Использование ИИ в архивах: Модели институциональной зрелости, часть 1

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 21 января 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Как перейти от изолированных экспериментов к ответственному, управляемому и масштабируемому использованию искусственного интеллекта (ИИ)?

Искусственный интеллект уже присутствует в деятельности архивов латиноамериканских стран: в одних случаях - в качестве выполняемого без лишнего шума пилотного проекта, в других - как инструмент, обещающий немедленное повышение эффективности и продуктивности. Однако настоящая проблема носит не технологический, а институциональный характер: это задача избежать внедрения ИИ в виде набора разрозненных экспериментов и пойти по пути ответственного, стратегически управляемого использования ИИ, согласованного с ключевыми принципами архивных практик.

В рамках этой трансформации модели зрелости перестают быть просто диагностическим инструментом и становятся стратегическим компасом. Они позволяют нам понять, где мы находимся, какие риски принимаем и какие решения нам необходимо принять, прежде чем масштабировать проект. 

В контексте Колумбии данный анализ напрямую связан с «Этическим руководством по внедрению, разработке и использованию систем искусственного интеллекта в государственных учреждениях Колумбии» (Guía Ética para la Implementación, Desarrollo y Uso de Sistemas de IA en Entidades Públicas de Colombia, объёмом 62 страницы, см. https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Sala-de-prensa/Noticias/425888:Guia-Etica-para-la-Implementacion-Desarrollo-y-Uso-de-Sistemas-de-Inteligencia-Artificial-en-Entidades-Publicas-de-Colombia , прямая ссылка на PDF-файл: https://www.mintic.gov.co/portal/715/articles-425888_recurso_1.pdf ), которое было опубликовано в 2025 году Министерством информационных технологий и связи (Ministerio de Tecnologías de
la Información y la Comunicaciones, MinTIC). В данном руководстве изложены принципы, движущие силы и факторы, а также меры, обеспечивающие этичное использование ИИ в государственном секторе.

Краткий обзор: Институциональная зрелость с архивно-документационной точки зрения ;-)

Прежде чем углубиться в подробности, следует отметить, что ключевая идея заключается в том, что зрелость определяется не уровнем автоматизации, а уровнем стратегического управления технологиями. Исходя из этого, я предлагаю интегрированный подход, сочетающий в себе точки зрения как министерства MinTIC, так и архивной науки.

Институциональная зрелость: Сравнительная таблица точек зрения Министерства информационных технологий и связи (MinTIC) и архивной науки

(Окончание следует)

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/modelos-de-madurez-institucional-para-el-uso-ia-en-gonzalez-f--5ipke/ 

Правительство установило порядок работы с электронными документами ДСП

Правительство РФ своим Постановлением от 4 марта 2026 г. №226 утвердило изменения, вносимые в постановление Правительства от 3 ноября 1994 г. №1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности». 

Положением рекомендовано руководствоваться (п.3):

• органам государственной власти субъектов Российской Федерации; 
  
  
• иным государственным органам; 
  
  
• органам публичной власти федеральной территории «Сириус»; 
  
  
• органам местного самоуправления;
  
  
• государственным и муниципальным учреждениям;
  
  
• государственным и муниципальным унитарным предприятиям;
  
  
• организациям, осуществляющим публично значимые функции; 
  
  
• организациям, созданным для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ;
  
  
• органами государственной власти РФ или органами государственной власти субъектов РФ;
  
  
• юридическим лицам, созданным на основании федеральных законов; 
  
  
• юридическим лицам, в уставном капитале которых есть доля участия РФ, или субъектов РФ, или муниципальных образований; 
  
  
• государственным внебюджетным фондам; 
  
  
• иным юридическим лицам.

Положение теперь определяет общий порядок обращения с документами, в том числе электронными (п.1.1).

В пункте 1.4 уточнено, что пометка «Для служебного пользования» (ДСП) проставляется не только на документах (и на их проектах), но и на «приложениях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения»:

1.4. … При необходимости включения в документ частей документа или отдельных приложений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, пометка «ДСП» дополняется отметкой «без служебной информации ограниченного распространения - доступ не ограничен» или «без приложений – доступ не ограничен». В этом случае перед частями документа, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» (допускается использование пометки «ДСП»).

Руководитель организации будет теперь в пределах своей компетенции определять (п.1.5):

• Порядок копирования и передачи служебной информации ограниченного распространения;
  
  
• Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их уничтожения.

Мой комментарий: Руководитель организации (или уполномоченное лицо) теперь единолично определяет порядок копирования, передачи, уничтожения и вообще всего оборота документов ДСП в пределах своей организации.

За нарушение порядка уничтожения документов, содержащих служебной информации ограниченного распространения, допустившие указанные нарушения лица привлекаются к предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности (п. 1.8.)

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Пункт 2.1 раздела 2 «Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения» дополнен абзацем следующего содержания:

2.1 … Номер экземпляра не проставляется на электронных документах и подлинниках документов, подписанных собственноручной подписью в единственном экземпляре.

Пункт 2.3 «Документы с пометкой «Для служебного пользования»» приведен в новой редакции:

Было: … печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

Стало: … создаются в виде электронных документов или в случае служебной необходимости изготавливаются на бумажном носителе и иных материальных носителях с учетом требований, предусмотренных инструкциями по делопроизводству в организациях;

… Изготовление, обработка и хранение электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также обмен указанными документами между организациями осуществляются с использованием систем электронного документооборота или иных программных (программно-аппаратных) решений, отвечающих требованиям информационной безопасности, установленным законодательством Российской Федерации, и требованиям о защите информации, предусмотренным частью 5 статьи 16 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 

Обмен электронными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, между организациями осуществляется в соответствии с «Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. №1264. 

При изготовлении документа с пометкой «ДСП» на бумажном носителе на обороте последнего листа каждого экземпляра документа или в учетных формах указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и лица, отпечатавшего документ, и дата печатания документа. 

Документы с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе и иных материальных носителях хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

Уничтожение документов

В пункте 2.6, регламентирующим порядок уничтожения документов, введено требование о составлении акта о выделении к уничтожению. Уничтожение бумаг допускается путём шредирования (измельчения) или иным способом, исключающим возможность восстановления содержания документов. Уничтожение электронных документов осуществляется либо посредством физического уничтожения носителя, либо путём гарантированного удаления информации без возможности восстановления.

Было: 2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Стало: 2.6. Уничтожение дел и документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в порядке, предусмотренном локальными нормативными актами в организациях, в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, либо по иным основаниям, установленным в организации. Уничтожение дел и документов осуществляется путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановления содержания документов, о чем в учетных формах делаются соответствующие отметки, предусмотренные локальными нормативными актами организаций.

Уничтожение электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, производится с применением устройств уничтожения, сертифицированных по требованиям безопасности информации, путем механического нарушения целостности электронного носителя информации, не позволяющего произвести считывание или восстановление, или удаления с электронных носителей информации методами и средствами удаления остаточной информации без возможности восстановления с учетом требований, указанных в абзаце первом настоящего пункта.

Передача документов

В пункте 2.7 установлено, что не только передача документов и дел от одного работника другому, но и печать на бумажном носителе электронных документов и их копирование осуществляются только с разрешения руководителя организации или уполномоченного должностного лица:

Было:  2.7. Передача документов и дел с пометкой «ДСП» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

Стало: 2.7. Передача документов и дел с пометкой «ДСП» от одного работника другому, печать на бумажном носителе электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, копирование документов с пометкой «ДСП» направление (перенаправление) документов с пометкой «ДСП» в том числе поступивших в организации из иных органов и организаций, осуществляются с разрешения руководителя организации, в которой обрабатываются и хранятся данные документы, или уполномоченного должностного лица, определенного в соответствии с абзацем вторым пункта 1.5 настоящего Положения.

Также в пункте 2.11 уточнено, что снятие пометки ДСП «осуществляется на основании решения должностного лица, установившего указанную пометку, либо должностного лица вышестоящей организации, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, а также на основании решения вышестоящего руководителя в порядке, предусмотренном инструкциями по делопроизводству в организациях».

Мой комментарий: Документ расширяет круг субъектов, которым рекомендовано руководствоваться Положением. Если прежде требования были обязательны только для федеральных органов власти, Росатома и Роскосмоса, то теперь они становятся де-факто стандартом для всей системы публичной власти, для организаций с государственным участием - и не только.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=528166\

Судебная практика: Право пенсионера на ознакомление с выплатным делом посредством получения его копии

Центральный районный суд г. Челябинска в июле 2022 года рассмотрел дело №2а-4976/2022 (74RS0002-01-2022-003720-77) по административному исковому заявлению гражданина к отделению Пенсионного фонда РФ (ПФР) о признании незаконным отказа Пенсионного фонда в предоставлении копии выплатного дела и возложении на него обязанности предоставления такой копии.

Суть спора

Гражданин обратился в Пенсионный фонд с запросом о предоставлении копии выплатного дела с целью реализации своего права на проверку правильности произведенного расчёта пенсии. Однако в выдаче копии выплатного дела было отказано. 

По мнению гражданина, отказ в выдаче копии выплатного дела является неправомерным, поскольку нарушает основополагающие права и законные интересы заявителя. По его мнению, непредставление выплатного дела значительно нарушает его право как гражданина на своевременное получение достоверной информации, необходимой для расчета пенсии и проверки правильности и законности произведенных Пенсионным фондом РФ и его структурными подразделениями расчётов.

Позиция отделения Пенсионного фонда РФ

Пенсионное законодательство РФ не содержит норм, обязывающих территориальные органы ПФР предоставлять гражданам копии выплатных дел. Действующие выплатные дела получателей пенсии не относятся к архивным документам, и на них действие федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» не распространяется. 

Сведения о периодах работы и/или другой деятельности, об иных периодах, засчитываемых в страховой стаж в соответствии с Федеральным законом №400-ФЗ «О страховых пенсиях», о заработке (доходе) начисленных и уплаченных страховых взносах, направляемых на финансирование страховой пенсии, о пенсионных правах застрахованного лица, об установлении страховой пенсии и иные сведения о застрахованном лице в соответствии с федеральным законом №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» содержатся в индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица. 

Гражданину в ответе на его обращение также было сообщено, какими способами он может получить информацию о состоянии своего индивидуального лицевого счёта.

Позиция Центрального районного суда г. Челябинска

Суд пришел к выводу о том, что ответчик, отказывая в выдаче копии выплатного дела, не допустил нарушения прав и законных интересов гражданина, поскольку законодательством не установлено обязанности пенсионного органа по предоставлению гражданам копий документов, содержащихся в пенсионном деле. 

При этом суд отметил, что пенсионное дело является внутренним документом организации, в котором, помимо представленных гражданином документов, содержатся сведения о расчётах и размерах пенсии. В случае необходимости ознакомления с расчётом пенсии, гражданин может обратиться с заявлением в ОПФР о предоставлении данной информации.

Обращение гражданина было рассмотрено Пенсионным фондом РФ в установленном порядке и в срок, ответ на обращение был направлен в адрес гражданина и был им получен, что в настоящем деле не оспаривалось. 

Суд оставил без удовлетворения административное исковое заявление гражданина к Отделению Пенсионного фонда РФ о признании незаконными отказа в предоставлении копии выплатного дела.

Позиция гражданина на апелляции

В апелляционной жалобе гражданин ещё раз отметил, что непредставление выплатного дела существенно нарушает права граждан на своевременное получение достоверной информации необходимой для расчета пенсии и проверки правильности и законности произведенных Пенсионным фондом РФ и его структурными подразделениями расчетов пенсии. Действия по отказу в выдаче копии выплатного дела неправомерны, поскольку они нарушают основополагающие права и законные интересы гражданина. 

Получить необходимую информацию способом, указанным в ответе на обращение, не представилось возможным, поскольку в индивидуальном лицевом счете не содержатся результаты расчета размера пенсии, в том числе сумма валоризации, конвертизации, отношения заработков, пенсионный капитал и индивидуальный пенсионный коэффициент. Также в индивидуальном лицевом счете нет данных о результатах расчета заработков, нет поступившие от работодателей и от архивов ответов на запросы, подтверждающих факты работы и размеры оплачиваемой заработной платы. 

Записаться на прием в территориальный орган Пенсионного фонда было возможно лишь на 2023 год, что существенно нарушает право, предусмотренное статьей 8 федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». По указанному в ответе на обращения номеру телефона невозможно было дозвониться.

Позиция Судебной коллегии по административным делам Челябинского областного суда 

Судебная коллегия по административным делам Челябинского областного суда в ноябре 2022 года (дело №2а-4976/2022) отметила, что информация, содержащаяся в выплатном деле гражданина, непосредственно затрагивает его права и свободы, и необходима ему для проверки правильности начисленной ему пенсии. Каких-либо ограничений на получение указанных документов законодательно не установлено. Указание в ответе пенсионного органа на получение информации, находящейся в пенсионном деле иными способами, является необоснованным, поскольку истребуемую информацию в полном объеме заявитель может получить только путем ознакомления с материалами выплатного (пенсионного) дела.

Вывод суда первой инстанции об отсутствии нарушения прав и законных интересов административного истца и о правомерности оспариваемого действия является неверным.

Судебная коллегия отменила решение Центрального районного суда г. Челябинска, признала незаконным отказ отделения Пенсионного фонда РФ по Челябинской области в выдаче гражданину копии выплатного (пенсионного) дела. Суд обязал Пенсионный фонд устранить допущенные нарушения и выдать гражданину копию выплатного (пенсионного) дела.

Позиция Седьмого кассационного суда общей юрисдикции

Судебная коллегия по административным делам Седьмого кассационного суда общей юрисдикции рассмотрела дело в январе 2023 года.

В суде кассационной инстанции представитель административного ответчика сообщил о том, что решение суда исполнено и копии документов вручены гражданину. Он также отметил, что пенсионер не лишён возможности ознакомления с материалами своего пенсионного дела, в том числе с использованием собственных средств фотофиксации. 

Административным истцом не были представлены доказательства, подтверждающие обращение к ответчику по вопросу ознакомления с материалами пенсионного дела, а также отказ ответчика в этом. 

Суд отметил, что право истца на бесплатное предоставление сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (в части его индивидуального лицевого счета), закрепленное в ст. 16 федерального закона от 01 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», не исключает - с учетом положений Конституции РФ, федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», федерального закона от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - возможности ознакомления пенсионера с выплатным делом посредством получения его копий.

В ответе на обращение гражданина не было разъяснено, что он вправе знакомиться с выплатным делом в клиентской службе, в том числе с использованием собственных средств фотофиксации, - а лишь сообщалось о праве получения информации о состоянии индивидуального лицевого счета, которое может быть реализовано несколькими способами. При таких обстоятельствах исковые требования гражданина нельзя признать необоснованными.

Судебная коллегия по административным делам Седьмого кассационного суда общей юрисдикции оставила без изменения апелляционное определение судебной коллегии по административным делам Челябинского областного суда, а кассационную жалобу отделения фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Челябинской области - без удовлетворения.

Мой комментарий: Принимая решения, суды апелляционной и кассационной инстанций исходили из того, что выплатное дело содержит информацию, на ознакомление с которой гражданин имеет право, потребность в которой он обосновал, но которую нельзя получить из иных источников.

Поскольку подобная ситуация может повториться, Пенсионному фонду следует подумать о том, что ему, скорее всего, проще и дешевле будет выдавать копии без спора (либо обеспечивать ознакомление с документами с возможностью фотофиксации), чем проигрывать суды и оплачивать судебные издержки.

Источник: сайт Центрального районного суда г. Челябинска/ Сайт Судебные решения РФ / Консультант Плюс
https://centr--chel.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=doc&number=436554911&delo_id=41&new=&text_number=1&srv_num=1 
https://судебныерешения.рф/73437929/extended
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOUR;n=278395

ИСО: Подходит к завершению работа над очередной, 6-й редакцией стандарта ISO/DIS 9001 «Системы менеджмента качества – Требования»

В ноябре 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о завершении публичного обсуждения очередной, шестой по счёту редакции ключевого стандарта системы менеджмента качества -  ISO/DIS 9001 «Системы менеджмента качества – Требования» (Quality management systems — Requirements) объёмом 52 страницы, см. https://www.iso.org/standard/88464.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88464:en .

Над стандартом работает подкомитет SC2 «Системы качества» (Quality systems) Технического комитета ИСО TC 176 «Менеджмент качества и обеспечение уверенности в качестве» (Quality management and quality assurance). Публикация новой редакции ожидается в сентябре 2026 года. Она заменит ныне действующую редакцию ISO 9001:2015.

В России действующая редакция стандарт была адаптирована как ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования».

Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:

«Настоящий документ устанавливает требования к системе менеджмента качества, когда:

а) организации необходимо продемонстрировать свою способность стабильно предоставлять продукцию и услуги, соответствующие требованиям клиентов и применимым законодательно-нормативным требованиям; и

b) организация стремится повысить удовлетворённость клиентов посредством эффективного применения такой системы, включая процессы совершенствования системы и обеспечения уверенности в соответствии требованиям клиентов и применимым законодательно-нормативным требованиям.

Все требования настоящего документа носят общий характер.

Настоящий документ применим в любой организации, вне зависимости от её типа и размера, а также от предоставляемой ею продукции и услуг.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Контекст (условия ведения деятельности) организации
5. Лидерство
6. Планирование
7. Поддержка
8. Функционирование
9. Оценка эффективности
10. Совершенствование
Приложение А: Разъяснение структуры, терминологии и разделов стандарта
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/88464.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88464:en