Как сделать информационные активы реальностью силами специалистов по управлению информацией и документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 27 января 2026 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Чтобы трансформировать информацию в активы, нужно ответить на два вопроса:

• Какой способ выполнения необходимой работы является наиболее эффективным?
  
  
• Какая информация необходима для выполнения этой работы именно этим способом?

Затем следует процесс создания и структурирования необходимой для эффективного выполнения работы информации таким образом, который позволял бы сотрудникам выполнять эту работу.

Хорошим примером здесь служат процессы уничтожения/передачи документов. Наиболее эффективным способом выполнения этой работы является подготовка отчета, в котором перечислен весь контент, срок хранения которого истёк; отправка этого отчёта утверждающему лицу; а затем проведение собственно уничтожения/передачи. Для этого нам необходимы два информационных актива – перечень документов с указанием даты истечения срока хранения и список утверждающих лиц. На само деле всё несколько сложнее, но если у нас есть эти два актива, и проделана соответствующая организационная работа, то уничтожение/передача документов выполнить несложно. Это можно сделать легко, быстро и дешево - именно благодаря двум информационным активам.

В некотором смысле, мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] представляем собой хорошо развитую профессиональную группу, - поэтому кажется нелепым запускать процесс уничтожения/передачи в отсутствие этих двух активов (даже если мы все знаем, что главным препятствием обычно является гигантский проект проведения экспертизы ценности). Половина причин того, что мы не получаем нужных результатов при работе с деловыми системами, связана с тем, что мы по большей части не придумали, каким образом создать первый актив (перечень документов) вне специализированной системы управления электронными документами и контентом (EDRMS), в результате чего процесс нашей работы с большинством деловых систем становится слишком сложным. Но если бы у нас был такой перечень, то иметь дело с деловыми системами было бы нетрудно - этот простой информационный актив (перечень) сделал бы процесс простым, быстрым и дешёвым.

Эта простая идея, которую мы используем, не задумываясь, - пример того, как мы делаем информационные активы реальностью для наших организаций. Для очень масштабных процессов эту роль в значительной степени деловые системы берут на себя, а вот остальные 98% процессов организации часто такой поддержки не получают. Специалисты до сих пор пытаются управлять ими в рамках какого-то нескончаемого сиюминутного момента. Когда они занимаются управлением, так и не найдя время для того, чтобы задаться вопросами: «Какой способ выполнения необходимой работы является наиболее эффективным?» и «Какая информация необходима для выполнения этой работы именно этим способом?», и не проделав этот анализ -  они застревают, выполняя работу сложным способом снова и снова. Им нужна помощь.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] делаем информационные активы реальность, тем самым помогая специалистам ставить эти вопросы и создавая информационные активы, которые позволяют коллегам выполнять их работу быстро, легко и дёшево.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-information-assets-a 

Порядок информационного взаимодействия с использованием ГИС жилищно-коммунального хозяйства и многофункционального сервиса обмена информацией

Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации приказом от 29 декабря 2025 г. №856/пр утвердило «Порядок информационного взаимодействия ресурсоснабжающей организации, регионального оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами, лица, осуществляющего деятельность по управлению многоквартирными домами, лица, оказывающего услуги, выполняющего работы по содержанию и ремонту общего имущества собственников помещений в многоквартирных домах, специализированной некоммерческой организации, которая осуществляет деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах, с собственниками и пользователями помещений в многоквартирных домах и жилых домов с использованием государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства и многофункционального сервиса обмена информацией, созданного в соответствии с Федеральным законом от 24 июня 2025 г. №156-ФЗ «О создании многофункционального сервиса обмена информацией и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»». 

Участниками информационного взаимодействия по вопросам жилищно-коммунального хозяйства (информационное взаимодействие) посредством многофункционального сервиса обмена информацией и государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (система) являются (п.1):

• Собственники и пользователи помещений в многоквартирных домах и жилых домов;
  
  
• Ресурсоснабжающие организации, региональные операторы по обращению с твердыми коммунальными отходами, лица, осуществляющие деятельность по управлению многоквартирными домами, лица, оказывающие услуги, выполняющие работы по содержанию и ремонту общего имущества собственников помещений в многоквартирных домах, специализированные некоммерческие организации, которые осуществляют деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах (организации).

Информационное взаимодействие с использованием сервиса и системы осуществляется посредством обмена электронными сообщениями между собственниками помещений и организациями (п.2).

Организация в рамках информационного взаимодействия с использованием сервиса обеспечивает непрерывный доступ пользователей помещений к следующим сведениям (п.3):

• полное и/или сокращенное (при наличии) наименования организации;
  
  
• номер телефона;
  
  
• режим работы;
  
  
• адрес электронной почты (при наличии);
  
  
• информация о времени и адресе места приема граждан (центра обслуживания клиентов);
  
  
• номер телефона диспетчерской, аварийно-диспетчерской служб организации;
  
  
• информация о перечне ресурсов, перерыве в поставках ресурсов, поставляемых для предоставления коммунальных услуг в многоквартирные дома, жилые дома, а также коммунальных услугах (для ресурсоснабжающих организаций);
  
  
• сведения о выполнении работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирных домах, предоставляемые специализированной некоммерческой организацией, которая осуществляет деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах.

Направление собственниками помещений в адрес организаций обращений, передача показаний индивидуальных приборов учета коммунальных услуг, а также направление организациями ответов на обращения пользователей помещений в рамках информационного взаимодействия осуществляются с использованием системы в сроки, предусмотренные законодательством РФ (п.4).

Информационное взаимодействие с использованием сервиса осуществляется посредством интеграции с системой (п.5).

Мой комментарий: Документ устанавливает единый регламент электронного обмена между гражданами и поставщиками жилищно-коммунальных услуг с использованием указанных цифровых платформ. В единый контур вывода информации и приёма обращений включены все ключевые поставщики жилищно-коммунальных услуг и исполнители работ в многоквартирных домах.

Обмен информации осуществляется исключительно посредством электронных сообщений. Традиционные бумажные носители или личные визиты «Порядком» не регламентируются (хотя и прямо не отменяются).

Электронные сообщения направляются через функционал «Многофункционального сервиса», при этом сам сервис является надстройкой над ГИС ЖКХ (п. 5: «взаимодействие с использованием сервиса осуществляется посредством интеграции с системой»). Требование «непрерывного доступа» сформулировано категорично и не содержит исключений для случаев технических сбоев, регламентных работ или атак на инфраструктуру.

Пункт 4 определяет три вида юридически значимых действий, совершаемых через систему:

• Направление обращений (жалоб, заявлений, запросов) от собственников в адрес организаций;
  
  
• Передача показаний индивидуальных приборов учета (ИПУ);
  
  
• Направление организациями ответов на обращения граждан.

Текст документа содержит, с моей точки зрения, ряд неурегулированных вопросов: 

• Отсутствие ответственности оператора системы за сбои и перерывы в доступе;
  
  
• Неопределённость относительно сохранения альтернативных (неэлектронных) каналов связи;
  
  
• Отсутствие механизма подтверждения вручения электронного сообщения;
  
  
• Нерешённость вопроса с исчислением сроков при технической невозможности использовать сервис;

Приказ формирует нормативную основу для перевода информационного обмена в сфере ЖКХ в обязательный электронный формат с использованием двух взаимосвязанных государственных информационных систем. Документ возлагает на управляющие и ресурсоснабжающие организации значительные обязанности по поддержанию в актуальном состоянии широкого перечня сведений и приёму электронных обращений, однако оставляет открытыми вопросы технической надёжности, юридически значимых сроков и обеспечения прав граждан, не владеющих цифровыми технологиями.

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/hotlaw/federal/1989962/ 

Марко Рубио прекратил исполнять обязанности главы Национальных Архивов США

Данная заметка репортёра «Федеральной сети новостей» (Federal News Network) Джори Хекмана (Jory Heckman – на фото) была опубликована 4 февраля 2026 года на сайте FederalNewsNetwork.com . Перевод подготовлен с небольшими сокращениями.

Перед окончанием срока своих полномочий Рубио поручил исполнять обязанности Архивиста США старшему советнику Архивиста Джеймсу Байрону (James Byron).

Госсекретарь США Марко Рубио (Marco Rubio) более не исполняет обязанности главы Национальных Архивов США (NARA) - эту должность он занимал в течение почти года.

Пресс-секретарь Национальных Архивов сообщил в своём заявлении, что, в соответствии с положениями Закона о реформе системы вакансий в федеральном законодательстве, (Federal Vacancies Reform Act), Рубио «больше не исполняет обязанности Архивиста Соединенных Штатов».

Закон ограничивает 210 днями срок, в течение которого допускается исполнение обязанностей в отношении должностей, подлежащих утверждению Сенатом США - хотя в некоторых случаях этот срок может быть продлен, в том числе во время смены президентов. При новом президенте исполняющие обязанности лица получают дополнительные 90 дней, и в общей сложности срок составляет 300 дней.

Пресс-секретарь Национальных Архивов сообщил, что перед окончанием своего срока Рубио поручил исполнять обязанности Архивиста США старшему советнику Архивиста Джеймсу Байрону (James Byron).

В настоящее время в штате Национальных Архивов нет должности заместителя Архивиста. По закону, исполняющим обязанности Архивиста обычно является второй по старшинству руководитель ведомства.

Двое сотрудников Национальных Архивов сообщили нашему изданию о том, что официальные портреты Рубио недавно были убраны из офисных зданий архивного ведомства в Вашингтоне и Мэриленде. Имя и должность Рубио более не фигурируют в перечне высших руководителей ведомства на веб-сайте NARA ( https://www.archives.gov/about/organization/senior-staff ) - в то время, как в архивной версии этого же веб-сайта от 20 января 2026 года ( https://web.archive.org/web/20260120165354/https:/www.archives.gov/about/organization/senior-staff ) Рубио указан как исполняющий обязанности главы Национальных Архивов. Эти сотрудники также сообщили, что Национальные Архивы пока ещё не сообщили об изменениях в высшем руководстве. По словам одного из них, «Персоналу ничего не было сказано».

Помимо руководства Государственным департаментом, Рубио занимал ряд других должностей в администрации Трампа. Он по-прежнему является исполняющим обязанности советника президента Дональда Трампа по национальной безопасности, а ранее возглавлял ныне закрытое Агентство США по международному развитию (US Agency for International Development, USAID).

По словам профессора Университета Мэриленда и бывшего директора Национальных Архивов США по судебным процессам Джейсона Бэрона (Jason R. Baron – он также является лауреатом престижной премии Лихи за 2011 год, вручаемой за выдающийся вклад и достижения, оказавшие существенное влияние на управление документами и информацией – Н.Х.) , Архивист Соединенных Штатов играет важную роль в обеспечении сохранности американской истории и ее доступности для американского народа, и что «выполнение обязанностей Архивиста США - это работа на полный рабочий день».

До его переизбрания Трампу в своё время были предъявлены обвинения в совершении преступлений, связанных с ненадлежащим обращением с секретными документами по завершении его первого срока на посту президента. Федеральный судья закрыл это дело в июле 2024 года ( https://apnews.com/article/trump-classified-documents-smith-c66d5ffb7ba86c1b991f95e89bdeba0c ).

«Чтобы наилучшим образом обеспечить надлежащую передачу всех документов Белого дома в ведение Национальных Архивов по окончании второго срока его президентства, крайне важно, чтобы президент Трамп выдвинул кандидатуру следующего Архивиста США, а Сенат утвердил его в должности, и чем раньше, тем лучше», - отметил Бэрон.

Стоит отметить, что ряд других ключевых должностных лиц президентской администрации также смещают ряд высоких должностей.

Законодатели от Демократической партии ранее критиковали Рубио за конфликт интересов, возникающий в связи с занятием им нескольких ключевых руководящих должностей.

В марте прошлого года лидеры фракции Демократической партии в Палате представителей Конгресса США требовали от Рубио объяснений по поводу «поспешного» уничтожении документов в USAID, и утверждали, что совмещение им нескольких должностей представляет собой «фундаментальный конфликт интересов, который подрывает намерения Конгресса в отношении Закона о федеральных документах (Federal Records Act) и целостности Национальных Архивов».

Помимо управления сокровищницей исторических документов федерального правительства США, Архивист США также контролирует соблюдение федеральными органами исполнительной власти требований к управлению документами и выполнение ими положений Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act).

В марте прошлого года некоммерческая организация «Американский надзор» (American Oversight) подала в суд на Рубио и ряд других должностных лиц администрации Трампа за якобы допущенное ими нарушение федеральных законов по вопросам управления документами посредством использования приложения для обмена зашифрованными сообщениями Signal, в котором есть возможность настроить удаление сообщений спустя определённое время (т.е. речь шла о том, что, возможно, с использованием данной функциональной возможности производилось несанкционированное уничтожение сообщений, подпадавших под определение «государственных» документов – Н.Х.).

Рубио был в числе участников обсуждений, проводившихся в чате Signal, который был создан бывшим советником по национальной безопасности Майклом Уолцем (Michael Waltz) для обсуждения авиаударов по Йемену. Уолц якобы активировал функциональную возможность Signal, позволяющую автоматически удалять некоторые сообщения по истечении установленного времени. Министр обороны Пит Хегет (Pete Hegeth) также был участником этого чата.

В первоначальном иске, поданном American Oversight, подчеркивалось, что Рубио, как исполняющий обязанности главы Национальных Архивов, «должен был знать», что должностные лица в данном случае не предприняли необходимых действий для обеспечения сохранности федеральных документов.

В письме от 8 апреля 2025 года, адресованном Рубио и генеральному прокурору Пэм Бонди (Pam Bondi), демократы из Комитета Сената по внутренней безопасности и государственным делам (Homeland Security and Governmental Affairs Committee) призвали провести расследование того, не обходили ли должностные лица законодательство об управлении документами посредством использования Signal и других несанкционированных платформ обмена информацией.

Джори Хекман (Jory Heckman)

Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/people/2026/02/marco-rubio-out-as-acting-head-of-national-archives/ 

Оператор связи обязан приостановить оказание услуг связи при поступлении требований от органов ФСБ

Федеральный закон от 20 февраля 2026 года №33-ФЗ «О внесении изменений в статьи 46 и 68 Федерального закона «О связи»» дополнил обязанности операторов связи. Закон вступил в силу 3 марта 2026 года.

Оператор связи не несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязательств по договору об оказании услуг связи, если ненадлежащее исполнение таких обязательств связано с выполнением требований органов федеральной службы безопасности.

Статья 46 «Обязанности операторов связи» дополнена обязанностью «приостановить оказание услуг связи при поступлении требований от органов федеральной службы безопасности в случаях, установленных нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации».

Статья 68 «Ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации в области связи» дополнена пунктом 6.1 следующего содержания:

6.1. Оператор связи не несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязательств по договору об оказании услуг связи, если ненадлежащее исполнение таких обязательств связано с выполнением оператором связи требований органов федеральной службы безопасности в соответствии с абзацем десятым пункта 1 статьи 46 настоящего Федерального закона.

Мой комментарий: Закон наделяет органы федеральной службы безопасности правом прямого воздействия на оказание услуг связи. Ранее механизмы ограничения/приостановки услуг были преимущественно связаны с требованиями судебных органов или органов надзора (Роскомнадзор) по борьбе с экстремизмом и т.п. Теперь ФСБ получает право инициировать приостановку услуг в случаях, которые будет определять лично Президент РФ.

Пункт 6.1 в статье 68 является ключевым. Он гарантирует оператору, что в случае выполнения им требований ФСБ (даже если это повлечёт массовые сбои, неоказание услуг или невозможность абонентов пользоваться связью), абоненты не смогут взыскать с него убытки через суд.

Операторам связи стоит продумать ряд организационных мер, в числе которых:

• Разработка локального нормативного акта, в котором желательно:
  
  
• ­утвердить порядок действий при поступлении требования ФСБ о приостановке услуг;
  
  
• ­назначить ответственных лиц, уполномоченных принимать такие требования (желательно уровня руководителя или его заместителя);
  
  
• ­определить перечень услуг, которые подпадают под приостановку (все услуги или конкретные виды связи).
  
  
• Организация учёта требований: Требования от ФСБ желательно регистрировать в отдельном журнале/реестре; нужно обязательно уточнить гриф этого документа, а также определиться с тем, в каком структурном подразделении будет вестись такой учет;
  
  
• Документирование исполнения требований. Необходимо продумать вопрос о том, кто и каким образом будет фиксировать факт того, что требование должным образом исполнено техническими службами;
  
  
• Корректировка текста публичной оферты (договора об оказании услуг связи) с учётом новых положений закона;
  
  
• Порядок реагирования на претензии абонентов. При получении претензии от абонента в связи со сбоями или неоказанием услуг, оператор должен будет представить доказательства того, что сбои были вызваны исполнением законного требования уполномоченного государственного органа.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=527050