Итоги 2025 года в сфере управления документами и предсказания на 2026 год, часть 1

Данная заметка Каана Волькана (Kaan Volkan – на фото) – независимого консультанта, активно сотрудничающего с ассоциациями ARMA и RIMPA – была опубликована 8 января 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Итоги 2025 года и худшая ошибка десятилетия, связанная с документами

«Мусорные данные на входе, мусорный ИИ — на выходе» - запоминающаяся фраза, не правда ли? Её легко понять и легко запомнить.

Это высказывание легко может уничтожить нас. Наша одержимость одной этой фразой разрушила больше карьер, чем DOGE, проблемы экономики и COVID вместе взятые.

Мой комментарий: Здесь упомянут Департамент эффективности правительства (Department of Government Efficiency, DOGE) -  временный федеральный орган, созданный в рамках Службы DOGE (ранее известной как Служба цифровых технологий США), и подчинявшийся Исполнительному офису президента США (Executive Office of the President, EOP). Действовал с января по ноябрь 2025 года.

С данной фразой связаны три проблемы.

Во-первых, она некорректна.

Чат-бот ChatGPT был создан на основе данных интернета (по сути, мусорных данных). Хуже того, вообще все данные - мусорные. Вся работа специалиста по ИИ заключается в том, чтобы сотворить чудо и магическим образом сделать мусорные данные пригодными для использования и надёжными. Есть люди, что всю свою карьеру посвящают поиску обходных путей при решении этой проблемы. Если Вы хотите убедиться, насколько ложна фраза «Мусорные данные на входе, мусорный ИИ — на выходе», прочитайте вот эту статью: https://www.linkedin.com/pulse/6-biggest-lies-records-management-part-2-kaan-volkan-jbwfe/ .

Мой комментарий: Экспериментировать с моделями ИИ можно с использованием каких угодно данных. Однако модель, обученная на некачественных данных, будет выдавать некачественные результаты. И, конечно же, в каждом конкретном случае понятие качества данных может трактоваться по-своему! Не случайно ИИ-сообщество разрабатывает стандарты качества данных, используемых для обучения моделей ИИ :)

Во-вторых, мы совершенно некомпетентны в плане определения того, что такое «хорошие» данные, особенно для ИИ.

Хорошие данные - это не просто «данные из источника истины». Существует множество метрик для оценки их качества. Как они влияют на собственные множители и собственные векторы? Что они делают с числами с плавающей запятой? Как они изменяют узлы нейронной сети? Как они изменяют веса матрицы и векторов, особенно на 2-м, 3-м, 4-м... n-м этапе операций? Каково соотношение точности и вычислительной эффективности?

Мой комментарий: Эти слова автора – с моей точки зрения, просто «замыливание» довольно простого вопроса. Как сказано в стандартах ИСО, качественные данные – это данные, соответствующие деловым требованиям и потребностям в конкретной ситуации. Всё остальное – от лукавого :) Деловые требования могут быть очень разными – в некоторых ситуациях, например, могут быть нужны неполные и неточные данные.

ИИ - это математика. Хорошие данные - это математика. Эти термины идут из математики. Люди, работающие над ИИ, это прикладные математики (старый термин для информатики). Мы к их числу не относимся.

Мой комментарий: С моей точки зрения, чтобы оценить, является ли «хорошим» автомобиль или стиральная машина, не нужно быть ни инженером, ни слесарем-сборщиком, ни пилотом «Формулы 1». Достаточно быть домохозяйкой с минимальным опытом :) Точно так же, чтобы оценить качество данных, достаточно взглянуть, можно ли с использованием этих данных решить поставленные деловые задачи или нет.

В-третьих, это выглядит по-детски.

Для простоты рассуждений, давайте представим себе преувеличенно смешной сценарий.

Подросток стучит в дверь Вашего офиса. Он говорит вам, что документ - это «любые данные, созданные или полученные, и затем сохраняемые в ходе повседневной деловой деятельности, которые фиксируют «действие, состояние или событие»; которые служат доказательством транзакций, подтверждением исполнения законодательно-нормативных требований и свидетельством операций; часто используются в качестве надежных доказательств при решении юридических вопросов, поскольку они имеют ключевое значение для принятия повседневных решений и обеспечения прозрачности».

Затем он спрашивает: «Теперь Вы видите, что я знаю, что такое «документ». За смешную цену в 2 миллиона долларов в год я буду управлять Вашими указаниями по срокам хранения документов и Вашими документальными фондами. Не волнуйтесь, я занимаюсь программированием уже 16 лет».

Доверили бы Вы свои документы такому человеку?

В этот момент Вы задаётесь вопросом, сколько времени потребовалось этому подростку, чтобы зазубрить первое, что следует знать о документах – две минуты? Он выглядит слегка заторможенным – значит, скорее, 5 минут.

Знает ли он что-нибудь кроме определения понятия «документ»?

Именно такое неуважение мы проявляем к нашим коллегам из ИИ, когда говорим им: «Мусорные данные на входе, мусорный ИИ — на выходе. Я управляю документами, источником достоверной информации, уже 16 лет, так что Вы должны меня слушать».

Мой комментарий: По-детски звучит как раз подобная аргументация. Специалист в области ИИ может ничего не понимать в той деловой деятельности (и связанных с нею данных), где разработанный ИИ предполагается применять – особенно если речь идёт об универсальных моделях. Человек может умело собирать компьютеры, но при этом быть полным профаном в вопросах их эффективного использования в конкретной деловой деятельности – и это нормально. Правильный подход – взаимное уважение и сотрудничество специалистов различных профессий.

Однако не всё так плохо. Мы можем во многом помочь ИИ-специалистам, а именно, в вопросах интероперабельности и объяснимости. За этими замысловатыми терминами скрываются довольно простые вещи:

Интероперабельность: Допустим, мы развернули этот ИИ на хранилище файлов с данными о продажах. Будет ли этот ИИ работать на хранилище файлов с данными о маркетинге?

Как это выяснить? Вы развертываете ИИ, а затем проводите аудит.

Объяснимость: Каким образом ИИ пришёл к такому решению?

Вы проводите ещё один аудит.

Угадайте, кто является профессионалом в проведении таких аудитов? Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.].

Мой комментарий: Автор, мягко говоря, не совсем прав – проведением подобного тестирования (его не совсем правильно называть аудитом) занимаются чаще всего, специалисты по соответствующему направлению деловой деятельности совместно с ИТ-специалистами, а специалистов по управлению документами к этой работе могут вообще не привлекать.

Так что давайте сосредоточим внимание на тех вещах, где мы можем оказать наибольшее воздействие, вместо того чтобы раздражать наших друзей из ИИ.

(Продолжение следует)

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/2025-records-recap-kaan-volkan-g2fec/ 

Положение о национальной цифровой транспортно-логистической платформе Российской Федерации «ГосЛог»

Правительство Российской Федерации постановлением от 14 февраля 2026 года №139 утвердило «Положение о национальной цифровой транспортно-логистической платформе Российской Федерации «ГосЛог»». Постановление вступило в силу с 1 марта 2026 года. 

Содержание Положения:

• Общие положения;
  
  
• Цели, задачи, функции и принципы платформы;
  
  
• Структура платформы;
  
  
• Состав участников информационного взаимодействия;
  
  
• Состав сведений, размещаемых на платформе;
  
  
• Порядок, сроки и способы обмена информацией между участниками информационного взаимодействия;
  
  
• Требования к программно-техническим средствам платформы, требования к защите информации, содержащейся на платформе.

Платформа создается в целях информационного обеспечения процессов управления транспортно-логистическим комплексом посредством формирования единого пространства для взаимодействия государственных органов, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, предоставляющих транспортные услуги, физических лиц, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющихся пользователями транспортных услуг, обеспечивающего повышение надежности, эффективности, скорости и безопасности внутренних и международных грузовых перевозок всеми видами транспорта и конкурентоспособности транспортных услуг российских организаций на мировом рынке (п.3).

Платформа функционирует на основе единых стандартов информационного взаимодействия, программных, технических средств и информационных технологий, обеспечивающих автоматизированный сбор, обработку, хранение, предоставление, размещение и использование информации о транспортной системе Российской Федерации, в том числе в целях реализации принципа «одного окна».

Платформа обеспечивает выполнение следующих задач (п.4):

• Сбор и обработка статистической и аналитической информации о транспортно-логистическом комплексе;
  
  
• Поддержка принятия решений о развитии транспортной инфраструктуры на основе транспортно-экономического баланса Российской Федерации;
  
  
• Обеспечение предоставления доступа к информации, содержащейся на платформе, участникам информационного взаимодействия;
  
  
• Организация и обеспечение защищенного информационного взаимодействия участников информационного взаимодействия.

Платформа включает в себя 14 подсистем (п.7), в том числе подсистему «Придание юридической значимости», обеспечивающую юридическую значимость документов и сведений, содержащихся на платформе, с использованием функционала проверки электронной подписи, в том числе при информационном обмене с информационными системами».

Доступ к информации осуществляется с использованием «Единой системы идентификации и аутентификации» (п.15).

Информационное взаимодействие платформы с федеральными государственными информационными системами осуществляется с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия в соответствии с законодательством РФ (п.16).

Информационное взаимодействие платформы с информационными системами и информационными ресурсами пользователей платформы осуществляется в автоматизированном режиме с использованием программно-технических средств в соответствии с соглашениями об информационном взаимодействии, заключенными оператором платформы с указанными лицами (п.17).

Программные и технические средства платформы должны располагаться на территории РФ (п.21):

Мой комментарий: Документ описывает «что» будет сделано, но почти не описывает «как». Ключевые аспекты (порядок, сроки, форматы, соглашения) отданы «на откуп оператору и будущим соглашениям сторон. Это создает довольно большую неопределенность для потенциальных участников на этапе подготовки к внедрению.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=526912

Поздравляю с Международным женским днём 8 марта!

Дорогие женщины,

От всего сердца поздравляю Вас с Международным женским днём 8 марта! 

Желаю Вам и Вашим близким солнца и тепла, мирного неба над головой, благополучия в доме, любви и счастья в кругу близких людей и друзей, успехов в работе, которые бы по достоинству ценились, удачи во всех начинаниях!

Наташа Храмцовская

Руководство «Понимание модели OAIS (ISO 14721) без боли: Минимум действий, необходимых для того, чтобы избежать утраты Вашей цифровой памяти»

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 20 февраля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Cтандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS), объёмом 154 страницы, см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html . Считается «библией» в области электронного архивирования и цифровых архивов - Н.Х.) имеет репутацию сложного, очень технического и недостижимого; и в течение долгих лет многие организации мысленно хранили его в том же месте, что и благие намерения, которые никогда не воплотились в жизнь. «Это стандарт для национальных архивов», «этим занимается поставщик», «у нас уже есть резервные копии» - вот высказывания по его поводу, которые кажутся разумными до тех пор, пока не перестают быть таковыми.

Проблема в том, что такое отношение имеет свою цену, и эта цена проявляется не в день принятия решения, а спустя годы, когда уже мало что можно сделать.

Три сценария, которые встречаются чаще, чем принято считать

• Договор с поставщиком облачных услуг заканчивается, и никто точно не знает, что именно было сохранено, по каким правилам и с какими метаданными. 
  
  
• Формат, в котором хранятся тысячи документов, становится нечитаемым без предварительного проведения конверсии, и не осталось никакой документации о том, когда именно произошли изменения в технологиях. 
  
  
• Кто-то запрашивает документ в качестве юридического доказательства, а организация оказывается не в состоянии доказать, что этот документ не был изменён с момента его создания.

Во всех трех случаях проблема носит не технический характер, а является проблемой стратегического управления. И модель открытой архивной информационной системы (open archival information system, OAIS), если её правильно понимать, как раз и представляет собой концепцию стратегического управления электронно-цифровой информацией (а не концепцию устанавливаемого программного обеспечения).

Что изменяется в случае корректного понимания модели OAIS?

Если вопрос раньше ставился так: «Где мы храним архивные документы?», то теперь он звучит иначе: «Можем ли мы доказать, что эта информация по-прежнему является тем, чем она себя позиционирует (т.е. является аутентичной – Н.Х.), даже по прошествии десяти лет?».

Это различие кажется довольно тонким. На практике - это разница между организацией, которая обеспечивает долговременную сохранность (а также пригодность к использованию – Н.Х.) документов, и организацией, которая их накапливает.

Модель OAIS не требует технологического совершенства. Она требует прогрессивного подхода: необходимо знать, что поступает на хранение, как это хранится, как описывается, что планируется на случай изменений в технологиях, как в рамках реализации модели обеспечивается прослеживаемость, и кто несет ответственность в случае, когда что-то идёт не так. Это шесть управленческих решений, а не шесть программных модулей.

Почему я написал эту электронную книгу

В течение многих лет я работал с государственными органами и учреждениями, которые хотят надлежащим образом сохранять свою цифровую информацию, но не знают, с чего начать таким образом, чтобы не переупростить проблему. Самое большое препятствие при этом не финансовое и не технологическое, а концептуальное.

Книга «Понимание модели OAIS (ISO 14721) без боли: Минимум действий, необходимых для того, чтобы избежать утраты Вашей цифровой памяти» (ISO 14721 (OAIS) sin dolor: lo minimo que debes hacer para no perder tu memoria digital – её можно приобрести на сайт Patreon за 9 евро, см. https://www.patreon.com/posts/iso-14721-oais-151208015 ) была создана исходя из этой реальности. Это руководство объемом более 40 страниц, адресованное специалистам по управлению документами, ИТ-директорам, консультантам и принимающих решения лицам, которым необходимо понять модель OAIS, не становясь при этом специалистами по управлению архивами, - и внедрить её, не дожидаясь появления идеальной системы.

В электронной книге рассматриваются:

• шесть компонентов модели OAIS, которые объясняются как институциональные решения, 
  
  
• сдаточные, архивные и дистрибутивные информационные пакета (SIP, AIP и DIP), объясняемые без использования технического жаргона; 
  
  
• вопрос о том, почему резервное копирование и облачное хранение не являются надлежащим обеспечением долговременной сохранности; 
  
  
• план внедрения на 30, 60 и 90 дней; и 
  
  
• контрольный список для руководителей, содержащий 24 готовых к использованию контрольных вопроса.

Всё это - без лишних слов, без спекуляций, без парализующего перфекционизма.

Если Ваша работа связана с архивацией, управлением документами, с государственными ИТ-системами или с цифровой трансформацией, то данная публикаций - это та отправная точка, которая Вам, вероятно, давно уже была нужна.

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/iso-14721-oais-sin-dolor-lo-m%C3%ADnimo-que-debes-hacer-para-gonzalez-f--jkjfe/