Отвечаю на вопросы по поводу передачи документов акционерных обществ на государственное архивное хранение, часть 4

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/3.html )

17 мая 2015 года на моем блоге был размещен пост «Позиция Росархива по вопросу передачи документов негосударственных организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы» (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/blog-post_74.html ). В нем речь шла о письме Федерального архивного агентства от 11 декабря 2014 года № 2/2342-А, в котором то изложило свою позицию по вопросу о судьбе документов негосударственных организаций. В комментариях к этому посту коллеги задали мне ряд интересных вопросов, на часть которых я уже ответила (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/1_25.html и http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/2_26.html, http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/3.html ).

Кстати, если общество уже исключено из реестра ЕГРЮЛ - получается полномочия конкурсного управляющего (ликвидатора) уже истекли с кем заключать договор. Или предлагать выбросить документы. По моим подсчетам, таких дел где-то 50% из всех поступающих на хранение в архивы. Кстати подавляющее большинство муниципальных архивов договоры вообще не заключают, принимают по актам и все.

Если организация официально ликвидирована, то договор заключать, действительно, не с кем. В этой ситуации архив может принять документы по акту (но тогда могут возникнуть проблемы при финансовом аудите – аудиторы могут поставить вопрос о том, на каком основании государственные или муниципальные средства тратятся на хранение этих документов). В ряде регионов есть практика признания документов бесхозными и передачи их в региональную собственность.

Если в договоре прописывать передачу документов в собственность, например, муниципалитета. То возникает вопрос за что тогда платить ликвидатору. За хранение документов муниципальной собственности?)) Основная сумма вытекает как раз из расчета хранения за год помноженное на количество лет требующих сохранят дела. Речь конечно же о документах временного срока хранения, включая личный состав. И Вы так и не ответили на вопрос, что делать с документами, когда договор заключать не с кем - отсутствуют уполномоченные лица.

Архиву настаивать на передаче в государственную/муниципальную собственность документов временного срока хранения особого смысла, с моей точки зрения, не имеет – за исключением, может быть, той ситуации, когда у ликвидированной организации нет денег.

В последнем случае вопрос на уровне региона стоит просто: что дешевле – тратиться на хранение бесхозных документов ради защиты пенсионных прав людей, или же на подавление возможных волнений и последующее восстановление социально-политической стабильности?

Отмечу, что вопрос о праве собственности на документы, если передачу документов на хранение не оформить надлежащим образом, может возникнуть. Так, в 2012 году организация через суд потребовала вернуть ей сданные ранее на хранение в муниципальный архив её собственные документы по личному составу. Дело № А80-333/2011 рассмотрели суды всех трех инстанций и признали правомочность требований общества (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/blog-post_2550.html ).

Суд нашел ошибочными доводы администрации о том, что поскольку спорные документы находятся в архиве и прошли учет через Архивный фонд РФ, то они являются государственной собственностью и обществу не принадлежат; арбитражный апелляционный суд отметил, что поскольку письменный договор о передаче документов общества по личному составу за 1997-2009 годы на хранение в архив Администрации в материалы дела не был представлен, а факт передачи этих документов подтверждается материалами дела и сторонами по делу не оспаривается, то апелляционный суд пришел к выводу о том, что между обществом и Администрацией сложились правоотношения в рамках договора хранения.

Именно поэтому, с моей точки зрения, желательно закреплять права и обязанности сторон в отношении документов договором.

Мнение: Насчет платного договора полностью согласна: к тому же тут примешивается и коррупционный фактор, т.к. одни организации принимаются за деньги, а другие – бесплатно, на что прокуратура тут же делает стойку. И проще принять все бесплатно, чем объясняться, чем ты руководствовался, принимая решение об оплате или нет хранения документов.

Чтобы минимизировать риски появления претензий со стороны каких-либо органов, необходимо разработать нормативный документ, в котором установить - хотя бы на муниципальном или региональном уровне - критерии, по которым архив сможет принимать решение о платном или бесплатном приеме документов на хранение. Такой документ нужен, прежде всего, самим архивистам.

Другим методом решения проблемы могла бы стать разработка процедуры признания документов ликвидированных организаций бесхозными и оформления права собственности на них государства.

Вопрос: Т.е. архив обязан принять на хранение документы по личному составу ликвидируемого ОАО, согласно п. 3.9 Положения? Остальное - действительно "времянка" ОАО.

Документы по личному составу, с точки зрения архивистов, тоже «времянка», только с чуть более длительным сроком хранения (который вполне может вскоре сократиться, благодаря «усилиям» Росархива) :)