(Продолжение, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_0496848544.html )
Перечни, разработанные федеральными органами исполнительной власти (Disposition Authority created by an Agency, DAA) и входящие в их состав указания превратились из бумажных документов в машиночитаемые объекты. Передача документов на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы всё чаще стала осуществляться в виде электронных документов, а не бумажных дел - хотя ведомства продолжали (а в некоторых случаях и до сих пор продолжают) передавать на хранение физические носители, такие как жёсткие диски. Уничтожение/передача документов стало больше похожим на рабочий процесс, чем на переписку. При этом основополагающей интеллектуальной концепцией по-прежнему оставались идеи Дженкинсона (Jenkinson), Шелленбера (Schellenberg), а также Закон о федеральных документах (Federal Records Act), а не какая-то новая теория, разработанная для вычислительных архивов. То, что экспертиза ценности находится уровнем ниже уровня вычислительного доступа, не было упущением - это было наследием бумажной эпохи.
Здесь важна точность формулировок, поскольку она усиливает аргументацию. Наличие для определённого вида указания по срокам хранения и действиям по их истечении (disposition authority) не говорит о том, что это документы постоянного срока хранения. Каждый ведомственный DAA-перечень обычно охватывает виды документов как постоянного, так и временного срока хранения документы; в нём просто говорится, что должно произойти с каждым из видов документов. В отношении подавляющего большинства федеральных документов перечни предписывают проведение уничтожения по истечении установленных сроков хранения (хочу обратить внимание: в государственных органах США уничтожение по истечении сроков хранения является обязательным и не оставляется, как у нас, на усмотрение организации – Н.Х.), осуществляемое самим федеральным органом исполнительной власти или же федеральным центром хранения документации (Federal Records Center – в США действует сеть таких центров, контролируемая Национальными Архивами. Они в первую очередь осуществляют внеофисное хранение документов, а по истечении сроков хранения – сами уничтожают документы либо передают на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы – Н.Х.). Лишь небольшая часть документов, признанных имеющими постоянную ценность, когда-либо передаётся в Национальные Архивы.
Таким образом, самим Национальным Архивам обычно никогда не приходится уничтожать федеральные документы временного срока хранения, поскольку они уничтожаются ещё до передачи в архивы. Временные документы – а это подавляющее большинство всего, что создают органы правительства - просто никогда до архивов не доходят. В то же время возможно проведение повторной экспертизы ценности, и Национальные Архивы могут авторизовать последующее уничтожение поступивших к ним документов при определенных, очень специфических обстоятельствах.
Согласно оценке Национальных Архивов, документы постоянного срока хранения составляют примерно от 1% до 3% процентов от всего объёма документов, создаваемых органами федерального правительства; один часто цитируемый внутренний аналитический отчёт приводит цифру в 1,23 процента.
Примечание: О доле федеральных документов, признанных имеющими постоянную ценность, см. страницу на сайте Национальных Архивов «Политика Национальных Архивов в отношении экспертизы ценности» (Appraisal Policy of the National Archives, https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/appraisal ); а также пост на блоге «Текстовое сообщение» (The Text Message) Национальных Архивов под названием «Доля документов постоянного срока хранения, попадающих в Национальные Архивы: пересмотр материалов статьи 1985 года» (The Percentage of Permanent Records in the National Archives: A 1985 Article Revisited, https://text-message.blogs.archives.gov/2020/04/14/the-percentage-of-permanent-records-in-the-national-archives-a-1985-article-revisited/ ). Оценки различаются по величине в зависимости от ведомства и периода, но неизменно составляют лишь небольшую долю созданных документов.
Какой бы ни была точная величина, архив представляет собой небольшой, преднамеренно отобранный «остаток» от общего массива документов, и этот отбор проходит на более ранних этапах, ещё до того, как хранилище системы ERA вообще прикасается к документам.
Теперь вернёмся к четырём уровням и обратим внимание на то, что их объединяет. Физический, описательный, цифровой и вычислительный доступ — все они работают с одним и тем же остаточным массивом документов. Ни один из них не касается документов, которым был установлен временный срок хранения и которые были уничтожены по истечении этого срока. «Доступ» всегда означал доступ к тому, что было сохранено по итогам экспертизы ценности – и у нас есть четыре всё более сложных способа доступа к набору данных, границы которого были определены где-то ещё, кем-то другим и по причинам, не имеющим отношения к процессу поиска и раскрытия.
Механизм, которая разделился надвое
Создатели системы ERA (электронный архив Национальных Архивов США, также выполняющий ряд функций архивной информационной системы – Н.Х.) исходили из предположения о том, что существующий процесс экспертизы ценности был правильным, и разработали программное обеспечение для его более эффективного выполнения. Хотя первоначальное видение системы ERA включало улучшенный публичный доступ, однако в центре внимания той архитектуры, которая в конечном итоге была реализована, оказались передача на архивное хранение, обеспечение долговременной сохранности, обеспечение аутентичности, управление сроками хранения и управлении хранилищем. Процесс поиска и раскрытия (discovery) оставался в значительной степени второстепенным по отношению к этим функциям. Он рассматривался скорее как потребитель сохранённых документов, чем как равноправная цель проектирования. Именно поэтому раскрытие никогда не было центральным элементом того решения, что было запущено в эксплуатацию.
На всё это можно взглянуть более глубоко. В аналоговом архиве имелся всего один механизм, и им был архивист. Представители одной и той же дисциплины определяли, что именно попадёт на архивное хранение, и помогали исследователям находить нужные им материалы. Между этими функциями существовало неявное единство, поскольку они выполнялись одними и теми же специалистами. Система ERA институционально разрушила это единство, создав взамен отдельные автоматизированные конвейеры – механизм экспертизы ценности (установление сроков хранения, передача, уничтожение), механизм обеспечения долговременной сохранности (хранилище), механизм доступа (Каталог) и механизм выполнения структурированных запросов – «Систему доступа к архивным базам данных» (Access to Archival Databases system, AAD). Историческое единство архивного суждения было разделено на независимые системы, каждая из которых оптимизирует что-то своё. Это разделение является предпосылкой для всего, о чём пойдёт речь далее.
Почему это потолок, а не пробел
Пожалуй, было бы комфортнее рассматривать фильтр в виде экспертизы ценности как некий пробел, который можно было бы закрыть с помощью более совершенной инженерии. Однако это не пробел, а потолок.
Система ценностей при проведении экспертизы ценности не совпадает с системой ценностей при выполнении поиска и раскрытия. Экспертиза ценности документов проводится на уровне отдельных серий (серия приблизительно соответствует документам, подпадающим под одну статью номенклатуры дел или перечня, за период в несколько лет – Н.Х.), зачастую за десятилетия до того, как у кого-либо появится представление о вопросах, которые может задать будущий исследователь — или будущая модели ИИ. Экспертиза основывается на оценке доказательной и информационной ценности документов в рамках архивной теории, основанной на принципе происхождения. Эта теория имеет свои реальные достоинства: она уважает контекст создания, сохраняет подобное с подобным, рассматривает само упорядочение документов как передающее определённый смысл. Но это теория об ответственном хранении и доказательствах, а не об отношениях и запросах. Вычислительный слой, выстроенный поверх остаточного массива документов постоянного хранения, полностью наследует эту онтологию экспертизы ценности, и не в состоянии увидеть определённые вещи. Взаимосвязь, которое связала бы уничтоженную серию документов временного срока хранения с сохранившейся серией документов постоянного срока хранения, не просто является недопредставленной в графе, она отсутствует - структурно и навсегда - потому что одна из его конечных точек никогда не была зафиксирована.
Среди документов постоянного срока хранения Вы можете искать любые взаимоотношения, какие захотите, - однако Вы не сможете обнаружить те, что «проходили» через выброшенные материалы. Когда машина мыслит на основе архивных материалов, то рассуждения выполняются над множеством, грани которого были определены суждением, к которому у машины нет доступа и которое она не смогла бы подвергнуть сомнению, даже если бы такой доступ имелся.
(Продолжение следует)
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-two-machines
вторник, 15 сентября 2026 г.
Два механизма: экспертиза ценности и обеспечение доступности - и ограниченность вычислительной доступности архивных материалов (2)
«Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» теперь разрешают включать в бумажные дела копии электронных документов
Приказом Росархива от 9 июля 2026 года № 91 внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71, в разделе VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления два пункта (6.24 и 6.26).
Пункт 6.24 дополнен абзацем следующего содержания:
«Поручения Правительства Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.»
Пункт 6.26 дополнен абзацем следующего содержания:
«По согласованию с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация, в дела постоянного срока хранения на бумажном носителе при необходимости могут включаться заверенные копии электронных документов на бумажном носителе.»
Мой комментарий: Что касается включения копий электронных документов в бумажные дела (п. 6.26), можно порадоваться, что легализована давно существующая практика. Однако, чтобы на попасть впросак, здесь требуется определённая осторожность и хорошее понимание ценности оригинала в каждом конкретном случае.
Подшивать в бумажные дела заверенные (и даже, возможно, незаверенные) копии электронных документов – это хорошая практика, обеспечивающая информационную полноту дела. Такие копии, однако, не приобретают равную подлиннику юридическую и доказательную силу. Существует риск того, что в ряде случаев передача на архивное хранение копий в составе бумажных дел и непередача электронных подлинников может расцениваться как невыполнение организацией возложенных на неё по закону обязательств – даже при наличии разрешения от соответствующего архива.
Формулировка «при необходимости» оставляет принятие решений на усмотрение организации и архива, что потенциально чревато проблемами:
- У различных структурных подразделений и даже у отдельных специалистов могут быть разные подходы. Кто-то будет распечатывать и подшивать копии всех электронных документов «для надежности», кто-то – сделает копии только наиболее важных (с его точки зрения) документов. В итоге возникают риски непоследовательного формирования дел.
Также, возможно, потребуется чётко идентифицировать копии и дать ссылки на места хранения соответствующих электронных подлинников. - Требования архивов различаются. Один архив может потребовать дублирования всех электронных приказов на бумаге, а другой может разрешить хранить все электронные документы в их оригинальной форме. Единой позиции нет.
- Перестраховка руководства. Руководители «старой закалки», опасаясь утрат данных и документов, могут по-прежнему потребовать, чтобы все электронные документы распечатывались и заверялись, что приводит к неоправданным затратам ресурсов и сводит на нет весь смысл электронного документооборота.
В правилах нет ряда деталей, важных для практиков. Не говорится о том, кто и каким образом имеет право заверить бумажную копию электронного документа; не сказано, нужно ли (и в какой формулировке) указывать на копии, что это именно копия электронного документа.
Также не следует забывать о том, что сейчас многие электронные документы создаются в форматах, которые оптимизированы скорее для машинной обработки, чем для просмотра человеком или вывода на печать (например, XML-файлы, документы в базах данных). При конвертации таких документов в человеко-читаемую форму возможна утрата части существенной информации и метаданных.
В заключение отмечу, что двадцать лет назад подобные изменения в нормативно-правовой базе можно было бы только приветствовать, но тогда мы их не дождались. Сейчас же ситуация изменилась – с государственной точки зрения, крайне вредно поощрять «дремучесть» архивной отрасли, её неумение и нежелание иметь дело с современными документами …
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=541782
понедельник, 14 сентября 2026 г.
Два механизма: экспертиза ценности и обеспечение доступности - и ограниченность вычислительной доступности архивных материалов (1)
Искусственный интеллект обещает трансформировать поиск сведений в архивах и их извлечение. В то же время любая система ИИ, созданная на основе архивных фондов, наследует решение, о котором не вспоминает почти никто из тек, кто дискутирует от ИИ: большинство документов были уничтожены ещё до того, как архив мог их увидеть. Поэтому будущее вычислительной доступности (computational access) ограничено не технологиями поиска, а результатами экспертизы ценности документов – но и сама экспертиза ценности теперь становится вычислительной.
В этом и заключается основная мысль. Остальная часть данного эссе объясняет, почему это так; почему эта тема не привлекала внимания; и почему в итоге происходит переформулирование вопроса, который определит следующие двадцать лет цифровых архивов.
В этом эссе я использую термин «вычислительный» для обозначения систем, которые делают нечто большее, чем просто извлекают документы: они делают заключения и выводы и/или осмысливают взаимосвязи между документами - посредством использования структурированных запросов, графов знаний, извлечения сущностей и машинного обучения.
Четыре концепции доступа
Традиционная архивная теория различает физический и интеллектуальный контроль. Впоследствии появляется иная концепция, относящаяся не тому, как архивисты контролируют документы и управляют им, а к тому, как исследователи получают доступ к этим документам.
С течением времени подход Национальных Архивах США (NARA) к обеспечению доступности эволюционировал, и за это время сменились четыре различных представления о том, что значит «получить доступ к документу», - каждое из которых скорее накладывается поверх предыдущего, чем заменяет его.
- Первая концепция – физический доступ: существуют научно-справочный аппарат и читальные залы; исследователь приезжает в место хранения документов и использует бумажный справочный документ-суррогат для отыскания нужного короба с документами.
- Вторая концепция – описательный доступ: эти справочные документы-суррогаты становятся доступными онлайн – это Каталог архивных исследований (Archival Research Catalog), выведенный из эксплуатации в 2013 году; это прототип системы публичного онлайн-доступа (Online Public Access), который пришёл ему на смену; и, наконец, полностью перестроенный Каталог Национальных Архивов США (National Archives Catalog), запущенный в эксплуатацию в ноябре 2022 года и использующий систему идентификаторов Национальных Архивов (National Archives Identifier).
Примечание: О преемственности от Каталога архивных исследований (закрытого в 2013 году) через прототип системы публичного онлайн-доступа к Каталогу Национальных архивов (заработавшему в ноябре 2022 года), и о роли идентификатора Национальных Архивов см. веб-страницы сайта Национальный Архивов «О Каталоге Национальных Архивов» (The National Archives Catalog - About, https://www.archives.gov/research/catalog/about и «Расширения Каталога Национальных Архивов» (National Archives Catalog Enhancements, https://www.archives.gov/research/catalog/ngc-preview ). - Третья концепция – цифровой доступ: доступ не к описанию документа, а к самому цифровому объекту, пригодному для долговременного сохранения и предоставляемому через хранилище «Электронного архива документов» (Electronic Records Archives, ERA – система электронного архива Национальных Архивов США – Н.Х.).
- Четвертая концепция, продвигаемая сейчас - это вычислительный доступ: графы знаний, извлечение сущностей, выявление связей, машинное мышление. Доступ здесь уже не к документам, а к взаимосвязям между документами.
Одна из особенностей текущего момента будет иметь существенное значение на протяжении всего последующего текста эссе. Формирующие архив системы используют общие идентификаторы, а не единое понимание. Каждая из этих систем сохраняет собственное представление об архивных фондах, но ни один из слоёв не моделирует связи между ними. Последствия такого архитектурного выбора становятся очевидными только тогда, когда мы задаемся вопросом, на основе чего на самом деле рассуждает ИИ.
Но в этой четырехуровневой истории есть ещё «нижний этаж», который никогда не упоминается - и, как мы увидим далее, очевидный ответ на это рассуждения данного эссе заключается в том, что этот «нижний этаж» сам по себе может быть «поднят» в граф. Запомните это возражение; оно правильное, и я к нему вернусь. Сначала поговорим о базовых вещах на «нижнем этаже».
Экспертиза ценности: вселенная, поверх которой работает система доступа
Прежде чем сможет начать функционировать любой из четырех видов доступа, сначала принимается решение о том, подлежит ли документ постоянному хранению. Принятие таких решений не является ещё одним «слоем» доступа; они формируют ту вселенную, в рамках которой будет работать впоследствии любая технология доступа. В практике США эти решения фиксируются в виде указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (и сформированных из них перечней) – это авторизующие уничтожение/передачу решения, снабжённые идентификаторами с префиксом DAA (при обработке через подсистему управления сроками хранения в системе ERA).
Примечание: Об идентификаторах решений, авторизующих уничтожение/передачу, о перечнях видов документов с указанием сроков хранения и подсистеме управления сроками хранения системы ERA см.
- страницу веб-сайта Национальных Архивов США, «Идентификатор указания по срокам хранения» (Disposition Authority Number, https://www.archives.gov/research/catalog/lcdrg/elements/disposition-authority-number ;
- страницу ««Перечни и указания по срокам хранения» (Records Control Schedules, https://www.archives.gov/records-mgmt/rcs ); и
- глоссарий NARA терминов по управлению документами (NARA Records Management glossary, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/rm-glossary-of-terms.pdf ).
(Продолжение следует)
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-two-machines
Внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
Приказом Росархива от 9 июля 2026 года №91 «в целях приведения нормативных правовых актов Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации» внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 года №71.
Внесённые изменения кардинально правил делопроизводства не меняют, однако они уточняют и детализируют процедуры в связи с развитием электронного документооборота. Изменения по большей части представляют собой уточнение ссылок в тексте и сносках на нормативно-правовые акты и стандарты, которые были пересмотрены за последние годы.
Основные новации следующие:
1. Легализация и регламентация использования электронных копий и т.н. «тиражных экземпляров» (пп. 2.2, 3.37)
Мой комментарий: «Тиражные экземпляры документов», с моей точки зрения, это терминологическое извращение, которое в тексте документа трактуется как электронные копии бумажных документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) органа власти. Как архивная теория (как отечественная, так и международная), так и право признают подлинники, дубликаты, копии и выписки – и все они являются документами. Всякие «сканы» и «тиражные экземпляры» только мутят воду … Добавлю, что традиционно в русском языке термин «тиражный экземпляр» трактовался иначе!
Если раньше в п.2.2 устанавливалось, что в государственном органе, органе местного самоуправления создаются:
- Документы на бумажном носителе,
- Электронные документы, и
- Электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе
теперь в этот список включены:
- Копии электронных документов на бумажном носителе,
- Тиражные экземпляры документов.
Пункт 3.37 дополнен абзацами следующего содержания:
«Для отправки, рассылки документов, созданных на бумажном носителе, могут создаваться электронные копии документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления (тиражные экземпляры документов), воспроизводящие реквизиты и содержание исходного документа.
Порядок подготовки тиражных экземпляров документов определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.
Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления тиражных экземпляров документов осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.»
Мой комментарий: Закрепляется возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных документов. Это упрощает массовую рассылку и исключает необходимость подписывать каждый бумажный экземпляр вручную. Однако явно не оговаривается, что эти копии приравниваются к бумажным подлинникам.
2. Замена ранее разосланных документов (п. 3.43)
Пункт 3.43. устанавливал, что «досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ». Теперь данный пункт дополнен абзацами следующего содержания:
«Порядок досылки или направления документов взамен ранее разосланных определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.
Документы, направляемые взамен ранее разосланных, могут подписываться электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления.
Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления документов, направляемых взамен ранее разосланных, осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.»
Мой комментарий: Описан отсутствовавший ранее в Правилах механизм внесения изменений в уже разосланные документы. В то же время здесь, с моей точки зрения, присутствует потенциальная правовая коллизия – всё-таки документ, направляемый взамен разосланного ранее, должен, исходя из разумных соображений, подписываться тем же (или вышестоящим) должностным лицом, а не каким-то непонятным клерком. Рассылающая организация не имеет право при установлении порядка досылки / замены документов своевольничать и игнорировать существующие нормы права и обычаи делового оборота, особенно если речь идёт о взаимодействии с независимыми органами и организациями.
3. Выписки из протоколов (п. 3.54).
Ранее в Правилах было установлено, что «копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления».
Теперь пункт 3.54 дополнен абзацами следующего содержания:
«Порядок формирования выписок из протоколов определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.
Выписки из протоколов могут подписываться электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления.
Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления выписок из протоколов осуществляется правовым актом (распорядительным документом) государственного органа, органа местного самоуправления.»
Мой комментарий: Новые положения Правил предоставляют государственным органам значительную свободу в определении процедур работы с электронными документами.
В то же время отсутствие единых подходов в разных органах власти может привести к тому, что документы, созданные по внутренним правилам одного ведомства, могут быть признаны недействительными или оформленными ненадлежащим образом в другом.
Если каждая организация будет устанавливать собственные форматы для хранения электронных копий, то через несколько лет возможна ситуация, когда документы одного ведомства невозможно будет прочитать в другом из-за устаревания или несовместимости форматов.
Отсутствие единых сроков хранения может привести к тому, что одни органы будут хранить электронные копии документов в течение минимальных сроков, в то время как другие – по максимуму, что потенциально может создать проблемы при архивных проверках и запросах.
На текущий момент в нормативной базе существует пробел в части хранения т.н. «тиражных документов» (электронных копий документов, подписанных УКЭП) как самостоятельных архивных объектов, и основное внимание в новых положениях уделено хранению бумажных копий электронных документов.
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=541782
