Данная заметка Джессики Дрмачич (Jessika Drmacich) была опубликована 8 февраля 2021 года на блоге «The Schedule» секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA).
Очередная, в этот раз виртуальная «беседа за чашечкой кофе» пройдёт 19 февраля 2021 года с 14:00 до 15:00 по североамериканскому восточному времени (EST) – т.е. она начнётся в 20-00 по московскому времени. Ссылка на Zoom:
https://clemson.zoom.us/j/94189149636?pwd=cUJJdU1MSVdPM2RtMVBVem5xYUlJQT09
Приглашаем Вас присоединиться к секциям управления документами и архивов университетов и колледжей Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA), которые проведут наш следующий «кофейный чат» на захватывающую тему архивации электронной почты! Нашими замечательными ведущими будут Криста Олдхэм из Университета Клемсон (Clemson University) и Джессика Дрмачич из колледжа Уильямс (Williams College). Приходите участвовать, послушать или просто понаблюдать!
Ниже приведены тезисы наших ведущих.
«Документ - это документ» (A Record is a Record is a Record). Звучит знакомо? Готова поспорить, что если Вы –специалист по управлению документами или отвечаете за ведение документации, Вы, вероятно, уже слышали эту фразу, - а то и произносили её сами. Могу с уверенностью сказать, что я использовала эту поговорку бесчисленное количество раз, когда обсуждала с создателями документов их электронные документы, и особенно электронную почту.
По ходу таких бесед я объясняю им, что электронными письмами, равно как и бумажными документами, необходимо управлять в соответствии с федеральными законами и законами штата, а также в соответствии с политиками университета. В какой-то момент я подчёркиваю то, что не все документы имеют одинаковую ценность, и что меня, как руководителя архивной службы университета, больше всего интересуют электронные письма, имеющие непреходящую ценность.
После этого мне обычно задают вопросы вроде: «Ну и как ты это делаешь?» или «Есть ли у вас действующая система, способная всё это обеспечить?» В последнее время я на такие вопросы отвечала: «Мы над этим работаем».
Обеспечение долговременной сохранности электронной почты - непростое дело. Электронная почта по своей природе создаёт проблемы для архивного хранения, включая разнообразие форматов сообщений электронной почты, компоненты таких сообщений, а также взаимосвязи между сообщениями и присоединёнными файлами.
Еще одной серьезной проблемой является управление электронной почтой в больших объёмах. Прежде чем отобрать необходимые технологии / приложения и разработать рабочие процессы для архивации электронной почты, архивисты и специалисты по управлению документами должны сосредоточить усилия на разработке и внедрении политик и налаживании партнерских отношений, с тем, чтобы поощрить исполнение законодательно-нормативных требований и заручиться поддержкой со стороны создателей документов.
В течение последних шести месяцев группа управления документами университета Клемсон как раз выполняла такую работу. В ходе нашей очередной беседы за чашечкой кофе я поделюсь своим опытом и постараюсь организовать живое обсуждение данного вопроса с участниками, в том числе поощряя их рассказать о своём опыты налаживания партнёрства и сотрудничества для целей архивации электронной почты.
Эффективная работа по сбору электронной почты, обеспечению её долговременной сохранности и доступности требует больших усилий на начальной стадии жизненного цикла электронной почты. Изменения в корпоративной культуре и налаживание эффективных технических рабочих процессов также имеют важнейшее значение. В колледже Уильямс сообщения электронной почты считаются документами колледжа в соответствии с нашей политикой управления документами; однако обеспечение надлежащего управления сообщениями электронной почты как документами – это совсем другая история (иными словами, это очень сложно!).
Как специалист по управлению документами, я работаю со структурными подразделениями, помогая им идентифицировать документы и отправлять их в соответствующее место назначения в конце их жизненного цикла. Как специалист, занимающийся архивацией электронных ресурсов, я обеспечиваю доступность и долговременную сохранность электронных материалов.
Решая эти задачи в рамках своей работы, я решила начать с малого в своих усилиях по сбору сообщений электронной почты в качестве документов. В сотрудничестве с коллегой из ИТ, мы создали устойчивый рабочий процесс для захвата сообщений электронной почты в качестве артефактов в формате MBOX и PDF. Кроме того, я попросила администрацию включить меня в различные списки рассылки, используемые всем университетским городком. Этот массив электронных писем всего кампуса стал моей первой партией «электронной переписки как документов». В нашем предстоящем «кофейном чате» я надеюсь обсудить свои собственные рабочие процессы, а также поразмышлять о следующем:
- Является ли формат PDF достаточным для захвата сообщений электронной почты как артефактов и документов?
- Обеспечение доступа к коллекциям электронной почты: решения RATOM (от «Review, Appraisal, and Triage of Mail» - «Анализ,экспертиза ценности и отбор электронной почты» - Н.Х.) и ePADD (от «Email: Process Appraise Discover Deliver» - «Электронная почта: Обработка, экспертиза ценности, поиск, предоставление доступа» - Н.Х.);
- Возможность доступа к электронным письмам с ограничениями на доступ. Например, не окажутся ли сохранённые электронные письма доступными только для небольшой части кампуса?
- Как насчет культурных сдвигов? Каким образом нам эффективно добиваться признания сообщений электронной почты документами в частных учреждениях?
- Электронная почта во время пандемии Covid: важнее, чем когда-либо. Давайте поразмышляем!
Джессика Дрмачич (Jessika Drmacich)
Источник: блог «The Schedule»
https://saarmrt.wordpress.com/2021/02/08/coffee-chat-email-archiving/
Комментариев нет:
Отправить комментарий