вторник, 2 июня 2015 г.

Джеймс Лепен: Юрист не рекомендует клиентам регулярно уничтожать сообщения электронной почты


Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 14 мая 2015 года. Она продолжает тему управления сообщениями электронной почты как документами.

Мнение корпоративных юристов о том, в течение какого периода времени следует сохранять сообщения электронной почты / учетные записи электронной почты, варьируется от организации к организации. Вот два примера, с которыми я столкнулся в последние пару лет:
  • В одной организации юридическая команда хотела, чтобы электронные письма в архиве электронной почты хранились постоянно, поскольку всякий раз при возникновении правового спора они полагались именно на архив электронной почты с тем, чтобы аргументировать свою позицию. У руководителя службы управления документами такой подход вызывал опасения, поскольку значительную часть электронной переписки составляли малозначимые и/или личные сообщения, и он предлагал установить срок хранения в два года. В конце концов было принято компромиссное решение о хранении переписки в течение семи лет (в англосаксонских странах это типичный срок хранения для документов, имеющих отношение к бухгалтерской и налоговой отчетности – Н.Х.).

  • В другой организации юристы хотели, чтобы организация уничтожала электронную почту спустя год, уменьшая тем самым риск того, что эту переписку придётся раскрывать в ответ на запросы, поданные на основании закона о свободе доступа к государственной информации. Руководитель службы управления документами поддержал юристов, считая, что быстрое уничтожение переписки в почтовой системе приведет к тому, что больше сообщений электронной почты будет сохраняться в электронной системе управления документами.
Позиция каких юристов правильная? И должен ли специалист по управлению документами настаивать на более коротких или более длительных сроках хранения сообщений электронной почты?

С точки зрения юриста, всё сводится к простому уравнению:
  • Перевешивает ли получаемая организацией отдача от сохранения содержимого учетных записей электронной почты (в плане обеспечения подотчетности за свои действия и помощи при подготовке исков и отстаивании своей позиции в ходе судебных разбирательств) те риски, что связаны с обязанностью раскрыть потенциально опасную для организации информацию по запросу противной стороны в ходе судебного разбирательства либо в ответ на запрос, сделанный на основании закона о свободе доступа к государственной информации?
Ральф Лоузи (Ralph Losey) ведёт блог группы, занимающейся вопросами э-раскрытия (раскрытия организацией имеющейся у ней относящейся к делу электронной информации в рамках судебного разбирательства или расследования – Н.Х.). На этой неделе он приезжал в Лондон для участия в саммите по вопросам полномасштабного управления информацией и э-раскрытия. Он является председателем группы по практике э-раскрытия (Electronic Discovery Practice Group) в американской юридической фирме «Джексон Льюис» (Jackson Lewis P.C.).

Фирма «Джексон Льюис» специализируется на трудовых спорах. Ральф однозначно говорит о желании, чтобы его клиенты сохраняли свою электронную почту. Он сказал мне, что большинство исков по вопросам занятости, от которых его компания защищает клиентов, не имеют под собой оснований, и что ему легче доказать необоснованность иска, если его клиент сохранил свою электронную переписку за соответствующий период.

Ральф отметил, что основная масса сотрудников в большинстве компаний действует в рамках закона. Сохраненная электронная почта будет чаще защищать их, чем свидетельствовать против них.

Вот что он написал об уничтожении электронной переписки в своём недавнем посте на блоге (см. http://e-discoveryteam.com/2015/02/08/information-governance-v-search-the-battle-lines-are-redrawn/ ):
Мое понимание вопроса и эксперименты с аналитикой «больших данных» последних нескольких лет привели меня к осознанию того, что больше данных может означать больше знаний, и что это не обязательно приводит к росту проблем и расходов. Я понимаю, что большие данные имеют свою уникальную ценность, при условии использования эффективного анализа и поиска.

Это изменение точки зрения подкрепили мои наблюдения за ходом многих судебных разбирательств, в которых у компаний не оказалось документов, необходимые для подтверждения своей правоты. У этих документов были короткие сроки хранения. Все они были уничтожены в ходе обычной деловой деятельности ещё до того, как можно было предвидеть возникновение судебного спора (смысл сказанного в том, что документы были уничтожены абсолютно законно – Н.Х.). Я воочию видел, как вчерашний мусор может завтра оказаться сокровищем. Я даже не стану вдаваться в проблемы другого рода, с которыми компании сталкиваются из-за коротких сроков хранения ряда документов, когда им нужно по решению суда немедленно приостановить их уничтожение. В этих случаях приходится действовать очень быстро, чтобы своевременно прекратить уничтожение, и из-за такого прессинга ошибки становятся более вероятными. (Согласно современному англосаксонскому праву, неспособность компании своевременно приостановить уничтожение относящихся к судебному разбирательству или расследованию документов и информации может быть расценена как порча доказательств и противодействие правосудию, что может повлечь крайне тяжелые последствия – Н.Х.).

У уничтожения данных определенно есть «тёмная сторона», которую многие предпочитают не замечать. Никто не знает наверняка, когда данные теряют свою ценность. Не имевшее вчера значения сообщение электронной почты об обеде в определенном ресторане в будущем вполне может оказаться на удивления важным. Например, в ходе судебного разбирательства может иметь большое значение восстановление последовательности событий во времени - что случилось, когда и с кем. Подобные заурядные сообщения может помочь доказать, что свидетель был на обеде, а не в офисе на заседании, как утверждает кто-то ещё,.
Всё же я считаю, что мы, как специалисты по управлению документами, должны настаивать на том, чтобы сообщения электронной посты хранились столько же, сколько мы бы сохраняли переписку выполняющих те же функции сотрудников, сформированную в соответствующие дела.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/05/14/an-attorney-advises-clients-against-the-routine-deletion-of-e-mail/

3 комментария:

  1. "Я воочию видел, как вчерашний мусор может завтра оказаться сокровищем."
    Совершенно верная мысль.
    Более того - любой человек, проработам хотя бы 3 года в архиве, самостоятельно дойдет до этой мысли.
    В чем "выход" ?
    .
    Вот в чем: "большие данные имеют свою уникальную ценность, при условии использования эффективного анализа и поиска".
    Это не окончательное решение, но это НАПРАЛЕНИЕ работ по архивации всего, что создано в (хотя бы) в электронном виде.
    Созданный на компьютере текст САМ ПО СЕБЕ должен быть сохранен. Этот подход размывает пределы архивов (в том понимании, которые мы имеем), но раз жизнь "принесла" нам такие усовия, надо подстроится к условиям, но никак не бороться с ними.

    ОтветитьУдалить
  2. С моей точки зрения, принимая решения о том, каким образом хранить созданные и полученные документы и информацию, необходимо учитывать ряд факторов:

    • Правовые риски, связанные с сохранением информации дольше, чем это требует законодательство и потребности оперативной деятельности
    • Затраты на хранение «потенциально полезной» информации,
    • Технические проблемы хранения,
    • Потенциальная отдача от сохраняемой информации.

    Для многих организаций по-прежнему актуально своевременное уничтожение информации и документов сразу же по истечении установленных сроков хранения. Это позволяет вполне легально замести следы своих грешков и защищает от судебных исков в ситуациях, когда то, что было вчера хорошо и нормально, завтра может рассматриваться как преступление. Мировые табачные компании, например, очень сильно пострадали из-за того, что сохранили результаты своих исследований вреда от курения.

    Второй фактор, который приходится учитывать – это затраты на хранение информации. Здесь важно соотношение востребованной информации и «мусора». Если, скажем, полезной информации 90%, то хранить на всякий случай 10% мусора не страшно. Однако если соотношение обратное и информации много, то организация несет убытки.

    Работа в сильно «замусоренных» информационных системах тоже не доставляет удовольствия. Быстродействие может существенно упасть, а поиск информации может превратиться в поиск иголки в стоге сена… По своему опыту знаю, что гораздо эффективнее работать с собранными по прозрачной и обоснованной методике, вычищенными и вылизанными высококачественными, ориентированными на решение конкретной задачи «маленькими данными», чем ловить золотую рыбку в море «больших данных» :)

    Эти негативные факторы нужно сопоставить с той отдачей, которую можно получить благодаря сохранению «лишней» информации, и тогда уже решать, какой подход оптимален для данной конкретной организации. Одно дело – мелкая коммерческая организация, ожидаемый срок жизни которой всего 2-3 года, и совсем другое – крупное ведомство или корпорация.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. "В основном" согласен с Вами,
      Но - в ответ на Ваше - " Если, скажем, полезной информации 90%, то хранить на всякий случай 10% мусора не страшно." опять хочется повторит, что "ПОЛЕЗНОЕ" определяется в отдельном временнОм срезе и субъективно.
      По определению невозможно определить "Полезен" документ или это "Мусор".
      Вот в чем проблема.
      Именно поэтому надо стараться сохранять максимальное количество док-ов.
      И если это технически трудно, то это "Трудно" надо внести во вторую задачу "Как условие" и так искать решение.
      Технически - обьемы памяти в линейном соотношении с их удешевлением. Это очень большой аргумент "За".
      Надо, следовательно, составлять корректное ПО.

      Удалить