Национальные Архивы США переосмысливают свой подход к хранению президентских документов

Заметка Моханы Равиндраната (Mohana Ravindranath) была опубликована 28 марта 2017 года на американском сайте NextGov.com .

Главная страница сайта Национальных Архивов США

Президент Дональд Трамп может быть самым плодовитым пользователем Твиттера из всех людей, когда-либо занимавших Овальный кабинет в Белом доме, однако в настоящее время Национальные Архивы США пытаются понять, как им лучше хранить огромное количество постов в социальных сетях, электронных писем и документов, созданных его предшественником.

Ровно в полдень в День инаугурации нового Президента США Национальные Архивы (NARA) официально начали работу по быстрой передаче на архивное хранение документов администрации Обамы. Процесс передачи, которая продолжается и сейчас, является самым масштабным в истории NARA, охватывая около 532 миллионов файлов.

Система, которую Национальные Архивы использовали для хранения документов администрации Джорджа Буша, создавшей порядка 228 миллионов электронных писем, претерпевает изменения, которые позволят ей также хранить 308 миллионов электронных писем Белого дома Обамы, а также впервые в истории NARA переданные на архивное хранение посты в социальных сетях, включая документы из таких сетей, как Salesforce, SharePoint, Twitter и Snapchat.

Как сообщил нашему сайту менеджер программы Кен Хоукинс (Ken Hawkins), весной Национальные Архивы планируют публично представить новую версию своей общей системы «Архивы электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA) - и её улучшенные функциональные возможности тегирования и поиска.

Хоукинс, работающий в офисе директора по информационных технологий NARA, занимается вопросами хранения документов, созданных Административным управлением канцелярии президента (Executive Office of the President). Согласно Закону о президентских документах, необходимо обеспечить сохранность этих документов, и Национальные Архивы напрямую взаимодействуют с Белым домом с тем, чтобы организовать передачу этих данных на ответственное хранение в NARA. При Буше в числе этих документов могли быть факсы и письма. Сегодня сюда также входят снеп-сообщения, твиты, клипы на YouTube и документы на Salesforce.

По завершении срока полномочий администрации Буша,  Национальные Архивы использовали разработанную фирмой Hitachi платформу управления контентом для индексации президентских документов, поясняет Хоукинс. Платформа, средства поиска и аннотирования которой будут улучшены, также будет хранить миллионы несжатых необработанных графических изображений, сопровождающих их подписей и альбомы, сделанные фотографом Белого дома Питом Соузой (Pete Souza).

Одной из технологических проблем, стоящих перед Национальными Архивами, является поиск платформ, которые смогут проиндексировать большие объемы данных, а также сохранят их качество, что может быть более сложно в случае изображений с высоким разрешением или видеозаписей высокой четкости, отметил Хоукинс.

Хокинс рассказал, что посты в социальных сетях также ставят интересные проблемы в плане хранения данных. Национальные Архивы уже взяли под свой    контроль заархивированные учетные записи сотрудников Белого дома в Twitter, Instagram и YouTube, включая официальные учетные записи Барака и Мишель Обамы. Это стало возможным благодаря тому, что NARA заранее связалась с компанией Твиттером, чтобы договориться о передаче этих материалов.

«Платформы социальных сетей не всегда имеют встроенные функциональные возможности для архивации», - отметил Хоукинс. Решение, по его словам, заключается в непосредственном взаимодействии с Белым домом и компаниями-владельцами социальных сетей с целью «разработать двусторонний подход, в рамках которого сами платформы, такие как Facebook и Twitter, обеспечивают долговременную сохранность и как бы «замораживают» версию определенной учетной записи».

По словам Хоукинса, одновременно Национальные Архивы, Белый дом и эти компании сотрудничали в вопросе экспорта электронного контента, поэтому «у государства, по сути дела, будет собственная копия контента в самом высоком разрешении».

Хокинс сказал, что от Белого дома Обамы он ожидал большего объёма электронной почты. Президенты Рональд Рейган и Джордж Буш-младший вместе создали 2,4 миллиона электронных писем, а у Билла Клинтона их было 42 миллиона. Поскольку Белый дом Обамы значительно активнее использовал электронные технологии, чем администрация Буша, которая в общей сложности создала 228 миллионов электронных писем, Национальные Архивы приготовились к тому, что им придётся принять на хранение экспоненциально больший объём электронной переписки персонала Обамы.

«Мы решили, что причина того, что объёмы электронной почты не удвоились и не выросли ещё больше ... в том, что в организации работает конечное число сотрудников, и время, которое они могут выделить на работу в электронной почте, ограничено несколькими часами в день», - предположил Хокинс.

Мой комментарий: Конечно, есть и другое объяснение: часть электронной переписки Белого дома, возможно, была скрыта от архивистов или уничтожена (тем более, что свои предварительные оценки NARA делала не с потолка, а изучая ситуацию на месте), - но это было бы незаконно, а ведь весь мир знает, что персонал Белого дома никогда, ни при каких обстоятельствах закон не нарушает! :) Также интересно было бы знать, не использовал ли Белый дом метод управления электронной почтой Capstone для того, чтобы вполне легально полностью уничтожить электронную переписку сотрудников младшего и среднего звена.

Мохана Равиндранат (Mohana Ravindranath)

Мой комментарий: Не буду повторять своё мнение о том, насколько Росархив и в целом отечественное архивное дело и наука отстали от  лучшей мировой практики. Хочу обратить внимание на другое: платформы социальных сетей на опыте сохранения/передачи материалов администрации Президента США уже отработали определенные методы сохранения электронного контента и предоставления к нему постоянного доступа. Россия тоже могла бы воспользоваться этими наработками, если не пожадничает заплатить копеечку владельцам платформ.

Источник: сайт NextGov.com
http://www.nextgov.com/cio-briefing/2017/03/nara-rethinks-how-store-presidential-records/136527/