Архивная служба организации поддерживает сотрудников, помогая им работать более эффективно и сохранять знания организации.
В то время, как у сотрудников организации есть внутренние потребности в архивных документах, у сторонних для организации лиц также могут быть причины для ознакомления с архивной коллекцией.
Удовлетворение потребностей внешних исследователей
При планировании работы с запросами исследователей, архивисты определяют способы предоставления доступа и степень, в которой документы будут доступны для лиц, внешних по отношении к организации. Многие запросы будут связаны с миссией организации, её программами и наследием. Большинство запросов можно удовлетворить, разместив краткую историю организации и хронологию значимых событий на сайте организации. Для многих организаций, по крайней мере на начальном этапе, предоставление доступа к их документам на их площадке невозможно из-за нехватки сотрудников, места или из-за иных ограничений. В таких случаях онлайн-присутствие архивов становится ещё важнее.
Кроме того, в Интернете можно разместить ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ), обновляя данный раздел по мере появления новых вопросов. Статистика активности пользователей, связанная с запросами, может помочь в принятии решений относительно приоритетов при добавлении контента на веб-сайт. Когда, например, исследователи запрашивают определённые документы, архивисты могут оцифровать эти материалы и сделать их доступными в Интернете.
Говоря о своём опыте работы у моего предыдущего работодателя, я предлагала только лишь виртуальный доступ к архивным материалам. Большинство дел организации содержали конфиденциальную информацию, которую нельзя было раскрывать. Вместо этого я предоставляла исследователям то, что могла, оцифровав материалы для пользователей и добавив электронные файлы в состав архива. Оцифровка и размещение всех основных публикаций на веб-сайте также обеспечили для пользователей наличие достаточного материала для самостоятельного просмотра без привлечения специалистов архива.
Установление политик публичного использования
Разработка и публикация политик взаимодействия с внешними исследователями экономит время и помогает организации обрабатывать неожиданные запросы. В Интернете следует опубликовать сведения о том, куда и когда исследователи могут прийти с визитом; как можно зарегистрироваться для использования архивов; какие имеются средства копирования (если есть); а также разрешения на публикацию архивных материалов.
Хотя у некоторых организаций могут отсутствовать место или ресурсы для предоставления справочных услуг внешним исследователям на своей площадке, архивисты должны быть знакомы с соответствующими вопросами. Архивы могут потребовать, чтобы приходящие лично исследователи договаривались о встрече и ещё до своего прибытия сообщали, какие материалы они хотят увидеть; это часто делается посредством заполнения онлайн-формы. Регистрация читателей позволяет организациям контролировать использование архивов и цели визитов, а также подтверждать личность исследователей в целях безопасности.
Читальный зал
Хотя наличие «официального» читального зала, - такого как в академических библиотеках, - не является обязательным, архивистам следует подумать о выделении зоны для безопасной и надежной проверки сумок и верхней одежды. Следует предоставить стул и стол, достаточно большой для размещения запрошенных материалов, желательно с расположенной поблизости розеткой для ноутбуков. В целях безопасности стол исследователя должен быть в поле зрения сотрудника организации. Следует выдать карандаши для заметок - исследователям не следует пользоваться ручками, оставляющими нестираемые пометки на материалах.
Как правило, в читальных залах действуют правила, которым читатели должны следовать. Экземпляр правил должна быть проанализирован и передан пользователю. Эти правила также могут быть размещены на веб-сайте организации, с тем, чтобы исследователь мог познакомиться с ними заранее. После того, как пользователь по описям определил, какие короба он хочет видеть, сотрудник извлекает материал и предоставляет его пользователю. Чтобы обеспечить сохранность и порядок материалов, пользователи должны одновременно использовать только один короб, и только одну папку из этого короба.
Если организация разрешает фотокопирование или сканирование материалов, архивисты должны отвечать за фактическое проведение копирования, чтобы обеспечить бережное обращение с документами; исследователь может использовать закладки из бескислотной бумаги для выделения тех элементов, которые следует откопировать.
Ведение статистики и информационно-разъяснительная работа
Организация должна вести учет того, какие материалы используются пользователями. Благодаря этому, масштабы использования может быть измерены на основе статистических данных, а не отдельных фактов. Эти статистические данные могут быть полезны при определении того, в отношении каких материалов следует предпринять дополнительные усилия по обеспечению сохранности или по оцифровке; при составлении отчетности для высшего руководства о деятельности архива; или при подаче заявок на финансирование архивов по грантам.
Если организация может на своей площадке регулярно делать свои архивные документы общедоступными, она может подумать о возможности включения описания своих архивов для потенциальных исследователей в национальные, государственные или местные онлайн-каталоги.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/public-use-of-organizational-archives/
