Национальные Архивы Австралии: Начато публичное обсуждение проекта политики решения судьбы находящихся на архивном хранении документов после их оцифровки

Данное извещение было опубликовано на сайте Национальных Архивов Австралии (National Archives of Australia, NAA) 3 июня 2015 года.

Национальные Архивы Австралии просят присылать замечания и предложения по проекту политики, регламентирующей решение судьбы находящихся на архивном хранении документов после их оцифровки (речь идёт об уничтожении, возврате или передаче документов третьей стороне – Н.Х.). Это практическое расширение уже действующего разрешения, данного центральным органам исполнительной власти, на уничтожение/передачу после оцифровки как документов короткого срока хранения, так и документов, сохраняющих свою ценность.

Политика в первую очередь охватывает бумажные документы, созданные после 1995 года с использованием компьютерной техники и распечатанные. Политика не относится к документам, которые могут потерять часть своей ценности в случае переноса на другой носитель, таким, как документы, имеющие художественную ценность или символическое, знаковое значение (iconic value). Важнейшей частью проекта будет контроль качества, обеспечивающий сохранение оцифрованными документами всей информации, содержащейся в оригинальных версиях.

После оцифровки электронный документ приобретает статус архивного документа, и те из них, доступ к которым не ограничен, будут доступны в онлайн-режиме через базу данных Национальных Архивов RecordSearch («Поиск документов»). Оригинальные бумажные документы могут быть возвращены ответственному за них органу исполнительной власти, переданы другой организации или уничтожены.

Национальные Архивы являются ведущим государственным органом при реализации на практике политики перехода на электронные технологии (Digital Transition Policy,  http://naa.gov.au/records-management/digital-transition-and-digital-continuity/digital-transition-policy/index.aspx , 2011 г.), которая поощряет органы исполнительной власти к тому, чтобы оцифровывать бумажные документы в тех случаях, где это повышает эффективность и дает иные преимущества, а также сохранять изначально-электронные документы в электронном формате. Многие из хранимых Национальными Архивами бумажных документов были созданы с использованием компьютерной техники, но затем распечатаны и сохранены в бумажном виде. Оцифровка таких документов делает их более доступными и высвобождает место для хранения ценных материалов, которые необходимо сохранить в бумажном виде.

Мы рады будем получить Ваши отзывы о проекте политики, которая доступна для скачивания по адресу http://naa.gov.au/Images/dad-draft_tcm16-85280.pdf . Комментарии можно готовить с использованием предлагаемого шаблона ( http://naa.gov.au/Images/dad-comment-template_tcm16-85281.docx ) в качестве альтернативы свободному тексту.

Пожалуйста, присылайте Ваши комментарии по адресу recordkeeping@naa.gov.au до 3 июля 2015 года.

Мой комментарий: Политика относится к документам, уже переданным или намеченным к передаче на государственное архивное хранение, вне зависимости от их вида и формата, которые, как правило, сохраняют свою ценность. Важно отметить, что политика применима вне зависимости от времени создания документов, т.е. в принципе возможно уничтожение/передача после оцифровки и документов, созданных до 1995 года.

Политика подчеркивает, что в отношении документов, отобранных к передаче на архивное хранение, как соответствующий государственный орган – источник комплектования, так и Национальные Архивы могут выйти с инициативой об их оцифровке и передаче в Национальные Архивы электронных копий вместо оригиналов.

Политика предусматривает следующие варианты решения судьбы оригиналов оцифрованных документов:

• Возврат фондообразователю,


• Передача частному лицу или организации,


• Дарение подходящему учреждению,


• Перевод на экономное хранение на палетах (как при внеофисном хранении),


• Уничтожение.

Политика требует, чтобы электронный архив Национальных Архивов был способен обеспечить долговременную сохранность электронных копий, и с этой целью он должен быть сертифицирован (или способен пройти сертификацию) как доверенное электронное хранилище (Trusted Digital Repository, стандарт ISO 16363, см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/02/iso-163632012.html ) на основе модели OAIS (стандарт ISO 14721, см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/06/oais.html ).

Политика, путем отсылки на соответствующий документ, устанавливает минимальные требования к оцифровке.

Политика применима, как правило, лишь к группам документов, минимальной из которых считается партия передаваемых на архивное хранение материалов. Где это возможно и оправдано, желательно оцифровывать полностью серии документов (серия – это документы одного вида за все годы их создания).

Интересным является пункт о том, что оцифровывать документы следует один раз для всех возможных целей, в том числе для обеспечения доступа и долговременной сохранности.

В политике перечислены основные риски (утрата архивных документов; ущерб для репутации или роли; ситуации, когда затраты превышают отдачу), связанные с использованием такого подхода и меры по их смягчению.

В приложении даны указания о том, как оценивать ценность, внутренне присущую исходному документу или его носителю.

Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
http://naa.gov.au/records-management/digital-transition-and-digital-continuity/digitise-and-dispose/index.aspx