вторник, 15 июня 2021 г.

Ответ на вопрос коллеги: О судьбе профессии архивиста

Мне очень нравится, когда коллеги ко мне обращаются с вопросами и когда я могу м помочь и подсказать. Но коллегии не только задают вопросы, - они часто высказывают свои позиции по тем или иным актуальным проблемам нашей отрасли. На этот раз тема письма касалась судьбы профессии архивиста.

Вопрос: По мнению коллеги, обучение на архивиста нужно срочно переосмыслить. Было бы лучше, чтобы в итоге образовалось две специальности - (историк)-архивист (традиционное архивоведение) и ИТ-архивист («электронное» архивоведение). Коллега попросил меня высказать своё мнение по этому поводу.

Ответ: Разделение на электронных и не-электронных (традиционных) архивистов в настоящий момент возможно, но лишь на короткий переходный период – в ближайшее время во всех архивах, как минимум, учёт, а затем и многие другие «внутренние» виды работ будут переведены в цифровую форму. У нас ведь сейчас даже на самом плохоньком складе учёт и выдача организуются электронно! Работа с исследователями и читателями, обработка запросов, все виды отчётности, НСА и т.д. – всё уйдёт в цифровую среду. Оцифровка также осуществляется повсеместно, что сразу превращает традиционные архивы в частично электронные. Кроме того, пока многие наши уважаемые архивы дремлют и видят сны о золотом бумажном веке, их источники комплектования массово переводят даже документы постоянного срока хранения в электронную форму – а об НТД я вообще молчу. Приказы «сверху» архивам не дурить и принимать то, что дают, в регионах уже пошли.

Отличие электронного архива от бумажного будет в конечном итоге лишь одно – у него не будет больших хранилищ аналоговых материалов (хотя при этом могут появиться хранилища съёмных архивных носителей, работа с которыми принципиально ничем не отличается от управления традиционными архивохранилищами и бумажными единицами хранения).

С другой стороны, как показывает опыт, по целому ряду причин даже в самом что ни на есть электронном архиве всегда имеется – пусть небольшой – бумажный архивчик.

Именно поэтому, с моей точки зрения, готовить в вузах нужно всё-таки универсалов (возможно, с последующей специализацией); тем более, что наиболее высокоуровневые принципы архивной науки и архивного дела остаются одними и теми же.

В то же время я понимаю потребность в специалистах (таких готовят уже ряд лет в США), которые являются «мастерами на все руки» - они не только умеют выполнять все функции архивиста, но и сами, без посторонней помощи могут развернуть Linux-сервер, поставить на нём комплект открытого ПО для электронного архива и сконфигурировать его под потребности своего учреждения.

Вопрос:…Конечно, необходимо обеспечить преемственность в «электронном» архивоведении, чтобы не было так, что специалист не мог заниматься и тем, и другим (хотя я считаю это нереальным, т.к. мир информационных технологий необъятный, сложный и постоянно развивающийся).

Ответ: На самом деле преемственность есть – и это связано с тем, что архивы не музеи, они хранят юридически значимые документы, целостность, аутентичность и надёжность которых порой требуется доказывать. Основополагающие принципы архивного дела отражают способы обеспечения доверия к документам, признаваемые юридическим сообществом.

Быстрые перемены в технологиях меняют процессы и процедуры на техническом уровне, порой весьма кардинально. Однако пока живёт и здравствует традиционное право и традиционная система государственного управления, высокоуровневые принципы архивного дела будут прежними.

За мои 40 лет в отрасли я видела последствия нескольких волн автоматизации, и сейчас наблюдаю приход очередной такой волны (искусственный интеллект, большие данные, блокчейн, интернет вещей, мобильные, облачные и периферийные вычисления, квантовая криптография и многое другое) – а проблемы, которые обсуждаются в связи с управлением документами и их архивацией, всё те же! :)

Вопрос:… считаю, что нужно исключить деление на специалистов ДОУ и архивистов. Это плохое деление, ломающее понимание процессов.

Ответ: В ряде зарубежных традиций такого деления нет, - и те, и другие считаются архивистами (и ничего страшного от этого не происходит). На международном уровне и те, и другие обычно участвуют в работе одних и тех же ассоциаций, конференций и т.п.

Нужно ли поддерживать такое разделение? Наверное, можно найти аргументы и «за», и «против», и самые серьёзные из них будут связаны не с какими-то профессиональными тонкостями, а со «шкурными» вопросами о том, на кого, собственно, специалист работает, как ему отстаивать и повышать свой статус в организации, как бороться за собственную зарплату и за ресурсное обеспечение его подразделения, какие у него есть или могут быть перспективы…

В России главное различие между специалистами ДОУ и архивов, на мой взгляд, в том, что первые лучше понимают реалии (особенно правовые) текущего дня, лучше ориентируются в ценности документов (особенно временного срока хранения), лучше умеют убеждать руководство в своей полезности и лучше умеют находить союзников в других подразделениях – а также знают, что уничтожение тоже важное дело :) Вторые в целом к реальной жизни приспособлены куда хуже, но лучше ориентируются в вопросах длительного и очень длительного сохранения документов, в том числе «для истории», и именно им обычно приходится взаимодействовать с учёными и исследователями. Архивисты также куда более склонны к научно-теоретической работе, к созданию основательного НСА... Как любят говорить американцы, самая главная задача первых – уничтожать документы, а вторых – сохранять и раскрывать их.

Ясно, что в процессе обучения и профессиональной переподготовки основы ДОУ и архивного дела должны преподаваться и тем, и другим. А вот дальше начинается специализация – причём я бы сказала, что различие между людьми, работающими в госструктурах и в бизнесе, пожалуй, даже более основательное, чем профессиональное различие между архивистами и документоведами; они просто видят мир и мыслят иначе! :) Лично для меня переход в коммерческую среду в своё время был очень непростым именно в идейном плане, и многое пришлось переосмыслить.

Вопрос: Вы имеете богатый опыт взаимодействия с ИТ-специалистами. У Вас в итоге сформировалось мнение, какие технологии уже сейчас стоит осваивать, чтобы лучше понимать собственно ИТ-специалистов? И надо ли это вообще? Вернее, не так. Понятно, что надо. Но в каком объеме и какие?

Ответ: По своему опыту скажу: очень желательно в первую очередь разобраться в глубинных принципах каждой технологии, без «закапывания» в сравнительно мелкие детали.

Домохозяйке не нужно в деталях знать устройство автомобиля, но ей необходимо понимать, что есть мотор, сцепление, правильный выбор шин, электроника (в том числе, в современных автомобилях, колоссальное количество весьма «чувствительной» записываемой информации), есть ПДД и хорошая практика безопасного вождения …Ей нужно понимать, где есть риски, а где - возможности.

То же самое и с ИТ. Я могу «на пальцах» объяснить, что такое усиленная электронная подпись (чего большинство коллег из ИТ сделать не сможет) – и многое мне достаточно знать на уровне «черного ящика» т.е. вход-выход. Мне не важно, как именно устроена хеш-функция – важно, что она обеспечивает получение практически уникальной контрольной суммы (хеша) электронного объекта. И как гуманитарию, мне не нужно слушать заверения ИТ-коллег о её надёжности – я знаю, что всё, что человек создал, он же и сломает, и что криптографические средства редко держатся долее 20 лет. Я также знаю, что мошенник не станет ломать стальную дверь, если та встроена в соломенную хижину – и, наоборот, наличие непробиваемой стальной двери будет использовано против жертвы.

Если говорить более конкретно, то вот перечень технологий, которые понимать очень полезно:

  • Асимметричная криптография, хеш-функции, усиленные электронные подписи, печати, отметки времени и т.п.

  • Облачные вычисления – принципы организации, риски и возможности

  • Мобильные вычисления – принципы организации, риски и возможности

  • Основные способы обеспечения целостности электронных объектов

  • Основные способы обеспечения долговременной сохранности документов и информации

  • Общее представление о старых, существующих и нарождающихся способах хранения информации (в т.ч. для НТД), достоинствах, проблемах и рисках

  • Способы уничтожения информации

  • Особенности новых и нарождающихся технологий в плане создания, использования, хранения, уничтожения и передачи на архивное хранение документов и информации

  • Общее представление об ИИ, больших, открытых и связанных данных, об интернете вещей, блокчейне, об основных технологиях создания, хранения и управления НТД, медицинскими электронными документами, общегосударственными реестрами, регистрами и кадастрами, о традиционном и электронном аутсорсинге и облачных вычислениях

  • И очень многое другое – по мере необходимости

Отмечу, что невозможно объять необъятное; однако, разобравшись в основах нескольких популярных технологий, освоить затем какие-то иные технологии будет уже намного легче. Кроме того, могу сказать, что абсолютно у всех новых и нарождающихся технологий имеются одни и те же проблемы организационного, правового, образовательного и общественного характера – и именно о них нам есть что рассказать ИТ-специалистам :) Скажем, какую технологию ни возьми, всегда есть проблемы с защитой персональных данных; с надлежащим документированием деловых операций – так, чтобы при необходимости можно было в суде подтвердить целостность, аутентичность и надёжность этих документов, и т.д.

Канада: Для публичного обсуждения выложен «Комментарий канадского отделения Конференции Седона по электронному раскрытию материалов в социальных сетях»

11 июня 2021 года сайт и новостная рассылка «Конференции Седона» (Sedona Conference®) – очень авторитетного североамериканского некоммерческого правового идейного центра, в основном занимающегося вопросами раскрытия в ходе судебных разбирательств и расследований сохраняемой в электронном виде информации (э-раскрытия), - сообщили о публикации для публичного обсуждения «Комментария канадского отделения Конференции Седона по электронному раскрытию материалов в социальных сетях» (The Sedona Canada Commentary on Discovery of Social Media, Public Comment Version, June 2021) объёмом 57 страниц.

Рабочая группа 7 «Конференции Седона» (Sedona Canada – канадское отделение ассоциации – Н.Х.) рада сообщить о публикации «Комментария канадского отделения Конференции Седона по электронному раскрытию материалов в социальных сетях» (The Sedona Canada Commentary on Discovery of Social Media), который доступен для свободного скачивания по адресу https://thesedonaconference.org/download-publication?fid=5824 .

Члены редакционной группы обсудят ключевые выводы и попросят аудиторию представить свои замечания и предложения и задать вопросы по «Комментарию» в ходе вебинара, запланированного на 17 июня 2021 года, с 12 до 13:30 по летнему североамериканскому восточному времени (EDT) – если не ошибаюсь, это 19:00 по московскому времени – Н.Х.

Социальные сети в большей части мира стали повсеместно распространенными, а количество их пользователей исчисляется миллиардами, независимо от возраста, географии или социально-экономического статуса. Люди общаются друг с другом и в группах, а государственные органы и коммерческие организации используют социальные сети для общения со своими избирателями и целевыми аудиториями. Вследствие этого социальные сети в Канаде всё чаще становятся объектом выявления и раскрытия информации (э-раскрытия) в ходе судебных процессов и расследований. Юристам необходимо понимать различные типы социальных сетей и связанные с ними уникальные проблемы для э-раскрытия, с тем, чтобы они могли консультировать своих клиентов и помогать им в надлежащем обеспечении сохранности, сборе, представлении и запросе такой информации в рамках процесса э-раскрытия.

В «Комментарии» рассматриваются сложные проблемы, с которыми связанно проведение э-раскрытия материалов социальных сетей в Канаде. Эти проблемы включают балансирование важности для рассматриваемого дела с соразмерностью и защитой неприкосновенности частной жизни; технические проблемы обеспечения сохранности, сбора, поиска, анализа и представления; влияние законодательства, регламентирующего трансграничную передачу данных; аутентификация публикаций в социальных сетях для использования в качестве доказательств; и уникальные этические проблемы, которые юристам следует учитывать, имея дело с социальными сетями.

Рабочая группа также предлагает присылать до 31 июля 2021 года замечания и предложения в письменном виде на адрес электронной почты comments@sedonaconference.org .

Мой комментарий: Содержание документа следующее

I. Широкое распространение социальных сетей

II. Социальные сети и нарождающиеся технологии
А. Платформы и другие традиционные формы социальных сетей
B. Приложения для обмена текстовыми сообщениями
C. Потоковое видео в реальном времени
D. Платформы «социальных знаний» (Social Intelligence – для поиска в социальных сетях по ключевым словам или местоположению – Н.Х.) на основе местоположения
E. Устройства, использующие приложения социальных сетей

III. Вопросы определения охвата и масштабов э-раскрытия
A. Относимость и пропорциональность
B. Владение, ответственное хранение и контроль
C. Общие обязанности в отношении обеспечения сохранности, сбора и поиска
D. Анализ и представление

IV. Вопросы трансграничного э-раскрытия
A. США
B. Европа
C. Азия

V. Аутентификация доказательств, извлечённых из социальных сетей
A. Аутентификация
B. Требование о представлении «наилучшего имеющегося доказательства»

VI. Этические проблемы, связанные с потенциальным использованием материалов социальных сетей в качестве доказательств
A. Обязанность юрисконсульта быть компетентным вопросах технологий
B. Использование юрисконсультом социальных сетей для целей э-раскрытия  

VII. Выводы

Источник: сайт «Конференции Седона»
https://thesedonaconference.org/download-publication?fid=5824

понедельник, 14 июня 2021 г.

15-16 июня на традиционном IT-форуме в Ханты-Мансийске будут обсуждаться вопросы сохранения архивного наследия в эпоху цифровой трансформации

В рамках двенадцатого международного IT-форума 15-16 июня Служба по делам архивов Ханты-мансийского автономного округа – Югры проведёт два мероприятия, в которых в онлайн-режиме бесплатно могут принять участие все желающие. Программа мероприятий выложена по адресу https://itforum.admhmao.ru/event/1/program/16

Среди участников - руководители и ведущие эксперты государственных архивов из Беларуси, Китайской Народной Республики, Румынии, Республики Словения и Татарстана, эксперты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и АНО «Информационная культура», а также руководители органов управления архивным делом муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» пройдет 15 июня 2021 года с 13.00 по 17.30 (время московское).

Подключиться к форсайт-сессии можно по адресу: https://youtu.be/66nUmNb-V9I

С докладами выступят:

  • Чжоу Цзинъи (Zhou Jingyi, сотрудница Института научно-технических исследований Государственного архивного управления КНР) «Технология и управление процессом повышения качества (восстановления) электронных изображений»

  • Богдан-Флорин Поповичи, руководитель Брашовского уездного  филиала Национального архива Румынии «Передача электронных записей в Государственные архивы. Некоторые проблемы»

  • Бегтин Иван Викторович, директор АНО «Информационная культура» «Цифровые веб-архивы в мире и в России»

  • Прозорович Юрий Эдуардович, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации, Республика Беларусь «Архив электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Практический опыт внедрения и эксплуатации»

  • Стефано Аллегрецца, доцент кафедры сохранения культурного наследия Болонского университета, Италия «PDF стандарты для сохранения цифровой информации: как сделать цифровые архивы более доступными для общественности»

  • Храмцовская Наталья Александровна, ведущий специалист компании «Электронные офисные системы» «Переход на электронный кадровый документооборот и как он повлияет на деятельность архивов по хранению и использованию данной категории документов»

  • Мошкова Наталья Александровна, старший эксперт по проектной деятельности компании «Электронные Офисные Системы» «Сохранность электронных документов в доверенной среде»

  • Добров Сергей Александрович, аналитик информационных ресурсов департамента информационно-аналитических систем ООО «ПРАЙМ ГРУП» «Цифровой секретарь. Обработка обращений граждан с помощью искусственного интеллекта»

В конце заседания запланирована дискуссия по вопросу «Возможности и риски использования искусственного интеллекта в архивном деле»

16 июня 2021 года с 07.30 – 11.00 (время московское) пройдет круглый стол «Доступ к информационным архивным ресурсам в условиях цифровой трансформации».

Трансляция с круглого стола  будет идти здесь: https://youtu.be/LmPbJWzLn60

С докладами выступят:

  • Романова Елена Анатольевна, заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела «Архивное хранение электронных документов: новейшие изменения и перспективы развития нормативно-правовой базы в Российской Федерации»

  • Габдрахманова Гульнара Закариевна, председатель Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу «Расширенное использование технологий цифровой трансформации в деятельности архивной отрасли Республики Татарстан при оказании государственных услуг»

  • Юмашева Юлия Юрьевна, заместитель генерального директора ООО «ДИМИ-ЦЕНТР» «Опыт цифровой трансформации аудиовизуальных архивов и их представления в сети Интернет»

  • Хеллен Агнес Амунга (департамент образовательных коммуникаций и технологий, г. Найроби, Кения) и Киплимо Корир (кафедра журналистики и медиаобразования Университета Родса, ЮАР) «Значение медиа-стратегии для продвижения цифрового архивного наследия»

  • Абдукадырова Джамиля Юсупжановна (директор Государственного учреждения «Архив Президента Республики Казахстан») «Цифровизация архивов: вызовы времени и архивные практики. Опыт Архива Президента Республики Казахстан по созданию системы «Электронный архив»»

  • Зденка Семлич Райх, директор Исторического архива Республики Словения «Проблемы доступа к цифровому архивному наследию: готовы ли пользователи и архивы к будущему?»

  • Стефано Аллегрецца, доцент кафедры сохранения культурного наследия Болонского университета, Италия «Архивирование и сохранение социальных сетей: вызов для архивистов»

  • Макарова Александра Константиновна, доцент кафедры управления, экономики и cоциально-гуманитарных дисциплин филиала ФГБОУ ВО «Сочинский государственный университет» в г. Анапе «Историческая память в личных и государственных архивах интернет-проекты к 75 летней годовщине Победы»

Во время мероприятий будет открыт чат в Вайбер и «Телеграм» по телефону 89505264090

Источник: Оргкомитет конференции

Над чем сейчас работает целевая рабочая группа AHG2 «Уничтожение/передача документов» технического подкомитета ИСО TC46/SC11

Данная заметка Роджера Пула (Roger Poole), директора по профессиональным стандартам Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS), была опубликована на сайте IRMS 17 мая 2021 года.


На фото: Роджер Пул (Roger Poole)

Как вы, возможно, знаете, я представляю членов нашего общества в целевой рабочей группе TC46/SC11/AHG2 Международной организации по стандартизации (ИСО), занимающейся вопросами окончательного решения судьбы документов (уничтожения или передачи на архивное хранение - disposition) по истечении срока их хранения.
 
После пленарной встречи членов подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» в ноябре 2020 года, группа AHG2 собиралась 7 раз. Группа занималась анализом пробелов в стандартизации по своему профилю, определением целевой аудитории и потенциальных заинтересованных сторон (я потратил на это более 18 часов!).

В рамках работы по анализу пробелов в стандартизации, группа AHG2 рассмотрела существующие рекомендации и руководства по вопросам уничтожения / передачи. Существует достаточно много материалов по данному вопросу, подготовленных национальными и местными органами государственной власти и Национальными Архивами различных стран мира. Эти документы содержат рекомендации / руководства / процедуры для реализации на практике положений нормативно-правовых документов, регламентирующих сроки хранения и действия по их истечении, а также для организации передачи имеющих непреходящую ценность документов на архивное хранение. Поскольку эти разнородные материалы были в массе своей подготовлены местными органами власти для решения их специфических проблем, в них имеются различия в терминологии и рекомендуемых процедурах. Естественно предположить, что не все государственные органы и учреждения по всему мире разработали свои руководства по уничтожению/передаче документов.
 
Предварительный анализ пробелов в стандартизации, проведенный группой AHG2, показал, что в настоящее время не существует единого стандарта, который мог бы использоваться в качестве основного различными заинтересованными сторонами. Группа AHG2 проанализировала существующие стандарты ИСО с точки зрения их актуальности для процессов уничтожения/передачи. Требования по уничтожению/передаче включены в несколько стандартов ИСО, в том числе ISO 15489 (в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1:2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713Н.Х.) и ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records – данный документ из двух частей опубликован в 2020 году, о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2020/10/iso-16175-1-ica-req.html - Н.Х.). На основании результатов предварительного анализа пробелов стандартизации можно сказать, что имеющиеся стандарты ИСО не в полной мере решают задачу предоставления рекомендаций по вопросам уничтожения/передачи документов.

Исходя из наших выводов, на очередном пленарном заседании в мае 2021 года мы будем рекомендовать новый предварительный рабочий проект (preliminary work item, PWI) по разработке продукта, решающего проблемы, которые мы установили.

Роджер Пул (Roger Poole)

Источник: сайт IRMS
https://irms.org.uk/news/565660/