Мы рады объявить о том, что Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) 9 августа 2021 года официально завершает программу модернизации электронного архива (Digital Archive Program) Управления, которую мы начали в 2015 году. Эта программа представляет собой ключевую инициативу в рамках нашей «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS) по обеспечению доступа к полным, аутентичным и осмысленным электронным документам, сейчас и в будущем.
Мой комментарий: Об этой программе я писала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2018/11/blog-post_5.html
В рамках программы были полностью переработаны все системы PROV для архивного управления, хранения и доступа. В частности, мы построили и внедрили:
- Новую инфраструктуру электронного архива, способную обеспечивать долговременную сохранность и поддерживать доступ к современным электронным документам;
- Пересмотренную модель архивного контроля (ACM), для улучшения нашей практики описания документов;
- Новую систему управления архивом для поддержки нового модели архивного контроля ACM;
- Новую систему управления вторичными активами для более быстрого доступа к оцифрованным документам;
- Новую систему управления складским хранением материалов нашей физической коллекции;
- Новый онлайн-каталог;
- Расширенные функциональные возможности заказа документов и сервисы, такие как запрос на оцифровку.
Что это означает для Вас:
- В плане передачи на архивное хранение электронных документов, процесс включения их в архивную систему будет более быстрым. Появилась возможность передачи файлов большего размера и в более широком диапазоне файловых форматов, а также возможность передачи «инкапсулированных VERS-объектов» (VEO – это используемый в штате контейнерный формат для передачи на хранение и хранения архивных электронных документов – Н.Х.) следующего поколения (VERS 3)).
- Расширенные описания документов в каталоге PROV, упрощающие поиск и выявление представляющих интерес документов с помощью онлайн-каталога;
- Более быстрый доступ к цифровому контенту через онлайн-каталог;
- Расширенные функциональные для онлайн-поиска, и заказа документов, включая:
- Показ мини-образов (thumbnails) в процессе поиска упрощает поиск и скачивание электронных документов;
- Фильтрация результатов поиска по нескольким параметрам одновременно (дата, серия, ключевое слово);
- Выбор документов по мере выполнения поиска;
- Заказ электронных копий прямо со страницы документа без заполнения отдельной формы;
- Персональная «панель управления» (Dashboard), на которой будут отображаться Ваши прошлые и текущие заказы, время получения и просмотра, а также ссылки на электронные копии;
- Прямой заказ посредством простого ввода данных прямого заказа или загрузки электронной таблицы непосредственно на страницу оформления заказа;
- Уведомление по электронной почте о том, когда курьер может забрать заказанные Вами документы, и ещё одно уведомление о том, когда они должны быть возвращены;
- Список ожидания, который позволяет Вам получать уведомления о том, когда интересующие документы становятся доступными, если они были ранее заказаны другим органом власти или другим пользователем;
Примечание: Чтобы сделать коллекцию более доступной для общественности, была изменена терминология каталога: «единица» (unit) была изменена на «ящик» (box), а «партия» (consignment) - на «группы документов» (record groupings).
Возобновление нашей программы приёма-передачи документов
Мы благодарим Вас за терпение, проявленное в связи с приостановкой наших услуг по приёму на хранение в этот период. Выполнение программы модернизации электронного архива заняло намного больше времени, чем мы предполагали. Сейчас мы связываемся с органами исполнительной власти штата, которые уже подали заявки на передачу документов, с тем, чтобы начать приоритизацию этих проектов. Если у вас есть новая заявка на передачу электронных документов на архивное хранение, пожалуйста, начните с ознакомления с соответствующими инструкциями на нашем сайте:
- Пошаговая инструкция по передаче на архивное хранение электронных документов, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/digital-records-transfer-step-by-step
- Пошаговая инструкция по передаче на архивное хранение физических документов, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/physical-records-transfer-step-by-step
С вводом в эксплуатацию нашего нового Электронного архива, приём на хранение электронных документов становится одной из приоритетных задач нашей повестки дня, но мы также по-прежнему будем принимать на хранение партии физических документов, как сейчас, так и в будущем. Мы надеемся на сотрудничество с органами исполнительной власти штата по вопросам приёма-передачи как электронных, так и физических документов.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/digital-archive-program-complete
Комментариев нет:
Отправить комментарий