Квалифицированное электронное архивирование: Почему бремя доказывания – важная тема

Данный пост генерального директора бельгийской компании Docbyte Фредерика Росселя (Frederik Rosseel) был опубликован 12 февраля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Большинство разговоров об архивировании, особенно в наши дни, начинается не с того места. Они начинаются с темы хранения:

• Объёмы («Почём рыба, - простите, терабайт?»);
  
  
• Резервные копии;
  
  
• Облачные хранилища;
  
  
• Обеспечивается ли суверенность («О, да!»)

Однако в случае судебного спора, в ходе аудита или при исполнении законодательно-нормативных требований, вопросы хранения не являются определяющим фактором. Все эти вопросы не такие уж непонятные, поскольку «горячая картошка» часто перебрасывается в ИТ-отдел.

Результат определяется кое-чем гораздо более стратегическим: вопросом о том, на кого и какое ложится бремя доказывания

Бремя доказывания

Когда доказательства оспариваются, главный становится вопрос о том, кто должен доказывать их целостность. И этот вопрос встаёт не только для подписанных документов; та же проблема существует и для неподписанной информации, такой как:

• сообщения электронной почты,
  
  
• PDF-файлы без усиленных электронных подписей,
  
  
• журналы транзакций и отчёты,
  
  
• результаты экспорта контента из деловых систем,
  
  
• структурированные данные.

Иными словами, это проблема для любой изначально-электронной информации, которая может использоваться в качестве доказательства. Если эта информация становится актуальной для спора или расследования, Вам всё равно необходимо будет доказать её аутентичность и неизменность.

Подписанные усиленными электронными подписями документы добавляют дополнительный слой сложности (подпись должна оставаться проверяемой с течением времени), однако основная проблема стоит шире: целостность должна сохраняться с течением времени, независимо от существования подписи.

Если Ваша организация не может положиться на признанную систему доверительных услуг, то Вы унаследуете дорогостоящую проблему. Вам, возможно, придётся:

• Демонстрировать с помощью технических средств, что информация не была изменена;
  
  
• Объяснять имеющиеся в системе меры и средства контроля и управления, а также историю доступа;
  
  
• Обосновывать практики установления и отслеживания сроков хранения, а также проведения уничтожения;
  
  
• Обосновывать надёжность криптографических механизмов по прошествии многих лет (и, где это применимо, действительность подписи),

- и всё это придётся делать в течение сжатых сроков.

Делать это не только дорого – результаты не гарантированы и уязвимы для оспаривания. 

Как квалифицированное электронное архивирование меняет эту динамику.

Когда архивирование осуществляется в рамках признаваемой системы, существует презумпция целостности, и бремя доказывания перекладывается на оспаривающую сторону.

Этот аспект не теоретический, он напрямую влияет:

• На стратегию в ходе судебных разбирательств,
  
  
• На модели страховых рисков,
  
  
• На рычаги, которыми располагают стороны в процессе урегулирования споров,
  
  
• На уверенность контролирующих органов,
  
  
• На позицию совета директоров в отношении рисков.

Вот почему лучший способ понять полезность решения для обеспечения долговременной сохранности - это рассматривать его не с точки зрения инструмента хранения, а в качестве процессуального преимущества в будущих спорах.

Сценарий судебного разбирательства (12 лет спустя)

Представьте себе такую, достаточно реалистичную ситуацию: Финансовое учреждение (банк) сталкивается со спором по поводу файла с контрактом 12-летней давности.

В этом случае две вещи могут быть оспорены:

• Само содержание: «Как вы докажете, что этот PDF-файл / результат экспорта из деловой системы / документ по-прежнему точно такой же, каким он был 12 лет назад?»
  
  
• Подпись (если он был подписан): «Срок действия сертификата истёк. Можете ли Вы по-прежнему доказать верность всей цепочки подписей и время их создания?»

Что происходит в отсутствие структурированного сохранения? Банк вынужден реконструировать прошлое:

• восстанавливать контекст валидации подписей,
  
  
• объяснять историю криптографических операций,
  
  
• демонстрировать надёжность своих мер внутреннего контроля и управления,
  
  
• надеяться, что нужные журналы аудита всё ещё существуют,
  
  
• убеждать другие стороны в том, что ничего не было изменено.

Это создаёт неопределенность и ослабляет Вашу позицию.

При использовании квалифицированного электронного архивирования ситуация (Qualified Electronic Archiving, QEA) ситуация меняется. Вместо того чтобы восстанавливать прошлое из фрагментов, Вы можете продемонстрировать непрерывность, предъявив:

• доказательства целостности, которые остаются значимыми,
  
  
• историю обновления, демонстрирующую проведение технического обслуживания с течением времени,
  
  
• защитимую временную линию событий – что произошло и когда.

Что особенно важно, разговор в этом случае переходит с требования к Вам: «Докажите аутентичность» на требование к оспаривающей стороне: «Докажите неаутентичность».

Этот сдвиг меняет все. Время - это наш реальный противник. Но если киберугрозы на виду, то время - нет. Однако именно время тихо и незаметно разрушает доказательную ценность электронно-цифровой информации.

С годами:

• алгоритмы становятся менее стойкими,
  
  
• удостоверяющие центры исчезают,
  
  
• списки доверенных УЦ эволюционируют,
  
  
• поставщики разоряются,
  
  
• системы выводятся из эксплуатации,
  
  
• текучесть кадров приводит к утрате институциональной памяти,
  
  
• контекст теряется, а в отсутствие контекста цифровую информацию становится сложнее защитить.

Важно отметить следующее: квалифицированный электронный архив - это не инструмент кибербезопасности. Это инструмент обеспечения устойчивости во времени.

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/qualified-electronic-archiving-why-burden-proof-real-story-rosseel-sqe2e/ 

Уточнён порядок разработки и предоставления аэронавигационной информации

Приказом Минтранса России от 05 февраля 2026 года №50 утверждены Федеральные авиационные правила «Порядок разработки и предоставления аэронавигационной информации», которые вступили ы силу с 19 апреля 2026 года.
 
Федеральные авиационные правила «Порядок разработки и предоставления аэронавигационной информации» содержат 

• Порядок разработки аэронавигационной информации (АНИ);
  
  
• Требования к аэронавигационным данным (АНД);
  
  
• Правила предоставления АНИ;
  
  
• Перечень и содержание продуктов АНИ.

Разработка АНИ должна осуществляться в электронном (цифровом) виде (п.4).

В АНД включаются (п.12):

• данные об аэродромах, вертодромах, посадочных площадках;
  
  
• данные об элементах структуры воздушного пространства Российской Федерации;
  
  
• данные о схемах маневрирования воздушных судов для аэродромов, вертодромов и посадочных площадок;
  
  
• данные о радионавигационных средствах, системах;
  
  
• данные о препятствиях;
  
  
• географическая информация;
  
  
• данные о местности;
  
  
• информация о национальных и местных требованиях, службах и процедурах, в том числе по аэродромным сборам в аэропортах.

АНИ предоставляется в виде цифровых данных, в том числе на электронных носителях, или в печатном виде (п.33).

Цифровые данные должны предоставляется пользователям АНИ в виде следующих массивов данных (п.34):

• массивы данных «Сборника аэронавигационной информации Российской Федерации» (aeronautical information publication; AIP России);
  
  
• массивы данных о местности;
  
  
• массивы данных о препятствиях;
  
  
• массивы картографических данных аэродрома;
  
  
• массивы данных о схемах маневрирования.

Поставщиком АНИ обеспечивается открытый доступ к АНИ посредством ее размещения на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (п.35).

Мой комментарий: Приказ Минтранса отражает полный переход от бумажных сборников аэронавигационной информации к цифровым форматам, от человеко-читаемой информации к машиночитаемым данным. Идёт создание высококачественной, стандартизированной и безопасной цифровой среды, которая является обязательным условием для дальнейшей автоматизации авиации и, в перспективе, для использования технологий искусственного интеллекта в управлении воздушным движением.

В числе основных изменений в Правилах можно назвать:

• Обязательная цифровая форма разработки АНИ (п.4) - бумажные носители становятся вторичными;
  
  
• Чёткий перечень данных (п.12) - от геоинформации и препятствий до схем маневрирования и аэродромных сборов;
  
  
• Стандартизированные массивы (п.34): AIP России, данные о местности, препятствиях, картографические данные аэродромов, схемы маневрирования;
  
  
• Открытый доступ через интернет (п.35) - поставщик АНИ обязан размещать информацию на официальном сайте.

Эффективность использования таких данных зависит от качества и актуальности исходных данных, представленных от аэродромов и вертодромов. Если цифровые форматы будут введены, а наполнение останется неполным или устаревшим, ценность системы снизится. Возможно потребуется усилить контроль за достоверностью и своевременностью обновления АНИ со стороны источников первичных данных.

Источник: Консультант плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=531369

Сопоставление концепции «Оценка зрелости подхода к экспертизе ценности» (MAA) со стандартами технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/04/maa-tc46sc11-1.html )

3. Аспект MAA «Обеспечение соответствия законодательно-нормативным и иным установленным требованиям» → ISO 15489-1:2016 + ISO/TS 7538:2024

Аспекту MAA соответствия законодательно-нормативным, административным требованиям, требованиям стандартов и правил - соответствуют два ключевых документа из портфолио подкомитета SC11.

Стандарт ISO 15489-1:2016 устанавливает, что при проведении экспертизы ценности понимание законодательно-нормативной среды является основополагающим, а не опциональным фактором. Инструменты контроля и управления документами - в частности, указания по срокам хранения и действиям по их истечении - существуют для обеспечения выполнения на практике законодательно-нормативных требований.

По этому вопросу наиболее актуальным документом являются опубликованные в позапрошлом году технические спецификации ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» (Functional requirements for disposition of records), см. https://www.iso.org/standard/83150.html и https://www.iso.org/obp/ui/es/#!iso:std:83150:en . В этом документе описаны критерии оценки и наилучшие практики реализации процессов уничтожения/передачи документов таким образом, чтобы они соответствовали законодательно-нормативным требованиям и были интегрированы в оперативную деятельность организации. 

Мой комментарий: О технических спецификациях ISO/TS 7538:2024 см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/09/isots-75382024.html . В настоящее время идёт работа по адаптации данного документа в качестве российского стандарта.

Элементы аспекта концепции MAA соответствия законодательно-нормативным и иным требованиям практически один к одному совпадают с соответствующими соображениями в ISO/TS 7538.

Стоит отметить, что подкомитет SC11 также в настоящее время разрабатывает технические спецификации по оценке способностей в плане управления документами (Capability Assessment Technical Specification), которые будут существенно пересекаться с аспектами соответствия и измерения зрелости в концепции MAA. Эти два проекта приходят к рассмотрению одной и той же проблемы, но начиная с разных отправных точек.

4. Аспект MAA «Методология и взаимосвязанные процессы» → ISO 15489-1:2016 + ISO/TR 21946:2018

Аспект MAA «Методология и процессы» - охватывающий процесс экспертизы ценности, процесс повторной экспертизы/обновления, процесс обеспечения долговременной сохранности и процесс уничтожения/передачи – более всего пересекается с документами в составе портфолио подкомитета SC11.

Основополагающим стандартом опять же является ISO 15489-1:2016, который в своей редакции 2016 года изменил саму трактовку понятия appraisal (ранее – «экспертиза ценности», теперь – «документационный анализ», или же, более длинно, «анализ процессов управления документами и экспертиза ценности документов» - Н.Х.), определив документационный анализ как «регулярно повторяющийся процесс анализ деловой деятельности и контекста с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и как ими затем следует управлять во времени». Это почти дословное описание того, что оценивается в методологическом аспекте концепции MAA. 

Технический отчёт ISO/TR 21946:2018 разъясняет технические детали, которые стандарт ISO 15489 намеренно не рассматривает, оставляя их на откуп вспомогательным стандартам. Описание методологию экспертизы ценности в данном документе напрямую соответствует элементам процессного аспекта концепции MAA.

Что касается такого элемента процессного аспекта, как процесс обеспечения долговременной сохранности, то соответствующую концептуальную основу обеспечивает стандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS), см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en  , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html - Н.Х.) - хотя стоит отметить, что это не стандарт подкомитета SC11, а адаптированный в ИСО стандарт Консультативного комитет по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS – глобальная организация, основной задачей которой является разработка и поддержка стандартов и рекомендаций, связанных с космическими исследованиями – Н.Х.).

В подкомитете SC11 сейчас активно работает целевая рабочая группа, которая в настоящее время составляет «карту» ландшафта деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов в интересах будущей стандартизации.

Процессы проведения повторной экспертизы ценности и уничтожения/передачи также взаимосвязаны с упомянутыми выше техническими спецификациями ISO/TS 7538:2024.

5. Аспект MAA «Инструменты» → Серия стандартов ISO 16175 + Серия стандартов ISO 23081

Аспект «Инструменты» в концепции MAA, охватывающий выявление документов, контента, важнейших документов; реестры информационных активов; инструменты для установления сроков хранения и проведения уничтожения/передачи; а также инструменты профилирования - соответствует двум сериям стандартов подкомитета SC11.

• Стандарт в 2-х частях ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records) специфицирует, что именно должны быть способны делать документные системы -  это функциональная основа для оценки адекватности используемых организацией инструментов. Если Ваши инструменты не в состоянии поддерживать функциональные возможности, указанные в ISO 16175, то аспект «Инструменты» концепции MAA отразит этот пробел.
  
  
• Серия стандартов ISO 23081 о метаданных для управления документами является подходящей концептуальной структурой для элементов идентификации и профилирования контента в рамках концепции МАА. Именно метаданные – сведения о том, кто создал документ, когда, в каком контексте, с какой целью - делают возможными автоматизированную идентификацию и профилирование контента. Организация, не имеющая зрелой практики работы с метаданными, не просто получит низкие оценки по аспекту MAA «Инструменты»; фактически она не готова к тому, чтобы обеспечить осмысленный анализ её документов с помощью ИИ.

Элемент «инструменты профилирования» аспекта MAA «Инструменты» (имеются в виду такие решения, как DROID, Archifiltre, Jhove и др.) не имеет прямого эквивалента в стандартах ИСО, показывая тем самим, что в данной области стандартизация ещё не догнала практику.

6. Аспект MAA «Критерии» → ISO/TR 21946:2018 + ISO/TS 7538:2024

Аспект концепции MAA «Критерии» - критерии обеспечения сохранности, выборки, уничтожения/передачи, оцифровки и раскрытия информации - являются наиболее теоретически богатым и имеет наиболее глубокие корни в архивной науке.

Основным источником здесь является технический отчёт ISO/TR 21946:2018, охватывающий концептуальную основу для критериев экспертизы ценности, включая доказательную, научно-исследовательскую и деловую ценность. Элементы аспект концепции MAA «Критерии» по сути представляют собой операционализацию теории экспертизы ценности, описанной в ISO/TR 21946.

Технические спецификации ISO/TS 7538:2024 рассматривает критерии уничтожения/передачи и сохранения документов, сформулированные в терминах практической работы.

Что касается конкретно критериев оцифровки, то подкомитет SC11 опубликовал в своё время технический отчёт ISO/TR 13028:2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records, см. https://www.iso.org/contents/data/standard/05/23/52391.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:52391:en ; а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_3868.html - Н.Х.). В этом документе описана структура принятия решений по оцифровке - непосредственно относящаяся к критериям оцифровки в MAA.

Мой комментарий: Существует перевод на русский язык в приложении к отчёту ВНИИДАД о НИР 2014 года на тему «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов», стр. 44-83, см. https://archives.ru/sites/default/files/2014-obzor-standart-digitization.pdf - Н.Х.).

Критерии раскрытия информации находятся на стыке управления документами и законодательства о защите персональных данных и о свободе доступа к государственной информации - это область, в которой стандарты подкомитета SC11 обеспечивают рамки, которые заполняет национальное законодательство.

Нарождающаяся конвергенция: ИИ и оценка способностей

Два активных проекта подкомитета SC11 напрямую вторгаются на «территорию» концепции MAA:

• Технические спецификации в 2-х частях ISO/NP TS 25280 «Информация и документация - Управление документами и ИИ - Принципы и соображения» (Information and documentation – Records management and AI - Principles and Considerations): Подкомитет SC11 в настоящее время разрабатывает технические спецификации по вопросу о последствиях ИИ для создания, управления и обеспечения сохранности документов. Вероятно, этот документ (уже уровня стандарта) станет дополнением к тому, что концепция MAA предлагает в качестве инструмента оценки на уровне практики.
  
  
• Технические спецификации «Оценка способностей в плане управления документами» (Capability Assessment): Здесь, возможно, мы наблюдаем наиболее прямую параллель — подкомитет SC11 разрабатывает технические спецификации для поддержки проведения оценки способностей и оценки зрелости программ управления документами. Концепция MAA и эти готовящиеся технические спецификации, по сути, являются параллельными усилиями, направленными на удовлетворение одной и той же потребности. Стоит внимательно следить за тем, каким образом они будут ссылаться или дополнять друг друга.

 
Аспекты концепции MAA

Основной вывод следующий: Концепция MAA функционирует не вне рамок системы стандартов, а, скорее, в промежутках между стандартами, задавая вопрос о том, действительно ли организации внедрили то, что требуют стандарты. Организация, которая способна продемонстрировать зрелость по всем шести аспектам концепции MAA, по определению, фактически внедрила на практике портфолио стандартов подкомитета SC11. Это полезная «переформулировка» для тех, кто хотел бы обосновать целесообразность одновременного внедрения как стандартов SC11, так и MAA.

Дополнительная информация: О концепции MAA см. также https://ai-collaboratory.net/wp-content/uploads/2024/11/S01212_5786.pdf . О портфолио стандартов подкомитета ИСО TC46/SC11 см. https://committee.iso.org/home/tc46sc11 

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/mapping-the-maa-framework-to-iso 

ИСО: Подготовлен аналитический отчёт целевой группы ISO/TC46/SC11/AHG7 об актуальности стандарта ISO 15489 с предложениями о его пересмотре

Международный стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en , - является общепризнанным основополагающим стандартом управления документами, сыгравшим и продолжающим играть ключевую роль в формировании единых для всего международного профессионального сообщества терминологии, принципов и подходов; а также во взаимодействии с представителями других профессий.

Данный стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .

Первоначально ISO 15489 был разработан на основе австралийского стандарта AS 4390 (в 6 частях), вышедшего в свет в 1996 году. Международный стандарт ISO 15489 впервые был опубликован в 2001 году (в двух частях), а впоследствии в 2016 году была выпущена новая редакция первой части, в которую были внесены сравнительно небольшие редакционные изменения. 

Тогда же в 2016 году была отменена вторая часть документа - технический отчет ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines) объёмом 39 страниц, см. https://www.iso.org/standard/35845.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:15489:-2:ed-1:v1:en . В этой части описывалась методология проектирования и внедрения документных систем (Design and Implementation of Records Systems, DIRS), являвшаяся адаптацией австралийской методологии «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems, DIRKS).

Стандарт ISO 15489 отражает хорошую практику конца 20-века (периода начала электронной эпохи), сложившуюся в государственных органах и учреждениях при управлении организационно-распорядительной документацией (ОРД). Благодаря тому, что разработчики как австралийского, так и международного стандартов стремились сделать эти документы высокоуровневыми и технологически-нейтральными, стандарт ISO 15489 и сегодня остается достаточно актуальным и полезным, особенно для тех стран, отраслей, организаций и пользователей, которые пока ещё не зашли слишком далеко по пути цифровизации. Тем не менее, всё сильнее ощущается необходимость учесть в стандарте серьёзные перемены, которые произошли за последнюю четверть века, а также согласовать его с вышедшими позднее стандартами как управления документами, так и стандартами других «информационных» дисциплин.

Для изучения вопроса о том, насколько стандарт сохраняет свою актуальность, и что именно в нём требует пересмотра, в 2024 году была создана целевая рабочая группа AHG7 технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами», о начале которой я рассказывала на блоге здесь: https://rusrim.blogspot.com/2024/03/iso-15489.html - в этом же посте был приведен перечень требующих устранения недочётов стандарта в современных условиях.

В апреле 2026 года целевая группа AHG7 выпустила заключительный «Отчёт о результатах анализа стандарта ISO 15489 на предмет его пересмотра» (Findings Report of the ISO 15489 Review Research) объёмом 145 страниц, который будет представлен на очередной июльской 2026 года пленарной встрече технического подкомитета TC46/SC11 в Милане (Италия).

Во вводной части отчёта отмечается:

«В настоящем отчёте представлены результаты проведенного целевой группой AHG7 исследования по вопросу необходимости пересмотра международного стандарта ISO 15489-1:2016. 

Цель данного исследования – проинформировать технический подкомитет TC46/SC11 о потенциальных направлениях пересмотра стандарта в 2026 году. Были предприняты усилия по выявлению тех изменений, которые необходимо внести в стандарт ISO 15489 в свете глобальных технологических изменений. Также стояла задача внести существенный вклад в продолжающийся диалог вокруг ISO 15489 посредством подготовки предложений о направлениях дальнейшего развития стандарта, с тем чтобы охватить передовые практики и предложить решения актуальных проблем.

Стандарт ISO 15489-1:2016 служит глобальным «краеугольным камнем» для практик управления документами, предоставляя организациям систематическую и эффективную концептуальную основу для управления документами. Стандарт заложил фундамент для эффективного управления документами; однако ландшафт управления информацией и документами постоянно эволюционирует. Быстрое развитие технологий, изменения в нормативно-правовом ландшафте и появление новых методов ведения деловой деятельности требуют обновления этого стандарта. Растёт осознание того, что, хотя стандарт ISO 15489 является эталоном в области управления документами, он не лишён пробелов, и ряд его разделов требует улучшения и расширения.

В рамках данного исследования были проведены:

• анализ соответствующих стандартов, 
  
  
• обзор ландшафта новых и нарождающихся технологий и практик,
  
  
• выявление ключевых проблем, формирующих управление документами, 
  
  
• анализ заинтересованных сторон, а также
  
  
• изучение ссылок на стандарт ISO 15489 в международных стандартах.

Полученные результаты не только отражают адекватность и недостатки стандарта ISO 15489, но и предлагают перспективные рекомендации, призванные направлять работу по пересмотру этого стандарта в 2026 году.»

В числе основных результатов исследования названы:

• Пришло время для обновлений понятий и определений в стандарте ISO 15489. В настоящее время ISO 15489 не в полной мере охватывает новые технологии и технологические среды, такие как, например, смарт-контракты, технологии блокчейна и распределенных реестров. Стандарт отстал от темпов расширения сферы охвата управления документами, поскольку эти (и многие другие) технологии стали неотъемлемой частью современных информационных систем. Для устранения этих пробелов крайне необходимо обновить и расширить используемые в ISO 15489 понятия и определения.
  
  
• Привычные положения сталкиваются с новыми проблемами и условиями. Как отмечается в техническом отчёте ISO/TR 8344:2024 «Информация и документация – Вопросы и соображения относительно управления документами в средах структурированных данных» (Information and documentation - Issues and considerations for managing records in structured data environments, см. https://www.iso.org/standard/83138.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:83138:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/isotr-8344.html - Н.Х.), применение ISO 15489 в средах структурированных данных сталкивается со значительными проблемами. Эти проблемы в первую очередь связаны с тем, что ISO 15489 изначально не был предназначен для решения сложных задач современных цифровых сред, характерных для систем структурированных данных. Существующие положения стандарта недостаточны для эффективного управления сложными структурами данных и технологическим контекстом этих систем.
  
  
• Неполнота требований к управлению документами. Действующие положения стандарта ISO 15489 по управлению документами не в полной мере удовлетворяют потребности в различных условиях ведения деятельности, и особенно в более сложных и динамичных контекстах. Как подчеркивается в техническом отчёте ISO/TR 24332:2025 «Информация и документация - Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров» (Information and documentation - Blockchain and distributed ledger technology (DLT) in relation to authoritative records, records systems and records management, см. https://www.iso.org/standard/78465.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78465:en ), такие вопросы, как захват документов, управление доступом, вопрос применимой юрисдикция, - не рассматриваются в ISO 15489 в полном объеме.
  
  
• Недостаточные взаимосвязи и согласованность с соответствующими стандартами. Стандарт ISO 15489 устанавливает понятия и принципы, применимые для управления любыми документами, документными системами и метаданными документов, включая ключевые принципы для обеспечения хорошего документирования результатов в программных приложениях. В то время, как ISO 15489 обеспечивает широкую концептуальную основу, другие соответствующие стандарты, как правило, регламентируют конкретные сценарии практического применения. В настоящее время, однако, наблюдается заметный дефицит корреляции и согласованности между этими стандартами, особенно в отношении терминологии и нормативного языка.

Рекомендации по пересмотру стандарт ISO 15489 включают:

• Обновление и добавление понятий и определений в ISO 15489,
  
  
• Расширение требований к управлению документами для охвата конкретных сценариев использования,
  
  
• Адаптация к переменам и пересмотр устаревших положений,
  
  
• Повышение согласованности и укрепление взаимосвязей между стандартами,
  
  
• Проведение анализа взаимосвязи стандартов.

Содержание отчёта следующее:

Введение

Часть I: Анализ стандартов
1.1. Данные и методология
1.2. Основные выводы
1.3. Рекомендации по пересмотру ISO 15489

Часть II: Анализ ландшафта

Часть III: Выявленные ключевые проблемы
3.1. Адаптивность к технологиям
3.2. Соответствие меняющимся законодательно-нормативным требованиям
3.3. Управление различными типами документов
3.4. Интероперабельность с другими стандартами
3.5. Регулярные обновления и пересмотр

Часть IV: Анализ заинтересованных сторон

Часть V: Заключение и рекомендации
5.1. Охват современных технологий
5.2. Повышение гибкости
5.3. Содействие интероперабельности
5.4. Усиление мер по обеспечению безопасности и защите персональных данных
5.5. Взаимосвязь между управлением документами и стратегическим управлением информацией
5.6. Учет меняющейся среды управления документами
5.7. Обеспечение инклюзивного вовлечения заинтересованных сторон

Приложение 1: Сведения о сопоставлении стандартов
Приложение 2: Основные принципы концепции управления документами, разработанной Управлением государственных документов (Public Record Office
Victoria, PROV) штата Виктория, Австралия
Приложение 3: Типичные законы, относящиеся безопасности и защите персональных данных
Приложение 4: Форма для подачи замечаний и предложений о пересмотре стандарта ISO 15489

Источник: сайт ИСО