Мой комментарий: Данный пост полностью доступен только для платных подписчиков. Здесь переведена только та его часть, что была выложена в открытом доступе.
Отнесение документа к числу документов постоянного срока хранения подразумевает его выживание - в этом и заключается смысл термина «документ постоянного срока хранения». Когда архивист помечает документ как подлежащий постоянному хранению, это решение отражает вынесенное на основе экспертизы ценности суждение о том, что содержание и доказательная ценность документа оправдывают его сохранение в национальных архивах до тех пор, пока существуют эти учреждения. Это не обязательно означает, что каждое физическое воплощение данного документа должно сохраняться бесконечно, - но для большинства людей, включая многих специалистов-практиков по управлению документами, разумно предположить, что в архивы в конечном итоге попадает именно физический оригинал.
В контексте действующего законодательства США это предположение часто является ошибочным. Федеральный орган исполнительной власти может оцифровать бумажный документ постоянного срока хранения; подтвердить соответствие хода и результатов оцифровки федеральным техническим стандартам посредством процесса, проводимого сотрудниками, не имеющими отношения к персоналу, проводившему проверки качества оцифровки; и уничтожить исходный документ в соответствии с применимым указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, - всё это до того, как документ физически попадет в Национальные Архивы США. И в конечном итоге в Национальные Архивы поступает не оригинал в физическом виде, а заверенная оцифрованная копия, которую федеральное законодательство признаёт документом постоянного срока хранения, созданным и заверенным тем же ведомством, чей бумажный оригинал она заменяет.
Кто принимает решение о том, что нет необходимости сохранять оригинал: типовые перечни, решения федеральных органов исполнительной власти – или же «внешнее» суждение органа управления архивным делом?
Это не какой-то гипотетический частный случай. Именно таким образом и должен работать подраздел E «Оцифровка федеральных документов постоянного срока хранения» (Digitizing Permanent Federal Records) части 1236 «Управление электронными документами» (Electronic Records Management) раздела 36 Свода федеральных нормативных актов США (36 CFR Part 1236, Subpart E, см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E?toc=1 ).
Данный подраздел устанавливает стандарты, которым должен соответствовать федеральный орган исполнительной власти при проведении оцифровки бумажных документов постоянного срока хранения. В нём устанавливается, что после проверки (валидации) полученные оцифрованные документы сами по себе становятся на будущее федеральными документами постоянного срока хранения.
Типовой перечень документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS) GRS 4.5 «Оцифровка документов» (Digitizing Records, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs04-5.pdf ) содержит указания по срокам хранения и действиям по их истечении для исходных бумажных документов, с учётом исключений, которые делаются для
- документов, признанных имеющими внутренне присущую ценность,
- документов, созданных или полученные до 1 января 1950 года,
- документы в форматах, которые еще не охватываются разделом E, и
- документов, оцифровка которых не соответствовала установленным требованиям.
Отдельно от этого положения части 1236 требует от федерального органа исполнительной власти учитывать, требуют ли существующие судебные запреты на уничтожение, соображения национальной безопасности, защита прав и интересов, права на обжалование, права на льготы и иные правовые и деловые потребности дальнейшего сохранения исходного документа, прежде чем использовать перечень как основание для его уничтожения.
В самом перечне GRS 4.5 «внутренне присущая ценность» (intrinsic value) названа как основание для исключения; иные причины дальнейшего сохранения оригинальных документов изложены во взаимосвязанном, но отдельном положении, которое федеральный орган исполнительной власти должен рассмотреть отдельно.
Два разрешения, проведение валидации оцифровки и уничтожение документов-источников - не связаны между собой в последовательность действий, которая бы потребовала первоначальной передачи документов на ответственное хранение в Национальные Архивы. Поскольку документы постоянного срока хранения обычно передаются на архивное хранение в соответствии со сроками, уже установленными в существующих перечнях, уничтожение оригиналов может произойти задолго до передачи в архив, в некоторых случаях - за несколько лет до этого.
Архивная теория даёт устоявшийся, хотя и более узкий, чем обычно предполагается, ответ на вопрос о том, чего никогда не следует допускать в отношении таких документов: а именно, их физическая форма должна быть сохранена, если эта форма имеет ценность, которую не может иметь копия. Это доктрина «внутренне присущей ценности», официально сформулированная Национальными Архивами США в 1982 году, была разработана в период проведения в районе 1979 году инициативы Управления общих служб правительства США (General Services Administration, GSA) по масштабному микрофильмированию федеральных документальных фондов. Согласно этой доктрине, ценность некоторых документов заключается не только в содержащейся в них информации, но и в том, что они представляют собой как физические объекты, - и что эта узкая, идентифицируемая подгруппа документов должна быть исключена из-под действия любых общих правил, разрешающего уничтожение документов после их копирования.
Стоит задуматься над тем, что понятие «внутренне присущей ценности» было изначально задумано как узкое исключение, - в то время, как общее правило, из которого оно являлось основанием для исключения, за прошедшие десятилетия значительно расширилось и стало более широко применяться. Механизм на основе перечня GRS 4.5 позволяет федеральному органу исполнительной власти уничтожить бумажный оригинал документа постоянного срока хранения на основании действующего, утверждённого Национальным Архивами разрешения после проведения собственной валидации оцифровки и принятия собственного решения о том, что неприменимы никакие исключения и требования о дальнейшем хранении. Критерии для принятия такого решения [о неприменимости исключений – Н.Х.], - включая то, что следует считать «внутренне присущей ценностью», - установлены Национальными Архивами в политике проведения экспертизы ценности, а не сочиняются органами власти для каждого проекта оцифровки отдельно. Федеральный орган исполнительной власти принимает решения в рамках концепции, которая не им была разработана - т.е. у него нет неограниченной свободы действий по собственному разумению.
Соединенные Штаты не одиноки в создании подобного механизма, и, ознакомившись с ним в общих чертах, этот механизм даже нельзя считать наиболее либеральным. В других юрисдикциях пришли к иным ответам на основополагающий вопрос о том, кто именно определяет, когда физическая форма документа постоянного срока хранения больше не нуждается в сохранении, и на каком основании. В некоторых системах ответственность за принятие этого решения возлагается на то же ведомство, которое создало документ, которое действует в соответствии с общим правилом, которое применяется и к нему самому. В других юрисдикциях всякий раз требуется новое, конкретное решение внешнего архивного органа, независимо от того, насколько рутинным стало проведение оцифровки. Эта грань не совпадает с обычным разделением между системами общего права [англосаксонское право – Н.Х.] и системами гражданского права [т.н. континентальное право – Н.Х.]; или с различием между предписывающим американским нормативно-правовым регулированием и основанной на принципах европейской практикой. Данное различие существует во всех правовых системах.
Далее следует сравнительный анализ того, какой ответ на данный вопрос дали Соединенные Штаты, Австралия, Нидерланды, Испания и Франция; при этом Италия и Германия рассматриваются отдельно как системы, решающие связанную, но отличающуюся проблему. В заключение обсуждается вопрос о том, какое бремя сегодня возлагается на доктрину «внутренне присущей ценности», которая была разработана в 1982 году для разрешения очень специфического в американской административной практике.
Остальная часть данного поста доступна только для платных подписчиков. Там рассматривается нормативно-правовая база в каждой из упомянутых выше юрисдикций; приводятся аргументы в пользу того, что различие в практиках управления документами скорее связано с моделью государственного управления, чем с правовой традицией. Также прослеживается теоретическая преемственность, идущая от американских работ середины 20-го века по вопросам экспертизы ценности, через Шелленберга (Schellenberg), Хэма (Ham) и Кука (Cook) - к высказнному Линн Уэстни (Lynn Westney) аргументу о том, что цифровой суррогат может оказаться не в состоянии передать ту внутренне присущую ценность, для защиты которой он был создан.
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Мой комментарий: Согласно Википедии ( https://en.wikipedia.org/wiki/F._Gerald_Ham ), Фрэнсис Джеральд «Джерри» Хэм (Francis Gerald "Jerry" Ham, 1930–2021), имя которого раньше не упоминалось у меня на блоге, был влиятельным американским архивистом, педагогом и одним из основоположников архивной профессии. Он занимал должность Архивиста штата Висконсин с 1964 по 1990 год и основал программу архивного образования в Университете Висконсина в Мэдисоне.
Хэм наиболее известен своей революционной статьей 1975 года в журнале «Американский архивист» (American Archivist) под названием «Передний край архивного дела» (The Archival Edge, см. http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.38.1.7400r86481128424 ). В ней призвал архивистов занять активную позицию при проведении экспертизы ценности документов, сместив акцент с простого хранения исторических документов на выборочное документирование современного общества. Он также был пионером посткастодиальной теории архивов, предсказывая, что в будущем архивисты будут управлять децентрализованными электронно-цифровыми средами хранения документов.
Ещё одно новое имя – специалист в области библиотечного дела Линн Уэстни (Lynn Westney, 1947- 2021). С 1983 она работала с справочной группе библиотеки; с 1992 стала доцентом Университета Иллинойса в Чикаго. В данном случае подразумевается её известная публикация «Внутренне присущая ценность и документы постоянного срока хранения: Дилемма обеспечения долговременной сохранности» (Intrinsic Value and the Permanent Record: The Preservation Conundrum, OCLC systems & services 23.1 (2007): 5–12, см. https://www.emerald.com/dlp/article-abstract/23/1/5/311439/Intrinsic-value-and-the-permanent-record-the?redirectedFrom=fulltext )
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-last-appraisal
