Воронежская область: Архивная справка через год

В марте 2015 года в интернет-газете «Новости Воронежа» была опубликована новость «Воронежцев вынуждают больше года ждать справку для выхода на пенсию» ( http://новостиворонежа.рф/2015/03/12/18985 ). В ней рассказывалось о том, что «Государственный архив документов по личному составу» в марте 2015 года выдавал архивные справки тем, кто обратился за ними еще весной 2014 (!) года.

Поиск в Интернете показал, что эта публикация не первая. В январе 2014 года этот вопрос уже поднимался в прессе. На сайте «Блокнот Воронеж» в статье «В государственном архиве воронежцам годами не выдают справки» ( http://bloknot-voronezh.ru/news/v-gosudarstvennom-arhive-voronezhtsam-godami-ne-vyidayut-spravki ) рассказывалось о том, что осенью 2013 года в общественную приемную депутата Государственной Думы фракции «Справедливая Россия» Олега Пахолкова поступило обращение о том, что невозможно в установленный законом срок получить архивную справку из государственного архива Воронежской области.

После запроса депутата в департамент культуры и архивного дела Воронежской области справку женщине выдали. При этом Руководитель департамента в своем ответе сообщила, что «ситуация с продлением сроков исполнения запросов граждан вызвана объективными причинами. При имеющейся штатной численности сотрудников госархива исполнение запросов без превышения установленного законодательством предельного срока не представляется возможным».

Редакция «Блокнот Воронеж» проинформировала, что департамент культуры и архивного дела Воронежской области обращался с ходатайством к первому заместителю губернатора о введении в архиве с 1 января 2014 года 10 новых штатных единиц. Вопрос об увеличении штатной численности архива рассматривался управлением государственной службы и кадров, департаментом финансово-бюджетной политики и департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области. В результате в увеличении штатной численности архива было отказано.

Депутат Государственной Думы Олег Пахолков так прокомментировал тогда эту ситуацию:

«В государственном архиве воронежцам годами не выдают справки», 21 января 2014 года

В ноябре 2013 года мне ответили, что в настоящее время решается вопрос об увеличении штатной численности госархива за счет пересмотра функций всех учреждений, подведомственных департаменту культуры и архивного дела Воронежской области и перераспределения штатной численности. Однако, по всей видимости, вопрос так и не решился. А от этого страдают простые люди, которые не могут решить жизненно важные проблемы из-за недостаточной численности сотрудников госархива. Выбивание справки с помощью депутатов Госдумы и сенаторов - это красноречивый показатель работы областных чиновников. Из-за введения 10 штатных единиц в госархив бюджет региона точно не рухнет. Но эта мера поможет многим людям и снизит социальную напряженность в обществе. По этой проблеме готовлю очередной запрос в правительство Воронежской области.

Вопрос об архивных справках был поднят не случайно. В январе 2014 года cенатор Сергей Лукин провел прием воронежцев в общественной приемной председателя партии «Единая Россия».  Итоги это встречи были описаны в двух новостных материалах ( http://www.communa.ru/news/detail.php?ID=79620 и http://voronezh.er.ru/news/2014/1/21/lukin-vlast-dolzhna-byt-u-poroga-kazhdogo-doma/ ).

Для справки: Лукин Сергей Николаевич, член Комитета Совета Федерации по федеративному устройству, региональной политике, местному самоуправлению и делам Севера, представитель от законодательного (представительного) органа государственной власти Воронежской области.

На прием к Лукину пришла женщина, которой для начисления пенсии потребовалась справка из Государственного архива Воронежской области документов по личному составу. Женщина не могла ее получить в течение 11 месяцев.

Директор Государственного архива Воронежской области документов по личному составу, Надежда Мартынова пришла на прием вместе с гражданкой и там передала заявительнице требуемую справку, однако сообщила, что документ подготовлен исключительно потому, что к ситуации подключился сенатор.

В одной из новостей был приведен диалог сенатора с руководителем архива:

- Но вы же в 11 раз затянули сроки! – возмутился сенатор. – И говорите, что если бы женщина не обратилась с жалобой, то ждала бы еще дольше?!

- Да, - согласилась Надежда Мартынова. – Наше учреждение обрабатывает слишком большой объем документов, переданных из обанкротившихся и закрывшихся предприятий. Нам не хватает сотрудников. Мы и так работаем в несколько раз быстрее своего плана.

- Так это же проблемы вашего ведомства, которые вы, как руководитель, должны решать! – ответил Сергей Лукин. – Людей не должны волновать подобные вопросы. Они являются потребителями государственных услуг. И вы обязаны их предоставить качественно и в установленные законом сроки. Других вариантов просто не должно быть.

- Я неоднократно писала докладные записки о необходимости увеличить нам штат, - сообщила Надежда Мартынова. – Его увеличили на две единицы. А надо, как минимум, еще на восемь. До тех пор, пока мы будем работать в нынешнем численном составе, ситуация со сроками выдачи справок останется прежней!

- Видимо, мы не найдем с вами общего языка, - подвел итог беседы сенатор.

Позже, комментируя журналистам сложившуюся ситуацию со сроками выдачи справок, Сергей Лукин сказал следующее:

Воронежский сенатор Сергей Лукин: Нужна новая схема защиты интересов вкладчиков банков (Электронное периодическое издание «Коммуна», 21 января 2014 года, http://www.communa.ru/news/detail.php?ID=79620 )

«Сегодня существует острая проблема бюрократического отношения к простому человеку. Зачастую он чувствует себя абсолютно беспомощным, когда не может пробить брешь бюрократических препон у чиновников. С одной стороны, на всех уровнях власти говорят о том, что госслужащие должны активно и непосредственно участвовать в решении тех проблем, которые ставит перед нами население, а с другой – люди ожидают годами справку, которую им обязаны выдать в течение месяца. Ситуация с государственным архивом документов по личному составу – это пример бюрократического отношения руководителя к проблемам населения. И таких руководителей у нас просто не должно быть. Как только мы начнем более четко подходить к подбору кадров чиновников, подобные ситуации существенно сократятся.»

Мой комментарий: Директор Государственного архива Воронежской области документов по личному составу Надежда Петровна Мартынова стояла у истоков создания архива. Не могу согласиться с мнением сенатора о том, что в сложившейся ситуации виновата только она. Подготовка архивных справок для подтверждения трудового стажа и заработной платы работа трудоемкая. Если же еще и документы плохо систематизированы, то это адский труд за очень небольшую зарплату. Если количество запросов превышает физические возможности сотрудников архива – это не проблема архива, а проблема органа по управлению архивным делом в регионе.

В то, что ситуация уже давно вышла из-под контроля убедиться достаточно просто, стоит посмотрев отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела области ОГУ «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» за 2010 год – 1 квартал 2012 года (к сожалению, отчеты архивов за более поздние годы, после того, как был ликвидирован Архивный отдел, в открытом доступе не выложены).

Год	2010	2011	1 кв. 2012
Всего поступило запросов	7794 (план 2526)	8770 (план – 2600 запросов)	2117 (план - 2672)
Исполнено	7341	7581	1949
- по заработной плате	2048	1936	456
- о трудовом стаже	1429	1568	430
- о льготном стаже	519	447	82
- по другим видам справок	1277	151	27
- с отрицательным ответом	2068	2456	883
- переименование предприятия		1022	71

Прежде всего, хочу обратить внимание на цифры плана исполнения запросов в 2010-2012 годах – 2,5-2,6 тысяч запросов в год. Это примерно 10 запросов в день. Поступало же в архив в три раза больше. Согласитесь, в такой ситуации не совсем правильно обвинять архивистов в том, что они не могут выполнить все запросы в тридцатидневный срок.

Для справки: «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (утв. Росархивом, М., Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007) ( http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=91439 ) устанавливают следующие нормы выработки по для исполнения запросов социально-правового характера о подтверждении рудового стажа:

• По документам архива – 2 запроса в день;
• Подтверждение льготного рудового стажа – 1 запрос в день;
• Подтверждение размера заработной платы – 1 запрос в день.

Уже в отчетах за 2010-2012 год руководство архива обращало внимание на то, что у архива не осталось внутренних ресурсов по повышение производительности труда:

Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела области КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» за 2010 год ( http://www.arsvo.ru/sites/default/files/report_gavols__2010.doc )

При работе с документами ОАО «Воронежский завод радиодеталей» мы столкнулись с большими трудностями при подготовке льготных справок и справок по заработной плате. Для того чтобы сделать справку за 5 лет иногда надо просмотреть до 300 дел, а запросов по этому фонду много. Поэтому было принято решение опись дел за период 1970-1980 г.г. (1246 дел) – переработать, дела переформировать (так как они сформированы по цехам и табельным номерам) и составить именной указатель. За отчетный период переформировано 371 дело, составлена опись на 1227 дел за 1970-1973 г.г. и именной указатель на 6917 фамилий. Конечно, это увеличит количество дел, но значительно облегчит поиск, сократит сроки исполнение запросов по этому фонду, обеспечит сохранность документов.

Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела области КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» за 2011 год ( http://arsvo.ru/sites/default/files/report_gavols_2011.doc )

При таком увеличении запросов, естественно увеличиваются сроки их исполнения, т.к. штатная численность отдела остается прежней. Такое положение не может нас не волновать. Архивом принимаются все меры для сокращения сроков исполнения: проведен анализ работы отдела, о чем доложено руководству архивного отдела в служебной записке, пересмотрены некоторые нормы выработки (в сторону их увеличения), один сотрудник отдела комплектования переведен на исполнение запросов, справки о переименовании предприятий, организаций составляются отделом комплектования при поступлении документов в архив, под постоянным контролем находится работа по созданию НСА к наиболее трудным в использовании фондам: составление именных указателей к лицевым счетам  по заработной плате работников и др.

Отчет «О выполнении основных направлений развития архивного дела области КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» за 1 квартал 2012 г. ( http://www.arsvo.ru/sites/default/files/report_gavols_iqu_2012.doc )

При таком количестве поступивших запросов, естественно, увеличивается срок их исполнения … . Архив уже использовал все свои возможности по сокращению сроков исполнения запросов.

По прошествии года, в марте 2015 года, ситуация с архивными справками изменилась мало ( http://новостиворонежа.рф/2015/03/12/18985 ). Гражданину, обратившемуся в архив в июле 2014 года, к моменту выхода на пенсию в марте 2015 года справку так и не подготовили.

В Государственном архиве документов по личному составу корреспонденту «Новости Воронежа» рассказали, что специалистам поступает огромное количество запросов, которое сотрудники просто физически не могут выполнять оперативно.

«У нас сейчас находятся на хранении 78 фондов. Сотрудников нам в штат не добавлялось раньше, поэтому сложилось очень тяжелое положение. В данный момент у нас задержка в год — мы сейчас выдаем справки тем, кто подавал документы в марте 2014 года. Сейчас этот вопрос решается — нам выделили средства на привлечение десяти новых человек, мы буквально две недели назад набрали последних новых сотрудников. Мы рассчитываем, что вместе с этими людьми за полгода устраним задолженность по 2014 году. Но пока еще новых сотрудников нужно обучить — сразу они не могут делать столько же справок, сколько опытные сотрудники. Мы все пытаемся сделать для того, чтобы преодолеть ситуацию — перевели на справки сотрудников из другого отдела, но выдача очень большая».

Сотрудники архива рассказали корреспонденту и о том, как сложно работать со многими архивными документами. «Некоторые предприятия печатали все на картоне — папки получаются очень тяжелыми. Другие документы постепенно приходят в негодность — выцветают и портятся, разглядывать их иногда приходится с лупой. Сейчас в архиве работают в хронологическом режиме — те, кто обратились за справкой раньше, те её получат в первую очередь. Пробовали учитывать возраст людей и даты их выхода на пенсии, но тот вариант оказался хуже».

Мой комментарий: На сайте «Архивная служба Воронежской области» ( http://arsvo.ru/arkhivnaya-sluzhba/ob-arkhivnoi-sluzhbe.html ) приводится следующие данные: в 2014 году архивными учреждениями области исполнено более 79 тысяч запросов социально-правового характера. Это много, очень много.

Отмечу также важную деталь: пока архивы были «под крылом» Министерства культуры области, решить кадровый вопрос не удавалось. С передачей функции и полномочий в сфере архивного дела в Управление делами Воронежской области дело сдвинулось мертвой точки.

Источник: Электронное периодическое издание «Коммуна» / Сайт «Архивная служба Воронежской области» / сайт партии Единая Россия /
http://www.communa.ru/news/detail.php?ID=79620
http://arsvo.ru/arkhivnaya-sluzhba/ob-arkhivnoi-sluzhbe.html 
http://voronezh.er.ru/news/2014/1/21/lukin-vlast-dolzhna-byt-u-poroga-kazhdogo-doma/ 
http://www.arsvo.ru/sites/default/files/report_gavols_2011.doc