Какова ценность информации, содержащейся в архивных материалах? Чтобы определить это, архивисты концентрируют внимание на обстоятельствах их создания.
Основное внимание уделяется определению роли и значимости создателя документов, а также служебному положению, занимаемому создателем документов в организации. Документы высокопоставленного лица, выполняющего малозначимую функцию, могут быть менее важными, чем созданные сотрудниками более низкого уровня документы, документирующие жизненно важную функцию. Архивисты учитывают служебное положение создателя в организации, направления деятельности соответствующего подразделения и выполняемые документами функции.
Содержание (контент)
Архивисты также анализируют контент. Им необходимо знать не только о том, к кому и к какой функции эти документы относятся, но и о том, насколько хорошо они охватывают соответствующий период, являются ли эти документы качественными, какой круг вопросов охватывает информация и имеются ли какие-либо факторы, снижающие ценность контента. Архивисты учитывают практические ограничения на использование документов, такие, как разборчивость и понятность; и результаты тематического анализа, такие, как временной интервал, уровень детализации, отношение создателя к теме, а также характер и качество информации.
Архивисты задают следующие вопросы:
- Каково происхождение документов?
- Что они документируют?
- Есть ли связь между документами и коллекциями (фондами), уже находящимися в архиве?
- Дублируют ли документы материалы коллекций, которые уже находятся в архиве или где-либо еще?
- Соответствуют ли документы миссии и политике комплектования архива?
- Соответствуют ли документы стратегии архива по документированию?
Использование
Архивисты также рассматривают возможности использования документов. Архивы всегда должны учитывать целевое сообщество пользователей архива, и то подходит или же не подходит в этом плане конкретная группа документов. Под пользователями архивисты подразумевают первичных и вторичных пользователей, а также как потенциальных, так и текущих пользователей. Архивисты принимают во внимание интересы пользователей, а также ограничения на доступ.
Архивисты могут спросить:
- Какие правовые нормы или ограничения применимы в отношении документов?
- Как применяются к документам указания по срокам хранения и действиям по их истечении?
- Какие ограничения применимы к документам?
- Каково ожидаемое использование документов?
Расходы
Также учитываются затраты на хранение и обеспечение сохранности. Приём материалов на архивное хранение сопряжен с достаточно существенными расходами. К сожалению, архивисты нередко не задумываются о чём-либо, помимо располагаемого места хранения. Что касается хранения, то не все места хранения одинаковы; для некоторых материалов требуются полки или ящики для карт увеличенного размера, или же специфический микроклимат.
Сколько будет стоить архивная обработка материалов? Архивы часто поручают такую обработку стажерам, студентам или вспомогательному персоналу, но такой подход не всегда является практичным для определенных видов материалов (к тому же, на мой взгляд, регулярное выполнение обработки не-архивистами обесценивает профессию и то невероятное количество интеллектуального труда, которое вкладывается в нашу работу). Некоторые типы документов требуют предметных знаний, а не одних только знаний и навыков в области архивного дела.
Для одних материалов годятся стандартные папки и коробки, в то время, как для материалов иных типов требуется дополнительное оборудование и материалы.
Конечно, некоторые материалы поступают в архив в более упорядоченном состоянии, чем другие, и их обработка требует компетенций, стоимости материалов и объемы работ.
Для некоторых материалов может потребоваться проведение работ по консервации и реставрации. Одни материалы поступают в хорошем состоянии и фактически нуждаются лишь в переупаковке в архивные папки и размещении в архивные короба. Другие материалы являются хрупкими, и с ними нельзя работать без принятия предварительных дополнительных мер по консервации, которые требуют больших затрат времени и материалов.
Ещё один фактор – это работа справочных служб. Уровень усилий в рамках выполнения справочной работы во многом зависит от того, насколько хорошо коллекция была организована и описана. Порой, однако, характер материала во взаимосвязи со способом, посредством которого исследователям нужно получить к нему доступ, делают этот процесс очень трудоёмким.
Нахождение баланса
В рамках процесса экспертизы ценности учитываются реальные затраты, риски и возможности. Архивисты могут принять во внимание все аспекты ценности информации, и они балансируют ценность с затратами на упорядочение, описание, обеспечение долговременной сохранности и доступа к документам, имеющим непреходящую ценность.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/considerations-used-to-appraise-archival-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий