Ответ на вопрос коллеги о номенклатуре дел современного формата

Вопрос: Подскажите, есть ли примеры иного принципа систематизации дел, т.е. номенклатура дел современного формата?

Ответ: Номенклатура дел является справочником по структуре документального фонда организации, а также часто используется как локальный нормативный акт, устанавливающий сроки хранения дел и документов (если те не установлены законодательством).

В электронной среде управления документами (как электронными, так и бумажными) номенклатуру дел вполне может заменить электронная классификационная схема, сформированная в СЭД или иной подходящей информационной системе (если она будет достаточно полной, включая также сроки хранения). При этом уже не нужно ни думать наперёд о возможных заголовках, ни утверждать их состав – и пересматривать ежегодно тоже не нужно.

При желании, классификационную схему можно распечатать и утвердить по-старинке.

Замечательное, хотя и редко используемое свойство передовых СЭД – это возможность поддерживать одновременно несколько классификационных схем (одну – для делопроизводителей и архивистов, другую – для деловых подразделений, третью – для ИТ), и возможность отображения дел (и документов) не в одной-единственной структуре более высокого уровня, а в нескольких – если это почему-либо удобно для работы. Соответствующие функциональные требования были включены, например, в известные спецификации MoReq2.

Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения документов по транспортной безопасности

Вопрос: Я столкнулась с такими видами документов как: план обеспечения транспортной безопасности объекта, результат оценки уязвимости объекта и паспорт объекта транспортной безопасности. Паспорта делаются на некатегорируемые объекты, а оценка и результат - на категорируемые, поэтому я думаю, что срок хранения будет одинаковым. Прямого указания на сроки хранения таких документов я не нашла.

Понимаю, что есть статьи 593-596 Перечня, но, по моему мнению, они не подходят, так как объекты не отнесены к перечню критически важных объектов (Постановление Правительства РФ от 24 июня 2021 г. №981 «Об утверждении правил формирования и утверждения перечня критически важных объектов»), а также не относятся к объектам ТЭК. Они относятся к объектам, указанным в ст. 8 Федерального закона от 09.02.2007 №16-ФЗ и в Постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 №2201.

Если в общем, то объекты - это путепроводы (мосты, дороги и т.п.), и если смотреть Перечень НТД, то, например, паспорта на установки хранятся до вывода из эксплуатации.

В принципе думаю, можно было бы написать «до вывода из эксплуатации» или по аналогии со ст. 595 – 25 лет после признания паспорта утратившим силу (а такое может произойти только при сносе объекта, как я понимаю). Но такие объекты, как путепроводы, возводятся и эксплуатируются в течение достаточно длительного времени, и смысла писать «25 лет после…» я не вижу. Исходя из всего этого, я выбрала срок хранения «Постоянно», вынесу это на ЭК и именно ЭК (нашего Общества) утвердит такой срок. Возможно, Вы сталкивались с такими документами, и сможете высказать Ваше мнение по поводу сроков них хранения? Какой срок определили бы Вы?

Ответ: Итак, речь идёт о трёх видах документов:

• План обеспечения транспортной безопасности объекта,
  
  
• Результат оценки уязвимости объекта,
  
  
• Паспорт объекта транспортной безопасности.

Требование к созданию этих документов содержится в законе «О транспортной безопасности», и они являются либо информацией ограниченного доступа, либо сведениями, составляющими государственную тайну. К государственной тайне относят сведения на объекты транспортной инфраструктуры и транспортные средства, обеспечение транспортной безопасности которых осуществляется исключительно федеральными органами исполнительной власти.

Федеральный закон от 09.02.2007 № 16-ФЗ «О транспортной безопасности»

Статья 5. Оценка уязвимости объектов транспортной инфраструктуры и транспортных средств от актов незаконного вмешательства

4. Сведения о результатах проведенной оценки уязвимости объектов транспортной инфраструктуры … являются информацией ограниченного доступа. Сведения о результатах проведенной оценки уязвимости объектов транспортной инфраструктуры … указанных в части 5 статьи 4 настоящего Федерального закона, являются сведениями, составляющими государственную тайну.

8. Порядок обращения со сведениями о результатах проведенной оценки уязвимости …, а также со сведениями, содержащимися в планах и паспортах обеспечения транспортной безопасности объектов транспортной инфраструктуры и (или) транспортных средств, которые являются информацией ограниченного доступа, устанавливается Правительством Российской Федерации.

Статья 9. Планирование и реализация мер по обеспечению транспортной безопасности объектов транспортной инфраструктуры и транспортных средств

1.1. Субъекты транспортной инфраструктуры в отношении объекта транспортной инфраструктуры, не подлежащего категорированию … разрабатывают и утверждают соответственно паспорт обеспечения транспортной безопасности объекта транспортной инфраструктуры ….

1.3. Паспорт обеспечения транспортной безопасности … разрабатываются и утверждаются субъектом транспортной инфраструктуры в течение одного месяца с даты вступления в силу соответствующих требований по обеспечению транспортной безопасности для объектов транспортной инфраструктуры, не подлежащих категорированию…

1.4. Два экземпляра утвержденного паспорта обеспечения транспортной безопасности объекта транспортной инфраструктуры … и его электронная копия   … направляются субъектом транспортной инфраструктуры в компетентный орган в области обеспечения транспортной безопасности. Первый экземпляр утвержденного паспорта с отметкой о получении подлежит возврату субъекту транспортной инфраструктуры в течение десяти дней с даты его поступления в компетентный орган в области обеспечения транспортной безопасности.

3. Сведения, содержащиеся в планах обеспечения транспортной безопасности … паспортах обеспечения транспортной безопасности…, являются информацией ограниченного доступа. Сведения, содержащиеся в планах обеспечения транспортной безопасности …, в паспортах обеспечения транспортной безопасности …, указанных в части 5 статьи 4 настоящего Федерального закона, являются сведениями, составляющими государственную тайну.

С моей точки зрения, при установлении сроков хранения таких документов нужно учитывать следующие моменты:

• Данные документы будут регулярно обновляться, в них будут вноситься уточнения и дополнения. Это означает, что нужно будет хранить и учитывать как действующие версии, так и «архивные»;
  
  
• Поскольку с этими документами связана серьёзная ответственность, то я согласна с тем, что хранить их следует долго, прежде всего потому, что в случае какого-либо инцидента, в ходе последующего «разбора полётов», а то и судебного разбирательства могут понадобится все версии документов, в том числе для доказывания добросовестности действий соответствующих организаций и руководителей. С этой точки зрения срок хранения отменённых и/или замененных новыми документов после их отмены не должен быть меньше, чем соответствующие сроки исковой давности.
  
  В то же время ввиду того, что это всё-таки не техническая документация на сами объекты, не обязательно хранить эти документы постоянно, и при выборе сроков хранения возможен компромисс (учитывающий, например, объёмы хранения для бумажных документов, известный отраслевой опыт и судебную практику). Здесь важно получить заключение юриста и узнать мнение структурных подразделений, непосредственно работающих с документами этих видов.
  
  
• Есть также один относительно честный приём, подходящий для организаций с работающей ЭК: Вы устанавливаете срок «nnn лет ЭК» и тем самым откладываете решение вопроса на nnn лет в надежде, что к тому времени уже станет ясна реальная потребность в дальнейшем сохранении этих документов.
  
  
• Если объёмы соответствующей документации и ожидаемые расходы на обеспечение её сохранения невелики – и, соответственно, существенной отдачи от сокращения сроков хранения нельзя будет ожидать, и эта отдача не будет оправдывать даже трудозатраты на отслеживание сроков хранения и проведение отбора на уничтожение – это будет ещё одним аргументом в пользу выбора постоянного срока хранения (который организация, при желании, всегда сможет впоследствии пересмотреть :) ).
  
  
• Следует учесть и вопросы безопасности. Если указанные документы потенциально могут быть использованы, например, для совершения актов саботажа или диверсий, а организовать их надлежащее режимное хранение сложно, то спокойствия ради их скорейшее (но законное) уничтожение может оказаться для организации предпочтительным вариантом действий.

Ваша организация также может направить в уполномоченный орган (Росавтодор) запрос о сроках хранения этих документов и посмотреть, какую позицию по данному вопросу занимает регулятор. Если позиция в официальном ответе регулятора устроит Вашу организацию, такой ответ также можно будет использовать как основание для установления конкретного срока хранения.

Помимо практической, деловой ценности, такие документы (или часть их) могут представлять исторический интерес. Если это так, то это также может послужить дополнительным аргументом в пользу установления постоянного срока хранения.

Ответ на вопрос коллеги: Кого можно уполномочить утверждать номенклатуру дел?

Вопрос: Как уполномочить и кого можно уполномочить утверждать номенклатуру дел Общества, описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, акты о выделении к уничтожению документов Общества?

По правилам (77-й приказ) это делает руководитель организации или уполномоченное им лицо. У нас Генеральный директору подчиняется по этому направлению деятельности начальник управления делами (по этому вопросу никаких замов директора нет), и он же является и председателем ЭК Общества.

Будет ли корректно издать приказ за подписью Генерального директора, в котором уполномочить начальника управления делами утверждать вышеперечисленные документы? Можно ли при этом начальника управления делами оставить председателем ЭК Общества? Не лучше ли оставлять соответствующие полномочия за Генеральным директором?

Ответ: Начну с того, что, согласно современному законодательству, допускается делать всё, что явным образом не запрещено. Отмечу также, что простого запрещения «по жизни» тоже недостаточно – должны быть и наказание либо иные негативные последствия в случае неисполнения запрета, иначе запрет превращается в пустой звук (и именно поэтому введение новых ограничивающих положений в законодательство обычно сопровождается введением соответствующих новых статей в КоАП). Явного запрета на делегирование полномочий на утверждение номенклатуры дел нет – и, откровенно говоря, такой запрет выглядел бы комично, поскольку допускается делегирование куда более серьёзных полномочий, связанных, например, с деньгами и материальными ценностями.

В новых Правилах по поводу утверждения номенклатуры дел сказано следующее:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77

11. … Номенклатура дел …  утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

Соответственно, в каждой конкретной организации при принятии решения о том, кто из руководителей будет утверждать номенклатуру дел, нужно исходить из деловых потребностей организации, возможных рисков и желания первого лица участвовать в этом процессе. Если первое лицо загружено более важными вопросами и не имеет ни компетенции, ни желания заниматься вопросами делопроизводства или же контролировать это направление деятельности, то имеет смысл подумать о делегировании соответствующих полномочий кому-то из нижестоящих руководителей, и начальник управления делами здесь является одной из возможных кандидатур.

С точки зрения рисков, номенклатуры дел куда менее интересны для первого лица, чем, например, акты на уничтожение документов.

С моей точки зрения, совмещать обязанности по утверждению номенклатуры дел и председательство в экспертной комиссии не совсем правильно ввиду возникающего конфликта интересов – однако ничто не запрещает поступить и таким образом. Но всё же я бы рекомендовала подобного совмещения избегать.

Что касается участия первых лиц в решении вопросов делопроизводства и архивного дела в целом, то, как мне кажется, службе управления документами или архиву лучше всего быть в подчинении руководителя, который, с одной стороны, ясно понимает, зачем нужна качественная работа с документами в организации и какую деловую отдачу она даёт, а с другой – в состоянии добиться выделения архивистам и делопроизводителям необходимых им ресурсов.

Ответ на вопрос коллеги: Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел

Вопрос: Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год.

После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (ещё не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны.

Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснение, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 недостаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения?

Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел – в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Ответ: Номенклатура дел – инструмент управления документами, выполняющий функции справочника по документальному фонду организации и внутреннего нормативного документа, устанавливающего сроки хранения. Те же функции могут выполнять другие инструменты, поэтому далеко не все организации имеют номенклатуры дел. Главное то, что не делопроизводство ведётся ради номенклатуры, а номенклатура обслуживает реальное делопроизводство и должна подстраиваться под него (именно поэтому многие организации, особенно те, у которых динамично меняется внутренняя структура или обязанности подразделений, ведут её совсем не так, как это регламентирует Росархив).

В разумной организации документы формируются в дела в первую очередь исходя из соображений удобства ведения деловой деятельности и исполнения законодательно-нормативных требований, и во вторую – исходя из удобства выполнения процессов управления документами и архивного дела (таких, как отслеживание сроков хранения, проведение уничтожения или передачи на архивное хранение) -  а не для того, чтобы сделать приятное службе делопроизводства или продемонстрировать свою лояльность Росархиву или ещё кому-то.

Реальное формирование дела начинается лишь с появления первого документа, который должен быть в него помещён :) Создавать пустые дела никому не нужно. Пустое дело в архиве не только ничем организации не поможет, но и вызовет повышенные подозрения у проверяющих. Если же появляются документы, не вписывающиеся в существующую номенклатуру, они должны формироваться в какие-то иные дела, которые должны быть затем внесены в номенклатуру. Структурные подразделения не всегда это понимают и, соответственно, они могут неверно истолковать требования вроде «обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год до 31.01.2023».

Поскольку номенклатура дел представляет собой при утверждении примерный перечень дел, которые планируется завести в делопроизводстве, бывают случае, когда дело из-за отсутствия документов по тем или иным причина не будет сформировано. Более того, в течении календарного года могут быть возникнуть совершенно новые, ранее не существующие в организации дела. Номенклатура дел – это живой организм, который на протяжении года может эволюционировать; и к концу года часть дел может прекратить формироваться, а ряд новых дел будет включён в номенклатуру.

С моей точки зрения, не будет никакого нарушения, если дела в структурных подразделениях начнут формироваться по мере появления соответствующих документов. Если Вы в этом сомневаетесь, то напрямую спросите своих первых лиц - нужны им дела-пустышки или нет, - и сделайте так, как они скажут (и тогда желательно, чтобы было издано соответствующее письменное распоряжение или разъяснение).

В то же время следует подумать о том, что Вы ответите представителю контролирующего органа, аудитору, следователю и т.п., если тот поинтересуется, почему зарегистрированные в номенклатуре дела реально не существуют. В судебной практике довольно часто стороны пытаются аргументировать, что если применимый перечень или номенклатура дел упоминает дела с документами определённого вида, то «они должны быть». Возможно, стоит в конце года задокументировать факт несоздания определённых дел.

Правила нотариального делопроизводства: Номенклатура дел

Минюст России приказом от 14 декабря 2022 года №394 и Правление Федеральной нотариальной палаты решением от 28 ноября 2022 года №21/22 утвердили «Правила нотариального делопроизводства». В разделе VII установлен порядок ведения нотариусом номенклатуры дел.

Учет нотариальных документов, группировка нотариальных документов в дела, определение сроков хранения дел нотариусом осуществляются в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 14 декабря 2022 год №393 (п. 45) (см. мой пост на блоге: http://rusrim.blogspot.com/2022/12/blog-post_26.html ).

Номенклатура дел ведется в электронной форме в единой информационной системе нотариата (далее - ЕИС) и состоит из двух разделов (п.46):

• Совершение нотариальных действий, предусмотренные «Типовой номенклатурой дел нотариуса»;
  
  
• Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса, куда включаются дела, предусмотренные приложением №4 к Правилам.

Мой комментарий: Наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да ещё и в единой информационной системе нотариата!

Сроки хранения дел, включенных в раздел «Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса», устанавливаются в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Каждая запись в номенклатуре дел должна содержать следующие сведения (п.47):

• Индекс дела;
  
  
• Заголовок дела;
  
  
• Срок хранения дела;
  
  
• Количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов), находящихся в производстве в текущем календарном году;
  
  
• Количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов), не оконченных производством и перешедших на следующий год. Наследственное дело учитывается как одна единица хранения независимо от наличия и количества его томов;
  
  
• Статус (не начато, уничтожено);
  
  
• Примечание.

В ЕИС обеспечивается заполнение сведений, предусмотренных подпунктами 1 - 3 (п.48), остальные сведения номенклатуры дел за календарный год, ежегодно вносятся нотариусом в ЕИС в течение трех месяцев с начала следующего календарного года.

По окончании календарного года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года итоговая запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в соответствующем году (далее - итоговая запись), формируется в ЕИС на основании сведений номенклатуры дел и содержит следующие сведения (п.49):

• Общее количество единиц хранения за календарный год за исключением наследственных дел, в том числе количество единиц хранения, перешедших на следующий календарный год, отдельно по срокам хранения: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно);
  
  
• Общее количество наследственных дел, находящихся в производстве в календарном году, в том числе количество перешедших на следующий календарный год.

Итоговая запись подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии созданной нотариальной палатой.

Мой комментарий: Предлагаемый вариант ведения номенклатуры дел обязателен для всех нотариусов. Он имеет определенное существенное преимущество – данные о делах хранятся в централизованной системе, что позволяет контролировать организацию хранения этих дел и обеспечение их сохранности.

В приложении №4 перечислено 15 видов документов, которые образуются в деятельности нотариуса, но напрямую не относятся к нотариальным действиям:

• Реестр регистрации нотариальных действий;
  
  
• Реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе;
  
  
• Реестр регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами;
  
  
• Реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами;
  
  
• Постановления об отказе в совершении нотариальных действий и документы к ним;
  
  
• Журнал учета приказов по личному составу;
  
  
• Документы, подтверждающие уважительность причин отсутствия нотариуса, явившиеся основанием для передачи полномочий и дел нотариуса, соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса;
  
  
• Личные дела работников (заявления, приказы (копии), выписки из них, распоряжения, приказы по личному составу, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, должностные инструкции, соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса и другие);
  
  
• Переписка по вопросам нотариальной деятельности;
  
  
• Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса;
  
  
• Акты о выделении дел (документов) к уничтожению и документы к ним;
  
  
• Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и другие);
  
  
• Документы, обеспечивающие организацию исполнения требований Федерального закона от 07.08.2001 №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
  
  
• Книга учета дел закрытых завещаний;
  
  
• Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса и печати.

Мой комментарий: Среди видов документов, перечисленных в приложении, я не увидела первичной бухгалтерской документации, налоговой и другой отчетности, которая создается и представляется нотариусами в органы государственной власти и т.д.

Мой комментарий: Данный раздел правил содержит ряд революционный инноваций, которые напрямую касаются организации делопроизводства и ведения номенклатуры дел. Это нужно не только приветствовать и поддерживать, поскольку электронная номенклатура дел – значительный шаг вперед.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=434494