Журнал «Архивная наука» (Archival Science) опубликовал свежую статью, подготовленную на основе материалов для моей диссертации по вопросам архивной политики в отношении электронной почты. Статья озаглавлена «Конкурирующие модели управления документами в эпоху частичной автоматизации» (Rival records management models in an era of partial automation). Текст этой статьи выложен в открытом доступе, и его можно бесплатно прочитать и загрузить на сайте издательства Шпрингер: https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-020-09354-9 .
Статья Джеймса Лепена на сайте издательства Шпрингер (Springer)
В статье отмечается, что:
- Распространение электронной почты в 1990-е годы привело к эпохе частичной автоматизации. Системы электронной почты способны автоматически раскладывать корреспонденцию по папкам, не давая нам, однако, возможность выбрать структуру / схему;
- Модель континуума документов (records continuum model) Фрэнка Апворда (Frank Upward) рассматривает систему управления документами как набор процессов, включающих создание, захват, упорядочение и коллективное использование документов;
- В электронной почтовой системе процесс захвата корреспонденции является оптимальным. Переписка мгновенно размещается по папкам в соответствии с очень предсказуемыми и надежными правилами (я бы с этим поспорила; достаточно упомянуть известную проблему попадания важных сообщений в папку спама – что иногда происходит по весьма загадочным причинам – Н.Х.). Значения метаданных назначаются последовательно и точно;
- Структура и схема метаданных типичной системы электронной почты не оптимальны. Переписка не увязывается с деловой деятельностью, в рамках которой она возникла, а деловая переписка не отделяется от личной и тривиальной переписки, а также переписки с общественностью. Это вызывает трудности с управлением и совместным использованием документов (особенно когда человек покидает свой пост, а его преемник обычно не может получить доступ к соответствующей деловой переписке через свою учётной запись электронной почты).
В течение последней четверти века значительная часть теоретических усилий в области архивной науки и управления документами была направлена на попытки определить, что представляют собой оптимальная структура и схема метаданных для документной системы.
В эпоху до электронной почты, когда у нас не было возможности автоматически размещать переписку по папкам, существовали равные «правила игры» для различных способов структурирования документных систем. У организации был выбор из нескольких способов, которыми она могла использовать для упорядочения и хранения переписки (упорядочение в хронологическом порядке, в алфавитном порядке по корреспондентам, функциональное упорядочение по видам деловой деятельности). в Использование любого из этих трёх подходов / структур не требовало от сотрудников заметно больших усилий по сравнению с остальными, поэтому имело смысл выбирать ту структуру, которая обеспечивает оптимальную эффективность с точки зрения управления документами и их коллективного использования во времени. Такой выбор соответствует структуре, которая является наиболее эффективной с точки зрения применения правил отслеживания сроков хранения документов и доступа к ним. Автор основополагающего труда по управлению документами Теодор Шелленберг (Theodore Schellenberg (1903-1970) – американский архивист, выдающийся теоретик архивной науки и управления документами. О нём см. также https://en.wikipedia.org/wiki/T._R._Schellenberg – Н.Х.) говорит нам, что наиболее эффективный способ организации документов - по функциям и видам деловой деятельности.
Появление электронной почты изменило это уравнение. Электронная почтовая система автоматически размещает всю электронную корреспонденцию организации в алфавитном и хронологическом порядке на уровне системы в целом, а всю корреспонденцию отдельных лиц - в алфавитном и хронологическом порядке на уровне учётной записи электронной почты. Больше нет равенства условий для различных способов структурирования в документной системе. Мы можем автоматически мгновенно размещать электронную корреспонденцию в хронологическом и алфавитном порядке; но если мы захотим сохранять её по видам деятельности, то это придётся делать вручную (данное утверждение не вполне соответствует действительности; современные почтовые системы позволяют вручную создавать наборы правил, с помощью которых впоследствии документы будут автоматически размещаться по папкам в соответствии с установленными пользователем критериями – Н.Х.).
В эту эпоху частичной автоматизации у нас сложилась парадоксальная ситуация: если бы мы попросили конечных пользователей размещать электронную переписку в приложении в соответствии с оптимальной структурой / схемой (такой, в которой документы упорядочены по видам деловой деятельности), - то мы, вероятно, сделали бы делопроизводство организации менее эффективным и менее надежным. Это связано с тем, что нам пришлось бы использовать ненадежный ручной процесс для переупорядочения корреспонденции, которая уже была автоматически и надежно сохранена, пусть и в рамках неоптимальной структуры / схемы.
Мой комментарий: Данный аргумент я считаю чересчур «академическим» и оторванным от реальности. Эффективность всегда должна учитывать реальные правовые и деловые риски. Сэкономив доллар-другой на управлении электронной почтой, можно впоследствии потерять многие миллионы в случае судебных споров и связанных с ними процессов электронного раскрытия, а также просто ввиду невозможности своевременно отыскать нужные для деловой деятельности документы. Многочисленные примеры тому можно увидеть в деловой и судебной практике англосаксонских стран. – Да и при работе с «обычными» документами, разве не проще, согласно той же логике, сваливать их в одну кучу и сортировать по алфавиту или в хронологическом порядке – но ведь это почему-то никто не делает!
Таким образом, статья находит в рамках архивной теории оправдание для подходов, которые стремятся управлять корреспонденцией «по месту» в рамках структуры и схеме метаданных исходного приложения для обмена сообщениями (например, системы электронной почты), даже если эта структура / схема неоптимальна. Это обоснование правомерно в обстоятельствах, когда исходное приложение автоматически и надежно размещает корреспонденцию в соответствии с этой структурой / схемой, и когда у организации нет надежных автоматических средств для переупорядочения корреспонденции в соответствии с альтернативной, более оптимальной структурой / схемой.
Мой комментарий: С моей точки зрения, недостаточность функциональных возможностей существующих систем обмена электронными сообщениями как-то несолидно поднимать на уровень теории архивной науки. Соглашусь, нищим выбирать не приходится, и они будут пользоваться тем, что у них есть. Однако всем остальным следует помнить: скупой платит десятикратно! Принимая решения, нужно всегда сопоставлять ожидаемую отдачу, риски и расходы в условиях конкретной деловой деятельности и конкретной юрисдикции.
Джеймс Лепен (James Lappin)
Источник: блог «Thinking Records»
https://thinkingrecords.co.uk/2021/01/24/research-paper-on-archival-theory-and-email/
Комментариев нет:
Отправить комментарий