне кажется, пока у самих государственных органов ещё нет чёткого представления о том, в каких случаях метка доверенного времени должна будет использоваться.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=373305

вторник, 23 февраля 2021 г.

Росстандарт: Опубликован ГОСТ Р 59276-2020 «Системы искусственного интеллекта. Способы обеспечения доверия. Общие положения»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в январском 2021 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=1&year=2021 ) выложен стандарт ГОСТ Р 59276-2020 «Системы искусственного интеллекта. Способы обеспечения доверия. Общие положения» объёмом 16 страниц, вступающий в силу с 01.03.2021 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=229230

Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (АО «ВНИИС») и обществом ООО «ТВпортал», внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 164 «Искусственный интеллект».

Во вводной части документа отмечается:

«Доверие к системам искусственного интеллекта является важнейшим условием, определяющим возможность применения этих систем при решении ответственных задач обработки данных. Примерами таких задач являются поддержка принятия врачебных решений, беспилотное управление транспортными средствами и некоторые другие, ошибки при решении которых могут привести к тяжким последствиям, связанным с угрозой для жизни и здоровья людей, серьезным экономическим и экологическим ущербом.

В настоящем стандарте:

  • определено понятие доверия к системам искусственного интеллекта;

  • приведена классификация факторов, влияющих на качество и способность систем искусственного интеллекта вызывать доверие на стадиях жизненного цикла;

  • формализована взаимосвязь качества и способности систем искусственного интеллекта вызывать доверие;

  • приведена классификация основных способов обеспечения доверия к системам искусственного интеллекта.

… В настоящем стандарте рассматриваются вопросы обеспечения доверия к системам искусственного интеллекта со стороны потребителей результатов работы этих систем и, при необходимости, со стороны организаций, ответственных за регулирование вопросов создания и применения систем искусственного интеллекта, на основе подтверждения их качества, включая:

  • виды существенных характеристик систем искусственного интеллекта, подтверждение значений которых установленным требованиям обеспечивает доверие к этим системам:

  • виды факторов, приводящих к снижению качества систем искусственного интеллекта;

  • особенности соотношения понятий «качество систем искусственного интеллекта» и доверия к этим системам.

  • особенности обеспечения доверия на стадиях жизненного цикла систем искусственного интеллекта. включая стадии создания и эксплуатации этих систем;

  • вопросы обеспечения доверия на различных уровнях архитектуры систем искусственного интеллекта.

Стандарт распространяется на системы искусственного интеллекта, обеспечивающие решение конкретных практически значимых задач, и не может быть использован для систем «сильного» или «общего» искусственного интеллекта.»

Из терминологического раздела следует отметить определения, показывающие, что понимается под доверием к системам искусственного интеллекта:

3.3. Доверие к системе искусственного интеллекта: Уверенность потребителя, и при необходимости, организаций, ответственных за регулирование вопросов создания и применения систем искусственного интеллекта, и иных заинтересованных сторон в том, что система способна выполнять возложенные на неё задачи с требуемым качеством

3.4. Доверенная система искусственного интеллекта: Система искусственного интеллекта, в отношении которой потребитель и, при необходимости, организации, ответственные за регулирование вопросов создания и применения систем искусственного интеллекта, проявляют доверие.

Содержание стандарта следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Существенные характеристики систем искусственного интеллекта
6. Факторы снижения качества на стадиях жизненного цикла систем искусственного интеллекта
7. Доверие и качество систем искусственного интеллекта
8. Способы обеспечения доверия на стадиях жизненного цикла систем искусственного интеллекта
9. Доверие и уровни архитектуры в системах искусственного интеллекта

Источник: сайт Росстандарта
http://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=239557

Ответ на вопрос коллеги: Как хранить документы постоянного срока хранения, подписанные квалифицированной электронной подписью?

Вопрос: Нашей службе документационного обеспечения в строгом порядке было дано поручение от высшего руководства перевести ОРД в электронный вид, а именно подписание посредством квалифицированной электронной подписи (КЭП). Естественно, вопросов возникла масса. Служба информационной безопасности сначала нас высмеяла, когда мы сказали, что для нас дилемма, как хранить документы постоянного срока хранения, подписанные КЭП, и нас волнует вопрос о сроке действия такой подписи – «а с чего вы решили, что подпись имеет срок действия, подписали и забыли» - сказали они нам :)

Нам вообще в принципе непонятно, как реализовать проект по переводу приказов полностью в электронный вид. Сейчас у нас такие вопросы:

  • Как вообще обеспечить хранение таких документов?

  • Требуется ли переподписание документов через определенное время?

  • Обязательна ли конвертация, и через какой промежуток времени?

  • Каким нормативным актом закреплено обязательство использования КЭП в ОРД?

  • Не совсем понятно, что имелось в виду коллегами про разделение хранения?

  • И вообще, какие мы имеем риски и возможности реализации проекта в сегодняшних реалиях?

Ответ: Поскольку для развёрнутого ответа на Ваши вопросы не хватит даже курса лекций (я это всерьёз говорю – и я такие лекции читаю ;)), то постараюсь кратко «зацепить» суть проблем:

1. Как вообще обеспечить хранение таких документов?

Готового, пригодного для всех рецепта, полностью исключающего какие-либо риски, пока что нет. В краткосрочной перспективе (~5 лет), как показали опыт и судебная практика, справится можно при условии обычной разумной предусмотрительности; а в среднесрочной и длительной перспективе опыта пока нет, а вот проблемы уже ясны.

Я обычно говорю коллегам, что если отдача от перехода на электронные документы и технологии с лихвой перекрывает возможные риски, потери и штрафы, а в идеальном случае открывает новые доходные направления деятельности  – переходите. Если нет, не спешите и хорошенько всё обдумайте. Помните, что Вы не обязаны использовать только электронные, или только бумажные документы – Вы можете даже один и тот же документ изготовить в нескольких экземплярах (или копиях), так, чтобы и работать было удобно, и не было правовых проблем и проблем с длительным хранением.

В любом случае нужно определить и официально утвердить свою политику в отношении хранения таких документов, обучить людей, действовать строго в соответствии с политикой – при этом всё тщательно документируя, и регулярно анализировать положение дел и совершенствовать политику. Иными словами, рекомендуется создать своего рода систему менеджмента качества. – Нужно «войти в воду», а дальше придётся всё время «плыть» без остановки :)

Есть несколько вариантов действий, из которых организация может выбирать с учётом рисков и затрат (при желании, эти варианты можно также комбинировать).

Важно также грамотно определить сроки хранения такого рода документов, учитывая то, что с документами короткого срока хранения связаны намного меньшие расходы и усилия.

2. Требуется ли переподписание документов через определенное время?

На уровне законодательства «переподписание» у нас не существует – пока. Эту процедуру можно использовать или во внутренней работе (когда документы не интересует государственные органы, контрагентов и т.д.), или по договоренности заинтересованных сторон.

Данный способ пока остается больше красивой теоретической конструкцией, не опробованной на практике – и я бы, например, не рискнула стать в этом деле «первопроходцем» и целиком положиться только на эту технологию. Как дополнение к какому-то другому подходу – может быть …

3. Обязательна ли конвертация, и через какой промежуток времени?

Нет, законодательство такого прямого требования не содержит.

Однако существует существенный риск того, что электронные оригиналы через сравнительно небольшой период времени станут непригодными к использованию – и тогда организация, если не примет никаких мер, может фактически уничтожить нужные ей документы, и оказаться не в состоянии защитить свои интересы, интересы своих руководителей, сотрудников, клиентов и контрагентов и т.д.

Таким образом, заниматься конверсией заставляют в первую очередь деловые и правовые потребности самой организации, а не законодательно-нормативные требования.

4. Каким нормативным актом закреплено обязательство использования КЭП в ОРД?

Универсального требования такого рода нет. Однако только КЭП является универсально признаваемой электронной подписью, а с признанием прочих видом подписей государственными органами и третьими сторонами могут возникнуть споры и проблемы. Вид подписи выбирается с учётом отдачи, рисков и затрат – при этом так, чтобы не противоречить законодательно-нормативным требованиям.

Законодательство также содержит прямые требования об использовании КЭП для отдельных видов документов.

5. Не совсем понятно, что имелось в виду коллегами про разделение хранения?

Традиционно оперативное хранение документов (обычно в подразделениях) отделялось от ведомственного (в ведомственных архивах) и архивного хранения (в государственных и муниципальных архивах). Данный подход полезен в плане обеспечения безопасности, но часто проигрывает в части удобства использования в деловой деятельности. Кроме того, многие начали использовать для хранения всех своих документов облачные решения, у которых есть свои плюсы и минусы.

В электронной среде данное разделение не всегда оптимально и разумно – но здесь всё очень сильно зависит от специфических условий деятельности организации, от рисков, деловых потребностей, затрат и т.д.

Раньше такому разделению в электронной среде способствовало то, что по мере накопления массива документов, «боевые» системы начинали подвисать – и, соответственно, имело смысл выводить из них старые документы в «архивные» системы. Сейчас всё чаще (и особенно – при использовании облачных решений) таких ограничений нет; с задачами оперативного и ведомственного (а то и архивного) хранения справляются одни и те же решения, и организации находят пользу в том, что все документы хранятся в одном месте, по всем по ним можно вести поиск, и в них же организовать процессы экспертизы ценности, отбора на архивное хранение и уничтожения.

6. И вообще, какие мы имеем риски и возможности реализации проекта в сегодняшних реалиях?

Главным риском является невозможность использовать электронный документ для отстаивания свои прав и интересов, ввиду оспаривания его юридической силы, целостности и аутентичности либо ввиду технической невозможности его прочесть.

Следующим бы я назвала риск утраты электронных документов в случае их долговременного хранения.

Существуют также гораздо лучше известные ИТ-риски и риски информационной безопасности.

Что касается возможности реализовать проект, то в этом нет сомнений – первые более-менее современные электронные архивы появились в1990-х годах, и они по сей день успешно работают. Расходы и риски за это время сильно снизились. Тем не менее, создание «хорошего» электронного архива остается недешёвым делом, поэтому такие архивы обязательно должны давать ощутимую деловую отдачу, многократно перекрывающую расходы и риски.

Важно также понимать, что в отличие от традиционного архива, электронный архив всё время динамически меняется – меняются правовые рамки, технологии, носители информации, решения, форматы … Каждый год на него нужно тратить ~20% от первоначальных вложений в его инфраструктуру.

понедельник, 22 февраля 2021 г.

Штат Виктория, Австралия: Опубликована новая редакция стандарта хранения государственных документов

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Данная короткая новость была размещена в новостной рассылке и на веб-сайте Управления 3 февраля 2021 года.

Мой комментарий: Мой пост о редакции стандарта 2011 года PROS 11/01 см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2011/02/blog-post_01.html

Новая редакция стандарта хранения и требований APROSS

Хранитель государственных документов (Keeper of Public Records - официальный титул руководителя PROV – Н.Х.) опубликовал новые редакции стандарта хранения PROS 20/02 (Storage Standard) и требований к сертифицированным Управлением поставщикам услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS), которые заменили редакции этих документов, разработанные в 2011 году.

Мы хотим поблагодарить всех, кто внёс свой вклад в их разработку. На сайте PROV ( https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ) Вы можете найти эти документы, а также описание основных различий между новой и старой редакциями.

… Стандарт хранения PROS 20/02 (объёмом 8 страниц, доступен по адресу https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2002v1.0.pdf - Н.Х.) устанавливает принципы и требования, которым должны соответствовать государственные учреждения австралийского штата Виктория, с тем, чтобы обеспечить надлежащее хранение документов в соответствии с условиями, утвержденными Хранителем государственных документов. Он включает требования к государственным документам, хранящимся во всех форматах, независимо от того, хранятся ли они на собственной площадке или у внешнего поставщика услуг хостинга или провайдера.

Стандарт хранения охватывает следующие вопросы (фактически приводится содержание документа – Н.Х):

  • Авторизация

  • Защита и безопасность

  • Выживание документов в качестве пригодных к использованию

  • Менеджмент риска

  • Использование услуг внешних поставщиков

Стандарт (PROS 20/02 Storage Standard, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros2002-storage-standard ) поддерживается двумя спецификациями:

Новые руководства и шаблоны, поддерживающие новый стандарт хранения и требования APROSS, находятся в стадии разработки и будут в ближайшее время опубликованы.

Основные различия между старыми и новыми требованиями к хранению описаны в информационном бюллетене PROS 20/02 FS1 «Основные изменения в новом стандарте хранения» (Major changes to the new Storage Standard), см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2002-fs1-major-changes-new-storage-standard (прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/pros2002fs1-v1.pdf ).

Внедрять данный стандарт и поддерживающие его спецификации помогут перечисленные ниже руководства и информационные бюллетени. Эти документы уже пора пересмотреть и обновить, но они по-прежнему могут быть Вам полезны:

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2002-storage-standard

Хранение электронных медицинских документов

Приказом Минздрава России от 7 сентября 2020 года №947н утверждён «Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов», в котором установлены требования к хранению электронных медицинских документов (раздел V).

Хранение электронных медицинских документов (ЭМД) обеспечивается с использованием информационных систем и предусматривает (п.19):

  • «Резервное копирование таких документов и электронных подписей (?) в составе их метаданных»;

    Мой комментарий: Проблема заключается в том, что электронная подпись – это реквизит электронного документа, как правило используется отсоединенная электронная подпись, которая представляет из себя отдельные файл. Метаданные документа – это разнообразная информация о документе, сохраняемая в информационной системе. В метаданных может быть сохранена информацию о факте подписание документа электронной подписью, факта проверки ЭП и т.д., но саму подпись в метаданные включить весьма проблематично :)

  • Восстановление электронных медицинских документов и их метаданных из резервных копий;

  • Протоколирование и сохранение сведений о предоставлении доступа и о других операциях с электронными медицинскими документами и метаданными;

  • Автоматизированное ведение электронных журналов учета точного времени и фактов размещения, изменения и удаления информации, содержания вносимых изменений.

Мой комментарий: Вообще-то любое хранение документов, не только электронных, предусматривает целый ряд процедур и работ, без которых обеспечить сохранность документов будет весьма проблематично.

Электронные медицинские документы хранятся в информационной системе, которая используется для их формирования, не менее срока хранения соответствующих медицинских документов на бумажном носителе (п.20).

В случае внесения исправлений в электронный медицинский документ информационная система в сфере здравоохранения должна обеспечиваться хранение всех его  версий, а также их подписей «в составе метаданных версий ЭМД», на протяжении всего их срока хранения (п.21).

По запросу, поступившему из Федерального реестра электронных медицинских документов Единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (РЭМД), ЭМД должен быть передан в РЭМД (п.22).

При переводе медицинского документа, оформленного ранее на бумажном носителе или предоставленного гражданином на бумажном носителе, в электронную форму медицинский работник или уполномоченный сотрудник медицинской организации должен (п.23):

  • Отсканировать медицинский документ и

  • Зарегистрировать его с помощью информационной системы, используемой в медицинской организации для ведения медицинской документации в форме электронных медицинских документов.

Мой комментарий: В нормативно-правовом акте фактически установлены высокоуровневые требования к обеспечению сохранности электронных документов. Понятно, что даже сейчас этого недостаточно, поскольку необходимо определиться, кто и как будет все это богатство хранить.

Обращаю внимание на то, что хранение будет обеспечиваться только в информационных системах - использование съемных носителей не предусмотрено. Я в целом согласна с тем, что сегодня в большинстве случаев рациональнее поступать именно так, - но могу себе представить ситуации, в которых использование съёмных носителей окажется оправданным (и первыми на ум приходят резервное копирование, а также аварийные ситуации, когда сети не работают, а обслуживать пациентов надо).

Кроме того, мы уже не раз видели, как по мере развития информационных технологий по очереди становятся более популярными то централизованные системы, то вычислительная техника на рабочих местах; то централизованное хранение на серверах, то хранение на съёмных носителях – поэтому лучше, как мне кажется, сразу писать нормативные акты так, чтобы не создавать себе же ограничений и проблем на будущее.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=373853

воскресенье, 21 февраля 2021 г.

США: Национальный институт стандартов и технологий (NIST) опубликовал отчёт NISTIR 8301 «Блокчейн-сети: Обзор дизайна и управления токенами»

Данная информация была опубликована 9 февраля 2021 года на сайте американского Национального института стандартов и технологий (National Institute of Standards and Technology, NIST).

9 февраля 2021 года сайт американского Национального института стандартов и технологий (NIST) сообщил о публикации межведомственного отчета (NIST Interagency Report) NISTIR 8301 «Блокчейн-сети: Обзор дизайна и управления токенами» (Blockchain Networks: Token Design and Management Overview) объёмом 84 страницы, см. https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/ir/2021/NIST.IR.8301.pdf

Авторами документа являются сотрудники NIST Лоик Лесавр (Loïc Lesavre), Приам Варин (Priam Varin) и Дилан Яга (Dylan Yaga).

В аннотации на документ отмечается:

«Технология блокчейна сделала возможной новую парадигму программного обеспечения для управления цифровой собственностью в средах с частичным или нулевым доверием. В ней для проведения транзакций, обмена поддающимися проверке данными и достижения координации между организациями и в Интернете используются токены.

Фундаментальной основой данного представления является то, что пользователи могут независимо контролировать доверенное хранение токенов в цифровых кошельках с помощью криптографии открытых ключей, и могут взаимодействовать друг с другом напрямую (peer-to-peer).

Блокчейн-сети обеспечивают безопасное согласование, связывание и хранение транзакций в консолидированных распределенных реестрах с защитой целостности, образующих совместно управляемые среды документирования и управления документами.

Для выпуска токенов были сформулированы модели данных с различными возможностями и областями применения. Управлять токенами могут помочь дополнительные протоколы, одновременно позволяющие разделять проблемные вопросы.

Механизмы безопасности и восстановления дают пользователям возможность создавать и реализовывать модели хранения учетных записей собственными силами, с использованием услуг внешних поставщиков и смешанные.

Были разработаны схемы масштабирования для поддержки выполнения транзакций «вне блокчейна» (off-chain) с отложенной регистрацией в блокчейн-цепочке (on-chain settlement), а также депозитные контракты со встроенными самоисполняющимися условиями для обмена токенами без привлечения посредников, правила представления транзакций, стыкующиеся с различными сценариями развертывания, и методы повышения защиты неприкосновенности частной жизни для защиты конфиденциальности пользователей.

Шаблоны проектирования программного обеспечения и инструменты инфраструктуры также могут упростить интеграцию блокчейн-сетей, кошельков и внешних ресурсов в рамках пользовательских интерфейсов.

Настоящий документ содержит высокоуровневый технический обзор и предлагает концептуальную основу дизайна токенов и методов управления ими. Он построен на основе пяти представлений: представление с точки зрения токена, кошелька, транзакции, пользовательского интерфейса и протокола. Цель заключается в том, чтобы снизить барьеры для изучения, прототипирования и интеграции связанных с токенами стандартов и протоколов, помогая читателям понять «строительные блоки», задействованные как в блокчейн-цепочке (on-chain), так и вне её (off-chain).»

Содержание документа следующее:

Резюме для руководства
1. Введения
2. Категоризация токенов
3. Управление кошельками и ключами
4. Управление транзакциями
5. Управление инфраструктурой
6. Сценарии развертывания и варианты использования
7. Выводы
Литература

Источник: сайт NIST
https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/ir/2021/NIST.IR.8301.pdf
https://csrc.nist.gov/publications/detail/nistir/8301/final  

Судебная практика: Электронные документы в трудовых отношениях, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/1_20.html )

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда (апелляционное определение №33-18422/2020) в октябре 2020 года отметила, что, когда в сентябре 2019 года гражданка проходила итоговое собеседование перед устройством на работу, - то руководитель, фактически занимавшийся организацией её работы на протяжении всего действия трудового договора, подробно ознакомил её с будущими должностными обязанностями в рамках должности руководителя отдела продаж. Она также была ознакомлена с конкретными задачами, выполнение которых будет требоваться от неё в период испытательного срока.

Будущие должностные обязанности истицы, её задачи и поручения были сообщены ей посредством фиксации встречи аудиозаписью, доступ к которой был у неё и впоследствии.

Кроме того, конкретные задачи истицы к исполнению были зафиксированы в электронном формате в онлайн-сервисе управления проектами «Джира». Данные задачи были продемонстрированы истице на компьютере. Онлайн-сервис управления проектами «Джира» впоследствии использовался для оценки прогресса выполнения поставленных задач.

При этом истице в письменном виде был передан озвученный на встрече список должностных обязанностей и задач в сокращённом формате.

Среди обязанностей и задач истцу была поставлена как одна из главных задач на ближайший месяц - качественная координация работы команды отдела продаж на крупнейшей выставке «ПИР Экспо» в начале октября 2019 года. Данная задача была ей поставлена как одна из ключевых должностных обязанностей и задач на период испытательного срока.

Помимо ознакомления с должностными обязанностями и задачами, на встрече сотруднице было сообщено, что в декабре, в конце испытательного срока, оценку успешности прохождения испытательного срока будет производить руководитель группы компаний.

В обоснование требований о признании увольнения незаконным сотрудница ссылалась на отсутствие должностной инструкции. Суд отметил, что справкой общества ООО «Виман» от 28 мая 2020 года подтверждается, что должностная инструкция руководителя отдела продаж в организации отсутствует.

Суд подчеркнул, что отсутствие должностной инструкции либо неознакомление с данной инструкцией само по себе не свидетельствует о неправомерности увольнения. Факт неознакомления с должностной инструкцией не позволяет не исполнять поручения, исходящие от непосредственного руководителя. По мнению Судебной коллегии, само по себе отсутствие должностной инструкции не свидетельствует о том, что гражданка не была ознакомлена с должностными обязанностями руководителя отдела продаж.

В сентябре 2019 года в беседе с руководителем группы компаний гражданка устно подтвердила своё согласие с условиями работы, её будущими должностными обязанностями, задачами и поручениями.

В ходе разрешения спора в суде первой инстанции гражданка не оспаривала, что по мессенджеру «Вотсап» ей направлялось уведомление, в котором содержались будущие служебные обязанности.

По итогам ее согласия со своими будущими должностными обязанностями с ней был заключен трудовой договор.

Таким образом, формальное отсутствие факта ознакомления с должностной инструкцией не отменяло обязанности истицы соблюдать трудовую дисциплину и выполнять законные распоряжения работодателя, тем более, что истице фактически был известен круг её функциональных обязанностей по должности.

Судебная коллегия не согласилась и с выводом суда первой инстанции о недоказанности ненадлежащего исполнения истицей своих должностных обязанностей.

Как следует из докладной записки от 25 ноября 2019 года, директор по развитию продукта довёл до сведения генерального директора общества то, что руководитель отдела продаж не справилась со своими прямыми должностными обязанностями во время нахождения в командировке в г. Москве.

Из докладной записки от 06.12.2019 следует, что специалист по продуктовому маркетингу довёл до сведения исполнительного директора общества то, что руководитель отдела продаж, на её взгляд, не выполняет свои должностные обязанности надлежащим образом.

В октября 2019 года на совещании руководителем компаний и директором по персоналу общества гражданке было заявлено о том, что они оценивают выполнение ею своих служебных обязанностей как неудовлетворительное. Однако ей был дан «ещё один шанс». Директор по персоналу ещё раз перечислил невыполненные сотрудницей задачи и установил срок их выполнения - две недели. Истица подтвердила принятие этих задач.

В ноябре 2019 года после истечения срока выполнения задач, на совещании в течение 5 часов были подробно подведены итоги работы гражданки по этим задачам, а также в целом итоги исполнения ею своих должностных обязанностей в рамках испытательного срока. Руководитель группы компаний, директор по персоналу, директор по продукту, специалист по продуктовому маркетингу дали свою оценку исполнения должностных обязанностей истицей, и все они однозначно заявили, что она не справилась с ними. На совещании ей было сообщено, что в связи с ненадлежащим исполнением должностных обязанностей трудовой договор с ней будет прекращен, в связи с непрохождением испытательного срока.

Данные обстоятельства подтверждаются показаниями допрошенного в суде апелляционной инстанции свидетеля, оснований не доверять показаниям которого судебная коллегия не усматривает.

С доводами истицы о несвоевременном уведомлении ее об увольнении судебная коллегия также не согласилась.

Неудовлетворительный результат выполнения поставленных задач был зафиксирован по итогам прошедших в рамках испытательного срока пяти конференц-созвонов. Также ей было сообщено о том, что в связи с неудовлетворительными результатами испытания, трудовой договор будет расторгнут через 3 календарных дня.

Уведомление об увольнении было направлено истице по всем известным обществу каналам связи, принадлежность которых гражданкой была подтверждена ранее, а именно:

  • Отсканированное Уведомление об увольнении было направлено истице 11 декабря 2019 года в 00:35 по московскому времени на ее телефон через мессенджер, что она не отрицала;

  • Отсканированное Уведомление было направлено истице 11 декабря 2019 года в 00:19 по московскому времени с электронной почты руководителя группы компаний на электронную почту истицы, принадлежность которой она подтвердила ранее на собеседовании;

  • Уведомление в письменном виде 11 декабря 2019 года в 18:08 по московскому времени было направлено по известному работодателю её адресу жительства заказным письмом с описью вложения, что подтверждается уведомлением о вручении истице данного уведомления.

Суд подчеркнул:

  • Положения статьи 71 ТК РФ не содержат обязанность работодателя направлять сотруднику уведомление об увольнении именно на бумажном носителе;

  • Направление уведомления об увольнении в форме отсканированного подписанного документа по электронной почте не противоречит абзацу 2 пункта 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ.

Судебная коллегия установила, что о предстоящем увольнении гражданка была уведомлена в предусмотренный законом срок, а именно 11.12.2019 посредством электронной почты.

Доводы истицы о недопустимости уведомления работника об увольнении электронной перепиской судебная коллегия нашла несостоятельными и отклонила, поскольку действующим законодательством форма уведомления о предстоящем увольнении не установлена.

Принадлежность истице электронного адреса, на который работодателем было направлено уведомление о предстоящем увольнении, и получение истицей данного электронного письма были установлены.

Ответчиком были представлены доказательства, подтверждающие ненадлежащее исполнение истицей должностных обязанностей в период испытательного срока, что свидетельствует о законности её увольнения.

Судебная коллегия отменила решение Петроградского районного суда Санкт-Петербурга, суда и отказала в иске гражданки к обществу ООО «Вимана».

Мой комментарий: В данном судебном споре суд второй инстанции принял качестве доказательства широкий спектр электронных документов, которые использовались в организации для документирования взаимодействия с сотрудниками по вопросам исполнения трудовых обязанностей. Главное то, что работодатель сохранил всю эту документацию, включая запись собеседования, в ходе которого её непосредственный руководитель перечислил задачи, которые она должна решить в период испытательного срока.

Источник: сайт Петроградского районного суда Санкт Петербурга / Консультант Плюс
https://pgr--spb.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=435744267&delo_id=1540005&new=&text_number=1
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SARB;n=164995