США: Полномасштабное управление информацией – сделать управление документами «зубастым» (видео)

Данная заметка Джейсона Миллера (Jason Miller - на фото) была опубликована 24 марта 2017 года на сайте  FederalNewsRadio.com (Радио федеральных новостей).

Мой комментарий: Заметка рассказывает о радиопрограмме, посвященной управлению федеральными документами, видеозапись которой в двух частях  доступна по адресам https://www.youtube.com/watch?v=1DE5fniha2k (часть 1, 13 мин.) и https://www.youtube.com/watch?v=Z4U_e-3y5AI (часть 2, 17 мин.).

В рамках данной программы, записанной в конце октября 2016 года, исполнительный редактор и журналист «Радио федеральных новостей» Джейсон Миллер (Jason Miller) беседовал с Майком Льюисом (Mike Lewis), вице-президентом и генеральным менеджером отделения компании Iron Mountain, оказывающего услуги государственным органам. Как мне кажется, данная беседа может быть интересна тем нашим специалистам, которые владеют английским языком.

Над федеральными органами исполнительной власти висит дамоклов меч – им необходимо к крайнему сроку 31 декабря 2016 года обеспечить управление всеми сообщениями электронной почты постоянного и временного срока хранения в доступном электронном формате. В начале этого года федеральные органы заявили, что они в состоянии выполнить это требование.

Это хорошая новость.

Однако управление документами – это более широкая сфера деятельности, чем управление электронной почтой, хотя часто кажется, что мы говорим об электронной почте чуть ли не как о единственном виде федеральных документов.

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Майк Льюис (Mike Lewis)

Есть множество других частей и деталей, которые государственным органам необходимо взять под контроль с тем, чтобы действительно улучшить ведение ими своей деятельности в электронном виде.

Документы – это, помимо «официальных» документов, также данные и информация, и федеральным органам необходимо управлять всем с использованием целостного, всеобъемлющего подхода.

Сюда входят технологии, полномасштабное управление информацией, управление потоками работ (workflow), кибербезопасность и, конечно же, лидерство.

И тогда встает проблема с финансированием.

Все эти факторы заставляют государственные органы думать по-иному об управлении документами.

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Мой комментарий: По ходу беседы был затронут ряд интересных вопросов. Я бы выделила следующие:

• Федеральным органам приходится исполнять достаточно сложные требования, которые не подкреплены финансированием. Более того, есть тенденция к сокращению бюджетов. В таких условиях федеральные органы вынуждены искать способы на чем-либо сэкономить, и потенциальная экономия благодаря сокращению бумажного документооборота остается важным резервом;


• Несмотря на распространенное мнение о сокращении использования бумаги, на самом деле объёмы производимых бумажных документов в государственном секторе продолжают расти. Другой вопрос, что объёмы электронных документов растут намного быстрее. Но результатам одного из опросов, до 35% площадей офисных помещений государственных органов используются для хранения бумаги;


• Усиливается тенденция к координации и сотрудничеству специалистов по управлению документами, ИТ-специалистов и других заинтересованных сторон;


• Многие федеральные органы жалуются на постоянную зависимость от унаследованных, устаревших информационных систем, и говорят о необходимости создания специальных фондов для модернизации информационной инфраструктуры;

Источник: сайт FederalNewsRadio.com
https://federalnewsradio.com/records-management-month/2017/03/information-governance-putting-the-teeth-into-records-management/slide/3/