среда, 31 мая 2023 г.

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 16-й подкаст по теме управления информацией

21 мая 2023 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube был выложен очередной, 16-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Uptonи) и Джуди Верно (Judi Vernau).

Эпизод 16: «Провал электронных EDRMS-систем управления документами и контентом» (The failure of EDRMS)


Подкаст продолжительностью 30 минут был выложен 21 мая 2023 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=L6g56Wje53o ) сказано:

«Пришло время сказать кое о чём прямо: электронные EDRMS-системы управления документами и контентом провалились, если мы говорим об управлении государственными документами на практике.

Анализ этой неудачи важен для выяснения того, что нам следует делать. Мы обсуждаем, что такое EDRMS; как, по нашему мнению, выглядел бы успех; каковы некоторые их причин того, что в реальной жизни успеха достичь не удалось - и, как всегда, мы будем рады услышать Ваше мнение!»

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=L6g56Wje53o




Порядок направления налоговыми органами банкам сведений о снятии физического лица с налогового учета в связи со смертью

Федеральный закон от 18 ноября 2022 года №438-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» закрепил полномочия налоговых органов по направлению в электронной форме в банки, сообщившие им информацию о счетах (вкладах) физических лиц, уведомлений о снятии с налогового учета таких физических лиц в связи со смертью (см. мой пост: http://rusrim.blogspot.com/2022/12/blog-post_15.html ). Приказ вступил в силу с 18 мая 2023 года.

Приказом ФНС России от 5 мая 2023 года №ЕД-7-14/297@ утверждены:

  • Состав сведений о снятии физического лица с учета в налоговых органах в связи со смертью, представляемых в банки, сообщившие информацию о счетах физического лица, в электронной форме;

  • Формат сведений о снятии физического лица с учета в налоговых органах в связи со смертью, представляемых в банки, сообщившие информацию о счетах физического лица, в электронной форме;

  • Порядок представления в электронной форме в банки, сообщившие информацию о счетах физического лица, сведений о снятии физического лица с учета в налоговых органах в связи со смертью.

Сведения о снятии налоговыми органами физического лица с учета в налоговых органах в связи со смертью Федеральная налоговая служба (ФНС) представляет в банки, сообщившие информацию о счетах физического лица, в форме электронного документа с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.1 Порядка).

Сведения представляются не позднее двух рабочих дней с момента снятия физического лица с учета в налоговых органах в связи со смертью (п.2).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=447325


вторник, 30 мая 2023 г.

С чего начать разработку стратегии управления документами и информацией?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 апреля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

С чего начать разработку стратегии управления документами и информацией? Есть где-то с полсотни отправных точек, с которых можно было бы начать эту работу.

Лично я бы начал с понимания того, каково представление Вашей организации о том, что такое управление документами и информацией. Я бы поступил так в связи с тем, что наша способность добиться успеха в организации во многом зависит от способности обеспечить соответствие результатов нашей деятельности ожиданиям людей.

Если, к примеру, Вы только начали работать в новой организации, и эта организация ожидает, что «документы - это просто бумага», то попытки действовать вне этих рамок нарушат ожидания организации относительно того, как Вы будете выполнять свои должностные обязанности. В результате возникает конфликт полномочий (т.е. конфликт по поводу того, что Ваша роль разрешает Вам делать в социальной системе), и это заставляет людей заново переосмыслять Вашу роль, а также их собственную роль в контексте Вашей изменившейся роли. Это звучит сложно – и так оно и есть; к тому же люди не особенно любят этим заниматься, особенно когда такая задача возникает неожиданно и у них нет выбора.

И хотя использование Вашего прошлого опыта работы в такой же роли в условиях новой организации для достижения аналогичных целей может показаться единственным путём, есть большая вероятность, что это принесёт Вам больше вреда, чем пользы.

Если Вам нужна иллюстрация нарушенных социальных ожиданий, то подумайте о том, как люди из консервативной социальной группы отреагировали бы на семейного человека, который напивается и флиртует с чужим супругом (супругой). Вы, вероятно, можете себе представить всё презрение, высказываемые при всех и в частном порядке упреки, массу неловкости и смущения, возможно, множество сплетен и даже какой-то серьёзный конфликт - и изменение социального положения, в результате которого нарушающий социальные ожидания человек теперь занимает явно более низкое место в иерархии.

Так происходит потому, что человек повёл себя социально неприемлемым образом. У него есть роль, которую он играет в социальной системе - и людям нравятся такие роли; они, вероятно, всю свою жизнь построили, зная, какое место они занимают в этой системе.

Когда Вы запутываете людей и они перестают понимать, где их место, - они в ответ изо всех сил стараются укрепить существующий набор социальных норм.

Организации реагируют примерно так же – они представляют собой социальные системы с социальными ожиданиями в отношении ролей, которые сотрудники будут исполнять. Вот почему должностные инструкции часто не стоят электронного эквивалента бумаги, на котором они написаны - они представляют собой фантазии о том, какой бы организация хотела видеть эту роль, если бы не мешали уже укоренившиеся социальные ожидания (политики).

Это многословный способ сказать, что начинать разработку стратегии следует исходя из текущих ожиданий. Только когда Вы осознаете социальные ожидания в отношении конкретной роли, Вы действительно поймёте те границы, в рамках которых должна начинаться Ваша стратегия.

Везде, где вы хотели бы действовать за пределами этих границ, Вам нужно практиковать то, что некоторые могли бы назвать «искусством возможного» - на самом деле это означает серию бесед (или использование какой-либо иного метода), чтобы спросить у людей, готовы ли они принять более широкую (или более узкую) сферу деятельности для данной роли и её иное место в социальной системе.

Вам также необходимо чётко представлять себе те усилия, о которых Вы собираетесь просить с целью расширения сферы деятельности роли, потому что многие поддержат расширение роли, если оно даёт отдачу и не требует затрат. Если же потребуются затраты, то заинтересованные стороны будут заниматься совершенно другими расчетами.

Давайте посмотрим на переход от документных систем как инструментов, с которыми взаимодействуют только профессионалы, к системам с пользователями. Когда я разговаривал с прошедшими через это коллегами, они рассказывали о том, что сотрудники служб управления документами считали, что это отличная идея - всё звучало так, словно она решит целую кучу логистических проблем, созданных электронными документами.

Это, однако, привело к тому, что большие объёмы работы были переложены на другие подразделения организации, что потребовало от них изменения их практики, и они не чувствовали пользы от этого для себя - поэтому они эту работу и не выполняли.

Это было сужение роли службы управления документами, которое в принципе было неплохим делом, но никто при этом не говорил о дополнительных затратах для деловых подразделений, от которых теперь ожидалось подключение к деятельности, которую традиционно выполняло другое подразделение.

После понимания представления организации о том, что такое управление документами и информацией, я бы перешёл к проблемам, которые мы в состоянии решить.

С чего бы начали бы Вы, и куда бы Вы пошли дальше?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/where-to-start-with-a-records-and


США: Вебинар Марго Ноут по вопросам архивного описания пройдёт 31 мая 2023 года

Данная новость была выложена 19 мая 2023 года на сайте компании Lucidea

Присоединяйтесь к нам на очередном бесплатного вебинаре, проводимом компанией  Lucidea! Вебинар на тему «Архивное описание» (Description) проводит экспертом в области архивного дела, автор многочисленных статей и консультант Марго Ноут (Margot Note – на фото).

Вебинар начнётся в 21:00 по московскому времени (11:00 am Pacific / 2:00 pm Eastern) 31 мая 2023 года. Зарегистрироваться на участи можно на странице по адресу https://lucidea.com/margot-note-presents/?utm_content=249367420 .

Марго затронет ряд тем, связанных с наилучшими практиками архивного описания, включая общеупотребительные стандарты, метаданные, а также описание как на уровне коллекций, так и на уровне их элементов.

Вы заинтересовались? Приглашаем вас посетить вебинар «Архивное описание» 31 мая 2023 года в 21:00 по московскому времени. Зарезервируйте себе место на этом информативном одночасовом вебинаре прямо сейчас!

(Не можете принять участие в мероприятии? Всё равно зарегистрируйтесь, после чего мы пришлём вам ссылку на запись вебинара).

Ждём встречи с Вами на вебинаре!

Мой комментарий: На моём блоге выложен целый ряд переводов постов Марго Ноут по различным вопросам архивного дела и управления документами, см. http://rusrim.blogspot.com/search?q=%22Margot+Note%22

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/margot-note-presents/?utm_content=249367420