Новый подкаст на сайте IRMS: Управление электронной почтой правительства Голландии

Данная заметка была опубликована 25 января 2021 года на сайте Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS).

В новом, 22-м по счёту подкасте (аудиозаписи) в серии, размещаемой на сайте Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS), Джеймс Лепен (James Lappin) беседует с Винсентом Хултом (Vincent Hoolt), советником по управлению документами в Национальных Архивах Голландии. Они обсуждают новое голландское руководство по управлению электронной почтой, а Винсент рассказывает о том, как эта политика работает на практике, и о проблемах управления учетными записями электронной почты с течением времени и в контексте европейского законодательства о защите персональных данных (GDPR).

Руководство, о котором идёт речь, требует от голландских государственных органов и учреждений установить постоянный срок хранения для содержимого учётные записей электронной почты избранных ключевых сотрудников; соответствующие должностные лица обычно составляют около 5% от численности персонала государственного органа. Электронная переписка в учётных записях других сотрудников должна храниться в течение десяти лет, и соответствующие сотрудники могут удалить или переместить личную переписку и сообщения сиюминутной ценности в течение десяти недель после отправки или получения электронного письма.

Эта политика разработана на основе американского подхода «Вершина пирамиды» (Capstone), который Национальные Архивы США (NARA) применяют в отношении электронной почте федерального правительства США.

Руководство по управлению электронной почтой правительства Голландии объёмом 13 страниц доступно (на голландском языке) по адресу https://www.informatiehuishouding.nl/onderwerpen/handreiking-e-mailarchivering/documenten/publicaties/2018/10/18/handreiking-bewaarbeleid-e-mails (прямая ссылка на PDF-файл: https://www.informatiehuishouding.nl/binaries/informatiehuishouding/documenten/publicaties/2018/10/18/handreiking-bewaarbeleid-e-mails/Handreiking+Bewaren+van+e-mail+Rijkoverheid.pdf ).

Винсент дал интервью Джеймсу Лепену 21 декабря 2020 года. Подкаст продолжительностью 38 минут можно прослушать по адресу https://podcasts.irms.org.uk/2021/01/25/irms022-managing-the-email-of-the-netherlands-government/

И, пока Вы будете на сайте, не проходите мимо ранее записанных эпизодов!

Источник: сайт IRMS
https://irms.org.uk/news/548962/
https://podcasts.irms.org.uk/2021/01/25/irms022-managing-the-email-of-the-netherlands-government/