Имеют ли жизненные циклы в контексте управления информацией и документами хоть какую-то ценность? Это действительно важный вопрос, и я очень хочу, чтобы коллеги высказали своё мнение по этому поводу.
По большей части я наблюдаю, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] зацикливаемся на жизненных циклах.
Мы приходим в организацию и сразу же предполагаем, что все вокруг ходят со спичками, поджигая всё подряд, - и что если мы немедленно не внедрим программу управления сроками хранения документов, то организация будет либо уничтожена последствиями санкций за преждевременное уничтожение, либо чрезмерно обременена расходами на хранение.
Как правило, это представление ничем не подтверждается.
Мой комментарий: Не соглашусь с таким мнением – и думаю, что Карл сказал это с целью спровоцировать коллег на дискуссию. Примеры как серьёзного ущерба ввиду преждевременного уничтожения документов, так и неоправданно больших затрат на хранение встречаются часто; и не случайно – особенно в коммерческом секторе – архивистов и специалистов по управлению документами нанимают в первую очередь для наведения базового порядка, установления обоснованных сроков хранения и своевременно проведение уничтожения документов.
В целом, я обнаружил, что организации настолько параноидно относятся к защите своей оперативной деятельности, что обычные сотрудники никоим образом ничего не могут уничтожить.
И даже если у них есть такая возможность, обычно они хранят примерно за десятилетний период резервные копии документов, о которых они ещё помнят – и резервные копии лет так за 30, о которых они уже забыли.
Лично мне никогда не удавалось найти деловое обоснование экономической целесообразности внедрения программы управления жизненным циклом документов и информации. Внедрение и эксплуатация полномасштабных функциональных возможностей и процесса управления полным жизненным циклом ежегодно обходится дороже, чем та деловая отдача, которую Вы когда-либо сможете получить от этого за тот же период — особенно учитывая, что стоимость хранения продолжает снижаться; и независимо от того, насколько дёшев процесс, хранение данных ещё дешевле.
Недавно я работал с одной организацией, и расходы на содержание их системы управления жизненным циклом (одной только системы) за один год были эквивалентны расходам на хранение их устаревших данных в хранилище BLOB-объектов («больших двоичных объектов») в течение 325 лет. Ежегодные затраты на хранение всех их данных составляли около 60% от ежегодных затрат на систему управления жизненным циклом.
Мой комментарий: Очень узко описанный пример (не проанализированы потенциальные негативные последствия избыточно длительного хранения данных и документов; не проанализировано влияние возникающей «цифровой помойки» на эффективность работы с данными и документами) одной-единственной организации (и, зная Карла, скорее всего, государственного учреждения) никак не доказывает высказанное им очень общее утверждение. А вот даже единственный пример обратного это утверждение опровергает – и таких примеров известно в отрасли великое множество.
Мне также трудно согласиться с аргументами о том, что это делается для ограничения/снижения материальной ответственности / ущерба - ведь (за исключением вопросов защиты персональных данных) механизм материальной ответственности работает не так. Мы строим программы управления сроками хранения документов, исходя из законодательно установленных сроков; если мы ждем до истечения срока, то никакой разницы в ответственности не будет, потому что ответственность прекращается. Как только ответственность прекращается, Вашей организации уже ничего не грозит. До истечения установленных законодательством сроков, уничтожение доказательств защищает Вашу организацию только в том случае, если она сделала что-либо неправильно, и больше ни у кого другого нет доказательств этих действий - и, честно говоря, если это Ваша причина управления жизненным циклом, я не хочу Вас знать.
Мой комментарий: В реальной жизни – а не в «идеальном» мире, где все молятся на прозрачность и подотчётность – решения об уничтожении документов принимаются на основе анализа рисков, в ходе которого организации сопоставляют возможный ущерб и пользу от скорейшего уничтожения и от более длительного хранения документов, с учётом затрат на хранение. В коммерческом секторе специалист по управлению документами в первую очередь защищает интересы своего работодателя, а не чьи-либо иные (иначе он на своей работе долго не задержится). Этике здесь тоже есть место, но в определённых рамках.
Кроме того, Мелроуз забывает, что законодательство устанавливает сроки хранения главным образом в интересах государства и его структур, – поэтому эти сроки могут оказаться значительно короче, чем требуют интересы самой организации, её сотрудников, клиентов и контрагентов. Ущерб здесь будет связан уже не с наказаниями за неисполнение сроков хранения, а с тем, что в самый неподходящий момент организация может остаться без необходимых ей для отстаивания своих интересов документов, сотрудники не смогут подтвердить свои права и т.д.
Есть кое-какие жизненные циклы, которые я могу поддержать.
Законодательство о защите персональных данных действительно дает нам основание для существования жизненного цикла - и это веская причина: уже десятилетия существует асимметричный риск (asymmetric risk) для персональных данных, и законодательство о защите персональных данных исправляет эту ситуацию.
Мой комментарий: Лично я не знаю, что такое «асимметричный» риск :) Законодательство о защите персональных данных снижает (ну, или хотя бы пытается снижать) риски для физических лиц, возникшие в последние десятилетия в результате цифровизации и обработки ПДн с использованием средств автоматизации – причём делая это зачастую очень бюрократически-формально, в результате чего реальной защиты ПДн не обеспечивается, зато появляются бюрократические «рогатки», сильно мешающие развитию общества.
Архивное законодательство также даёт такое основание, но, как я полагаю, здесь следует задать серьёзный вопрос о методологии. Ни один из известных мне режимов архивной работы не требует уничтожения, но все они требуют передачи документов постоянного срока хранения по истечении определённого периода времени. Я думаю, вполне разумно предположить, что нам было бы более эффективно платить людям за выявление по всей организации имеющих постоянную ценность документов, чем заставлять организацию управлять жизненным циклом всего, везде и всегда - и я уверен, что затраты в таком случае составили лишь небольшую часть затрат на управление жизненным циклом.
Мой комментарий: Здесь я хочу отметить несколько моментов:
- Существуют юрисдикции, в которых государственные документы после истечения сроков их хранения в обязательном порядке должны быть уничтожены (например, документы федеральных органов власти США);
- Ценность документов (и, соответственно, сроки их хранения) может изменяться по ходу их жизненного цикла, и это не является чем-то исключительным.
- В коммерческом секторе (где подавляющее большинство организаций не является источниками комплектование) документов постоянного срока хранения (в понимании государственных архивистов) вообще может не быть, и как раз своевременное уничтожение в полном соответствии с требованиями законодательства является типичной судьбой основной массы документов.
- Карл не первый, кому в голову пришла светлая мысль заниматься одними только документами постоянного срока хранения. Попытки реализовать такие подходы на практике были – обычно с феерическими результатами :)
- В конечном итоге, у организаций есть определённая свобода выбора подходов к управлению документами, и здесь работает принцип «обгони и убедись». Да, есть виды документов, управлять которыми на основе представлений о жизненном цикле неудобно (например, НТД) – и есть документы, для который такой подход хорошо работает (скажем, организационно-распорядительная документация).
Жизненный цикл, который, как мне кажется, действительно имеет значение (и которому уделяется недостаточно внимания), - это жизненный цикл авторитетности. Это процессы, связанные с присвоением чему-либо статуса авторитетного документа (скажем, публикация – как бы они ни назывались), а затем с отменой или заменой этого статуса. В неинженерных организациях его внедрение практически ничего не стоит, и при этом окупается очень быстро - и если бы мы уделили ему больше внимания, то у ИИ сейчас были бы гораздо лучшие данные для обработки. В инженерной / медицинской / химической / научной / производственной организации его внедрение может стоить целое состояние, и превосходит эти затраты ли лишь получаемая экономия, которая в 11 раз больше.
Мой комментарий: На мой взгляд, в данном случае автор пытается вломиться в широко открытую дверь :) Специалисты по управлению документами всегда отслеживали и отслеживают действительность документов, осуществляют контроль версий и т.д. Более того, автор, похоже, не осознаёт, что даже отменённый и заменённый документ (например, приказ или доверенность) очень даже сохраняет свою авторитетность (или, лучше сказать юридическую и доказательную силу), когда речь – например, в судебном споре – заходит о том периоде времени, когда он действовал.
Что меня действительно беспокоит?
Специалисты в области управление информацией и документами (все мы, и я в том числе - я тоже повинен в этом) обычно фокусируют внимание на том жизненном цикле, который (насколько я понимаю) не имеет никакой ценности, или, по крайней мере, любая полезная отдача от него «съедается» в 50 раз большими затратами.
Разумна ли моя точка зрения? Что я упускаю?
И чем больше я изучаю этот вопрос, тем больше разочаровываюсь в управлении жизненным циклом…
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/information-and-records-management
