Восстановление после катастроф [с точки зрения управления документами – Н.Х] означает готовность восстановить документы после чрезвычайной ситуации. Соответствующее планирование является частью усилий по смягчению последствий катастроф (disaster mitigation), а выполнение - частью деятельности по восстановлению после катастроф (disaster recovery).
Деятельность такого рода часто связана с обработкой влажных или загрязненных бумажных документов, однако аналогичные проблемы возникают и с электронными документами. Например, если электронные документы хранятся только на локальных компьютерах или на съёмных носителях, и эти компьютеры и носители пробудут в воде в течение нескольких дней, то организация, возможно, впоследствии не сумеет восстановить документы с поврежденных носителей. В этой связи разработка процедур обработки поврежденных носителей и последующее обучение выполнению этих процедур является частью обеспечения готовности к восстановлению после катастроф.
Непрерывность деловой деятельности (Continuity of Operations, COOP)
Обеспечение непрерывности деловой деятельности - это инициатива, осуществляемая в течение последних 30 лет, в основе которой лежит необходимость восстановления функционирования систем на каком-то минимальном уровне сразу после катастрофы. У многих организаций есть соответствующий план, в котором описывается, как организация будет реагировать на чрезвычайные ситуации, начиная от хакерской атаки, длительного отключения электроэнергии и вплоть до разрушения здания. Идея плана обеспечения непрерывности деловой деятельности заключается в том, чтобы разобраться, как организация будет заниматься восстановлением услуг и сервисов для своих сотрудников и для общественности. В рамках подготовки такого плана проводится классификация информационных ресурсов на те, которые будут необходимы немедленно; на те, с восстановлением которых можно будет подождать хотя бы в течение короткого периода времени; и на те, которые могут быть восстановлены позже. Основное внимание обращается на то, чтобы как можно скорее запустить и сделать доступными важнейшие данные и приложения. И хотя планированием обеспечения непрерывности деловой деятельности главным образом занимаются деловые подразделения и служба ИТ, архивисты и специалисты по управлению документами также должны быть вовлечены в эту работу.
Во время пандемии COVID-19 организациям также пришлось быстро реагировать на переход на дистанционную работу и на меняющиеся обстоятельства. Хотя в данном случае не было риска катастрофических потерь данных, долгосрочные ограничения на доступ повлияли на непрерывность типовых деловых операций. И хотя никто не мог предсказать пандемию и её последствия, однако имевшие актуальные планы обеспечения непрерывности деловой деятельности организации могли быстрее реагировать и с меньшими усилиями поддерживать свою повседневную деловую деятельность.
Резервное копирование документов и данных
Резервное копирование - это просто самая распространенная форма смягчения последствий стихийных бедствий. Необходимо иметь политику в отношении сроков хранения резервных копий и следовать ей. Резервные копии подпадают под требования [американского процессуального права – Н.Х.] об обязательном раскрытии относящихся к делу материалов в случае судебных споров и расследований (э-раскрытие), и сохранение старых резервных копий может повлечь за собой серьезные финансовые потери. Персонал ИТ-служб нередко хочет хранить резервные копии в течение длительного времени, чтобы можно было восстанавливать старые приложения и данные, однако это может увеличить риски для организации.
ИТ-специалисты часто смотрят на резервные копии, изготавливаемые для целей восстановления ИТ-систем, как на средства сохранения официальных экземпляров документов, которые можно использовать для удовлетворения потребностей в долговременном хранении документов. К сожалению, это не так. Системные и резервные копии являются системно-зависимыми. Например, одна система резервного копирования не сможет считывать данные, сохранённые другой системой резервного копирования.
Даже в организациях с низкими правовыми рисками, избыточно длительное хранение резервных копий может привести к затратам на проведение поиска и раскрытия в случае судебных споров. Цифры варьируются, но затраты в диапазоне десятков (если не сотен) тысяч долларов не являются редкостью, в зависимости от количества резервных копий, которые необходимо восстановить и затем провести по ним поиск. Даже если ничего компрометирующего обнаружено не будет, организации всё равно придётся оплатить поиск данных (и, что стоит намного дороже, труд юристов, которые проводят анализ всех потенциально раскрываемых данных перед их представлением запрашивающей стороне – Н.Х.).
Хотя это может показаться невероятным, однако некоторые организации обнаружили, что дешевле пойти на соглашение с противной стороной, чем проводить поиск по резервным копиям сообщений электронной почты и других документов, - даже зная, что в конечном итоге они могли бы выиграть иск. Когда сведения о подобной практике распространились, в конечном итоге многие из этих организаций наладили у себя надлежащее управление документами, но это случилось лишь после миллионов, выплаченных за урегулирование судебных споров.
Подготовиться и реагировать
Внезапные и неожиданные природные и техногенные чрезвычайные ситуации и катастрофы могут привести к повреждению документов и их хранилищ. Хорошо спланированная система реагирования жизненно важна для снижения уровня ущерба и потерь. Архивисты, специалисты по управлению документами и их коллеги должны подготовиться к чрезвычайным ситуациям с документами и уметь управлять ими. Благодаря заблаговременной подготовке, включающей планирование действий на случай чрезвычайных ситуаций, менеджмент рисков и обучение, они могут отреагировать, проведя оценку ущерба и используя услуги сервисов по восстановлению документов для защиты своих важнейших документов.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-recovery-for-vital-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий