среда, 17 июня 2015 г.

Джеймс Лепен: Разыскивается управление документами – живым или мёртвым, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/1.html )

Задача полномасштабного управления информацией (information governance)

«Полномасштабное управление информацией» часто описывается как зонтичный термин, охватывающий такие направления деятельности, как э-раскрытие, управление документами, обеспечение доступа к информации и неприкосновенности частной жизни.

Помещение под этот «зонтик» э-раскрытия и управления документами означает, что полномасштабное управление информацией охватывает:
  • как сферу электронных коммуникаций/переписки (сервера/архивы электронной почты и любые другие развёрнутые инструменты коммуникаций), ТАК И

  • сферу документированной информации (ERM/SharePoint-решения и другие системы поддержки коллективной работы, системы общих дисков)
Здесь может случиться одно из двух.

Одной из возможностей является то, что каждое из входящих в полномасштабное управление информацией направлений деятельности останется полностью независимым. Служба управления документами и дальше будет просить сотрудников перекладывать важную корреспонденцию в ERM/SharePoint или в какой-либо иной инструмент, выбранный ими в качестве основного хранилища. Юристы продолжат совершенствовать свои инструменты э-раскрытия/аналитики, дающие им (и только им) возможность вести поиск по серверам/архивам электронной почты и по всем хранилищам организации.

Другая возможность заключается в том, что полномасштабное управление информацией     начнёт влиять на эти дисциплины, создавая синергию и давая им возможность вместе стать большим, чем сумма составных частей. В определенной степени это уже происходит, когда инструменты аналитики, отточенные на практике э-раскрытия, переходят в пространство управления документами, где позволяют организациям применять решения по окончательному решению судьбы документов и информации в отношении ранее неуправляемых хранилищ, таких, как общие диски.

Полномасштабное управление информацией должно идти к тому, чтобы стать ареной, на которой могут быть разрешены или взяты под контроль напряженность и противоречия между подотчетностью, риском и неприкосновенностью частной жизни, - как в отношении основной системы ведения переписки (которой на момент написания этой статьи является электронная почта), так и в отношении основных программных приложений и хранилища, используемых для управления документами и контентом.

Задача управления документами

Я хотел бы, чтобы управление документами использовало полномасштабное управление информацией для размытия границ между теми системами, которые выделяются как документные, и прочими хранилищами организации, включая сервера/архивы электронной почты (но не ограничиваясь ими). Юристы используют свои инструменты э-раскрытия для поиска по всем хранилищам организаций. Мы, как специалисты по управлению документами, должны стремиться к тому, чтобы доверенная нам работа по установлению и отслеживанию сроков хранения охватывала все хранилища. Мы должны стремиться установить связи между контентом в тех системах, которые мы считаем своими основными хранилищами документов, и взаимосвязанным контентом, хранимым на общих дисках, в учетных записях электронной почты и т.д.

Пробиваясь через парадоксы электронной почты

Организации предпочли бы, где это возможно, избавиться от полного набора сообщений электронной почты по истечении максимально короткого промежутка времени, и вместо этого полагаться в своей деятельности на отфильтрованные, связанные с меньшими рисками документы, находящиеся в их сфере управления документированной информацией. Однако быстрое удаление электронной почты из почтового сервера/архива отрицательно влияет на их способность обеспечить подотчётность за свои действия.

Ирония заключается в том, что внешние заинтересованные стороны / противники в судебных спорах / регуляторы / авторы злонамеренных запросов на основе закона о свободе доступа к государственной информации не заинтересованы ни в тривиальных сообщениях электронной почты, ни в личной переписке. Внешние заинтересованные стороны будут только рады, если организации удалят и/или отцензурируют такие сообщения.

Проблема в том, что организации не могут в настоящее время убедительно защитить себя и объяснить, каким образом от полного массива переписки на сервере/в архиве электронной почты они перешли к отфильтрованным документам, хранимым в корпоративной электронной системе управления документами / SharePoint-решении / на общих дисках.

Управление документами должно стремиться к тому, чтобы предложить организациям защитимый, последовательный, применяемый на регулярной основе в ходе обычной деловой деятельности и прозрачный способ для различения тривиальных, конфиденциальных и личных сообщений электронной почты, отделяя их от типичной деловой переписки с тем, чтобы организации могли документировать деловую переписку каждого сотрудника так, чтобы она была и отфильтрованной, и всеобъемлющей; защитимой и доступной; чтобы к ней можно было применять правила назначения и отслеживания сроков хранения, и чтобы её можно было связывать с соответствующими коллекциями документов и сообщений, сохраняемыми в других приложениях / хранилищах, в том числе в специализированной документной системе (ERM/SharePoint или аналогичном решении).

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/05/20/records-management-is-wanted-dead-or-alive/

Комментариев нет:

Отправка комментария