вторник, 9 июня 2015 г.

Элизабет Бульман: Опыт разработки перечня документов со сроками хранения для крупной международной компании


1 июня 2015 года в Швейцарии прошёл организованный Форумом женевских архивистов (Le Forum des archivistes genevois, http://www.forumdesarchivistes.ch/ ) семинар, на котором выступила вице-президент компании Fontis International GmbH по правовым услугам Элизабет Бульман-Герцог (Elisabeth Buhlmann Herzog – на фото слева).

Компания Fontis ( http://www.fontisinternational.com , штаб-квартира расположена в США) специализируется на разработке указаний по срокам хранения документов для международных компаний, разработке программного обеспечения для управления указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, а также оказывает консультационные услуги по вопросам управления документами. В 2014 году компания Fontis была куплена Iron Mountain, крупнейшей международной компанией в сфере услуг внеофисного хранения документов и информацией.
 
Элизабет выступала с докладом под названием «Один за всех, все за одного. Опыт пересмотра сроков хранения для многонационального банка» (Un pour tous, tous pour un. Retour d’expérience sur la révision d’un calendrier de conservation pour une banque multinationale).

В анонсе семинара отмечалось, что «Элизабет Бульман недавно участвовала в проекте пересмотра сроков хранения документов и информации для банка, действующего в 72 странах мира. Начав с проблем выработки единого подхода к различным типам документов при выборе правил хранения и их согласования представителями различных специальностей, она затем расскажет о ходе выполнявшегося многонациональной командой полуторагодового проекта и об основных уроках, которые можно извлечь из этого опыта».

К счастью, сейчас почти всегда находятся коллеги, которые (порой с ущербом для собственного восприятия сказанного :) ), ведут подробные репортажи с таких мероприятий в социальных сетях. В данном случае хочу поблагодарить Алехандре Гарсия (Alexandre Garcia, на рис. справа), а также Лорана Кристелера (Laurent Christeller) и Джтллиан Керн (Gilliane Kern). Они использовали хештег #archGE . Вот что, по их словам, рассказала Элизабет Бульман:
Проект выполнялся для американского финансового холдинга, действующего в 72 странах мира.

В холдинге имелся перечень (номенклатура) документов с указанием сроков хранения, основанный на требованиях законодательства США, с исключениями для национальных отделений, учитывающими более длительные сроки хранения, установленные местным законодательством. Документы были структурированы по функциональному признаку, с разделением документов, относящихся к основной деятельности и к вспомогательным функциям.

Это был сложный документ, «унаследовавший» историю корпоративных слияний и поглощений. В нем были выделены 618 видов документов, 6800 нормативных ссылок и 1881 правил хранении, таким образом, правил было в 3 раза больше, чем видов документов.

Задача проекта заключалась в проведении пересмотра сроков хранения, с тем, чтобы избавиться от нестыковок и принять во внимание не учтенные ранее законодательно-нормативные требования. Стояла задача установить более точные сроки хранения и сделать документ более жизнеспособным, с учетом усилий на его поддержание в актуальном состоянии.

На пересмотр было отведено очень короткое время – всего 9 месяцев на все виды документов и правила хранения. Было также запланировано 2 года на внедрение и последующее поддержание перечня в актуальном состоянии.

Участники проекта были разбросаны по ряду стран, таких, как США, Великобритания, Швейцария, Израиль, Беларусь, что создавало большие сложности для общения (в том числе из-за сдвигов во времени).

Работа по пересмотру сроков хранения включала следующие этапы:
  • Анализ таксономии (системы классификации);

  • Сравнительный анализ законодательно-нормативных требований, в ходе которого сопоставлялись мнения сотрудников корпорации и консультантов;

  • Формулирование правил хранения, и

  • Самый сложный этап – согласование правил с представителями различных направлений деятельности и регионов.
Если первоначальный документ представлял собой Excel-таблицу, то переработанный перечень уже был представлен в виде базы данных. Сроки хранения охватили новые «модные» способы коммуникаций, такие, как мгновенные сообщения или голосовая почта.

Число принятых во внимание нормативных ссылок увеличилось с 6800 до 11385 из-за большей детальности, использования большего числа документов, а также из-за учета потребностей оперативной деятельности.

Число правил хранения было сокращено с 1881 до 474, при этом в совокупности эти правила использовались 970 раз.

Результатом проведенного пересмотра стало сокращение числа видов документов с 618 до 224, благодаря применению метода «больших корзин». Были сформированы такие «корзины» - довольно большие группы документов, относящихся к одним и тем же процессам и априори подпадавшим под одни и те же требования. Были ликвидированы избыточные и дублирующие виды документов, например, национальные вариации.

Выяснилось, что фрагментация отдельных направлений деятельности привела к большому числу повторов. Было проведено слияние аналогичных видов документов и формирование «общей темы» - например, такой, как открытие или закрытие счета. Такое упрощение структуры включало очень четкое описание видов документов, с тем, чтобы избежать каких-либо неясностей.

Следует отметить, что отдельные деловые подразделения противились подобному упрощению и переходу на использование «укрупненных» видов документов.

Пришлось бороться с избыточной детализацией документов, создаваемых в отдельных подпроцессах. Например, правила для бухгалтерских документов почти что превратились в учебник по бухгалтерскому учету.

Пришлось решать вопрос о том, какие нормы взять за основу и что считать эталоном. Выяснилось, что во многих случаях сроки хранения в других странах более длительные, чем в США. Исключения в правила, основанные на законодательстве США, делались в случаях, когда местные сроки хранения оказывались более длительными, а не тогда, когда они были короче. Сроки исковой давности не учитывались за исключением отдельных случаев, где были выявлены риски.

В отношении самих США учитывалось то, что законодательство штатов может устанавливать более длительные сроки хранения по сравнению с федеральными требованиями. Выбор в пользу требований федерального законодательства или более жёстких требований законодательства штатов делался на основе анализа риска.

Встал также вопрос о том, в какой степени следует учитывать хорошую отраслевую практику и требования деловых партнеров.

Статистика применения правил к видам документов оказалась следующей: 305 правил использовались лишь однажды, и было введено 151 региональное исключение. Чаще всего использовались правила для документов бухгалтерского учета. Широко использовалось и «временное» правило – хранить постоянно, но провести повторную экспертизу в конце 2016 года.

Чаще всего встречается 10-летний срок хранения (151 раз), а также сроки хранения 6 лет (60 раз) и 7 лет (55 раз). Таким образом, длительность сроков хранения на первый взгляд кажется однородной, однако могут быть очень разнообразными события-триггеры, от которых отсчитываются сроки хранения – дата создания, конец года, дата закрытия дела и т.д.

Что касается минимального и максимального сроков хранения, то самый короткий срок хранения в 30 дней установлен для резервных копий и персональных данных уволившихся сотрудников. Самый длинный – постоянный срок хранения для документов, имеющих историческую ценность.

При согласовании сроков хранения пришлось столкнуться с сопротивлением изменениям, а также с тем, что люди в основном обращают внимание на сами сроки хранения, но не на события-триггеры, от которых эти сроки отсчитываются. В состав проектной группы входил юрист, который убеждал сотрудников и обосновывал правила хранения.

Дальнейшие планы предусматривают пересмотр правил в тех случаях, когда их можно будет ещё больше упростить, и тестирование механизмов внесения изменений. В соответствующий координационный комитет включены специалисты по менеджменту риска и по комплайенсу, которые должны согласовывать изменения.

Место хранения документов также может влиять на правила хранения, например, в плане возможности отследить события-триггеры. Если для этого не хватает метаданных, то нужно пересмотреть использованное в правиле событие-триггер. Иногда требуется настоящее искусство, чтобы отразить события-триггеры в базе данных.

В правилах отдельно устанавливаются сроки хранения и действия по их истечении.

Для категоризации документов используется гибридный подход – учитывается как вид документа, так и его принадлежность к проекту или процессу (а также делу/досье).
Источники: сайт: Le forum des archivistes genevois / Твиттер / LinkedIn
http://www.forumdesarchivistes.ch/prochaines-rencontres/
https://twitter.com/souslapoussiere
https://twitter.com/lchristeller 
https://twitter.com/GillianeKern
https://www.linkedin.com/in/buhlmann

1 комментарий: