Национальные Архивы США готовятся к росту активности пользователей в новой федеральной документной системе ERA 2.0

Данная заметка Джастина Даблдея (Justin Doubleday) была опубликована 5 сентября 2023 года на сайте «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).

Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) занимаются сейчас устранением ошибок и недостатков пользовательского интерфейса в своей новой системе управления электронными документами, и в конце этого месяца планируют разрешить федеральным органам исполнительной власти начать более широкое использование этой системы.

В выпущенном 5 сентября 2023 года меморандуме AC 48.2023, адресованном службам управления документами федеральных органов ( https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-48-2023 ) директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer)
отмечает, что версия 2.0 системы «Архив электронных документов» (Electronic Record Archive, ERA) будет доступна федеральным органам исполнительной власти для целей согласования сроков хранения и графиков передачи документов на архивное хранение начиная с 18 сентября 2023 года.

«Начиная с июня 2023 года система ERA 2.0 доступна федеральным органам исполнительной власти для подачи запросов на передачу документов на архивное хранение», — пишет Брюер. «Теперь в системе будет полный набор функциональных возможностей для согласования сроков хранения документов. Большая часть данных из предыдущей версии системы ERA, включая перечни и указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении, а также запросы на передачу документов в Национальные Архивы, была перенесена в систему. Также были перенесены все ранее существовавшие роли пользователей».

Брюэр также обратил внимание федеральных органов на новые учебные материалы по ERA 2.0 ( https://www.archives.gov/era/training ), а также на «контрольный список федерального органа для запуска ERA 2.0» и другие ресурсы, помогающие подготовиться к работе в системе.

Работа над версией 2.0 «Архива электронных документов» продолжалась почти десять лет ( https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/11/nara-preps-agencies-to-move-to-new-e-records-system-in-early-2023/ ). В рамках проекта модернизации устаревшая государственная система управления электронными архивными документами заменяется новой версией с улучшенными функциональными возможностями для пользователей, с более модульной архитектурой и облачными инструментами. Система включает среду обработки, электронное хранилище и набор форм, которые позволяют федеральным органам исполнительной власти согласовывать сроки хранения своих документов и передавать документы постоянного срока хранения в Национальные Архивы.

Функционирование системы ERA 2.0 имеет крайне важное значение, поскольку федеральные органы испытывают трудности с управлением огромными растущими объёмами электронных документов. Федеральные органы стремятся уйти от управления бумажными документами в преддверии наступления крайнего срока перехода на электронно-цифровые технологии - 30 июня 2024 года ( https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2023/01/federal-records-chief-says-culture-of-paper-persists-at-agencies/ ).

Национальные Архивы начали допускать пользователей из федеральных органов исполнительной власти к тестированию ERA 2.0 в середине апреля 2023 года, а работа с запросами на передачу документов на архивное хранение начнется летом.

Руководитель программы ERA Дэвид Лейк (David Lake) сообщил, что Национальные Архивы готовятся к росту активности в системе.

«Недавно мы поработали над некоторыми улучшениями производительности системы и, судя по отзывам, это повысило удобство работы пользователей», - отметил Лейк на 15 проведенном 15 августа 2023 года заседании дискуссионной группы по вопросам управления документами и информацией BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов -  Н.Х.). «Тем не менее, мы знаем о существовании ряда связанных с системой проблем, над которыми мы продолжаем работать. Среди них есть как универсальные проблемы, затрагивающие всех пользователей, так и специфические ситуации, затрагивающие определённые федеральные органы власти».

Директор программы управления электронными документами Сэм МакКлюр (Sam McClure) сообщил, что Национальные Архивы работают над решением проблемных вопросов миграции данных и других проблем, которые до сих пор мешали перенести некоторые формы документов в новую систему ERA 2.0.

«Мы работаем с нашим поставщиком услуг разработки над корректирующими мерами», - сказал МакКлюр. «Существует ряд ошибок, которые помешали корректной миграции данных. У нас будет ряд решений для устранения этих ошибок. Вскоре начнутся работы  по исправлению этих ошибок, переносу форм и приведению их в корректный вид с правильной информацией».

«К моменту нашего очередного доклада о новостях на группе BRDG ситуация уже будет совсем иной», - добавил МакКлюр.

Управление документами в социальных сетях

Тем временем Национальные Архивы завершают оценку положения дел с управлением документами в 10 федеральных органах исполнительной власти, включая их практику управления документами в социальных сетях. На заседании группы BRIDG Брюэр сказал, что отчет об оценке управления документами в социальных сетях будет опубликован где-то в сентябре 2023 года.

«Отчёт охватывает множество вопросов, с которыми, как я знаю, федеральные органы испытывают трудности, и поэтому ищут наилучшие практики и рекомендации», - отметил Брюэр.

Брюэр не сообщил, собираются ли Национальные Архивы скорректировать или дополнить своё руководство по управлению документами в социальных сетях 2013 года ( https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html ). Десятилетней давности политика предписывает федеральным органам исполнительной власти обеспечить наличие у них возможностей для выявления и извлечения на платформах социальных сетей всех материалов, подпадающих под определение федеральных документов.

«Федеральные органы исполнительной власти должны понимать, что поставщик социальных сетей может прекратить предоставление своих услуг и/или удалить информацию из учетной записи федерального органа», - говорится в руководстве. «Кроме того, сами федеральные органы могут в любой момент прекратить использование платформы социальных сетей. В любом случае федеральные органы не освобождаются от исполнения своих обязанностей по управлению документами и, возможно, по захвату таких документов».

Джастин Даблдей (Justin Doubleday)

Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).
https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2023/09/national-archives-prepares-to-ramp-up-work-in-new-federal-records-system/  

Национальные Архивы США: Новости о проекте электронного архива ERA 2.0

Данный пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) был опубликован 27 сентября 2023 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

18 сентября 2023 года система Национальных Архивов США «Архив электронных документов» версии 2 (Electronic Records Archives, ERA 2.0) стала доступна для использования в работе по установлению и согласованию с Национальными Архивами сроков хранения документов органов исполнительной власти федерального правительства США ( https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-48-2023 ). Теперь в системе ERA 2.0 имеется весь спектр необходимых функциональных возможностей для согласования сроков хранения, и большая часть всех соответствующих данных, имевшихся в предыдущей версии системы ERA, была перенесена в новую систему.

Мой комментарий: Работа над версией 2.0 «Архива электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA – основной архивной информационной системы Национальных Архивов США, которая используется, в частности, для согласования сроков хранения и графиков передачи документов постоянного срока хранения на архивное хранение, шла с 2014 года (см. https://www.archives.gov/files/preservation/electronic-records/nara-era-2.0-2016.pdf ). Решалась задача замены первой в5ерсии системы ERA - централизованной система на собственной площадке Национальных Архивов США - современным облачным набором инструментов для обработки и передачи электронных документы в архивы для долгосрочного хранения и каталогизации.

На прошлой неделе было проведено значительное обновление системы, которое включало исправления ряда ошибок и недочётов, в том числе обеспечение возможности экспортировать указания по срокам хранения и действиям по их истечении в виде PDF-файлов и поддержку массовых операций в процессе исполнения запроса на передачу документом на архивное хранение. Кроме того, планируется использовать систему ERA 2.0 ( https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-52-2023 ) для исполнения запросов на передачу, связанных с ежегодным процессом передачи на архивное хранение в 2024 году.

Рекомендуем пользователям ERA 2.0 посетить веб-страницу системы ( https://www.archives.gov/era/records-mgmt ), где они смогут найти важную информацию, включая контрольный список для федерального органа исполнительной власти, начинающего использовать ERA 2.0 (Agency Checklist for ERA 2.0 Launch, https://www.archives.gov/files/era/records-mgmt/agency-checklist.pdf ) и страницу учебных материалов по ERA 2.0 ( https://www.archives.gov/era/training ). Мы продолжим информировать Вас о новостях, связанных с ERA 2.0 по мере необходимости.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/09/27/era-2-0-update/

Национальные Архивы США готовят федеральные органы исполнительной власти к переходу в начале 2023 года на использование новой системы архивного хранения электронных документов

Данная заметка Джастина Даблдея (Justin Doubleday) была опубликована 16 ноября 2022 года на сайте «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).

Почти десятилетний проект по модернизации ИТ-систем, используемых федеральными органами исполнительной власти для установления сроков хранения и передачи электронных документов на архивное хранение в Национальные Архивы США (NARA), близок к тому, чтобы воплотиться в реальность.

Работа над версией 2.0 «Архива электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA – основная архивная информационная система Национальных Архивов США; используется, в частности, для согласования сроков хранения и графика передачи документов постоянного срока хранения на архивное хранение – Н.Х.) идёт с 2014 года (см. https://www.archives.gov/files/preservation/electronic-records/nara-era-2.0-2016.pdf ). Цель проекта - заменить используемую в настоящее время систему ERA (это централизованная система на собственной площадке Национальных Архивов – Н.Х.) современным облачным набором инструментов для обработки и передачи электронных документы в архивы для долгосрочного хранения и каталогизации.

Национальные Архивы уже используют ERA 2.0 для внутренних целей с конца 2018 года, решая задачи обработки электронных документов. Однако теперь Национальные Архивы готовят федеральные органы исполнительной власти к тому, чтобы впервые начать использовать этот новый набор инструментов.

«Мы надеемся запустить ERA 2.0 в промышленную эксплуатацию в конец февраля -  начале марта 2023 года», - отметил руководитель программы ERA в Национальных Архивах Дэвид Лейк (David Lake) во время состоявшейся 18 октября 2022 года встречи группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group, https://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/index.html#bridg - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов -  Н.Х.). «Сопоставление с план-графиком нашего проекта показывает, что на данный момент мы идём по графику. Если только не возникнут непредвиденные проблемы в самой системе ERA или же проводимой в настоящее время работе по миграции, то это те временные рамки, который мы видим сейчас».

Развёртывание ERA 2.0 происходит на фоне того, что федеральным органам исполнительной власти приходится управляют постоянно растущими объёмами электронных документов (см. https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/09/nara-looks-to-double-down-on-email-records-approach-with-texts-other-messages/ ). Федеральные органы также занимаются оцифровкой всех документов, которые они передают на хранение в Национальные Архивы (см.  https://federalnewsnetwork.com/management/2022/10/nara-looks-to-extend-e-records-deadline-by-18-months/ ).

По словам Лейка, основным фактором перехода от «базовой» системы ERA к ERA 2.0 является осуществляемая Национальными Архивами миграция в новую систему текущих указаний по срокам хранения документов и запросов на передачу документов на архивное хранение.

«На данный момент мы продемонстрировали, что способны перевести любую форму, над которой Вы работаете и которая имеет определенный статус - в эквивалентный статус в системе ERA 2.0», - сообщил Лейк.

Национальные Архивы также развёртывают программу онлайн-обучения и оказания помощи в работе, а также процесс подготовки учетной записи пользователя, - прежде чем сделать ERA 2.0 доступной для федеральных органов исполнительной власти.

По словам Лейка, в начале 2023 года Национальные Архивы отключат базовую систему ERA на срок до четырех недель, чтобы завершить миграцию данных в ERA 2.0. Национальные Архивы предоставят более подробную информацию о предполагаемой дате отключения по мере приближения к завершению процесса переноса данных.

Основные улучшения в ERA 2.0

По словам Лейка, одним из ключевых улучшений, которое федеральные органы должны ожидать в версии ERA 2.0, - это улучшенный пользовательский интерфейс.

«Я знаю, что базовая система ERA была не слишком хороша с точки зрения пользовательского интерфейса», - сказал он. «Но мы потратили немало времени, работая над тем, чтобы сделать этот интерфейс более интуитивно понятным, более удобным для навигации и более простым для использования пользователями - наподобие веб-форм, которые Вы используете для других процессов».

В ERA 2.0 также появится новая информационная панель (dashboard), которую федеральные органы смогут использовать для отслеживания статуса утверждаемых Национальными Архивами указаний по срокам хранения и запросов на передачу документов на архивное хранение, по мере прохождения ими процесса утверждения.

«Цель данной информационной панели заключается в том, чтобы предоставить Вам необходимую информацию о Ваших формах, проходящих процесс утверждения, как можно быстрее и эффективнее, организовав её, как мы надеемся, образом, осмысленным для Вас и для операций, которые Вы выполняете в связи с запросами на передачу документов и указаниями по срокам хранения», - отметил Сэм Маклюр (Sam McLure), директор программы электронных документов Национальных Архивов в ходе встречи группы BRIDG.

В сентябре 2022 года Национальные Архивы заключили с подрядчиком - компанией Fearless Solutions из Балтимора, штат Мэриленд, - потенциально пятилетний контракт на сумму 65,7 млн. долларов на предоставление управляемых услуг и средств автоматизации технологических процессов сборки, настройки и развёртывания программного обеспечения (DevOps – см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/DevOps - Н.Х.) для ERA 2.0.

«В рамках нашего 5-летнего контракта с Национальными Архивами мы будем поддерживать, эксплуатировать, улучшать и развивать набор приложений ERA 2.0 для ряда групп», - написала компания Fearless в посте на блога, объявляющем о заключении контракта (см. https://fearless.tech/blog/2022/11/02/paperless-government-nara ). «С помощью процессов DevOps и непрерывной интеграции/непрерывного развертывания (Continuous Integration / Continuous Deployment, CI/CD) мы поможем Национальным Архивам провести развёртывание быстрее и эффективнее. Мы также работаем над тем, чтобы обеспечить возможности для масштабирования текущих функциональных возможностей и функций с целью обработки растущего числа передаваемых на архивное хранение документов. Мы также разработаем новые функциональные возможности для поддержки системы и её пользователей».

Национальные Архивы уже присматриваются к нескольким возможным будущим усовершенствованиям системы ERA 2.0. Они планируют вместе с избранными федеральными органами провести пилотный проект «прямой загрузки» в систему ERA 2.0. По словам Маклюра, Национальные Архивы также проведут пилотную передачу документов в ERA 2.0 типа «из облака в облако» (т.е. ведомства, хранящие свои документы в облачных системах, попробуют передать их в ERA 2.0 прямо из этих систем – Н.Х.).

«Итак, то, что Вы увидите в начале марта 2023 года, - это лишь начало, а не конец», - отметил он. «Мы надеемся продолжить итерации улучшения этого продукта, чтобы обеспечить больше усовершенствований, особенно в качестве реакции на наблюдения, отзывы и критику, получаемые нами от пользователей системы, - чтобы быть уверенными в том, что мы делаем лучший продукт из возможных».

Джастин Даблдей (Justin Doubleday)

Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).
https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/11/nara-preps-agencies-to-move-to-new-e-records-system-in-early-2023/

Национальные Архивы США оценивают, готовы ли государственные органы, после задержек из-за COVID-19, к концу 2022 года прекратить передачу бумажных документов на архивное хранение

Данная заметка репортёра «Федеральной сети новостей» (Federal News Network) Джори Хекмана (Jory Heckman – на фото) была опубликована 30 марта 2021 года на сайте FederalNewsNetwork.com .

Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) на данный момент по-прежнему придерживаются ранее поставленной цели – с декабря 2022 года больше не принимать на архивное хранение бумажные документы от федеральных органов исполнительной власти. В то же время архивное ведомство продолжает обрабатывать полученные от государственных органов отзывы о том, как пандемия Covid-19 влияет на их способность соблюсти этот крайний срок.

Данный крайний срок, установленный в 2019 году в совместном меморандуме (это меморандум M-19-21 от 28 июня 2019 года, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf ) NARA и Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) должен ознаменовать завершение десятилетнего процесса перевода федеральных органов исполнительной власти на использование и управление электронными документами. Меморандум также запрещает этим органам по истечении данного крайнего срока использовать их собственные центры хранения документации.

В меморандуме ясно говорится, что после 31 декабря 2022 года Национальные Архивы США больше не будет принимать от органов исполнительной власти документы как временного, так и постоянного сроков хранения в неэлектронном формате.

Из-за пандемии, однако, значительная часть соответствующей подготовительной работы в государственных органах была приостановлена более чем на год. Сейчас меньшее количество сотрудников имеет возможность приходить в офисы и заниматься переводом бумажных документов в электронные форматы, а сами государственные органы имеют меньший доступ к службам поддержки ввиду закрытия 18 федеральных центров хранения документации NARA в период пандемии (см. https://www.archives.gov/frc/temporary-closure-faq ).

На данный момент остаются закрытыми четыре федеральных центра хранения документации ( https://www.archives.gov/frc/operating-status ), а остальные находятся либо в первой, либо во второй фазе своих планов возобновления деятельности.

Директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) сказал, что пандемия создала для государственных органов дополнительные проблемы в плане соблюдения крайнего срока, отметив при этом, что еще слишком рано говорить о том, даст ли администрация Байдена этим органам больше времени для перехода на электронные документы.

«Мы понимаем, что нужно провести обсуждения, касающиеся целей на 2022 год, и я ожидаю, что такие дискуссии состоятся - они уже идут в рамках Национальных Архивов. Но нам также необходимо обсудить данный вопрос с OMB, поскольку меморандум был выпущен совместно с OMB, - а этого пока не произошло», - сообщил Брюер на прошлой неделе на конференции, организованной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute).

Тем временем Национальные Архивы наращивают свои возможности для поддержки большего объёма электронных документов. Ведомство находится в процессе создания «Электронного архива документов 2.0» (Electronic Records Archives 2.0, ERA 2.0) - своей программы для установления сроков хранения, передачи на архивное хранение и хранения электронных документов, которые оно получает от органов исполнительной власти (речь идёт о новой версии программно-аппаратного решения для государственного электронного архива – Н.Х.).

Брюер сообщил, что эта система позволит передавать электронные документы между государственными органами и NARA «из облака в облако» (cloud-to-cloud – ввиду того, что как государственные органы, так и Национальные Архивы в последнее время активно внедряли облачные технологии для работы с документами – Н.Х.); что она создается с использованием технологий гибкой разработки (agile), и что Национальные Архивы будет постоянно совершенствовать это решения. Национальные Архивы начали работу над ERA 2.0 осенью 2014 года ( https://www.archives.gov/files/preservation/electronic-records/nara-era-2.0-2016.pdf - это презентация 2016 года объёмом 12 слайдов; следует отметить, что серьёзного целевого финансирования на эту работу пока что не выделялось – Н.Х.), и работает над реализацией данного проекта совместно с компанией IBM.

Мой комментарий: Приведу один слайд из презентации о проекте ERA 2.0, где сказаны важные слова:

«ERA 2.0 не может быть решением в виде единой системы, пригодной для всех операций; вместо этого должен быть создан модульный набор инструментов – включающий коммерческие инструменты, инструменты с открытым исходным кодом и собственные разработки, - которые будут взаимозаменяемы с новыми инструментами, позволяя таким образом реагировать на технологические изменения и новые деловые потребности, а также обеспечивая возможность обработки новых форматов документов, которые появятся в будущем.»

«Это позволит улучшить процессы взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с Национальными Архивами, позволяя убедиться, что эти органы способны передавать документы на архивное хранение, делая это защищённым и безопасным образом, - а также обеспечить защиту информации», - сказал Брюер.

Брюер сообщил, что NARA планирует представить обновленную информацию о статусе проекта ERA 2.0 в конце этого или в начале следующего года.

Электронные документы: «не опция, а жизненная необходимость»

Хотя пандемия затрудняет соблюдение федеральными органами исполнительной власти установленного крайнего срока перехода на электронные документы, она, как отметил Брюер, также показывает, что электронные документы и полностью электронное правительство - «не опция, а жизненная необходимость».

«За последний год стало более очевидным то, что мы больше не можем перекладывать бумажки. В государственных органах, как я полагаю, произошло осознание этого высшим руководством и людьми, которые контролируют и определяют стратегические направления программ управления документами в этих органах», - сказал Брюер.

Национальные Архивы скоро получат более ясную картину продвижения государственных органов в плане соблюдения крайнего срока перехода на электронные документы. Старшие должностные лица государственных органов по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM) недавно представили в Национальные Архивы свои годовые отчеты. Брюер сообщил, что архивное ведомство пока ещё обрабатывает отзывы, собранные в масштабе всего федерального правительства.

«Достижение поставленных целей и уверенность в их достижении - это одна сторона вопроса. Мы хотим знать, насколько уверены государственные органы; но, как я полагаю, нам даже более важно посмотреть на данные, понять положение дел в государственные органы, а затем увидеть, на чём мы можем сосредоточить свои усилия», - отметил он.

Национальные Архивы также предоставляют федеральным органам исполнительной власти дополнительную поддержку в управлении электронными документами. По словам Брюера, Национальные Архивы скоро выпустит новое руководство, в центре внимания которого будет документирование постов государственных органов в социальных сетях, управлении документами в Интернете, а также управление иными документами, подпадающих под Закон о сохранении электронных сообщений (Electronic Messaging Preservation Act), принятый Конгрессом США в декабре прошлого года.

Национальные Архивы также бьются над решение задачи по обеспечению способности государственных органов сохранять документы из использующих шифрование приложений для обмена сообщениями, таких как Signal и WhatsApp, которые федеральные служащие используют в своей повседневной работе.

«Если Вы создаёте документы, подлежащие постоянному хранению, и они зашифрованы, то это настоящая проблема. В зашифрованном виде эти документы не могут быть переданы в архивы NARA на постоянное хранение. Об этом мы много говорили», - сказал Брюер.

Национальные Архивы также взаимодействуют с «Советом директоров по данным», в котором представлены все структуры федерального правительства, с целью координации передовых методов управления данными.

Благодаря партнерству с Управлением общих служб правительства США (General Services Administration, GSA), Национальные Архивы также предоставляет федеральным органам доступ к рынку инструментов автоматизации и искусственного интеллекта для управления документами, делая это через свою Федеральную инициативу по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI).

Мой комментарий: Об инициативе FERMI см. посты на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html и http://rusrim.blogspot.com/2019/05/federal-electronic-records.html

Брюер сообщил, что Национальны Архивы работают с общегосударственными общими службами, - включая службы управления финансами, кибербезопасности, управления недвижимостью и поездками, - чтобы «встроить» управление документами в эти общие службы.

Джори Хекман (Jory Heckman)

Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2021/03/nara-gauging-agencies-confidence-to-meet-2022-e-records-deadline-after-covid-19-delays/

Национальные Архивы США переосмысливают свой подход к хранению президентских документов

Заметка Моханы Равиндраната (Mohana Ravindranath) была опубликована 28 марта 2017 года на американском сайте NextGov.com .

Главная страница сайта Национальных Архивов США

Президент Дональд Трамп может быть самым плодовитым пользователем Твиттера из всех людей, когда-либо занимавших Овальный кабинет в Белом доме, однако в настоящее время Национальные Архивы США пытаются понять, как им лучше хранить огромное количество постов в социальных сетях, электронных писем и документов, созданных его предшественником.

Ровно в полдень в День инаугурации нового Президента США Национальные Архивы (NARA) официально начали работу по быстрой передаче на архивное хранение документов администрации Обамы. Процесс передачи, которая продолжается и сейчас, является самым масштабным в истории NARA, охватывая около 532 миллионов файлов.

Система, которую Национальные Архивы использовали для хранения документов администрации Джорджа Буша, создавшей порядка 228 миллионов электронных писем, претерпевает изменения, которые позволят ей также хранить 308 миллионов электронных писем Белого дома Обамы, а также впервые в истории NARA переданные на архивное хранение посты в социальных сетях, включая документы из таких сетей, как Salesforce, SharePoint, Twitter и Snapchat.

Как сообщил нашему сайту менеджер программы Кен Хоукинс (Ken Hawkins), весной Национальные Архивы планируют публично представить новую версию своей общей системы «Архивы электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA) - и её улучшенные функциональные возможности тегирования и поиска.

Хоукинс, работающий в офисе директора по информационных технологий NARA, занимается вопросами хранения документов, созданных Административным управлением канцелярии президента (Executive Office of the President). Согласно Закону о президентских документах, необходимо обеспечить сохранность этих документов, и Национальные Архивы напрямую взаимодействуют с Белым домом с тем, чтобы организовать передачу этих данных на ответственное хранение в NARA. При Буше в числе этих документов могли быть факсы и письма. Сегодня сюда также входят снеп-сообщения, твиты, клипы на YouTube и документы на Salesforce.

По завершении срока полномочий администрации Буша,  Национальные Архивы использовали разработанную фирмой Hitachi платформу управления контентом для индексации президентских документов, поясняет Хоукинс. Платформа, средства поиска и аннотирования которой будут улучшены, также будет хранить миллионы несжатых необработанных графических изображений, сопровождающих их подписей и альбомы, сделанные фотографом Белого дома Питом Соузой (Pete Souza).

Одной из технологических проблем, стоящих перед Национальными Архивами, является поиск платформ, которые смогут проиндексировать большие объемы данных, а также сохранят их качество, что может быть более сложно в случае изображений с высоким разрешением или видеозаписей высокой четкости, отметил Хоукинс.

Хокинс рассказал, что посты в социальных сетях также ставят интересные проблемы в плане хранения данных. Национальные Архивы уже взяли под свой    контроль заархивированные учетные записи сотрудников Белого дома в Twitter, Instagram и YouTube, включая официальные учетные записи Барака и Мишель Обамы. Это стало возможным благодаря тому, что NARA заранее связалась с компанией Твиттером, чтобы договориться о передаче этих материалов.

«Платформы социальных сетей не всегда имеют встроенные функциональные возможности для архивации», - отметил Хоукинс. Решение, по его словам, заключается в непосредственном взаимодействии с Белым домом и компаниями-владельцами социальных сетей с целью «разработать двусторонний подход, в рамках которого сами платформы, такие как Facebook и Twitter, обеспечивают долговременную сохранность и как бы «замораживают» версию определенной учетной записи».

По словам Хоукинса, одновременно Национальные Архивы, Белый дом и эти компании сотрудничали в вопросе экспорта электронного контента, поэтому «у государства, по сути дела, будет собственная копия контента в самом высоком разрешении».

Хокинс сказал, что от Белого дома Обамы он ожидал большего объёма электронной почты. Президенты Рональд Рейган и Джордж Буш-младший вместе создали 2,4 миллиона электронных писем, а у Билла Клинтона их было 42 миллиона. Поскольку Белый дом Обамы значительно активнее использовал электронные технологии, чем администрация Буша, которая в общей сложности создала 228 миллионов электронных писем, Национальные Архивы приготовились к тому, что им придётся принять на хранение экспоненциально больший объём электронной переписки персонала Обамы.

«Мы решили, что причина того, что объёмы электронной почты не удвоились и не выросли ещё больше ... в том, что в организации работает конечное число сотрудников, и время, которое они могут выделить на работу в электронной почте, ограничено несколькими часами в день», - предположил Хокинс.

Мой комментарий: Конечно, есть и другое объяснение: часть электронной переписки Белого дома, возможно, была скрыта от архивистов или уничтожена (тем более, что свои предварительные оценки NARA делала не с потолка, а изучая ситуацию на месте), - но это было бы незаконно, а ведь весь мир знает, что персонал Белого дома никогда, ни при каких обстоятельствах закон не нарушает! :) Также интересно было бы знать, не использовал ли Белый дом метод управления электронной почтой Capstone для того, чтобы вполне легально полностью уничтожить электронную переписку сотрудников младшего и среднего звена.

Мохана Равиндранат (Mohana Ravindranath)

Мой комментарий: Не буду повторять своё мнение о том, насколько Росархив и в целом отечественное архивное дело и наука отстали от  лучшей мировой практики. Хочу обратить внимание на другое: платформы социальных сетей на опыте сохранения/передачи материалов администрации Президента США уже отработали определенные методы сохранения электронного контента и предоставления к нему постоянного доступа. Россия тоже могла бы воспользоваться этими наработками, если не пожадничает заплатить копеечку владельцам платформ.

Источник: сайт NextGov.com
http://www.nextgov.com/cio-briefing/2017/03/nara-rethinks-how-store-presidential-records/136527/ 

Национальные Архивы США выложили новые обучающие материалы по использованию системы электронной архивации ERA

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 6 октября 2015 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Мы выложили два новых видеоресурса для пользователей системы Национальных Архивов «Архив электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA) из федеральных органов исполнительной власти.

Видеозаписи с обучающего семинара NARA по работе в системе ERA

На канале Национальных Архивов в сети YouTube выложена видеозапись в двух частях состоявшегося в январе 2015 года обучающего семинара по работе в системе ERA (ERA Boot Camp workshop). 

Часть 1 (продолжительностью 1 час 41 минут) описывает процесс создания сотрудниками ведомства в системе ERA и утверждения Национальными Архивами указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении:

Часть 2 (продолжительностью 1 час 7 минут) описывает использование системы ERA в процессе передачи документов на архивное хранение:

Дополнительную информацию можно найти на странице онлайн-обучения работе в системе ERA по адресу http://www.archives.gov/era/training/ .

Видео с ответами на часто задаваемые вопросы по системе ERA

Выложены десять новых коротких видеофрагментов из серии ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ), дающих ответы на вопросы пользователей системы ERA.. Пять из них связаны с разработкой указаний по срокам хранения и действиям по их истечении и ещё пять - с процессом передачи документов на архивное хранение. Дополнительную информацию и ссылки на видеозаписи, выложенные на канале Национальных Архивов на сайте YouTube, можно найти по адресу: http://www.archives.gov/records-mgmt/era/video-faqs.html .

Ссылки на все эти ресурсы также можно найти на главной странице раздела, сайта Национальных Архивов, посвященного системе ERA, по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/era/ .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог Национальных Архивов США / YouTube
http://records-express.blogs.archives.gov/2015/10/06/new-video-resources-for-federal-agency-users-of-era/
https://www.youtube.com/watch?v=A4vCkw2_L3U
https://www.youtube.com/watch?v=Iv6keZXM2l4

Национальные Архивы США: Начато публичное обсуждение проекта бюллетеня, устанавливающего сроки согласования ведомствами подготовленных NARA от их имени запросов на передачу документов

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 2 июля 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

Мы предлагаем заинтересованным сторонам подавать свои замечания и предложения по проекту готовящегося к публикации бюллетеня Национальных Архивов США (NARA), устанавливающего крайние сроки согласования федеральными органами исполнительной власти подготовленных Национальными Архивами от их имени запросов о передаче их документов на постоянное архивное хранение (Transfer Requests). Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающим руководством для федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы практической реализации этих указаний в своей деятельности.

Мой комментарий: Что такое «запросы на передачу»?

Как отмечается в проекте нового бюллетеня Национальных Архивов (NARA Bulletin 2014-XX Guidance on NARA-Created Transfer Requests), начиная с 2013 финансового года Национальные Архивы начали постепенно отказываться от практики подготовки от имени федеральных органов исполнительной власти бумажных форм SF 258 (см. http://www.gsa.gov/portal/getFormFormatPortalData?mediaId=34493 ), документирующих передачу документов постоянного срока хранения под управление Национальных Архивов. Вместо этого в системе государственного электронного архива ERA теперь оформляются электронные «запросы на передачу» (Transfer Requests). Как правило, Национальные Архивы сами готовят такие запросы в отношении подлежащих передаче на постоянное архивное хранение документов, которые в данный момент находятся на депозитарном хранении в центрах хранения документации Национальных Архивов.

Все подготовленные в системе ERA проекты запросов на передачу, которые ведомства не согласовали путем их официального представления в Национальные Архивы (средствами системы ERA) в течение 15 месяцев после их формирования, из системы удаляются.

Такое ограничение устанавливается для того, чтобы обеспечить актуальность содержащейся в запросах на передачу информации. Чем больше пройдет времени от формирования запроса до его официальной подачи, тем больше риск того, что устареют ссылки на законодательно-нормативную базу и другие данные.

Данный бюллетень устанавливает срок, в течение которого федеральные органы исполнительной власти могут одобрить и официально представить проекты запросов, созданных для них в системе «Электронный архив документов» (Electronic Records Archives, ERA). Бюллетень также устанавливает срок принятия решений по аналогичным бумажным документам – стандартной форме 258 (Standard Forms 258) «Соглашение о передаче документов в Национальные Архивы США» - которые были подготовлены от имени ведомств, но еще не были ими подписаны и официально представлены в Национальные Архивы.

Пожалуйста, присылайте свои замечания и предложения по проекту бюллетеня до 18 июля 2014 года. Все полученные замечания будут рассмотрены. Мы планируем опубликовать бюллетень к концу июля. Проект бюллетеня доступен по адресу
 http://blogs.archives.gov/records-express/files/2014/07/DRAFT_NARA-Bulletin_Expiration-of-SFs-258-and-TRs_July2.pdf  .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

[Дополнение от 25.09.2014] Данный бюллетень Национальных Архивов (NARA Bulletin 2014-05 Guidance on NARA-Created Transfer Requests) был опубликован 25 сентября 2014 года, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-05.html

Источник: блог Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/07/02/opportunity-for-comment/

Национальные Архивы США: Новости группы по разработке типовых перечней, июнь 2014 года

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 24 июня 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

Группа Национальных Архивов США по разработке типовых перечней документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS) теперь контролирует ход работы над перечнями по вводящим их в действие «сопроводительным документам» (GRS Transmittal).

Мой комментарий: Национальные Архивы США не любят огромные неуправляемые, быстро теряющие актуальность «талмуды» объёмом в тысячи статей, предпочитая выпускать небольшие перечни, охватывающие определенные группы документов.

В настоящее время идёт внутренняя переработка «Сопроводительного документа 23», публикация которого намечена на 29 августа 2014 года. В сентябре группа проведет личные и интернет-консультации по связанным с ним вопросам. Этим документом будут введены новые редакции следующих типовых перечней:

• GRS 1.1: Основные документы по управлению финансами;
• GRS 1.2: Документы по грантам и соглашениям о сотрудничестве;
• GRS 3.1: Основные документы по управлению технологиями;
• GRS 3.2: Документы по безопасности информационных систем;
• GRS 4.3: Документы-источники данных для электронных систем, выдаваемые этими системами документы и электронные копии (не для нужд делопроизводства).

Возможно, сюда же будет включен ещё один перечень:

• GRS 4.2: Доступ к информации и защита документов (этот перечень пока еще находится в процессе государственной регистрации, но, как ожидается, формальности будут завершены достаточно быстро).

В этот комплект документов также войдут ответы на часто задаваемые вопросы и способствующие внедрению перечней инструменты.

«Сопроводительный документ 24»: Публикация этого пакета документов ожидается весной 2015 года. В него включены типовые перечни, находящиеся сейчас на стадии экспертизы или анализа полученных замечаний:

• GRS 2.1: Документы о найме сотрудников;
• GRS 2.5: Документы об увольнении сотрудников;
• GRS 2.8: Документы по этике персонала;
• GRS 4.1: Документы, относящиеся к управлению документами;
• GRS 4.2: Приложения и дополнения;
• GRS 6.2: Документы Федерального консультативного комитета.

«Сопроводительный документ 25»: Публикация этого пакета документов планируется на весну 2016 года. Мы уже начали работать над следующими перечнями:

• GRS 1.3: Бюджетные документы;
• GRS 2.2: Документы по управлению персоналом;
• GRS 2.3: Документы по взаимоотношениям с персоналом;
• GRS 2.4: Документы по льготам и компенсациям;
• GRS 2.6: Документы об обучении и повышении квалификации персонала.

Если у Вас есть вопросы или заинтересованность в оказании помощи в работе над любым их ныне разрабатываемых перечней (из пакета «Сопроводительного документа 25»), пожалуйста, свяжитесь с группой по разработке перечней по адресу GRS_Team@nara.gov  . Вы также можете посетить сайт группы  http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/  .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Мне кажется, что есть смысл и нам подумать о переходе на разработку достаточно большого числа типовых перечней, каждый из которых устанавливает сроки хранения сравнительно небольшой группы документов. Таким образом проще привлечь к разработке перечней юристов, специалистов соответствующих деловых подразделений и другие заинтересованные стороны, а также обеспечить оперативную разработку и актуализацию этих документов. В конце концов, когда-то отечественные перечни именно так и начинали создаваться! :)

Источник: блог Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/06/24/grs-team-update-june-2014/

США: Национальные Архивы опубликовали отчет по итогам проведенной федеральными органами исполнительной власти самооценки положения дел с управлением документами в 2012 году

Статья Молли Уокер (Molly Bernhart Walker – на фото) была опубликована на сайте FierceGovernmentIT.com 5 августа 2013 года

Программы управления документами федеральных органов исполнительной власти страдают от отсутствия поддержки со стороны высшего руководства, ресурсов и финансирования, говорится в опубликованном 28 июля 2013 года ежегодном отчете Национальных Архивов США по итогам самооценки (2012 Records Management Self-Assessment Report), проведенной государственными органами.

Отчет объёмом 63 страницы доступен по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment-2012.pdf  .

Как отмечают авторы отчета, у многих государственных органов также нет ясного представления о том, что такое внутренний контроль, а среди тех, у кого меры и средства внутреннего контроля имеются, лишь немногие тестируют их с целью оценки их эффективности.

Отчет по итогам самооценки публикуется четвертый год подряд. Он показывает, соблюдают ли федеральные органы исполнительной власти законодательно-нормативные требования к управлению документами. Для этой цели используется балльная система оценки полученных ответов, и в соответствии с итоговой оценкой государственные органы распределяются по категориям низкого, умеренного или высокого риска.

В своем посте от 29 июля 2013 года специалист по информационным технологиям управления Национальных Архивов по программам современного управления документами Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) пишет: «Хотя впереди предстоит ещё большая работа, отчет за 2012 год выявил ряд позитивных тенденций в федеральных органах».

С одной стороны, больше федеральных органов попали в категорию низкого риска, и, хотя большинство ведомств пока ещё попадает в категории  умеренного и высокого риска, их оценки в целом улучшаются. (У нас бы сказали, что американские коллеги наконец-то сообразили, как правильно заполнять анкеты. Но, в конце концов, у них иной менталитет, и возможно, они всё делают абсолютно честно - Н.Х.)  Расклад в этом году получился следующий: 20% федеральных органов отнесены к категории низкого риска, 44% - к категории умеренного риска, и 36% - к категории высокого риска.

Другие улучшения, отмеченные авторами доклада, включают:

• Специалисты по управлению документами федеральных органов в большей степени вовлекаются в процессы проектирования и разработки электронных систем ещё на их ранних стадиях, и чаще привлекаются к решению возникающих у деловых подразделений вопросов, связанных с электронными документами;


• Государственные органы актуализируют и пересматривают свои политики и указания по срокам хранения документов; и


• Всё больше федеральных органов исполнительной власти используют систему Национальных Архивов «Архив электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA – это государственный электронный архив США – Н.Х.)  для обеспечения долговременного доступа к электронным документам.

«Цель самооценки положения дел с управлением документами (records management self-assessment, RMSA) – дать Национальным Архивам и самим федеральным органам объективную оценку текущего состояния программ управления документами и последствий изменений, сделанных по итогам предыдущей самооценки, а также собрать данные, которые могут быть использованы для осуществления последующих улучшений», поясняет Раванбакш в своём посте на блоге.

В отчете также содержатся и конкретные рекомендации. По мнению Национальных Архивов, высшее руководство федеральных органов должно обеспечить понимание персоналом важности эффективного управления документами и информацией и исполнения законодательно-нормативных требований и политик в этой области. Оно также должно обеспечить ресурсы, необходимые для достижения целей в области управления документами (учитывая проблемы с финансированием, с которыми сталкиваются органы федерального правительства США, эта рекомендация хотя и правильная, но трудновыполнимая – Н.Х.).

Как отмечается в отчете, персоналу служб управления документами федеральных органов исполнительной власти следует установить четко определенные осмысленные цели в плане эффективности своих программ, разработать связанные с этими целями показатели эффективности и развивать меры внутреннего контроля. Наконец, Национальные Архивы рекомендует государственным органам искать технологические решения для управления электронными документами, и взаимодействовать с Национальными Архивами и другими регуляторами в интересах достижения целей в области управления документами.

Молли Уокер (Molly Bernhart Walker)

Источник: Сайт FierceGovernment.com
http://www.fiercegovernmentit.com/story/nara-report-highlights-agencies-records-management-challenges/2013-08-05

Дополнительные материалы:

• пост Ариана Равнбакша на блоге Национальных Архивов США см. по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/2013/07/29/release-of-2012-records-management-self-assessment/


• отчеты по самооценке за все годы доступны на сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment.html

Видео: Национальные Архивы США: Система «Архив электронных документов» (ERA) в действии

Данный видеосюжет был выложен Национальными Архивами США на сайте YouTube 4 января 2012 года. Звуковое сопровождение – на английском языке.

Национальные Архивы в настоящее время меняют систему приёма на архивное хранение документов федеральных агентств. Теперь в этом процессе используется система ERA – «Архив электронных документов».

ERA - это не только система для хранения электронных документов. С её помощью сейчас повседневно осуществляется передача на постоянное архивное хранение текстовых документов. 

Представители Министерства военно-морского флота США (Department of the Navy) демонстрируют, как ERA используется в процессе передачи Национальным Архивам  судовых журналов. ERA заменила бумажную систему, в которой этот процесс мог длиться месяцами.

Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=lNXpaAXcCvk

США: Архивист страны рассказал о ходе подготовки директивы по управлению документами

Статья Молли Уокер (Molly Bernhart Walker – на фото) была опубликована на сайте FierceGovernmentIT.com 5 апреля 2012 года

Ожидается, что к 25 июля 2012 года Национальные Архивы (NARA) и Административно-бюджетное управление (Office of Management and Budget, OMB) объявят о проведении существенных реформ в управления документами.

Как сказал Архивист США Дэвид Ферьеро (David Ferriero), выступая 4 апреля 2012 года на конференции FOSE (Federal Office Systems Exposition – «Федеральная выставка офисных систем») в Вашингтоне, «В данный момент я не могу в точности предсказать содержание директивы, но ... у нас есть возможность ещё раз посмотреть на содержание законов, нормативных актов, руководств, так что это для нас решающий момент»

Согласно выпущенному Белым домом в ноябре 2011 года меморандуму, федеральные органы исполнительной власти должны были к 27 марта 2012 года представить в Национальные Архивы оценки состояния своих программ управления документами и предлагаемые изменения. Теперь Национальные Архивы проводят анализ поступивших материалов с целью выявления передовой практики, на основе которой будет разработана общегосударственная директива, которая должна быть опубликована этим летом.

Архивист США Дэвид Ферьеро

«В ряде поступивших от органов власти отзывов среди наиболее приоритетных задач был назван пересмотр типовых перечней документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, так что нам придётся поработать в этом направлении»,отметил Ферьеро.

По словам Ферьеро, группа Национальных Архивов по типовым перечням сейчас пересматривают структуру существующих этих перечней. Заключительный отчёт группы будет включать в себя проект план-графика обновления типовых перечней. Пересмотр перечней даст возможность уточнить, что является и что не является «документами», а также изменить сроки ведомственного хранения (речь идёт о сокращении этих сроков - Н.Х.), по истечении которых государственные органы должны передавать документы в Национальные Архивы.

Ферьеро отметил, что в своих отчетах государственные органы также жаловались на громоздкость и неудобность «Архива электронных документов» (федерального государственного электронного архива США – Н.Х.). «Четко и ясно поставлен вопрос о необходимости сделать его интерфейс намного более дружественным по отношению к пользователям», сказал Архивист.

«Ещё один вопрос из числа приоритетных – время обработки запросов на установление сроков хранения, неудовлетворенность органов власти тем, как много времени уходит на то, чтобы решения об уничтожении или передаче документов прошли через Национальные Архивы».

Поскольку в меморандуме Белого дома сказано, что в директиве по управлению документами особое внимание должно быть уделено электронным документам, включая электронную почту и социальные сети, то группа Национальных Архивов по типовым перечням разрабатывает проект «крайне необходимых» перечней, покрывающих документы в Интернете и социальных сетях, подчеркнул Ферьеро.

Отвечая на многочисленные вопросы аудитории, Ферьеро также отметил, что он заинтересован в сокращении сроков ведомственного хранения документов, а также что Национальные Архивы стремятся наладить сотрудничество с Федеральным советом ИТ-директоров (Federal Chief Information Officers Council). Кроме того, Национальные Архивы начали оказывать услуги по сканированию документов Управлению по льготам для ветеранов (Veterans Benefits Administration), и в будущем могут предложить такие услуги и другим государственным органам.

Молли Уокер (Molly Bernhart Walker)

Дополнительные материалы: Аудиозапись выступления Д.Ферьеро выложена по адресу http://www.fiercegovernmentit.com/story/audio-nara-working-cio-council-says-ferriero/2012-04-05 . Очень рекомендую, тем более что Ферьеро говорит на понятном английском языке.

Источник: Сайт FierceGovernment.com
http://www.fiercegovernmentit.com/story/ferriero-previews-governmentwide-records-management-directive/2012-04-05
http://www.fiercegovernmentit.com/story/audio-nara-working-cio-council-says-ferriero/2012-04-05

США: Представители Национальных Архивов защищают электронный архив от обвинений в недостаточности возможностей поиска

Заметка Элис Липович (Alice Lipowicz – на фото) была опубликована на сайте издания Federal Computer Week 1 ноября 2011 года под названием «NARA officials defend searchability of electronic archive» . В ней она продолжает тему возможностей поиска в созданном Национальными Архивами США государственном электронном архиве.

Высшие должностные лица Национальных Архивов США (National Archives and Records Administration, NARA) встали на защиту недавно развернутого «Архива электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA)  стоимостью в 430 миллионов долларов от критики со стороны федерального аудитора, заявившего о том, что в архиве нет возможности вести полнотекстовой поиск.

Хотя руководители NARA признают, что в настоящее время полнотекстовой поиск возможен только по небольшой части электронного архива, эта часть будет увеличиваться, и через 10 лет, как отметил представитель ведомства 1 ноября 2011 года, полнотекстовой поиск будет охватывать «огромное количество» материалов.

Дискуссия началась с заявления Генерального инспектора Национальных Архивов Пола Бречфельда (Paul Brachfeld) о наличии в решении NARA для электронного архива (системе ERA) принципиального недостатка, поскольку в нем не предусмотрена возможность полнотекстового поиска.

В интервью нашему изданию, данном 26 октября 2011 года, Бречфельд сказал, что люди, работающие с архивом, в основном могут вести поиск только по относящимся к документам меткам или тегам (также известным как «метаданные»), а не напрямую по тексту документов.

Отсутствие полнотекстового поиска, по словам Бречфельда,  «является на данный момент одной из серьёзных проблем системы ERA. Метаданные сам по себе не раскрывают всего того, что содержится в документах».

Однако руководители NARA, в ответ на эту критику, предположили, что, возможно, имеет место определенное недопонимание концепции системы ERA и тех задач, которые она должна решать.

«Судя по всему, Вы и некоторые из ваших сотрудников получили кажущиеся противоречивыми ответы», писал Архивист США Давид Ферьеро (David Ferriero) в своём ответе Бречфельду в начале этого года. Его ответное письмо было предоставлено нашему изданию 31 октября 2011 года.

«Я стремлюсь к тому, чтобы в системе ERA имелся полнотекстовой поиск по всему её контенту», писал в этом письме Ферьеро. «Моя позиция в этом отношении не изменилась».

Руководитель Национальных Архивов пояснил, что сейчас для публики открыта лишь небольшая часть системы ERA, и одновременно проводится классификация оставшейся части с целью её возможного раскрытия в более поздние сроки в соответствии с законодательством, в том числе в соответствии с законами, касающимся президентских документов, документов Конгресса, секретных документов и материалов переписи населения.

Что касается публично доступной части ERA, известной как «Система публичного онлайн-доступа» (Online Public Access system), то её контент в значительной степени состоит из отсканированных исторических документов, т.е. из неэлектронных документов, преобразованных в графические образы. Полнотекстовой поиск по ним не поддерживается, хотя сейчас предпринимаются усилия по разработке технологий и методов, позволяющих вести по ним такой поиск, - по словам Дэвида Лейка (David Lake), отвечающего в NARA за связи с общественностью.

Лейк отметил, что, одновременно с этим, к настоящему времени существенная часть Системы публичного онлайн-доступа сформирована из изначально-электронных документов, таких, как сообщения электронной почты и текстовые документы, по которым возможен полнотекстовый поиск с использованием применяемой Национальными Архивами машины поиска Vivisimo.

Он добавил, что в течение последующих 10 лет, по мере того, как от федеральных агентств в электронный архив будет поступать всё больше материалов, доля в архиве изначально-электронных документов будет увеличиваться, и в результате все большая часть контента электронного архива будет охвачена полнотекстовым поиском, - даже несмотря на то, что на хранение также будут поступать и исторические документы [неэлектронные документы, которые будут вводиться в систему в виде графических образов – Н.Х.]. Так, например, в течение следующих 5-10 лет через систему станут доступны 300 миллионов электронных почтовых сообщений администрации Джорджа Буша.

«Хотел бы я иметь хрустальный шар, чтобы предвидеть, что именно будет поступать к нам на хранение», сказал Лейк. «Это будет огромное количество изначально-электронных материалов, но также и огромное количество отсканированных графических образов. В ближайшие 10 лет нас ждёт существенное увеличение объёмов материалов», По словам Лейка, по поступающим в архив изначально-электронным материалам, таким, как электронные письма, полнотекстовой поиск будет возможен.

Впереди ещё много проблем с экспертизой документов на наличие в них секретных сведений и на выполнение требований по защите персональных данных, прежде чем документы можно будет раскрыть для широкой публики. Кроме того, ожидается передача в архив на хранение 350 терабайт данных переписи 2010 года, которые, по закону, не будут доступны в течение 72 лет.

Руководство NARA ранее уже признало наличие определенных ограничений в системе ERA. В сентябре был завершен 430-миллионный контракт на создание и развитие системы с фирмой Локхид Мартин (Lockheed Martin), без продления его на дополнительный год. Взамен NARA наняла фирму IBM для обслуживания и эксплуатации ERA по ежегодно возобновляемому контракту, общая сумма которого за 10 лет может достичь 243 млн. долларов, если будут использованы все возможные опции.

Элис Липович (Alice Lipowicz)

Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2011/11/01/nara-officials-defending-searchability-of-electronic-archive.aspx

США: Генеральный инспектор Национальных Архивов утверждает, что созданный агентством электронный архив имеет принципиально недостаточные средства поиска

Заметка Элис Липович (Alice Lipowicz – на фото) была опубликована на сайте издания Federal Computer Week 26 октября 2011 года под заголовком «NARA electronic archive has fundamental flaw in search, IG says».

По словам генерального инспектора (руководителя службы внутреннего аудита – Н.Х.) Национальных Архивов США, людей, которые попытаются вести поиск по текстам документов в созданном Национальными  Архивами (NARA) «Архиве электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA) стоимостью в 430 млн. долларов, ждёт разочарование.

В развернутой к настоящему времени системе, пользователи могут вести поиск только по метаданным, в число которых обычно входят сведения о документах, такие, как название оригинальной публикации, дата публикации, выпустившее публикацию агентство и небольшое число ключевых слов. Пользователи, надеющиеся найти документ по слову или фразе, не являющимся частью метаданных, не смогут этого сделать.

Пол Бречфельд

Генеральный инспектор Национальных Архивов Пол Бречфельд (Paul Brachfeld) в интервью, данном им 26 октября 2011 года, отметил, что использование системы ERA широкой публикой будет, вероятно, затруднено из-за отсутствия функциональных возможностей для полнотекстового поиска, аналогичных тем, что предоставляют Google.com и другие коммерческие поисковые системы.

Отсутствие полнотекстового поиска «является на данный момент одной из серьёзных проблем системы ERA», сказал Бречфельд. «Метаданные сам по себе не раскрывают всего того, что содержится в документах».

Недавно Бречфельд выложил в сети копии двух писем, написанных им в январе и марте 2011 года Архивисту США Дэвиду Ферьеро (David Ferriero), по поводу неадекватности имеющихся в ERA инструментов поиска.

Национальные Архивы признали некоторые ограничения функциональных возможностей ERA. В сентябре был завершен 430-миллионный контракт на создание и развитие системы с фирмой Локхид Мартин (Lockheed Martin), без продления его на дополнительный год. Взамен NARA наняла фирму IBM для обслуживания и эксплуатации ERA по ежегодно возобновляемому контракту, общая сумма которого за 10 лет может достичь 243 млн. долларов, если будут использованы все возможные опции.

В соответствии с новым договором, Национальные Архивы будут приветствовать попытку IBM по расширению функциональных возможностей системы путем добавления полнотекстового поиска, однако пока не ясно, реализуемы ли такие возможности в рамках нынешней архитектуры системы, и не окажутся ли чрезмерными соответствующие расходы. Кроме того, добавил Бречфельд, в данный момент добавление возможности полнотекстового поиска может помешать обеспечению защиты персональных данных.

«Контракт предусматривает попытку решить проблему полнотекстового поиска», - сообщил Бречфельд. «Я не уверен в том, что именно они смогут сделать». Отсутствие полнотекстового поиска «является серьёзным недостатком, и я не уверен, что это может быть исправлено», добавил он.

По мнению Бречфельда, страдающая недостатками система была плохо спроектирована сменявшими друг друга руководителями, многие из которых покинули государственную службу. «Проблемы у программы были с начала её создания при тогдашнем Архивисте США Джоне Карлине (John Carlin)», сказал он. «За это время на посту руководителя Национальных Архивов сменилось три Архивиста». Бречфельд подчеркнул, что на протяжении всей многолетней программы управление генерального инспектора продолжало задавать вопросы о возможностях поиска.

Управление задавало «руководителям программы ERA, сотрудникам, подрядчикам и высшим должностным лицах Национальных Архивов вопросы принципиальной важности. Ключевым был следующий: «Когда система войдёт в промышленную эксплуатацию, смогут ли граждане эффективно получать доступ и изучать те электронные документы, к которым они имеют право доступа через Интернет?», - писал Бречфельд 4 мая в своем меморандуме. «Мы считаем, что ответ, с некоторыми оговорками, отрицательный».

Бречфельд также предупреждает, что из-за ограниченных возможностей поиска вероятно появление «узких мест» в процессе проверки документов перед их включением в систему ERA [в тот её сегмент, который будет доступен широкой общественности – Н.Х.], по ходу которого требуется выявить и удалить секретные сведения и персональные данные.

Хотя государственные органы не должны передавать в систему ERA секретную информацию, такая проверка, скорее всего, понадобится во избежание утечки секретных сведений, и это может привести к замедлению работы системы, полагает он.

«Если представить себе систему ERA как загруженное шестиполосное шоссе, по которому идёт огромное движение, то эта часть процедуры ввода данных в систему будет равноценна закрытию на определенном отрезке пяти полос. Хотя остальная часть шоссе по-прежнему способна пропустить весь поток, возникшее в одном месте «горлышко» сделает использование дороги практически нецелесообразным», написал Бречфельд. (Генеральный инспектор намекает на то, что при вводе электронных документов в систему их, возможно, придётся «вручную» полистно просматривать – Н.Х.)

Элис Липович (Alice Lipowicz)

Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2011/10/26/nara-electronic-archive-has-fundamental-flaw-in-search--it-says.aspx

Видеозапись доклада Архивиста США на конференции ARMA-2011: «Трансформация управления документами»

На YouTube выложена видеозапись выступления 10-го Архивиста США Дэвида Ферьеро (David S. Ferriero) на пленарном заседании ежегодной конференции-выставке международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International, прошедшей 17-19 октября 2011 года в Вашингтоне. Это выступление несомненно будет интересно для коллег, хорошо владеющих английским языком.

В аннотации к видеофрагменту говорится: «Управление документами является основой открытого правительства. В отсутствие принципов хорошего управления документами и их исполнения на практике, «право знать» общественности оказалось бы под угрозой. Посредством проведения федеральными органами власти самооценки их практики управления документами и путем разработки руководств по новым технологиям, Национальные Архивы повышают осведомлённость о важности управления документами.»

«Помимо этого, Национальные Архивы тесно сотрудничают с федеральным агентством по управлению персоналом (U.S. Office of Personnel Management) по созданию комплекса обучающих материалов для руководителей информационных служб в органах федерального правительства, с тем, чтобы повысить роль управления государственными документами и информацией.»

В своём выступлении Ферьеро подробно остановился на истории создания и текущем состоянии государственного электронного архива – системы ERA. Он подчеркнул, что система используется не только как электронный архив, но и как деловая система, с помощью которой часть ведомств уже согласовывают в электронном виде сроки хранения своих документов.

Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=kkPV8Z-hZf0

Национальные Архивы США совершенствуют управление документами

Заметка Ивена Кобленца (Evan Koblentz) была опубликована на сайте «Новости правовых технологий» (Law Technology News) 21 октября 2011 года.

Это совершенно другой масштаб управления документами: «Архив электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA), - система управления контентом правительства США, к которой также предоставляется публичный доступ, - к концу 2012 года будет использоваться 190-ю федеральными органами власти [интересная попытка позиционировать государственную электронную архивную систему в качестве, фактически, деловой системы органов правительства США – Н.Х.].

У крупных юридических фирм и у юрисконсультов корпораций могут быть огромные хранилища документов, но они не идут ни в какое сравнение с федеральной системой. «Сегодня ERA хранит настолько огромный массив электронных документов, что это даже трудно себе представить», - объёмом уже более 103 терабайт, и постоянно растущий, подчеркнул в своём выступлении на прошлой неделе на конференции ассоциации ARMA International Архивист США Дэвид Ферьеро.

Ферьеро отметил, что «ещё два десятилетия тому назад Национальные Архивы США хранили менее 2000 электронных файлов», а сегодня одни лишь данные  национальной переписи населения 2010 года составляют 300 терабайт.

Он также рассказал, что 30 сентября 2011 года завершилась фаза разработки и развёртывания системы ERA, и теперь фирма IBM будет обеспечивать её техническое обслуживание. «ERA будет развиваться по мере изменения самих документов, и по мере того, как нам будут становиться доступными новые возможности, предоставляемые технологиями», сообщил Архивист. Как добавил руководитель службы управления документами (Chief Records Officer) Пол Вестер (Paul Wester), появится отдельный раздел системы ERA для хранения секретных документов.

Так будет выглядеть «Контрольная панель гражданина-архивиста» (изображение из блога Д.Ферьеро). На заставке написано: "Наступит день, когда все наши документы будут доступны он-лайн. Вы можете помочь этому произойти". Запланированы вкладки "Пометить", "Описать", "Редактировать статьи", "Загрузить и поделиться", "Участвовать в соревновании".

Кроме того, в системе ERA будет элемент, который смогут использовать в качестве образца коммерческие организации – «Контрольная панель гражданина-архивиста» (Citizen Archivist Dashboard), представляющая собой средство, позволяющее конечным пользователям внести свой вклад, помечать и описывать документы. В своём блоге ( http://blogs.archives.gov/aotus/?p=3684 ) Ферьеро пообещал, что подробности будут сообщены 4 ноября.

Ивен Кобленц (Evan Koblentz)

Источник: сайт Law Technology News
http://www.law.com/jsp/lawtechnologynews/PubArticleLTN.jsp?id=1202519652865&US_Archive_Advances_Records_Management=&et=editorial&bu=LTN&cn=LTN_20111021&src=EMC-Email&pt=Law%20Technology%20News&kw=U.S.%20Archive%20Advances%20Records%20Management&slreturn=1

США: «Архив электронных документов» переходит от этапа создания к эксплуатации

Статья Молли Уокер (Molly Bernhart Walker – на фото) была опубликована на сайте FierceGovernment.com 11 октября 2011 года

Национальные Архивы США (NARA) переходят к фазе использования  и технической поддержки созданной ими системы ERA (Electronic Records Archive – «Архив электронных документов»). Таким образом, 30 сентября 2011 года завершился 6-летний период развития системы ERA, которая предназначена для приема на хранение и для обеспечения долговременной сохранности и доступа к созданным федеральным правительством электронным документам, имеющим постоянную ценность.

Однако фаза развития, возможно, закончилась не совсем, учитывая многочисленные «высокоприоритетные доработки и исправления», на которых Национальные Архивы, по их словам, сконцентрируют усилия в следующем году. Впрочем, эти доработки могут и не состояться, поскольку, как отмечает директор NARA по управлению жизненным циклом Лоуренс Брюер (Laurence Brewer – на фото справа), их судьба главным образом зависит от наличия финансирования.

Согласно слайдам из презентации к докладу Брюера (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/bridg-forum-100411.pdf ), сделанному 4 октября 2011 года на проводимом раз в два месяца (на этот раз - в вашингтонском отделении NARA) заседании дискуссионной группы по документам и информации (Records and Information Discussion Group, BRIDG), «корректирующие и адаптационные меры технической поддержки системы ERA» будут направлены на:

• Улучшение публичного доступа к электронным документам посредством соответствующей системы онлайн-доступа  OPA (On-line Public Access – «Публичный онлайн-доступ»);
  
  
• Повышение гибкости Национальных Архивов в плане публикации электронных данных в системе OPA;
  
  
• Упрощение процесса передачи документов в систему, повышение его масштабируемости, надежности и гибкости;
  
  
• Повышение эффективности поиска документов сотрудниками Национальных Архивов;
  
  
• Улучшение процессов захвата, хранения и обновления метаданных для всех объектов и систем, и
  
  
• Совершенствование архитектуры ERA, в целях обеспечения её большей масштабируемости, способности к дальнейшему развитию и экономической эффективности.

Первоочередная задача фирмы IBM, выбранной новым подрядчиком, - стабилизировать систему и устранить наиболее острые проблемы (слайд из презентации Лоуренса Брюера)

Некоторые функциональные возможности ERA могут остаться недоделанными, поскольку, из-за перерасхода бюджета проекта, его последний этап развития был прекращён досрочно. В декабре 2010 года Национальный Архивы приняли решение об остановке, начиная с 30 сентября 2011 года, дальнейшего развития системы ERA и о завершении контракта с фирмой Локхид Мартин (Lockheed Martin) на пятый этап развёртывания системы.

Теперь за эксплуатацию и техническую систему системы будет отвечать фирма IBM, в рамках 10-летнего контракта на сумму в 240 млн. долларов,  который был заключён 30 сентября 2011 года.

С момента подписания в 2005 году Национальными Архивами контракта на создание системы ERA с фирмой Локхид Мартин на сумму в 317 млн. долларов (не считая дополнительных выплат), этот проект неоднократно становился предметом пристального внимания и проверок вследствие отставания от графика и перерасхода средств.  В июле 2010 года Административно-бюджетное управление  (Office of Management and Budget, OMB) провело аудит программы, по итогам которого руководство Национальных Архивов пересмотрело её приоритеты в плане функциональных возможностей.

В пересмотренном плане (согласно полученному нами, в соответствии с законодательством о свободе доступа к государственной информации, документу NARA) на неопределенный срок отложена реализация ряда функциональных возможностей, таких, как отслеживание сроков хранения электронных документов и выполнение установленных действий по их истечении; автоматизация выполнения соглашений об уничтожении/передаче документов; автоматизация создания описаний документов и переход на использование иерархической системы хранения данных.

Молли Уокер (Molly Bernhart Walker)

Источник: Сайт FierceGovernment.com
http://www.fiercegovernment.com/story/naras-electronic-records-archive-moves-development-operations/2011-10-11

Национальные Архивы США: Подрядчиком для очередного этапа программы электронного архива выбрана фирма IBM

Статья Джейсона Миллера (Jason Mille - на фото) была опубликована 3 октября 2011 года на сайте  FederalNewsRadio.com, под названием «NARA hires IBM to move records system into next phase»

После шести лет разработки и развертывания, создание система «Архив электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA) завершено - по крайней мере, на данный момент.

30 сентября 2011 года Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) завершили пятый этап развертывания, и заключили новый контракт на фазу программы, предусматривающую  эксплуатацию и техническое обслуживание системы.

Как сообщил в интервью «Радио федеральных новостей» (Federal News Radio) директор NARA по информационным технологиям (chief information officer) Майк Вош (Mike Wash - на фото справа), в качестве исполнителя работ по 10-летнему контракту на сумму в 240 миллионов долларов Национальные Архивы выбрали фирму IBM. (Этих денег, кстати сказать, хватило бы для того, чтоб создать электронные архивы в половине европейских стран – Н.Х.)

IBM придёт на смену фирме Локхид-Мартин (Lockheed Martin), которая в 2005 году выиграла 308-миллионный контракт NARA. По данным «контрольной панели ИТ-технологий» (IT Dashboard), в течение срока действия договора Национальные Архивы потратили 383 млн. долларов, что на 5,6 млн. долларов больше, чем планировалось ещё 3 августа 2011 года.

По словам Воша, «Мы перешли в фазу эксплуатации и технического обслуживания. Это важная веха для Национальных Архивов. В этой фазе мы будем поддерживать систему в работоспособном состоянии. В контракте также заложена возможность проведения корректирующей и адаптивной деятельности, что в мире динамичных информационных систем позволит нам вносить исправления и проводить небольшие доработки системы, с тем, чтобы она по-прежнему отвечала потребностям её пользователей – федеральных органов власти».

В декабре прошлого года Национальные Архивы приняли решение приостановить с 30 сентября 2011 года дальнейшее развитие системы ERA, а Административно-бюджетное управление администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) решило досрочно закончить текущий этап контракта с фирмой Локхид Мартин, и сосредоточить усилия на освоении и использовании государственными органами уже имеющихся функциональных возможностей системы, прежде чем добавлять новые.

Как сказал Вош, IBM проведет «переключение» в фазу эксплуатации и технического обслуживания  в течение ближайших трех месяцев. Но этот переход - не просто смена подрядчика.

«Мы предвидим определенные сложности, поскольку нам нужно ввести IBM в «штатный» режим работы с системой в течение ближайших нескольких месяцев», подчеркнул Вош. «Система ERA очень сложна, в ней задействовано множество различных деловых процессов, связанных с экспертизой ценности документов и передачей их на архивное хранение в систему, а затем – с обеспечением доступа к этим документам и возможности поиска по ним. Возможно, кому-то покажется, что всё это звучит совсем не так страшно, но в масштабе федерального правительства, с учетом различных видов данных, эти процессы действительно становятся очень сложными».

Вош добавил, что фирме IBM придется познакомиться с архитектурой системы, с программным кодом, поддерживающим эту архитектуру, и быть готовой к тому, чтобы поддерживать работоспособность всего этого «хозяйства». Он сказал, что «голубому гиганту» также нужно будет в короткие сроки подготовиться к тому, чтобы начать, по мере необходимости, масштабирование системы.

Национальные Архивы планируют улучшать систему посредством серии заказных работ, которые выполнит IBM. В качестве одной из первых областей для улучшений рассматривается совершенствование предоставляемых федеральным клиентам возможностей поиска.

«Существует список доработок, необходимых для решения глобальных поисковых задач, - например, таких, как подбор сведений о новом судье Верховного суда, и поиск всех взаимосвязанные с этим документов", пояснил Вош. «Расширениями в данной области могут стать инструменты, которые мы сможем предоставить, и которые далее будут развиваться».

Вош подчеркнул, что технологии поиска часто меняются, особенно применяемые пользователями методы поиска информации в больших наборах данных.

Национальные Архивы формируют из потенциальных доработок техническое задание, и, по мере необходимости, будут выдавать задания на выполнение работ.

«Есть доработки, которые нужно сделать, основываясь на опыте первых пользователей – они не обязательно связаны с устранением проблем», говорит Вош. «Просто когда вы  начинаете использовать новую систему, вы вдруг осознаете; «Парни, было бы очень здорово, если бы вы могли делать это или это»».

Решение Национальных Архивов остановить дальнейшее развитие системы ERA было принято после проведенной OMB оценки в рамках программы TechStat, которая показала, что после пяти лет разработки лишь несколько федеральных органов использовали функциональные возможности системы.

По итогам TechStat-аудита OMB урезало бюджет ERA на 215,5 млн. долларов и дало указание Национальным Архивам быстрее вводить в эксплуатацию функциональные возможности системы, увеличить объемы хранимой информации с 80 терабайт в настоящее время до 122 терабайт, и перейти на модульный принцип развития.

Вош отметил, что Национальные Архивы стремятся сейчас выйти на новые рубежи, намеченным в ходе TechStat-аудита, включая ежеквартальный ввод в систему 10 терабайт данных в течение 2011 года.

NARA также должна обеспечить готовность системы ERA выдержать уровень нагрузки, который будет при её использовании всеми государственными органами к концу 2012 года. Национальные архивы, начиная с марта 2011 года, ежемесячно подключают к системе по  три крупных федеральных органа в месяц.

«Мы добились действительно большого прогресса. В государственных органах было проведено обучение, и, по большей части, они используют систему», сказал Вош. «Мы проводим мониторинг объемов переданных [на хранение] данных в байтах, и выдаем ежеквартальную отчетность. Была поставлена задача выйти на уровень 10 терабайт в квартал. В течение трёх последних кварталов мы успешно достигли или перевыполнили этот показатель. Мы идём по пути выполнения обязательств, взятых в ходе TechStat-аудита, в отношении охвата федеральных органов и приема данных на хранение».

Через три-пять лет федеральные органы власти будут использовать систему ERA в ходе своей повседневной деятельности для передаче их документов на долговременное хранение и для получения доступа к этим документам.

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Источник: FederalNewsRadio.com
http://www.federalnewsradio.com/?nid=65&sid=2574113