Персональные данные и личное дело государственного служащего

Один из читателей блога по поводу поста «Арбитражная практика: Обработка персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/blog-post_30.html ) задал мне в блоге вопрос. Пока я готовила на него ответ, коллега удалил свой комментарий, но я решила всё-таки опубликовать свой ответ, поскольку затронутая тема, как мне кажется, может быть интересна многим. 

Вопрос: Я работаю в государственном казенном учреждении…. После прочтения этой статьи, попросил у нашего кадровика мое личное дело и обнаружил в нем копии моего паспорта и военного билета. Получается, что нарушены мои права? Или в соответствии с [нормативным документом] «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела» учреждение имеет право хранить копии паспорта и военного билета в личном деле?

Ответ: Уважаемый коллега, наше российское законодательство далеко от совершенства, поэтому в нем достаточно часто встречаются «серые зоны» и неурегулированные вопросы. Еще сложнее тогда, когда некоторые вопросы регламентируются целым «букетом» законов, у каждого из которых свой комплект подзаконных нормативно-правовых актов. В этих случаях разобраться в хитросплетениях требований весьма непросто.

Поскольку в данном случае речь идет об обработке персональных данных гражданского служащего, то ключевую роль играют положения специального законодательства:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

Статья 42. Персональные данные гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего

1. При обработке "персональных данных" гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

2) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

3) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

4. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела утверждается Президентом Российской Федерации.

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609)

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Таким образом, хранение копии паспорта и военного билета в личном деле гражданского служащего вполне законно, более того - за их отсутствие в деле кадровую службу могут наказать.

С моей точки зрения, в данном случае наблюдается нестыковка положений двух законов: закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и закона «О персональных данных». Судебная практика показывает, что претензии Роскомнадзора в отношении хранении в кадровых делах копий паспортов и других документов связаны с тем, что они содержат фотографию гражданина. Фотографии контролирующим органом расцениваются как биометрические персональных данные, обработка которых возможна только при получении письменного согласия объекта персональных данных (за незначительным количеством исключений, перечисленных в статье 11 «Биометрические персональные данные»):

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"

Статья 11. Биометрические персональные данные

1. Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.

2. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве Российской Федерации.

Отмечу, что с того момента, как соответствующие средства копирования стали широко распространенными, большинство кадровых служб предпочитает включать в личные дела копии всех представляемых сотрудниками документов. Часто это просто связано со служебной необходимостью.

Поскольку копии этих документов находятся под контролем кадровых служб и используются в кадровом делопроизводстве, с моей точки зрения, проще закрепить в законодательно-нормативных актах правомочность подобных действий, чем пытаться «сломать» уже устоявшуюся практику кадровой работы.