(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/3_01079602604.html )
На пути к модели «непрерывного» управления документами
Возможно, нам следует пересмотреть глубоко укоренившуюся идею о том, что архивно-документационные инструменты создаются, утверждаются, проходят валидацию, внедряются - и когда-нибудь снова обновляются.
Цифровая трансформация подрывает эту «эпизодическую» логику.
Организациям необходимо постепенно переходить на непрерывное управление документами. Конечно же, это не означает ежедневное обновление перечней. Речь идёт о постоянном наличии возможностей для выявления изменений, оценки их воздействия на управление документами, для управления версиями, прогнозирования потребностей в обновлениях, для управления процессами перехода и для поддержания синхронизации технологической экосистемы с текущими архивно-документационными решениями.
С этой точки зрения, цикл может выглядеть следующим образом:
Изменения в структуре и деятельности организации →
→ выявление влияния на управление документами → анализ →
→ архивно-документационные решения → версионирование → апробация →
→ контролируемый переход → утверждение уполномоченным органом (при необходимости) → публикация → распространение на системы → мониторинг.
Разница может показаться незначительной, но концептуально она огромна, поскольку управление документами перестает просто реагировать на то, что происходит в организации - и, вместо этого, начинает сопровождать и поддерживать её трансформацию.
Коллективная, но неслагаемая ответственность
Обсуждение вопросов утверждения (валидации) по-прежнему будет необходимо. Однако при этом крайне важно будет пересмотреть сроки, методологии, институциональные возможности, согласованность критериев и механизмы отслеживания. В то же время было бы ошибкой в итоге свести данное обсуждение к слишком удобному объяснению вроде «внешняя система (в рамках модели утверждения/валидации) не отреагировала, и поэтому организация ничего не могла сделать».
«Серьёзная» организация, управляющая критически важной информацией, не может быть построена на предпосылке о том, что:
- Ответственность может лежать на системе утверждения (валидации),
- Ответственность может лежать на оценщике,
- Возможно, потребуется дождаться появления обновленных нормативных актов.
Существует институциональная ответственность, которую нельзя передать на аутсорсинг или приостановить: ответственность за поддержание контроля над процессом создания документов - даже в условиях потенциальной или воспринимаемой неопределённости.
Длительность процесса утверждения (валидации) не может служить истинным критерием
После этих «византийских» дискуссий, я думаю, стоит немного переформулировать вопрос. Хотя, конечно же, нам нужно измерять продолжительность процесса утверждения (валидации), но, возможно, это не самый важный показатель. Нам также следует начать получать количественный ответ на вопрос: «Сколько времени проходит между моментом институциональных изменений и тем моментом, когда у организации появляется эффективная способность управлять их последствиями, связанными с документами?».
Это и есть истинные часы. Ведь организация может иметь формально корректные инструменты, и при этом может постоянно увеличиваться разрыв между ними и операционной реальностью организации. В то же время другая организация может проходить сложный процесс обновления, сохраняя при этом под контролем свои версии инструментов, документы, метаданные, системы и правила перехода.
Разница между такими организациями заключается не только в соответствии законодательно-нормативным требованиям. Она заключается в их архитектурной зрелости (согласны?). Именно поэтому я считаю, что запаздывание в управлении документами может стать релевантным фактором при оценке жизнестойкости и устойчивости управления документами в «цифровых» организациях.
Это заставляет нас одновременно принимать во внимание нормативно-правовое регулирование, корпоративную архитектуру, архивно-документационные инструменты, создающие документы системы, системы управления электронными документами и электронными архивами, автоматизацию и обеспечение долговременной сохранности. И, прежде всего, это напоминает нам кое о чём, что может быть неудобным, но является необходимым: «Утверждение (валидация) инструментов может занять время; однако цифровая трансформация не ждёт».
Институциональная ответственность заключается именно в разработке системы управления документами, способной функционировать в этих двух временных рамках. Ведь если этот временной интервал перестаёт контролироваться, то проблема уже не просто в запаздывании с утверждением перечней. Реальный риск заключается в том, что организация производит цифровые доказательства быстрее, чем может с ними справиться.
Итак, вопрос к технологическим менеджерам, корпоративным архитекторам, ответственным за цифровую трансформацию и архивистам: Можем ли мы и дальше проектировать цифровые экосистемы, которые меняются за недели, в то время как уходят месяцы – и даже годы - на отражение изменившейся реальности в соответствующих инструментах управления документами?
Цифровая трансформация не ждет, пока её догонит система управления документами. Вопрос в том, кто спроектирует устраняющий этот разрыв «мост», прежде чем тот превратится в «документальный долг»?
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/
