Австралия: Публичное обсуждение новых рекомендаций по вопросам управления информацией при использовании облачных услуг

Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA, www.caara.org.au ) в ноябре 2019 года на своём сайте открыл публичное обсуждение рекомендаций по вопросам управления информацией при использовании облачных услуг.

Публичное обсуждение проекта документа «Требования к управлению информацией для программного обеспечения как услуги (SaaS)» (Information Management requirements for SaaS)

Какова цель настоящего документа?

Улучшить результаты внедрения SaaS-решений, обеспечивая принятие во внимание при закупке продуктов SaaS требований, связанных с управлением информацией в длительной перспективе.

Мы установили, что во многих ныне используемых контрольных списках требований к SaaS-решениям не учитываются такие вопросы управления информацией, как обеспечение целостности информации, доступа, неприкосновенности частной жизни, безопасности и действий с информацией в конце контракта. В результате для государственных органов увеличивается риск плохих результатов, таких, как возможные в будущем перебои с оказанием услуг; финансовые потери; проблемы со стратегическим управлением и подотчетностью.

Настоящий документ не является самодостаточным контрольным списком для SaaS и не включает общие требования к SaaS.

Что делает настоящий документ?

Правительства Австралии как федерального уровня, так и уровня штатов, имеют законодательно-нормативные требования к обработке информации, независимо от того, где она хранится. Эти требования применимы к информации, хранящейся в SaaS-решениях.

Настоящий документ иллюстрирует, как могут применяться эти законодательно-нормативные требования с использованием пяти контрольных списков, перечисляющих вопросы, на которые следует обратить внимание при оценке SaaS-решений.

Какое влияние эти рекомендации могут оказать на государственный сектор?

Документ позволит повысить способность государственных органов и учреждений эффективно и действенно выполнять свои обязанности, обеспечивая управление информацией в соответствии с требованиями законодательства. Это снизит риск неудачных результатов внедрения SAAS-решений.

Чего мы ожидаем от участников публичного обсуждения?

Пожалуйста, посмотрите документ по адресу https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2019/11/IM-requirements-for-SAAS-Draft-for-comment-v1.pdf  (для доступа может потребоваться анонимайзер – Н.Х.)  и сообщите нам, что Вы о нём думаете. Вам не обязательно анализировать весь документ.

Нас особенно интересуют следующие вопросы:

• Есть ли какие-либо требования к информации, которые отсутствуют в документе? Обратите внимание, что этот документ не является самодостаточным контрольным списком для SAAS и поэтому не включает общие требования к SAAS, которые охватываются другими контрольными списками;


• Являются ли какие-либо из требований, на Ваш взгляд, ненужными?


• Являются ли какие-либо требования неясными?

Если Вы знаете кого-либо, кто может быть заинтересован в представлении замечаний и предложений по данному документу, пожалуйста, проинформируйте их о данном публичном обсуждении.

Кто подготовил данный документ?

Документ был подготовлен Австралазийской инициативой в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI). Членами ADRI являются федеральные архивы и архивы штатов Австралии и Новой Зеландии. ADRI является ключевой программой Совета австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA).

Как подавать свои замечания и предложения?

Пожалуйста, внесите свои замечания и предложения в предлагаемую форму  https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2019/11/SAAS-Feedback-Form.docx и отправьте их на электронный почтовый адрес Andrew.Waugh@prov.vic.gov.au .

Каков крайний срок подачи замечаний?

Крайний срок подачи замечаний и предложений - 18 декабря 2019 года.

Мой комментарий: Содержание документа следующее:

1. Введение в проект документа для публичного обсуждения

2. Контрольный список по вопросам управления информацией для использования при закупке SaaS-решений

3. Контрольный список

• 3.1. Определение понятия SaaS
• 3.2. Общие принципы
• 3.3. Правовой статус информации, хранимой в SaaS-системах
• 3.4. Контрольный список, часть 1: Доступ к информации
• 3.5. Контрольный список, часть 2: Менеджмент информации
• 3.6. Контрольный список, часть 3: Обеспечение безопасности информации и неприкосновенности частной жизни
• 3.7. Контрольный список, часть 4: Возврат информации
• 3.8. Контрольный список, часть 5: Отслеживание сроков хранения информации и выполнение действий по их истечении (уничтожение/передача)

Источник: сайт CAARA
https://www.caara.org.au/index.php/working-groups/adri/current-work-items/consultation-on-the-draft-information-management-requirements-for-saas/

Австралия: Заканчивается публичное обсуждение новых рекомендаций по выбору файловых форматов

Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA, www.caara.org.au ) в ноябре 2019 года на своём сайте открыл публичное обсуждение новых рекомендаций по выбору «жизнеспособных» файловых форматов.

Публичное обсуждение проекта документа «Жизнеспособные цифровые файловые форматы для создания и использования документов» (Sustainable Digital File Formats for creating and using records).

Какова цель настоящего документа?

Документ призван способствовать решению задачи обеспечения того, чтобы созданная государственным сектором цифровая информация оставалась пригодной для использования в течение 10-100 лет с минимальным приложением усилий.

Особенность цифровой информации заключается в том, что доступ к ней можно получить только посредством программ. Если Вы не в состоянии найти подходящую программу для доступа к определенной части цифровой информации, эта информация перестаёт быть пригодной для использования.

Проект обсуждаемого документа можно по адресу https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2019/11/RecommendedSDFF-ConsulationDraft-v1.pdf (для доступа может потребоваться анонимайзер – Н.Х.).

Каким образом мы предлагаем обеспечить долговременную доступность?

Чтобы минимизировать риск потери доступа к информации государственного сектора, мы предлагаем, чтобы его персонал создавал информацию только в тех форматах, которые, как мы ожидаем, будут оставаться доступными в течение длительного периода времени при минимальных инвестициях.

Основное внимание уделяется форматам, а не программным продуктам. Большинство программных продуктов способны поддерживать множество различных форматов, и для большинства форматов файлы в этих форматах могут создаваться и использоваться многими программными продуктами. Мы рекомендуем те форматы, которые имеют наилучшие шансы в плане стабильной долговременной доступности; а какой конкретный программный продукт используется для создания или доступа к файлам в определенном формате, не имеет значения.

Мы не предлагаем, чтобы вся цифровая информация была в жизнеспособных форматах. Для некоторых типов информации нет подходящих форматов; и в этом случае мы даём   рекомендации относительно того, как сделать лучший выбор из существующих форматов.

Какое влияние эти рекомендации могут оказать на государственный сектор?

Мы полагаем, что данные рекомендации окажут минимальное влияние на повседневную деятельность государственного сектора и/или на его расходы. Все предлагаемые форматы являются распространенными и уже сейчас широко используются в государственном секторе.

Чего мы ожидаем от участников публичного обсуждения?

Пожалуйста, посмотрите документ и сообщите нам, что Вы о нём думаете. Вам не обязательно анализировать весь документ.

Нас особенно интересуют следующие вопросы:

• Существуют ли какие-либо используемые в Вашей организации типы информации, которые не нашли отражения в документе?


• Являются ли какие-либо из рекомендованных файловых форматов, с вашей точки зрения, непригодными для обеспечения долговременной сохранности?


• Существуют ли форматы, которые следует бы включить; и, если да, то почему их следует считать жизнеспособными?

Если Вы знаете кого-либо, кто может быть заинтересован в представлении замечаний и предложений по данному документу, пожалуйста, проинформируйте их о данном публичном обсуждении.

Кто подготовил данный документ?

Документ был подготовлен Австралазийской инициативой в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI). Членами ADRI являются федеральные архивы и архивы штатов Австралии и Новой Зеландии. ADRI является ключевой программой Совета австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA).

Как подавать свои замечания и предложения?

Пожалуйста, внесите свои замечания и предложения в предлагаемую форму https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2019/11/SDFF-Feedback-Form.docx и отправьте их на электронный почтовый адрес Andrew.Waugh@prov.vic.gov.au .

Каков крайний срок подачи замечаний?

Крайний срок подачи замечаний и предложений - 18 декабря 2019 года.

Мой комментарий: Содержание документа следующее:

1. Введение
2. Рекомендуемые форматы (краткая сводка)
3. Рекомендуемые форматы (подробное описание)

• 3.1. Простые текстовые файлы
• 3.2. Данные
• 3.3. Офисные документы (подготовка текстов)
• 3.4. Офисные документы (электронные таблицы)
• 3.5. Офисные документы (презентации)
• 3.6. Планирование проектов
• 3.7. Электронная почта
• 3.8. Веб-сайты
• 3.9. Веб-сайты (архивные форматы)
• 3.10. Аудио
• 3.11. Графические изображения (растровые)
• 3.12. Графические изображения (векторная графика)
• 3.13. Графические изображения (сканированные документы)
• 3.14. Графические изображения (графические метафайлы – могут одновременно содержать графические элементы различных типов, например, растровую и векторную графику – Н.Х.)
• 3.15. Видео (простые форматы – содержат только аудиовизуальную информацию – Н.Х.)
• 3.16. Видео (контейнерные форматы)
• 3.17. Электронные публикации
• 3.18. Форматы инкапсуляции (речь идёт о форматах, используемых программами-архиваторами типа ZIP – Н.Х.)
• 3.19. САПР-форматы
• 3.20. Форматы геопространственных данных

4. Критерии отбора форматов, пригодных для долговременного хранения
5. Комментарии

В документе перечислены 8 принципов отбора форматов, пригодных для обеспечения долговременной сохранности:

1. Широкое распространение: Формат широко используется и поддерживается во всём мире.

2. Отсутствие ограничений. Формат не подпадает под ограничения, связанные с патентными правами и правовыми обременениями (включая права интеллектуальной собственности); и предпочтительно соответствует принципам открытого кода.

3. Хорошая документированность: Формат является идентифицируемым и хорошо документированным (спецификации формата являются общедоступными и достаточно детальными для того, чтобы группы или отдельные лица, имеющие достаточные навыки и мотивацию, могли создавать программное обеспечение для его точного отображения).

4. Стабильность: Файловый формат стабилен (новые версии выпускаются редко), и либо поддерживается прямая и обратная совместимость, либо предлагается четко описанный путь миграции.

5. Платформенная независимость: Формат должен поддерживаться широким спектром программного обеспечения и/или не зависеть от платформы.

6. Неиспользование сжатия: В идеале формат не должен использовать сжатие. Если сжатие всё же используется, то предпочтительным является сжатие без потерь.

7. Наличие поддержки: Имеется техническая поддержка, обеспечиваемая поставщиками, сообществом и/или третьими сторонами.

8. Дружественность к метаданным: Предпочтительными являются файловые форматы с поддержкой метаданных.

Источник: сайт CAARA
https://www.caara.org.au/index.php/working-groups/adri/current-work-items/consultation-on-the-draft-sustainable-digital-file-formats-what-is-the-purpose-of-the-document-to-address-the-problem-of-ensuring-that-digital-information-created-by-the-public-sect/

Штат Виктория, Австралия: Идёт работа над онлайн-системой ORDA, поддерживающей разработку перечней и установление сроков хранения

Данная заметка Дэвида Брауна (David Brown) была опубликована 18 марта 2013 года на блоге Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

В части разработки указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также типовых перечней, ключевым в деятельности Управления государственных документов штата Виктория (PROV) является внедрение онлайн-приложения по установлению сроков хранения (Online Retention and Disposal Application, ORDA). Система  ORDA представляет собой веб-приложение, разработанное Управлением государственных документов штата Западная Австралия (State Records Office of Western Australia, SROWA) в ходе проекта, выполненного в рамках Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI).

Пользуясь тем, что участникам ADRI, желающим внедрить у себя это приложение, предоставляется полный и свободный доступ к необходимым кодам, PROV приступил к установке и внедрению системы ORDA.

Чтобы система ORDA могла использоваться самим Управлением, государственными органами штата и консультантами, участвующими в разработке указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities), мы сейчас изучаем, в какой мере ORDA сможет удовлетворить наши деловые потребностей, в том числе следующие:

• Система должна надлежащим образом обеспечивать управления процессами экспертизы ценности, начиная от подготовки первоначального проекта указаний по срокам хранения, их рассмотрения и последующего утверждения, и вплоть до их отмены по мере замены со временем обновленными указаниями;


• Это должен быть гибкий инструмент, простой в использовании для внешних пользователей при разработке ими своих сроков хранения, который бы позволил реализовать те возможности повышения эффективности, которые способен дать системный подход (посредством использования выпадающие меню выбора вариантов, включения ссылок на типовые перечни и т.д.);


• Система должна поддерживать сопоставление решений об уничтожении или передаче документов с более общей концепцией экспертизы ценности, в т.ч. поддерживать автоматизированное создание отчетов по итогам такого анализа и обратную связь с внешними пользователями посредством системы отмаркированных полей комментариев;


• При разработке собственных сроков хранения у внешних пользователей должна быть возможность отыскивать существующие аналогичные указания, что будет способствовать принятию обоснованных решений;


• Система должна поддерживать импорт указаний по срокам хранений из инструментов, разработанных третьими сторонами, а также иметь возможность экспорта для поддержки управления сроками хранения в EDRMS-системах управления электронными документами и информацией;


• В системе должны быть средства создания отчетов, позволяющие отслеживать ход процессов экспертизы ценности;


• Система должна обеспечивать возможность захвата и хранения данных из указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, и поддерживать использование этих данных различными способами и для различных целей.

Мы предполагает ввести систему ORDA в эксплуатацию в PROV в конце 2013 года.

Дэвид Браун (David Brown)

Мой комментарий: Похожая система уже создана Национальными Архивами США в рамках системы электронного архива ERA.

Источник:  сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/orda-online-retention-and-disposal-application

Австралия: Для публичного обсуждения выложен глоссарий событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов

На сайте Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI) – организации, координирующей усилия учреждений, занимающихся вопросами управления документами и архивного дела в государственных органах Австралии и Новой Зеландии, в целях выработки единой политики в этих областях, выложен для публичного обсуждения проект довольно любопытного документа - глоссария событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов (ADRI Glossary of Disposal Triggers).

Этот 5-страничный документ можно скачать по адресу http://www.adri.gov.au/products/ADRI-disposal-triggers-Exposure-draft.doc . Публичное обсуждение продлится до конца января 2012 года.

ADRI разработала этот глоссарий с целью собрать воедино термины, широко используемые в указаниях ADRI по срокам хранения и действиям по их истечении, и определить их значение. По мнению авторов документа, он будет способствовать:

• Большей согласованности терминов, используемых в указаниях по срокам хранения в Австралии и в Новой Зеландии,
  
  
• Автоматизации отслеживания триггеров в электронных системах управления документами и информацией (EDRMS),
  
  
• Согласованности сроков хранения в различных отраслях.

Предполагается, что члены ADRI смогут и впредь использовать привычный им стиль формулировок (так, варианты «Уничтожить через 5 лет после завершения транзакции» и «Хранить не менее 5 после завершения транзакции, затем уничтожить» считаются в равной степени приемлемыми). Цель глоссария – при переводе формулировок сроков хранения в машиночитаемый вид, обеспечить определенное единообразие значений поля «Триггер».

В документе разъясняется порядок использования триггера «завершение процесса/действия/операции/транзакции» (Action completed). В конкретных указаниям по срокам хранения триггеры такого рода предлагается «транслировать» в реальные деловые события, происходящие в деловой среде и/или среде управления документами. Например, если процесс завершается выпуском финального отчета, то процедуры отслеживания сроков хранения документов, относящихся к данному процессу и имеющих триггер «завершение процесса»,  следует «привязать» к информации об этой дате.

Всего предлагается 12 триггеров:

• Завершение процесса/действия/операции/транзакции (Action completed).
  
  
• Назначение сотрудника на определенную должность или начало исполнения им определенной роли (Appointment),
  
  
• Момент создания документов (Created),
  
  
• Дата рождения физического лица (Date of birth),
  
  
• Дата смерти физического лица (Date of death),
  
  
• Ликвидация или вывод из эксплуатации делового актива (Disposed of),
  
  
• Нормальное прекращение действия политики или правового инструмента (контракта, лицензии и т.п.) (Expired),
  
  
• Досрочное прекращение действия политики или правового инструмента (Terminated),
  
  
• Вступление в силу политики или правового инструмента (Issued),
  
  
• Прекращение обращения к документам (в случае, когда не удается найти более конкретного триггера, указывающего на завершение деловой транзакции) (Reference use ceases),
  
  
• Уход сотрудника из организации по любым причинам (Separation),
  
  
• Замена таких документов, как правила, политики, процедуры, учебные материалы, руководства по качеству и т.д. новыми версиями (Superseded).

Также названы три варианта действий, выполняемых по истечении сроков хранения:

• Передача документов на архивное хранение,
  
  
• Уничтожение,
  
  
• Передача документов другой организации.

Мой комментарий: На мой взгляд, главная ценность этого документа в том, что он служит хорошим примером того, какую работу по упорядочиванию и стандартизации сроков хранения можно провести, причём так, что в дальнейшем полученные результаты позволят существенно облегчить управление сроками хранения в СЭД и его автоматизацию.

Нужно отметить, что данный проект глоссария уже подвергся критике за то, что он лишь обобщает уже сложившуюся практику, вместо того, чтобы предложить более современную и совершенную модель.

Источник: сайт ADRI
http://www.adri.gov.au/

Штат Квинсленд, Австралия: Руководство по управлению документами в системах видеонаблюдения

На сайте Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI) – организации, координирующей усилия учреждений, занимающихся вопросами управления документами и архивного дела в государственных органах Австралии и Новой Зеландии, в целях выработки единой политики в этих областях, - среди разработок 2010 года предлагается подготовленное архивной службой штата Квинсленд (Австралия) руководство «Управление документами в системах видеонаблюдения» (Managing Closed Circuit Television (CCTV) Records).

Документ объёмом 69 страниц можно скачать по адресу http://www.adri.gov.au/products/cctv_guideline.pdf 

Как отмечается в аннотации, системы видеонаблюдения (CCTV) всё чаще используются государственными органами для решения различных задач наблюдения. Проблемы, с которыми связано управление CCTV-документами, включают:

• наличие многочисленных коммерческих систем видеонаблюдения и используемых в них способов кодировки;
  
  
• борьбу с низким качеством изображения вследствие отсутствия стандартов оперативного использования CCTV-систем;
  
  
• различия в деловых процессах управления документами; и
  
  
• малое внимание к общей стоимости владения при управлении документами на протяжении всего их жизненного цикла.

В данном всеобъемлющем руководстве излагаются законодательно-нормативные требования к управлению документами видеонаблюдения; предлагается организационная основа для управления документами видеонаблюдения, а также детально описываются документационные процессы, используемые в ходе создания, применения, хранения, поиска/извлечения и уничтожения документов видеонаблюдения.

Руководство содержит практические советы, основные соображения, и пошаговые рекомендации по всем аспектам управления CCTV-документами. Руководство может быть полезно государственным органам как при внедрении систем видеонаблюдения, так и при оценке существующих процессов на соответствие законодательно-нормативным минимальным требованиям и минимальным требованиями к управлению документами.

Хотя руководство было написаны специально для органов государственной власти штата Квинсленд, содержащийся в нём материал может быть адаптирован для применения в других юрисдикциях.

Источник: сайт ADRI
http://www.adri.gov.au/
http://www.adri.gov.au/products/cctv_guideline.pdf