пятница, 19 июня 2015 г.

Электронная архивация во Франции: «Срочно необходимо улучшить координацию действий государственных и местных органов власти»


Данная статья была опубликована 27 мая 2015 года во французском онлайн-издании Localtis, в рубрике «электронное правительство».

Для справки: термин «электронная архивация» следует понимать как обеспечение сохранности электронных дел и документов в течение установленных сроков хранения, при условии исполнения требований, предъявляемых во Франции к системам хранения юридически значимых электронных документов.

Местные органы власти смогут повторно использовать, за собственный счет, будущее решение для электронной архивации, которое Межведомственная дирекция информационно-коммуникационных систем (Direction interministérielle des systèmes d'information et de communication, DISIC) планирует разработать в течение ближайших двух лет (см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/vitam.html - Н.Х.).

Это обещание, сделанное государственным секретарем по вопросам реформы государственного управления Тьерри Мандоном (Thierry Mandon) и министром культуры Флёр Пеллерен (Fleur Pellerin) в ходе презентации проекта VITAM, однако, не произвело ожидавшегося положительного впечатления. Некоторые представители объединений местных властей даже выразили определенное раздражение. С их точки зрения, данный проект идёт в разрез с их проблемами и, кроме того, они считают, что их поставили перед свершившимся фактом.

Отвечая на вопросы издания Localtis, Рено Лаграв (Renaud Lagrave), директор агентства департамента Ланда по информационным технологиям (Agence landaise pour l'informatique, Alpi), ставшего первым оператором коллективного использования услуг государственными органами, получившим аккредитацию на оказание услуг архивации; и Франсис Кун (Francis Kuhn), директор объединения компьютеризированных местных органов власти в Альпийско-Средиземноморском еврорегионе (Sictiam), которое сейчас занимается получением такой аккредитации, обсуждают этот подход и выбранные приоритеты.

 
На фото: Франсис Кун (слева) и Рено Лаграв (справа)

Localtis: Идея о том, что местные власти смогут воспользоваться результатами проекта, выполненного на национальном уровне ... разве это плохо? Почему такая негативная реакция?

Рено Лаграв: Если бы государство сказало, что готово взять на себя ответственность за архивирование везде и всюду, то мы бы первыми порадовались... но этот вопрос не стоит в повестке дня. Речь идёт совсем не об этом. На деле это заявление лишь затуманивает умы, не говоря ничего конкретно. Даются обещания, но обещания чего-то расплывчатого, гипотетического, что появится, в лучшем случае, через три года, если учесть время на необходимую адаптацию - и ничего не говорится о последствиях этого повторного использования на местном уровне в организационном и финансовом плане. Однако сделанное объявление тут же привело к тому, что некоторые руководители местных органов власти стали задавать вопрос: «Зачем выполнять на местном уровне дорогостоящие проекты, если завтра государство предложит нам свое решение?». Рациональное объяснение, безусловно, было дано, но во многих случаях осталось непонимание, которое усложняет нам продвижении электронной архивации.

Франсис Кун: У меня есть искушение дать менее приятное объяснение. Это «повторное использование», что было предложено местным органам власти, является «дымовой завесой». Действительно, объявив об инвестициях в размере 15 млн. евро в крупный проект, государство очень своевременно объявило о расширении круга потенциальных получателей выгоды от него. Это частично объясняет, почему местные органы не были проинформированы о проекте. Разочарование связано также и с тем, что мы давно уже выступаем за более непосредственные формы поддержки.

Localtis: Вы имеете в виду, например, финансовую поддержку?

Рено Лаграв:  Не совсем так, потому что время сейчас неподходящее. Но государство очень многое может выиграть, принимая меры в правильном порядке. Например, обеспечив сначала, чтобы культура электронной архивации закрепилась в местных органах власти и децентрализованных государственных службах, прежде чем решать, какой тип инструмента следует внедрить. Мы в Ланде (Landes) сейчас завершаем пятый тур показа и объяснения архивации представителям муниципальных образований. Результат обнадеживает, но пока остается скромным - чуть более ста муниципалитетов из 550 к настоящему времени начали использовать для архивации платформу Alpi.

Когда мы обращаем внимание на необходимость срочно переходить на использование электронных технологий, нас по-прежнему плохо слышат. Мы должны неустанно показывать, повторять, демонстрировать, поощрять. Но если вместо наших представителей те же люди получили бы подписанный директором региональных архивов и префектом циркуляр, объясняющий необходимость перехода на электронные технологии, результат был бы гораздо более заметным и досье «электронная архивация» куда быстрее переместилось бы в верхнюю часть стопки важных дел. Насколько мне известно, на региональном уровне никогда не было ни единой инициативы такого рода. Недавно я предложил Межведомственной службе архивов Франции архивов (Service interministériel des archives de France, SIAF) попросить префектов провести такого рода кампанию, разослав письма, напоминающие местным властям об их обязанности обращаться к доверенным поставщикам архивных услуг по поводу хранения своих текущих дел, а также об их ответственности за сохранение документов постоянного срока хранения.

Localtis: Использовать циркуляр для трансформации деятельности администрации ... такая мера кажется недостаточной

Рено Лаграв: Учитывая срочность задачи, этот шаг мог бы стать отправной точкой. Ясно, что одного циркуляра будет недостаточно. Мы уже давно предлагаем меры по ускорению изменений, такие как смягчение нормативных требований и проведение рекламно-пропагандистских мероприятий, которые могут подтолкнуть муниципалитеты к преобразованиям. Безусловно, прогресс есть, но он слишком медленный.

Когда я вижу трудности, с которыми сталкиваются образованные муниципальными властями структуры для совместного оказания услуг (établissements publics de coopération intercommunale, EPCI – административные структуры, создаваемые рядом местных органов власти для совместного оказания определенных муниципальных услуг и выполнения проектов, например, в сфере транспорта или защиты окружающей среды – Н.Х.) при получении аккредитации в качестве доверенного поставщика архивных услуг, под предлогом обеспечения безопасности, то можно говорить об отсутствии видения и перспективы. Государство блокирует этот процесс. Ненормально, что Alpi остается единственной местной организацией, получившей такое разрешение.

За это время муниципалитеты утратили огромное количество данных из-за отсутствия адекватных инструментов. Что касается повышения осведомленности, разъяснительной и организационной работы, технической поддержки, то всё это по-прежнему в значительной степени нам ещё предстоит. Из-за всего этого объявление о программе VITAM нам не кажется своевременным.

Франсис Кун: Если позиция местных органов власти в течение длительного времени не менялась, то требования к согласованности и безопасности за это время заметно усилились. Мы подходим к тому моменту, когда, в связи с новыми достижениями в области ИТ, электронная архивация может быть сделана обязательной. В рамках национального партнерства с Генеральным секретариатом по модернизации государственного управления (Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique, SGMAP) ассоциации местных органов власти ясно дали понять, что порекомендуют своим членам не включаться в процессы «сквозного», от начала до конца перехода на использование электронных технологий, если те не учитывают вопросы электронной архивации.

Localtis: В этом случае есть риск заблокировать множество текущих проектов перехода на электронные технологии.

Франсис Кун: Прямолинейная блокировка не обязательна. Достаточно проанализировать ряд стремительно начатых в своё время проектов, чтобы увидеть, что некоторые из них спустя десять лет все еще находятся в стадии развертывания. Успех коллективно используемых национальных программ будет основываться на реальном сотрудничестве, одобренном муниципальными властями. Только совместное развитие, подход «делать вместе» позволить реализовать проекты в ускоренном режиме, за два или три года. С этой точки зрения, те объединяющие местные органы власти структуры, которые мы представляем, будет играть роль катализатора для своих членов. Это, в частности, подтверждает скорость развертывания значительно выше средней, которой добились наши структуры в рамках программ «Акты» (Actes) для коллегиальных обсуждений или «Гелиос» (Hélios) для данных бухгалтерского учета. Сегодня электронная архивация является необходимостью, в противном случае лет через пятьдесят страна утратит часть своей истории, - а этого мы не хотим.

Localtis: Как действовать дальше по отношению к программе VITAM, и чего Вы ожидаете от государства?

Франсис Кун: Хорошо бы для начала получить разъяснения относительно условий использования VITAM, которые гораздо более ограничивающие, чем кажется. Далее, в тех случаях, когда государство объявляет о крупных проектах с участием местных органов власти, имело бы смысл заранее информировать органы, представляющие интересы местных органов власти и консультироваться с ними, чтобы избежать недоразумений и ложных «хороших новостей».

Рено Лаграв: В течение более чем четырех лет мы шли нога в ногу с Межведомственной службой Архивов Франции. Взаимный обмен мнениями и споры позволили развить принципы и методы архивации. Неожиданно в один прекрасный день нам из шляпы вытаскивают, без каких-либо объяснений, новый проект. Это не имеет смысла. Продолжение начатой работы, упрощения процедур аккредитации и проведения кампаний по переходу на электронную архивацию – это сегодня единственный способ ускорить переход к сквозному использованию электронных технологий. Это то, чего мы больше всего хотим.

Интервью вёл Филипп Пармантье (Philippe Parmantier)

Мой комментарий: Справедливости ради, следует отметить, что программа VITAM вовсе не возникла «из ниоткуда». О ней впервые заговорили в середине 2012 года, см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/ad-vitam.html , другие материалы см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/VITAM . Неожиданным поворотом является идея «прицепить» к этой программе местные органы власти.

Источник: сайт Localtis
http://www.localtis.info/cs/ContentServer?pagename=Localtis/LOCActu/ArticleActualite&jid=1250268966615&cid=1250268917557 

Комментариев нет:

Отправка комментария