Итоги семинара по анализу тем и тенденций в веб-архиве правительства Великобритании

Данная заметка была опубликована в сентябре 2021 года на сайте Института Алана Тьюринга (The Alan Turing Institute). В ней рассказывается об отчёте, подготовленном по итогам недельного семинара, проведенного 9-13 декабря 2019 года в Институте Алана Тьюринга. Отчет объёмом 49 страниц, официально опубликованный 18 июня 2021 года, доступен по адресу https://www.turing.ac.uk/sites/default/files/2021-06/data_study_group_final_report_2020_-_national_archives.pdf  

Во вводной части документа отмечается:

«Национальные Архивы Великобритании являются официальным архивом и издателем для центрального правительства Великобритании, а также для правительств Англии и Уэльса. Национальные Архивы выполняют роль хранителя некоторых из самых знаковых документов и фондов страны - возраст некоторых превышает 1000 лет. Они также отвечают за сохранение материалов, которые были опубликованы в Интернете органами и учреждениями правительства Великобритании.

Веб-архив правительства Великобритании (UK Government Web Archive, UKGWA) - это обширный ресурс, включающий контент государственных веб-сайтов и социальных сетей, который является важным источником по новейшей национальной истории, охватывающий 23 года. Он содержит более пяти миллиардов объектов [resources - идентифицируемых уникальными URL-идентификаторами] и является одним из наиболее часто используемых веб-архивов мира, «собирающим» сотни тысяч просмотров страниц ежемесячно.

Национальные Архивы Великобритании несут ответственность за сохранение государственного веб-контента во всех его формах (включая веб-страницы, официальные публикации, наборы данных, материалы социальных сетей, такие, как твиты и мультимедийный контент), и стремятся обеспечить долговременную сохранность этой части документального наследия, где это возможно, в её первоначальном контексте с помощью данного архивного ресурса. Веб-архив полностью доступен через Интернет, включая сервис полнотекстового поиска, и доступ к нему является бесплатным. Объёмы, разнообразие форматов и сложность этой обширной коллекции затрудняют пользователям поиск интересующего их контента, и, как следствие, возрастает нагрузка на справочно-поисковую службу, связанная с удовлетворением потребностей этих пользователей.

Институт Алана Тьюринга является национальным институтом, занимающимся вопросами науки о данных и искусственного интеллекта, со штаб-квартирой в Британской библиотеке. «Группы изучения данных» (Data Study Groups) - это проводимые Институтом Алана Тьюринга интенсивные пятидневные совместные хакатоны, которые собирают представителей организаций государственного, коммерческого и некоммерческого секторов, а также исследователей по различным направлениям из академических кругов. Национальные Архивы являются владельцем «Вызова группам изучения данных»; их эксперты присутствовали в течение всей недели работы хакатона и являются соавторами настоящего отчёта. Они представили реальную проблему на рассмотрение данной группы исследователей, деятельность которой направляли главный исследователь (Principal Investigator) и координатор (Facilitator). Данный отчёт является кульминацией этого процесса.

Проблема, которую мы рассматриваем в этом отчёте, заключается в том, чтобы предпринять шаги для улучшения для будущих пользователей процесса поиска и обнаружения материалов в этом огромном архиве, а также в изучении вопроса о том, как можно было бы начать «разблокирование» коллекции веб-архива UKGWA для проведения исследований и экспериментов, рассматривая её как данные (т.е. как огромный набор данных). Одновременно веб-архив начал независимо изучать полезность моделирования гиперссылочной структуры своей коллекции для расширенного исследования входящих в её состав материалов. Целью данных совместных усилий является тестирование алгоритмов, способных искать документы по темам, которые они охватывают (например, «изменение климата»), с учётом будущего сближения этих двух направлений исследований. Такой двусторонний подход идеально подходит для изучения появления новых тем и того, как они отражаются на государственных веб-сайтах с течением времени; и он будет указывать на приоритеты взаимодействия и на то, как они меняются с течением времени.

Последний раз Национальные Архивы Великобритании выполняли проект по использованию инструментов обработки естественного языка (natural language processing, NLP) в веб-архиве UKGWA в 2010 году. Проект дал многообещающие результаты и продемонстрировал полезность данного подхода для решения некоторых проблем поиска объектов при поиске по неструктурированному контенту, собираемому в течение длительного периода времени. В конечном итоге данный проект столкнулся с трудностями на этапе запроса предложений из-за его масштабов, и в итоге так и не был создан подходящий для исследователей пользовательский интерфейс. Тем не менее, участники проектной группы многому научились, и за прошедшее с тех пор время в этой области был достигнут значительный прогресс с точки зрения программного обеспечения, вычислительных методов и доступности необходимых для предоставления услуги пользователям вычислительных мощностей. Поэтому было сочтено своевременным заново вернуться к концепциям с конечной целью улучшения доступа к веб-архиву.

Основные цели

Общая цель заключается в том, чтобы использовать эти курируемые наборы данных, содержащие «образцовые» документы, для изучения алгоритмов, которые способны идентифицировать похожие документы во всем корпусе материалов и выделить темы, которые те охватывают. Данная работа будет способствовать созданию обзора фондов веб-архива UKGWA, который будет разработан для включения в сервисы для пользователей, для улучшения поиска и дальнейшего способствования использованию материалов веб-архива UKGWA.

Основные задачи заключаются в том, чтобы дать представление о том, 1) какие подходы могут использоваться для содействия пониманию данных в UKGWA; 2) каковы наиболее жизнеспособные подходы к улучшению предлагаемых пользователям услуг по поиску и извлечению объектов.»

Содержание документа следующее:

1. Краткое резюме для руководства
2. Количественная постановка проблемы
3. Качественная постановка проблемы
4. Удобство работы пользователей
5. Описание данных
6. Эксперимент: массовое распознавание и различение объектов / сущностей
7. Эксперимент: векторные представления (document embedding)
8. Эксперимент: кластеризация
9. Эксперимент: интерфейс
10. Направления будущей работы и исследований
11. Состав группы
12. Примечания
13. Благодарности
Литература

Мой комментарий: Просто собрать много материалов, не дав им погибнуть – безусловно, гораздо лучше, чем всё утратить. Однако Национальные Архивы Великобритании в какой-то степени стали жертвами своих же успехов – они быстро собрали очень много материалов, но при этом своевременно не продумали, как затем эти материалы эффективно использовать, не вложили необходимых усилий в упорядочение и описание. Теперь им приходится искать инновационные решения проблемы, потому, что традиционное архивное описание накопленных богатств было бы неподъёмно трудоёмким и затратным …

Россия благополучно утратила если не все, то почти все материалы первых десятилетий электронной эпохи (и пока что продолжает их терять во всё возрастающих масштабах). Конечно, когда-нибудь даже Росархив очнётся от спячки (особенно если руководство страны в какой-то момент пойдёт на не слишком гуманные организационные меры) – и хотя утерянного нам уже вряд ли вернуть, но мы можем хотя бы облегчить себе жизнь на будущее по сравнению с зарубежными коллегами, если сразу самым серьёзным образом «вложимся» в решение вопросов упорядочения, описания, классификации, поиска и раскрытия сохранённого веб-контента.

Источник: сайт Института Алана Тьюринга
https://www.turing.ac.uk/research/publications/data-study-group-final-report-national-archives-uk

Требования к оператору электронного документооборота

Федеральная налоговая служба приказом от 8 июня 2021 года №ЕД-7-26/546@ утвердила «Требования к оператору электронного документооборота». Документ вступает в силу с 1 марта 2022 года и будет действовать до 1 марта 2028 года.

Требования разработаны в целях организации обмена документами в электронной форме через операторов электронного документооборота в рамках исполнения:

• Организациями и/или индивидуальными предпринимателями (далее - хозяйствующие субъекты) обязанности по получению счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости;
  
  
• Налогоплательщиками, плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами обязанности по представлению налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи.

Оператор электронного документооборота должен удовлетворять следующим требованиям (п.2):

• Являться юридическим лицом, зарегистрированным на территории РФ;
  
  
• Иметь в собственности или на любом ином законном основании совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, получаемых от плательщиков, хозяйствующих субъектов, налоговых органов, иных операторов электронного документооборота (участники информационного взаимодействия), и программно-аппаратных средств доступа к сети «Интернет», обеспечивающую круглосуточный обмен документами в электронной форме между плательщиками и налоговыми органами и/или хозяйствующими субъектами;
  
  
• Иметь в собственности или на любом ином законном основании аппаратные средства электронной подписи, а также иметь право использования программных средств электронной подписи на законном основании;
  
  
• Иметь в наличии выданные ФСБ России лицензии;
  
  
• Обеспечивать при обращении хозяйствующего субъекта к оператору ЭД обмен документами в электронной форме между хозяйствующими субъектами через иных операторов ЭД;
  
  
• Иметь в наличии сертифицированные в соответствии с законодательством РФ программные средства, обеспечивающие обмен документами в электронной форме с налоговыми органами (в том числе формирование подтверждения даты отправки) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по форматам и в порядке представления документов в электронной форме, установленным ФНС России;
  
  
• Иметь в наличии программные средства, с использованием которых должно обеспечиваться:
  
  
• направление в ФНС России в электронной форме информации о плательщиках и хозяйствующих субъектах;
  
  
• информирование плательщиков и хозяйствующих субъектов о присвоенных им идентификаторах участника ЭД;
  
  
• хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ;
  
  Мой комментарий: С моей точки зрения, требование весьма спорное, поскольку стороны могут обмениваться документами постоянного срока хранения. Для того, чтобы оператор мог управлять сроками хранения информации об обмене документами, ему придется отслеживать сроки хранения документов, - а это непростая работа. Не думаю, что информационные системы, которые сейчас используются операторами, имеют функционал, позволяющий автоматически отслеживать сроки хранения, а в ручном режиме это сделать будет просто нереально.
  
  
• резервное копирование, обеспечивающее сохранность информации и сведений об обмене документами в электронной форме;
  
  
• Иметь в наличии описание программного обеспечения (ПО), утвержденного руководителем организации, являющейся разработчиком ПО, к программным средствам оператора ЭД;
  
  
• Обеспечивать круглосуточную техническую поддержку участников информационного взаимодействия через соответствующий раздел официального сайта оператора ЭД в сети «Интернет», по номеру телефона …, а также по электронной почте со временем ожидания ответа, не превышающим 2 часов.

Прежние требования 2014 года признаны утратившими силу.

Мой комментарий: Требования по сравнению с 2014 годом значительно расширены. Впервые появилось требование к обязательному наличию описания программного обеспечения, в том числе к тому, чтобы оно было утверждено руководителем организации, являющейся его разработчиком. Я бы еще добавила бы требование к сохранению всех версий этого описания.

Интересно и требование к использованию электронной почты для обеспечения круглосуточной технической поддержки.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=395404

Росстандарт: Начато публичное обсуждение проекта стандарта ГОСТ Р «Документация исполнительная. Оформление и ведение исполнительной документации в электронном виде»

На сайте NORMACS ( https://www.normacs.info ) с 20 сентября 2021 года время открыто публичное обсуждение проекта национального стандарта ГОСТ Р (проект, первая редакция) «Документация исполнительная. Оформление и ведение исполнительной документации в электронном виде» объёмом 36 страниц, см. https://www.normacs.info/projects/9720 . Обсуждение продлится до 10 ноября 2021 года; для участия в обсуждении может потребоваться регистрация на сайте.

Текст проекта стандарта можно скачать по адресу https://www.normacs.info/project_files/10312 , а пояснительной записки к нему – по адресу https://www.normacs.info/project_files/10311

Стандарт разработан Союзом строительных компаний Урала и Сибири, Ассоциацией «Национальное объединение строителей», ООО «Инжстройпроект» и ИП «Сатенов Е.Н.»; внесён Техническим комитетом ТК 465 «Строительство».

В аннотации на документ отмечается:

«Объектом стандартизации является деятельность по ведению исполнительной документации в электронном виде, которая является составной частью строительного контроля, осуществляемого в процессе строительства.

Аспектом стандартизации является совокупность порядка и правил, регламентирующих подготовку, оформление, ведение, подписание, регистрацию журналов учёта выполнения работ и исполнительной документации в электронном виде.

… Настоящий стандарт устанавливает требования к деятельности по оформлению и ведению исполнительной документации в электронном виде. Эта деятельность включает в себя подготовку, оформление, ведение, подписание, регистрацию журналов учёта выполнения работ и исполнительной документации в электронном виде, которые оформляются по результатам контрольных мероприятий, входящих в состав строительного контроля, требования к которому определены в ПП-468 и СП 48.13330; и распространяется:

• на подготовку, оформление, ведение и подписание исполнительной документации в электронном виде, перечень которой определён РД-11-02;
  
  
• на подготовку, оформление, регистрацию и ведение электронного общего журнала учёта выполнения работ (далее ЭОЖР), форма которого определена РД-11-05;
  
  
• на подготовку, оформление, регистрацию и ведение электронных специальных журналов учёта выполнения работ (далее ЭСЖР), формы которых определяются нормативными документами, регламентирующими требования к конкретным видам СМР.»

Содержание документа следующее:

Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины, определения и сокращения
4. Общие положения
5. Деятельность участников электронного взаимодействия по регистрации и ведению журналов учёта выполнения работ в электронном виде
6. Деятельность участников электронного взаимодействия по подготовке, оформлению и подписанию исполнительной документации в электронном виде
7. Деятельность застройщика (технического заказчика) по передаче документации в электронном виде эксплуатирующей организации
Приложение А (информационное): Алгоритм деятельности руководителя проекта по регистрации электронного общего журнала учёта выполнения работ (ЭОЖР)
Приложение Б (справочное): Ролевая матрица деятельности участников электронного взаимодействия по ведению электронного общего журнала учёта выполнения работ
Приложение В (рекомендуемое): Соглашение об электронном взаимодействии застройщика (технического заказчика) с органами государственного строительного надзора
Библиография

Оставить свои замечания можно здесь: https://www.normacs.info/discussions/7745#7745

Мой комментарий: Театр начинается с вешалки, а стандарт – с терминологии; и, как часто бывает, терминология не всегда радует. Например, после того, как было дано определение основного термина:

3.1.1 Исполнительная документация: Документы, представляющие собой текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов, оформляемые по результатам контрольных мероприятий, входящих в состав строительного контроля;

вместо напрашивающегося и более чем достаточного простейшего определения «электронная исполнительная документация – исполнительная документация в электронном виде» мы обнаруживаем квазинаучное словоблудие, не соответствующее ни законодательству РФ, ни здравому смыслу:

3.1.2 Исполнительная документация в электронном виде: Исполнительная документация, созданная в качестве электронного документа (?!) в информационной системе (?!) без предварительного документирования на бумажном носителе (?!), подписанная усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (?!) в соответствии с ФЗ-63

Право слово, такое определение исключает из числа электронной исполнительной документации более 95% процентов документов, включая оцифрованные материалы, электронные дубликаты и документы, созданные зарубежными разработчиками…

Ещё одно крайне неудачное определение:

3.1.5 электронный образ документа: Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования, с последующим заверением усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и внесением её в соответствующую информационную систему

В сфере права нет понятия «образ» (это ИТ-сленг), и используется исключительно понятие «копия». Главной ошибкой определения является то, что термин «копия» подразумевает полное и точное воспроизведение содержания оригинала, а вовсе не любой результат сканирования, даже если он и заверен УКЭП. Соответственно, приравнивание «образа» к «копии» неправомерно. Кроме того,

• Законодательство РФ не требует именно УКЭП для признания отсканированных материалов электронными копиями.
  
  
• Заверение УКЭП (и любой ЭП) имеет правовую силу только в том случае, если это УКЭП надлежащим образом уполномоченного лица.
  
  
• Не имеет никакого значения, какие средства использовались для преобразования документа в электронную форму, поэтому упоминание «средств сканирования» избыточно.
  
  
• Статус объекта как электронной копии (или электронного образа) не зависит от того, где он хранится – соответственно, упоминание «соответствующей» (какой?!) информационной системы избыточно.

Однако наиболее вопиющий бред можно найти в разделе «Требования к электронным документам» Приложения 2 «Требования к электронным документам и электронным образам документов». Разработчики, явно не имеющие абсолютно никакого представления о том, в каких системах и форматах создается и поддерживается реальная исполнительная документация, каков объём этих объектов и т.д., - просто переписали хорошо известные, давно уже морально устаревшие требования Росархива, сформулированные ещё в конце прошлого века для организационно-распорядительной документации того времени… Процитирую этот «шедевр»:

1. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

2. Файлы документов, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы документов, могут быть представлены в следующих форматах:
а) PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT - для документов с текстовым содержанием;
б) PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF - для документов с графическим содержанием.

Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб.

3. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ (например: Накладная 996 от 15122016.pdf).

4. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.

5. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Порядок подачи документов не предусматривает подачи электронных документов, подписанных простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Источник: сайт NORMACS
https://www.normacs.info/projects/9720
https://www.normacs.info/discussions/7745#7745

Развитие отрасли информационных технологий: Решения в сфере искусственного интеллекта, больших данных и интернета вещей

В Плане мероприятий («дорожной карте») «Создание дополнительных условий для развития отрасли информационных технологий», утвержденном Правительством РФ 9 сентября 2021 года, предусмотрен ряд инициатив, связанных с расширением сферы применения решений на основе искусственного интеллекта, больших данных и интернета вещей (раздел 6).

Прежде всего, предусмотрено «закрепление в рамках законодательства возможности передачи и агрегирования деперсонифицированных данных». Для этого до ноября 2022 года планируется «внесение изменений в нормативные правовые акты в целях создания условий для формирования рынка больших данных для российских разработчиков ИТ-решений и вовлечение их в коммерческий оборот при безусловном соблюдении требований по защите персональных данных» (п.50).

Регламентировано это будет федеральным законом и постановлениями Правительства РФ. Готовить предложения будут:

• Минцифры России;
  
  
• Минэкономразвития России;
  
  
• Роскомнадзор, ФСБ России;
  
  
• ФАС России;
  
  
• федеральные органы исполнительной власти.

Планируется внесение изменений в нормативные правовые акты в целях создания репозитория государственных наборов данных для использования российскими разработчиками ИИ-решений и урегулирования вопросов передачи деперсонифицированных данных, а также порядка доступа разработчиков к данным, содержащимся в репозитории

Также предусматривается (п.51 Плана):

• Создание репозитория данных для российских разработчиков ИИ-решений;
  
  
• Определение порядка предоставления доступа российских разработчиков к программно-аппаратной платформе репозитория и установление режима работы с дата-сетами (наборами данных), содержащимися в репозитории.

Внесение изменений в нормативные правовые акты планируется в декабре 2021 года. Это будут постановление Правительства РФ и правовой акт (акты) федеральных органов исполнительной власти (при необходимости).

В декабре 2021года планируется:

• Внесение изменений в ведомственные программы цифровой трансформации (ВПЦТ), предусматривающих создание репозитория данных для российских разработчиков ИИ-решений, а также реализацию проектов по внедрению ИИ в сфере государственных услуг, здравоохранения, образования, безопасности и др. (п.52);
  
  
• Внесение изменений в нормативные правовые акты в целях введения обязательных требований о необходимости использования отечественных решений в сфере интернета вещей в ЖКХ, пожарной и другой безопасности (п.53);
  
  
• Внесение изменений в нормативные правовые акты в целях создания государственных информационных систем для мониторинга погоды, мониторинга экологической ситуации, особо опасных и вредных производств, мониторинга потребления коммунальных услуг бюджетными организациями на основе отечественных решений в сфере интернета вещей (п.54).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/law/hotdocs/70954.html

Защита важнейших документов организации от катастроф

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 13 сентября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Традиционно, важнейшие документы (т.е. документы организации, которые являются абсолютно необходимыми для реагирования на чрезвычайные ситуации и для восстановления деловой деятельности после катастроф – Н.Х.) были наименее интересной и желательной коллекцией для курирования в рамках архивной работы и управления документами. Важнейшие документы появились ещё до цифровой эры, и работа по обеспечению их сохранности началась тогда, когда специалисты по работе с информацией стали микрофильмировать важнейшие материалы и хранить их в безопасном удаленном месте.

Уроки из практики

Архивисты, возможно, и раньше время от времени занимались упорядочением и обеспечением сохранности важнейших документов, но проблема здесь в том, что заниматься такими документами следует постоянно, а не разово. К сожалению, события 11 сентября 2001 года (террористическая атака на Нью-Йорк и уничтожение башен Всемирного торгового центра – Н.Х.) изменили это восприятие американских архивистов, поскольку угроза внезапных катастрофических потерь стала реальной. Новообретённое чувство неотложности управления важнейшими документами усилилось после урагана «Катрина», когда документы многих организаций были уничтожены из-за наводнения. В последнее время в новостях не раз упоминалось о потере данных в результате стихийных бедствий, случайных ошибок, кражи и злонамеренного уничтожения. В результате вопрос защиты важнейших документов привлек внимание больших и малых организаций.

Своевременное реагирования решает всё

В состав важнейших входят документы, обеспечивающие непрерывность операций и правоустанавливающие документы. Документы, обеспечивающие непрерывность операций, должна быть охвачены как часть процесса скорейшего возвращения к нормальной работе после ЧП. К правоустанавливающим относят те документы, которые необходимы для документирования и реализации прав организации, её сотрудников и клиентов.

Сразу после чрезвычайной ситуации немедленный доступ к правоустанавливающим документам может не потребоваться, однако организация будет нуждаться в них в более длительной перспективе, и планирование усилий по их защите является важной частью программы управления важнейшими документами. Например, документы, касающиеся выплат и льгот сотрудникам, могут не понадобиться немедленно, но они необходимы для обеспечения прав сотрудников.

В настоящее время большинство правоустанавливающих документов являются электронными, и обеспечение их защиты и доступности должно быть частью плана восстановления деловой деятельности после чрезвычайных ситуаций и катастроф. В то же время могут существовать документы, обладающий юридической силой экземпляр которых (т.е. официальный подписанный оригинал) все ещё хранится на бумажном носителе - это, например, документы о собственности и договоры ссуды. В таком случае необходимо позаботиться о сохранности этих документов.

Роли, выполняемые в рамках обеспечения защиты документов

Архивисты и специалисты по управлению документами исполняют ряд ролей при защите документов, включая, в том числе:

• Смягчение последствий стихийных бедствий;
  
  
• Резервное копирование документов и данных;
  
  
• Обеспечение непрерывности деловых операций (Continuity of operations, COOP);
  
  
• Восстановление документов.

Выделение важнейших документов

Важнейшие документы следует идентифицировать с указанием владельца, оператора, типа информации и уровня защиты. Специалистам по работе с информацией следует проводить периодические аудиты процесса защиты физических и электронных документов с тем, чтобы обеспечить надлежаще функционирование всех его компонентов. Аудиты – дело болезненное, но необходимое, поскольку архивисты учатся на ошибках и упущениях, допущенных в ходе учебных упражнений. Архивисты также должны правильно поддерживать среду, в которой хранятся важнейшие документы, и следить за тем, чтобы использовалось надлежащее оборудование для транспортировки, хранения и размещения важнейших документов.

Первым шагом в рамках любых из этих усилий является понимание того, какие информационные активы существуют и какого уровня защиты они заслуживают в зависимости от рисков и возможных последствий их утраты. В число угроз входят стихийные бедствия, такие как наводнения, ураганы, торнадо; а также катастрофы, связанные с деятельностью человека, такие как пожары, сбои систем, хакерские атаки и человеческие ошибки.

Смягчение последствий стихийных бедствий и катастроф

Программа смягчение последствий стихийных бедствий - это программа, направленная на минимизацию ущерба в случае катастрофического события. Выявив существенные угрозы (такие как, например, ураганы или наводнения), архивисты планируют действия по смягчению последствий стихийных бедствий, если те случатся.

План включает внесение изменений в текущие методы ведения деловой деятельности (например, хранение резервных копий в месте, не подверженном ураганам) и располагаемые возможности (например, заключение контракта на поддержание активной или пассивной резервной площадки за пределами зоны ураганов). План также может включать заключение контракта с фирмой, специализирующейся на восстановлении данных и/или восстановлении поврежденных водой документов.

Специалисты информационных профессий могут создать программу, дающую сотрудникам возможность выполнять ключевые по важности функции из удаленного места или предусматривающую перемещение ключевых служб на другую площадку. Ключом к смягчению последствий стихийных бедствий является не только составление плана, но и освоение в ходе тренировок умения отыскивать в плане скрытые недостатки и устранять их, - с тем, чтобы важнейшие документы организации не были навсегда утрачены.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/protecting-vital-records-from-disaster/  

Развитие отрасли информационных технологий: Обработка данных и облачные сервисы

В Плане мероприятий («дорожной карте») «Создание дополнительных условий для развития отрасли информационных технологий», утвержденном Правительством РФ 9 сентября 2021 года, отдельный раздел посвящён вопросам обработки данных и облачным сервисам.

Первое, на что делается упор – это на установление запрета на создание без надлежащего обоснования инфраструктуры центров обработки данных (ЦОД) за счет бюджетных средств (п.46).

Для этого к декабрю 2021 года должны быть введены требования, предусматривающие:

• Установление требований по включению в Ведомственные программы цифровой трансформации (ВПЦТ) указания на использование отечественных облачных сервисов и на отказ от создания без надлежащего обоснования инфраструктуры центров обработки данных (ЦОД) за счет бюджетных средств;
  
  
• Введение запрета на создание без надлежащего обоснования инфраструктуры ЦОД для нужд органов исполнительной власти субъектов РФ

Регламентировано это будет следующими документами:

• Протоколом заседания президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, ведомственные программы цифровой трансформации;
  
  
• Правовым актом (актами) федеральных органов исполнительной власти (при необходимости);
  
  
• Правовым актом (актами) субъектов Российской Федерации;
  
  
• Методическими рекомендациями.

Кроме того, предусматривается «стимулирование перехода к использованию сервисов по аренде ЦОД и вычислительных ресурсов у аккредитованных подрядчиков, в том числе с использованием отечественных облачных сервисов» (п.48).

Предложения по внесению изменений в нормативные правовые акты, предусматривающие создание условий для размещения государственных информационных систем в российских коммерческих ЦОД и облачных сервисах, должны быть подготовлены Минцифры России к октябрю 2021 года. Это будет регламентировано постановлением Правительства РФ.

Мой комментарий: При всем уважении к коммерческим ЦОДам, у меня есть большие сомнения в правильности решения о размещении государственных информационных систем в российских коммерческих центрах. В данном случае речь идёт об утрате значительной части контроля над доступом к государственным информационным системам и об увеличении риска утраты критически важной государственной информации.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/law/hotdocs/70954.html

Национальные Архивы США концентрируют усилия на расширении доступа к электронным документам

Данная заметка веб-редактора изданий FedTech и StateTech Фила Голдштейна (Phil Goldstein, на фото) была опубликована на сайте FedTech 30 августа 2021 года.

К 2026 финансовому году Национальные Архивы США собираются оцифровать 500 миллионов страниц государственных документов и сделать их доступными в Интернете.

Будущее документов федерального правительства США является электронным, и у ответственного за управление ими ведомства имеются большие планы по максимизации доступности этих документов для федеральных органов исполнительной власти.

К 31 декабря 2022 года федеральным органам исполнительной власти необходимо перевести свои деловые процессы и работу с документами в полностью электронную среду. После этой даты Национальные Архивы США больше не будут принимать на архивное хранение бумажные документы.

6 августа 2021 года Национальные Архивы опубликовали проект своего Стратегического плана на 2022-2026 годы (см. https://www.archives.gov/files/about/plans-reports/strategic-plan/draft-strategic-plan-2022-2026.pdf , о нём см. также пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2021/08/2022-2026.html - Н.Х. ) и попросили органы исполнительной власти и общественность представить до 20 августа 2021 года свои замечания и предложения по нему (см. https://public-inspection.federalregister.gov/2021-16850.pdf ). В плане излагаются цели Национальных Архивов на следующие пять лет и прогнозируется их будущее в качестве куратора широко доступных для общественности электронных документов.

«Мы выходим за рамки традиционной роли предоставления доступа к документам другим сторонам с целью их изучения», - говорится в плане. «Вместо этого мы обеспечиваем доступность документов и информации посредством предоставления американской общественности онлайн-доступа ко всё большим объемам документов, используя гибкие инструменты и доступные ресурсы, которые способствуют вовлечению общественности. Мы взаимодействуем с недообслуживаемыми сообществами с целью поиска возможностей для расширения участия общественности и способствования справедливости и равенству в рамках выполнения нашей миссии».

Для этого, как признают Национальные Архивы, «необходимо оцифровать миллионы документов, которые мы храним в аналоговых форматах; успевать обрабатывать непрерывный поток новых документов, поступающих к нам каждый год; и разработать новые способы помочь гражданам вести поиск среди наших документов, используя онлайн Каталог Национальных Архивов».

Национальные Архивы поставили цель оцифровать к концу 2026 финансового года 500 миллионов страниц документов и сделать их доступными в Интернете.

Путь Национальных Архивов в цифровое будущее

Перед Национальными Архивами стоят огромные по масштабам и сложности задачи. На данный момент архивное ведомство придерживается курса на то, что конец 2022 года будет крайним сроком для перехода на электронные документы, - но при этом Национальные Архивы стараются оценить реальную способность федеральных органов исполнительной власти уложиться в этот срок с учетом последствий пандемии коронавируса.

Как сообщает «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network, см. https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2021/03/nara-gauging-agencies-confidence-to-meet-2022-e-records-deadline-after-covid-19-delays/ ), Национальные Архивы предпринимают шаги с целью поддержки большего объема электронных документов, а также развёртывания программы «Архив электронных документов 2.0» (Electronic Records Archives 2.0), включающей установление сроков хранения, передачу на архивное хранение и обеспечение сохранности электронных документов, которые архивное ведомство получает от федеральных органов исполнительной власти.

Объем документов, которые Национальным Архивам ещё предстоит оцифровать, огромен. Издание FedScoop пишет (см. https://www.fedscoop.com/nara-targets-digitization-of-500-million-pages-by-2026-in-draft-strategic-plan/ ):

«Перед Национальными Архивами стоит огромная задача каталогизировать существующие электронные и физические документы, которые ещё предстоит обработать. Один из бывших высокопоставленных руководителей архивного ведомства в беседе с корреспондентом FedScoop говорил о «буквально штабелях» деревянных поддонов с жёсткими дисками, которые ведомству ещё предстоит обработать.»

В Стратегическом плане Национальных Архивов отмечается, что оно модернизирует практику управления документами в органах федерального правительства и «продвигает обеспечение в электронном виде долговременной сохранности архивных электронных документов, и поддерживает переход к цифровому правительству».

Национальные Архивы заявляют, что будут «изучать новые технологии с тем, чтобы найти недорогие практичные решения для улучшения обработки, проведения экспертизы на предмет открытия доступа и цензурирования, а также оцифровки, с целью ускорения процесса предоставления электронных и оцифрованных документов общественности».

Национальные Архивы ставят перед собой задачу к концу 2026 финансового года обеспечить «политику, требования и надзор, поддерживающие прозрачное, инклюзивное и полностью цифровое правительство»; они также стремятся сократить время, необходимое для подачи и выполнения сложных запросов на основании Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act), касающихся несекретных документов.

Опять-таки к концу 2026 финансового года Национальные Архивы стремятся «усовершенствовать существующий физический и интеллектуальный контроль над фондами архивного ведомства, чтобы обеспечить планирование действий, связанных с управлением рисками электронной сохранности и смягчением этих рисков, а также постоянный доступ к электронным документам».

Национальные Архивы также стремится улучшить свои связи с недообслуживаемыми сообществами (underserved communities). Согласно проекту Стратегического плана, к концу 2026 финансового года Национальные Архивы собираются обработать «85 процентов архивных фондов и увеличить количество расширенных описаний, для обеспечения справедливости при поиске и публичном доступе к архивным документам, связанным с недопредставленными сообществами».

К этому времени, как заявляет Национальные Архивы, они будут сотрудничать с «традиционно недостаточно обслуживаемыми сообществами с целью исправить устаревшие и анахроничные описания в каталоге; и дать приоритет проектам вовлечения граждан, расширяющим доступ к записям, которые важны для недообслуживаемых сообществ».

Фил Голдштейн (Phil Goldstein)

Источник: сайт FedTech
https://fedtechmagazine.com/article/2021/08/nara-focuses-expanding-access-digital-records

План мероприятий по созданию дополнительных условий для развития отрасли информационных технологий

Правительство РФ 9 сентября 2021 года утвердило План мероприятий («дорожную карту») «Создание дополнительных условий для развития отрасли информационных технологий».

В Плане 62 пункта, которые предполагается реализовать в 2021-2022 годах. Содержание плана мероприятий следующее:

I. Выравнивание условий ведения бизнеса российских и иностранных (глобальных) компаний и общесистемные меры поддержки отрасли информационных технологий

II. Специальные меры поддержки отрасли информационных технологий

1. Отечественные решения для бизнеса;  

2. Электронные образовательные сервисы;

3. Электронные медицинские сервисы;

4. Отечественное офисное программное обеспечение и операционные системы;

5. Обработка данных и облачные сервисы;

6. Решения в сфере искусственного интеллекта, больших данных и интернета вещей;

7. Производство отечественных компьютерных игр и российского профессионального видеоконтента;

8. Решения в сфере информационной безопасности.

В раздел «Отечественные решения для бизнеса» включено два интересных пункта:

Пункт 21. Внесение изменений в законодательство Российской Федерации в целях развития централизованной модели ведения бухгалтерского учета, формирования отчетности, начисления и выплаты заработной платы в организациях бюджетной сферы

Ожидаемый результат: консолидация информационных систем и перевод бюджетных организаций, находящихся в ведении органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, на единую централизованную бухгалтерию; экономия фонда оплаты труда за счет сокращения численности бухгалтерских служб и расходов на их содержание
 
Срок реализации: апрель 2022 года

Ответственные исполнители (соисполнители):

• Минфин России,
• Федеральное казначейство

Пункт 22. Предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в целях создания нормативной базы для долговременного хранения и конвертации электронных документов при сохранении их юридической значимости, а также создания юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов федеральный закон создание условий для хранения электронных документов;

Ожидаемый результат: экономия бюджетных средств за счет отказа от хранения бумажных документов; определение и уточнение:

• понятий «электронного дубликата/образа бумажного документа» и иных понятий;
  
  
• условий признания юридической силы электронного документа (в том числе в процессе его долговременного и постоянного хранения).

Срок реализации: июнь 2022 г.

Ответственные исполнители (соисполнители)

• Минэкономразвития России;
• Росархив;
• Минтруд России;
• Минфин России;
• Минцифры России;
• Банк России.

Мой комментарий: По-моему, это уже третья  - и, боюсь, не последняя – «дорожная карта», в которой упоминается злополучный законопроект, который должен хоть как-то решить вопрос об организации хранения электронных документов. Назван и очередной срок выдачи его «на-гора» – июнь 2022 года.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/law/hotdocs/70954.html

Канада: Коллективные усилия по стандартизации стратегического управления данными

Данная информация была размещена на сайте канадского Совета по стандартам (Standards Council of Canada, SCC) в августе-сентябре 2021 года.

Сотрудничество в области стратегического управления данными

Данные генерируются, анализируются и применяются во всех аспектах нашей жизни - быстрее, чем когда-либо прежде. Обработка и управление данными влияют на всё, от финансовой отрасли до здравоохранения, от образования до отдыха и от производства до розничной торговли. У нас есть потрясающая возможность более эффективно получать отдачу и лучше использовать данные в нашем обществе для стимулирования роста и обеспечения безопасности канадцев.

Канадский Совета по стандартам (Standards Council of Canada, SCC – национальный орган по стандартизации Канады – Н.Х.) в 2019 году создал Канадское объединение по стандартизации стратегического управления данными (Canadian Data Governance Standardization Collaborative, DGSC) с целью ускорить разработку отраслевых стратегий стандартизации стратегического управления данными. «Цифровая хартия Канады» (Canada’s Digital Charter - Trust in a digital world, https://www.ic.gc.ca/eic/site/062.nsf/eng/h_00108.html ) выделяет стандартизацию в качестве инструмента поддержки инноваций и обеспечения глобальной конкурентоспособности канадских компаний.

«Объединение» - это группа из 220 канадцев, представляющих государственные органы, отрасли экономики, гражданское общество, ассоциации коренных народов, академические круги и организации по разработке стандартов. Сопредседателями Руководящего комитета «Объединения» являются руководитель статистической службы Канады (Главный статистик) Анил Арора (Anil Arora) и старший советник по политикам Института ответственного искусственного интеллекта (Responsible AI Institute) Филип Доусон (Philip Dawson).
 
Новинка: Дорожная карта стандартизации стратегического управления данными в Канаде

Участники «Объединения» два года совместно работали над созданием дорожной карты стандартизации, которая принесёт пользу канадским организациям и гражданам. Дорожная карта стандартизации стратегического управления данными в Канаде (Canadian Data Governance Standardization Roadmap, https://www.scc.ca/en/news-events/news/2021/collaborating-tackle-data-governance-canadas-roadmap-a-safer-and-more-secure-digital-infrastructure ) затрагивает сложные вопросы, с которыми мы сталкиваемся, когда говорим о стандартизации и стратегическом управлении данными.

Мой комментарий: «Дорожную карту», объём которой составляет 283 страницы (но основной текст – это всего лишь 37 страниц), можно скачать по адресу https://www.scc.ca/en/system/files/publications/SCC_Data_Gov_Roadmap_EN.pdf . О самом понятии «стратегическое управление данными» (data governance) в документе сказано следующее:

«Управление данными (data governance) - это широкое понятие, появившиеся в области управления информацией, в котором основной акцент делается на передовых методах сбора, хранения, архивирования и уничтожения данных. В число общих элементов стратегического управления данными входят сбор, обеспечение неприкосновенности частной жизни (защиты персональных данных), использование, синтез / анализ, контроль, публикация, хранение и архивное хранение / уничтожение.»

«Дорожная карта» описывает текущий и желаемый ландшафт стандартизации в Канаде, и содержит 35 рекомендаций по устранению пробелов и изучению новых областей, в которых необходимы стандарты и оценка соответствия. Предложенные в «Дорожной карте» решения помогут построить более безопасную и защищённую цифровую инфраструктуру, основанную на качестве, доверии и этике.

Какова роль «Объединения»?

Перед «Объединением» (DGSC) не стоит задача разработки стандартов. Его роль состоит в том, чтобы сформулировать потребности, предложить скоординированные усилия по стандартизации, минимизировать дублирование усилий и дать возможность заинтересованным сторонам сконцентрировать свои ресурсы на этих усилиях. Главнейшая задача DGSC - ускорить разработку отраслевых стратегий стандартизации стратегического управления данными, которые:

• Соответствуют потребностям заинтересованных сторон, и
  
  
• Способствуют расширению возможностей в плане стратегического управления данными в соответствии с национальными и глобальными приоритетами.

«Объединение» сформировало четыре рабочие группы, которые изучают вопросы на основе оценки жизненного цикла стратегического управления данными, начиная от сбора данных, через доступ и коллективное использование, и заканчивая анализом данных и их коммерческим использованием.

Источник: сайт канадского Совета по стандартам
https://www.scc.ca/en/flagships/data-governance

Арбитражная практика: Содержание сертификата ключа проверки электронной подписи, если функции исполнительного органа юридического лица выполняет управляющая компания, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/09/1_0681245188.html )

Позиция Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №16 по Новосибирской области

Заявление о государственной регистрации было подписано электронной цифровой подписью управляющей организации, а не общества ООО «Юг», что противоречит положениям федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (Закон №129-ФЗ);

При подаче документов на государственную регистрацию в электронном виде от имени юридического лица, исполнительным органом которой является управляющая компания, сертификат ключа проверки электронной подписи в обязательном порядке должен содержать как наименование юридического лица, обращающегося за государственной регистрацией в Инспекцию (то есть ООО «Юг»), так и сведения о правомочиях управляющей компании (то есть ООО УК «ОБЕРОН») выступать без доверенности от имени такого юридического лица как ООО «Юг».

Электронная цифровая подпись выдается (привязывается) к конкретному юридическому (или физическому) лицу, в связи с чем отражение в электронной цифровой подписи сведений обо всех юридических лицах, а также полномочиях, исполнительном органе является обязательным, технически допустимым.

Судами не была принята во внимание судебная практика по аналогичным спорам, чем нарушается принцип ее единообразия и правовой определенности.

Позиция Арбитражного суда Западно-Сибирского округа

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в сентябре 2019 года отметил, что отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы и иные сведения, регулируются Законом №129-ФЗ.

Для справки: Согласно пункту 1.2 статьи 9, пункту 2 статьи 17 Закона №129-ФЗ для внесения в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с внесением изменений в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляется подписанное заявителем заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (форма Р14001). При этом подлинность подписи заявителя на заявлении, представленном в регистрирующий орган, должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке.

Свидетельствование в нотариальном порядке подписи заявителя на представляемых при государственной регистрации заявлении, уведомлении или сообщении не требуется в случае направления документов в регистрирующий орган в порядке, установленном пунктом 1 статьи 9 Закона N 129-ФЗ, в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

По мнению кассационной инстанции, вывод судов о незаконности принятого регистрирующим органом решения сделан по неполно исследованным материалам дела, поскольку судами не дана всесторонняя оценка доводам Инспекции относительно несоблюдения обществом ООО «Юг» положений Закона №129-ФЗ и Закона №63-ФЗ при подаче заявления о государственной регистрации соответствующих изменений.

В частности, доводу инспекции, что по смыслу указанных норм, если заявителем при государственной регистрации юридического лица выступает физическое лицо - руководитель постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, то именно из сертификата ключа проверки электронной подписи должно следовать, что данное физическое лицо обладает полномочиями выступать от имени этого юридического лица (то есть от имени ООО «Юг»).

Как указывал регистрирующий орган, в данном случае за государственной регистрацией в регистрирующий орган обратилось ООО «Юг», в связи с чем представленное заявление должно быть подписано квалифицированной электронной подписью общества, из квалифицированного сертификата которой должно усматриваться, что гражданин, являясь директором ООО УК «ОБЕРОН», имеет право без доверенности действовать от имени заявителя (то есть ООО «Юг»).

Суд подчеркнул, что из судебных актов (учитывая, что в регистрирующий орган подается только заявление) не представляется возможным установить, на основании исследования каких доказательств суды пришли к выводу, что из электронной подписи непосредственного подателя заявления (ООО УК «ОБЕРОН») усматриваются его полномочия выступать от имени ООО «Юг»; что представленное заявление соответствует требованиям пункта 1 статьи 17 Закона №129-ФЗ.

Кассационная инстанция сочла обоснованным довод инспекции о том, что непосредственно из документов, подлежащих представлению в регистрирующий орган, должно следовать право подателя заявления на регистрацию изменений в ЕГРЮЛ, в том числе, во избежание возможности наступления негативных последствий для юридического лица в виде предоставления права (согласно данным ЕГРЮЛ) в действительности неуполномоченному лицу действовать от имени юридического лица без доверенности (в том числе распоряжаться денежными средствами и имуществом юридического лица).

Поэтому направление в инспекцию или суд дополнительных документов, представление которых не предусмотрено нормами Закона №129-ФЗ, не является основанием для игнорирования регистрирующим органом положений закона относительно правильности оформления заявления.

Таким образом, представление в суд в подлиннике (налоговому органу в подлиннике или по электронной почте) решения участника ООО «Юг» о смене исполнительного органа, представление которого законом не предусмотрено, не является основанием для признания оспариваемого решения недействительным.

Представленные заявителем отказы аккредитованных центров сами по себе (не проверенные судом на их соответствие закону №63-ФЗ) не являются допустимым доказательством невозможности подачи в рассматриваемом случае в регистрирующий орган заявления, подписанного усиленной квалифицируемой подписью ООО «Юг».

Суды не изложили мотивы, на основании которых они пришли к выводу о наличии препятствий для заявителя в осуществлении предпринимательской деятельности, учитывая наличие альтернативных способов подачи заявления в регистрирующий орган.

Отсутствие споров между ООО «Юг», его участником и ООО УК «ОБЕРОН», отношения взаимозависимости не отнесены Законом №129-ФЗ к обстоятельствам, изменяющим порядок подачи (оформления) заявления в регистрирующий орган.

Суд также отметил что, суды не дали оценки доводам инспекции о том, что сведения о полномочиях непосредственного подателя заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице действовать от имени юридического лица без доверенности должны усматриваться из удостоверительной записи нотариуса, либо квалифицированной электронной подписи в случае подачи документов (заявления) в электронном виде.

Судами не дана оценка доводам налогового органа о том, что нормами закона №129-ФЗ и закона №63-ФЗ в их совокупности предусмотрена проверка достоверности документов аккредитованным удостоверяющим центром при выдаче квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Для справки: Согласно статьи 18 Закона №63-ФЗ, при выдаче квалифицированного сертификата аккредитованный удостоверяющий центр обязан получить от лица, выступающего от имени заявителя - юридического лица, подтверждение правомочия обращаться за получением квалифицированного сертификата.

Суд подчеркнул, что выводы судов о незаконности оспариваемого решения инспекции нельзя признать достаточно обоснованными, поскольку они сделаны без оценки всех доводов сторон и исследования всех фактических обстоятельств, входящих в предмет доказывания.

Учитывая, что судами было допущено существенное нарушение норм процессуального права, выразившееся в неполном исследовании имеющихся в материалах дела доказательств и неустановлении всех фактических обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения дела, суд сделал вывод о том, что судебные акты подлежат отмене с направлением дела на новое рассмотрение в арбитражный суд первой инстанции.

При новом рассмотрении дела суду следует:

• Устранить данные нарушения;
  
  
• Дать оценку всем доводам сторон и представленным в материалы дела доказательствам (в том числе доводам инспекции относительно того, что в случае направления заявления в регистрирующий орган в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, указанное заявление должно быть подписано квалифицированной электронной подписью именно ООО «Юг»; что именно аккредитованный удостоверяющий центр при выдаче квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи осуществляет проверку достоверности соответствующих документов);
  
  
• При необходимости предложить сторонам обосновать свои доводы и возражения представлением новых доказательств;
  
  
• Распределить судебные расходы, в том числе по кассационной жалобе.

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа отменил решение Арбитражного суда Новосибирской области и постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда, дело было направлено на новое рассмотрение в Арбитражный суд Новосибирской области.

Судья Верховного Суда Российской Федерации в декабре 2019 года (определение №304-ЭС19-23919) отказал в передаче кассационной жалобы ООО «Юг» для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/10/3.html )

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

США: Представители государственных органов обсуждают использование искусственного интеллекта для управления документами

Данная заметка репортёра сайта MeriTalk ( https://www.meritalk.com  – сайт освещает вопросы внедрения информационных технологий в органах и учреждениях правительства США) Лизбет Перес (Lisbeth Perez – на фото) была опубликована на этом сайте 3 сентября 2021 года.

Представители федерального правительства США во время виртуальной конференции, организованной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute) 2 сентября 2021 года, отметили, что важность искусственного интеллекта (ИИ) в управлении документами в государственных органах продолжает расти, и что искусственный интеллект будет продолжать играть ключевую роль в будущем.

По словам специалиста по управлению документами из Министерства обороны США Кристофера Карра (Christopher Carr), роль искусственного интеллекта в государственных органах заключается в выполнении повторяющихся и рутинных задач, что даёт возможность пользователям сосредоточить своё внимание на более сложных обязанностях и задачах.

«Искусственный интеллект – лучший из имеющихся у нас способов обеспечения большей гибкости в обслуживании наших клиентов и выполнения требований, вытекающих как из их, так из нашей собственной миссии. Это скорее расширение, чем замена нашей существующей практики», - говорит Карр.

Карр, однако, также отметил, что, хотя его служба возлагает большие надежды на внедрение ИИ, она всё ещё находится на стадии «до появления искусственного интеллекта».

«У нас есть несколько высокотехнологичных сканеров, которые тщательно сканируют сшитые дела. Но что касается организации информации и других элементов управления документами, я бы сказал, что мы сейчас находимся на предварительной стадии, и нам ещё нужно немало пройти по этому пути», - сообщил Карр.

Кроме этого, искусственный интеллект даёт возможность государственным органам и учреждениям дистиллировать информацию, которую руководители высшего звена могут использовать для принятия решений на основе данных. В конечном счете, факторы, влияющие на принятие решений, должны быть доведены до сведения принимающего решения руководителя высшего звена; а без использования автоматизации и искусственного интеллекта, будет очень сложно принимать наилучшие возможные решения.

«Причина, по которой нам это нужно, - это объемы данных и информации, которыми мы располагаем. Человек уже не в состоянии обрабатывать те невероятные объемы, которые у нас есть. Способность искусственного интеллекта «фильтровать» информацию помогает тонущим в этих объёмах данных принимающим решения лицам выделить ключевые для них сведения - отмечает Марк Патрик (Mark Patrick), руководитель отдела управления информацией Дирекции управления (Directorate of Management) Министерства обороны США.

В ходе этого «информационного путешествия» есть два стратегических императива: информация и данные управляются на протяжении всего их жизненного цикла; и должна быть обеспечена возможность отыскивать нужные данные. Проблема заключается в том, что данное путешествие является сложным процессом, в котором заинтересованы много сторон. Поэтому крайне важно, чтобы все заинтересованные стороны понимали возможности искусственного интеллекта и то, как федеральный орган будет их использовать.

«На мой взгляд, это должно заставить мою организацию делать то, что она должна делать с точки зрения выполнения своей миссии, и помогает принимать решения по расстановке приоритетов. Это также помогает мне объяснять людям, которые этого не понимают, зачем нам нужно внедрять искусственный интеллект», - отмечает Патрик.

Лизбет Перес (Lisbeth Perez)

Источник: сайт MeriTalk
https://www.meritalk.com/articles/federal-agents-on-ai-use-for-records-management/

Арбитражная практика: Содержание сертификата ключа проверки электронной подписи, если функции исполнительного органа юридического лица выполняет управляющая компания, часть 1

Несмотря на то, что электронное взаимодействие с Федеральной налоговой службой (ФНС) при подаче документов на государственную регистрацию в электронном виде отлажено давно, время от времени возникают споры.

Арбитражный суд Новосибирской области в феврале 2019 года вынес решение по делу №А45-20717/2018, в котором оценивалась правомочность требования налогового органа о том, что при подаче документов на государственную регистрацию в электронном виде от имени юридического лица, исполнительным органом которой является управляющая компания, сертификат ключа проверки электронной подписи в обязательном порядке должен содержать как наименование юридического лица, обращающегося за государственной регистрацией в Инспекцию, так и сведения о правомочиях управляющей компании выступать без доверенности от имени такого юридического лица.

Суть спора

В апреле 2018 года заявителем через личный кабинет налогоплательщика – общества ООО Управляющая компания «ОБЕРОН», в МИФНС России №16 по Новосибирской области был направлен пакет документов на государственную регистрацию изменений, вносимых в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) в отношении общества ООО «ЮГ» - речь шла о регистрации смены исполнительного органа.

Налоговый орган отказал в регистрации на том основании, что был нарушен порядок подачи документов с использованием электронной цифровой подписи, а именно, в сертификате ключа электронной подписи отсутствовало указание наименования юридического лица – общества ООО «ЮГ», от имени которого выступал заявитель (директор ООО УК «Оберон»).

Общество ООО «ЮГ» обратилось в арбитражный суд с иском к Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №16 по Новосибирской области о признании незаконным этого решения.

Для справки: Пунктом 1.3 статьи 9 Закона №129-ФЗ предусмотрено, что при государственной регистрации юридического лица заявителями могут быть следующие физические лица:

• Руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица (подпункт «а»);
  
  
• Руководитель юридического лица, выступающего учредителем регистрируемого юридического лица (подпункт «в»);
  
  
• Конкурсный управляющий или руководитель ликвидационной комиссии (ликвидатор) при ликвидации юридического лица (подпункт «г»);
  
  
• Иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, актом специально уполномоченного на то государственного органа или актом органа местного самоуправления (подпункт «д»).

Позиция Арбитражного суда Новосибирской области

Суд отметил, что заявление о регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, и/или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с изменениями учредительных документов юридического лица, - должно быть подписано руководителем постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иным лицом, имеющим право без доверенности действовать от имени этого юридического лица. Подписание неуполномоченным лицом такого заявления является основанием для отказа в государственной регистрации (подпункт «д» пункта 1 ст. 23 Закона №129-ФЗ).

Судом было установлено, что общество ООО «ЮГ» было зарегистрировано в качестве юридического лица в октябре 2008 года, учредителем общества является ООО «Оберон Групп». Согласно уставу общества, оно вправе передавать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему или управляющей организации.

Решением единственного участника ООО «ЮГ» в апреле 2018 года полномочия исполнительного органа общества были переданы управляющей организации ООО Управляющая компания «ОБЕРОН», и было решено заключить договор на оказание управленческих услуг.

Обязанность по государственной регистрации соответствующих изменений в установленном порядке возложена на директора ООО Управляющая компания «ОБЕРОН» - управляющей организации ООО «ЮГ».

Управляющая компания обратилась от имени ООО «ЮГ» в регистрирующий органа, посредством заполнения через личный кабинет налогоплательщика заявление формы Р14001 «Заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц». Заявление было подписано директором Управляющей компании.

Суд отклонил довод регистрирующего органа о том, что достоверность сведений об избрании исполнительного органа общества должен свидетельствовать нотариус, поскольку регистрирующий орган не вправе делать выбор за заявителя о способе подачи заявления по форме Р14001. Кроме того, данный способ возлагает на заявителя бремя несения финансовых расходов.

 Суд отметил также то обстоятельство, что в ООО «Оберон Групп» (учредитель ООО «ЮГ») управляющей организацией является ООО Управляющая компания «Оберон», избранная исполнительным органом и в ООО «ЮГ».

Довод регистрирующего органа о том, что в сертификате ключа проверки электронной подписи должна содержаться информация как о данном обществе (ООО УК «Оберон»), так и об ООО «ЮГ», суд признал несостоятельной, поскольку данная норма не предусматривает отражение в сертификате нескольких наименований обществ и физических лиц (руководителей), в том числе, название общества, в котором меняется исполнительный орган.

Суд обратил внимание на то обстоятельство, что требование налогового органа в указанной части невыполнимо до момента внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц, поскольку согласно ответам аккредитованных удостоверяющих центров, ЭЦП не выдается на новый исполнительный орган до момента внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ.

Таким образом, исходя из фактических обстоятельств по делу (отсутствие споров относительно смены исполнительного органа ООО «ЮГ», наличие препятствий в осуществлении ООО «ЮГ» предпринимательской деятельности, а также ответов аккредитованных удостоверяющих центров), непредставление регистрирующим органом достаточных доказательств правомерности вынесенного решения об отказе в государственной регистрации, - суд счёл заявленные требования подлежащими удовлетворению как обоснованные.

Арбитражный суд признал незаконным решение Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №16 по Новосибирской области об отказе в государственной регистрации изменений, вносимых в Единый государственный реестр юридического лица – Общества с ограниченной ответственностью «ЮГ».

Суд обязал Межрайонную инспекцию ФНС устранить нарушение законных прав и обязанностей ООО «ЮГ».

Седьмой арбитражный апелляционный суд в апреле 2019 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Новосибирской области, а апелляционную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №16 по Новосибирской области - без удовлетворения.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/09/2_01328675243.html )

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

Великобритания: Идёт разработка инклюзивного стандарта аккредитации архивных служб

Данная заметка председателя Комитета по аккредитации архивных служб (Archive Service Accreditation Committee) Джеффа Пика (Geoff Pick – на фото) была опубликована 2 сентября 2021 года на блоге Национальных Архивов Великобритании.

Стандарт аккредитации архивных служб (Archive Service Accreditation) - это британский стандарт для архивных служб, и получение аккредитации свидетельствует о том, каким образом архив приобретает, обеспечивает сохранность и предоставляет доступ к своим фондам в долгосрочной перспективе. Эту программу поддерживает партнерство организаций по всей стране, а я имею честь возглавлять Комитет по аккредитации архивных служб (Archive Service Accreditation Committee).

Управление программой аккредитации архивных служб в условиях пандемии потребовало от Комитета внимательного отслеживания того, как COVID-19 влияет на архивный сектор. Чтобы сбалансировать потребности аккредитованных служб и потенциальных соискателей с желанием сохранить программу открытой, нам пришлось проявить большую гибкость в отношении крайних сроков представления отчетности и вариантов проведения оценки. Нам также пришлось обеспечить соответствие количества поданных заявок ограниченным возможностям органов проведения оценки и отдельных оценщиков. Это для всех было сложное время, и мы хотели бы поблагодарить все архивные службы, которые поддерживали связь со своими органами по проведению оценки, с тем, чтобы у нас было реалистичное представление о том, где архивным службам удалось продвинуться в период пандемии.
 

Фото © Simon O’Connor

Как Комитет в полном составе (который направляет ход программы), так и комиссии по аккредитации (которые принимают решения об аккредитации) продолжали в этот период проводить заседания, хотя, само собой, мы, как и многие другие, перешли на онлайн-встречи. Посредством сбора отчетности и проведения оценок мы стали свидетелями того, как архивные службы адаптировали предлагаемые ими услуги, справляясь с «отделением» от своих фондов на разные периоды времени и часто быстро переходя к предоставлению более широкого онлайн-доступа.

Хотя нам ещё предстоит увидеть, как всё это может вылиться в долгосрочные изменения в том, как архивы будут предоставлять доступ в будущем, мы в Комитете признаем, что процесс аккредитации должен идти в ногу с любыми такими серьёзными изменениями.

Пандемия была не единственным фактором, поставившим под сомнение то, как мы ранее осуществляли программу аккредитации. Архивная отрасль выразила недвусмысленное желание видеть более явный подход к обеспечению равенства, культурно-этнического многообразия (diversity) и инклюзивности, - и Комитет приложил усилия для изучения вопроса о том, как мы можем всё это интегрировать в стандарт.
 

Фото © David Tett Photography.

На последнем заседании в мае 2021 года Комитет согласовал «дорожную карту» по повышению роли равенства, многообразия и инклюзивности в процессе аккредитации, в рамках поэтапного процесса (см. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives/roadmap-to-developing-archive-service-accreditation-2021-05.pdf ). Первоначальная цель заключается в том, чтобы предоставить архивным службам больше возможностей для демонстрации работы, проделанной ими к настоящему времени; а затем приступить к более длительному процессу всестороннего развития процесса аккредитации в плане равенства, многообразия и инклюзивности.

Как и в случае любых других изменений в стандарте аккредитации архивных служб, будут проводиться консультации с архивной отраслью - как с уже аккредитованными архивными службами, так и с теми, кто ещё не подал заявку, - а также с отдельными лицами и организациями, обладающими экспертными знаниями в этой области. Такие консультации начнутся в ближайшее время. Поскольку данное направление многие архивные службы активно развивают в последние годы, мы объединили вместе первоначальные предложения о внесении изменений, с тем, чтобы архивные службы могли использовать их для оценки собственной работы на сегодняшний день, - а также для предоставления отзывов о том, насколько хорошо работают поэтапные изменения.

Программа аккредитации архивных служб началась в 2013 году, и мы всегда предполагали, что через 10 лет необходимо будет полностью её пересмотреть. Наша текущая деятельность дает нам хорошие стартовые позиции для принятия решения о том, что будет охватывать такой пересмотр.

Мы планируем вносить изменения в процесс аккредитации такими темпами, которые будут реалистичными для архивных служб, и которые приведут к созданию благоприятных условий для постоянного совершенствования и развития. Если Вы заинтересованы в участии в обсуждениях будущего аккредитации архивных служб, то информацию о возможностях такого участия Вы можете найти на веб-страницах раздела «Аккредитация архивных служб» (см. https://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/archive-service-accreditation/ ).  

Джефф Пик (Geoff Pick),
председатель Комитета по аккредитации архивных служб.

Источник: блог Национальных Архивов Великобритании
https://blog.nationalarchives.gov.uk/developing-an-inclusive-standard-an-update-on-archive-service-accreditation/

«Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму документов» Росреесра о текущем положении дел

В «Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», утвержденной приказом Росреестра от 4 августа 2021 года №П/0342, дана оценка текущего состояния работ по организации архивного хранения документов в ведомстве.

Под архивными документами в Стратегии понимаются (п.1.2):

• Реестровые дела объектов недвижимости:
  
  
• Дела, сформированные по правилам Федерального закона от 13.07.2015 №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»;
  
  
• Дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела объектов недвижимости, не закрытые по состоянию на 1 января 2017 года, в том числе если фактическое объединение дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел на бумажных и (или) электронных носителях не осуществлялось (накопленные дела);
  
  
• Дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела объектов недвижимости, закрытые по состоянию на 1 января 2017 года и не подлежащие объединению в реестровое дело (закрытые дела).

На иные документы (дела, книги) Стратегия не распространяется.

Для справки: В соответствии с Законом о недвижимости:

1) в случае представления заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов в форме документов на бумажном носителе, в том числе в случае подачи заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов в форме документов на бумажном носителе в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), посредством почтового отправления:

• Такие заявление и документы переводятся органом регистрации прав в форму электронных образов документов (за исключением случаев, установленных федеральным законом);
  
  
• Созданные электронные образы документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного должностного лица органа регистрации прав и имеют ту же юридическую силу, что и документы, представленные заявителем в форме документов на бумажном носителе;
  
  
• Указанные документы в форме документов на бумажном носителе с отметкой об их переводе в форму электронных образов документов передаются заявителю после завершения процедуры осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав вместе с иными подлежащими выдаче документами (вместе с иными подлежащими выдаче документами направляются почтовым отправлением или передаются органом регистрации прав в МФЦ для возврата заявителю);
  
  
• Если документы не были получены заявителем в течение 45 дней со дня их передачи органом регистрации прав в МФЦ, они подлежат возврату в орган регистрации прав (часть 13 статьи 18)

2) с 28 октября 2021 года (с момента прекращения действия части 4 статьи 11 Закона о недвижимости) реестровые дела будут вестись только в электронной форме.

В соответствии с внесенными в Закон о недвижимости изменениями (Федеральный закон от 30.04.2021 №120-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации недвижимости" и отдельные законодательные акты Российской Федерации») в формируемые с 30.04.2021 реестровые дела (тома реестровых дел) помещаются исключительно электронные документы (электронные образы документов).

В Стратегии отмечается, что в отношении накопленных дел, закрытых в соответствии с действовавшими до 1 января 2021 года требованиями, проводились работы по перекомплектованию в целях сокращения объема помещенных в них документов путем изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела (п.1.7).

Мой комментарий: Комментируя идею проведения работы по перекомплектованию, я писала в 2015 году: «Идея перекомплектования дел, с моей точки зрения, самая спорная в стратегии, хотя логика этого предложения понятна – отказаться от хранения лишних документов. Дело в том, что в этом случае придется провести экспертизу ценности всех хранимых в делах документов, выделить документы временного срока хранения, провести их уничтожение, перекомплектовать оставшиеся документы в новые дела. Это очень трудоемкая и, соответственно, дорогостоящая работа, требующая привлечения специалистов достаточно высокой квалификации. Может случиться и так, что затраты на перекомплектование «съедят» всю ожидаемую экономию на хранении, поэтому вопрос экономической целесообразности перекомплектования следовало бы проработать очень тщательно».

Я рада, что ведомство через 7 лет признало, что «более эффективным способом перевода документов в электронный вид является сканирование документов таких дел без проведения работ по их перекомплектованию», в связи с чем:

• Далее сканирование помещенных в накопленные дела, закрытые дела документов должно осуществляться без перекомплектования (поточным методом);
  
  
• В отношении накопленных дел, закрытых дел, документы которых ранее (до вступления в силу Стратегии) были переведены в электронный вид в соответствии с приказом №П/426, дополнительные работы не осуществляются.

В Стратегии уточняется, что общее количество накопленных и закрытых дел, подлежавших изначально оцифровке, составляет более 232,9 млн. дел, по состоянию на 1 июня 2021 г., а доля переведенных в электронный вид документов накопленных и закрытых дел - 51%.

Целевым показателем реализации Стратегии является перевод 100% накопленных реестровых дел, закрытых дел на бумажном носителе в электронный вид к 31 декабря 2025 года.

Централизованный учет, сохранность, обработка, упорядочение и использование архивных документов в электронном виде, а также автоматизация и управление процессом перевода бумажных архивных документов в электронный вид обеспечиваются посредством информационной системы управления архивом реестровых дел и книг учета документов (ИС «Архив») (п.1.8).

Для хранения всех архивных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» используются архивохранилища общей площадью порядка 299,34 тыс. кв. м:

• в территориальных органах Росреестра - около 251,88 тыс. кв.м,
  
  
• в филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» - 47,46 тыс. кв.м (п.1.9).

Загруженность существующих архивохранилищ на сегодняшний день оценивается как высокая и продолжает расти. В среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра составляет 96%, филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" - 99%.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=393333

Международный совет архивов: Выложен глоссарий основных терминов, используемых во Всеобщей декларации по архивам МСА

Данная новость была опубликована 5 сентября 2021 года на сайте Международного совета архивов (МСА).

Мой комментарий: Мой перевод Декларации доступен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_6088.html , а ещё один пост о ней – по адресу: http://rusrim.blogspot.com/2012/08/blog-post_26.html

Международный совет архивов (МСА) рад поделиться «Терминологией Всеобщей декларации по архивам» (Universal Declaration on Archives Terminology).

Мой комментарий: 5-страничный документ содержит 35 терминов; его можно скачать по адресу https://www.ica.org/sites/default/files/ica_uda_terminology_0.pdf

Данный терминологический документ был подготовлен авторами онлайн-курса МСА «Понимание и использование Всеобщей декларации об архивах» (Understanding and Using the Universal Declaration on Archives,  https://www.ica.org/en/register-for-the-online-course-understanding-and-using-the-uda , мой пост об этом курсе см. http://rusrim.blogspot.com/2019/09/115.html - Н.Х.) для объяснения и улучшения понимания заявлений, обязательств и принципов, содержащихся в Декларации (см. https://www.ica.org/en/universal-declaration-archives ).

Автором этого документа является Маргарет Крокетт (Margaret Crockett), а рецензентами - Карен Андерсон (Karen Anderson) и Клод Роберто (Claude Roberto).

Мой комментарий: Автор этого документа в ряде случаев проявила самодеятельность при составлении определений, по каким-то причинам решив не придерживаться терминологии, закрепленной в профильных международных стандартах ИСО. Приведу парочку примеров, когда, на мой взгляд, в результате получились не самые лучшие определения:

1. Определение понятия «аутентичность»

ISO 30300:2020 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь», п.3.2.2:

Аутентичность (authenticity) - качество документа, в отношении которого может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть; что он был создан или послан именно тем действующим лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя; и что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Терминология МСА:

Аутентичность (authenticity) – Свойство быть подлинным, заслуживающим доверия, авторитетным.

2. Определение понятия «целостность»

ISO 30300:2020 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь», п.3.2.8:

Целостность (integrity) – Свойство быть полным и неизменным.

Терминология МСА:

Целостность (integrity) – Свойство быть полным и неизменным, а если изменение имело место, то оно должно быть очевидным и задокументированным.

3. Определение понятия «документ»

ISO 30300:2020 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь», п.3.2.10:

Документ (record) – Информация, созданная либо полученная, и впоследствии сохраняемая организацией в качестве доказательства и актива, во исполнение правовых обязательств и/или в ходе деловой деятельности. 

Примечания: 

1) Англоязычный термин обычно используется во множественном числе (records); 

2) При внедрении стандартов системы менеджмента документов, документы, создаваемые в интересах ведения и направления системы менеджмента и для документирования её реализации, называются «документированной информацией» (documented information).

Терминология МСА:

Документ (record) – Информация, зафиксированная на носителе любого вида, являющаяся свидетельством / доказательством решений и действий.

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/the-universal-declaration-on-archives-terminology-is-now-available
https://www.ica.org/en/universal-declaration-archives