Ответ на вопрос коллеги: Согласование инструкций по делопроизводству с государственным архивом

Вопрос коллеги из Республики Коми: При работе над Инструкцией по делопроизводству я столкнулась с непониманием руководством необходимости согласовывать Инструкцию с государственным архивом. Руководитель не принимает аргумент о том, что мы являемся источником комплектования, и требует показать ему, каким нормативным документом регламентировано подобное согласование. Подскажите, есть ли какой-либо «бронебойный» аргумент, чтобы раз и навсегда закрыть этот вопрос?

Ответ: Для начала, давайте посмотрим, как этот вопрос регламентируется на федеральном уровне.

В «Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 предусмотрено, что федеральные органы исполнительной власти свои инструкции по делопроизводству согласовывают с Федеральным архивным агентством (Росархивом):

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30)

11.1. ... Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Новые правила делопроизводства 2019 года также содержат положения о согласовании инструкций по делопроизводству, но только для государственных органов и органов местного самоуправления:

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Приказом Росархива № 71 от 22.05.2019 года)

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее - инструкция по делопроизводству) после ее согласования:

• Федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом - с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;


• Органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

При этом обратите внимание на то, что государственные архивы участвуют в этом согласовании только если им даны соответствующие полномочия. Такое же положение присутствует в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 2007 года:

Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

Взаимодействие архива с источниками комплектования

4.8. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива

Административный регламент предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги «Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти» был утвержден приказом Минкультуры РФ № 1322 от 23.11.2007 года.

К сожалению, в региональной законодательно-нормативной базе Республики Коми я не нашла аналогичных норм и соответствующих регламентов.

• Административный регламент осуществления Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми, утвержденный приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 15.04.2019 № 195-од, не содержит положений, связанных с согласованием инструкций организаций-источников комплектования;


• В «Перечне обязательных требований, предъявляемых к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, их уполномоченным представителям, перечень документов, представляемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, его уполномоченным представителям для достижения целей и задач проверки», также утвержденном приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 15.04.2019 № 195-од, требований к предоставлению инструкций по делопроизводству также не содержится;


• В Уставе государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (утв. приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 23.12.2016 № 720-од, см.: https://na.rkomi.ru/s30.files/YSTAV2016.pdf ) упоминаний о том, что архив уполномочен согласовывать инструкции по делопроизводству организаций источников-комплектования я также не обнаружила.

При этом в других регионах РФ соответствующие административные регламенты существуют. Например, приказом Департамента культуры Костромской области № 33  от 13.03.2019 года был утвержден «Административный регламент предоставления департаментом культуры Костромской области государственной услуги по согласованию инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов Костромской области».

Мой комментарий: В данном случае, с моей точки зрения, проблема заключается в том, что Ваша организация является коммерческой, и все взаимоотношения с государственном архивом должны строится на основе договора. Однако государственные архивы обычно не обращают на это внимание и пытаются делать свою работу привычным образом :) Очень многие коммерческие организации это воспринимают негативно в связи с попытками архивов вмешиваться в их внутренние деловые процессы, без учёта особенностей и интересов организаций-источников комплектования. В результате возникают конфликты и взаимное недопонимание, что порой приводит и к расторжению договоров.

Как мне кажется, в данном случае Вам вряд ли удастся убедить своего руководителя в том, что Ваша организация по закону обязана согласовывать свою инструкцию с государственным архивом. Более того, у меня есть большие сомнения в правомочности таких действий архива.

Поскольку Вы - сотрудник коммерческой организации, то основной Вашей задачей (уж извините, что говорю об этом откровенно) является зашита интересов компании. Если требования архива не согласуются с интересами Вашей организацией и позицией Вашего руководства – это проблема архива, а не компании.

Более того, мне нравится в действиях Вашего руководителя то, что он не просто с порога запретил согласование Вашей инструкции с архивом, а попросил объяснить ему, на каком основании организация должна это делать. Следующий вопрос, который он вполне может задать – это вопрос о том, в чём может заключаться заинтересованность Вашей организации в подобном согласовании.

Я порекомендовала бы Вам следующее:

• Во-первых, стоит попросить у государственного архива (возможно, через Вашего куратора) предоставить документы, подтверждающие полномочия архива по данному вопросу. Имеет смысл такой запрос направить официальным письмом, чтобы получить на него официальный ответ.


• Во-вторых, нужно своему руководителю изложить собранные Вами материалы по данному вопросу (какими бы они ни были).


• В-третьих, если Вы считаете, что такое согласование действительно необходимо или полезно, Вам стоит заранее подготовить аргументы, которые смогли бы убедить Вашего руководителя в его необходимости. По опыту могу сказать: руководство обычно склонно внимательно прислушиваться, если речь идёт о снижении риска привлечения к существенной административной ответственности (организации и особенно их самих), о повышении эффективности основной деловой деятельности или об экономии расходов. Куда реже могут быть услышаны аргументы, связанные с защитой прав сотрудников (если предполагается передавать на архивное хранение кадровые документы) или с сохранением истории организации.

Лично я считаю, что государственным архивистам нечего совать нос в документы, которые никогда не будут приняты государственным архивом на архивное хранение. Крайне редко они разбираются в сроках их хранения, и, по опыту, склонны или удлинять эти сроки по сравнению с теми, что установлены законодательством и/или оправданы с точки зрения веления деловой деятельности; или, наоборот, санкционировать преждевременное, с очки зрения интересов организации, уничтожение определённых документов – не неся при этом абсолютно никакой ответственности за последствия.

Судебная практика: Изменение номера дела исполнительного производства из-за его несоответствия правилам, установленных в инструкции по делопроизводству

В данном случае спор между должником и судебными приставами решался на основании положений о порядке регистрации документов, содержащихся «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», утвержденной приказом ФССП РФ от 10 декабря 2010 года № 682.

Судебная коллегия по гражданским делам Тюменского областного суда в июне 2012 года по делу № 33-2360/2012 оценивала правоту действий судебного пристава-исполнителя, который изменил номер дела исполнительного производства из-за его несоответствия правилам присвоения номеров, установленных в инструкции по делопроизводству.

Суть спора

Гражданка, являющаяся солидарным должником по требованию ООО КБ «Стройлесбанк» к четырем гражданам о взыскании задолженности по кредитному договору в размере более 364тысяч рублей, обратилась в суд с требованием о признании незаконными действий судебного пристава-исполнителя РОСП Центрального АО г. Тюмени по возбуждению повторного исполнительного производства 7371/10/05/72, возбужденного 20 апреля 2010 года, при наличии исполнительного производства 71/5/29764/22/2010, возбужденного тогда же.

Центральный районный суд г. Тюмени в марте 2012 года оставил жалобу без удовлетворения.

Суд первой инстанции, отказывая в удовлетворении заявленного требования, исходил из того, что второго исполнительного производства в отношении гражданки не имеется и соответствующих доказательств суду не представлено. Согласно представленной судебным приставом-исполнителем справки, исполнительное производство 71/5/29764/22/2010 было перенумеровано, после чего получило номер 7371/10/05/72.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Тюменского областного суда

Гражданка, ссылаясь на положения ведомственной инструкции по делопроизводству, в апелляционной жалобе указывала на то, что судебный пристав-исполнитель не мог производить перенумерацию исполнительного производства в январе 2011 года,.

Судебная коллегия учила, что согласно пункта 12.1.10 «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», утвержденной приказом ФССП РФ от 10 декабря 2010 года № 682, дела с исполнительными документами (исполнительные производства), не оконченные (не прекращенные) по состоянию на 31 декабря текущего года, учитываются в заведенной на новый календарный год книге учета исполнительных документов без перерегистрации с сохранением присвоенных им ранее уникальных регистрационных номеров.

В то же время коллегия отметила, что согласно пункта 12.1.3 «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», входящему документу присваивается регистрационный номер, структура которого включает разделенные косой чертой порядковый номер документа по базе данных АС (порядковый номер по Книге регистрации входящих документов) в пределах текущего года, две последние цифры года, двузначный код подразделения судебных приставов, двузначный код территориального органа Службы.

Из материалов дела следует, что исполнительное производство, возбужденное в отношении гражданки 20 апреля 2010 года, имело номер 71/5/29764/22/2010, не соответствующий требованиям пункта 12.1.3 «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», в связи с чем его изменение на номер 7371/10/05/72 было произведено правомерно.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Центрального районного суда г. Тюмени от 29 марта 2012 года, а апелляционную жалобу гражданки- без удовлетворения.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=234591

Судебная практика: Сотрудник был лишен годовой премии за нарушение порядка регистрации документов

Анализ судебной практики показывает, что внутренние нормативные документы организации, регламентирующие порядок работы с документами в организации, регулярно используются в судах для установления фактов нарушений сотрудниками порядка работы с документами.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Коми в июне 2012 года рассмотрела дело, в котором работник пытался оспорить лишение его премии по итогам работы за несоблюдение положений инструкции по делопроизводству коммерческой организации (см. определение № 33-2204АП/2012).

Суть спора

Работник был лишен премии по итогам работы за год. Он обратился в суд с иском к ОАО ФПК в лице Вагонного участка Сыктывкар Северного филиала об отмене решения Комиссии по трудовым спорам (КТС) и приказа.

Позиция Сыктывкарского городского суда Республики Коми

Сыктывкарский городской суд Республики Коми в феврале 2012 года отметил, что работник состоит в трудовых отношениях с ответчиком на основании трудового договора.

Пунктом 16 трудового договора установлено, что работнику выплачиваются премии за основные результаты хозяйственной деятельности согласно положению о премировании.

Согласно Положению о премировании работников структурного подразделения, основанием для начисления премии являются данные статистической, бухгалтерской отчетности и оперативного учета (п. 3.1.1). Снижение размера премии отдельным работникам или лишение премии полностью производится за производственные упущения, допущенные в отчетном месяце. Так, за нарушение трудовой дисциплины предусмотрено лишение премии до 100%. (п. 3.2.4).

Приказом ОАО ФПК Северный филиал работник был лишен премии по итогам работы за нарушение приказа. Поводом для издания приказа послужили следующие обстоятельства: В журнале исходящей корреспонденции Вагонного участка Сыктывкар Северного филиала ОАО «ФПК» имеется запись о направлении претензии в адрес ЗАО. При этом на имя начальника вагонного участка Сыктывкар поступила служебная записка работника о невозможности предъявления претензии ЗАО без обоснованного расчета неустойки. Указанная претензия была подписана начальником Вагонного участка Сыктывкар только после рассмотрения служебной записки работника.

В соответствии с п. 2.1 приказа начальника Северного филиала ОАО ФПК от 15 апреля 2010 года № ФПКФ-21 «О документационном обеспечении управленческой деятельности в Северном филиале ОАО ФПК и структурных подразделениях» регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

Согласно п. 2.2 приказа, исходящие документы, подписанные начальником филиала и заместителями начальника филиала, регистрируются секретарем филиала.

В силу п.9 заключенного с работником трудового договора, работник обязан исполнять положения нормативных документов ОАО ФПК, распоряжения, поручения вышестоящих и непосредственных руководителей, правила внутреннего трудового распорядка, условия коллективного договора.

Работник обратился с заявлением в Комиссию по трудовым спорам Вагонного участка Северного филиала ОАО «ФПК» об отмене приказа в части лишения премии. Решением комиссии по трудовым спорам заявление работника было оставлено без удовлетворения.

Суд первой инстанции принял решение об отказе в удовлетворении иска, поскольку в ходе судебного разбирательства было установлено, что работник допустил упущения в работе в виде нарушения действующей у работодателя инструкции по делопроизводству. При этом суд исходил из того, что комиссия по трудовым спорам была легитимна, нарушений законности прав и интересов работника при проведении заседания комиссией по трудовым спорам не установлено, так как у работодателя имелись основания для лишения работника премии.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Коми в июне 2012 года в феврале 2012 года оставила решение суда первой инстанции без изменения, а апелляционную жалобу работника - без удовлетворения.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=259379;

Судебная практика: Несогласие сотрудника с возложением на него дополнительной обязанности по ведению делопроизводства не освобождает от ее исполнения

Я уже приводила примеры того, что несоблюдение установленных инструкцией по делопроизводству правил обработки документов может привести к тому, что действия организации могут был признаны незаконными. Кроме того, положения этого внутреннего нормативного документа позволяют разобраться в вопросе о том, насколько точно сотрудники организации исполняют свои должностные обязанности, а также оценить правомочность привлечения их к дисциплинарной ответственности.

Судебная коллегия по гражданским делам Пермского краевого суда в декабре 2012 года, вынося решение по делу № 33-11328, обосновала свою позицию именно положениями инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.

Суть спора

С 15 ноября 1993 года гражданка работала в Соликамской городской прокуратуре. В январе 2012 года ей приказом был объявлен выговор за неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. В феврале 2012 года ей вновь объявили выговор за неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, выразившееся в нарушении требований пунктов 2.2.2, 2.3.8, 2.5.1 Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.

Сотрудница подала иск в суд о признании незаконными приказов о наложении дисциплинарных взысканий и компенсации морального вреда.

Для справки: Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение N 24) проставляется:

• на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;
• на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;
• на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.

В органах прокуратуры порядок и сроки рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций устанавливаются соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

Прокуроры субъектов Российской Федерации регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей.

Позиция Соликамского городского суда Пермского края

Соликамский  городской суд Пермского края в сентябре 2012 года установил, что основанием для наложения дисциплинарного взыскания явился рапорт и материалы служебной проверки.

До применения дисциплинарных взысканий прокуратура получила объяснения сотрудницы. Выявленные в ходе проверки недостатки в виде выдачи ряда надзорных производств по уголовным делам без регистрации письменного запроса, присвоения входящего номера, наличия штампа, рассмотрения прокурором и его соответствующего решения ею не оспаривались.

Судом было установлено, что с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, сотрудница была ознакомлена. Возложенные на нее обязанности, касающиеся формированию надзорных жалоб, соответствовали должностной инструкции.

Отказывая сотруднице в иске, суд пришел к выводу о том, что у прокуратуры имелись основания для наложения на нее дисциплинарных взысканий в виде выговоров за нарушение должностной инструкции, выразившейся в неисполнении и ненадлежащем исполнении обязанностей по формированию надзорных производств по жалобам за 2011 год, в выдаче ряда надзорных производств в нарушении требований инструкции по делопроизводству и в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 192 Трудового кодекса Российской Федерации, поскольку со стороны работника в вышеуказанных случаях имело место ненадлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей, порядок и сроки наложения взыскания нарушены не были.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Пермского краевого суда

Судебная коллегия по гражданским делам Пермского краевого суда в декабре 2012 года отметил, что сотрудницей не оспаривалось неисполнение обязанностей по формированию надзорных производств по жалобам в 2011 году в связи с несогласием с соответствующим распоряжением. Однако судебным решением распоряжение прокурора незаконным признано не было. Само по себе несогласие с распоряжением прокурора, которым на сотрудницу была возложена обязанность подшивать надзорные производства по обращениям граждан, не освобождало ее от выполнения указанной обязанности.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Соликамского городского суда Пермского края, а апелляционную жалобу сотрудницы - без удовлетворения.

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=548037

Судебная практика: Действия по извещению должника были признаны незаконными из-за того, что способ отправки почтового сообщения не соответствовал положениям Инструкции по делопроизводству

В своих выступлениях перед коллегами по различным вопросам управления документами я постоянно напоминаю о том, что в настоящее время необходимо обращать более серьезное внимание на содержание внутренних нормативных документов, в том числе и тех, которые регламентируют порядок работы с документами организации.

Положения утвержденных организациями  инструкций по делопроизводству достаточно часто используются при рассмотрении судебных споров, касающихся, например,  установления факта неисполнения работником возложенных на них обязанностей по работе с документами и правомочности привлечении его к административной ответственности.

Судебная коллегия по гражданским делам суда Ямало-Ненецкого автономного округа в июне 2013 года вынесла апелляционное определение от 24 июня 2013 г. по делу № 33-1271/2013 именно исходя из того, что способ отправки почтового сообщения не соответствует положениям «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», и признал незаконными действия судебного пристава-исполнителя по извещению должника.

Суть спора

В феврале 2013 года гражданину стало известно о наложении ареста на его имущество - денежные средства, находящиеся на вкладе «Я надежен» в ОАО «Запсибкомбанк». Их списание со счета повлекло досрочное расторжение договора банковского вклада и лишило гражданина возможности получить проценты по нему. О наличии возбужденного исполнительного производства гражданину стало известно после расторжения договора банковского вклада. Копия постановления о возбуждении исполнительного производства им своевременно получена не была, что лишило его возможности добровольно исполнить требования, содержащиеся в исполнительном документе, а также реализовать процессуальные права, предоставленные ему как стороне исполнительного производства.

На момент возбуждения исполнительного производства он располагал денежными средствами, достаточными для выполнения требований исполнительного документа, после чего необходимости в наложении ареста на денежные средства в ОАО «Запсибкомбанк» не возникло бы.

Гражданин просил суд признать действия судебного пристава-исполнителя незаконными.

Позиция Ноябрьского городского суда

Судом первой инстанции было установлено, что во исполнение решения мирового судьи судебного участка № 4 г. Ноябрьск, вынесенного в мае 2011 года о взыскании с гражданина недоимки по транспортному налогу за 2009 год и пени, постановлением судебного пристава-исполнителя отдела по г. Ноябрьск УФССП России по ЯНАО в марте 2012 года было возбуждено исполнительное производство.

Суд также изучил вопрос о том, каким образом гражданину была направлена копия постановления о возбуждении исполнительного производства. В качестве доказательства факта и способа отправки копии постановления в суд был представлен скриншот окна программы «АИС ФССП России», который свидетельствовал, что копия была направлена заявителю простым почтовым отправлением.

Суд отметил, что такой способ отправки не соответствует положениям «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», утвержденной приказом ФССП РФ от 10 декабря 2010 года № 682. В соответствии с п. 4.8.3.4 Инструкции постановление о возбуждении исполнительного производства направляется должнику регистрируемым почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату. Иные документы направляются регистрируемым почтовым отправлением лишь по решению уполномоченных должностных лиц Службы.

Суд отметил, что факт получения постановления о возбуждении исполнительного производства заявителем категорически оспаривался. Поскольку у службы судебных приставов отсутствовали доказательства вручения отправления адресату, то действия судебного пристава-исполнителя (бездействие) были признаны судом первой инстанции незаконными.

Ноябрьский городской суд в марте 2013 года признал незаконными действия судебного пристава-исполнителя по извещению должника об исполнительных действиях и о мерах принудительного исполнения решения мирового судьи судебного участка № 4 города Ноябрьска о взыскании транспортного налога.

Судебная коллегия по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа в июне 2013 года оставить без изменения решение Ноябрьского городского суда, а жалобу - без удовлетворения.

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=626275

Электронные документы в Центральном аппарате Казначейства

Постепенно федеральные ведомства начинают «перерабатывать» свои инструкции по делопроизводству и согласовывать их новые версии с Росархивом. Приказом Казначейства РФ от 03 ноября 2010 года № 287 была утверждена «Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства» (документ согласован с Росархивом 18 октября 2010 года).

В данном случае меня интересовали, прежде всего, вопросы организации работы с электронными документами, а также насколько регламентация работы с электронными документами в инструкции «стыкуется» с обязательными требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Новшества традиционно начинаются с расширения понятийного аппарата. Федеральное казначейство ввело дополнительные термины «электронный документ» и «электронное письмо (электронное сообщение)», которые в Правилах отсутствуют:

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭЦП;

В отличие от «Правил», в которых все положения о работе с электронными документами выделены в самостоятельный раздел, в инструкции Казначейства регламентация работы с электронными документами сквозная. Думаю, что это связано с тем, что в Центральном аппарате Казначейства уже внедрена автоматизированная система документооборота (ППО АСД). Работа с документами идет в основном через неё, и, соответственно во всех разделах инструкции говорится о том, как выполнять соответствующие операции в ППО АСД (или дается ссылка на Технологический регламент работы с документами в ППО АСД центрального аппарата Федерального казначейства). Ниже приведено несколько примеров:

3.2.15. Виза. … В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа, либо на отдельном листе (листах).

3.2.20. Указания по исполнению документа. … Указания по исполнению могут выдаваться в форме электронных сообщений, подписанных ЭЦП.

3.2.21. Отметка о контроле документа. … Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль Срок исполнения" или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в РКК.

Инструкцией также установлено, что вся внутриведомственная переписка (аналитические, докладные и служебные записки) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается ЭЦП, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями «Технологического регламента работы с документами в ППО АСД центрального аппарата Федерального казначейства» (п.4.6.4.), - т.е. внутренний документооборот в Центральном аппарате Казначейства электронный. На бумаге оформляются только объяснительные записки, что также вполне понятно: их, чаще всего, пишут при разборе конфликтных ситуаций и расследовании различных нарушений, которые могут повлечь за собой дисциплинарные взыскания - а это Трудовой Кодекс и (пока что) классическое бумажное делопроизводство.

Инструкция устанавливает, что доставка и отправка документов осуществляется различными способами (п.5.1.6.):

• Почтовой связью,
• Фельдъегерской связи,
• Курьером (нарочным),
• Посредством ППО АСД,
• Системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Интересно, что использование электронной почты в качестве средства доставки не предусмотрено.

Регистрация документов и контроль их исполнения осуществляются в ППО АСД. Документы на рассмотрение могут передаваться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (п. 5.5.10.). Предусматривается, что все сотрудники аппарата работают в системе электронного документооборота с документами; исключение делается только для некоторых начальников управлений ЦА.

5.5.11. Начальники управлений центрального аппарата Федерального казначейства (далее - начальники управлений) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы делопроизводителю.

В случае, если начальник управления не работает самостоятельно в ППО АСД, не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя делопроизводителя.

Делопроизводитель вносит в РКК в ППО АСД указания по исполнению, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

5.5.12. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносятся в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем посредством составления отчета об исполнении.

Все процессы работы с отправляемыми документами также осуществляются в ППО АСД (п. 5.6.4.):

• исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в ППО АСД, присоединяет файл документа к РКК, визирует проект документа и отправляет его на согласование, а затем на подписание;
  
  
• отправку документов осуществляет работник отдела документооборота.

Дублирование отправки документа на бумажном носителе допускается только по согласованию с руководством Административного управления. Документы с пометкой «Для служебного пользования» отправляются только на бумажном носителе.

Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляются исполнителями в структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства (п. 5.9.1.).

Регистрация приказов нормативного характера, по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам также осуществляется в ППО АСД (п. 5.9.8.), к регистрационной карточке прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой «Для служебного пользования» и приказов об утверждении штатного расписания).

Рассылка приказов по структурным подразделениям центрального аппарата Федерального казначейства осуществляется в электронном виде по ППО АСД (п. 5.9.9.)

Аналогично проводится регистрации и рассылка протоколов совещаний у руководства Федерального казначейства и протоколов заседаний Коллегии Федерального казначейства (п.5.9.11.).

Особенности работы с электронными документами в ЦА Федерального казначейства

Большинство соответствующих положений «Правил делопроизводства в ФОИВ» в этот раздел Инструкции или не вошло, или же они были изменены.

Инструкция содержит перечень документов, которые в центральном аппарате Федерального казначейства относятся к электронным документам

7.1. К электронным документам в центральном аппарате Федерального казначейства относятся:

• документы, поступающие и отправляемые в управления Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации по ППО АСД;
• документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в ППО АСД путем сканирования;
• документы, поступившие по системе МЭДО;
• внутриведомственные документы.

П. 40. «Правил» о том, что «прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства» изменен. В Казначействе служба делопроизводства отвечает только за работу с документами, поступающими по ППО АСД и системе МЭДО, а внутриведомственные электронные документы регистрируются и отправляются децентрализовано.

7.2. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД и системе МЭДО, осуществляется централизованно Отделом документооборота.
Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляются непосредственно исполнителями или делопроизводителями.

Отделом документооборота сканируются только документы, подлежащим докладу руководителю Казначейства, а остальные поступающие на бумажных носителях документы сканируются работниками приемных заместителей руководителя и делопроизводителями (п.7.3.). После сканирования документа, электронный образ подписывается ЭЦП работника, выполнявшего сканирование (п.7.4.). Электронные документы, создаваемые в Федеральном казначействе, подписываются ЭЦП должностного лица, подписавшего документ.

Уточнен и п. 41 «Правил», предусматривающий, что проверку всех ЭЦП при получении документов осуществляет служба ДОУ. В Казначействе отдел документооборота проверяет подлинность ЭЦП документа только при получении и отправке электронных документов в Управления Федерального казначейства (УФК) по субъектам Российской Федерации (п.7.6.). При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности ЭЦП осуществляется делопроизводителем или сотрудником-получателем документа.

Таким образом, по сравнению с «Правилами», положения Инструкции куда лучше отражают реальную практику работы с электронными документами.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Казначейства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы» (п.7.12.), - т.е. предусматривается, что электронные документы будут формироваться в самостоятельные дела. С моей точки зрения, такой подход имеет право на существование, но, как показывает практика, чисто электронный документооборот пока что встречается очень редко, и ведомствам приходится одновременно работать как с электронными, так и бумажными документами. Если полный комплект документов по тому или иному вопросу будет смешанным, то ведомствам придется решать вопрос о том, как обеспечить полноту комплекта документов, и как его хранить.

Мой комментарий: Совершенно понятно, почему пришлось вносить изменения в ряд положений «Правил делопроизводства в ФОИВ», регламентирующих работу с электронными документами – многие из них или невыполнимы, или мешают эффективной работе ведомства. Факт, тем не менее, остается фактом: некоторые положения Инструкции противоречат Правилам делопроизводства, утвержденным постановлением Правительства РФ, которое имеет бóльшую юридическую силу. Соответственно, у ведомства возникают определенные правовые риски.

Представляется, что в сложившейся ситуации было бы правильно срочно внести изменения в положения «Правил», с тем, чтобы они не мешали ведомствам организовывать делопроизводство оптимальным для них образом.

Источник: Консультант +
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=495633;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=D0BFC2FDC56E2BFFCE3238DDB47C27DD

Типовая инструкция по делопроизводству отменена

Министерством культуры РФ издан приказ от 11 мая 2010 г. № 260 «О признании утратившим силу приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536». Это означает, что Типовая инструкция по делопроизводству, много лет являвшаяся одним из основополагающих документов для наших специалистов, - можно сказать, «библией делопроизводства», - теперь официально отменена, и в дальнейшем её можно будет использовать лишь как методическое и справочное пособие.

Так вспомним добрым словом всех тех, кто несколько десятилетий назад разработал Типовую инструкцию! Она служила верой и правдой и в советские времена, и в современной России, помогая сдерживать центробежные и разрушительные силы. Да, Типовая инструкция в ряде аспектов существенно устарела, и практически ничего не говорит об актуальных сейчас вопросах работы с электронными документами – и тем не менее, это пока что самый идейно цельный, детальный и практически полезный документ, регламентирующий традиционное делопроизводство и его стыковку с архивным делом.

Вместо Типовой инструкции, федеральным органам исполнительной власти при подготовке своих инструкций по делопроизводству теперь нужно будет руководствоваться малоубедительными 6-страничными «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, а также не имеющими силы нормативного документа «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (как я им сочувствую!). 

Я сейчас испытываю примерно те же чувства, как и в случае, когда коллектив покидает его признанный поседевший лидер. Его уход – безусловная потеря, но одновременно открываются возможности для продвижения новых идей и появления новых лидеров.

Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/press/100610.shtml

Новая инструкция по делопроизводству Ростехрегулирования: здравый смысл восторжествовал над Правилами

Инструкции по делопроизводству в Центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Утв. Приказом Ростехрегулирования от 31.07.2009 № 2680), наверное, первая инструкция по делопроизводству, утвержденная после принятия новых  Правил  делопроизводства  в федеральных органах исполнительной власти.

Хочу обратить внимание на ряд моментов, которые мне показались интересными. Прежде всего, инструкция разработана с учетом положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (п.1.2.), что не может не радовать.

В тексте инструкции грамотно сформулированы основные функции службы делопроизводства (в данном случае это Управление делами). В число задач, решаемых Управлением делами, входят «общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Федерального агентства, организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами» (п.1.4.).