Когда управление документами «играет без тренера»

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 9 мая 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Независимая архитектура (arquitectura desacoplada), правила игры и электронные доказательства в период чемпионата мира по футболу

Каждые четыре года внимание всего мира и все разговоры переключаются на футбол. Обсуждаются тактические схемы, жёсткий прессинг, линии защиты, переходы, владение мячом и чтение игры. Интересно то, что организации сталкиваются с теми же самыми проблемами… но в тишине.

Ведь организация тоже каждый день «играет в игры» определённого рода: она создаёт доказательства, перемещает информацию, координирует технологические системы, зависит от правил и нуждается в прослеживаемости. И организация проигрывает «институциональные чемпионаты», когда импровизирует свою документную архитектуру.

Разница в том, что в футболе ошибки отражаются на табло. В управлении документами ошибки часто всплывают спустя годы: фрагментированные дела, неполные доказательства, документы без контекста, отсутствующие метаданные, неспособные обмениваться информацией системы и хранилища, превратившиеся в цифровые кладбища.

И здесь аналогия с футболом перестает быть просто забавной и становится мощной технической метафорой.

Независимая архитектура управления документов (arquitectura documental desacoplada) подобна хорошо натренированной команде: каждый игрок понимает свою позицию, каждая линия имеет чёткие обязанности, и никто не пытается взять на себя чужую роль. Проблема заключается не в потере мяча, а в непонимании того, кому следует дать пас.

Наиболее распространенная ошибка - это вера в то, что каждая система должны делать всё сама

Система корпоративного планирования ресурсов (Enterprise Resource Planning, ERP) хочет решать задачи системы управления электронными документами (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA). Система управлению деловыми процессами (Business Process Management, BPM) хочет управлять делами. Хранилище документов хочет управлять процессами. В итоге система управления документами порой оказывается вратарём, играющим на позиции нападающего.

С точки зрения корпоративной архитектуре, применительно к управлению документами, такое положение дел называется функциональной взаимозависимостью (acoplamiento funcional, англ. functional coupling – в данном контексте можно даже говорить о «функциональном дублировании» - Н.Х.). И последствия являются катастрофическими: доказательства рассеяны, документы создаются без использования единых правил, метаданные теряют синхронизацию, а прослеживаемость зависит от последующих интерпретаций.

Не каждое касание мяча является официальным игровым моментом, и не каждый PDF-файл является доказательством

Многие организации путают: 

• электронный архивный документ - с электронным документом, 
  
  
• захват - с обеспечением долговременной сохранности,
  
  
• хранение документов - с управлением документами, 
  
  
• возможность экспорта - с интероперабельностью.

В футболе существует огромная разница между касанием мяча, созданием игровой ситуации и забитым голом, подтверждённым системой видеофиксации. То же самое верно и в управлении документами.

Транзакционные данные не обязательно являются документом. Документ не обязательно является доказательством. А доказательства без контекста могут оказаться юридически бесполезными.

Вот почему с самого начала должны существовать правила: разрешённые форматы, минимальные метаданные, связанные с документами события, классификация, сроки хранения, аутентичность и механизмы обеспечения долговременной сохранности - все на основе Распоряжения AGN 001/2024 и в соответствии с международными стандартами ISO 15489, ISO 14721 (OAIS) и ISO 27001.

Мой комментарий: Здесь упоминается Распоряжение Национальных Архивов Колумбии AGN № 001 от 29 февраля 2024 года «Об утверждении Единого соглашения об архивных функциях; об определении технических и правовых критериев его реализации в рамках Колумбийского государства; и об установлении иных положений» (Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones, https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-no-001-del-2024/ ).

Это необходимо потому, что обеспечение долговременной сохранности начинается не после окончания игры, а с момента начала матча.

Каталог допустимых форматов организации - не технический перечень, а официальный «свод правил для чемпионата по документам»

Каталог допустимых форматов организации определяет, какие форматы могут использоваться, какие пригодны для целей обеспечения долговременной сохранности, какие - для обмена информацией, какие - для подписания электронными подписями, и какие - обеспечивают доступность. Игроки чемпионской команда не играют по одиннадцати разным наборам правил.

Система управления документами (SGDEA) не должна одновременно выполнять функции нападающего, защитника и арбитра

Функции системы управления документами больше похожи на функции тренера: обеспечение правил, прослеживаемости, порядка, неизменности и целостности документов. В то время как основные деловые системы «ведут игру», система управления документами гарантирует, что доказательства сохранятся на протяжении всего турнира.

Худшие поражения в «игре с документами» проявляют себя спустя годы после игры

В течение длительного периода может казаться, что зависимые архитектуры вполне неплохо работают. Однако, когда начинается аудит, судебный процесс, передача документов или проект обеспечения долговременной сохранности, - реальность берет свое: восстановление дел оказывается невозможным, выявляются документы без контекста, потерянные метаданные и необратимые технологические зависимости.

И именно тогда организация обнаруживает, что играла весь турнир без центрального защитника…

Для управления документами существует своя «система видеофиксации», известная как «прослнеживемость»

Прослеживаемость не заменяет процесс, не исправляет «импровизации» и не изобретает утраченный контекст. Она просто позволяет продемонстрировать, кто и что сделал, когда, по каким правилам и с какими доказательствами. Когда прослеживаемость зависит от импровизированных интеграций или «закрытых» архитектур, институциональный риск перестает быть технологическим и становится юридическим.

Заключительные размышления

Чемпионат мира по футболу напоминает нам о чем-то чрезвычайно ценном: чемпионство выигрывается не только одним талантом. Оно выигрывается благодаря дисциплине, тактической осведомленности, чётким правилам, долгосрочному видению и коллективной архитектуре, способной поддерживать качество игры под давлением.

Управление документами сталкивается с точно такой же проблемой, потому что в конечном итоге сохранение институциональных доказательств - это не просто вопрос хранения дел и документов. Это обеспечение того, чтобы через двадцать лет организация все еще могла реконструировать ход всей своей игры.

Есть ли у Вашей архитектуры управления документами свой «тренер» - или же она является результатом импровизации с одиннадцатью системами, играющими без единого плана на игру?

Если вам необходимо провести диагностику Вашей архитектуры управления документами документации с использованием стандартов ISO 15489, ISO 14721 и Распоряжения AGN 001/2024, свяжитесь со мной через WhatsApp или оставьте свой комментарий под этим постом.

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/cuando-la-gesti%C3%B3n-documental-juega-sin-director-jhon-a-gonzalez-f--zu90e/ 

Эксперимент по регистрации находящихся за рубежом граждан РФ в системе индивидуального (персонифицированного) учета, получения ими УКЭП и государственных услуг

Правительство Российской Федерации постановлением от 16 июня 2026 года №752 утвердило «Положение о проведении эксперимента по реализации возможности регистрации граждан Российской Федерации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, получения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей гражданами Российской Федерации за пределами Российской Федерации и предоставления им государственных и иных услуг».

Мой комментарий: Раннее с 1 ноября 2024 года по 31 декабря 2025 года Правительство РФ проводило аналогичный эксперимент в 4 странах. Постановлением от 23 октября 2024 года №1418 было утверждено «Положение о проведении эксперимента по реализации возможности получения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей гражданами Российской Федерации за пределами Российской Федерации».

Эксперимент по реализации возможности регистрации граждан Российской Федерации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, получения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей гражданами России за пределами РФ и предоставления им государственных и иных услуг будет проводиться с 1 июля 2026 г. по 31 декабря 2027 г.

Эксперимент будет проводиться на территориях Республики Армения, Социалистической Республики Вьетнам, Республики Индии, Республики Индонезии, Республики Казахстан, Киргизской Республики, Китайской Народной Республики, Малайзии, Объединенных Арабских Эмиратов, Республики Сербии, Турецкой Республики и Республики Узбекистан (п.2 Постановления).

В целях проведения эксперимента в иностранных государствах идентификация заинтересованных граждан РФ, организация предоставления им государственных и иных услуг по принципу «одного окна» и выдача им квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей проводятся аккредитованным удостоверяющим центром - уполномоченной организацией в помещениях дочерних, зависимых обществ, филиалов (представительств) хозяйственного общества, учредителем которого является уполномоченное Министерством иностранных дел Российской Федерации и находящееся в его ведении государственное унитарное предприятие, оказывающее на основании части 6 статьи 16 Федерального закона «Консульский устав Российской Федерации» содействие консульским учреждениям и консульским отделам дипломатических представительств РФ в целях совершения отдельных консульских действий, осуществления отдельных полномочий в части приема документов заявителей, а также представительств Федерального агентства по делам Содружества Независимых Государств, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству (п.5).

Эксперимент проводится в целях создания комфортной среды для граждан России, находящихся за рубежом, при реализации их прав и обязанностей по осуществлению юридически значимых действий при взаимодействии по месту их пребывания с органами и организациями России, включая обращение за получением государственных и иных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (п.2 Положения).

Участниками эксперимента являются (п.3):

• Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД РФ);
  
  
• Дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации;
  
  
• Федеральное агентство по делам Содружества Независимых Государств, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству и его представительства;
  
  
• Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации;
  
  
• Физические лица - граждане РФ, заинтересованные в регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, получении квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также в получении государственных и иных услуг (далее - заявители), - на добровольной основе;
  
  
• Хозяйственное общество, учредителем которого является уполномоченное Министерством иностранных дел РФ и находящееся в его ведении государственное унитарное предприятие, оказывающее через его дочерние, зависимые общества, филиалы (представительства) на территориях иностранных государств содействие консульским учреждениям и консульским отделам дипломатических представительств Российской Федерации на основании части 6 статьи 16 Федерального закона «Консульский устав Российской Федерации» в целях совершения отдельных консульских действий, осуществления отдельных полномочий в части приема документов заявителей - на добровольной основе;
  
  
• Аккредитованный удостоверяющий центр - акционерное общество «Аналитический Центр» (далее - удостоверяющий центр) на добровольной основе;
  
  
• Государственное бюджетное учреждение Нижегородской области «Уполномоченный многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг на территории Нижегородской области» - на добровольной основе.

Идентификация заявителей с целью оказания государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (п.9).

Идентификация заявителей с целью выдачи им квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей осуществляется при их личном присутствии в соответствии с законодательством РФ, регулирующим отношения в области использования электронных подписей.

Проверка подлинности документов и достоверности сведений, представленных заявителями, а также изготовление квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей осуществляются удостоверяющим центром на территории РФ по запросам, поступающим по защищенному каналу связи с использованием средств криптографической защиты информации. Передача файлов квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей осуществляется по тому же защищенному каналу связи (п. 10).

Передача носителей информации, используемых для записи ключа электронной подписи и квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, из удостоверяющего центра для последующей выдачи их заявителям осуществляется посредством каналов Министерства иностранных дел РФ через дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации (п.11).

Мой комментарий: Техническая схема эксперимента построена на двух ключевых этапах:

• Передача данных по защищённому каналу (запрос на изготовление сертификата в Россию);
  
  
• Физическая пересылка носителей с готовыми ключами через дипломатическую почту МИД.

Физическая пересылка носителей через каналы МИД - это длительный процесс (дни или недели). Для заявителя это означает, что ему придется посетить пункт приема как минимум дважды: для подачи заявления и для получения токена. В постановлении не предусмотрены альтернативные способы передачи данных, и если защищённый канал МИД по каким-либо причинам не будет работать, то выдача сертификатов остановится полностью.

 Источник: Консультант Плюс
 https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=537262

Ориентированное на доказательства управление документами не создает информационные активы - но у нас всё же есть способ такие активы создавать

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 30 мая 2026 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Наилучшая аналогия, которую я смог придумать для имеющей доказательную ценность информации (это то, к чему мы обычно сводим документы), - это ключи от замков.

Когда мы имеем дело со свидетельствами / доказательствами имевши место в прошлом транзакций, каждая документ представляет собой ключ от конкретного замка. Если мы не собираемся открывать этот конкретный замок, то ключ не имеет никакой ценности.

Это реальная проблема в случае, если мы хотим говорить об информационных активах.

Хотя определение «актива» варьируется в зависимости от того, в какой финансовый или бухгалтерский стандарт Вы заглянете, все они сходятся в одном: существует ожидание получения деловой отдачи в будущем.

Проблема для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] заключается в том, что когда в центре внимания нашей управленческой деятельности находятся ключи от замков, которые никто никогда не собирается открывать снова, то нет и ожидания получения отдачи в будущем - поэтому это и не актив.

Это не значит, что работа с доказательствами бесполезна - она полезна и даёт отдачу.

Это значит, что нам нужно быть очень осторожными в том, как мы говорим обо всём этом и как продумываем путь к достижению цели.

Когда никто помимо нас не считает, что определённая информация будет полезной в будущем, то разговоры о ней как о суперценном активе не сделают её ни активом, ни суперценным -  а лишь продемонстрируют нашу оторванность от остальной части организации. Отрыв от реальности означает конец продуктивных разговоров с остальной частью организации и конец нашей эффективности, - потому что наша работа требует от людей следования определенным моделям поведения; и если они не станут нас слушать, то мы не сможем заставить их измениться.

Так что же нам делать по-другому?

На личном опыте я обнаружил, что гораздо продуктивнее сосредоточить внимание на двух областях - на затратах, которых можно избежать, и на мета-документах, которые действительно являются активом.

Всегда есть такие затраты, которых можно избежать, используя более согласованную и организованную информацию. В большинстве случаев затраты не видны сотрудникам, поскольку они просто являются частью того, как они работают. Способствование осознанию этих затрат - в основном затрат на поиск информации, связанных с тем, что сотрудники хранят её по-разному или же в форматах, затрудняющих её использование, - может оказать куда большее влияние на желание изменить информационное поведение, чем любые разговоры по поводу информационных активов. «Информационные активы» слишком абстрактны. Затраты тоже абстрактны, но они гораздо менее абстрактны, и в большинстве случаев затраты, о которых мы говорим, легко устранить - как только руководитель оказывается способен их увидеть.

Мета-документы (meta-records) представляют собой реальные информационные активы. Это понятие охватывает всю информацию, касающаяся событий, отражённых в многочисленных документах. Выявить их несложно: всё, что нужно сделать, это найти нетранзакционные электронные таблицы, которые создаёт Ваша организация. Почти всегда они представляют собой информацию, созданную для понимания состояния организации в определённый момент времени. 

Мой комментарий: По сути дела, Мелроуз говорит о том, чтобы специалисты по управлению документами взяли на себя ответственность за создание на основе первичных учётных документов и поддержание в актуальном состоянии (возможно, с использованием автоматических средств и концепции «запроектированного управления документами») полезных для деловых подразделений организации синтетических документов. 

В такой идее есть ценное зерно, но, с моей точки зрения, пойти по такому пути прямо сейчас – значит пойти на прямую конфронтацию с представителями других специальностей и подразделений, ведь речь идёт о попытке отнять у них их работу и их «кусок хлеба» … Хотя кто знает – грядущие перемены, включая внедрение ИИ и сокращение вследствие этого рабочих мест, могут создать условия, в которых предлагаемый Мелроузом подход окажется востребованным.

Они являются управленческой информацией - информацией для руководителей и сотрудников, стремящихся организовать работу. Зачастую их создание требует огромных усилий, однако руководители готовы пойти на это, потому что это ключи от двери, которую они хотят открывать каждый раз, приходя в офис. Мета-документы помогают им понизить сложность своей работы до уровня, когда работа становится управляемой, и избавляют от необходимости постоянно пытаться осмыслить свою работу с помощью собственной памяти - чего совершенно невозможно сделать. 

Для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] ценность мета-документов заключается в том, что автоматизация их создания является огромным источником деловой отдачи и, как правило, требует наличия действительно согласованной транзакционной информации.

Суть здесь в том, что мы не просим сотрудников изменить своё поведение ради того, чтобы создать ключ от замка, который никто никогда не собирается открывать. Мы просим сотрудников измениться таким образом, чтобы это изменение напрямую приносило им пользу - чтобы создавать информацию, которая является для них непосредственно используемым активом.

Существуют реальные проблемы, препятствующие включению в работу такого типа. 

Во-первых, нам нужно несколько менее прямолинейно думать о конечном результате, который мы хотим получить, и это часто неприемлемо для наших организаций - это не та роль, выполнение которой они от нас ожидают, и нам нужно заново обговорить и согласовать свою роль, прежде чем мы сможем её выполнять. 

Это также сложно с профессиональной точки зрения - мы ведь хотим внедрять наилучшие практики, а такой подход задерживает переход на такие практики, создавая промежуточный этап, который не представляет собой наилучшую практику. Это означает, что мы откладываем получение собственной профессиональной удовлетворенности в ситуации, когда кажется, что лучше, быстрее и проще просто навязать наилучшие практики - даже если им никто не станет следовать. 

Кроме того, такой подход требует бесконечных усилий на то, чтобы добиться лучших результатов, и бесконечное количество работы остаётся незавершенной, что очень некомфортно (а для согласованного управления требуется множество мета-документов / информационных активов / электронных таблиц). Поэтому нам нужно пересогласовать с сами собой то, как мы исполняем свою роль.

Лично я, однако, не вижу иного продуктивного способа двигаться вперед.

Мы можем продолжать говорить об информации, которую никто другой не считает ценным активом, и оставаться оторванными от наших организаций.

Или же мы можем изменить свою деятельность таким образом, чтобы она порождала информацию, которую все считают ценным активом - и тогда мы, возможно, получим необходимую нам поддержку, потому что от этого действительно получают отдачу все остальные.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/evidentially-focused-information 

ИСО: Открыто публичное обсуждение проекта стандарта ISO/DIS 25244 «Показатели эффективности работы архивов»

23 июня 2026 года сайты Международной организации по стандартизации (ИСО) и Британского института стандартов сообщили о начале публичного обсуждения проекта стандарта ISO/DIS 25244 «Информация и документация - Показатели эффективности работы архивов» (Information and documentation — Performance indicators for archives) объёмом 56 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/89553.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:89553:en . Публичное обсуждение продлится до конца августа 2026 года.

Документ подготовлен подкомитетом SC8 «Качество - Статистика и оценка характеристик» (Quality - Statistics and performance evaluation) технического комитета ИСО TC46 «Информация и документация». О работе над ним я уже рассказывала на блоге здесь: http://rusrim.blogspot.com/2025/11/isocd-25244.html 

Стандарт разрабатывался в качестве продолжения стандарта ISO 24083:2021 «Информация и документация – Международная архивная статистика» (Information and documentation - International archives statistics, см. https://www.iso.org/standard/77765.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:77765:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/05/iso-240832021.html – Н.Х.).

До 16 августа 2026 года есть возможность индивидуально принять участие в публичном обсуждении данного стандарта на сайте Британского института стандартов (BSI) по адресу  https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2024-02324 (при условии регистрации на сайте).

Веб-страница публичного обсуждения на сайте BSI

Во вводной части стандарта отмечается:

«Настоящий международный стандарт описывает методы мониторинга эффективности деятельности архивов и архивных служб.

Ключевыми частями данного документа являются раздел 3 «Термины и определения» и (очень объёмное – Н.Х.) Приложение А. 

Раздел 3 содержит определения большинства элементов, образующих архивы и архивные службы; эти определения приведены исключительно для использования в статистических целях. 

Приложение А специфицирует, каким образом можно рассчитать и использовать каждый рекомендуемый показатель эффективности. Для получения полной картины пользователям необходимо ознакомиться с обоими этими разделами.

… Данный международный стандарт содержит рекомендации для архивного сообщества по сбору и представлению статистических данных для следующих целей:

• Стратегическое планирование и внутреннее управление архивами;
  
  
• Агрегирование и сопоставление статистических данных об оперативной работе и эффективности на региональном, национальном и международном уровнях;
  
  
• Представление, где это требуется, отчетности заинтересованным сторонам, таким как финансирующие учреждения, органы надзора, внутренние органы стратегического управления, а также политикам, исследователям и широкой общественности;
  
  
• Продвижение роли архивов и их ценности для развития обучения и исследований, образования и культуры, социальной и экономической жизни, для расширения знаний организаций и для поддержки инноваций;
  
  
• Совершенствование управления процессами, укрепление прозрачности, поддержка хорошего стратегического управления и способствование цифровой трансформации.

Данный документ неприменим в отношении центров хранения документации (records centres), управляющих документами, которые, с правовой точки зрения, всё ещё находятся на ответственном хранении в создавшей их организации, даже если они располагаются там же, где и архивы. 

При применении данного документа в отношении архивов, которые также выполняют функции управления документами, - архивы могут исключить статистические данные, относящиеся к этим функциям. К ним относятся показатели, касающиеся фондов, их использования и обеспечения сохранности, финансирования и расходов, помещений и инфраструктуры, а также персонала и управления. 

Документ не содержит исчерпывающего списка видов и категорий архивов. 

При определении показателей эффективности может оказаться необходимым принять во внимание обстоятельства и особенности деятельности архивов, не рассматриваемые в данном документе.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения 
4. Функции архивов, типы архивов и критерии качества для архивов
5. Показатели эффективности работы архивов

5.1. Общие положения
5.2. Критерии для показателей эффективности работы архивов
5.3. Использование показателей эффективности работы архивов
5.4. Выбор показателей эффективности работы архивов
5.5. Сопоставимость результатов
5.6. Структура описания показателей эффективности

6. Перечень показателей эффективности работы архивов
Приложение А (нормативное): Описание и вычисление показателей эффективности

A.1. Информирование о деятельности и ценности архивов
A.2. Вовлечение и удовлетворенность посетителей
A.3. Описание коллекций (фондов)
A.4. Оцифровка коллекций (фондов)
A.5. Обеспечение сохранности коллекций (фондов)
A.6. Оказание услуг
A.7. Образовательно-учебные мероприятия
A.8. Исследования
A.9. Управление
A.10. Показатели эффективности для архивов, выполняющих функции регуляторов

Библиография

Источники: сайт ИСО / сайт BSI
https://www.iso.org/standard/89553.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:89553:en 
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2024-02324