Формат JSON, варианты усиленных электронных подписей для долговременного использования и запроектированное управление документами (1)

Почему деятельность технического комитета по стандартизации ISO/TC 154 и проект стандарта ISO/AWI 14533-5 важны для управления документами и архивного дела

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 6 февраля 2026 года в социальной сети Substack.

Формат JSON редко упоминается в дискуссиях об управлении документами. Он не фигурирует ни в указаниях по срокам хранения, ни в отчётах о результатах экспертизы ценности, ни в архивных справочниках. И всё же формат JSON стал одним из наиболее распространенных контейнеров для документоподобной информации в современных системах.

Мой комментарий: Как сообщает Википедия, JSON (сокращение от англ. JavaScript Object Notation) - текстовый формат обмена данными, основанный на JavaScript (см. https://ru.wikipedia.org/wiki/JSON ).

API-интерфейсы, облачные платформы, транзакционные сервисы, журналы событий, файлы конфигурации и обмен данными в значительной степени полагаются на формат  JSON (JavaScript Object Notation). Во многих средах объекты JSON не являются вспомогательной документацией – это полноценные документы. Документы о решениях, авторизации, изменениях состояния и транзакциях всё чаще создаются, передаются и сохраняются полностью в формате JSON.

Эта реальность заставляет поставить хорошо знакомый для архивистов и специалистов по управлению документами вопрос: «Каким образом контент в формате JSON сохраняет доказательную ценность с течением времени?»

JSON-объект как документ, а не просто файл

JSON - это легковесный формат, удобочитаемый для человека и пригодный для машинной обработки. Эти характеристики объясняют его широкое распространение, но одновременно усложняют управление в долговременной перспективе. Документы в формате JSON:

• Часто создаются вне систем, ориентированных на документы;
  
  
• Их интерпретация часто зависят от схем, API-интерфейсов и/или сред исполнения в реальном времени;
  
  
• Часто встраиваются в потоки рабочих процессов, оптимизированных под нужды оперативного использования, а не с ориентацией на долговечность.

В отличие от традиционных документов, формат JSON не обеспечивает стабильность разметки и визуального представления, а также неявные границы документа. Его смысл заключается в структуре и контексте. Ввиду этого целостность и аутентичность не могут быть выведены из особенностей формы; они должны быть установлены - и впоследствии продемонстрированы - на уровне данных.

Если ожидается, что объект JSON будет использоваться как свидетельство / доказательство транзакции, утверждения или состояния системы, то обеспечение верифицируемости в длительной перспективе уже не является опцией и становится необходимым условием.

Запроектированное управление документами: реальное ограничение

Именно здесь подход запроектированного управления документами (records management by design) начинает играть решающую роль.

Идея запроектированного управления документами заключается не в добавлении средств контроля и управлении постфактум, после событий. Речь идёт об том, чтобы ключевые характеристики документа - аутентичность, целостность, надёжность и пригодность к использованию - были обеспечены в момент его создания, и это должно быть заложено в архитектуру системы и процесса.

Этот принцип заложен в стандартах Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами, таких как ISO 15489 и ISO 30301. Оба эти стандарта предполагают, что требования к документам определяются на ранних этапах проектирования и реализуются в эксплуатируемых системы, а не обеспечиваются каким-либо образом впоследствии.

Мой комментарий: Здесь упомянуты стандарты

• Стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en - стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 ).
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html , - с поправкой Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes), см. https://www.iso.org/standard/88415.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88415:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html . 
  
  В настоящее время идёт работа над новой, третьей редакцией ISO/DIS 30301  с тем же названием, см. https://www.iso.org/standard/89772.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:89772:en .

Для документов в формате JSON это создаёт жёсткую техническую границу: если информация, необходимая для верификации аутентичности во времени, отсутствует на момент создания, то ни одна используемая «вниз по потоку» система управления документами или архив не сможет надёжным образом её восстановить.

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/json-long-term-signatures-and-records 

Совещание судей судов общей юрисдикции, арбитражных и военных судов и системная цифровизация правосудия

19 февраля 2026 года прошло совещание судей судов общей юрисдикции, военных и арбитражных судов Российской Федерации. Встреча была посвящена итогам работы российской судебной системы в 2025 году и задачам на 2026 год. На совещании обсуждался в том числе и вопрос цифровизации судов.

На совещании выступил Президент РФ Владимир Владимирович Путин, который отметил, что «активно идёт системная цифровизация правосудия, что повышает эффективность и скорость рассмотрения дел, обеспечивает бо́льшую открытость судебных процедур».

«Цифровые технологии меняют всё, абсолютно всё меняют в жизни и, как мы знаем, к сожалению, используются не только во благо: их активно применяют и в преступных целях террористические, экстремистские группировки, криминальные организованные сообщества. Возникают и новые формы преступной деятельности. Так, растёт число случаев, когда цифровая валюта является средством совершения преступления, незаконным доходом либо предметом криминального посягательства. И здесь практика, ситуации, с которыми сталкиваются граждане, бизнес, зачастую не имеют системного нормативного регулирования. Жизнь, что называется, опережает право. Так всегда бывает, мы с вами тоже хорошо это знаем. Норма принимается, а жизнь ушла уже вперёд, и очень многие вещи являются уже неурегулированными. Так было всегда, особенно в периоды бурных изменений, и Верховный Суд должен своевременно реагировать, формировать единые подходы и разъяснять их судам, активно пользоваться своим правом законодательной инициативы.»

Председатель Верховного Суда Игорь Викторович Краснов в своём выступлении отметил, что «… [мы] будем активнее развивать электронное судопроизводство, применять меры к созданию в этих целях единой и удобной для всех цифровой платформы. Нельзя забывать и о вопросах кибербезопасности, все информационные системы судов должны работать бесперебойно».

И.В.Краснов сообщил, что в 2025 году в федеральные суды общей юрисдикции было подано более 12,5 миллиона обращений в электронной форме, в федеральные арбитражные суды - свыше 17,5 миллиона обращений. С 1 июля прошлого года начал применяться механизм направления в суд процессуальных документов в электронном виде и дистанционного участия в рассмотрении дел об административных правонарушениях.

«Современные технологии, в том числе созданные на базе искусственного интеллекта, позволяют решать множество прикладных задач, связанных с обработкой больших массивов данных и генерацией документов. Но их внедрение не самоцель, они лишь средство для упрощения доступа к правосудию и повышению его качества. Ими могут выступать функционирующий по принципу «одного окна» Единый портал государственных услуг, а также национальной мессенджер Max. Использование цифрового ID, электронной подписи, средств видеоконференции могло бы обеспечить безбарьерное обращение миллионов пользователей в суды всех инстанций. Кроме того, цифровые доказательства способны стать материалом для аналитики нейронных сетей, а формируемое таким образом электронное дело сократит все виды судебных издержек.»

Аппарату Верховного Суда совместно с судебным департаментом поручено изучить эту возможность, сформировать поэтапный план и алгоритм для дальнейшего масштабирования доступных технологий в интересах правосудия.

Председатель Верховного Суда также предложил «внести изменения в законодательство в части обязательности получения судебной корреспонденции физическими и юридическими лицами через аккаунт на госуслугах. В этих случаях в полной мере должны использоваться базы данных также и налоговых органов. Это существенно упростит доступ граждан к судам, исключит возможность злоупотреблений, связанных с намеренными неявками в судебное заседание, а также сократит бюджетные расходы по направлению соответствующих извещений и иных документов».

В планах Верховного Суда - создание единой и удобной для всех цифровой платформы. 

Мой комментарий: Приведенные в докладе И.В.Краснова цифры (суммарно - более 30 млн электронных обращений) демонстрируют колоссальный спрос на электронное взаимодействие. Это доказывает, что цифровизация - не бюрократическая прихоть, а насущная потребность граждан и коммерческого сектора.

Очень важная оговорка была сделана в отношении искусственного интеллекта. Председатель Верховного Суда подчеркнул, что ИИ будет использоваться для решения прикладных задач (обработка данных, генерация документов), но не для замены судий. 

Идея использования цифровых материалов для аналитики нейросетями и формирования полностью электронного дела - это конечная цель цифровизации. Её достижение позволит систематизировать судебную практику и ускорить передачу дел между инстанциями.

Совещание зафиксировало переход от точечной цифровизации к созданию целостной цифровой экосистемы правосудия. Речь идёт о глубокой трансформации, которая, в случае успешной реализации, способна сделать российскую судебную систему одной из самых технологически оснащенных и удобных для граждан, одновременно повысив ее эффективность в борьбе с новыми видами преступлений.

Источник: Сайт Президента Российской Федерации
http://kremlin.ru/events/president/news/79181 

Искусственный интеллект и «контекстные окна»… в архивах

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 20 января 2026 года в социальной сети LinkedIn.

От отдельного документа к живому делу: Реальные последствия для управления документами и архивной экспертизы ценности в Латинской Америке

Наша отправная точка: не всё является «токенами», есть ещё и оперативная память!!!

В конечном счете, разговор о «контекстных окнах» (ventanas de contexto) — это разговоры о когнитивных ограничениях, имеющих место даже в искусственных системах. Точно так же, как человеку, который может прекрасно понять отдельное письмо, для понимания всей процедуры потребуется больше информации, - так и искусственный интеллект также требует достаточно широких рамок интерпретации, чтобы не потерять смысл. В управлении документами это заставляет нас изменить постановку задачи: вопрос не только в том, сколько документов мы обрабатываем, но и в том, насколько хорошо мы придаём им контекст.

Давайте подумаем о распространённой ситуации – работе по оцифровке. ИИ способен определить подписанта, дату, тему и назначить правильную классификацию. Однако тот же самый документ, прочитанный без знания всех материалов дела, к которому он принадлежит, очень мало говорит о его реальной ценности. Здесь понятие «контекстного окна» отражает различие между чтением отдельного предложения и пониманием разговора.

Стратегическая задача, которую нужно решить, не является чисто технической: она заключается в проектировании оперативно используемой памяти с использованием архивных критериев.

Контекстные окна: от минимально приемлемых до контекстных окон архивной сложности

«Размеры» контекстных окон, представляющие собой институциональные уровни чтения, не произвольны. Каждое такое окно определяет, насколько глубоким может быть анализ и какие типы решений могут поддерживаться. В архивах, где документы всегда привязаны к процессам, это различие имеет ключевое значение.

Маленькое окно: изолированный документ

В данном случае ИИ работает как читатель отдельного документа. Меморандум, отдельное решение или краткий контракт можно проанализировать быстро и точно. Это типичный сценарий массовой оцифровки, когда на обработку поступают тысячи документов, требующих упорядочивания, классификации и базового контроля качества.

На этом уровне ИИ обеспечивает эффективность оперативной работы - он помогает документу «правильно войти» в систему. Но просить его оценить ценность отдельного документа - это всё равно, что просить кого-то решить судьбу дела, прочитав из него только один документ. ИИ в данном случае выполняет те задачи, для которых он был создан, и в этом лежит его полезность.

Среднее окно: набор документов

Ситуация меняется, когда ИИ может проанализировать согласованный набор данных - например, частичную историю трудоустройства или материалы завершённой административной процедуры. В этом случае Вы читаете уже не отдельные документы, и Вы начинаете распознавать закономерности. Следует обращать внимание на то, какие документы повторяются, какие имеют существенное значение, а какие появляются только по привычке.

Например, в процессе работы с договорами ИИ может идентифицировать фактические этапы процедуры, выявить избыточные приложения и выделить документы, выполняющие сходные функции. ИИ здесь не принимает окончательных решений, а обеспечивает технические аргументы, способствующие работе групп, проводящих экспертизу ценности. Это уровень, на котором ИИ перестает быть простым помощником и становится надёжной аналитической опорой.

Широкое окно: дело целиком

Когда контекстное окно позволяет Вам проанализировать дело целиком – например, полную историю трудоустройства или все материалы судебного процесса – в таком случае ИИ способен увидеть историю документа. Вы не только видите, какие документы существуют, но и то, как развивался процесс, какие решения стали поворотными моментами и какие документы действительно имеют доказательную или историческую ценность.

Например, в случае обширной истории трудоустройства ИИ может помочь отличить основные документы (назначения, ключевые административные акты) от вспомогательных документов, которые накапливаются по инерции. Это не заменяет работу архивиста, но уменьшает шум, ускоряет анализ и обеспечивает техническую возможность отслеживания причин, по которым предлагается сохранить или удалить определённые документы.

Контекстное окно и экспертиза ценности документа: то место, где в управлении документами и в архивном деле всё поставлено на карту

Экспертиза ценности документов всегда учитывала контекст. Один и тот же документ может быть как тривиальным, так и критически важным, в зависимости от дела, к которому он принадлежит. Контекстные окна позволяют эту реальность увидеть наглядно: без достаточного контекста невозможно проведение надёжной экспертизы ценности.

Это особенно актуально в контексте Латинской Америки, где велико давление, связанное с необходимостью корректно установить юридическую и доказательную ценность. ИИ, работающий с маленькими контекстными окнами, способен поддерживать выполнение лишь предварительных задач. Используя средние окна, уже можно поддерживать обсуждения в комиссиях и комитетах. Благодаря большим окнам ИИ может предоставить аналитические данные, подкрепляющие технические заключения. Просить большего, чем позволяет получить знание контекста, - это не новаторство, а импровизация.

Токены, контекст и затраты: разговор, который должен стать более зрелым

Расширение контекстного окна означает большее число токенов (единица измерения объёма знаний в моделях ИИ – Н.Х.) и, да, большие затраты. Но оно также подразумевает меньшее количество ошибок при оценивании, меньшие объёмы неоправданно длительного хранения и принятие более обоснованных решений. В архивах, где за ошибки приходится расплачиваться спустя годы, к этой взаимосвязи нужно подходить «с холодной головой».

Анализ полной истории занятости стоит дороже, чем анализ работы на отдельной должности, но принятие неправильного решения, касающегося истории занятости, может привести к судебным разбирательствам, повторной обработке или утрате институциональной памяти. Когда это будет осознано, ИИ перестанет рассматриваться как технологические затраты и начнет восприниматься как инструмент обеспечения качества принимаемых решений.

Необходимое предупреждение…

Искусственный интеллект не упрощает архивирование; его использование приходит к потребности в большей ясности, заставляя нас лучше формировать дела, упорядочивать серии документов и мыслить в контексте. И это для нас не угроза, а возможность укрепить дисциплину.

При правильном использовании ИИ не принимает решения за нас, а помогает нам принимать более правильные решения и оставляет свидетельства / доказательства того, почему именно такое решение было нами принято.

Данная статья написана не для того, чтобы «убедить» себя применять искусственный интеллект при обработке дел, - а для того, чтобы лучше использовать те инструменты, что уже начинают внедряться. Контекстные окна заставляют нас принимать осознанные решения: какие документы следует анализировать совместно, какой уровень глубины нам нужен и какие типы решений мы готовы подкрепить техническими доказательствами. Предложение здесь простое и в то же время требовательное: перестаньте спрашивать, полезен ли ИИ для управления документами, и начните обсуждать, как, в какой степени и в соответствии с какими институциональными критериями мы его используем. На каком уровне контекста находятся сегодня Ваши архивы? Какие решения принимаются на основе фрагментированной информации? Давайте начнём этот разговор.

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/inteligencia-artificial-y-ventanas-de-contexto-en-los-gonzalez-f--q53ke/ 

Минздрав России направил разъяснения по вопросу закрытия листков временной нетрудоспособности с использованием национального мессенджера

Министерство здравоохранения Российской Федерации в своём письме от 26 декабря 2025 г. №18-0/И/2-25982 сообщило, что, во исполнение пункта 9 перечня поручений Председателя Правительства Российской Федерации М.В. Мишустина по итогам совещания по вопросу «О многофункциональном сервисе обмена информацией» от 28 октября 2025 г. №ММ-П10-40556, - оно направило разъяснения по вопросу возможности проведения экспертизы временной нетрудоспособности с целью закрытия листков временной нетрудоспособности при оказании медицинской помощи с применением телемедицинских технологий с использованием национального мессенджера. 

Это сделано с целью доведения их до медицинских организаций субъектов, находящихся на территории субъектов РФ и имеющих в соответствии с законодательством РФ о лицензировании лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности, для учета в работе.

Ведомство отметило, что в соответствии со статьей 36.2 федерального закона от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и «Порядком организации и оказания медицинской помощи с применением телемедицинских технологий», утвержденным приказом Минздрава России от 11 апреля 2025 г. №193н, телемедицинские технологии могут применяться при дистанционном взаимодействии медицинских работников с пациентами или их законными представителями, в том числе в целях оценки эффективности лечебно-диагностических мероприятий, наблюдения за состоянием здоровья пациента, а также принятия решения о необходимости проведения очного приема врача (осмотра, консультации).

«Порядок» устанавливает, что при проведении экспертизы временной нетрудоспособности с целью закрытия листка временной нетрудоспособности, лечащий врач отражает в медицинской документации гражданина сведения о состоянии здоровья гражданина, а также обосновывает отсутствие необходимости дальнейшего освобождения от работы и закрытие листка нетрудоспособности.

Таким образом, лечащий врач имеет право применять телемедицинские технологии с использованием национального мессенджера в целях оценки состояния здоровья, в том числе при проведении экспертизы временной нетрудоспособности, и в случае подтверждения восстановления трудовой функции пациента закрыть лист нетрудоспособности в соответствии с приказом Минздрава России от 23 ноября 2021 г. №1089н «Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации».

При необходимости уточнения состояния гражданина в целях определения его способности осуществлять трудовую деятельность, лечащим врачом принимается решение о необходимости очного осмотра.

Кроме того, закрытие листков нетрудоспособности с применением телемедицинских технологий с использованием национального мессенджера возможно при формировании листка по уходу за больным членом семьи, а также при карантине и при угрозе распространения заболеваний, представляющих опасность для окружающих.

Мой комментарий: Данное письмо Минздрава является разъясняющим документом, в котором уточняется порядок применения действующего законодательства в сфере телемедицины и экспертизы временной нетрудоспособности.

Письмо ссылается на недавно принятые подзаконные акты (приказы Минздрава №193н и №195н от 11 апреля 2025 г.), что говорит о завершении формирования нормативной базы для широкого внедрения телемедицины в широкую практику.

Акцент сделан на использовании национального мессенджера, что продиктовано требованиями импортозамещения и обеспечения защиты персональных данных - однако не уточняется, какой именно мессенджер считается «национальным». Также есть риск, что в некоторых регионах техническая база и/или покрытие интернетом могут быть недостаточными.

Минздрав отдельно оговаривает, что такой порядок действует не только для лечения самого пациента, но и для листков нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи, а также при карантине. Это важный шаг для снижения социальной напряженности и нагрузки на поликлиники в период эпидемий.

Закрытие больничного требует подтверждения «восстановления трудовой функции». Через видеозвонок сложно оценить некоторые параметры состояния пациента. Решение полностью ложится на врачебную интуицию и добросовестность пациента.

Для реализации на практике потребуется обеспечить врачей качественным оборудованием (камеры, гарнитура) и стабильным доступом в интернет для проведения видеоконсультаций; а также разработать внутренний регламент (порядок) проведения телемедицинских консультаций с целью закрытия больничных листов, чтобы обеспечить единообразие действий сотрудников медицинских учреждений.

Важно при проведении приема тщательно заполнять медицинскую документацию. В карте (истории болезни) должно быть всё четко отражено - это защитит врача в случае возможных споров. Документация должна быть достаточно подробной, чтобы у проверяющих органов (СФР, Росздравнадзор, прокуратура) не возникло сомнений, что осмотр состоялся и был полноценным. При малейшем сомнении в выздоровлении пациента (неубедительные ответы, плохое качество видео, жалобы) пациента обязательно следует направлять на очный прием.
Помимо записей в карте, крайне важно сохранить доказательства того, что разговор с пациентом состоялся, а его личность была подтверждена. Варианты (в зависимости от возможностей используемой информационной системы) здесь следующие:

• Запись видео-звонка. Должен быть регламентирован порядок хранения таких записей (сроки, доступ, уничтожение);
  
  
• Скриншоты экрана. Если запись запрещена или технически невозможна, можно делать скриншоты ключевых моментов: кадр с лицом пациента (для идентификации), кадр с демонстрацией документа (если применимо). Скриншоты сохраняются в системе или включаются в электронную карту;
  
  
• Логи соединений - автоматические отчеты системы о том, кто, с кем, когда и сколько по времени общался. Логи должны храниться в медицинской информационной системе и быть доступными для выгрузки в случае необходимости.

Успешное и безопасное закрытие больничного через телемедицинские системы на 50% зависит от клинического решения врача и на 50% — от качества его документального оформления. 

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=526509