Тематическое дело (досье) - это совокупность документов, относящихся к конкретному расследованию или поддерживающих определённые административные действия.
Тематические дела (case files) иногда называют делами по проектам или досье, хотя данный термин имеет более общее значение, чем термин «дело». Досье часто можно встретить в контексте деятельности органов по оказанию социальных услуг и в документах Конгресса США. Примерами могут служить уголовные дела, истории болезни пациентов и кадровые дела. Типы документов в каждом из серии тематических дел (досье), как правило, в каждом случае охватывают одни и те же категории информации. Ввиду этого архивисты могут иметь досье в различных фондах, среди правовых и судебных, социальных, государственных и частных документов.
Досье имеют ряд характерных свойств:
- В них, как правило, основное внимание сосредоточено на семьях и отдельных лицах, в рамках деятельности органа исполнительной власти, сформировавшего досье;
- Они создаются и ведутся как в государственных, так и в частных органах и организациях;
- Создателями документов могут быть отдельные лица, но чаще всего это организации;
- Досье часто содержат персональные данные, что влияет на доступ к документам и, следовательно, на проведение их экспертизы ценности.
Мой комментарий: Для сравнения приведу слегка отредактированное определение термина «тематическое дело. досье» из русского перевода функциональных требований к системам управления электронными документами MoReq2:
Тематическое дело, досье (case file) - Дело, содержащее документы и/или информационные материалы, относящиеся к конкретному, обычно ограниченному во времени, объекту, действию или событию, такому как отдельный человек, место, проект или организация.
Примечание 1: досье иногда называются делами по проектам
Примечание 2: Примером досье является личное дело – вся содержащаяся в личном деле информация относится к одному лицу, во время его работы в организации. Другими примерами досье могут служить уголовные дела; истории болезни; дела по проектам, контрактам или транзакциям; опросы и исследования. Каждое из серии однотипных досье содержит те же или очень похожие виды документов и/или информационных материалов.
Примечание 3: Досье ограничены во времени. Это означает, что событие или действие должны произойти до того, как досье будет открыто или закрыто. Например, дело по проекту открывается только после того, как принимается решение о выполнении проекта, и закрывается по причине окончания проекта.
Примечание 4: основными характерными особенностями досье являются:
- То, что они представляют собой набор отдельных документов и/или информационных материалов различных видов;
- Во время активного использования уничтожение или передача документов и информационных материалов из состава досье осуществляется согласно правилам ведения деловой деятельности;
- С момента окончательного формирования, досье обычно управляется как единый документ. Возможно, однако, что, в соответствии с правилами и процедурами деловой деятельности, у отдельных документов, суб-дел и томов в составе досье будут свои сроки хранения и правила уничтожения и передачи по истечении этих сроков.
Примечание 5: Суб-дела часто используются для того, чтобы отделить и сгруппировать различные материалы в составе досье, такие как интервью, сообщения в прессе, запросы и отчеты о лабораторных исследованиях, подтверждающую документацию, фотографии, аудио- и видеозаписи, и другие документы
Примечание 6: В отличие от досье, дела, не являющиеся досье, обычно содержат документы, которые:
- Относятся к определенной теме или вопросу,
- Поступают из одного и того же источника,
- Относятся к одному типу.
Краткая история
Согласно литературе, досье впервые начали преобладать в 1930-х годах, когда организация и предоставление услуг здравоохранения и социального обеспечения стали одной из основных функций общества, что привело к появлению новых видов и значительному увеличению объема документов. Примерно в это же время документы стали считаться конфиденциальными, тогда как раньше существовала скорее презумпция их открытости. Со временем досье становились более ориентированными на клиента, что приводило к увеличению количества в них персональных данных. Как следствие, органы социального обеспечения начали разрабатывать политики управления и контроля над доступом.
Проблемы с доступом
К сожалению, из-за того, каким образом учреждения и организации обычно выполняют свою работу, типы документов, которые можно найти в досье, также имеют тенденцию попадать и в другие серии управленческих документов. Архивистам следует понимать, как работает организация, чтобы предвидеть, где подобные типы дел и документов могут оказаться в рамках коллекции (фонда) или группы документов.
Доступ регламентируется специальными законами, такими, как Закон «О неприкосновенности частной жизни» (Privacy Act), Закон «О праве семьи на образование и защиту личной жизни» (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA) и Закон «О перемещаемости медицинского страхования и его подотчётности» (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA); - и хотя это примеры американских законов, в других странах могут иметься аналогичные законодательно-нормативные требования. Вопрос о возможности предоставить доступ к документам является серьёзным поводом для беспокойства при проведении экспертизы ценности, и этот вопрос часто встает в случае материалов типа досье. Помимо юридических вопросов, есть ещё вопросы этические. Досье содержат потенциально ценную, чувствительную информацию о физических лицах, которые не подозревают, что документы о них имеются в государственном учреждении.
Как эти проблемные вопросы экспертизы ценности влияют на решения об отборе документов на архивное хранение? Возможны различные варианты:
- Документы не принимаются на архивное хранение;
- Дела закрываются на определенное время (часто 50 или 75 лет);
- Удаляется идентифицирующая информация;
- От исследователей требуют подписать заявление, освобождающее архив от любой ответственности и претензий, и возлагающее эту ответственность ан самих исследователей (hold harmless statement);
- Доступ предоставляется только к сводным данным и/или запрещается использование индивидуальных имён;
- Проверяются записи исследователей.
Эти решения также будут основаны на том, связана ли научно-исследовательская ценность документов с общественными науками или генеалогией. Если это общественные науки, то часто бывает достаточно агрегированной информации. Если речь идёт о генеалогии, идентифицирующая информация имеет решающее значение.
Отбор образцов
Ещё один вариант действий - это взятие образцов, процесс отбора на архивное хранение из коллекции (фонда) отдельных материалов, замещающих коллекцию в целом. При отборе образцов возникает противоречие между теорией и практикой. Теоретически отбор - это метод, однако как архивист осуществляет его на практике?
При отборе образцов значимые свойства целого сохраняются в той его части, которая отобрана на архивное хранение. Иногда данный процесс определяется как выделение наиболее значимых или наиболее репрезентативных элементов. Иногда этот подход основывается на идее о том, что если отобрать часть целого, то её свойства можно обобщать и переносить на целое. Выборочный отбор часто используется для уменьшения объема документов, что позволяет избежать принятия в ходе экспертизы ценности более проблемных решений.
Выборочный отбор обычно применяется в отношении определенных видов документов, таких, как судебные дела гражданских и уголовных судов, другие государственные документы, переписка конгрессменов с избирателями и досье по социальному обеспечению.
Принятие решений
Принятие решений о том, что делать с досье – таким образом, чтобы сбалансировать юридические и этические обязательства и научно-исследовательскую ценность, - зависит от характера документов и хранилищ, в которых они будут сохраняться. Вопрос о доступе требует внимательного обдумывания со стороны архивистов и их коллег.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/handling-case-files-in-the-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий