«Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму документов» Росреесра о текущем положении дел

В «Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», утвержденной приказом Росреестра от 4 августа 2021 года №П/0342, дана оценка текущего состояния работ по организации архивного хранения документов в ведомстве.

Под архивными документами в Стратегии понимаются (п.1.2):

• Реестровые дела объектов недвижимости:
  
  
• Дела, сформированные по правилам Федерального закона от 13.07.2015 №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»;
  
  
• Дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела объектов недвижимости, не закрытые по состоянию на 1 января 2017 года, в том числе если фактическое объединение дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел на бумажных и (или) электронных носителях не осуществлялось (накопленные дела);
  
  
• Дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела объектов недвижимости, закрытые по состоянию на 1 января 2017 года и не подлежащие объединению в реестровое дело (закрытые дела).

На иные документы (дела, книги) Стратегия не распространяется.

Для справки: В соответствии с Законом о недвижимости:

1) в случае представления заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов в форме документов на бумажном носителе, в том числе в случае подачи заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов в форме документов на бумажном носителе в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), посредством почтового отправления:

• Такие заявление и документы переводятся органом регистрации прав в форму электронных образов документов (за исключением случаев, установленных федеральным законом);
  
  
• Созданные электронные образы документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного должностного лица органа регистрации прав и имеют ту же юридическую силу, что и документы, представленные заявителем в форме документов на бумажном носителе;
  
  
• Указанные документы в форме документов на бумажном носителе с отметкой об их переводе в форму электронных образов документов передаются заявителю после завершения процедуры осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав вместе с иными подлежащими выдаче документами (вместе с иными подлежащими выдаче документами направляются почтовым отправлением или передаются органом регистрации прав в МФЦ для возврата заявителю);
  
  
• Если документы не были получены заявителем в течение 45 дней со дня их передачи органом регистрации прав в МФЦ, они подлежат возврату в орган регистрации прав (часть 13 статьи 18)

2) с 28 октября 2021 года (с момента прекращения действия части 4 статьи 11 Закона о недвижимости) реестровые дела будут вестись только в электронной форме.

В соответствии с внесенными в Закон о недвижимости изменениями (Федеральный закон от 30.04.2021 №120-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации недвижимости" и отдельные законодательные акты Российской Федерации») в формируемые с 30.04.2021 реестровые дела (тома реестровых дел) помещаются исключительно электронные документы (электронные образы документов).

В Стратегии отмечается, что в отношении накопленных дел, закрытых в соответствии с действовавшими до 1 января 2021 года требованиями, проводились работы по перекомплектованию в целях сокращения объема помещенных в них документов путем изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела (п.1.7).

Мой комментарий: Комментируя идею проведения работы по перекомплектованию, я писала в 2015 году: «Идея перекомплектования дел, с моей точки зрения, самая спорная в стратегии, хотя логика этого предложения понятна – отказаться от хранения лишних документов. Дело в том, что в этом случае придется провести экспертизу ценности всех хранимых в делах документов, выделить документы временного срока хранения, провести их уничтожение, перекомплектовать оставшиеся документы в новые дела. Это очень трудоемкая и, соответственно, дорогостоящая работа, требующая привлечения специалистов достаточно высокой квалификации. Может случиться и так, что затраты на перекомплектование «съедят» всю ожидаемую экономию на хранении, поэтому вопрос экономической целесообразности перекомплектования следовало бы проработать очень тщательно».

Я рада, что ведомство через 7 лет признало, что «более эффективным способом перевода документов в электронный вид является сканирование документов таких дел без проведения работ по их перекомплектованию», в связи с чем:

• Далее сканирование помещенных в накопленные дела, закрытые дела документов должно осуществляться без перекомплектования (поточным методом);
  
  
• В отношении накопленных дел, закрытых дел, документы которых ранее (до вступления в силу Стратегии) были переведены в электронный вид в соответствии с приказом №П/426, дополнительные работы не осуществляются.

В Стратегии уточняется, что общее количество накопленных и закрытых дел, подлежавших изначально оцифровке, составляет более 232,9 млн. дел, по состоянию на 1 июня 2021 г., а доля переведенных в электронный вид документов накопленных и закрытых дел - 51%.

Целевым показателем реализации Стратегии является перевод 100% накопленных реестровых дел, закрытых дел на бумажном носителе в электронный вид к 31 декабря 2025 года.

Централизованный учет, сохранность, обработка, упорядочение и использование архивных документов в электронном виде, а также автоматизация и управление процессом перевода бумажных архивных документов в электронный вид обеспечиваются посредством информационной системы управления архивом реестровых дел и книг учета документов (ИС «Архив») (п.1.8).

Для хранения всех архивных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» используются архивохранилища общей площадью порядка 299,34 тыс. кв. м:

• в территориальных органах Росреестра - около 251,88 тыс. кв.м,
  
  
• в филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» - 47,46 тыс. кв.м (п.1.9).

Загруженность существующих архивохранилищ на сегодняшний день оценивается как высокая и продолжает расти. В среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра составляет 96%, филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" - 99%.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=393333