Вопрос уничтожения (удаления) персональных данных (ПДн) в соответствии с требованиями европейского закона о защите персональных данных GDPR – один из тех, которые организации часто неправильно понимают, неверно интерпретируя его в совершенно противоположных направлениях.
Мой комментарий: Речь идёт о европейском законе о защите персональных данных - об «Общих правилах защиты персональных данных» (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation)), см. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1532348683434&uri=CELEX:02016R0679-20160504
Некоторые паникуют и пытаются удалить все и сразу. Другие прячутся за ширмой юридической осторожности и вообще ничего не удаляют. Оба подхода упускают суть требований закона.
Думаю, каждый знаком с какой-нибудь организацией, которая удалила все сообщения электронной почты с серверов, и с такой, что боится удалять что-либо вообще.
Закон GDPR не требует уничтожения всех следов персональных данных. Он требует обдуманного подхода. Удаляйте персональные данные из используемых для повседневной деятельности оперативных систем, когда они больше не нужны для их функционирования. Однако если имеется законное основание для сохранения определенных документов, то храните только то, что необходимо, под более строгим контролем и для чётко определённой цели.
Это различие имеет большое значение - очень большое.
Настоящий вопрос не в том, должны ли персональные данные полностью исчезать в каждом случае. Он заключается в том, способны ли Вы чётко разграничить:
- то, что по-прежнему необходимо для оперативной работы,
- то, что необходимо сохранить в качестве доказательств, и
- то, что просто следует удалить?
Именно здесь многие организации сталкиваются с трудностями.
Право на удаление ПДн не является абсолютным
На статью 17 закона GDPR «Право на удаление (право быть забытым)» часто ссылаются как на универсальное обоснование удаления ПДн, однако это не так.
Сам закон ясно говорит, что имеются явные исключения из право на удаление ПДн. Два из них особенно важны на практике:
- Те случаи, когда сохранение ПДн необходимо для исполнения законодательно-нормативных требований;
- Те случаи, когда сохранение ПДн необходимо для установления, реализации или защиты законных прав и юридических претензий.
Помимо этого, принцип подотчетности никуда не исчезает из-за поступления запроса на удаление ПДн. Если Вам необходимо подтвердить исполнение законодательно-нормативных требований, сохранить доказательства, поддержать проведение аудита или защитить свою претензию, то Вам вполне может потребоваться сохранение определенных документов - не потому, что это удобно; и не потому, что проведение уничтожения ПДн требует усилий; в ввиду того, что существует определенная правовая основа и определенная цель для такого сохранения.
Именно такой подход является защитимым
Ошибочность отношения к вопросу удаления как к бинарному выбору
На практике многие организации решают вопрос удаления ПДн, исходя из ложного выбора:
- или мы удаляем всё,
- или мы храним всё на всякий случай.
Это совершенно неправильный подход. Есть вариант получше, который к тому же более прост. Следует:
- Сократить или удалить персональные данные из оперативных систем,
- Сохранять в ином месте только минимально необходимые доказательства,
- Разместить эти доказательства в архиве с ограниченным доступом и с более строгими мерами контроля и управления,
- Применять в отношении документов архива указания по срокам хранения и действиям по их истечении, а также приостанавливать/возобновлять уничтожение документов, имеющих отношение к судебным разбирательства и расследованиям,
- Автоматически удалять документы по истечении срока их хранения.
Мой комментарий: С моей точки зрения, первую и последнюю рекомендацию следует применять с осторожностью. Во-первых, целостность и аутентичность электронных документов часто проще всего доказать в случае оспаривания, если они по-прежнему находятся в той информационной системе, в которой они были созданы или получены – здесь можно положиться на взаимосвязь деловых документов, на журналы аудита системы, на показания ИТ-специалистов о надлежащем функционировании системы и на иные косвенные доказательства (довольно часто мы это наблюдаем в отечественной судебной практике). Стоит вывести документ из «родной» системы (например, из системы электронной почты), и его часто становится куда легче оспорить.
Во-вторых, выборочное удаление данных технически не всегда может быть возможно. Например, необдуманное удаление части данных из базы данных может разрушить её логическую структуру и сделать базу данных неработоспособной. Также может быть невозможно удалить ПДн, если они были зафиксированы в системе на основе технологий блокчейна и распределенных реестров, или же в системе, использующей носители информации однократной записи.
Во-третьих, автоматическое удаление – довольно опасная штука, особенно в неопытных или злонамеренных руках. Не случайно в российской практике перед уничтожение документов проводится экспертиза их ценности с привлечением всех основных заинтересованных сторон. Достаточно часто бывает так, что к моменту истечения первоначально установленного срока хранения ценность документов определенной категории (или относящихся к специфическому вопросу, контрагенту, операции) изменяется, и их сроки хранения могут быть продлены.
Этот подход гораздо ближе к логике самого закона GDPR.
Закон GDPR построен на идеях ограничения целей обработки, минимизации ПДн ограничении длительности хранения ПДн и обеспечения подотчетности. Это означает, что не следует хранить ПДн в эксплуатационной среде только потому, что они могут когда-нибудь пригодиться. Но это также означает, что не следует уничтожать доказательства, которые по закону Вы по-прежнему обязаны хранить.
Таким образом, ответ не формулируется как «хранить либо удалять». Ответом будет: «разделять, минимизировать, ограничивать и обеспечивать стратегическое управления».
(Окончание следует)
Фредерик Россель (Frederik Rosseel)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/gdpr-right-erasure-delete-what-you-should-from-keep-must-rosseel-2gfdc/
