Умение правильно анализировать приходит с опытом, а опыт – «сын ошибок трудных»
Я часто слышу, что проведение уничтожения позволяет снизить затраты на хранение и риски привлечения к ответственности.
Мой комментарий: Это абсолютно правильные общие соображения. Ошибка Карла Мелроуза как специалиста-практика заключалась не в том, что он принял их на веру, - а в том, что он изначально не учёл все существенные факторы и не сопоставил количественно затраты, риски и отдачу.
По аналогии можно вспомнить, что лет 15-20 назад поставщики, рекламируя свои системы электронного документооборота, любили упоминать экономию на тонере. Такая экономия была, в принципе, возможна – но по порядку величины она даже в идеальной ситуации была бы настолько мизерной, что было даже как-то неловко как за тех, кто это говорил, так и за тех, кто эти слова принимал на веру …
Лично для меня это предположение и взаимосвязанные с ним практические решения стали причиной одной моих из самых больших профессиональных неудач.
В ходе одной из программ [управления документами и информацией – Н.Х.] я попал в ситуацию, когда примерно раз в две недели ко мне приходили и спрашивали, когда же, наконец, появится экономия на хранении.
Я сделал расчёты, и оказалось, что затраты на внедрение программы примерно в пять раз превышают годовую стоимость хранения, а затраты на её дальнейшее поддержание будут составлять более 50% от годовой стоимости хранения, если учесть все расходы.
В конечном итоге разговор перешёл к вопросу о том, в каких ситуациях уничтожение документов является обязательным, и каковы могут быть штрафы за несоблюдение этого требования.
Оказалось, что таких ситуаций две. К сожалению (или к счастью), соответствующие риски уже были хорошо известны и считались достаточно значительными, так что деловые системы и соглашения с поставщиками услуг уже обеспечивали желаемый результат — поэтому здесь мы не могли получить отдачу.
Затем мы обсудили вопрос о снижении риска юридической ответственности. Разговор стал довольно сложным и немного неловким, потому что ИТ-отдел уже реализовал меры контроля и управления, которые предотвращали уничтожение. Наши сроки хранения были разработаны с целью реализации установленного законодательством ограничения - момента, после которого юридическая ответственность прекращается, - поэтому нельзя было ожидать никакой выгоды от всех затрат и многолетней работы сверх того, что ИТ-отдел уже внедрил за десять минут с помощью изменений разрешений посредством скриптов.
Ситуация складывалась довольно неловкой. Затраты на нашу платформу для снижения юридической ответственности и затрат на хранение должны были 5 раз превысить общий годовой счёт за услуги хранения, обеспечивая уничтожение документов, с которыми больше не была связана какая-либо ответственность.
Какая боль …
Суть приведенного примера в том, что мы должны думать о затратах, а также о множестве способов достижения желаемого результата.
С какого-то момента времени мы стали исходить из предположения, что наши практики всегда обеспечивают конкретные результаты, которые никто другой не в состоянии обеспечить, и что мы должны везде и всюду внедрять управление нашим полным жизненным циклом документов.
Такого рода практики быстро подрывают нашу репутацию, потому что они не выдерживают даже не слишком глубокого анализа.
Печально то, что той же самой организация пришлось усвоить горький урок: что предотвращение уничтожения не означает, что они смогут найти то, что им нужно. В организации знали о существовании этой проблемы, и над её решением никто другой не работал. А это была прекрасная задача для управления документами и информацией, потому что именно с этого начиналась наша профессия, и для её решения не требуется жизненный цикл.
К сожалению, в программе, о которой я рассказал, основное внимание было сфокусировано не на этом. Программа предлагала решение двух других проблем – при этом экономические факторы, связанные с одной из них, означали, что реализация программы лишь усугубила бы ситуацию; а вторая проблема уже была решена.
Оглядываясь назад, я понимаю, что была упущена прекрасная возможность. Я даже не могу себе представить, где бы я сейчас был и кем бы стал, если бы тогда я всё сделал правильно. Единственный плюс заключался в том, что я извлёк из этого урок, и теперь я гораздо больше внимания обращаю на экономические аспекты проблем, на альтернативные решения типичных проблем с документами - и гораздо лучше понимаю, как на самом деле работают установленные законодательством ограничения.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Что произошло бы, если тогдашний Карл Мелроуз «все проанализировал правильно» - добился бы он успеха? Думаю, здесь нет никаких гарантий; ему всё равно пришлось бы трудно, потому что одно дело – найти правильный путь, и другое – подвести под него убедительное (для руководства) обоснование, добиться выделения необходимых ресурсов и стабильной поддержки на протяжении достаточно длительного времени.
Для этого нужно было бы пообещать нечто такое, что задевает за живое «первое лицо» - и здесь не так-то легко найти аргумент, пересиливающий обещание снизить лично для него риски «сумы и тюрьмы».
Для этого также нужно было бы обеспечить получение ощутимой деловой отдачи в течение первых 6-9 месяцев – для чего, возможно, потребовалось бы менять культуру организации и её способы оценки затрат и рисков, найти союзников в других подразделениях, привлечь на свою сторону сотрудников, с которыми в первую очередь взаимодействует служба управления документами …
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/cost-credibility-and-assumptions
