З
аметка Бенджамина Барлоу (Benjamin Barlow – на фото) была опубликована 4 апреля 2017 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).
аметка Бенджамина Барлоу (Benjamin Barlow – на фото) была опубликована 4 апреля 2017 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).В последнее время нас часто спрашивали о том, как разработать политику управления электронными документами (e-records). Один из главных из полученных нами вопросов был вопрос о том, что такая политика должна охватывать.
Политика управления электронными документами является расширением и развитием политики организации в области управления и хранения информации. Хорошо продуманная политика должна:
- Отражать, какие электронные документы ею охвачены. Электронные документы должны быть сгруппированы в «типы» или «серии», состав которых устанавливается либо путем ссылки на вид деятельности, в рамках которой создаются документы (например, регистрация транспортного средства, досье по оказанию государственной помощи, бухгалтерские данные и т.д.).
Определенные документы будут иметь ключевое значение для деятельности государственного или муниципального органа власти. Такие документы практически наверняка потребуются для юридических действий, и если они окажутся недоступными, то для государственного органа возникнут риски. Подобным документам следует уделять повышенное внимание и обеспечивать для них более высокий уровень защиты. Утвержденные Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC) перечни документов с указанием сроков хранения содержат указания по выделению серий документов. - Установить стандарты для файловых форматов. Для каждого «типа» документов в политике следует указать утвержденные файловые форматы. Для поиска/извлечения и отображения любой информации, хранящейся в компьютерной системе, требуется программное обеспечение. Это программное обеспечение подвержено изменениям, как вследствие выпуска новых версий, так и вследствие изменений в операционных системах и оборудовании. Политика использования утвержденных форматов для хранения документов упростит миграцию данных, проводимую для обеспечения долговременной сохранности и доступности электронных документов. Кроме того, поскольку государственные органы штата будут передавать свои документы постоянного срока хранения на архивное хранение в TSLAC, политика должна предписывать сохранение определенных документов в их текущих форматах, чтобы упростить их передачу в архивы штата.
- Установить обязанности для служб и подразделений, занимающихся управлением информацией. Эффективная политика управления электронными документами должна устанавливать обязанности и ответственность за реализацию её различных компонентов. В случае электронных документов, обязанности часто будут распределяться между техническим персоналом; сотрудниками, занимающимся выполнением основных программ ведомства; а также персоналом служб управления документами.
- Установить процедуры хранения и управления электронными документами, обеспечивающие доступ к ним в течение всего срока их хранения. Ваша политика должна предусматривать внедрение процедур, обеспечивающих точное, надежное и последовательное функционирование производящих документы систем в ходе обычной деловой деятельности. Для обеспечения нормального функционирования агентства или офиса, необходимо детально проработать следующие вопросы:
- План обеспечения непрерывности деловой деятельности, включающий резервное копирование/восстановление данных, восстановление после катастроф и действия в чрезвычайных ситуациях;
- Контроль над точностью и своевременностью ввода/вывода систем;
- Контроль состояния носителей информации при хранении данных;
- Регулярное резервирование программного обеспечения и данных.
Мой комментарий: Бюллетени все-таки несколько устаревшие :) Кроме того, сайт TSLAC ( https://www.tsl.texas.gov ) блокирует российские IP-адреса (что многое говорит об уровне специалистов по информационной безопасности Техаса), поэтому для доступа к этим документам приходится использовать анонимайзеры.
Перечисленные ниже материалы содержат дополнительные требования и советы по формированию политики управления электронными документами:
- https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/requirements-guidance.html (руководство Национальных Архивов США по методологии определения специфических для государственного органа требований к управлению документами – Н.Х.);
- http://www.hni.com/blog/bid/75703/creating-a-policy-for-electronic-records-management (статья Майка Натализио (Mike Natalizio) Разработка политики управления электронными документами (Creating a Policy for Electronic Records Management) – Н.Х.);
- http://f2.washington.edu/fm/recmgt/files-mgt (страница «Планирование управления делами» на сайте Университета Вашингтона – Н.Х.)
- http://dos.myflorida.com/media/31109/electronicrecordsmanagementpractices.pdf (документ штата Флорида 2010 года – Н.Х.)
- http://archives.delaware.gov/govsvcs/pdfs/Records%20Policies/Model%20Guidelines.pdf (типовая политика и руководства, разработанные архивной службой штата Делавэр – Н.Х.)
- http://naa.gov.au/information-management/information-governance/governance-framework/information-policy/index.aspx (шаблон для разработки политики управления информацией на сайте Национальных Архивов Австралии – Н.Х.)
Бенджамин Барлоу (Benjamin Barlow)
Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2017/04/what-needs-to-be-addressed-in-an-e-records-management-policy/
Комментариев нет:
Отправить комментарий