Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 апреля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).С чего начать разработку стратегии управления документами и информацией? Есть где-то с полсотни отправных точек, с которых
можно было бы начать эту работу.
Лично я бы начал с понимания того, каково представление Вашей организации о том, что такое управление документами и информацией. Я бы поступил так в связи с тем, что наша способность добиться успеха в организации во многом зависит от способности обеспечить соответствие результатов нашей деятельности ожиданиям людей.
Если, к примеру, Вы только начали работать в новой организации, и эта организация ожидает, что «документы - это просто бумага», то попытки действовать вне этих рамок нарушат ожидания организации относительно того, как Вы будете выполнять свои должностные обязанности. В результате возникает конфликт полномочий (т.е. конфликт по поводу того, что Ваша роль разрешает Вам делать в социальной системе), и это заставляет людей заново переосмыслять Вашу роль, а также их собственную роль в контексте Вашей изменившейся роли. Это звучит сложно – и так оно и есть; к тому же люди не особенно любят этим заниматься, особенно когда такая задача возникает неожиданно и у них нет выбора.
И хотя использование Вашего прошлого опыта работы в такой же роли в условиях новой организации для достижения аналогичных целей может показаться единственным путём, есть большая вероятность, что это принесёт Вам больше вреда, чем пользы.
Если Вам нужна иллюстрация нарушенных социальных ожиданий, то подумайте о том, как люди из консервативной социальной группы отреагировали бы на семейного человека, который напивается и флиртует с чужим супругом (супругой). Вы, вероятно, можете себе представить всё презрение, высказываемые при всех и в частном порядке упреки, массу неловкости и смущения, возможно, множество сплетен и даже какой-то серьёзный конфликт - и изменение социального положения, в результате которого нарушающий социальные ожидания человек теперь занимает явно более низкое место в иерархии.
Так происходит потому, что человек повёл себя социально неприемлемым образом. У него есть роль, которую он играет в социальной системе - и людям нравятся такие роли; они, вероятно, всю свою жизнь построили, зная, какое место они занимают в этой системе.
Когда Вы запутываете людей и они перестают понимать, где их место, - они в ответ изо всех сил стараются укрепить существующий набор социальных норм.
Организации реагируют примерно так же – они представляют собой социальные системы с социальными ожиданиями в отношении ролей, которые сотрудники будут исполнять. Вот почему должностные инструкции часто не стоят электронного эквивалента бумаги, на котором они написаны - они представляют собой фантазии о том, какой бы организация хотела видеть эту роль, если бы не мешали уже укоренившиеся социальные ожидания (политики).
Это многословный способ сказать, что начинать разработку стратегии следует исходя из текущих ожиданий. Только когда Вы осознаете социальные ожидания в отношении конкретной роли, Вы действительно поймёте те границы, в рамках которых должна начинаться Ваша стратегия.
Везде, где вы хотели бы действовать за пределами этих границ, Вам нужно практиковать то, что некоторые могли бы назвать «искусством возможного» - на самом деле это означает серию бесед (или использование какой-либо иного метода), чтобы спросить у людей, готовы ли они принять более широкую (или более узкую) сферу деятельности для данной роли и её иное место в социальной системе.
Вам также необходимо чётко представлять себе те усилия, о которых Вы собираетесь просить с целью расширения сферы деятельности роли, потому что многие поддержат расширение роли, если оно даёт отдачу и не требует затрат. Если же потребуются затраты, то заинтересованные стороны будут заниматься совершенно другими расчетами.
Давайте посмотрим на переход от документных систем как инструментов, с которыми взаимодействуют только профессионалы, к системам с пользователями. Когда я разговаривал с прошедшими через это коллегами, они рассказывали о том, что сотрудники служб управления документами считали, что это отличная идея - всё звучало так, словно она решит целую кучу логистических проблем, созданных электронными документами.
Это, однако, привело к тому, что большие объёмы работы были переложены на другие подразделения организации, что потребовало от них изменения их практики, и они не чувствовали пользы от этого для себя - поэтому они эту работу и не выполняли.
Это было сужение роли службы управления документами, которое в принципе было неплохим делом, но никто при этом не говорил о дополнительных затратах для деловых подразделений, от которых теперь ожидалось подключение к деятельности, которую традиционно выполняло другое подразделение.
После понимания представления организации о том, что такое управление документами и информацией, я бы перешёл к проблемам, которые мы в состоянии решить.
С чего бы начали бы Вы, и куда бы Вы пошли дальше?
Карл Мелроуз (Karl Melrose) Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/where-to-start-with-a-records-and
