Судьба важнейших документов после исчезновения шкафов с бумажными документами: Будущее управления документами и обеспечения непрерывности деловой деятельности (4)

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/3.html )

Искусственный интеллект способствует увеличению разрыва

Искусственный интеллект вносит еще один уровень сложности в этот и без того нестабильный ландшафт.

Многие проблемы стратегического управления, связанные с системами ИИ, вращаются вокруг концепций, которые специалисты по управлению документами изучают уже десятилетия, пусть даже используя другую терминологию. Вопросы объяснимости, отслеживаемости, подотчетности, происхождения, документирования жизненного цикла и заслуживающих доверия доказательств находятся близко к историческому идеологическому ядру в области управления документами.

Разница заключается в том, что системы ИИ сталкиваются с этими проблемами в средах, которые являются гораздо более динамичными, распределёнными и технически непрозрачными, чем традиционные системы управления документами.

Возможный в будущем сбой в обеспечении непрерывности может не повлечь за собой уничтожение документов в традиционном смысле. Вместо этого организации могут потерять родословную моделей, цепочки происхождения, метаданные аудита, протоколы логических выводов и/или отслеживаемость решений. Организации могут сохранить результаты работы ИИ, потеряв при этом контекстуальные доказательства, необходимые для объяснения того, как эти результаты были сгенерированы. Они могут сохранить транзакционные документы, утратив при этом взаимосвязанные с ними метаданные и системные связи, необходимые для установления доверия.

Это особенно важно, поскольку системы ИИ все чаще непосредственно участвуют в процессах оперативной деятельности и процессах управления. По мере того, как организации интегрируют ИИ в процессы принятия решений, исполнения законодательно-нормативных требований, взаимодействия с клиентами и оперативного управления, - непрерывность заслуживающих доверия доказательств становится неотделимой от непрерывности самих систем.

Традиционные подходы «важнейших документов» предлагают лишь ограниченные рекомендации для этой среды, поскольку они были построены вокруг обеспечения сохранности отдельных информационных объектов, а не обеспечения непрерывности доказательных связей в рамках распределенных цифровых инфраструктур.

Таким образом, проблема заключается уже не просто в выживании документов - речь идёт о сохранении доверия.

Нарождающаяся проблема непрерывности доказательств

В сообществах, занимающихся стандартизацией, постепенно формируется более широкая концепция, которую лучше всего можно описать как «непрерывность доказательств» (evidentiary continuity).

Данная идея выходит за рамки традиционной защиты документов или их восстановления после катастроф. Она включает в себя непрерывность аутентичности, происхождения, метаданных, цепочек доверия, доказательств подотчетности, контекста обеспечения сохранности, удостоверений личности, целостности транзакций и операционных связей в масштабе взаимосвязанных систем.

Проблема в том, что ни одно профессиональное сообщество не является в полной мере «владельцем» данной области.

Специалисты по обеспечению непрерывности деловой деятельности в основном занимаются вопросами восстановления оперативной деятельности и обеспечения жизнестойкости. В рамках концепций кибербезопасности акцент делается на жизнестойкость, детектирование и реагирование. Сообщества специалистов в области электронной сохранности основное внимание обращают на аутентичность, неизменность, метаданные для обеспечения долговременной сохранности и на обеспечение долговременной доступности. Инициативы в области стратегического управления ИИ всё чаще рассматривают вопросы прозрачности, объяснимости и подотчетности.

Каждое профессиональное сообщество решает часть проблемы, но ни одно из них полностью не интегрирует весь жизненный цикл доказательств, охватывающий операционные сбои, подотчетность стратегического управления, непрерывность обеспечения сохранности и системы принятия решений с помощью машин.

С точки зрения работы над стандартами управления документами, эта фрагментация создает как проблему, так и возможности.

Специалисты по управлению документами уже располагают многими элементами концептуального фундамента, необходимого для этой новой среды. Стратегическое управление документами, метаданные, происхождение, аутентичность, системный анализ, подотчетность и представления о жизненном цикле остаются чрезвычайно актуальными. Во многих отношениях нынешняя технологическая среда делает эти концепции не менее, а более важными.

В то же время, наша профессия рискует потерять своё влияние, если работа над стандартами останется ограниченной рамками старыми представлений о документных системах и границах организаций. Всё чаще формирующие цифровое доверие концепции оперативной деятельности разрабатываются на основе руководств по кибербезопасности, требований к жизнестойкости оперативной деятельности, инициатив по стратегическому управлению ИИ, концепций обеспечения долговременной сохранности и технических архитектур на уровне платформ.

Опасность заключается не в том, что концепции управления документами исчезнут, а в том, что они сохранятся - но при окажутся оторванными от самой профессии управления документами.

Более широкие возможности для разработки стандартов

В результате появляется потенциально важная возможность для разработки стандартов более широкого плана.

Не обязательно нужно разработать какой-то один новый стандарт или концепцию. Более масштабная задача может заключаться в переосмыслении того, как стандарты управления документами взаимодействуют с вопросами жизнеспособности оперативной деятельности, цифрового доверия, подотчетности ИИ, непрерывности обеспечения долговременной сохранности и распределенных инфраструктур стратегического управления.

В будущем разработка стандартов может потребовать решения вопросов, связанных с критически-важными для обеспечения непрерывности метаданными, выявлением взаимозависимостей доказательств, непрерывностью авторитетной информации, сохранением доверия во время сбоев, жизнестойкостью документных систем и непрерывностью доказательств подотчетности ИИ. Что ещё важнее, разработка стандартов может потребовать признания того, что наиболее значимые проблемы стратегического управления, с которыми сталкиваются организации, больше не укладываются в традиционные профессиональные рамки.

Границы, разделяющие управление документами, кибербезопасность, жизнестойкость оперативной деятельности, электронную сохранность, стратегическое управление информацией и подотчётность ИИ, продолжают размываться, поскольку сами цифровые системы стали глубоко взаимосвязанными. Организации все больше зависят от сетей взаимосвязей, а не от изолированных систем. Доверие возникает в результате взаимодействия метаданных, идентификационных профилей, сведений о происхождении данных, инфраструктур журналирования, мер и средств обеспечения долговременной сохранности и концепций стратегического управления, одновременно функционирующих в распределённых средах.

Сообществами, которые с наибольшей вероятностью будут направлять разработку будущих стандартов, вероятно, станут те, что способны строить концептуальные мосты между этими областями, а не защищать узко-дисциплинарную территорию.

Для представителей профессии управления документами это может потребовать более широкого стратегического сдвига в точке зрения. Отношение к управлению документами как к самодостаточной управленческой дисциплине, функционирующей на периферии систем организации, возможно, уже не станет «билетом в будущее». Вместо этого концепции управления документами все чаще будут функционировать как основополагающие компоненты в рамках гораздо более крупных экосистем доказательств и доверия.

Эта эволюция не умаляет значимость профессии - напротив, она расширяет её потенциальную актуальность. Но она также требует разработки стандартов, которые могут напрямую взаимодействовать с реалиями функционирования облачных инфраструктур, распределенных систем, машиночитаемого управления, подотчетности ИИ, устойчивости к киберугрозам и архитектур обеспечения долговременной сохранности.

От выживания документов к сохранению доверия

Более глубокая проблема заключается в том, что организации вступают в эпоху, когда непрерывность оперативной деятельности зависит от непрерывности заслуживающих доверия информационных экосистем.

Современные организации не могут восстановиться просто благодаря тому, что где-то существует копия документа. Восстановление деятельности всё чаще требует реконструкции сведений о происхождении, метаданных, подотчетности, объяснимости, аутентичности, целостности, контекста обеспечения сохранности и системных взаимосвязей в масштабе сильно распределенных цифровых сред.

На практике в будущем проблема обеспечения непрерывности деловой деятельности становится проблемой архитектуры доказательств.

Данное наблюдение позиционирует концепции управления документами гораздо ближе к центру более широких дискуссий об жизнестойкости оперативной деятельности, стратегическом управлении ИИ, кибербезопасности и цифровом доверии, чем могут себе представить многие специалисты-практики. Концепции, разработанные за десятилетия специалистами по управлению документами, остаются чрезвычайно актуальными, поскольку современные организации по-прежнему полагаются на надёжные и заслуживающие доверия доказательства в плане своего функционирования, стратегического управления, демонстрации подотчетности и поддержания легитимности.

Изменились масштаб и сложность среды, в которой теперь существуют эти доказательства.

Таким образом, перед специалистами по управлению документами стоит стратегический выбор. Профессия может продолжить функционировать в относительно узких исторически сложившихся рамках, сосредоточив внимание в основном на управлении сроками хранения, исполнении законодательно-нормативных требований и на административных аспектах стратегического управления, - или же она может более непосредственно взаимодействовать с нарождающейся архитектурой заслуживающих доверия цифровых доказательств.

Если профессия останется ограниченной слишком узкими рамками, то другие дисциплины будут все чаще будут определять концепции оперативной деятельности, регламентирующие вопросы аутентичности, происхождения, подотчетности, жизнестойкости и доверия к доказательствам. Основополагающие концепции управления документами могут сохраниться, но они будут интегрированы в концепции кибербезопасности, в модели стратегического управления ИИ, в облачные архитектуры, в системы обеспечения долговременной сохранности и в программы обеспечения жизнестойкости оперативной деятельности, разработанные в основном без участия традиционных сообществ управления документами.

Если, однако, работа над стандартами управления документами будет эволюционировать, расширяясь в эти смежные области, то наша профессия сможет внести вклад не только в управление документами, но и в фундаментальную инфраструктуру доверия самого цифрового общества.

В конечном итоге, эта возможность может представлять собой реальное будущее представлений о важнейших документах в цифровую эпоху.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/vital-records-after-the-death-of 

Судьба важнейших документов после исчезновения шкафов с бумажными документами: Будущее управления документами и обеспечения непрерывности деловой деятельности (3)

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/2.html )

Упадок традиционной модели «важнейших документов»

Исторически программы управления важнейшими документами формировались на основе предположений бумажной эпохи. Организации выявляли документы, необходимые для поддержания оперативной деятельности в случае чрезвычайных ситуаций, и документы о правах и интересах, дублировали их для последующего хранения в высокозащищённых хранилищах или в архивах на микроплёнке, и поддерживали географически разнесённые копии на случай катастрофы. Основная логика была прямолинейной. Если организация могла сохранить, и после перебоев - восстановить свои наиболее важные документы, она была в состоянии продолжать работу и исполнять свои юридические обязательства.

Эта модель работала, потому что условия ведения деловой деятельности были сравнительно стабильными. Документные системы, как правило, были централизованными. Вопрос ответственного хранения решался относительно просто. Структуры метаданных были ограничены, но понятны. Границы организации были более чётко определены, а генерирующие документы системы в значительной степени находились под прямым институциональным контролем.

Цифровая трансформация постепенно подорвала эти предположения.

Мой комментарий: Не соглашусь с автором в его мрачных выводах. Проблема управления важнейшими документами всегда решалась каждой организацией индивидуально, исходя из её правовых обязательств и деловых потребностей, а также на основе баланса рисков и затрат. Для огромного числа организаций отлаженные за четверть века методы по-прежнему прекрасно работают. Для многих других организаций по-прежнему справедливы устоявшиеся принципы, но требует пересмотра спектр информационных активов и поддерживающих их ресурсов, выживание которых нужно обеспечить, а также конкретные планы действий в случае чрезвычайных ситуаций.

Кроме того, автор не учитывает то, что цифровая трансформация и внедрение новых и нарождающихся технологий не только усугубляют проблему, но и предлагают новые методы и возможности для её решения. Если в начале века важнейшие документы (или их страховые копии) предлагалось сохранять, в основном, на бумажных носителях, то сейчас такого ограничения нет. географически-распределенные системы сами по себе имеют повышенную живучесть; и с каждым годов всё больше важнейших документов может быть восстановлено по данным их централизованных государственных реестров, регистров и кадастров…

Сегодня критически-важные для обеспечения непрерывности деятельности данные часто полагаются на инфраструктуру, которая выходит далеко за рамки самой документа. Современная цепочка доказательств может включать поставщиков услуг идентификации, федеративные системы аутентификации, облачные API-интерфейсы, платформы оркестрации, механизмы рабочих процессов, распределенные инфраструктуры журналирования и протоколирования, службы синхронизации метаданных, системы отслеживания происхождения для машинного обучения, внешние системы аудита и средства контроля и управления сроками хранения, встроенные в платформы третьих сторон.

Во многих ситуациях организация больше не контролирует полностью системы, которые создают, аутентифицируют, сохраняют или контекстуализируют ее собственные доказательства. Документ стала лишь одним из компонентов в гораздо более обширной сети взаимоотношений, которые в совокупности устанавливают доверие.

Это коренным образом меняет проблему обеспечения непрерывности деловой деятельности.

В бумажной среде нарушение непрерывности могло включать уничтожение физического дела. В современной цифровой среде само дело может сохраниться, в то время как окружающая архитектура доверия рухнет. 

Мой комментарий: Ровно та же проблема существовала и в бумажной среде :) Порой даже уничтожать ничего не нужно было – достаточно было рассыпать содержимое папок!

Организация может восстановить данные транзакций, но потерять метаданные, необходимые для установления аутентичности. Она может восстановить базу данных, потеряв при этом цепочку сведений о происхождении, объясняющую, каким образом информация была создана или изменена. Она может сохранить контент, потеряв при этом журналы аудита, необходимые для демонстрации подотчетности или исполнения законодательно-нормативных требований.

Таким образом, вопрос, стоящий перед организациями, эволюционировал из относительно узкого вопроса о том, какие документы должны выжить, в гораздо более широкую задачу, в основе которой лежит восстановление заслуживающих доверия доказательных связей после завершения чрезвычайной ситуации.

Мой комментарий: Боюсь, что здесь мы имеем дело с «зацикливанием» архивиста или специалиста по управлению документами на собственных частных проблемах. Когда выходит из строя энергоснабжение, в первую очередь нужно обеспечить хотя бы минимальную подачу электроэнергии на критически важные объекты (и в этом должна помочь программа важнейших документов) – в этот момент не время беспокоиться о том, как потомки будут оценивать достоверность сохранившихся документов как доказательств. Для восстановления юридической и доказательной силы уцелевших документов будет своё время, и на такой случай существуют свои методы – так, например, решаются вопросы восстановления прав людей и организаций в случае, когда соответствующие документы были утрачены в ходе гражданских беспорядков, войн и масштабных катастроф.

Этот сдвиг представляет собой нечто большее, чем просто техническую эволюцию. Он отражает более глубокую трансформацию в природе самих документов. Документы больше не являются изолированными объектами, хранящимися в специализированных системах. Все чаще они существуют как узлы внутри распределенных экосистем доказательств, где доверие порождается из взаимосвязей между метаданными, системами, идентификационными профилями, журналами аудита, сведениями о происхождении, контекстом обеспечения сохранности и механизмами стратегического управления.

Традиционная модель «важнейших документов» никогда не разрабатывалась для таких условий.

Внешние по отношению к ИСО концепции уже частично признают проблему

Один из наиболее показательных аспектов текущего ландшафта заключается в том, что появление многих из наиболее эффективных мер оперативного реагирования, связанных с информацией, критически-важной для обеспечения непрерывности деловой деятельности, не имело никакого отношения к стандартам управления документами.

Вместо этого они развивались в смежных областях, где организации были вынуждены напрямую решать проблему нестабильности оперативной деятельности. Специалистам по управлению чрезвычайными ситуациями приходилось решать задачу продолжения функционирования органов государственного управления во время национальных кризисов. Специалистам по кибербезопасности приходилось решать задачу сохранения достоверных доказательств в случае компрометации системы. Финансовые регуляторы столкнулись с возможностью того, что перебои в работе с информацией могут привести к системной экономической нестабильности. Сообщества специалистов по обеспечению электронной сохранности столкнулись с вопросом сохранения в долгосрочной перспективе аутентичности в условия быстро меняющейся технической среды.

Каждое сообщество подходило к решению проблем по-своему, но все постепенно пришли к одному и тому же выводу: непрерывность деловой деятельности зависит от поддержания заслуживающих доверия доказательных связей, а не просто от обеспечения сохранности информационных объектов.

Директивы Федерального агентство по чрезвычайным ситуациям США (Federal Emergency Management Agency, FEMA) по вопросам обеспечению непрерывности деловой деятельности являются одним из наиболее ярких примеров этой эволюции. Концепция FEMA обеспечения непрерывности деловой деятельности отказалась от устаревшего понятия «важнейших документов» и стала использовать такие понятия, как «документы, необходимые для обеспечения непрерывности деловой деятельности» (continuity-essential records), и «информационные системы, необходимые для обеспечения непрерывности деловой деятельности» (continuity-essential information systems). Изменение терминологии стало отражением более глубокого осознания того, что обеспечение непрерывности деловой деятельности всё больше зависит от взаимосвязанных систем, а не от отдельных изолированных документов.

Федеральное планирование усилий по обеспечению непрерывности деловой деятельности постепенно стало меньше ориентироваться на простую защиту файлов и больше - на обеспечение возможности организации продолжать принимать решения, осуществлять полномочия, защищать законные права и восстанавливать заслуживающие доверия свидетельства /доказательства оперативной деятельности в условиях кризиса. Возможность быстрого поиска и извлечения, географически распределенный доступ и необходимые для обеспечения непрерывности деловой деятельности системы стали центральными вопросами, поскольку окружающая информационная среда сама по себе стала критически-важной для оперативной деятельности.

Мой комментарий: Справедливости ради следует отметить, что «правильная» работа по обеспечению непрерывности деловой деятельности и в бумажные времена никогда не ориентировалась «на простую защиту» дел и документов …

Руководства американского Национального института стандартов и технологий (National Institute of Standards and Technology, NIST) развивались по аналогичному пути. Такие публикации, как NIST SP 800-34, рассматривали обеспечение непрерывности деловой деятельности с точки зрения планирования действий в чрезвычайных ситуациях для информационных систем, однако они неоднократно возвращались к вопросам, хорошо знакомым специалистам по управлению документами - таким, как приоритеты при восстановлении, выявление зависимостей, последовательность действий по восстановлению, сохранение свидетельств оперативной деятельности и обеспечение непрерывности для заслуживающей доверия информации.

Мой комментарий: Речь идёт о специальной публикации NIST SP 800-34, Revision 1, 
«Руководство по планированию действий в чрезвычайных ситуациях для федеральных информационных систем» (Contingency Planning Guide for Federal Information Systems), январь 2020 года, https://www.nist.gov/privacy-framework/nist-sp-800-34 (прямая ссылка на PDF-файл https://doi.org/10.6028/NIST.SP.800-34r1 ).

Здесь особенно важно то, что сообщества специалистов по кибербезопасности и обеспечению непрерывности деловой деятельности все чаще реализуют эти концепции в рамках действующих технических инфраструктур. Обеспечение непрерывности деловой деятельности перестало рассматриваться как статическое управление запасами. Оно стало проблемой инженерии действующих систем, включающей взаимозависимые платформы, распределенные архитектуры восстановления, системы журналирования, среды аутентификации и сложные операционные зависимости.

Сообщества специалистов по обеспечению электронной сохранности столкнулись со многими из тех же проблем, но подойдя к ним с совершенно иной точки зрения. Эталонная модель открытой архивной информационно системы OAIS и взаимосвязанные с ней концепции обеспечения долговременной сохранности главным образом сфокусировали внимание на происхождении, сведениях о представлении (representation information), на метаданных для обеспечения долговременной сохранности, неизменности и долговременной понятности. Эти специалисты рано поняли, что обеспечение сохранности электронного контента без сохранения окружающих контекстных взаимосвязей в конечном итоге сделает информацию непригодной для использования либо не вызывающей доверия.

В результате концепции обеспечения долговременной сохранности часто неявно рассматривали проблемы обеспечения непрерывности деловой деятельности, даже если они не использовали соответствующую специализированную терминологию. Географическая избыточность, валидация целостности, сохранение метаданных, цепочка ответственного хранения и контекст обеспечения сохранности - всё это используется в качестве механизмов для поддержания непрерывности доказательств во времени, в том числе в случае перебоев и чрезвычайных ситуаций.

Финансовый сектор ввёл еще одно измерение. Разработанные банковскими регуляторами концепции жизнестойкости оперативной деятельности всё чаще рассматривают непрерывность заслуживающей доверия информации как вопрос системного риска. Выявление зависимостей, непрерывность ИКТ, журналирование / протоколирование, отслеживаемость, надзор третьей стороны и подотчетность в отношении доказательств стали центральными вопросами, поскольку сбои в цифровом доверии могут распространяться по всей финансовой инфраструктуре, приводя к огромным последствиям.

Что поразительно во всех этих областях, так это то, насколько они всё больше сходятся к идеям, традиционно ассоциируемым с управлением документами, даже несмотря на то, что сама профессия управления документами иногда остаётся институционально отстранённой от этих дискуссий.

Вопросы происхождения, аутентичности, целостности метаданных, подотчетности, отслеживаемости и доверия к доказательствам теперь находятся в центре работ по обеспечению устойчивости к киберугрозам, стратегическому управлению ИИ, непрерывности оперативной деятельности, электронной сохранности и финансовой жизнестойкости. Сами концепции не исчезли; во многих отношениях они стали более важными с операционной точки зрения, чем когда-либо.

Что изменилось, так это та среда, в которой эти концепции теперь функционируют. Они больше не ограничиваются рамками программами управления документами или архивных систем. Они стали неотъемлемой частью более широкой архитектуры цифрового доверия.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/4.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/vital-records-after-the-death-of 

Судьба важнейших документов после исчезновения шкафов с бумажными документами: Будущее управления документами и обеспечения непрерывности деловой деятельности (2)

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/1.html )

Ландшафт стандартов обеспечения непрерывности деловой деятельности

Ключевые международные стандарты обеспечения непрерывности деловой деятельности разработаны техническим комитетом Международной организации по стандартизации (ИСО) ISO/TC 292 «Безопасность и жизнестойкость» (Security and resilience). Наиболее известным является стандарт ISO 22301, устанавливающий требования к системам менеджмента непрерывности деловой деятельности. Вокруг него существует растущая экосистема взаимосвязанных руководств и технических спецификаций, охватывающих анализ воздействия на деловую деятельность, жизнестойкость организаций, непрерывность работы ИКТ, координацию в кризисных ситуациях и жизнестойкость цепочек поставок.

Мой комментарий: Речь идёт о стандарте ISO 22301:2019 «Безопасность и жизнестойкость – Система менеджмента непрерывности деловой деятельности – Требования» (Security and resilience - Business continuity management systems – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/75106.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:22301:ed-2:v1:en , а также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2019/11/iso-22301.html . В настоящее время идёт работа над новой редакцией стандарта.

В России стандарт адаптирован как ГОСТ Р ИСО 22301-2021 «Надёжность в технике. Системы менеджмента непрерывности деятельности. Требования», см. https://protect.gost.ru/gost/details/9847b5a5-e69d-4af0-8799-8fe12e706fa9 и мой пост https://rusrim.blogspot.com/2021/12/blog-post_816.html .

В совокупности эти стандарты предлагают зрелую концептуальную основу для планирования обеспечения непрерывности деловой деятельности, восстановления оперативной деятельности, анализа зависимостей, реагирования на перебои и менеджмента жизнестойкости (живучести). Они требуют от организаций выявления критически-важных деловых процессов, оценки зависимостей, установления приоритетов при восстановлении и поддержания во времени способности обеспечивать непрерывность деловой деятельности.

При внимательном изучении этих стандартов особенно поражает то, насколько сильно они неявно полагаются на заслуживающие доверия документы и информационные системы, при этом не включая их в полной мере в свои модели. В стандартах обеспечения непрерывности деловой деятельности обычно обсуждаются критически важные информационные ресурсы, зависимости оперативной деятельности, последовательность работ по восстановлению и приоритеты восстановления. Однако они, как правило, не затрагивают более глубокие структуры свидетельств / доказательств, на которые полагаются современные организации.

Например, план обеспечения непрерывности деловой деятельности может предусматривать восстановление транзакционной платформы, однако восстановление самой платформы не обязательно означает восстановление доверия. Организациям также необходимы метаданные, сведения о происхождении, идентификационные связи, журналы аудита, лог-файлы, состояния конфигурации, средства управления сроками хранения и контекст обеспечения сохранности. Без этих элементов реконструированные информационные системы могут функционировать, оставаясь при этом скомпрометированными с точки зрения надёжности содержащихся в них доказательств.

Ситуация становится еще сложнее в облачных средах, где организация может зависеть от инфраструктуры третьей стороны, когда речь идёт об обеспечении сохранности или аутентификации доказательств. Усилия по обеспечению непрерывности деловой деятельности всё чаще включает в себя не просто сохранение документов, но и сохранение связей, которые делают эти документы заслуживающими доверия.

Стандарты обеспечения непрерывности деловой деятельности косвенно отчасти признают эту реальность. Например, стандарт ISO/IEC 27031 рассматривает готовность ИКТ к обеспечению непрерывности деловой деятельности и к восстановлению информационных систем. Технические спецификации ISO/TS 22317, посвященные анализу воздействия на деловую деятельность, акцентируют внимание на выявлении зависимостей и на приоритетах при восстановлении. Стандарт ISO 22316 расширяет круг обсуждаемых вопросов, рассматривая жизнеспособность организаций и потенциал для адаптации. Однако ни один из этих стандартов в полной мере не рассматривает непрерывность самих экосистем доказательств.

Мой комментарий: Выше были упомянуты: 

• Стандарт ISO/IEC 27031:2025 «Кибербезопасность - Готовность информационно-коммуникационных технологий к поддержке непрерывности деловой деятельности» (Cybersecurity - Information and communication technology readiness for business continuity) объёмом 40 страниц, см. https://www.iso.org/standard/27031 и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:80975:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/07/isoiec-270312025.html .
  
  Данный стандарт в редакции 2011 года был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27031-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководство по готовности информационно-коммуникационных технологий к обеспечению непрерывности бизнеса», https://protect.gost.ru/gost/details/d452b5f2-356d-4db9-b536-b0d30f73c247 
  
  
• Технические спецификации ISO/TS 22317:2021 «Безопасность и жизнестойкость – Система менеджмента непрерывности деловой деятельности – Руководство по анализу воздействия на деловую деятельность» (Security and resilience - Business continuity management systems - Guidelines for business impact analysis), см. https://www.iso.org/standard/79000.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:79000:en 
  
  
• Готовящийся к публикации стандарт ISO/DIS 22316 «Безопасность и жизнестойкость – Жизнестойкость организации – Рекомендации» (Security and resilience - Organizational resilience - Guidelines), см. https://www.iso.org/standard/86493.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:86493:en , который заменит действующую редакцию ISO 22316:2017 «Безопасность и жизнестойкость – Жизнестойкость организации - Принципы и характеристики» (Security and resilience — Organizational resilience - Principles and attributes), см. https://www.iso.org/standard/50053.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:50053:en 

Где стандарты управления документами начинают пересекаться с вопросами обеспечения непрерывности деловой деятельности

Стандарты управления документами уже содержат многие детали «головоломки» обеспечения непрерывности деловой деятельности, даже если изначально они не были сформулированы в соответствующих терминах.

Стандарт ISO 15489 видит документы как авторитетные свидетельства / доказательства деловой деятельности и рассматривает вопросы защиты, стратегического управления, подотчетности, а также мер и средств контроля и управления на основе рисков. Стандарт ISO 30301 интегрирует управление документами в более широкие структуры стратегического и оперативного управления организации. Технический отчёт ISO/TR 18128 посвящён оценке рисков для документных процессов и систем, в то время, как стандарт ISO 23081 обеспечивает концептуальную основу для метаданных, которые поддерживают аутентичность, надежность, целостность и возможность использования.

Между тем, технический отчёт ISO/TR 26122 предлагает аналитические подходы для выявления зависимостей от документов и операционных взаимосвязей в рамках бизнес-процессов. Хотя данный стандарт не разрабатывался специально для планирования усилий по обеспечению непрерывности деловой деятельности, описанные в нём методологии анализа процессов легко могут поддерживать выявление критически важных для обеспечения непрерывности документов и зависимостей.

Мой комментарий: Выше были упомянуты: 

• Стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en . Адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», https://protect.gost.ru/gost/details/2497916a-b91d-4248-a025-f898920fa001 
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html . Адаптирован в России дважды - как ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования». см. https://protect.gost.ru/gost/details/a2fe605e-7c73-428b-b519-4fa57f633907 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2018/03/iso-30301.html ); и ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», см. https://protect.gost.ru/gost/details/326cfa1c-9701-4bf2-bb00-4d01e65f38d3 и мой пост https://rusrim.blogspot.com/2015/03/blog-post_98.html .
  
  
• Стандарт ISO 18128:2024 «Информация и документация – Риски для документов – Оценка риска в контексте управления документами» (Information and documentation - Records risks - Risk assessment for records management, см. https://www.iso.org/standard/85321.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:85321:en ). Предшественник данного стандарта - технический отчёт ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация – Оценка рисков для документных процессов и систем» (Information and documentation - Risk assessment for records processes and systems) был адаптирован в России как ГОСТ Р 57551-2017 / ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем», см. https://protect.gost.ru/gost/details/cf71ea00-4ae8-47d3-b96b-470d28f74075 .
  
  
• Документы семейства ISO 23081: 
  
  
• Стандарт ISO 23081-1:2017 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов – Часть 1: Принципы» (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles, см. https://www.iso.org/standard/73172.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2017/11/blog-post_13.html . Данный стандарт (в редакции 2006 года) был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», https://protect.gost.ru/gost/details/1cc0c50b-6ff1-46ab-b7ba-95110a0e1c15  
   
• Стандарт ISO 23081-2:2021 «Информация и документация – Метаданные для управления документами – Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения» (Information and documentation - Metadata for managing records - Part 2: Conceptual and implementation issues, см. https://www.iso.org/standard/81600.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/09/blog-post_502.html .
  
  
• Технический отчет ISO/TR 23081-3:2011 «Информация и документация – Управление метаданными для документов – Часть 3: Метод самооценки» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method, https://www.iso.org/standard/57121.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2011/08/iso-23081.html .
   
• Готовящийся технический отчёт ISO/DTR 23081-4 «Информация и документация - Метаданные документов – Отчёт о наборах элементов метаданных» (Information and documentation - Metadata for records - Part 4: Report on metadata element sets), см. https://www.iso.org/standard/89771.html ), о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/10/isodtr-23081-4-4.html 

• Технический отчёт ISO/TR 26122:2008 «Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (Information and documentation - Work process analysis for records), см. https://www.iso.org/standard/43391.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:43391:en . В России адаптирован как ГОСТ Р 55681-2013 / ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами», см. https://protect.gost.ru/gost/details/60b0f6a9-b832-4e90-b98e-75292a8663d7 

В совокупности эти стандарты формируют значительную концептуальную инфраструктуру. Они устанавливают важность документов как доказательств, признают роль метаданных в поддержании доверия и предлагают ориентированные на стратегическое управление подходы к управлению информацией.

Но чего по-прежнему недостаёт, так это единой концептуальной структуры оперативной деятельности, явно ориентированная на доказательства, критически важные для обеспечения непрерывности деловой деятельности в цифровой среде. В настоящее время нет всеобъемлющего стандарта управления документами, который бы обеспечивал непрерывность происхождения, приоритизацию восстановления авторитетной информации, критически-важные для обеспечения непрерывности метаданные, непрерывность доказательств подотчетности ИИ и выявление взаимозависимостей доказательств в распределённых системах.

Такое отсутствие становится всё более ощутимым по мере того, как организации становятся все более зависимыми от цифровых технологий, а само доверие становится скорее распределённым по взаимосвязанным системам, чем сосредоточенным исключительно в отдельных документах.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/3.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/vital-records-after-the-death-of 

Судьба важнейших документов после исчезновения шкафов с бумажными документами: Будущее управления документами и обеспечения непрерывности деловой деятельности (1)

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 13 мая 2026 года в социальной сети Substack.

На протяжении десятилетий понятие «важнейшие документы» (vital records) в сфере управления документами рассматривалось как довольно-таки простое. Организации выявляли документы, жизненно необходимые для продолжения деловых операций и для защиты юридических и финансовых прав в случае перебоев в деловой деятельности (в т.ч. вызванных природными и техногенными катастрофами – Н.Х.). Создавались копии и дубликаты таких документов, которые хранились вне офиса (желательно – на достаточном удалении – Н.Х.) и периодически обновлялись. 

Мой комментарий: Важно отметить, что к важнейшим документам относят не только «очень-очень» важные деловые и правоустанавливающие документы, но и те документы, которые остро необходимы как в момент непосредственного реагирования на чрезвычайную ситуацию, так и в ходе восстановления после чрезвычайной ситуации. Это могут быть документы, которые в рамках нормальной деловой деятельности могут считаться малоценными – например, контактные данные сотрудников, списки компаний, помогающих в проведении аварийно-восстановительных работ (включая работы по спасению физических и электронных документов) и т.п.

Хочу также отметить, что направление «важнейших документов» привлекало наибольшее внимание в первую декаду века, т.е. в период, когда электронные документы уже стали привычными в деловой деятельности – соответственно, говорить здесь о «модели бумажного века» не вполне корректно.

В эпоху бумажных документов эта модель имела смысл, но затем всё изменилось.

На смену централизованным хранилищам пришли облачные инфраструктуры. Метаданные стали неотделимыми от самих документов. Распределенные системы привели к фрагментации ответственности за хранение и подотчетность. Оперативная деятельность стала существенно зависеть от API-интерфейсов и системы идентификации. Вместе с системами искусственного интеллекта появились вероятностные результаты, непрозрачные пути принятия решений и быстро растущие требования к ведению журналов аудита. Во многих случаях организация уже не контролируют в полной мере системы, которые генерируют или хранят её документальные доказательства.

Тем не менее, несмотря на эту трансформацию, до сих пор в сфере управления документами нет всеобъемлющего международного стандарта, специально посвящённого документам, критически важным для обеспечения непрерывности деловой деятельности, а также системам хранения доказательств в электронно-цифровых средах.

Этот разрыв становится всё более заметным.

Данная проблема лежит на пересечении нескольких областей стандартизации:

• обеспечение непрерывности деловой деятельности;
  
  
• обеспечение жизнеспособности организаций;
  
  
• кибербезопасность;
  
  
• электронная сохранность (обеспечение долговременной сохранности электронных материалов);
  
  
• метаданные;
  
  
• стратегическое управление искусственным интеллектом (ИИ);
  
  
• документирование происхождения (provenance);
  
  
• управление документами;
  
  
• жизнестойкость оперативной деятельности (operational resilience).

И это может указывать на важное направление будущей работы над стандартами управления документами.

Работа над стандартами находится на перепутье

Данная проблема масштабнее, чем сфера деятельности какого-либо отдельного комитета по стандартизации или какая-либо конкретная область профессиональной деятельности. Здесь поднимаются более широкие вопросы о будущих направлениях усилий по стандартизации в области управления документами. В течение многих лет сообщество специалистов по управлению документами занимало относительно чётко определенное профессиональное пространство, в центре которого находились вопросы установления и отслеживания сроков хранения, исполнения законодательно-нормативных требований, стратегического управления и подотчетности. Эти основы по-прежнему сохраняют ключевое значение, но организации сейчас сталкиваются с гораздо более сложной информационной средой, в рамках которой доверие, непрерывность деловой деятельности, происхождение и жизнестойкость оперативной деятельности глубоко взаимосвязаны.

Если стандарты управления документами останутся узко сфокусированными на традиционном стратегическом управлении жизненным циклом документов, в то время как другие дисциплины будут определять будущее цифрового доверия, жизнестойкости оперативной деятельности, подотчетности ИИ и целостности доказательств, - то наша профессия рискует стать всё более периферийной по отношению к тем самым системам, которые создают современные свидетельства / доказательства, на которые полагаются организации.

Это уже сейчас проявляется в текущей работе над стандартами. В рамках концепций кибербезопасности всё чаще рассматриваются жизнестойкость оперативной деятельности и её восстановление. В стандартах стратегического управления ИИ всё чаще обсуждаются прозрачность, отслеживаемость, объяснимость и протоколирование. Сообщества специалистов в области электронной сохранности продолжают разрабатывать изощрённые подходы к обеспечению аутентичности, неизменности, наличия сведений о происхождении и метаданных, необходимых для обеспечения долговременной сохранности. Финансовые регуляторы разрабатывают требования к жизнестойкости оперативной деятельности, ориентированные на выявление зависимостей, ведение журналов аудита (протоколирование) и обеспечение опирающейся на доказательства подотчетности. Специалисты по обеспечению непрерывности деловой деятельности всё чаще признают, что восстановление деловой деятельности после чрезвычайных ситуаций зависит от наличия заслуживающих доверия информационных систем, а не только от восстановления инфраструктуры.

Между тем, стандарты управления документами часто всё ещё разрабатываются и формулируются в рамках организационных структур управления, которые развивались в условиях, когда документные системы были сравнительно централизованными и стабильными.

Проблема не в том, что стандарты управления документами стали неактуальными - на самом деле, скорее верно обратное, и концепции, разработанные сообществом специалистов по управлению документами, приобретают всё большее значение в различных технических и управленческих областях. Вопросы происхождения, целостности метаданных, цепочек ответственного хранения, подотчетности, аутентичности и заслуживающих доверия доказательств сейчас являются центральными в таких областях, как стратегическое управление ИИ, кибербезопасность, жизнестойкость оперативной деятельности и электронная сохранность.

Проблема в том, что другие дисциплины все чаще используют эти концепции на практике, в то время как работа над стандартами управления документами иногда остаётся слишком узко ограниченной своими историческими предположениями и институциональными структурами.

Это важный момент для разработки стандартов в более широком плане. Будущая актуальность стандартов управления документами может зависеть не столько от защиты традиционных профессиональных границ, сколько от активного взаимодействия с формирующейся архитектурой цифрового доверия, охватывающей целый ряд различных дисциплин.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/2.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/vital-records-after-the-death-of 

Восстановление важнейших документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 20 сентября 2021 года на сайте компании Lucidea. В ней продолжается обсуждение темы важнейших документов, т.е. тех, что абсолютно необходимы для обеспечения непрерывности деловой деятельности организации в случаях чрезвычайных ситуаций и катастроф, для организации спасательно-восстановительных работ и для восстановления деловой деятельности после катастроф.

Восстановление после катастроф [с точки зрения управления документами – Н.Х] означает готовность восстановить документы после чрезвычайной ситуации. Соответствующее планирование является частью усилий по смягчению последствий катастроф (disaster mitigation), а выполнение - частью деятельности по восстановлению после катастроф (disaster recovery).

Деятельность такого рода часто связана с обработкой влажных или загрязненных бумажных документов, однако аналогичные проблемы возникают и с электронными документами. Например, если электронные документы хранятся только на локальных компьютерах или на съёмных носителях, и эти компьютеры и носители пробудут в воде в течение нескольких дней, то организация, возможно, впоследствии не сумеет восстановить документы с поврежденных носителей. В этой связи разработка процедур обработки поврежденных носителей и последующее обучение выполнению этих процедур является частью обеспечения готовности к восстановлению после катастроф.

Непрерывность деловой деятельности (Continuity of Operations, COOP)

Обеспечение непрерывности деловой деятельности - это инициатива, осуществляемая в течение последних 30 лет, в основе которой лежит необходимость восстановления функционирования систем на каком-то минимальном уровне сразу после катастрофы. У многих организаций есть соответствующий план, в котором описывается, как организация будет реагировать на чрезвычайные ситуации, начиная от хакерской атаки, длительного отключения электроэнергии и вплоть до разрушения здания. Идея плана обеспечения непрерывности деловой деятельности заключается в том, чтобы разобраться, как организация будет заниматься восстановлением услуг и сервисов для своих сотрудников и для общественности. В рамках подготовки такого плана проводится классификация информационных ресурсов на те, которые будут необходимы немедленно; на те, с восстановлением которых можно будет подождать хотя бы в течение короткого периода времени; и на те, которые могут быть восстановлены позже. Основное внимание обращается на то, чтобы как можно скорее запустить и сделать доступными важнейшие данные и приложения. И хотя планированием обеспечения непрерывности деловой деятельности главным образом занимаются деловые подразделения и служба ИТ, архивисты и специалисты по управлению документами также должны быть вовлечены в эту работу.

Во время пандемии COVID-19 организациям также пришлось быстро реагировать на переход на дистанционную работу и на меняющиеся обстоятельства. Хотя в данном случае не было риска катастрофических потерь данных, долгосрочные ограничения на доступ повлияли на непрерывность типовых деловых операций. И хотя никто не мог предсказать пандемию и её последствия, однако имевшие актуальные планы обеспечения непрерывности деловой деятельности организации могли быстрее реагировать и с меньшими усилиями поддерживать свою повседневную деловую деятельность.

Резервное копирование документов и данных

Резервное копирование - это просто самая распространенная форма смягчения последствий стихийных бедствий. Необходимо иметь политику в отношении сроков хранения резервных копий и следовать ей. Резервные копии подпадают под требования [американского процессуального права – Н.Х.] об обязательном раскрытии относящихся к делу материалов в случае судебных споров и расследований (э-раскрытие), и сохранение старых резервных копий может повлечь за собой серьезные финансовые потери. Персонал ИТ-служб нередко хочет хранить резервные копии в течение длительного времени, чтобы можно было восстанавливать старые приложения и данные, однако это может увеличить риски для организации.

ИТ-специалисты часто смотрят на резервные копии, изготавливаемые для целей восстановления ИТ-систем, как на средства сохранения официальных экземпляров документов, которые можно использовать для удовлетворения потребностей в долговременном хранении документов. К сожалению, это не так. Системные и резервные копии являются системно-зависимыми. Например, одна система резервного копирования не сможет считывать данные, сохранённые другой системой резервного копирования.

Даже в организациях с низкими правовыми рисками, избыточно длительное хранение резервных копий может привести к затратам на проведение поиска и раскрытия в случае судебных споров. Цифры варьируются, но затраты в диапазоне десятков (если не сотен) тысяч долларов не являются редкостью, в зависимости от количества резервных копий, которые необходимо восстановить и затем провести по ним поиск. Даже если ничего компрометирующего обнаружено не будет, организации всё равно придётся оплатить поиск данных (и, что стоит намного дороже, труд юристов, которые проводят анализ всех потенциально раскрываемых данных перед их представлением запрашивающей стороне – Н.Х.).

Хотя это может показаться невероятным, однако некоторые организации обнаружили, что дешевле пойти на соглашение с противной стороной, чем проводить поиск по резервным копиям сообщений электронной почты и других документов, - даже зная, что в конечном итоге они могли бы выиграть иск. Когда сведения о подобной практике распространились, в конечном итоге многие из этих организаций наладили у себя надлежащее управление документами, но это случилось лишь после миллионов, выплаченных за урегулирование судебных споров.

Подготовиться и реагировать

Внезапные и неожиданные природные и техногенные чрезвычайные ситуации и катастрофы могут привести к повреждению документов и их хранилищ. Хорошо спланированная система реагирования жизненно важна для снижения уровня ущерба и потерь. Архивисты, специалисты по управлению документами и их коллеги должны подготовиться к чрезвычайным ситуациям с документами и уметь управлять ими. Благодаря заблаговременной подготовке, включающей планирование действий на случай чрезвычайных ситуаций, менеджмент рисков и обучение, они могут отреагировать, проведя оценку ущерба и используя услуги сервисов по восстановлению документов для защиты своих важнейших документов.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-recovery-for-vital-records/ 

Защита важнейших документов организации от катастроф

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 13 сентября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Традиционно, важнейшие документы (т.е. документы организации, которые являются абсолютно необходимыми для реагирования на чрезвычайные ситуации и для восстановления деловой деятельности после катастроф – Н.Х.) были наименее интересной и желательной коллекцией для курирования в рамках архивной работы и управления документами. Важнейшие документы появились ещё до цифровой эры, и работа по обеспечению их сохранности началась тогда, когда специалисты по работе с информацией стали микрофильмировать важнейшие материалы и хранить их в безопасном удаленном месте.

Уроки из практики

Архивисты, возможно, и раньше время от времени занимались упорядочением и обеспечением сохранности важнейших документов, но проблема здесь в том, что заниматься такими документами следует постоянно, а не разово. К сожалению, события 11 сентября 2001 года (террористическая атака на Нью-Йорк и уничтожение башен Всемирного торгового центра – Н.Х.) изменили это восприятие американских архивистов, поскольку угроза внезапных катастрофических потерь стала реальной. Новообретённое чувство неотложности управления важнейшими документами усилилось после урагана «Катрина», когда документы многих организаций были уничтожены из-за наводнения. В последнее время в новостях не раз упоминалось о потере данных в результате стихийных бедствий, случайных ошибок, кражи и злонамеренного уничтожения. В результате вопрос защиты важнейших документов привлек внимание больших и малых организаций.

Своевременное реагирования решает всё

В состав важнейших входят документы, обеспечивающие непрерывность операций и правоустанавливающие документы. Документы, обеспечивающие непрерывность операций, должна быть охвачены как часть процесса скорейшего возвращения к нормальной работе после ЧП. К правоустанавливающим относят те документы, которые необходимы для документирования и реализации прав организации, её сотрудников и клиентов.

Сразу после чрезвычайной ситуации немедленный доступ к правоустанавливающим документам может не потребоваться, однако организация будет нуждаться в них в более длительной перспективе, и планирование усилий по их защите является важной частью программы управления важнейшими документами. Например, документы, касающиеся выплат и льгот сотрудникам, могут не понадобиться немедленно, но они необходимы для обеспечения прав сотрудников.

В настоящее время большинство правоустанавливающих документов являются электронными, и обеспечение их защиты и доступности должно быть частью плана восстановления деловой деятельности после чрезвычайных ситуаций и катастроф. В то же время могут существовать документы, обладающий юридической силой экземпляр которых (т.е. официальный подписанный оригинал) все ещё хранится на бумажном носителе - это, например, документы о собственности и договоры ссуды. В таком случае необходимо позаботиться о сохранности этих документов.

Роли, выполняемые в рамках обеспечения защиты документов

Архивисты и специалисты по управлению документами исполняют ряд ролей при защите документов, включая, в том числе:

• Смягчение последствий стихийных бедствий;
  
  
• Резервное копирование документов и данных;
  
  
• Обеспечение непрерывности деловых операций (Continuity of operations, COOP);
  
  
• Восстановление документов.

Выделение важнейших документов

Важнейшие документы следует идентифицировать с указанием владельца, оператора, типа информации и уровня защиты. Специалистам по работе с информацией следует проводить периодические аудиты процесса защиты физических и электронных документов с тем, чтобы обеспечить надлежаще функционирование всех его компонентов. Аудиты – дело болезненное, но необходимое, поскольку архивисты учатся на ошибках и упущениях, допущенных в ходе учебных упражнений. Архивисты также должны правильно поддерживать среду, в которой хранятся важнейшие документы, и следить за тем, чтобы использовалось надлежащее оборудование для транспортировки, хранения и размещения важнейших документов.

Первым шагом в рамках любых из этих усилий является понимание того, какие информационные активы существуют и какого уровня защиты они заслуживают в зависимости от рисков и возможных последствий их утраты. В число угроз входят стихийные бедствия, такие как наводнения, ураганы, торнадо; а также катастрофы, связанные с деятельностью человека, такие как пожары, сбои систем, хакерские атаки и человеческие ошибки.

Смягчение последствий стихийных бедствий и катастроф

Программа смягчение последствий стихийных бедствий - это программа, направленная на минимизацию ущерба в случае катастрофического события. Выявив существенные угрозы (такие как, например, ураганы или наводнения), архивисты планируют действия по смягчению последствий стихийных бедствий, если те случатся.

План включает внесение изменений в текущие методы ведения деловой деятельности (например, хранение резервных копий в месте, не подверженном ураганам) и располагаемые возможности (например, заключение контракта на поддержание активной или пассивной резервной площадки за пределами зоны ураганов). План также может включать заключение контракта с фирмой, специализирующейся на восстановлении данных и/или восстановлении поврежденных водой документов.

Специалисты информационных профессий могут создать программу, дающую сотрудникам возможность выполнять ключевые по важности функции из удаленного места или предусматривающую перемещение ключевых служб на другую площадку. Ключом к смягчению последствий стихийных бедствий является не только составление плана, но и освоение в ходе тренировок умения отыскивать в плане скрытые недостатки и устранять их, - с тем, чтобы важнейшие документы организации не были навсегда утрачены.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/protecting-vital-records-from-disaster/  

Национальные Архивы США: Обновлено руководство по важнейшим документам

Данная заметка ведущего аналитика по вопросам политики управления документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 14 сентября 2018 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В нашем посте на блоге от 11 сентября 2018 года (см. https://records-express.blogs.archives.gov/2018/09/11/hurricane-florence-threatens-eastern-seaboard/ ) мы напомнили федеральным органам исполнительной власти о доступных для них ресурсах по вопросу действий в условиях чрезвычайных ситуаций. Это особенно актуально сейчас, когда ураган «Флоренция» (Florence) ударил по Северной Каролине. В этой связи мы хотим привлечь внимание к одному из упомянутых в этом посте ресурсов.

Мы рады объявить о выпуске новой, датированной августом 2018 года редакции подготовленного Национальными Архивами «Руководства по важнейшим документам» (Essential Records Guide, ранее Vital Records Guide – смысл названия для русского читателя не поменялся; в США термин «vital records» ранее использовался в связи с тем, что в некоторых штатах термин «essential records» был зарезервирован за документами гражданского состояния - Н.Х.). Первоначальная редакция руководства по управлению важнейшими документами была написана в 1996 году и не пересматривалась в течение 22 лет. Понятно, что с тех пор многое изменилось - например, терминология. Яркий пример тому: предпочтительным стал термин «essential records» вместо ранее использовавшегося «vital records».

Мой комментарий: Напомню, что важнейшие документы – это «документы, абсолютно необходимые для функционирования организации, а также документы, содержащие информацию, критически важную для обеспечения непрерывности деловой деятельности и выживания организации во время или сразу после чрезвычайной ситуации» (см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2964/3589  ).

В числе других изменений можно назвать следующие:

• Более подробная информация о современных форматах документов, в первую очередь электронных,


• Уроки, извлеченные из опыта недавних катастроф;


• Дополнительные необязательные инструменты, которые государственные органы могут использовать для управления своими важнейшими документами;


• Замена устаревшей информации;


• Сокращение объёма руководства с 90 до 60 страниц;


• Использование фотографий и иллюстраций; а также


• Широкое использование ссылок на цитируемые публикации, стандарты, полезные веб-сайты и т.п.

Наверное, наиболее существенным изменением в новой редакции руководства стало то, что оно теперь включает обширные рекомендации федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (Federal Emergency Management Agency, FEMA) по соответствующим темам, которое служит всеобъемлющим ресурсом по вопросам управления важнейшими документами органов федерального правительства. Если материал прямо не включен в публикацию, то даётся ссылка на соответствующие рекомендации.

Пересмотренное Руководство стало итогом двухлетнего проекта Национальных Архивов, в рамках которого была создана внутренняя межведомственная рабочая группа для определения охвата работы и выработки подхода к реорганизации и обновлению Руководства. Руководство было тщательно проанализировано специалистами-практиками, а на завершающем этапе согласовано FEMA.

«Руководство про важнейшим документам» теперь доступно на нашем веб-сайте по адресу https://www.archives.gov/records-mgmt/essential-records . Оно существует в электронном виде. В скором времени оно буде выложено в составе сформированного FEMA «Инструментария обеспечения непрерывности деловой деятельности» (Continuity Resources Toolkit, https://www.fema.gov/continuity-resource-toolkit ).

Если у вас есть вопросы, замечания и предложения, то, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу prmd@nara.gov . Мы планируем ежегодно обновлять и пересматривать Руководство по важнейшим документам.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Управление важнейшими документами – это один из аспектов управления документами, которому, с моей точки зрения, в нашей стране до сих пор уделяется незаслуженно мало внимания. Обеспечение сохранности и пригодности к использованию важнейших документов – одно из условий сохранения работоспособности государственного аппарата и выживания коммерческих организаций в случае чрезвычайных ситуаций и катастроф, которых с каждым годом становится всё больше, особенно в электронной среде…

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/09/14/essential-records-guide-updated/ 

Ассоциация ARMA International: Вышло новое издание стандарта по управлению важнейшими документами

Международная ассоциация ARMA International сообщила, что 12 марта 2017 года Американский национальный институт стандартов ANSI официально зарегистрировал новую редакцию технического отчета ARMA International TR 29-2017 «Важнейшие документы» (Vital Records).

Напомню, что важнейшие документы – это «документы, абсолютно необходимые для функционирования организации, а также документы, содержащие информацию, критически важную для обеспечения непрерывности деловой деятельности и выживания организации во время или сразу после чрезвычайной ситуации» (см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2964/3589 ).

Начиная с апреля 2017 года данный 40-страничный документ можно приобрести здесь: http://www.arma.org/go/prod/V5029 

Технический отчет выпущен взамен национального стандарта ANSI/ARMA 5-2010 «Программы управления важнейшими документами: Идентификация, управление и восстановление критически важных для деловой деятельности документов» (Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records), о котором см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/arma-international.html

В аннотации отмечается следующее:

«Данный технический отчет предоставляет организациям самую свежую информацию, необходимую им для подготовки планов, связанных с обеспечением непрерывности деловой деятельности, и для управления важнейшими документами, - включая сведения о соответствующих инновационных технологических решениях, о текущей отраслевой практике, а также актуальные библиографические ресурсы.

Технический отчет может использоваться как дополнение к «Общепринятым принципам делопроизводства» GARP (Generally Accepted Recordkeeping Principles, разработаны международной ассоциацией ARMA International в 2009 году, см. http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles  , прямая ссылка http://www.arma.org/docs/sharepoint-roadshow/the-principles_executive-summaries_final.doc  ; о них см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2009/06/arma-international-garp.html  - Н.Х.) и к международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation – Records management – Part 1 – Concepts and principles,  о нем см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2016/04/blog-post_28.html - Н.Х.).

Документ предназначен для использования специалистами-практиками в области управления документами и информацией, специалистами по полномасштабному управлению информацией и педагогами. Он также может представлять интерес для архивистов, консультантов по вопросам управления документами, юристов и специалистов в области информационных технологий.»

Международный журнал «Управление информацией» (Information Management Journal) в номере за май-июнь 2017 года опубликовал выдержки из технического отчета, см. http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:50} (в разделе бонусного контента, который, к сожалению, доступен только для подписчиков). Ниже приведены несколько выдержек:

Идентификация важнейших документов

Все организации идентифицируют документы, признанные относящимися к числу важнейших. Эта идентификация в полной мере согласована с деловыми и законодательно-нормативными требованиями к управлению документами в организациях. Важнейшие документы идентифицируются как таковые в момент создания с тем, чтобы обеспечить адекватное управление ими на сём протяжении их жизненного цикла. Наличие атласа данных может ускорить процесс идентификации важнейших документов. Как правило, соблюдаются следующие принципы:

• К числу важнейших относят документы, абсолютно необходимые для возобновления деловых операций;


• Когда это уместно, статус документов изменяется на иной (то есть они исключаются из числа важнейших документов);


• Документы считаются важнейшими только до тех пор, пока это необходимо;


• Документы могут храниться одновременно на различных носителях и в нескольких форматах (это могут быть, например, фотографии, электронные графические образы, бумажные документы);


• Обеспечивается сохранность прав и обязанностей сотрудников, клиентов, заинтересованных сторон, граждан и иных заинтересованных лиц;


• Обеспечивается защита активов;


• Обеспечивается защита правового и финансового статуса организации.

Классификация документов

Документы могут быть разделены на важнейшие (vital), важные (important) и полезные (useful). Документы могут переходить из одной категории в другую в зависимости от функциональной ценности, определяемой особенностями делового процесса. Важные и полезные документы не требуют специальной защиты, выходящей за рамки обычной деловой практики. Все документы - важнейшие, важные и полезные - играют свою роль в возобновлении деловой деятельности после катастроф.

Устанавливается, какие важнейшие документы в случае катастрофы будут нужны немедленно. Соответствующим образом устанавливаются процедуры доступа, методы защиты и распределения ресурсов, используемых для восстановления.

Составление перечня важнейших документов

Перечень важнейших документов (vital records schedule) представляет собой подробный список, который используется для обеспечения возможности восстановления важнейших документов в случае катастрофы. В нем указываются основные атрибуты важнейших документов организации, в том числе название, местонахождение и способ защиты.

Перечень важнейших документов содержит следующие сведения:

• Сведения об объёмах и частоте обращения к важнейшим документам каждого вида;


• Классификацию и приоритетность доступа к каждому виду важнейших документов;


• Описание действий, которые необходимо предпринять для создания дубликатов или для восстановления файлов,  с целью восстановления важнейших документов;


• Описание метода защиты, применяемого для каждой вида важнейших документов, с указанием всех известных недостатков такого метода;


• Указание видов программного обеспечения для работы с электронными важнейшими документами, включая сведения как об установленных версиях, так  и об используемом аппаратном обеспечении.


• Описание типов носителей важнейших документов;


• Местоположение резервных копий;


• Местоположение каждого важнейшего документа;


• Название каждого важнейшего документа;


• Имена лиц, ответственных за получение резервных копий важнейших документов, когда те необходимы для целей восстановления;


• Идентификационные номера или коды серий документов, специфические для программы управления важнейшими документами;


• Временные рамки, в течение которых восстановленные важнейшие документы должны быть доступны. 

Мой комментарий: Странно, что в последние пять-десять лет интерес к защите важнейших документов заметно упал, хотя количество крупных катастроф и чрезвычайных происшествий не уменьшилось, а ситуация в области информационной безопасности сильно ухудшилась. Возможно, это связано с выходом на пенсию представителей той плеяды высококвалифицированных специалистов, которые внесли наибольший вклад в разработку данного направления.

Как бы то ни было, защита важнейших документов останется одним из тех ключевых для организаций направлений, где сходятся интересы служб управления документами, ИТ и информационной безопасности. Участие в этой работе – одна из возможностей для специалистов по управлению документами поднять свой статус в организации и получить доступ к остро необходимым ресурсам. Именно поэтому я призываю коллег не выпускать данное направление из поля зрения и интересоваться свежими публикациями, в том числе стандартами.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/go/prod/V5029 
http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:50}

Непал: Оставшиеся без документов жертвы землетрясения не могут получить помощь

Заметка корреспондента газеты «Таймс оф Индиа» (The Times of India) Диптимана Тийвари (Deeptiman Tiwary) была опубликована на сайте газеты 6 мая 2015 года.

Пострадавшая от землетрясения женщина разбирает обломки своего рухнувшего дома в деревне Синдхупальчоук (Sindhupalchowk), Непал, 5 мая 2015 года (Фото: агентство Рейтер)

После бесконечного ожидания спасения и помощи, жители отдаленных районов Непала теперь столкнулись с бюрократическими препятствиями. Выделенная правительством компенсация выдается при наличии подтверждающих документов. Большинство сельских жителей, дома которых были разрушены, заодно утратили и документы. Многие семьи, потерявшие своих мужчин, не имеют понятия о том, где документы могут быть. В результате значительная часть из выделенных властями 1,35 миллиардов непальских рупий (около 13 миллионов долларов США – Н.Х.) лежат без пользы.

Правительство Непала выдает компенсацию по двум основаниям: тем, кто потерял своих родных; и тем, чьи дома были разрушены и не подлежат восстановлению. Каждая семья, которая потеряла одного из своих членов, должна получить 140 тысяч непальских рупий (1400 долларов); а те, кому нужна помощь в восстановлении жилищ, должны получить NC 25 тысяч рупий (250 долларов).

Шанкар-лама (Shankar Lama) начал возить пассажиров на своём такси уже на третий день после землетрясения, несмотря на то, что его семья, в том числе двое детей младше трех лет, спали на тропинке в Катманду, не имея палатки. Его дом недалеко от моста Шобба Бхагвати (Shobha Bhagwati) рухнул 25 апреля. «У меня нет денег на то, чтобы построить новый дом. Правительство просит предъявить документы, которые все остались в руинах. Я оттуда даже матрас не смог вытащить, чтобы спать на нём. Поэтому я на работе. Я должен зарабатывать», - говорит он.

Ещё хуже обстоит дело в отдаленных деревнях. Свёкр Кальпаны Дунганы (Kalpana Dhungana) погиб, когда рухнул её дом в деревне Дживанпур (Jiwanpur) в районе из Дадинг (Dhading). Муж через три дня после землетрясения отправился искать работу, оставив семью позади. «Все документы были у мужчин. Государственные служащие просят меня доказать родственные связи со свёкром. А мне едва удалось вытащить из-под обломков дома кухонную утварь, чтобы было на чём готовить», - жалуется она.

По данным местных СМИ, власти Дадинга смогли выдать денежную помощь только в 11 из 46 сельских комитетов по развитию. Правительство выделило району 100 миллионов рупий (миллион долларов), но только 20 миллионов было роздано.

Хотя районные власти работают изо всех сил, пытаясь помочь всем пострадавшим семьям, масштаб трагедии и существующие бюрократические требования означают, что все их усилия во многом напрасны. Среди населения, которое и без того было недовольно задержкой с проведением спасательных работ и оказанием помощи, растёт гнев на политиков.

Хотя правительство Непала заявило, что различные страны пока лишь пообещали финансовую поддержку и деньги ещё не пришли в Катманду, люди уже подозревают правительство в нечестности. «Из-за рубежа пришло так много денег, но ничего не доходит до нас. Я узнал, что, если бы правительство раздало всю иностранная помощь, то каждой семье досталось бы по миллиону рупий (10 тысяч долларов – Н.Х.). Однако наши политики хотят деньги оставить себе», - говорит Абдул Саттар (Abdul Sattar) из очень сильно пострадавшей деревни Санкху (Sankhu).

По словам таксиста Шанкар-ламы, на следующих выборах он не будет голосовать ни за какую партию. «Нет смысла голосовать. Наша доля никогда не меняется, случится трагедия такого масштаба или нет», говорит он.

Диптиман Тийвари (Deeptiman Tiwary)

Мой комментарий: В плане управления документами, непальские события показывают две вещи. Во-первых, властям всё-таки нужно и самим обращать внимание на обеспечение сохранности важнейших документов, и просвещать население (с этим и у нас дело обстоит не самым лучшим образом, хотя, безусловно, появившиеся в последние годы многочисленные общегосударственные реестры и регистры сильно уменьшили роль документов личного хранения). Во-вторых, видно, как в случае чрезвычайных ситуаций самые обычные бюрократические процедуры могут стать вопросом, от которого зависит социально-политическая стабильность.

Источник: сайт газеты «The Times of India»
http://timesofindia.indiatimes.com/world/south-asia/Papers-lost-earthquake-victims-unable-to-claim-relief/articleshow/47169007.cms

Почему Вам нужна программа управления важнейшими документами – и с чего начинать

Заметка Росса Непина (Ross Nepean) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 20 февраля 2014 года.

Как и большинство других организаций, Ваша компания, вероятно, приложила значительные усилия для защиты и резервирования своих электронных документов. Но как обстоит дело с Вашими важнейшими бумажными документами? Будут ли критически-важные бумажные документы столь же хорошо защищены и доступны в случае катастроф?

Когда мы говорим о важнейших документах, мы имеем в виду те документы, которые абсолютно необходимы для безостановочного продолжения Вашей деловой деятельности, а также те, что играют ключевую роль в восстановлении деятельности организации после катастроф.

Мой комментарий: В международном стандарте ISO/IEC 27031:2011 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководство по готовности информационно-коммуникационных технологий к обеспечению непрерывности деловой деятельности» (Information technology - Security techniques - Guidelines for information and communication technology readiness for business continuity, https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:27031:ed-1:v1:en ) дано следующее определение:

«3.16 Важнейший документ (vital record) – электронный или бумажный документ, абсолютно необходимый для поддержания, продолжения или восстановления деятельности организации и для защиты прав организации, её сотрудников, клиентов и заинтересованных сторон.»

Данный стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27031-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководство по готовности информационно-коммуникационных технологий к обеспечению непрерывности бизнеса» (см. http://meganorm.ru/Index/55/55334.htm ), но приведенный в нём перевод, к сожалению, оставляет желать лучшего.

Ещё одно определение предлагается в части 6 «доброго старого» австралийского стандарта AS 4390-1996 «Управление документами» (AS 4390.6-1996 Records management Part 6: Storage), на основе которого был создан самый авторитетный на данный момент международный стандарт по данному вопросу ISO 15489:

«6.1.2 Статус «важнейшего документа».  К важнейшим документам (vital records), относятся те документы, без которых организация не может функционировать. При выявлении важнейших документов следует обратить внимание на те документы, которые необходимы для:
(a) управления организацией во время чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия (см. Приложение B);
(b) восстановления деятельности организации после чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия; или
(c) подтверждения и защиты прав и интересов организации и её клиентов.»

В число важнейших документов могут входить контракты и другие правовые документы, необходимые для подтверждения прав собственности на активы, для получения платежей от клиентов и для защиты иных ключевых интересов Вашей организации.

К ним также относится контактная информация на случай чрезвычайных происшествий, компьютерные коды и инструкции по восстановлению нормальной работы в случае стихийного бедствия.

Почему необходима программа управления важнейшими документами

Если Вы еще всерьёз не думали о своих важнейших документах, то в этом Вы не одиноки. В регионах, расположенных вне зон повышенного риска таких катастроф, как торнадо и ураганы, существует естественная тенденция придавать мало значения программам управления важнейшими документами, поскольку угроза кажется весьма отдаленной.

Есть, однако, две причины для того, чтобы опасаться такой самоуспокоенности. Во-первых, катастрофам не нужно быть глобальными, чтобы повлечь за собой разрушительные последствия для деловой деятельности. Если Вы работаете в коллективно используемом офисном здании, то «катастрофой» могут обернуться такие заурядные события, как незакрытый этажом выше кран или прорыв трубы.

Вторая причина, по которой программа управления важнейшими документами так необходима - это потенциальная тяжесть последствий. По определению важнейшие документы являются ключевыми для функционирования Вашей организации. Неспособность обеспечить их надлежащую защиту сродни азартной игре, в которой ставкой является выживание Вашей компании. В условиях неблагоприятного делового климата даже небольшой период простоя способен серьезно повлиять на доходность организации.

С чего начинать

Первым шагом к тому, чтобы обеспечить уверенность в защищённости Ваших бумажных важнейших документов, является выявление такого рода документов. Для этого Вам следует тщательно проанализировать деятельность Вашей компании и посмотреть, какие документы могут потребоваться в случае катастроф, и утрата каких документов способна привести к остановке деловой деятельности.

Определив, какие документы относятся к числу важнейших, Вам необходимо посмотреть, какие из них требуют особого подхода в плане хранения и защиты. Не всем документам требуется одна и та же степень защиты в рамках программы управления важнейшими документами. Вы можете расставить приоритеты в зависимости от того, насколько сложно будет заменить соответствующие документы. Некоторые важнейшие документы могут быть всего лишь дубликатами документов, хранящихся в иных местах, например, в органе, ведущем земельный кадастр или у контролирующих органов. В таких случаях Вам, возможно, не потребуется прилагать чрезмерные усилия для защиты имеющихся у Вас копий.

При принятии решений о том, какие документы требуют максимальной, ключевым является сопоставление расходов на обеспечение безопасности и потенциального риска. Если массив важнейших документов Вашей организации относительно невелик, то Вы можете на всякий случай включить в него и некоторые документы, которые кажутся менее важными. С другой стороны, если Вам приходится иметь дело с большими объёмами важнейших документов, то, во избежание чрезмерных затрат, применять критерии отбора нужно будет более тщательно.

Внедряя программу управления важнейшими документами, важно помнить, что статус документа может со временем меняться. Нужно регулярно проводить анализ ранее признанных важнейшими документов, проверяя, можно ли их по-прежнему считать таковыми. В то же время нужно идентифицировать вновь создаваемые важнейшие документы и обеспечивать им соответствующие условия хранения. Другими словами, управление важнейшими документами - не разовое мероприятие, это должна быть живая, динамичная программа.

Заложив подобный фундамент, Вы теперь готовы перейти к выполнению основной части программы, которая включает в себя выбор места и способа хранения важнейших документов. В следующем посте мы рассмотрим этот этап более подробно, вместе с ролью резервных копий и услуг по физическому восстановлению бумажных документов.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/why-you-need-a-vital-records-program-and-how-to-get-started/