Два механизма: экспертиза ценности и обеспечение доступности - и ограниченность вычислительной доступности архивных материалов (2)

(Продолжение, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_0496848544.html )

Перечни, разработанные федеральными органами исполнительной власти (Disposition Authority created by an Agency, DAA) и входящие в их состав указания превратились из бумажных документов в машиночитаемые объекты. Передача документов на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы всё чаще стала осуществляться в виде электронных документов, а не бумажных дел - хотя ведомства продолжали (а в некоторых случаях и до сих пор продолжают) передавать на хранение физические носители, такие как жёсткие диски. Уничтожение/передача документов стало больше похожим на рабочий процесс, чем на переписку. При этом основополагающей интеллектуальной концепцией по-прежнему оставались идеи Дженкинсона (Jenkinson), Шелленбера (Schellenberg), а также Закон о федеральных документах (Federal Records Act), а не какая-то новая теория, разработанная для вычислительных архивов. То, что экспертиза ценности находится уровнем ниже уровня вычислительного доступа, не было упущением - это было наследием бумажной эпохи.

Здесь важна точность формулировок, поскольку она усиливает аргументацию. Наличие для определённого вида указания по срокам хранения и действиям по их истечении (disposition authority) не говорит о том, что это документы постоянного срока хранения.  Каждый ведомственный DAA-перечень обычно охватывает виды документов как постоянного, так и временного срока хранения документы; в нём просто говорится, что должно произойти с каждым из видов документов. В отношении подавляющего большинства федеральных документов перечни предписывают проведение уничтожения по истечении установленных сроков хранения (хочу обратить внимание: в государственных органах США уничтожение по истечении сроков хранения является обязательным и не оставляется, как у нас, на усмотрение организации – Н.Х.), осуществляемое самим федеральным органом исполнительной власти или же федеральным центром хранения документации (Federal Records Center – в США действует сеть таких центров, контролируемая Национальными Архивами. Они в первую очередь осуществляют внеофисное хранение документов, а по истечении сроков хранения – сами уничтожают документы либо передают на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы – Н.Х.). Лишь небольшая часть документов, признанных имеющими постоянную ценность, когда-либо передаётся в Национальные Архивы.

Таким образом, самим Национальным Архивам обычно никогда не приходится уничтожать федеральные документы временного срока хранения, поскольку они уничтожаются ещё до передачи в архивы. Временные документы – а это подавляющее большинство всего, что создают органы правительства - просто никогда до архивов не доходят. В то же время возможно проведение повторной экспертизы ценности, и Национальные Архивы могут авторизовать последующее уничтожение поступивших к ним документов при определенных, очень специфических обстоятельствах. 

Согласно оценке Национальных Архивов, документы постоянного срока хранения составляют примерно от 1% до 3% процентов от всего объёма документов, создаваемых органами федерального правительства; один часто цитируемый внутренний аналитический отчёт приводит цифру в 1,23 процента. 

Примечание: О доле федеральных документов, признанных имеющими постоянную ценность, см. страницу на сайте Национальных Архивов «Политика Национальных Архивов в отношении экспертизы ценности» (Appraisal Policy of the National Archives, https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/appraisal ); а также пост на блоге «Текстовое сообщение» (The Text Message) Национальных Архивов под названием «Доля документов постоянного срока хранения, попадающих в Национальные Архивы: пересмотр материалов статьи 1985 года» (The Percentage of Permanent Records in the National Archives: A 1985 Article Revisited, https://text-message.blogs.archives.gov/2020/04/14/the-percentage-of-permanent-records-in-the-national-archives-a-1985-article-revisited/ ). Оценки различаются по величине в зависимости от ведомства и периода, но неизменно составляют лишь небольшую долю созданных документов.

Какой бы ни была точная величина, архив представляет собой небольшой, преднамеренно отобранный «остаток» от общего массива документов, и этот отбор проходит на более ранних этапах, ещё до того, как хранилище системы ERA вообще прикасается к документам.

Теперь вернёмся к четырём уровням и обратим внимание на то, что их объединяет. Физический, описательный, цифровой и вычислительный доступ — все они работают с одним и тем же остаточным массивом документов. Ни один из них не касается документов, которым был установлен временный срок хранения и которые были уничтожены по истечении этого срока. «Доступ» всегда означал доступ к тому, что было сохранено по итогам экспертизы ценности – и у нас есть четыре всё более сложных способа доступа к набору данных, границы которого были определены где-то ещё, кем-то другим и по причинам, не имеющим отношения к процессу поиска и раскрытия.

Механизм, которая разделился надвое

Создатели системы ERA (электронный архив Национальных Архивов США, также выполняющий ряд функций архивной информационной системы – Н.Х.)  исходили из предположения о том, что существующий процесс экспертизы ценности был правильным, и разработали программное обеспечение для его более эффективного выполнения. Хотя первоначальное видение системы ERA включало улучшенный публичный доступ, однако в центре внимания той архитектуры, которая в конечном итоге была реализована, оказались передача на архивное хранение, обеспечение долговременной сохранности, обеспечение аутентичности, управление сроками хранения и управлении хранилищем. Процесс поиска и раскрытия (discovery) оставался в значительной степени второстепенным по отношению к этим функциям. Он рассматривался скорее как потребитель сохранённых документов, чем как равноправная цель проектирования. Именно поэтому раскрытие никогда не было центральным элементом того решения, что было запущено в эксплуатацию.

На всё это можно взглянуть более глубоко. В аналоговом архиве имелся всего один механизм, и им был архивист. Представители одной и той же дисциплины определяли, что именно попадёт на архивное хранение, и помогали исследователям находить нужные им материалы. Между этими функциями существовало неявное единство, поскольку они выполнялись одними и теми же специалистами. Система ERA институционально разрушила это единство, создав взамен отдельные автоматизированные конвейеры – механизм экспертизы ценности (установление сроков хранения, передача, уничтожение), механизм обеспечения долговременной сохранности (хранилище), механизм доступа (Каталог) и механизм выполнения структурированных запросов – «Систему доступа к архивным базам данных» (Access to Archival Databases system, AAD). Историческое единство архивного суждения было разделено на независимые системы, каждая из которых оптимизирует что-то своё. Это разделение является предпосылкой для всего, о чём пойдёт речь далее.

Почему это потолок, а не пробел

Пожалуй, было бы комфортнее рассматривать фильтр в виде экспертизы ценности как некий пробел, который можно было бы закрыть с помощью более совершенной инженерии. Однако это не пробел, а потолок.

Система ценностей при проведении экспертизы ценности не совпадает с системой ценностей при выполнении поиска и раскрытия. Экспертиза ценности документов проводится на уровне отдельных серий (серия приблизительно соответствует документам, подпадающим под одну статью номенклатуры дел или перечня, за период в несколько лет – Н.Х.), зачастую за десятилетия до того, как у кого-либо появится представление о вопросах, которые может задать будущий исследователь — или будущая модели ИИ. Экспертиза основывается на оценке доказательной и информационной ценности документов в рамках архивной теории, основанной на принципе происхождения. Эта теория имеет свои реальные достоинства: она уважает контекст создания, сохраняет подобное с подобным, рассматривает само упорядочение документов как передающее определённый смысл. Но это теория об ответственном хранении и доказательствах, а не об отношениях и запросах. Вычислительный слой, выстроенный поверх остаточного массива документов постоянного хранения, полностью наследует эту онтологию экспертизы ценности, и не в состоянии увидеть определённые вещи. Взаимосвязь, которое связала бы уничтоженную серию документов временного срока хранения с сохранившейся серией документов постоянного срока хранения, не просто является недопредставленной в графе, она отсутствует - структурно и навсегда - потому что одна из его конечных точек никогда не была зафиксирована.

Среди документов постоянного срока хранения Вы можете искать любые взаимоотношения, какие захотите, - однако Вы не сможете обнаружить те, что «проходили» через выброшенные материалы. Когда машина мыслит на основе архивных материалов, то рассуждения выполняются над множеством, грани которого были определены суждением, к которому у машины нет доступа и которое она не смогла бы подвергнуть сомнению, даже если бы такой доступ имелся.

(Продолжение следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-two-machines