Богдан-Флорин Поповичи: Об архивистах, часть 1

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 31 января 2021 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Сегодня я написал две заметки об архивистах.

Мой комментарий: У меня на блоге первая заметка разделена на два поста, так что в общей сложности получается три поста.

В первой из них речь пойдёт о том, какими я вижу компетенции архивиста. То, что я собираюсь сказать, может быть структурировано не так, как должен выглядеть список компетенций, - но суть поста не в этом.

Начну я с двух фундаментальных принципов, которые когда-то были ключевыми для наших архивов и архивистов. Я говорю «когда-то были», потому что сегодня я в этом не совсем уверен, - во всяком случае, никто не может с уверенностью сказать, так это сейчас или нет.

• Один и тот же архивный документ проходит различные стадии жизненного цикла, с момента регистрации документа до его постоянного хранения в историческом архивном учреждении. Как следствие, архивист должен иметь представление и уметь работать как в оперативном, так и в историческом архиве. Да, специализации могут быть различными (кто-то становится специалистом по научно-технической документации, кто-то - по архивным документам XVIII века, и ему в связи с этим требуются знания в области палеографии), но, по сути дела, базовая совокупность знаний должна позволять специалисту выполнять почетную обязанность по управлению архивными материалами. Если угодно, это универсальные знания.
  
  
• Свойства архивного документа не зависят от носителя информации / особенностей его создания. Архивисты также могут иметь свои специализации (будь то архивист-палеограф или электронный архивист), но они также должны быть в состоянии обеспечить управление архивными документами при любых условиях.

Общая политика

Архивист:

• Обеспечивает управление архивами организаций (см. https://ec.europa.eu/esco/... ), а также историческими архивами, путем создания, упорядочения и обеспечения сохранности документальных материалов, независимо от среды их создания (аналоговой или цифровой).
  
  
• Может самостоятельно или в составе группы выполнять проектирование, внедрение и обслуживание систем менеджмента, с целью регламентации и выполнения в организации архивных процессов, таких, как делопроизводство; классификация, упорядочение, хранение, доступ, отбор и уничтожение документов, вне зависимости от среды их создания (аналоговой или цифровой).
  
  
• Может самостоятельно или в составе группы разрабатывать внутренние нормативные документы (политики, процедуры или их разделы), относящиеся к архивным процессам в организации.
  
  
• Обеспечивает мониторинг и оценку архивных систем, процедур и процессов, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).
  
  
• Предоставляет профессиональную поддержку и проводит обучение других сотрудников в части их обязанностей по внедрению и надлежащему выполнению архивных процессов, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).
  
  
• Координирует / выполняет деятельность по архивной обработке документальных материалов в архиве, находящемся под его ответственностью, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).
  
  
• Разрабатывает / участвует в подготовке требований в отношении приобретения услуг, связанных с архивными процессами в организации.
  
  
• Проверяет правильность составления по существу и по форме архивной номенклатуры, с целью охвата всех создающих архивные документы структурных подразделений и всех категорий созданных документов; а также обоснования и согласованности соответствующих сроков хранения - особенно для категорий документальных материалов постоянного хранения, предлагая соответствующие решения и инструменты.
  
  
• Продвигает и аргументирует важность надлежащего архивного управления документами и архивами, подчеркивая важность этой деятельности для организаций-создателей документов и для общества.

Оценка потребностей

Архивист:

• Выявляет требования и условия для создания / обновления, регистрации и архивного управления документами в организации, независимо от среды их создания (аналоговой или цифровой), путем анализа производящих документы рабочих процессов.

Риски

Архивист:

• Выявляет риски, связанные с созданием, регистрацией и архивным управлением документов в организации.

Индивидуальное обучение и повышение квалификации

Архивист:

• Постоянно совершенствует свои знания и навыки и регулярно участвует в программах повышения квалификации.

Инструменты контроля и управления

Архивист:

• Координирует внедрение / разработку; самостоятельно или в составе группы разрабатывает инструменты архивного контроля, предусмотренных законодательством или необходимые для деловой деятельности, такие, как архивная номенклатура, инструменты отслеживания движения документальных материалов (внутреннее распространение, управление документами), ведёт документацию по контролю доступа к документальным материалам, их передаче, отбору, уничтожению по истечении срока хранения, - независимо от среды создания документа (аналоговой или цифровой)
  
  
• Обеспечивает разработку, внедрение и использование схем метаданных, связанных с архивными процессами, самостоятельно или в сотрудничестве со специалистами других профессий (компьютерные специалисты, юристы и т.д.), независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой).
  
  
• Ведёт мониторинг и обеспечивает адекватность структурирования по категориям создаваемого документального материала, а также включение документов всех структурных подразделений организации в архивную номенклатуру, независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой) (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).
  
  
• Обеспечивает / координирует документирование обоснований и согласованности сроков хранения, установленных конкретным категориям документального материала из номенклатуры.
  
  
• Обеспечивает выявление и идентификацию документальных материалов, имеющих постоянную ценность, стремясь учитывать при этом интересы организации-создателя документов, а также потребности более широкой общественности и научной среды (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/2_25.html )

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2021/01/31/despre-arhivist-1/