(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/02/3-2_01957553945.html )
Одной из основных работ, посвященных рискам для документов, является статья Дэвида Бермана (David Bearman) «Рискованные ситуации: Выявление угроз для электронных документов» (Moments of Risk: Identifying Threats to Electronic Records, объёмом 32 страницы, см. https://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/view/12912/14148 ).
Хотя эта статья, как предполагается, ориентирована на электронные документы, я считаю, что изложенные в ней соображения вполне справедливы и в отношении аналоговых документов: например, перенос с одного носителя на другой – это идеальная ситуация для утраты / неправильного размещения документов.
1. Что такое «рискованные ситуации»?
«Рискованные ситуации» (или «моменты риска» - moments of risk) – это ключевые переходы между различными состояниями или системами в течение жизненного цикла электронного документа, когда его целостность и аутентичность подвергаются наибольшей угрозе.
Мой комментарий: Формулировка в статье Бермана следующая: «Широко признано, что электронные документы подвергаются наибольшему риску утраты своей «документности» в моменты их перехода из одного состояния в другое, - например, при передаче контроля и управления над документами от одной системы другой».
Берман подчеркивает, что риски возникают в особенности при взаимодействии технологий и организационных процессов.
Электронные документы уязвимы как до и захвата в качестве доказательств (документов, подлежащих архивному хранению), так и во время технологических изменений.
Предотвращение рисков осуществляется не путем их ретроспективного (пост-фактум) архивирования, а ппосредством интеграции требований к управлению документами и их архивированию в деловые процессы и ИТ-системы (что является сутью подхода «управление документами по умолчанию»).
2. Среды
Берман выделяет четыре основные среды, в которых циркулируют документы:
- Среда создания (Creation Environment),
- Среда активного управления документами (Active Records Management Environment),
- Архивная среда (Archival Environment),
- Среда обеспечения долговременной сохранности (Preservation Environment).
Мой комментарий: По сути дела, это всё та же хорошо знакомая с «бумажных» времён французская теория «трёх возрастов» (трёх основных этапов жизненного цикла) документов, которая нашла отражение и в российской традиции (концепция оперативного, ведомственного и архивного хранения). Отличием является то. что отдельно выделена среда создания документов.
3. Рискованные ситуации
В этих средах имеют место шесть основных рискованных ситуаций.
3.1. Момент захвата (capture)
Определение: Это момент, когда документ создан или получен, и принимается решение о том, будет ли он сохранен, станет ли он архивным документом и будет ли он сопровождаться соответствующими метаданными.
Мой комментарий: В формулировке Бермана, «Первый «момент риска» в жизни электронного документа приходится на момент его захвата, когда определяется, будет ли он вообще (и в той же форме) сохранен в системах его создателя и захвачен в системе получателя.»
Риски:
- Отсутствие метаданных, описывающих контекст и процесс деловой деятельности,
- Частичный захват документов; изменение или удаление документов до захвата,
- Потеря связи между документом и метаданными.
3.2. Оперативное хранение
Определение: Период, в течение которого документы активно используются в деловых системах организации [т.е. до передачи под управление архивно-документационной службы – Н.Х.].
Риски:
- Неконтролируемые изменения: изменение контента, потеря метаданных, удаление контента,
- Утрата связи с метаданными,
- Ненадежность деловых систем в плане обеспечения сохранности документов и их ключевых качеств (поскольку целью деловых систем является манипулирование данными, а не архивирование).
3.3. Момент ввода в специализированную систему управления документами или архивную систему (ingest)
Определение: Передача документа в систему управления документами либо в среду обеспечения долговременной сохранности.
Риски:
- Ошибки при передаче,
- Утрата информации (контента + метаданные, контекств); приём документа «как есть»;
- Некорректная конверсия.
3.4. Момент предоставления доступа
Определение: Момент, когда пользователи получают доступ к документу.
Риски:
- Неумышленные изменения (например, повторный ввод в систему рабочей копии взамен оригинала);
- Неконтролируемое раскрытие документа (любое использование программного обеспечения для целей подтверждения аутентичности вносит определенную степень риска) – речь идёт о документах, которые не управлялись должным образом в документных системах и были обнаружены в процессе раскрытия; поэтому потребуется каким-либо образом подтвердить их аутентичность – Н.Х.
- Отсутствие механизмов аудита.
(Продолжение следует)
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/12/25/managementul-riscurilor-pentru-arhive-3/
