Если что-то и прояснилось в течение последнего десятилетия - и особенно в течение последних нескольких лет - так это то, что управление документами перестало быть просто вопросом архивирования и стало ключевым фактором, способствующим принятию решений, прозрачности и цифровой трансформации.
Если посмотреть на то, что ожидает нас в 2026 году, то ситуация выглядит сложной, но одновременно и захватывающей. Речь идёт не о том, чтобы делать всё то же самое, но с помощью инструментов получше, - а о переосмыслении роли документов, данных и архивов в организациях, которые всё в большей степени становятся цифровыми, распределёнными и жёстко регулируемыми.
Ниже я расскажу о некоторых ключевых тенденциях, которые формируют мою повестку дня и которые, скорее всего, определят характер стратегических дискуссий в этом году.
1. От электронных систем управления документами - к экосистеме документов
Системы управления документами больше не являются изолированными и превращаются в центральный узел интероперабельной экосистемы. Их интеграция с критически-важными для выполнения миссии организации системами, порталами, аналитикой, автоматизацией процессов и даже ИИ больше не является «желательной», и становится минимальным требованием сточки зрения устойчивого жизнеспособного развития.
Таким образом, задача уже заключается не в захвате документов, а в стратегическом управлении информационными потоками от начала и до конца.
2. Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов: От разговоров к институциональной ответственности
К 2026 году обеспечение долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности) перестанет быть «техническим вопросом» и станет явным институциональным риском. Такие модели, как эталонная модель открытой архивной информационной системы OAIS, модель зрелости организации и планы по обеспечению долговременной сохранности документов и контента, начнут взаимодействовать:
- Со стратегическим планированием,
- С управлением рисками,
- С обеспечением непрерывности деловой деятельности,
- С ответственностью за решение юридических вопросов и за обеспечения доказательств.
Супер-элегантный спойлер: хранение - это не то же самое, что обеспечение долговременной сохранности.
3. Автоматизация с учетом архивно-документационных критериев и требований
Будет и дальше расширяться использование роботехнической автоматизации технологических процессов и производств (Robotic Process Automation, RPA), управления деловыми процессами (Business Process Management, BPM), разработки приложений с минимальным программированием (low-code) и без программирования (no-code), - однако ключевое различие будет заключаться в автоматизации без нарушения архивно-документационного контекста. Плохо спроектированная автоматизация создает объемы документов; в то время как хорошо продуманная автоматизация создает полные, отслеживаемые и надежные документы.
В 2026 году мы увидим меньше увлечения технологиями и больше внимания к неудобным (и необходимым) вопросам о:
- Метаданных,
- Доказательствах,
- Отслеживаемости,
- Доказательной ценности.
4. Искусственный интеллект… со стратегическим управлением
ИИ активно внедряется в процессы классификации, поиска, аналитики и поддержки принятия решений. В то же время акцент быстро смещается с вопроса о том, «насколько интеллектуален алгоритм», на вопрос «насколько стратегически управляема информация, которая этот алгоритм питает».
Управление документами становится, не спрашивая на то чьего-либо разрешения, не бросающейся в глаза основой любой ответственной стратегии в области ИИ.
5. Доступность, прозрачность и удобство работы пользователей
Доступность больше не рассматривается как лишь как законодательно-нормативное требование, а становится критерием качества документов. Понятные, доступные и пригодные для повторного использования документы укрепляют:
- Прозрачность,
- Оказание услуг гражданам,
- Институциональное доверие.
В 2026 году также будет оцениваться удобство работы пользователей… в том числе в архивах.
6. Архивист / специалист по управлению документами как стратег
Наконец, тенденция, которую я особенно приветствую: Специалист по управлению документами уже не рассматривается только лишь как хранитель прошлого, и берёт на себя роль архитектора цифрового доверия.
Будет меньше ретроспективных действий и больше критического мышления, анализа и долгосрочного видения.
Давайте начнём обсуждение
Сказанное выше - всего лишь отправная точка. Управление документами в 2026 году не строится изолированно или на основе универсальных решений «на все случаи жизни» … Так что давайте работать вместе!
Я хотел бы услышать Ваше мнение по следующим вопросам:
- Какие отсутствующие в моём списке тенденции вы считаете критически важными?
- Какие темы заслуживают углубленного анализа в этом году?
- С какими реальными проблемами Ваши организации сталкиваются сегодня?
Я оставляю это пространство открытым для совместного создания повестки дня, проведения дискуссий и обучения. Потому что будущее документов и архивов не формируется импровизированно … архивы проектируются, обеспечивается стратегическое управление ими и их долговременная сохранность.
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/gesti%C3%B3n-documental-2026-del-archivo-operativo-al-jhon-a-gonzalez-f--ut9ae/
