Конференция iPRES-2014: Методология обеспечения сохранности не утративших свою ценность документов при выводе из эксплуатации устаревших систем

Статья Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриана Каннингема (Adrian Cunningham), Анны Моррис (Anna Morris) и Нила Фицджеральда (Neal Fitzgerald) из Архивов австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives)«Вывод из эксплуатации устаревших систем: Методология выявления и обеспечения сохранности не утративших свою деловую ценность документов из унаследованных систем» (Decommissioning of legacy systems: A methodology for indentifying and preserving records of ongoing business value in legacy business systems) была опубликована в трудах конференции iPres-2014, доступных по адресу https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf  (стр. 279-283). Об этой конференции, прошедшей в октябре 2014 года в Мельбурне, Австралия, также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/11-ipres-2014-2014.html . Вниманию читателей предлагается подборка отдельных фрагментов этой большой статьи.

Ингрид Макдональд и Анна Моррис

Нил Фицджеральд и Адриан Каннингем

В данной статье дан обзор методологии и поддерживающих её рекомендаций, разработанных Архивами австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) в помощь государственным органам штата, утилизирующих или заменяющих унаследованные ИТ-активы, с тем, чтобы обеспечить соответствующее требованиям законодательства управление информационным контентом этих систем.

Результаты ИКТ-аудита, проведенного правительством штата в 2012 году, показали следующее:

• В ходе аудита были получены сведения о 1730 системах;


• Из них 904 системы (54%) являются «унаследованными» ИКТ-системами, потенциальными кандидатами для рационализации или вывода из эксплуатации


• 91% систем из 1730 в течение 5 лет достигнет конца своего срока службы.

Прежде чем удалять документы, содержащиеся в системах – кандидатах на вывод из эксплуатации, либо вкладывать средства в усилия по обеспечению их долговременной сохранности, органы исполнительной власти штата должны четко понимать:

• Какие документы необходимо сохранить, и сроки их хранения;


• Как получать разрешение на уничтожение либо передачу документов, которые более не нужны организации, и


• Что считается и что не считается, с точки зрения управления документами, подходящими условиями для обеспечения сохранности документов, представляющих ценность для текущей деловой деятельности организации. 

Методология Архивов Квинсленда для вывода систем из эксплуатации

Архивная служба штата рассматривает четыре различных сценария (варианта) уничтожения / обеспечения сохранности документов.

В первом сценарии все документы уже перенесены в другую систему, и, таким образом, унаследованная система содержит «копии» данных, которые более не используются в качестве документов, отражающих деятельность государственного органа, но которые, возможно, были сохранены из-за отсутствия уверенности в том, что эти копии можно на законных основаниях уничтожить. Государственные органы в этом случае могут удалить исходные документы без получения согласия Архивиста штата (руководителя архивной службы штата – Н.Х.) при условии, что они выполнили все условия миграции, указанные в выпущенном Архивами Квинсленда «Типовой перечень документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении для исходных электронных документов» (General Retention and Disposal Schedule for Digital Source Records, см. http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QDAN00678V1.pdf ).

Во втором сценарии рассматривается ситуация, в которой все документы в деловой системе перестали быть доступными, то есть их уже невозможно открыть или интерпретировать. ... Архивы Квинсленда, тем не менее, допускают, что возможны отдельные обоснованные ситуации, в которых документы в системах уже фактически были потерянны из-за какого-либо катастрофического системного сбоя или вследствие морального устаревания системы. ... Государственные органы обязаны уведомить Архивы Квинсленда об обстоятельствах «утраты» документов до их уничтожения. Государственные органы в этом сценарии не вправе уничтожать документы без предварительного предоставления Архивисту штата доказательств невозможности дальнейшего использования этих документов.

Следующий, третий сценарий касается документов в деловых системах, которые по-прежнему доступны и для которых минимальные по закону сроки хранения установлены действующими перечнями, утвержденными Архивистом штата. Государственные органы в этом случае вправе удалить документы из системы, не получая дополнительного разрешения от Архивиста штата, если минимальные сроки хранения документов истекли. Однако уничтожение документов должно быть одобрено их законным владельцем ...

Последний, четвертый сценарий касается тех документов в системах, которые не охвачены действующими нормативными документами и перечнями и, следовательно, чей минимально допустимый по закону срок хранения неизвестен. Так как, согласно закону о государственных документах штата (Queensland’s Public Records Act 2002) документы не могут быть уничтожены без разрешения, государственным органам в таком случае следует либо провести экспертизу ценности документов и получить разрешение на уничтожение, либо позаботиться об обеспечении долговременной сохранности этих документов и об управлении ими.

Реализация на практике

В период с августа по ноябрь 2014 года было проведено обследования с целью проверить,  достигла ли методология намеченных результатов. Предварительные результаты, имевшиеся на момент написания данной статьи, показали, что:

• Государственные органы вывели из эксплуатации ряд систем с использованием данной методологии;


• Государственные органы использовали подход на основе менеджмента риска для оценки вероятности того, что деловые системы и базы данных содержат высокоценные документы, подлежащие длительному хранению;


• В большинстве случаев документы из этих систем были полностью перенесены в новые деловые системы, поэтому эти системы были выведены из эксплуатации в соответствии с Типовым перечнем для исходных электронных документов;


• Многие государственные органы рассматривают последовательность миграций как  жизнеспособную стратегию обеспечения сохранности высокоценных документов длительного срока хранения до тех пор, пока в них сохраняется потребность. 


• Государственные органы хотят иметь возможность передавать периодически изготавливаемые «снимки» хранящихся в их деловых системах документов постоянного хранения в единый для всех государственных органов штата постоянный электронный архив.


• Государственные органы просят оказать им помощь в разработке стратегий обеспечения непрерывной доступности документов, особенно в отношении документов в более сложных форматах, таких форматы географических информационных систем (ГИС) и деловых систем.


• Документы из некоторых деловых систем были экспортированы в такие форматы, как PDF или форматы электронных таблиц, и сохранены в электронных системах управления документами этих государственных органов.


• Некоторые документы были экспортированы путем их распечатывания на бумаге;


• Данные реляционных баз данных из некоторых деловых систем были экспортированы в SQL-систему управления реляционными базами данных вместе с некоторыми запросами  и отчетами, предназначенными для ответа на часто задаваемые вопросы;


• Большинство из этих экспортированных документов составили документы короткого  срока хранения, однако были и другие такие документы, которым грозил риск утраты из-за устаревания технологий;


• Государственные органы использовали подготовленный Архивами Квинсленда инструментарий для разработки новых политик, инструментов, контрольных списков и шаблонов с тем, чтобы обеспечить принятие во внимание вопросов управления и уничтожения документов при проектировании заменяющих систем, а также адекватное документирование методологии миграции документов.

Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), Анна Моррис (Anna Morris) и Нил Фицджеральд (Neal Fitzgerald)

Источник: труды 11-й международной конференции по электронной сохранности iPRES-2014
https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf 
http://ipres2014.org/sites/default/files/upload/iPres-Proceedings-final.pdf