Богдан-Флорин Поповичи: Об архивистах, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/1_24.html )

Организация архива

Архивист:

• Использует специализированные компьютерные системы для управления архивными документами, в зависимости от этапа их жизненного цикла.
  
  
• Обеспечивает единообразную последовательную идентификацию документальных материалов (как отдельных, так и сгруппированных  в физические или виртуальные дела), их консервацию и обеспечение сохранности в соответствии с соответствующими правилами и профессиональными стандартами (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).
  
  
• Обеспечивает документирование и понимание истории создателя документа на организационном и функциональном уровне, а также общих условий его деятельности, с целью реконструкции / сохранения контекста создания документального материала.
  
  
• Координирует или осуществляет архивную деятельность на различных уровнях (архив, фонд, группа документальных материалов), уважая общепринятые профессиональные принципы, поддерживая и обеспечивая контекстуализацию информации и её аутентичность (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).
  
  
• Управляет или участвует в управлении электронными архивами (неструктурированных документов или баз данных), используя новейшие технологии управления и хранения (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).

Хранение / миграция

Архивист:

• Координирует, планирует и осуществляет передачу документальных материалов под свой контроль / от себя.
  
  
• Координирует / подготавливает инструменты подтверждения на уровне архивных хранилищ.
  
  
• Координирует или осуществляет мероприятия по организации архивного хранилища.
  
  
• Готовит планы по предотвращению рисков деградации / разрушения архивных материалов.
  
  
• Обеспечивает выполнение процессов архивного описания (описи, архивные описания, индексация и т.д.) документальных материалов, отобранных для передачи на архивное хранение, и, где это необходимо, проверку / совершенствование этих описаний, независимо от среды их создания (аналоговой или цифровой).
  
  
• Обеспечивает систематизацию (физическое упорядочение) материалов в системах хранения).
  
  
• Координирует / внедряет / участвует во внедрении и развитии процессов резервного копирования (микрофильмирование, оцифровка) и миграции / конверсии электронных документальных материалов в новые форматы, в том числе путем разработки соответствующих критериев и планов (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).
  
  
• Обеспечивает долговременную сохранность и хранение архивных материалов в надлежащих условиях, независимо от среды, в которой они были созданы (см. https://ec.europa.eu/esco/... ).
  
  
• Выявляет факторы деградации и предлагает решения для противодействия им.
  
  
• Готовит и обеспечивает согласование планов (или их разделов) действий в условиях чрезвычайных ситуаций и планов эвакуации в отношении архива.
  
  
• Участвует в разработке планов обеспечения непрерывности деловой деятельности, выявляя документальные материалы, необходимый для функционирования организации и для её целей.

Доступ

Архивист:

• Выявляет потребности в защите информации, содержащейся в архивных материалах.
  
  
• Внедряет / участвует в выборе и внедрении механизмов контроля доступа к документальным материалам независимо от среды создания документов (аналоговой или цифровой), а также мер киберзащиты электронного архива.
  
  
• Разрабатывает формы протоколирования / документирования для обеспечения мониторингв доступа и использования.
  
  
• Обеспечивает использование документальных материалов для информационных, документационных, правовых или культурных целей в соответствии с общим законодательством и специфическим нормативным регулированием.
  
  
• Участвует в реализации и обеспечивает внедрение, там, где это уместно, мер по защите персональных данных, секретных документов и других документальных материалов, содержащих информацию с ограничениями доступа или воспроизведения.

Уничтожение (отбор/передача) документов

Архивист:

• Следит за истечением сроков хранения документальных материалов и инициирует процесс отбора на уничтожение/передачу на постоянное архивное хранение.
  
  
• Готовит отчет об отборе и помогает отборочной (у нас «экспертной» – Н.Х.) комиссии с обоснованием решений.
  
  
• Проверяет корректность процесса отбора и соответствующей документации, предлагая подходы и решения.
  
  
• Отслеживает и осуществляет уничтожение документальных материалов с истекшими сроками хранения.
  
  
• Обеспечивает обновление научно-справочного аппарата после окончательного уничтожения/передачи документальных материалов.
  
  
• В процессе отбора, отслеживает изменения сроков хранения, установленных в архивной номенклатуре, особенно для документов постоянного срока хранения.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/02/3.html )

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2021/01/31/despre-arhivist-1/