Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 41-й подкаст по теме управления информацией

26 сентября 2024 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube ( https://www.youtube.com/@informationrevolutionpodca8610/videos ) был выложен очередной, 41-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Upton) и Джуди Верно (Judi Vernau).

Напомню, что если открыть подкаст в браузере Yandex, то при наведении курсора в верхнюю часть видео появится меню, позволяющее включить ИИ-автоперевод и субтитры (можно выбрать как английский, так и русский язык, нажав на «троеточие»). Подготовка автоперевода может занять несколько минут.

Эпизод 41: «Три вещи о том, как работает SharePoint в Microsoft 365» (Three things about how SharePoint in Microsoft 365 works)

Подкаст продолжительностью 30 минут был выложен 26 сентября 2024 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=0UkxDm0W2Yw ) сказано:

«В этом эпизоде Майкл делится тремя вещами о структурировании информации в Microsoft 365 (по сравнению с EDRMS-системами управления документами и контентом), о которых он сам хотел бы узнать пораньше: Группы Microsoft 365 изменяют способ управления доступом - нет структуры папок, сайт просто существует сам по себе; и использование типов контента является ключом к управлению метаданными, когда почти нет наследования метаданных.

На странице по адресу https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/office-365-groups есть удивительно хорошее визуальное представление всего, что связано с Группами Microsoft 365.

Если думать о сайтах как об отдельных самостоятельных объектах, то может быть полезна следующая ссылка: «Руководящий принцип: Мир - плоский» (Guiding principle: the world is flat), см. https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/information-architecture-modern-experience .»

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=0UkxDm0W2Yw

Джеймс Лепен: Разыскивается управление документами – живым или мёртвым, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/1.html )

Задача полномасштабного управления информацией (information governance)

«Полномасштабное управление информацией» часто описывается как зонтичный термин, охватывающий такие направления деятельности, как э-раскрытие, управление документами, обеспечение доступа к информации и неприкосновенности частной жизни.

Помещение под этот «зонтик» э-раскрытия и управления документами означает, что полномасштабное управление информацией охватывает:

• как сферу электронных коммуникаций/переписки (сервера/архивы электронной почты и любые другие развёрнутые инструменты коммуникаций), ТАК И


• сферу документированной информации (ERM/SharePoint-решения и другие системы поддержки коллективной работы, системы общих дисков)

Здесь может случиться одно из двух.

Одной из возможностей является то, что каждое из входящих в полномасштабное управление информацией направлений деятельности останется полностью независимым. Служба управления документами и дальше будет просить сотрудников перекладывать важную корреспонденцию в ERM/SharePoint или в какой-либо иной инструмент, выбранный ими в качестве основного хранилища. Юристы продолжат совершенствовать свои инструменты э-раскрытия/аналитики, дающие им (и только им) возможность вести поиск по серверам/архивам электронной почты и по всем хранилищам организации.

Другая возможность заключается в том, что полномасштабное управление информацией     начнёт влиять на эти дисциплины, создавая синергию и давая им возможность вместе стать большим, чем сумма составных частей. В определенной степени это уже происходит, когда инструменты аналитики, отточенные на практике э-раскрытия, переходят в пространство управления документами, где позволяют организациям применять решения по окончательному решению судьбы документов и информации в отношении ранее неуправляемых хранилищ, таких, как общие диски.

Полномасштабное управление информацией должно идти к тому, чтобы стать ареной, на которой могут быть разрешены или взяты под контроль напряженность и противоречия между подотчетностью, риском и неприкосновенностью частной жизни, - как в отношении основной системы ведения переписки (которой на момент написания этой статьи является электронная почта), так и в отношении основных программных приложений и хранилища, используемых для управления документами и контентом.

Задача управления документами

Я хотел бы, чтобы управление документами использовало полномасштабное управление информацией для размытия границ между теми системами, которые выделяются как документные, и прочими хранилищами организации, включая сервера/архивы электронной почты (но не ограничиваясь ими). Юристы используют свои инструменты э-раскрытия для поиска по всем хранилищам организаций. Мы, как специалисты по управлению документами, должны стремиться к тому, чтобы доверенная нам работа по установлению и отслеживанию сроков хранения охватывала все хранилища. Мы должны стремиться установить связи между контентом в тех системах, которые мы считаем своими основными хранилищами документов, и взаимосвязанным контентом, хранимым на общих дисках, в учетных записях электронной почты и т.д.

Пробиваясь через парадоксы электронной почты

Организации предпочли бы, где это возможно, избавиться от полного набора сообщений электронной почты по истечении максимально короткого промежутка времени, и вместо этого полагаться в своей деятельности на отфильтрованные, связанные с меньшими рисками документы, находящиеся в их сфере управления документированной информацией. Однако быстрое удаление электронной почты из почтового сервера/архива отрицательно влияет на их способность обеспечить подотчётность за свои действия.

Ирония заключается в том, что внешние заинтересованные стороны / противники в судебных спорах / регуляторы / авторы злонамеренных запросов на основе закона о свободе доступа к государственной информации не заинтересованы ни в тривиальных сообщениях электронной почты, ни в личной переписке. Внешние заинтересованные стороны будут только рады, если организации удалят и/или отцензурируют такие сообщения.

Проблема в том, что организации не могут в настоящее время убедительно защитить себя и объяснить, каким образом от полного массива переписки на сервере/в архиве электронной почты они перешли к отфильтрованным документам, хранимым в корпоративной электронной системе управления документами / SharePoint-решении / на общих дисках.

Управление документами должно стремиться к тому, чтобы предложить организациям защитимый, последовательный, применяемый на регулярной основе в ходе обычной деловой деятельности и прозрачный способ для различения тривиальных, конфиденциальных и личных сообщений электронной почты, отделяя их от типичной деловой переписки с тем, чтобы организации могли документировать деловую переписку каждого сотрудника так, чтобы она была и отфильтрованной, и всеобъемлющей; защитимой и доступной; чтобы к ней можно было применять правила назначения и отслеживания сроков хранения, и чтобы её можно было связывать с соответствующими коллекциями документов и сообщений, сохраняемыми в других приложениях / хранилищах, в том числе в специализированной документной системе (ERM/SharePoint или аналогичном решении).

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/05/20/records-management-is-wanted-dead-or-alive/

Джеймс Лепен: Разыскивается управление документами – живым или мёртвым, часть 1

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 20 мая 2015 года.

На прошлой неделе я присутствовал на саммите по вопросам полномасштабного управления информацией и э-раскрытия, который проходил в Лондоне.

Двое моих приятелей, оба – давние надежные члены британского сообщества специалистов по управлению документами, по отдельности подошли ко мне и сказали: «Знаете, Джеймс, я думаю, что управление документами теперь мертво».

Нет, управление документами не умерло. Это оспариваемое место в самом центре управления информацией.

На саммите в докладах потока по вопросам э-раскрытия ни какого-либо рода управление контентом, ни документные системы не упоминались (будь то электронные системы управления документами или SharePoint). Это связано с тем, что подобные системы часто не имеют непосредственного отношения к подготовке судебных исков, когда адвокаты сразу обращаются к сохраненной электронной почте и/или текстовым сообщениям, с тем, чтобы установить последовательность имеющих отношение к делу событий и обсуждений.

Фактически организации используют две параллельно существующие сферы управления документами:

• Сфера электронных коммуникаций/переписки, которая в основном включает их сервера/архив электронной почты, но также охватывает и все захваченные мгновенные/текстовые сообщения;


• Сфера документированной информации, включающая в любых комбинациях развернутые организациями электронные системы управления документами (ERM), SharePoint, системы для ведения основной деловой деятельности, приложения для коллективного доступа к файлам.

Ключевым различием между сферами коммуникаций/переписки и документированной информации является то, что:

• Сервер/архив электронной почты может быть настроен таким образом, чтобы захватывать весь входящий и исходящий трафик для конкретной учетной записи электронной почты на конкретном сервере. Аналогичные механизмы могут быть настроены для текстовых сообщений на корпоративных устройствах и для систем обмена мгновенными сообщениями.


• Общекорпоративная электронная система управления документами или SharePoint-решение захватывает только те документы, которые сотрудники считают нужным в нём зарегистрировать.

Парадоксальная взаимосвязь между двумя сферами управления документами

Этот раскол между серверами/архивами электронной почты с одной стороны и корпоративными ERM/ SharePoint-решениями с другой создает следующие парадоксы:

• Организации опасаются того, что может содержаться в серверах/архивах их электронной почты, но не уверены в полноте материалов, откладывающихся в их специализированных хранилищах документов (ERM/SharePoint и т.д.).


• Внедрение ERM/SharePoint-решения или ему аналогичного имеет преимущество перед сервером/архивом электронной почты в том, что хранящаяся в этом решении информация представляет меньший риск для организации. Конфиденциальные персональные данные с большой вероятностью будут храниться только в предсказуемых местах в системе, а у неосторожных комментариев меньше шансов отложиться в системе.


• Сервер/архив электронной почты более эффективен, чем ERM/SharePoint-решение в плане обеспечения для организации возможности разобраться в собственных действиях в трудных или спорных обстоятельствах - например, в таких ситуациях, как судебный спор, расследование или получение злонамеренных запросов на основании закона о свободе доступа к государственной информации. Однако сервер/архив электронной почты не особенно полезен в не связанной со спорами повседневной внутренней работе, поскольку наличие неотделенных от прочей переписки конфиденциальных личных сообщений означает, что мы не можем позволить коллегам иметь доступ/вести поиск по содержанию учетных записей электронной почты друг друга.


• ERM/SharePoint решения хороши для не связанной со спорами повседневной внутренней работы, но слабы во времена споров, судебных разбирательств и расследований.


• Некоторые организации настраивают свой сервер/архив электронной почты таким образом, что он сохраняет копию каждого сообщения даже после того, как сотрудник удалил это сообщение из своего почтового клиента. Такой подход лучше всего обеспечивает полноту документирования электронной переписки и, таким образом, наилучшим образом способствует подотчетности. Однако использование этого подхода также означает, что организации с большей вероятностью будут сохранять неосторожные, тривиальные и содержащие конфиденциальные персональные данные электронные письма, поскольку владельцы учетных записей не смогут полностью удалить их.


• Слабостью корпоративных ERM/SharePoint-решений является их неполнота. Они не содержат соответствующие документы или корреспонденцию в том случае, если у обрабатывающих их лиц не хватает времени, мотивации и/или понимания для того, чтобы ввести их в систему.


• В этих сферах организации используют два отдельных набора механизмов управления. Как правило, специалисты по управлению документами могут устанавливать правила и сроки хранения в сфере ERM/ SharePoint-решений. Руководители ИТ- и/или юридической служб могут устанавливать правила хранения сообщений/переписки, лежащих в учетных записях электронной почты, а также для мгновенных и текстовых сообщений.


• В управлении документами большинство перечней документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении написаны так, чтобы быть универсальными и нейтральными по отношению к виду носителей и формату. В них часто предусмотрены довольно длительные сроки хранения для некоторых типов переписки (переписка министров, переписка с регулирующими органами, переписка с иностранными державами и т.д.). И все же эти перечни редко применяются в отношении учетных записей электронной почты, содержащих большую часть такой переписки, которая часто уничтожается по истечении относительно короткого периода времени. Обратите внимание на то, что исключение в этом плане является недавно выпущенный Национальными Архивами США типовой перечень для учетных записей электронной почты федеральных органов исполнительной власти (см. GRS 6.1 Email Managed Under a Capstone Approach,  http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/04/FINAL-GRS-6.1-Review-Package-FR-Posting-03.30.15.pdf - о нем также см. пост на моём блоге: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/capstone.html - Н.Х.)

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/2.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/05/20/records-management-is-wanted-dead-or-alive/

Знакомство с новой версией SharePoint 2013: Впечатления от функциональных возможностей для управления документами

Заметка Дейдры Слаттери (Deirdre Slattery) была опубликована на сайте UniqueWorld 26 июля 2012 года.

Долгожданная предварительная версия SharePoint 2013 была выпущена несколько дней тому назад. Я посмотрела, какие были добавлены новые функциональные возможности, и изложила свои наблюдения в серии статей. Сегодняшняя статья посвящена управлению документами.

Что нового?

Большое число серьёзных пробелов в управлении документами было закрыто при выпуске SharePoint 2010, поэтому неудивительно, что в SharePoint 2013 меньше серьезных изменений в функциональных возможностях для управления документами. Важной новинкой является управление сроками хранения на уровне сайтов (site based retention). Это означает, что политики отслеживания сроков хранения могут назначаться сайту, и все объекты, созданные в рамках этого сайта, будут подчиняться такой политике сайта. Если организация будет использовать эту возможность при создании сайтов, то она обеспечит управление сайтами и улучшит общее управление своей SharePoint-средой.

Новая функциональная возможность позволяет комплаенс-специалисту (т.е. специалисту, отвечающему за соблюдение законодательно-нормативных требований – Н.Х.) установить на уровне сайта следующее:

• Политику отслеживания сроков хранения (retention policy) для всего сайта и для группового почтового ящика (если существует такой ящик, ассоциированный с сайтом),


• Условия закрытия сайта,


• Условия прекращения (expire) деятельности сайта.

Пробелы в поддержке стандарта ISO 15489

Я была разочарована, обнаружив, что SharePoint 2013 не приблизился к «совместимости» со стандартом ISO 15489 - по крайней мере, при использовании стандартных возможностей и настроек коробочной версии. Он по-прежнему требует существенной настройки и конфигурирования для того, чтобы организация могла управлять его контентом в соответствии со стандартом.

В частности, в SharePoint 2013 по-прежнему отсутствуют следующие возможности:

• Подготовка делопроизводческой отчётности: Отсутствует отчет, который бы описывал документы, готовые на данный момент к уничтожению;


• Удаление: SharePoint 2013 продолжает удалять электронные объекты вместе с их метаданными, не сохраняя остаточные метаданные (metadata stub). Остаточные метаданные полезны для доказывания того, что документов в организации существовали и были уничтожены в соответствии с её политикой управления документами,


• Управление физическими документами – по-прежнему не поддерживается при использовании стандартных возможностей и настроек коробочной версии.

В целом, с моей точки зрения, если Вы – австралийский государственный орган  либо организация, которая необходимо соответствовать стандарту ISO 15489, то SharePoint 2013 не выполнит эту работу легко и без значительных усилий по его настройке, которые могут дорого обойтись! В то же время для организаций, которым не требуется исполнять строгие законодательно-нормативные требования в отношении управления документами, SharePoint 2013 может оказаться вполне подходящим вариантом (хотя то же самое можно сказать и о SharePoint 2010).

Дейдра Слаттери (Deirdre Slattery)

Источник: сайт UniqueWorld
http://www.uniqueworld.net/blog/sharepoint-2013-functionality-records-management/

Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Опубликован проект руководства по использованию SharePoint 2010 для целей управления документами

Данная заметка была опубликованная 19 июля 2012 года на сайте Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records).

Microsoft SharePoint 2010 представляет собой программный продукт, который все чаще используется а государственными органами штата Новый Южный Уэльс для создания и хранения корпоративных документов. В случае внедрения «коробочного» варианта, SharePoint имеет ограниченные возможности для захвата и сохранения документов таким образом, чтобы документы могли служить аутентичным свидетельством деловой деятельности организации.

Управление государственных документов штата разработало предназначенный для публичного обсуждения проект руководства для государственных органов, которое:

• описывает функциональные возможности и опции для управления документами, которые могут быть подключены или настроены в SharePoint;


• показывает, где для исполнения определенных требований к управлению документами требуются дополнительные настройки и/или дополнительное программное обеспечение.

Документ объёмом 40 страниц доступен по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/files/sharepoint-2010-recordkeeping-considerations .

По мнению Управления, данное руководство будет полезно государственных органам и учреждениям при планировании и проектировании новых внедрений SharePoint, а также при оценке возможности включения функциональных возможностей для управления документами в существующие реализации SharePoint.

Управление государственных документов предлагает заинтересованным сторонам подавать свои замечания и предложения по любым аспектам руководства. Мы особенно заинтересованы обеспечить, чтобы наши рекомендации относительно SharePoint были точными и соответствовали потребностям государственного сектора штата Новый Южный Уэльс, поэтому, пожалуйста, свяжитесь с нами, если Вы считаете, что какая-либо содержащаяся в проекте руководства информация является неточной, или что мы опустили информацию, которую следовало включить.

В качестве составной части руководства мы хотели бы опубликовать примеры из практического опыта внедрения SharePoint 2010 в государственных органах штата. Мы стремимся подобрать ряд примеров, которые показывали бы различные способы проектирования и настройки  внедрений SharePoint для поддержки хорошего управления документами. Если Ваша организация внедрила или планирует внедрить SharePoint, и Вы готовы поделиться своим опытом и решениями, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Публичное обсуждение проекта продлится до 26 октября 2012 года. Замечания по проекту следует посылать по адресу govrec@records.nsw.gov.au .

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/sharepoint-2010-recordkeeping-considerations
http://futureproof.records.nsw.gov.au/guidance-on-the-recordkeeping-capabilities-of-sharepoint-2010-exposure-draft-now-available/

SharePoint 2010 и другие: Усилены функциональные возможности по управлению документами

26 марта 2010 года на блоге «Управление документами в SharePoint» (SharePoint Records Management, SPRM, см. http://sharepointrecordsmanagement.com/ ) , было опубликовано большое интервью с Адамом Харметцом (Adam Harmetz), руководителем инженерной группы компании Майкрософт по управлению документами и информацией в SharePoint.

С моей точки зрения, интересна следующая информация:

• Выход SharePoint 2010 намечен на 12 мая,
  
  
• В SharePoint существенно усилены функциональные возможности по управлению сообщениями электронной почты как корпоративными документами. Также отмечается, что соответствующие возможности усилены и в Exchange 2010.
  
  Харметц отметил, что на Exchange 2010 следует смотреть как на продукт, в который Майкрософт добавила набор возможностей, позволяющих управлять документами «на месте», без предварительной их передачи в некое специализированное хранилище. Exchange 2010 и Outlook 2010 предлагают ориентированные на конечных пользователей средства, позволяющие классифицировать документы и устанавливать сроки хранения как отдельным объектам, так и на уровне папок. На рис. показан диалог в Outlook 2010, в котором пользователь может выбрать срок хранения сообщения.
  
  
  
  
  
  
• Отвечая на вопрос о том, позволяет ли новый SharePoint гарантированно, без возможности восстановления, уничтожить электронный документ по истечении сроков его хранения, Харметц сказал, что SharePoint 2010 использует функциональность RBS (Remote Blob Storage) в SQL Server 2008 R2, которая позволяет назначить место хранения SharePoint-объектов. Предполагается, что необратимое уничтожение реализует поставщик услуг RBS, а SharePoint этому не мешает (путем, например, сохранения копии где-то ещё).
  
  
• SharePoint поддерживает создание и многократное использование иерархических классификаторов. Ниже показано, как пользователь вводит контролируемые метаданные в клиентском приложении Office 2010 – в данном примере каталог продуктов компании реализован в виде классификатора. Нужный элемент можно выбирать из «дерева», можно также использовать автозавершение текстового ввода.

Наконец, одна часть интервью показалась мне заслуживающей полного перевода:

SPRM: В завершение, Адам, вопрос, который все постоянно задают. Многие наши хотели бы использовать SharePoint для управления своими документами, но не могут даже начать рассматривать вопрос об этом, пока продукт не будет сертифицирован на соответствие требованиям стандарта DoD 5015.2 [Стандарт требований к электронным системам управления документами, разработанный Министерством обороны США и ставший де-факто общенациональным стандартом, особенно в государственном секторе – Н.Х.]. Что вы можете рассказать нам о планах Майкрософт по сертификации SharePoint 2010 на соответствие DoD 5015.2?

Адам Харметц: «Нам тоже часто задают этот вопрос - DoD 5015.2 стал в отрасли чем-то вроде фактического стандарта. Для это есть ряд основательных причин, но есть и причины, по которым его нельзя считать хорошей «лакмусовой бумажкой» для оценки программных приложений для управления документами. Границы между нишами рынка ECM [систем управления корпоративным контентом] (такие как, например, управление информационными материалами, управление документами, управление веб-контентом) стираются, и стандарт просто не успевает идти нога в ногу с переменами.

Стандарт DoD 5015.2 описывает ряд подлинно базовых функциональных возможностей для управления документами, которые действительно помогают управлять информацией - и мы прошли большой путь, чтобы включить их в коробочную версию SharePoint 2010. Наша подсистема аудита  соответствует спецификациям стандарта, и  SharePoint 2010 включает такие функциональные возможности, предусмотренные DoD 5015.2, как идентификаторы документов, многоэтапные сроки хранения, приостановку уничтожения, назначение прав на уровне папок, иерархические классификационные схемы, закрытие объектов классификационной схемы, метаданные папок по умолчанию, инфраструктура метаданных документ/контейнер, - поскольку все эти возможности представляют ценность для наших клиентов по всему миру.

С другой стороны, в стандарте DoD 5015.2 описаны такие функциональные возможности,  которые никогда не будут широко использоваться. Всякой ли системе управления документами необходимо поддерживать специфическую XML-схему, обязательную при передаче документов на постоянное хранение в Национальные Архивы США? А как насчет рабочих процессов по рассекречиванию данных американского правительства? Должна ли  «отсечка» [процесс формирования однородных документов в тома, обычно или по времени, или по накоплении определенного количества документов  – Н.Х.] (придуманная в те времена, когда существовали только короба с бумажными документами) быть единственным способом потоковой обработки больших партий документов?

Я не думаю, что это именно те требования, по соответствию которым можно по-настоящему определить, будет ли программа управления документами успешной. Основное внимание на удобство использования, на интеграцию в существующие workflow-процессы и в привычные для пользователей программные приложения; возможность использовать приложение на различных языках мира; масштабируемая архитектура; техническая поддержка в рамках одной ИТ-инфраструктуры ряда ECM-задач и снижение затрат; техническая поддержка, продолжающаяся, пока в системе остаются документы – такого рода требования критически-важны для успешного внедрения систем управления документами; однако DoD 5015.2 и его процедуры тестирования на них не обращают большого внимания.

Этим я не хочу сказать, что стандарты не важны. Более того, если лет через пять мы оглянемся и посмотрим на нынешнее время, то можно будет сказать, что именно в этот период стандарты действительно способствовали слому нишевых границ в отрасли, и что было продвижение вперед на основе концепции взаимодействующих систем управления контентом. Движущей силой здесь будут службы интероперабельности для управления контентом [Content Management Interoperability Services – речь идёт о соответствующем стандарте CMIS – Н.Х.].

Что касается клиентов из числа государственных органов США, которые обязаны использовать сертифицированные продукты, то мы прямо сейчас работаем с широким кругом партнеров, с тем, чтобы выпустить на рынок различные совместные решения на базе SharePoint. Один из таких партнеров - Gimmal Group,  и, я надеюсь, что в результате появится отличный продукт, использующий функциональные возможности SharePoint 2010 по управлению документами и добавляющий к ним специфические функции, необходимые для государственных органов США. Инженерная группа по управлению документами в  SharePoint сама не стремится сертифицировать данную версию продукта, но мы действительно вложили огромные усилия в то, чтобы такую сертификацию могли успешно получить наши партнеры.

Безусловно, говоря о DoD 5015.2,  необходимо вспомнить и об использующих SharePoint клиентах во всем мире. Из разных стран мира к нам постоянно поступают вопросы о том, как быть с местными государственными и отраслевыми стандартами в области управления информацией. Позвольте мне назвать лишь некоторые из них ... MoReq2, VERS, ISO 15489, DOMEA, TNA, ERKS, - список можно продолжать. Некоторые из этих стандартов более-менее согласуются друг с другом, но кое-какие - содержат противоречащие положения. Вместо того, чтобы сосредотачивать наши инженерные усилия на достижении соответствия требованиям каждого из этих стандартов по очереди, мы приняли решение – обеспечить удобство пользования и инновационность, необходимые для успешного внедрения систем управления документами,  и дающие возможность нашей партнерской экосистеме создавать на основе платформы SharePoint решения, удовлетворяющие конкретным требованиям тех клиентов, которые обязаны  придерживаться определенных стандартов.»

Источник:  блог SharePoint Records Management
http://sharepointrecordsmanagement.com/2010/03/26/sprm-speaks-to-adam-harmetz-part-2/

Текущее состояние рынка электронных систем управления документами

1 февраля 2010 года Джеймс Лапен (James Lappin) на своем блоге «Думая о документах» (Thinking Records) опубликовал следующую интересную статью о состоянии рынка СЭД:

С точки зрения развития рынка электронных систем управления документами (СЭД) в Великобритании, первое десятилетие 21-го века состоит из двух пятилетних периодов.

Первая половина десятилетия: с 2000 по 2005 год

Первая половина десятилетия была периодом бума и быстрого развития. Национальные Архивы Великобритании (тогда они назывались Управлением государственных документов - Public Record Office) опубликовали авторитетный свод требований (PRO/TNA 2002) к электронным системам управления документами, подкрепленный программой сертификации (см. http://collections.europarchive.org/tna/20080108102455/http:/www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/evaluation.htm ). Аналогичные программы сертификации появились и в других странах. Требования предусматривали способность системы:

• поддерживать иерархическую классификацию корпоративных документов (классификационную схему),
  
• устанавливать сроки хранения и правила доступа для объектов классификационной схемы,
  
• допускать наследование делами и документами сроков хранения и правил доступа от рубрики классификационной схемы, в которой они были размещены.

Для обозначения систем, соответствующих требованиям, подобным требованиям PRO/TNA 2002, стала использоваться аббревиатура EDRMS (электронная система управления документами и информацией - electronic document and records management system). В Великобритании для крупных организаций из государственного сектора и из регулируемых секторов экономики стало обычной практикой требовать соответствия спецификациям PRO/TNA 2002 при проведении тендеров по закупкам систем управления документами корпоративного масштаба.

Как и при большинстве ажиотажей, не обошлось без «перехлёстов». Некоторые министерства центрального правительства Великобритании бросились спешно внедрять такие системы, подстёгиваемые необходимостью выполнить задачи, поставленные в целевой программе модернизации государственного управления «Modernising Government» (так, все министерства к 2004 году должны были перейти на электронное создание новых документов), - и стремлением вовремя подготовиться ко вступлению в силу в январе 2005 года законодательства о свободе доступа к государственной информации. Разработка корпоративных классификационных схем оказалась для организаций нелёгким делом, а пользователей неохотно применяли эти схемы.

Тем не менее, EDRMS-системы закрепились в качестве неотъемлемой части инфраструктуры управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management ECM). Все крупные поставщики ECM-систем (IBM, Open Text, ECM, Oracle и др.) в настоящее время поставляют EDRMS-приложенияч в составе предлагаемого ими комплекта программных средств, наряду со средствами управления веб-контентом (Web Content Management), порталами и workflow-процессами.

Вторая половина десятилетия: с 2005 по 2009 год

Во второй половине десятилетия для EDRMS наступили трудные времена. Некоторые из факторов, обусловивших упадок, являются специфическими для Великобритании, но наиболее важные факторы являются глобальными. Намеченные программой модернизации государственного управления конечные сроки прошли незамеченными, а страх перед законодательством о свободе доступа к государственной информации пошёл на убыль. В конце 2005 года Национальные Архивы отказались от своей программы сертификации СЭД, чтобы освободить дорогу поддерживаемому Евросоюзом режиму (MoReq2). Однако MoReq2 будет опубликован лишь через три года, а к этому времени EDRMS столкнутся с новой угрозой в лице SharePoint 2007.

SharePoint 2007 вышел в конце 2006 года. В нём не было никаких средств поддержки использования корпоративной классификационной схемы, и предлагался малопонятный и на практике неработоспособный метод установления сроков хранения (в виде Центра документации - SharePoint Records Centre). SharePoint 2007 передаёт управление на уровень рабочих групп, и, как следствие, не сталкивается со столь острыми проблемами неприятия продукта пользователями, которые часто возникали при внедрении EDRMS-систем.

Microsoft хитро/щедро включил клиентские лицензии для SharePoint в корпоративные контракты, которые он заключает с большинством организаций, покупающих Windows, Exchange и Office. Как следствие, многие организации, которым потребовались корпоративные системы управления информацией и документами, не стали публиковать приглашения на участие в тендерах (invitation to tender, ITT): вместо этого они просто начали использовать те лицензии SharePoint, которые у них уже были. Это повлекло за собой пагубные последствия для программ оценки и сертификации электронных систем управления документами, таких, как MoReq2, чьё влияние основывается на том, что покупатели требуют от участников тендеров обеспечить соответствие этим требованиям.

И вот мы находимся в начале 2010 года. Аббревиатура EDRMS почти полностью исчезла из нашего языка. Каковы же факторы, которые будут определять развитие рынка СЭД в ближайшие годы?

«Пан или пропал» для MoReq2

MoReq2 вышел в неудачное время для стандартов в области управления документами и для программ сертификации. Двойное невезение: и глобальный экономический спад, и подъём SharePoint означают сокращение возможностей делать деньги на электронных системах управления документами. Чтобы соответствовать спецификациям MoReq2, всем поставщикам, - и даже тем, чьи продукты соответствуют существующим стандартам, таким, как PRO/TNA 2002, - необходимо инвестировать в свои продукты, чтобы сделать необходимые доработки. Большинство производителей решили не делать этих инвестиций, и пока что не представили свои продукты на тестирование. В результате, на момент написания данной статьи, только один поставщик (Fabasoft) добился соответствия своего продукта стандарту. В ноябре 2009 я слышал, как Дуг Майлс (Doug Miles) из AIIM сказал, выступая на встрече коммерческих организаций-членов AIIM, что, пока в списке сертифицированных будет только один продукт, покупатели вряд ли будут включать в условия тендеров соответствие спецификациям MoReq2, - поскольку в противном случае у них будет выбор только из одного поставщика.

В результате сложившейся ситуации, MoReq2 в первой половине 2010 года будет основательно пересмотрен, с тем, чтобы сделать менее обременительной для поставщиков адаптацию их продукции. Некоторые функциональные возможности, которые в настоящее время помечены как обязательные, будут разжалованы в факультативные.

Рори Стонтон (Rory Staunton), являющийся членом управляющего совета MoReq2, в январе 2010 года написал интересную статью в «Бюллетене по управлению документами» (Records Management Bulletin). В ней он не пытается сгладить ситуацию, и говорит следующее.

«Реалии таковы, что специализированный рынок программного обеспечения для управления документами практически рухнул. Продажи лицензий на такое программное обеспечение снижались как до, так и во время последнего кризиса, и большинство поставщиков преследуют сейчас несуществующую цель, которую они называют eDiscovery (раскрытие - поиск и выемка - электронных документов и информации в ходе расследования или судебного разбирательства – ред.). Раскрытия электронной информации в американском стиле в Европе почти не существует, и MoReq2, в своем первоначальном варианте, оказался «инвалидным» проектом.»

Электронному управлению документами предстоят в будущем нелёгкие битвы. Стонтон полагает, что наилучшие шансы для MoReq2 стать влиятельным заключаются в том, чтобы убедить регулирующие органы принять его.

«Написать правила игры, это, естественно, один из способов её выиграть, поэтому умные национальные архивы, поставщики и крупные пользователи должны взять на прицел регулирующие органы во всех секторах, и предложить им принять и расширить подходы на основе MoReq2... О реальном успехе MoReq2 можно будет судить лет через пять, по числу регуляторов, принявших и расширивших его.»

Стонтон думает, в первую очередь, о регуляторах в областях «от защиты окружающей среды до ядерной энергетики, от здравоохранения до телекоммуникаций, от сферы розничных продаж до финансовой отрасли». Далее, Стонтон продолжает свою мысль:

«Нельзя терять времени, если сообщество специалистов по управлению документами собирается оседлать надвигающуюся волну новых нормативных требований к ведению деловой деятельности, которые несомненно появятся вследствие нынешних широкомасштабных преобразований в регулировании финансового сектора. В терминах рынка условиях, Европа нуждается в базовом подходе к обеспечению защищённости деловой информации. Европе нужен более продуктивный подход, чем ведомые юристами, основывающиеся на выкручивании рук и ориентирующиеся на электронную почту системы eDiscovery, которые создают североамериканцы – подобные системы являются тормозом для бизнеса, и не способствуют законопослушности, поскольку нацелены на лечение, а не на предотвращение нарушений процессов»

Пришествие SharePoint 2010

Джон Ньютон (John Newton - председатель и главный технический директор компании Alfresco, конкурента SharePoint), в своём посте на блоге с предсказаниями на 2010 год рисует мрачную картину влияния SharePoint на поставщиков ECM-систем:

«Следует отдать должное Microsoft, он, похоже, до смерти перепугал традиционных поставщиков ECM-систем. При появлении SharePoint 2007 все они, похоже, попрятались и притворились мёртвыми.»

И прежде, чем ситуация улучшится, она может ухудшиться. SharePoint 2010 имеет «ещё более тесную интеграцию с Office, улучшенную поддержку Интернета, новое управление документами, и претендует на улучшенные масштабируемость и администрирование».

Тем не менее Ньютон полагает, что у SharePoint все ещё есть уязвимости, связанные с тем, что организации, приняв его, привязывают себя ко всему набору продуктов Microsoft:

«Компания Microsoft предпочла ничего не делать со своим фундаментальным архитектурным недостатком - хранением контента в базе данных, и это по-прежнему исключительно Microsoft-ориентированная платформа. Забудьте все базы данных, операционные системы, языки, браузеры, что у Вас есть - лучше быстрее привыкайте к SQL-серверу, .NET, Windows, IE, и не забудьте про Silverlight. Если традиционные поставщики не смогут дать всему этому серьёзный бой, то они заслуживают поражения. Следующие 12 месяцев - период перехода к SharePoint 2010 - будут иметь решающее значение»

Джеймс Лапен

Источник: блог Джеймса Лапена «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2010/02/01/the-current-state-of-the-electronic-records-management-system-market/

Прогнозы: ECM в 2010 году

Рон Миллер (Ron Miller), редактор «Яростного управления контентом» (Fierce Content Management), делает следующие предсказания на 2010 год:

• Будет принят стандарт CMIS, позволяющий обеспечить совместимость различных ECM-систем, и начнется его практическая реализация;
  
  
• Резко увеличится использование мобильного доступа к контенту. Уже в этом году такие компании, как Open Text, начали распространять приложения для iPhone, открывающие пользователям доступ к инструментам Open Text для управления контентом с мобильного телефона. Скорее всего, в 2010 году нечто подобное предложат и производители многих других популярных систем;
  
  
• Google Wave обретет форму. Пока ещё многие пользователи ещё пытаются понять, как же эта технология работает, - но ясно, что у неё большой потенциал. Учитывая последние приобретения Gooogle и планы их включения в Google Wave в следующем году, «Волна» постепенно начинает обретать форму платформы для коллективной работы, предлагающей более понятные и конкурентоспособные инструменты, и более интересной для корпоративных пользователей.
  
  
• Онлайн-версия Sharepoint подтолкнет развитие «облачных» вычислений. Одним из интригующих событий предстоящего года является выпуск Sharepoint 2010, который имеет хост-версию. Миллер считает, что это решение будет существенно более популярным, чем многие ожидают, - причем не только для малых предприятий, которые смогут воспользоваться инструментами Sharepoint за меньшие деньги.
  
  
• Укрепятся позиции открытого ПО для управления контентом.  Компаниям, заинтересованным в более дешёвых и более гибких решениях, придется обратить внимание на предложения такого рода, особенно учитывая то, что такие компании, как Alfresco, EZ Publish, Nuxeo, Drupal, WordPress и многие другие добились массового использования своих продуктов, возникли процветающие сообщества и растущие инфраструктуры поддержки. Миллер ожидает, что открытое ПО продолжит «отъедать» часть рынка у традиционных вендоров (возможно, между ними даже возникнут партнерские отношения);
  
  
• Enterprise 2.0 станет более зрелым. В этом году, по мере «взросления» инструментов Enterprise 2.0, стали уменьшаться опасения, связанные с безопасностью и падением производительности труда. Коммерческие организации начали видеть достоинства этих решений в части повышении продуктивности работы и захвата знаний естественным образом. В 2010 году компании продолжат освоение средств Enterprise 2.0.

Полный текст статьи Миллера здесь:  http://www.fiercecontentmanagement.com/story/my-predictions-2010/2009-12-23

В свою очередь, компания Forrester 8 декабря выпустила отчет, основным автором которого является Стив Пауэрс (Stephen Powers), под названием «Коллективная работа, поиск и исполнение законодательно-нормативных требований – движущие силы инвестиций в управление контентом в 2010 году. Результаты глобального опроса о состоянии ECM, проведенного компанией Forrester в октябре 2009 года» (Collaboration, Search, And Compliance Drive 2010 ECM Investments).

В краткой аннотации об отчете ( см. http://www.forrester.com/rb/Research/collaboration%2C_search%2C_and_compliance_drive_2010_ecm/q/id/55706/t/2 ), сказано следующее:

«Недавно Forrester провёл опрос 170 профессионалов в области управления информацией и знаниями, участвующих в принятии решений, связанных с управлением контентом (Enterprise Content Management, ECM), относительно планов на предстоящий год.»

«Организация продолжат стабильно инвестировать в ECM, делая упор на улучшение поиска по контенту, коллективного использования и исполнения законодательно-нормативных требований. Инвестиции в ECM также пойдут в такие области, как управления веб-контентом (WCM) и управление документами (Records Management, RM).» 

«Хотя предприятия хотели бы иметь полномасштабное ECM-решение, охватывающее все потребностей, связанные с управлением контентом, - на практике они продолжают использовать многочисленные ECM-продукты и системы. Компании будут принимать во внимание такие альтернативы, как использование ПО как услуги (SaaS) и использование открытого ПО, - но скорее для отдельных пробных инициатив по работе с контентом, чем для деловой деятельности и транзакций.» 

«Отдача от инвестиций (ROI), остается проблематичной: большинство компаний не может доказать получение отдачи от инвестиций, что, вероятно, затрудняет получение инвестиций для  ECM. Однако эти инвестиции по-прежнему имеют огромное значение для производительности труда специалистов, работающих с информацией, так как количество производимого предприятиями контента продолжает увеличиваться.»

Дополнительные подробности об отчете Forrester, а также мнения отечественных специалистов см. в публикации CNews: http://doc.cnews.ru/news/top/index.shtml?2009/12/18/373955

Майкрософт усиливает функциональные возможности по управлению документами в SharePoint 2010

Как мне кажется, приведенная далее информация отчасти отвечает и на вопросы, поставленные Михаилом Романовым в комментарии к моему предыдущему посту о Майкрософт (см. http://rusrim.blogspot.com/2009/12/blog-post_208.html#comments ).

Предваряя свой большой и снабженный массой примеров пост на данную тему, Томас Лэрен (Thomas Læhren) из Microsoft Consulting Services (Норвегия), пишет следующее:

«В  SharePoint 2010 вводятся новые функциональные возможности по управлению документами. Наиболее интересной возможностью, я думаю, является «Управление документами на месте» (In-Place Records Management)…, благодаря чему информационные материалы можно объявлять документами, не перемещая их для этого в Центр документации (Records Center). Информационные материалы (documents) и документы (records) сосуществуют бок о бок на том сайте, где они были созданы, и SharePoint 2010 позволяет применять к ним различные политики (т.е. устанавливать сроки хранения и порядок действий по истечении этих сроков) в зависимости от того, является ли объект информационным материалом или документом.»

«По-прежнему будет доступен шаблон Центра документации. В нём также появится ряд новых функций, таких, как «Органайзер контента» (Content Organizer) для маршрутизации входящих документов в библиотеки согласно предпочтениям пользователя. Новая «Приборная доска» (Dashboard) дает специалисту по управлению документами более быстрый доступ к общим задачам и списку намеченных действий.»

«В число новых либо улучшенных возможностей для управления документами, обеспечивающих более надежный контроль над документами, также входит подготовка отчетов по операциям приостановления уничтожения (а также раскрытия), по аудиту событий,  по работе с классификационной схемой.»

«Кроме информационных материалов, в SharePoint 2010 документами также могут быть объявлены и другие объекты: страницы вики, посты на блогах, страницы статей и  т.д..»

Источник: блог группы по SharePoint, Microsoft Consulting Services, Норвегия
http://blogs.msdn.com/mcsnoiwb/archive/2009/11/05/sharepoint-2010-records-management.aspx

Майкрософту советуют купить что-нибудь для управления документами

Аналитическая компания Овум (Ovum plc), считающаяся одной из ведущих европейских аналитических фирм в сфере телекоммуникаций, программного обеспечения и ИТ-услуг, опубликовала отчёт под многообещающим названием "Майкрософт должен купить продукт для управления документами, соответствующий стандарту ISO 15489" (Microsoft needs to buy an ISO 15489-compliant RM product).

Жаль, что отчёт платный -  7 страничек оценены в 280 долларов. Аннотация гласит: "Чтобы сохранить конкурентоспособность своих продуктов для управления корпоративным контентом, предлагаемых предприятиям регулируемых отраслей и государственного сектора, Майкрософту нужно купить технологию для управления электронным контентом и документами (EDRM/RM), сертифицированную на соответствие стандарту ISO 15489".

Совет достаточно разумный, и связан, суда по оглавлению, с тем, что Sharepoit (MOSS) расценивается как "облегчённая" версия ECM-системы, не имеющая готовых средств для решения специфических задач управления документами (records management). Возникает, правда, вопрос: неужели уважаемая компания не в курсе, что у стандарта ISO 15489 нет программы сертификации (ну разве что в Австралии), и что этот стандарт не содержит требований к управлению контентом (document management)?

Источник: MarketResearch.com
http://www.marketresearch.com/map/prod/2218127.html

Microsoft Office SharePoint Server 2007 сертифицирован на соответствие стандарту DoD 5015.2

Сертификация по военному стандарту DoD 5015.2 требований к системам электронного документооборота означает, что у компании Microsoft теперь появился свой полноценный продукт для управления документами.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 проходил сертификацию с дополнительным пакетом Records Center Add-On Pack. Дополнительный пакет Records Center Add-On Pack не поставляется вместе с SharePoint Server, но осенью 2007 года лицензированные пользователи SharePoint смогут бесплатно скачать этот пакет.

Сертификация была проведена без учета требований необязательной 4-й главы стандарта - к управлению секретными документами.

SharePoint предназначен для управления электронными и неэлектронными документами, а также сообщениями электронной почты. Электронные документы сохраняются в своем оригинальном формате в хранилище SharePoint. Пользователи управляют документами на других носителях (таких, как бумага, дискеты, ленты), вводя в систему метаданные через пользовательский интерфейс.

Источник: Отчёт о тестировании
http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/mcmosps/summary.pdf